Utilizar as avaliações de desempenho dos colaboradores: Os especialistas avaliam os prós e os contras
Apenas 14% dos trabalhadores concordam plenamente que as suas avaliações de desempenho os ajudam a crescer.
Isto significa que a maioria das organizações está a utilizar incorrectamente as classificações de desempenho dos trabalhadores. Ou não as utilizam de todo.
Mas como é que as organizações devem utilizar correctamente as classificações de desempenho dos trabalhadores?
Mais importante ainda, deve limitar-se a utilizar classificações de desempenho ou formas mais livres de feedback qualitativo?
Falámos com alguns especialistas em RH e People Ops para conhecer a sua opinião sobre os prós e contras das classificações de desempenho dos colaboradores e as melhores práticas para as criar.
Se as classificações de desempenho não são algo que esteja a considerar, também estamos a analisar alternativas. 😉
O que são as classificações de desempenho dos trabalhadores?
As classificações de desempenho dos colaboradores são um método normalizado de avaliação do desempenho profissional de um colaborador em relação a um conjunto de critérios ou expectativas pré-determinados.
Estas classificações ajudam as organizações a avaliar a forma como os empregados desempenham as suas funções e contribuem para os objectivos da empresa.
Como resultado, os gestores podem quantificar o desempenho dos trabalhadores em termos de eficácia, entrada e saída.
Além disso, os gestores podem definir objectivos de desempenho claros e listas de verificação de acções, colocando o desempenho numa escala. Estes objectivos dão aos empregados uma orientação concreta para a realização de tarefas e o desenvolvimento de competências.
As classificações de desempenho implicam normalmente a utilização de uma escala ou sistema de pontuação para medir vários aspectos do desempenho de um colaborador, como a produtividade, a qualidade do trabalho, a comunicação, o trabalho em equipa, a resolução de problemas, a adaptabilidade e a adesão aos valores da empresa.
As escalas de classificação podem variar, mas incluem frequentemente pontuações numéricas ou categorias descritivas como "excede as expectativas", "satisfaz as expectativas", "precisa de ser melhorado" ou "insatisfatório".
As classificações de desempenho também podem ser fundamentais para a tomada de decisões sobre:
- promoções;
- aumentos salariais;
- formação;
- planeamento da sucessão;
- terminações.
Escalas de classificação comuns que deve considerar
Uma das escalas de classificação dos trabalhadores mais populares que deve considerar adicionar à sua "pilha de ferramentas" é a escala de classificação numérica. A escala mais comum varia de um a cinco (1-5), em que um representa a pior pontuação e cinco é a nota mais alta atribuída.
Os gestores devem utilizar uma escala de classificação numérica, uma vez que esta oferece um método rápido e normalizado de avaliação do desempenho dos colaboradores em todas as funções ou departamentos.
A escala de Likert para o desempenho dos trabalhadores é outra opção com classificações sob a forma de afirmações como Discordo totalmente, Discordo, Concordo e Concordo totalmente. Estas são mais adequadas para medir claramente as crenças ou emoções sobre um tópico ou questão específica.
O que são escalas de avaliação de competências?
As escalas de avaliação de competências são um método de avaliação do desempenho dos trabalhadores que visa competências ou aptidões específicas. Estas escalas são perfeitas para avaliar se um candidato a emprego ou trabalhador satisfaz as exigências da sua função.
Por exemplo, são ideais se pretender proporcionar melhores oportunidades de formação à sua equipa e se quiser fazer uma nova contratação ou promover alguém.
Cada escala é adaptada a uma função específica e mede as competências dos colaboradores em áreas como a adaptabilidade, a comunicação, a resolução de problemas, etc.
Para além da avaliação do desempenho, as escalas de classificação também podem ajudar os trabalhadores a identificar os seus objectivos de carreira, analisando atentamente os aspectos em que devem trabalhar para se desenvolverem profissionalmente.
