Como organizar uma reunião de calibração de desempenho justa e produtiva
O seu sistema de avaliação do desempenho é justo e transparente?
Avalia os trabalhadores com base no seu desempenho e não em preconceitos ou percepções pessoais sobre o seu trabalho?
O seu processo permite que todos os colaboradores progridam na sua organização, independentemente da sua posição, título, experiência ou chefia?
A melhor maneira de responder sim a estas perguntas é realizar reuniões de calibração do desempenho como parte dos seus ciclos de revisão regulares.
Este artigo irá:
- Aprofundar o objetivo das sessões de calibração do desempenho.
- Explorar o seu papel no processo mais alargado de avaliação do desempenho.
- Fornece dicas práticassobre como conduzir reuniões de calibração produtivas e justas.
Permitir-lhe-emos, a si e aos seus líderes de pessoal, organizar avaliações de desempenho justas e produtivas que capacitam todos os colaboradores da sua organização e inspiram o crescimento.
⚖️ O que é uma reunião de calibração do desempenho?
Uma reunião de calibração do desempenho é uma sessão estruturada para avaliar e alinhar as classificações ou avaliações do desempenho dos seus empregados.
Os gestores e avaliadores das respectivas equipas ou departamentos reúnem-se para analisar e discutir as pontuações individuais de desempenho dos colaboradores e determinar a sua comparação. O objetivo é chegar a um consenso e estabelecer um entendimento padronizado dos níveis de desempenho organizacional.
Nestas reuniões, os participantes podem discutir factores como:
- realização de objectivos;
- competências;
- competências;
- comportamentos;
- desempenho global.
Qual é o objetivo das sessões de calibração do desempenho?
O principal objetivo das reuniões de calibração é garantir a equidade, a coerência e a exatidão do processo de avaliação do desempenho. Deste modo, minimizam-se os preconceitos, resolvem-se as discrepâncias e promove-se uma abordagem mais consistente e objetiva da avaliação do desempenho.
Exemplo: A Alice e o Jacob trabalham em funções semelhantes e produzem resultados excelentes para a equipa.
A Alice recebe as suas notas de avaliação de um gestor rigoroso que é difícil de agradar e obtém uma classificação global de 6 em 10.
O Jacob recebe a sua pontuação de 8 em 10 de um gestor mais generoso que acredita que as pontuações positivas motivam os membros da equipa.
À primeira vista, o Jacob parece ser o membro mais importante da equipa. É mais provável que seja considerado para promoções e receba um aumento de remuneração, o que é injusto para Alice.
As reuniões de calibração do desempenho corrigem estas inconsistências e asseguram que Alice continua motivada para fazer o melhor pela organização.
Como é que as reuniões de calibração se enquadram no processo geral de avaliação do desempenho?
As reuniões de calibração devem ocorrer em todos os ciclos de avaliação do desempenho para garantir a equidade e a consistência em todos os sectores. Devem fazer parte da estratégia mais ampla de gestão do desempenho da sua organização, que inclui a definição de objectivos, a avaliação do progresso e o fornecimento de feedback.
A calibração da avaliação do desempenho ocorre normalmente no final do período de avaliação, mas antes de os empregados receberem as suas pontuações de avaliação ou participarem em conversas sobre o desempenho. A reunião é o momento em que todos os gestores se podem reunir para rever as suas respectivas avaliações de desempenho e chegar a um acordo comum.
📚 Consulte o nosso guia completo sobre a calibração da avaliação do desempenho.
6 Principais razões para realizar reuniões de calibração
Se está a pensar em saltar as reuniões de calibragem, pense melhor. Aqui estão seis razões cruciais pelas quais estas sessões são obrigatórias em qualquer ciclo de avaliação do desempenho.
- Melhorar o envolvimento dos colaboradores: As reuniões de calibração fomentam um sentimento de justiça e confiança no sistema de gestão do desempenho, aumentando, em última análise, o empenho dos trabalhadores.
- Incentivar os supervisores a considerarem plenamente as suas classificações de avaliação de desempenho: A calibração leva os avaliadores a refletir sobre as suas classificações, o que conduz a um feedback mais significativo.
- Inspirar o debate entre os supervisores: Os revisores não estão sozinhos, mas fazem parte de uma equipa. As sessões de calibração proporcionam um fórum para um diálogo aberto e para considerar diferentes estilos de gestão.
- Aplicar padrões semelhantes a todos os colaboradores: A comparação objetiva das avaliações garante que todos os empregados têm os mesmos padrões de desempenho.
