O que é Preboarding e como ser óptimo nisso - O guia completo
Actualmente, as empresas estão a conceber processos de contratação bem pensados e elaborados. Isto inclui um processo de recrutamento em 7 etapas e descrições de funções pormenorizadas.
A experiência do candidato, como a maioria das organizações concorda, é crucial.
O único problema é que, uma vez contratado, o novo funcionário é muitas vezes deixado completamente sozinho. E todo o esforço que os RH e os recrutadores fazem para causar a primeira impressão é destruído - mesmo antes do dia 1.
O que lhes falta: Um processo preboarding decente.
Há uma verdade universal nesta afirmação:
Se esperar até ao primeiro dia para contratar um novo funcionário, já ficou para trás.
Preboarding A experiência dos novos contratados não se limita apenas à papelada. Uma excelente experiência preboarding deve ser cativante, fácil de compreender e memorável.
Porquê? De acordo com a Gallup, apenas 13% dos trabalhadores a nível mundial estão empenhados, embora o empenho dos trabalhadores seja uma das principais razões pelas quais estes permanecem numa organização.
Começa muito antes. E o nosso guia preboarding mostra-lhe como tirar o máximo partido dela.
❓ O que é o empregado preboarding?
O facto de assinar a carta de oferta nem sempre garante que o novo contratado apareça no seu primeiro dia. De facto, 1 em cada 5 novos contratados não o fará.
E entre estes 80% resultantes, 4% dos empregados despedem-se após o primeiro dia (HBR).
Preboarding é o período que decorre entre a aceitação da oferta de emprego por um trabalhador e o seu primeiro dia de trabalho.
Este processo pode pedir ao novo funcionário que preencha os formulários necessários e envie um e-mail de apresentação a toda a empresa. Pode também ir mais longe, enviando um pacote de boas-vindas ou marcando uma reunião de café para que o novo contratado possa estabelecer uma relação com o resto da sua equipa.
Mais adiante neste artigo, exploraremos diferentes estratégias para oferecer um processo preboarding eficaz. Mas, antes disso, vamos entender a diferença entre preboarding e onboarding.
🆚 Onboarding vs Preboarding: Qual é a diferença?
A linha entre onboarding e preboarding é bastante ténue. E muitas empresas utilizam-nas indistintamente ou concentram-se apenas nas actividades de onboarding.
Mas mesmo que já tenha um excelente processo (remoto) de onboarding de novos contratados na sua organização, é provável que esteja a deixar muita coisa em cima da mesa no seu processo preboarding .
🏆 Preboarding benefícios e porque o deve fazer
A mente de um novo contratado
Quando um candidato faz uma entrevista na sua empresa, é natural que se candidate também a outras empresas. E quando as coisas se encaixarem, estará pronto para enviar a sua carta de oferta de emprego.
Embora o candidato se sinta satisfeito e realizado, é provável que ainda esteja aberto a outras ofertas. E curiosos para saber como se comparam às suas.
Algumas pessoas ficam entusiasmadas durante a fase da entrevista e aceitam impulsivamente a oferta de emprego.
Mas com o passar do tempo, as dúvidas podem instalar-se.
Perguntas como
- E se eu estiver a tomar a decisão errada?
- "É aqui que me vejo a trabalhar nos próximos anos?
- Se calhar, afinal, não devia deixar o meu emprego atual.
Enquanto empregador, pode eliminar muitos destes sentimentos negativos com algumas das outras actividades de pré-embarque dos trabalhadores.
Em vez de se limitar a enviar uma papelada oficial ao seu novo recruta, tente fazer com que ele se sinta incluído e empenhado durante o pré-embarque.
Benefícios em resumo
O recrutamento já é um processo extenso dentro de uma organização que implica muitas responsabilidades. Ter um pré-embarque pode acrescentar passos extra a este processo, mas ajuda a poupar muito tempo e dinheiro, ao mesmo tempo que simplifica o processo.
