Plano de formação para funcionários: Um projecto para uma formação bem sucedida
Uma formação bem concebida melhora o crescimento, o desenvolvimento e o empenho dos seus colaboradores e reforça o potencial da sua organização.
Mas quando se trata de formação, como diz o ditado, não planear é planear o fracasso - um plano de formação de funcionários adequado estabelece as bases para o sucesso dos seus esforços de formação.
E com estudos que demonstram que muitos dos novos contratados abandonam as suas funções devido a uma formação inadequada, vale a pena fazer uma formação correcta através de um planeamento adequado.
Neste artigo, vamos mostrar-lhe como criar um plano de formação eficaz para os trabalhadores:
- O que procurar.
- Os passos a dar.
- As ferramentas que aumentarão as suas hipóteses de sucesso.
O que é um plano de formação dos trabalhadores?
Um plano de formação de colaboradores define os resultados da aprendizagem, as estratégias, o currículo e os métodos de formação dos colaboradores da sua organização.
Um bom plano de formação reforça as competências e o desenvolvimento dos seus empregados e ajuda-os a serem mais eficazes nas suas funções.
Com 41% dos trabalhadores abandonam os seus empregos devido à falta de progressão na carreira , é evidente que a formação é vital para o desenvolvimento do seu pessoal.
Uma formação bem concebida dos trabalhadores também contribui para uma"força de trabalho mais feliz e mais produtiva", sugere Steve PenfoldCEO da Elucidat, um fornecedor especializado em e-learning.
"A formação dos empregados é de importância vital para o sucesso de uma força de trabalho competitiva. Independentemente do sector, preencher as lacunas nos conhecimentos profissionais dos seus empregados é essencial para os manter produtivos e realizados."
Penfold não é o único. A Getsmarter, uma plataforma de ensino em linha, destaca vários benefícios da formação de funcionários para as organizações e os seus colaboradores, incluindo:
- Retenção dos empregados através da oferta de oportunidades de desenvolvimento de carreira.
- Liderança através do desenvolvimento orientado para a formação.
- Capacitação, motivando e inspirando os funcionários através de uma visão convincente das aspirações da empresa.
- Local de trabalho e envolvimento dos trabalhadores através de reavaliações regulares das competências.
E se, por qualquer razão, a formação não for adequada, os seus empregados aperceber-se-ão e reagirão em conformidade.
40% dos novos funcionários, que recebem uma formação deficiente, abandonam a empresa no prazo de um ano.
A substituição de empregados é dispendiosa - até 2.500 dólares por empregado da linha da frente - pelo que o custo de uma formação inadequada pode ser substancial.
A formação adequada dos funcionários é importante e um plano de formação dos funcionários é o primeiro passo que pode dar para garantir um programa de formação eficaz na sua organização.
O que é um programa de formação dos trabalhadores?
Enquanto um plano de formação lhe fornece um modelo, um programa de formação dá-lhe vida -é o veículo que proporciona os benefícios da formação aos seus colaboradores e à sua organização.
E se está a pensar em como criar o seu primeiro programa de formação para funcionários, vamos guiá-lo pelos passos mais importantes.
7 Questões-chave a considerar no planeamento da formação dos trabalhadores
Para criar um plano de treino eficaz, é necessário ter em conta o seguinte:
- Os objectivos do seu programa de formação.
- O que é que os trabalhadores pretendem da formação.
- Como as actividades de formação se alinham com os objectivos comerciais da sua organização.
Tendo isto em mente, eis sete perguntas para o ajudar a concentrar-se na criação de um programa de formação eficaz:
Defina os seus objectivos de formação
1. Quais são as necessidades de formação dos seus empregados? Quais são as suas competências actuais e onde estão as carências ou lacunas de conhecimento?