- Identificar os melhores e os piores desempenhos para uma melhor gestão de talentos: Uma abordagem normalizada facilita a identificação de potenciais candidatos a líderes ou a oferta de apoio aos que dele necessitam.
- Eliminar preconceitos: As reuniões de calibração do desempenho constituem uma excelente oportunidade para rever e aperfeiçoar o processo de avaliação do desempenho, assegurando que todos os trabalhadores são avaliados de forma justa e evitando injustiças, intencionais ou não.
🗣️ Como é que se conduz uma reunião de calibração do desempenho?
1. Preparação da reunião
Peça a todos os supervisores e gestores para efectuarem avaliações de desempenho com base nos objectivos, realizações e feedback dos colaboradores. Conclua esta etapa antes da reunião - a sessão de calibração é uma oportunidade para ajustar as pontuações da avaliação de desempenho em vez de se inspirar para avaliar os funcionários do zero.
Se tiver determinado previamente um conjunto de padrões de classificação, distribua-os para apoiar os gestores na sua classificação.
Exemplo: Se estiver a utilizar um sistema de pontuação de 5 pontos, em que 1 = Insatisfatório, 3 = Médio e 5 = Excelente, é necessário clarificar o que um colaborador deve alcançar para receber cada pontuação.
2. Logística e planeamento das reuniões
Organize as reuniões de calibração com antecedência, tendo em conta o calendário do seu ciclo de avaliação do desempenho e os requisitos organizacionais. Partilhe um calendário com as datas-chave para o processo de calibração, assegurando que este ocorre antes de os gestores realizarem avaliações de desempenho individuais ou tomarem decisões de compensação e promoção.
Partilhe uma ordem de trabalhos de calibração que defina as expectativas e solicite aos gestores que venham preparados com os seus projectos de classificação do desempenho para facilitar debates significativos durante a reunião.
3. Comparação e discussão
Comece a reunião esclarecendo as metas e objectivos gerais da sua empresa e determinando os níveis de desempenho que exige da sua força de trabalho para satisfazer as necessidades da empresa.
Utilize o tempo da reunião para comparar as classificações individuais dos colaboradores entre equipas ou departamentos para identificar discrepâncias, potenciais enviesamentos ou inconsistências nas classificações. Inicie uma discussão aberta sobre os factores de desempenho que considerou e partilhe perspectivas, ideias e justificações sobre as classificações atribuídas por cada gestor.
Se notar qualquer inflação ou deflação na classificação, discuta a possibilidade de enviesamento da classificação, incluindo a forma como pode ocorrer e o que pode fazer para o eliminar.
4. Finalizar as classificações e ajustar conforme necessário
Chegar a um consenso de grupo, ajustando as classificações individuais para garantir que estão alinhadas com os seus padrões e expectativas de desempenho. Documentar todas as alterações, incluindo as razões subjacentes a quaisquer ajustamentos de classificação.
Depois de finalizar as suas classificações, conclua a reunião, partilhe as pontuações com os seus colaboradores e tome decisões de promoção ou compensação sabendo que o seu processo é justo.
Transfira os nossos modelos de calibração para dar início às suas sessões de calibração. Receberá dois recursos: um guia de reunião e uma lista de verificação e uma folha de cálculo para introduzir dados e obter uma curva de sino e estatísticas por departamento.
🧑🏻🤝🧑🏻 Quem deve participar numa reunião de calibração do desempenho?
A sua reunião de calibragem varia consoante a dimensão e a composição da sua organização, mas normalmente inclui uma mistura de:
- directores de departamento e VPs;
- parceiros pessoais;
- líderes multifuncionais.
Siga estas directrizes para determinar a estrutura da sua reunião com base na dimensão da empresa:
- Empresas em crescimento com 1 a 50 pessoas: Nas pequenas organizações, a melhor prática é organizar reuniões individuais com cada gestor que efectua as avaliações de desempenho.
- Empresas maiores, com 50 a 150 pessoas: Pode ser demasiado moroso organizar reuniões individuais com cada gestor; em vez disso, crie equipas de calibração de supervisores representativos que analisarão e compararão as classificações de desempenho.
- Empresas com mais de 150 trabalhadores: Utilizar um comité de calibração composto por departamentos de amostragem, com a participação ativa dos RH.
Lembre-se: O objetivo de qualquer reunião de calibração é promover a coerência em toda a organização. Não se trata de premiar uma equipa por ter os colaboradores com a pontuação mais elevada.
Quais são algumas das melhores práticas para garantir reuniões de calibração de desempenho eficazes?