Piques de excitação
- Relações públicas positivas para a sua empresa
- Evita o ghosting no primeiro dia
- Motiva-os para o seu novo papel
Prepara o empregado
- 40%do volume de negócios ocorre no primeiro mês.
- O recruta pode trabalhar desde o primeiro dia
- Dá-lhes as boas-vindas à sua família de trabalhadores
Diminui a ansiedade
- Ajuda a eliminar a incerteza quanto a novos empregos
- Alivia o medo, dando-lhe mais uma vantagem sobre a concorrência
Reduz a burocracia
- Evita que o trabalhador se distraia da aprendizagem sobre o seu local de trabalho e colegas
- Permite que o novo funcionário desfrute do seu primeiro dia de trabalho
Incentiva as referências
- Incentiva os novos contratados a divulgar a sua empresa
- E, consequentemente: Aumenta as suas hipóteses de recrutar mais novos talentos
❗ Preboarding actividades: Melhores práticas
Oprocesso preboarding da suaorganização pode incluir tudo o que seja relevante para a função e o cargo do novo contratado. Isso pode significar personalizar o uniforme, agendar uma visita ao escritório ou convidá-los para eventos corporativos.
Embora não existam regras para conceber um processo preboarding , é sempre melhor torná-lo único para as necessidades da sua organização. Dependendo do departamento em que a nova contratação se insere, também é possível modificar algumas etapas.
No entanto, algumas ideias são universalmente aplicáveis a todos os departamentos; aqui estão algumas para começar:
1. Começar a trabalhar nas tarefas administrativas
Objectivo principal: tratar de todas as tarefas administrativas e notificar todas as partes interessadas
Esta actividade preboarding é um processo com duas vertentes. Por um lado, trata-se de preparar os novos contratados para o seu novo papel na sua organização.
Envolve o envio de informações em primeira mão sobre a cultura da empresa, as vantagens e as políticas que ajudam a definir as expectativas específicas do emprego.
Por outro lado, é igualmente vital que prepare os seus gestores de contratação, o pessoal de TI ou os fundadores para receber o novo contratado.
Não há nada pior do que começar um novo emprego e nem a equipa de TI nem a direcção do escritório estarem preparadas.
Com Zavvy, pode enviar mensagens automáticas para equipas de TI ou colegas de equipa.
Desta forma, todos os intervenientes são automaticamente integrados - e todos os formulários são automaticamente enviados.
2. Enviar um e-mail de boas-vindas
Objectivo principal: eliminar as inseguranças e oferecer assistência
Normalmente, trata-se de uma mensagem eletrónica de boas-vindas/congratulação enviada pelo responsável pela contratação ou mesmo pelos fundadores da sua empresa. Pode incluir o que vestir, quando chegar, o que trazer, além de convites de calendário para reuniões introdutórias, sessões de integração e almoços.
Isto ajuda a aliviar a ansiedade do primeiro dia e as dúvidas dos novos contratados. No entanto, é melhor não fazer o anúncio com muita antecedência em relação à chegada do novo colega, para garantir que a equipa não se esquece do assunto.
O tom de voz do seu correio electrónico deve ser caloroso e acessível. Além disso, deve deixar claro como pode colocar questões em qualquer altura.
3. Responder às perguntas, antes que eles tenham de as fazer
Objectivo principal: Responder às perguntas mais frequentes num local designado
O primeiro dia num novo emprego está cheio de ansiedade - positiva e negativa. Durante este período, um pouco de informação pode ajudar muito a aliviar o stress. Evita falhas de comunicação, ambiguidade no trabalho e erros no primeiro dia.
Recomendamos vivamente a elaboração de perguntas frequentes sobre as novas contratações que possam ser utilizadas em todos os departamentos. Eis as nossas sugestões:
- Qual é o horário de trabalho?
- Onde é que estaciono? Como é que encontro a porta de entrada?
- Existe uma cantina no escritório?