As classificações das competências podem seguir uma escala de cinco ou quatro pontos, como esta:
1 - Precisa de ser melhorado
2 - Abaixo das expectativas
3 - Satisfaz as expectativas
4 - Excede as expectativas
5 - Especialista (estabelece um novo padrão)
O que são escalas de classificação ancoradas no comportamento?
As escalas de classificação ancoradas no comportamento (também conhecidas como BARS) são um método menos conhecido de avaliação do desempenho dos trabalhadores que visa fornecer uma medida objectiva do desempenho dos seus trabalhadores. Utiliza vários critérios e uma escala mais pormenorizada [em comparação com as escalas de Likert ou 1-5] que vai do excelente ao insatisfatório para avaliar o trabalho dos empregados.
As BARS visam fornecer avaliações mais precisas, objectivas e fiáveis do desempenho profissional de um trabalhador, centrando-se em comportamentos específicos e observáveis directamente relacionados com os requisitos do trabalho e os resultados desejados.
Por outras palavras, é uma escala mais específica do evento que aborda comportamentos de desempenho exactos.
Por exemplo, em vez de afirmações gerais como "não cumpre as expectativas", a afirmação da escala será mais pormenorizada, como por exemplo "não segue as directrizes quando comunica com os clientes".
Deve avaliar-se o desempenho dos trabalhadores?
Mas qual é a melhor altura para avaliar o desempenho do seu empregado? E porque é que o deve fazer?
A gestão do desempenho é um pilar de qualquer estratégia de gestão de talentos ou de pessoas.
Hayley Jayne, fundadora e treinadora principal da Cultsure.co, observa que
"A utilização de escalas de classificação cria uma sensação de conforto, clareza e expectativa para os funcionários.
Pode dar validade e credibilidade a todo o processo e aos dados produzidos. Oferecer aos colaboradores validação e uma forte compreensão do quê, porquê e como pode melhorar drasticamente a adesão e o empenho na mudança."
Mas classificar o desempenho não é o mesmo que medir o desempenho.
Vanesa CotlarVice-presidente de Pessoas e Cultura da PolicyMe, afirma que a decisão de avaliar ou não o desempenho dos trabalhadores depende da sua situação específica:
"Quando se trata da avaliação dos trabalhadores, o mais importante é a transparência e a clareza. O que é que as classificações significam? Como é que vão ser utilizadas? Qual é o seu objectivo e valor?
Se uma organização considerar que existe uma necessidade real e um impacto em tê-las e as utilizar bem, podem ser uma ferramenta eficaz. No entanto, sem uma estratégia e uma comunicação clara, podem ser altamente ineficazes. Por exemplo, os gestores podem utilizar as classificações de forma diferente: um executante de topo pode receber uma classificação abaixo da média e ficar desmotivado e mais."
Shimrit Paley Markette, Chief People Officer da Second Nature, também observa que "se o principal objectivo das avaliações de desempenho é dar feedback accionável sobre o desempenho (e deve ser), associar as avaliações de desempenho e as classificações às decisões de compensação pode muitas vezes desviar a atenção desse objectivo".
Na mesma nota, Cynamon Voe Scottespecialista em operações com pessoas, afirma que não consideraria a classificação e a medição do desempenho a mesma coisa:
"Os sistemas de classificação podem medir o desempenho, mas não são a única forma de medição disponível. A classificação baseia-se normalmente nas opiniões subjectivas de outras pessoas, pelo que a subjectividade dos dados tornaria a classificação uma forma de medição aberta a muitas variáveis não controladas que advêm de perspectivas individuais."
➡️ Saiba porque é que a medição do desempenho é apenas um passo para a gestão do desempenho.
As vantagens da utilização de escalas de avaliação do desempenho dos trabalhadores
A utilização de escalas para avaliar o desempenho dos trabalhadores tem a sua quota-parte de vantagens e desvantagens. Começamos por discutir os cinco principais prós das escalas de desempenho dos trabalhadores e a forma como os especialistas estão a obter os melhores resultados possíveis.
Facilitam aos gestores a tradução e a análise dos dados
70% dos trabalhadores afirmam que não conseguem dominar as competências de que necessitam para desempenhar as suas funções.