As reuniões de calibração reforçam a integridade global do processo de avaliação do desempenho e ajudam a organização a tomar decisões justas e informadas. Mas só se as reuniões forem estruturadas corretamente!
Siga estas práticas recomendadas e estará no bom caminho.
1. Definir objectivos claros para a reunião
Chegue à reunião com uma ideia clara do motivo da reunião e do resultado pretendido. Utilize um modelo como a estrutura SMART para definir objectivos específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazos definidos.
2. Estabelecer um calendário claro
Dê prioridade às reuniões de desempenho no seu calendário para manter os seus ciclos de revisão no caminho certo. O adiamento destas sessões pode levar a atrasos no feedback dos colaboradores, afectando negativamente os planos de crescimento dos mesmos e, em última análise, impedindo que o seu negócio progrida para atingir os objectivos da empresa.
A sua cronologia deve incluir:
- preparação da reunião
- a reunião propriamente dita
- actividades de acompanhamento, como o registo e a partilha dos resultados
3. Enviar listas de controlo pré-reunião aos participantes
Antes da reunião, envie a cada participante uma lista de verificação de tarefas para que todos estejam preparados. Utilize as sugestões abaixo para criar a sua própria lista:
- Familiarize-se com as normas de classificação.
- Completar as classificações individuais de desempenho dos trabalhadores para os seus subordinados directos.
- Faça uma auto-auditoria das suas classificações.
- Pense em quem deseja nomear para promoções ou aumentos de remuneração.
- Preparar perguntas e comentários para debater na reunião.
4. Estabelecer um modelo de distribuição do desempenho
Um modelo de distribuição do desempenho, ou modelo de classificação forçada ou de distribuição forçada, categoriza as classificações de desempenho em grupos ou percentis predefinidos. Porquê? Este método tem como objetivo representar os níveis globais de desempenho dentro de uma organização. Alguns exemplos incluem:
- Classificação de percentis: Classificar os colaboradores com base no seu desempenho relativamente a outros na organização. Exemplo: Pode considerar os 10% com melhor desempenho, os 70% com desempenho médio e os 20% com desempenho baixo.
- Desempenho absoluto: Ao contrário da classificação dos colaboradores uns contra os outros, esta abordagem avalia o desempenho de cada colaborador de forma independente, com base num nível de excelência específico e predefinido. Exemplo: Os empregados do serviço ao cliente que respondem a 100% das chamadas em 30 segundos podem receber a pontuação máxima de desempenho de 5.
- Classificação em três níveis: Divida os colaboradores em três categorias distintas, tais como "Melhores desempenhos", "Contribuintes sólidos" e "Em desenvolvimento/desempenho insuficiente". Determine a percentagem de empregados atribuídos a cada categoria com base nos requisitos organizacionais.
- Curva de sino (distribuição normal): Distribui as classificações ao longo de uma curva em forma de sino, com a maioria no intervalo médio, representando um desempenho médio. Um número menor de funcionários se enquadra nas categorias de alto e baixo desempenho.
5. Partilhar dados de calibração anteriores
A menos que esta seja a sua primeira reunião de calibragem, utilize os dados de calibragens de desempenho anteriores para informar decisões futuras. A comparação de dados entre revisões permite saber se a precisão está a melhorar ou a diminuir, o que pode ajudá-lo a ajustar o processo de calibragem de desempenho em conformidade.
6. Formar todos os revisores sobre o seu papel
As calibrações de desempenho são um esforço de colaboração e todos devem compreender o seu papel. Eduque os avaliadores sobre o processo de avaliação e a forma de abordar as conversas com os colaboradores, fornecendo formação específica para os ajudar a compreender o sistema e a registar as classificações com precisão.
7. Promover um diálogo aberto
A calibração baseia-se na discussão de quaisquer valores anómalos na distribuição do desempenho esperado.
Os gestores devem estar preparados para contextualizar o desempenho excecional de um colaborador com uma pontuação elevada.
Do mesmo modo, os gestores devem justificar a razão pela qual atribuíram pontuações baixas a um determinado colaborador e descrever o apoio que prestaram para ajudar esses colaboradores a obterem pontuações mais elevadas.
Esta área da reunião só é possível se for criado um ambiente em que todos se sintam à vontade para exprimir os seus pontos de vista. Durante as sessões de calibração, encoraje os gestores a colocarem questões e dê ao seu comité a oportunidade de dar feedback sem julgamento. Não tenha receio de discordar - este diálogo ajudará todas as partes a chegar a um consenso.
8. Manter a confidencialidade
Imagine o caos que seria se um trabalhador descobrisse que a sua chefia desvalorizou as suas notas numa reunião de calibração.