- Como é que é a cultura?
- O que é que eu tenho de saber?
Partilhe uma lista de preboarding e de perguntas frequentes sobre a integração com os seus novos contratados, mesmo antes de eles terem de perguntar. Quanto mais cedo for a data de adesão, mais eficaz será.
Nem tudo cabe na sua mensagem de boas-vindas. O objetivo é dar às pessoas um lugar para responderem elas próprias às suas perguntas.
4. Enviar brindes da empresa
Objectivo principal: entusiasmar as novas contratações (e incentivá-las a partilhá-lo nas redes sociais)
Os brindes da sua empresa são um dos muitos benefícios no local de trabalho que atrairão novos talentos para a sua organização.
Não existe uma regra para a concepção de um pacote de boas-vindas. O importante é que reflicta correctamente o tom, a cultura e o espírito da sua empresa.
Algumas coisas a incluir:
- Manual do trabalhador
- Lanches
- Mercadoria da empresa
- Material de escritório
- Guloseimas(vales/cupons)
Se está à procura de inspiração para conceber um pacote de boas-vindas, reunimos 10 ideias interessantes para si.
5. Convidá-los para um evento empresarial
Objectivo principal: Criar ligações sociais e pertença
A organização de happy hours diárias ou de sundowners informais às sextas-feiras tornou-se a norma em muitas organizações.
Isto ajuda a descontrair e a estabelecer contactos com funcionários de outros departamentos. Se a sua organização organiza eventos deste tipo, é sempre uma boa ideia convidar os novos contratados a participar neles, especialmente antes de começarem.
Desta forma, o trabalhador conhecerá os seus colegas, familiarizar-se-á com o seu espaço de trabalho e definirá as expectativas específicas do seu posto de trabalho.
Dê um passo em frente e organize uma reunião informal entre grupos de novas contratações que começam no mesmo dia.
Conhecer outros trabalhadores numa situação semelhante dá-lhes algo por que ansiar e reduz a ansiedade de entrar numa empresa cheia de caras desconhecidas.
AirBnb aqui tem uma grande selecção de eventos virtuais e presenciais para o novo contratado e para a sua equipa.
6. Peça-lhes que façam um vídeo de apresentação personalizado
Objectivo principal: quebrar o gelo
Incentive os seus novos contratados a assumir o controlo da sua primeira impressão através de um vídeo de apresentação personalizado.
Isto funciona como um óptimo início de conversa entre os seus novos contratados e os colegas existentes. Ter algo para falar para além do trabalho aproximará os seus colaboradores, o que terá um impacto visível na sua produtividade.
Pode dar aos seus novos contratados algumas dicas/ideias de antemão sobre o que podem falar:
- O seu papel
- Os seus passatempos
- Onde é que trabalhavam anteriormente
- O que é que eles esperam
- O que os entusiasma
- Um facto peculiar sobre si próprio
Aqui está um ótimo exemplo de um vídeo de apresentação de um funcionário da Wistia, uma empresa de software de marketing de vídeo:
🎥 Encontre mais inspiração para o seu vídeo de integração perfeito aqui
7. De preboarding à integração
Objectivo principal: Um processo estruturado para tornar as pessoas produtivas e instalarem-se
Por último, deve ajudar as novas contratações a fazer uma transição suave de preboarding para o processo geral de integração da sua organização.
Isto garante que o recém-contratado já não é um estranho à sua função ou à cultura do seu local de trabalho. Além disso, esta etapa deve estabelecer o facto de que ele é agora um membro da equipa e está preparado para a sua nova função.
Para facilitar esta transição, ponha-os sempre em contacto com a pessoa que irá supervisionar o processo de integração. Esta etapa está coberta pela nossa lista de verificação detalhada de integração remota.
Escusado será dizer que a forma como recebe os recrutas reflecte a cultura da sua organização, a sua criatividade e o seu empenho em mantê-los.
O importante é ter um preboarding esboço ou um protocolo que seja escalável em todos os departamentos.