2. Como é que a formação irá melhorar o desempenho dos seus empregados? Haverá melhorias de capacidade mensuráveis através da aprendizagem de competências técnicas? Ou haverá benefícios menos mensuráveis mas não menos significativos, por exemplo, como comunicar mais eficazmente?
3. A formação promoverá o desenvolvimento das pessoas da sua organização? desenvolvimento das pessoas? Abordará as competências que ajudarão os seus empregados a assumir funções de gestão ou a progredir na carreira?
Incluir os seus empregados
4. O que é que os seus empregados pretendem da formação?
- O que é que os faz sentir mais confiantes?
- Que métodos de aprendizagem funcionam melhor para eles?
- Quais são os seus interesses?
Alinhar a formação com os objectivos comerciais
5. Como é que a formação vai aumentar a produtividade? De que forma é que a formação conduzirá a fluxos de trabalho mais eficientes e produtivos para os seus colaboradores?
6. Como é que a formação irá melhorar a retenção dos trabalhadores? A formação promoverá a lealdade entre os seus colaboradores através do reforço das suas competências e da progressão na carreira?
7. A formação ajudará os seus empregados a atingir os objectivos da empresa? Em que medida os objectivos da formação estão alinhados com as políticas, a visão e os objectivos da sua organização?
🛠 Como criar um plano de formação eficaz para os trabalhadores em 9 passos
As respostas às perguntas anteriores ajudá-lo-ão a conceber um plano de formação sólido que satisfaça as necessidades da sua organização e dos seus colaboradores.
Os nove passos seguintes são sugestões de boas práticas para o ajudar a começar.
1. Identificar as necessidades de formação dos seus empregados
O primeiro passo para conceber o seu programa de formação é conhecer os conhecimentos, as capacidades e as competências dos seus colaboradores , identificar as lacunas existentes e compará-las com as expectativas em termos de funções e desempenho.
Sugestão: Uma avaliação das necessidades de formação é a melhor forma de compreender as necessidades de formação dos seus colaboradores. Este estudo revela as competências dos seus colaboradores, a frequência com que utilizam essas competências e os níveis de competências cruciais para o desempenho das suas funções, como explica o Indeed.
Também identifica quem precisa de que tipo de formação.
2. Alinhar os objectivos da formação com os da empresa
Depois de compreender as necessidades de formação dos seus empregados, compare-as com os objectivos comerciais da sua organização.
Os objectivos de aprendizagem do seu programa de formação devem ser coerentes com os seus objectivos comerciais e promovê-los.
Considere os módulos do seu programa de formação à medida que os desenvolve e veja como se relacionam com os resultados empresariais.
Dica: Ao moldar o seu conteúdo, procure lacunas entre os resultados da formação e os objectivos da sua empresa e ajuste o conteúdo para colmatar essas lacunas.
3. Defina as suas metas de formação e objectivos de aprendizagem
Neste momento, já deve conhecer os resultados de aprendizagem da sua formação e os objectivos empresariais com os quais devem estar alinhados - esteé um bom guia para definir os seus objectivos de aprendizagem.
Os objectivos de aprendizagem devem abordar os resultados que pretende com a formação -tais como o desenvolvimento de competências específicas, a melhoria do desempenho, produtividade e retenção dos empregados. Por isso, certifique-se de que concebe uma formação que apoie directamente estes resultados.
4. Avaliar os seus recursos de formação
Informe-se sobre os recursos disponíveis para o seu programa de formação (e se vai precisar de recursos adicionais):
- O orçamento da formação ,
- A tecnologia que pode utilizar, e
- Os materiais de formação à sua disposição
São todos relevantes para compreender o tipo de formação que concebe e a forma como será ministrada.
Nikos Andriotis, um experiente especialista em TI e e-learning, elaborou uma lista de verificação útil para avaliar os recursos de formação:
- ☑️ Existem materiais de formação existentes que possam ser reciclados para o seu conteúdo de formação (por exemplo, documentos, apresentações, vídeos ou outros conteúdos)?