As calibrações de desempenho devem ser confidenciais para fins de conformidade e para manter a confiança em toda a organização. Certifique-se de que todas as comunicações, tais como e-mails, classificações e registos, são armazenadas de forma segura.
😟 Cuidado com os 3 desafios das reuniões de calibração do desempenho
As reuniões de calibração devem ser um elemento básico das avaliações de desempenho de qualquer organização, mas isso não significa que sejam sempre fáceis.
Esteja atento a estes três desafios das reuniões de calibração.
1. Organizar reuniões de calibração presenciais
Em forças de trabalho distribuídas, as chamadas de videoconferência podem ser a única opção disponível para a sua reunião de calibração. No entanto, organize reuniões presenciais em tempo real, onde todos possam interagir cara a cara, para obter melhores resultados.
O Laboratório de Dinâmica Humana do MIT analisou centenas de horas de dados sobre factores de desempenho como a linguagem corporal e o tom de voz.
Os resultados concluíram que a comunicação mais valiosa acontece pessoalmente, com uma variação de 35% no desempenho da equipa explicada pelo número de vezes que os membros da equipa se reuniram cara a cara.
2. Superar preconceitos
Sarah HarrisLíder Global de Diversidade e Envolvimento no Grupo Grünenthal, explica como os preconceitos se podem infiltrar facilmente no processo de revisão:
"O preconceito inconsciente resulta de um mecanismo de sobrevivência na mente subconsciente. Subconscientemente, categorizamos a informação e isso afecta-nos a todos. A definição de preconceito inconsciente é o favoritismo ou preconceito contra pessoas de uma determinada etnia, género ou grupo social que influencia as acções ou percepções de uma pessoa. Então, como é que o preconceito inconsciente pode afetar as classificações de desempenho?
1. Preconceito de proximidade: Classifica-se melhor os colegas com quem se passa mais tempo. Num mundo de trabalho híbrido, isto é mais evidente do que nunca. É provável que atribua uma classificação mais elevada aos colegas que trabalham no escritório do que aos que trabalham à distância.
2. Viés de recência: Dá mais valor às realizações recentes do que às do início do ano.
3. Viés de similaridade: É mais favorável em relação a pessoas semelhantes a si. Por exemplo, pode ser mais favorável a avaliadores com interesses e competências semelhantes ou que tenham frequentado a mesma universidade.
4. Viés de confirmação: Procura informações que confirmem as suas crenças pré-existentes.
5. Viés de clemência: Ignora o desempenho insuficiente."
➡️ Estes são apenas alguns dos tipos de preconceitos que se podem infiltrar regularmente no local de trabalho. Consulte o nosso guia completo sobre preconceitos de feedback para saber mais sobre muitos outros e o que podemos fazer para os eliminar.
3. Navegar na dinâmica de grupo
O seu comité de calibração será composto por uma série de personalidades e estilos de gestão. E, choque, horror, nem todos se vão dar bem.
A chave para calibrações de desempenho bem sucedidas é compreender como funciona a dinâmica de grupo.
Lembre-se que o objetivo da calibração é chegar a um consenso, pelo que todos devem sentir-se ouvidos e respeitados.
Experimente as seguintes técnicas:
- Nomear um facilitador que possa atuar como mediador se as conversas se tornarem acaloradas.
- Crie regras de comunicação claras e estabeleça limites, tais como evitar insultos ou linguagem ofensiva para fazer passar os seus pontos de vista.
- Incentivar os participantes na calibração a demonstrarem uma escuta ativa .
- Considerar a substituição dos membros do comité de calibração em ciclos futuros.
➡️ Impulsionar o desempenho e o crescimento com o sistema de crescimento de 360° da Zavvy
A Zavvy oferece software de avaliação do desempenho com calibração incorporada para eliminar o trabalho braçal do processo. Nota: A calibração só pode ser efectuada antes de partilhar o feedback com os avaliados.
Eis como funciona no Zavvy:
- Os revisores recebem uma notificação de que a calibração está a decorrer.
- Os revisores podem aplicar filtros no Zavvy, como o tipo de feedback, o ciclo de feedback, o gestor, a data de contratação, a pergunta e muito mais.
- Os avaliadores podem ajustar as pontuações (se necessário) com base nas discussões do comité de calibração.
Quando os gestores tiverem terminado a calibração, os resultados estão prontos para os seus empregados. Estes apenas verão as pontuações calibradas.
E o melhor de tudo? Zavvy automatiza a recolha e a entrega de feedback de desempenho com apenas alguns cliques!
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