A este respeito, Cynamon Voe Scott aconselha a utilização de dados para apoiar as decisões do pessoal: "As escalas de classificação podem apoiar as decisões do pessoal, quer se trate de uma promoção por desempenho positivo ou de um plano de melhoria do desempenho por falta de desempenho."
A Cynamon também salienta que os dados de desempenho são necessários para garantir que os líderes conduzem o desempenho dos trabalhadores de forma equitativa e se concentram nos factores de desempenho dos trabalhadores e não nos factores de perfil humano.
O facto de se centrarem em dados objectivos ao avaliarem o desempenho fornecerá informações que permitirão melhorar o seu desempenho.
Ajudam-no a identificar os melhores e os piores desempenhos
As escalas de classificação permitem modelos como a grelha de 9 caixas, em que os gestores podem facilmente atribuir colaboradores a grupos com base em níveis de capacidade e potencial.
Com estes grupos, pode trabalhar com os seus colaboradores para criar planos de formação personalizados para cada grupo.
Apoiam as decisões de remuneração e promoção
Os gestores podem ter uma visão objectiva do desempenho e do nivelamento de funções utilizando um sistema de classificação consistente.
Por sua vez, isto ajuda a criar consistência na avaliação das qualificações para promoções e aumentos salariais, criando confiança entre gestores e empregados:
"Os dados de desempenho também são necessários para garantir que os líderes estão a orientar o desempenho dos funcionários de forma equitativa e a concentrar-se nos factores de desempenho dos funcionários e não nos factores de perfil humano. A concentração nos dados para a avaliação do desempenho fornecerá informações para melhorar o desempenho." Cynamon Voe Scott.
O lado negro das classificações de desempenho dos trabalhadores
Nem tudo são rosas e sol quando se trata de classificações de desempenho dos trabalhadores.
Isto deve-se ao facto de as escalas de avaliação poderem ser difíceis de configurar.
Vejamos quais os desafios comuns que outros especialistas em RH enfrentaram e como os resolveram.
Podem criar preconceitos
Shimrit Paley Markette afirma que as avaliações de desempenho não estão imunes à subjectividade e ao enviesamento do feedback:
"Sem competências claras e quadros de avaliação partilhados, os gestores são muitas vezes deixados a tirar as suas próprias conclusões sobre a forma de avaliar os membros da sua equipa."
Panagiota Hatzisfundadora e directora execu tiva da Kati Kalo Consulting, recomenda que se combata o preconceito publicando uma "declaração do porquê" quando alguém recebe uma promoção no trabalho:
"Quando alguém se candidata a uma promoção, o supervisor directo dessa pessoa preenche um formulário que valida o "porquê" da promoção. O supervisor retira notas das avaliações, como esse funcionário viveu os valores da empresa, quais são algumas das suas maiores contribuições."
Panagiota observa ainda que a utilização deste formato ajuda a proteger contra preconceitos, uma vez que os supervisores directos apresentam argumentos sólidos para nomear e apoiar a promoção de um funcionário:
"Publicar isto ajuda a promover a transparência para que toda a gente saiba como ser promovido. Também permite uma verdadeira celebração da pessoa que é promovida. Apoia o percurso e não apenas o resultado, o que considero ser um pilar de uma cultura saudável."
Podem dar origem a divergências entre os avaliadores
Os factos demonstram que a avaliação dos trabalhadores está sempre sujeita a desacordos constantes. A maior parte das vezes, estas ocorrem devido a relações pré-existentes entre os avaliados e os avaliadores (por exemplo, um colega que avalia o seu colega de equipa pode ter uma opinião mais positiva sobre ele).
Para além disso, Cynamon Voe Scott afirma que a subjectividade pode conduzir a dados distorcidos:
"Os dados enviesados são uma limitação possível quando há interacção humana com a introdução de dados. Os dados das escalas de classificação podem ficar distorcidos durante a recolha de dados, a codificação, o cálculo, a análise ou mesmo durante a fase de apresentação.