📝 Preboarding listas de controlo e modelos
Este guia é um ponto de partida para o ajudar a estruturar o seu plano preboarding .
No entanto, se pretender obter informações aprofundadas sobre o seu processo preboarding , eis algumas das nossas principais recomendações:
Lista de controlo
Quer esteja a criar o seu plano preboarding de raiz ou a improvisar um já existente, é sempre uma boa ideia ter uma lista de verificação à mão. Isto ajudá-lo-á a criar um esboço, a compreender as necessidades dos seus recrutas e a forma como pode implementar o programa na sua organização.
Já elaborámos uma lista de controlo preboarding para facilitar a sua tarefa.
Recrutamento e assinatura do contrato
- Contrato e formulários de recolha de dados dos trabalhadores
- Boas-vindas a bordo do gestor de contratação (carta/e-mail)
- Olá dos membros da equipa (e-mail ou, melhor ainda, vídeo)
- Visão geral: Isto é o que vai acontecer antes e depois do seu 1º dia
- Enviar sobre o Onboarding Manual (opção para adicionar as suas próprias perguntas)
- Preparar o pacote de boas-vindas: Pedir o tamanho desejado do computador portátil/camisola móvel, ...
Pré-embarque
- Provocar o escritório e o local de trabalho em geral (opção: adicionar "vizinhos" de trabalho em equipa)
- Apresentação da empresa: Organograma, vídeo de boas-vindas do director-geral, cultura e valores
- Endereço do escritório e instruções para o primeiro dia
- Aspectos práticos: Horário de trabalho e férias, flexibilidade, código de vestuário, regras da casa
- Informações sobre perguntas de última hora/respostas a perguntas [3 dias antes do início]
- Mensagem rápida na véspera do dia 1: Até amanhã! (mensagem de correio electrónico/SMS) - Acrescentar um programa detalhado para o primeiro dia
Por último, a criação de um processo preboarding repetível garante que todas as novas contratações partilham a mesma excelência durante as primeiras semanas. Reserve algum tempo para criar um plano de integração formal do qual os seus recrutas possam beneficiar.
1º dia
- Encontro com o responsável pela contratação e a equipa (ao pequeno-almoço)
- Aqui está a sua secretária, as suas ferramentas e o seu bloco de notas
- Apresentar a função, os objectivos e os projectos ao responsável pela contratação
- Expectativas e apoio para ter sucesso
- Almoço com a equipa
- Conheça o seu buddy
- Visita ao escritório
- Convidar os serviços colaboradores para um coffee-break / bolo
- Calendário actual da 1ª semana
Se pretender obter a lista de verificação completa da integração de funcionários - desde a assinatura do contrato até ao dia 90 - obtenha-a aqui!
Exemplo de estrutura
A formação prévia dos novos funcionários ajuda-os a manterem-se na vanguarda. Isto aplica-se principalmente aos programadores e engenheiros que passam muito tempo a perceber como funciona o software. A prática antecipada do produto permitir-lhes-á ser mais eficientes e produtivos.
Exemplo 1
Exemplo 2
Inquérito pré-embarque
Serão cometidos erros se estiver a implementar um programa de pré-embarque pela primeira vez. Os inquéritos a novos contratados ajudá-lo-ão a obter informações valiosas sobre como pode melhorar o seu processo preboarding .
💡 9 Preboarding dicas para melhores experiências
1. Manter a simplicidade
Nãodeve sobrecarregar o seu recruta com informação excessiva e papelada administrativa. Em vez disso, basta ter um calendário organizado ao longo de semanas, incluindo detalhes da pessoa de contacto.
2. Um vislumbre da sua primeira semana
Antesde o seu recruta começar a trabalhar, mostre-lhe o que implica a primeira semana. Isto irá prepará-lo para a sua nova função e definirá expectativas claras.