Mesmo que os dados tenham sido recolhidos virtualmente, pode haver limitações atribuídas às muitas variáveis que podem afectar a saída de dados, tais como computação e fórmulas danificadas, programação e problemas de software de que o receptor pode nem sequer ter conhecimento."
Permitem que as empresas não tenham de dar formação aos avaliadores sobre as escalas
Se os avaliadores não forem devidamente instruídos sobre a utilização e a medição das escalas, o seu significado acaba por ser objecto de interpretação.
Como resultado, poderá haver mais desacordos em equipas maiores, onde vários avaliadores estão envolvidos no processo de revisão.
Se quiser ir mais longe para garantir que todos os avaliadores estão na mesma página, implemente um passo de calibração nas suas avaliações de desempenho.
Podem basear-se em critérios fracos para avaliar as classificações
Muitas vezes, os critérios podem ser demasiado vagos e fracos para avaliar com exactidão o desempenho dos trabalhadores.
Por exemplo, isto pode incluir competências transversais, como a comunicação e a colaboração, que podem ser difíceis de medir objectivamente:
"Os dados são muitas vezes avaliados sem um contexto completo e as classificações dos trabalhadores podem ser utilizadas injustamente contra os trabalhadores sem esses dados. No local de trabalho, a falta de dados culturais ou de diversidade protege normalmente um grupo específico. Ainda assim, sem esse contexto, os dados em si só podem contar uma história limitada.
Muitas vezes, são feitas suposições significativas a partir de dados limitados representados nas medidas de desempenho dos trabalhadores no local de trabalho." Cynamon Voe Scott.
Por isso, deve fornecer aos seus avaliadores critérios de avaliação claros quando utiliza as classificações de desempenho. E esforce-se por recolher fragmentos de dados qualitativos para acrescentar o contexto que a Cynamon tanto salienta.
Não quer desmotivar empregados valiosos.
Podem dissuadir os empregados
Os seres humanos são drasticamente diferentes e imprevisíveis. Se aproveitarmos isto no local de trabalho, podemos optimizar o nosso poder de rotação e as nossas previsões de sucesso.
Sobre este tema, Hayley Jayne aconselha:
"Por vezes, as escalas, as entrevistas estruturadas e as características de tamanho único podem dissuadir os empregados.
Na minha experiência, as caixas (critérios pré-determinados e escalas) podem não cortar componentes importantes do processo e desafiar a inovação. Além disso, as pessoas não gostam de ser colocadas nelas. Isto resulta num menor empenho no processo e nos dados resultantes."
Prós e contras das escalas de avaliação do desempenho dos trabalhadores em poucas palavras
➡️ Precisa de mais boas práticas para as suas avaliações de desempenho? Reunimos conselhos científicos para efectuar avaliações de desempenho estratégicas.
Como escolher a melhor escala de classificação da avaliação de desempenho
Se decidir que as classificações de desempenho são a escolha certa para a sua organização, está na altura de escolher a escala exacta que funcionará no seu caso!
Quando escolher escalas de Likert
Escolha-os quando quiser classificar aspectos como o nível de dificuldade da tarefa, os recursos disponíveis, a capacidade de adaptação do empregado à mudança e muito mais.
São óptimos para quantificar as classificações de desempenho dos empregados e a atitude de uma pessoa em relação a um tópico ou desafio.
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Quando escolher escalas de classificação de 1 a 5
Pode utilizar esta escala para medir com precisão as realizações de um trabalhador.
É adequado para empregos de alta pressão ou de ritmo acelerado que exijam uma tomada de decisão rápida ou para novas funções em que o sucesso ainda não é claro.
Por exemplo, uma agência de marketing programático de pequena a média dimensão, em que as equipas colaboram em vários projectos, como a criação de conteúdos, campanhas nas redes sociais e publicidade digital, pode beneficiar desta escala.
Nesta situação, uma escala de classificação de 1 a 5 pode ajudar a avaliar o desempenho dos empregados em áreas-chave como:
- Criatividade: A capacidade de gerar ideias e conceitos inovadores para campanhas ou projectos de clientes.
- Colaboração: Trabalhar eficazmente com os membros da equipa, partilhando ideias e recursos para atingir objectivos comuns.
- Gestão do tempo: Dar prioridade às tarefas, cumprir os prazos e gerir vários projectos em simultâneo.
- Competências técnicas: Utilizar ferramentas e software relevantes para criar materiais de marketing de alta qualidade e analisar o desempenho da campanha.
- Comunicação com o cliente: Comunicar eficazmente com os clientes, compreender as suas necessidades e fornecer soluções adequadas. Utilize um portal do cliente, um chat em direto e outros meios para ajudar os clientes sempre que estes tenham problemas.
Quando escolher escalas de avaliação de competências
Deve recorrer a escalas de avaliação de competências sempre que precisar de comparar objectivamente o desempenho dos colaboradores (por exemplo, durante as revisões anuais ou promoções). Estas escalas incentivam os colaboradores a reverem as suas funções, a compreenderem os seus padrões de desempenho e a esforçarem-se activamente por desenvolver as suas competências.
Quando escolher escalas de classificação ancoradas no comportamento
Utilize BARS se precisar de uma análise completa da forma como os empregados contribuem para o sucesso global da sua equipa e se estão no bom caminho para atingir os objectivos pré-definidos.
Por exemplo, pode utilizar a BARS para avaliar a sua equipa de apoio ao cliente em várias dimensões, tais como competências de comunicação, capacidade de resolução de problemas, empatia e cumprimento das políticas da empresa.
Este método de avaliação ajudará a garantir que os funcionários prestam um excelente serviço ao cliente e cumprem as normas da organização.
Também pode utilizar as BARS para avaliar os gestores de projectos. Pode concentrar-se no planeamento do projecto, na gestão do risco, na comunicação com as partes interessadas e na execução do projecto.
A BARS pode ajudar a organização a identificar as áreas a melhorar e a prestar apoio específico aos gestores de projecto para que estes melhorem as suas competências.
Quando escolher perguntas abertas
As escalas não são obrigatórias. Também é possível obter resultados positivos semelhantes com perguntas abertas.
Estes permitem que os seus empregados tenham mais liberdade para jogar com as suas respostas sem serem limitados pelas opções que oferece.
Estas perguntas não são quantificáveis, mas dão-lhe uma visão mais pormenorizada do desempenho e do feedback dos empregados.
Eis um exemplo de uma pergunta destinada a obter uma visão clara das competências que cada trabalhador adquiriu no seu trabalho ao longo de um período de tempo específico:
Indique três pontos fortes únicos que desenvolveu na sua posição actual durante os últimos três meses.
➡️ Independentemente da escala de classificação que escolher, nós apoiamo-la! E até podemos fornecer alguns modelos para o ajudar.
Se não forem as classificações de desempenho, o que é que acontece?
As classificações de desempenho dos trabalhadores podem ser difíceis de utilizar em situações específicas, como por exemplo:
- Funções complexas: Quando a função de um colaborador envolve múltiplas responsabilidades, aptidões ou competências difíceis de quantificar ou avaliar, pode ser difícil atribuir uma classificação justa e exacta.
- Critérios de desempenho subjectivos: Se os critérios de desempenho forem subjectivos ou passíveis de interpretação, podem dar origem a incoerências nas classificações e a potenciais enviesamentos.
- Equipas pequenas ou estruturas organizacionais planas: Os colaboradores podem ter funções e responsabilidades menos definidas em equipas pequenas ou organizações com uma estrutura plana, o que torna difícil a criação de classificações de desempenho padronizadas.
- Funções temporárias ou de curto prazo: Poderá ser difícil reunir dados ou observações suficientes para atribuir uma classificação de desempenho significativa aos trabalhadores em cargos temporários ou de curta duração.
- Trabalho remoto ou virtual: Nos casos em que os empregados trabalham à distância ou virtualmente, pode ser difícil para os gestores observarem directamente o seu desempenho, o que pode afectar a exactidão das classificações.