3. Reflectir a cultura da empresa
Emboraexista um modelo e lista de verificação preboarding universal, é sempre bom personalizá-lo de acordo com a cultura única da sua empresa. Por exemplo, os modelos de Zavvypermitem-lhe criar experiências memoráveis para as suas novas contratações, como um encontro para um passeio de boas-vindas ou uma chávena de café.
4. Marcar um almoço para o novo contratado
Reunir-sepreviamente com a chefia do contratante/relator (à distância ou presencialmente) fará com que o novo contratado se sinta mais confortável. Além disso, elimina a incerteza de não conhecer a atitude de trabalho dos seus gestores.
5. Torná-lo cativante
Esteé o teu palco para seres tão criativo quanto quiseres. A escolha é sua, desde ter vídeos online a organizar aulas de culinária pontuais. Defina o seu orçamento e fale com os seus recrutas sobre os seus interesses - saberá o que fazer.
6. Fazer check-in regular/estar ligado
Umprograma preboarding eficaz não termina com o envio de todos os documentos e papelada aos novos contratados. É provável que eles tenham perguntas ou dúvidas em mente. Portanto, esteja sempre lá para esclarecê-las o mais cedo possível.
7. Fazê-lo assim que a pessoa aceita a oferta de emprego
Estejapresente com os seus novos colegas desde o dia em que eles assinam - e envolva-os ao longo do tempo com pequenas pepitas de informação e entusiasmo.
8. Reduzir a incerteza e o nervosismo
Sejapara juniores ou para gestores de topo, o nervosismo do primeiro dia é real. Durante a fase preboarding , devem saber o que esperar, terminar todo o trabalho administrativo e aprender mais sobre os seus colegas.
9. Considerar a utilização de uma aplicação preboarding
A utilização deuma aplicaçãopreboarding pode ajudar eficazmente os recrutas a familiarizarem-se com o seu novo local de trabalho, especialmente se tiver frequentemente várias pessoas a começar em simultâneo. Desta forma, pode criar uma experiência mais rica e consistente e poupar tempo através de automatizações inteligentes.
💪 Como é que o Zavvy pode ajudar preboarding
A criação de um percurso preboarding vai para além das responsabilidades dos RH. É crucial envolver um membro da equipa, o gestor correspondente, ou mesmo os fundadores no acolhimento dos novos talentos durante a sua preboarding.
Compreendemos que tratar de tudo isso é muito trabalhoso, especialmente para que toda a gente saiba o que fazer em primeiro lugar.
Com Zavvy, pode facilmente:
- Crie uma experiência rica e interactiva que entusiasme as novas contratações.
- Notificar as pessoas: Como o gestor, os colegas de equipa e a integração buddy, sobre a data de início
- Atribuir-lhes tarefas para preparar os materiais e equipamentos do preboarding
- Lembre-os de marcar reuniões individuais
- As notificações automáticas são enviadas através de correio electrónico, Slack, ou Teams.
- Ferramenta de lembretes para que possa incentivar os colegas de trabalho a tomarem as medidas correctas em momentos críticos do percurso do seu novo contratado preboarding . Por exemplo, notifique-os para felicitarem o novo colaborador por ter ultrapassado a marca dos 30 dias no novo emprego.
➡️ Clique aqui para saber como funciona - e como impressionar as novas contratações com o software preboarding da Zavvy.
➡️ Considerações finais
Os seres humanos são seres emocionais. Mesmo nesta era digital, querem uma experiência de trabalho mais pessoal e humana por parte dos seus empregadores - e isso acontece quando as pessoas se ligam e sentem que pertencem à empresa. O processo preboarding da sua empresa é o primeiro passo para criar ligações significativas com os seus novos talentos.
Ter um processo dedicado a preboarding fará com que o novo contratado se sinta valioso e criará entusiasmo em relação ao início do seu trabalho. Além disso, poderá tratar do processo administrativo, assegurando que o seu novo talento está pronto para assumir responsabilidades desde o primeiro dia.