Vamos conhecer algumas das melhores alternativas!
Oferecer feedback contínuo aos trabalhadores
O feedback contínuo dos trabalhadores dá aos gestores informações úteis sobre cada membro da equipa, fornecendo dados e informações valiosos baseados em provas que ajudam o processo de tomada de decisões.
Como benefício adicional, os gestores que compreendem as necessidades e desejos dos seus empregados podem criar activamente programas para aumentar o envolvimento e eliminar quaisquer sentimentos de desconexão que possam levar à insatisfação ou ao esgotamento.
O método na prática: A Cisco divide o seu sistema de feedback contínuo dos funcionários em algumas actividades centrais regulares, como reuniões diárias de controlo, discussões sobre a carreira a meio do ano, a sua própria sessão mensal de "Performance Snapshot", entre outras.
➡️ Descubra se as avaliações de desempenho ou os processos de feedback contínuo são mais adequados para a sua organização.
Utilização de feedback de vários avaliadores
Também conhecido como feedback de 360 graus, esta alternativa permite-lhe passar de um processo gerido pelo gestor para uma multiplicidade de informações que pode obter de colegas, clientes e até dos próprios avaliados.
Estes dados dão-lhe uma visão completa dos pontos fortes e fracos dos colaboradores, para que possa acompanhar o seu progresso ao longo do tempo.
Ao obter feedback de várias fontes, estará a apoiar um maior envolvimento dos funcionários, porque:
- Incentiva a participação para além do seu supervisor directo.
- Permite aos trabalhadores compreender melhor a forma como os outros os percepcionam (e ao seu trabalho).
Facto curioso: a Netflix abandonou completamente as suas avaliações de desempenho anuais a favor de avaliações com 360 feedbacks. Desta forma, criaram um sistema de gestão de desempenho holístico que se baseia em informações dos colegas, subordinados directos e gestores do funcionário.
Selecção de avaliações baseadas nas competências
As avaliações de desempenho baseadas em competências ajudam os gestores a avaliar de forma justa as competências e os conhecimentos dos seus empregados.
Em vez de se debruçarem sobre tarefas individuais, as avaliações baseadas em competências centram-se em áreas mais amplas, como a proficiência em competências técnicas, a capacidade de liderança, a comunicação interpessoal e a resolução de problemas.
Através deste tipo de sistema de avaliação, os empregados recebem um feedback mais objectivo, baseado num conjunto de critérios pré-determinados, em vez de opiniões subjectivas.
Gestão por objectivos
O primeiro passo da Adobe na sua estrutura de gestão do desempenho é definir os objectivos e expectativas correctos.
Os gestores e os trabalhadores definem, acompanham e revêem regularmente objectivos claros. Depois, reúnem-se frequentemente para:
- Clarificar os papéis.
- Definir critérios de sucesso.
- Documentar as expectativas e os resultados.
O resultado deste plano baseado em objectivos?
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❓ FAQs
Qual é a melhor escala de avaliação de desempenho?
Uma das melhores opções que os gestores têm é uma escala de cinco pontos, que considera toda a gama de desempenho profissional, desde excelente a insatisfatório. Também fornece detalhes suficientes para dar aos gestores uma visão do trabalho dos seus empregados melhor do que outras escalas de classificação, como a de dez pontos. O sistema de cinco pontos é ideal para os gestores que pretendem ver e avaliar facilmente os contributos, permitindo-lhes tomar decisões informadas sobre futuros planos de desenvolvimento ou promoção de colaboradores.
Qual é a escala de classificação mais utilizada?
A escala de classificação de cinco pontos é a melhor e mais popular solução para avaliar o desempenho dos trabalhadores.
Esta escala tornou-se o sistema de referência para os gestores que pretendem compreender os vários conjuntos de competências dos membros da sua equipa e identificar áreas de melhoria.
Além disso, os gestores de RH utilizam-nos para identificar bons resultados e promover o crescimento, tomando melhores decisões organizacionais em geral.