- ☑️ Tem acesso a recursos internos para desenvolver os seus conteúdos de formação? Escritores, videógrafos, artistas gráficos, especialistas no assunto e escritores de conteúdos de IA podem prestar uma assistência valiosa na produção de materiais de formação de qualidade.
- ☑️ Que acesso terá a recursos tecnológicos como o apoio informático? Poderá necessitar de ajuda para instalar e disponibilizar soluções de aprendizagem electrónica ou outros tipos de sistemas LMS modernos.
- ☑️ Qual é o orçamento de formação? Um orçamento mais elevado pode permitir-lhe contratar especialistas para criar conteúdos personalizados. Um orçamento mais baixo pode limitar o tipo e o âmbito da formação que pode ministrar. Ao avaliar o seu orçamento, é essencial ter em conta todos os custos de formação envolvidos - directos e indirectos - e a sua comparação com os valores de referência definidos pela sua organização.
- ☑️ Tem acesso a locais para ministrar formação presencial? Esta pergunta só é pertinente se incluir a formação presencial, mas o facto de o saber antecipadamente pode ajudá-lo a definir as possibilidades.
- ☑️ Existem cursos comerciais disponíveis que abrangem alguns ou todos os conteúdos da sua formação? Em caso afirmativo, e se o orçamento o permitir, poderá ter acesso conveniente a um modelo de plano de formação para funcionários para agilizar a configuração e a execução do seu programa de formação.
- ☑️ Pode utilizar recursos de formação gratuitos que estão disponíveis online e offline? Se encontrar algo que satisfaça as suas necessidades, pode poupar muito tempo e esforço se o utilizar.
5. Obter a adesão dos quadros superiores
Obter o apoio dos principais responsáveis pela tomada de decisões na sua organização é um grande passo para garantir o sucesso do seu programa de formação.
"O apoio da liderança ajuda a impulsionar a importância de um programa", explica Shannon Kluczny, formadora veterana e Directora de Clientes da BizLibrary.
Dica: Seguindo os passos anteriores, terá tudo o que precisa para um bom caso de negócio de formação, ou seja, os seus benefícios, os recursos necessários e o alinhamento com os objectivos da empresa.
Também vale a pena manter os quadros superiores informados sobre o desenvolvimento do seu plano de formação.
6. Desenvolver o currículo de formação
O currículo de formação combina o que recolheu até agora - as necessidades dos seus empregados, as metas e objectivos da formação, a adesão e (possivelmente) o feedback da gestão de topo e um inventário dos recursos disponíveis. Tudo isto servirá de orientação para os seus esforços de formação.
A concepção de um currículo é indissociável do método de formação escolhido (ver passo seguinte), pelo que poderá ser necessário alternar entre estes passos.
No mínimo, o seu currículo deve considerar o seguinte
- Conteúdos que visem os objectivos de aprendizagem previamente definidos, que se adaptem ao tipo de competências a ensinar (por exemplo, competências técnicas versus competências transversais) e que satisfaçam as necessidades de aprendizagem modernas, ou seja, que sejam aplicáveis, oportunas, ricas em informação, cativantes e que tenham objectivos claros.
- Os destinatários da formação: quem é que vai receber a formação na organização? Todos os empregados, apenas equipas ou departamentos específicos?
- Fluxo de trabalho e programação: defina o tempo disponível para a formação, a frequência das sessões, se é auto-orientada ou orientada por um formador, a sequência dos objectivos de aprendizagem e uma margem de flexibilidade.
- Método de apresentação e materiais: definir o formato, as ferramentas e o suporte da formação.
O desenvolvimento do programa de estudos é uma etapa crucial que pode levar algum tempo a concretizar.
7. Determinar o método de formação
Pode aumentar a utilidade da sua formação escolhendo o método de formação mais adequado ao seu pessoal e às circunstâncias da sua empresa.
Dica: Preste atenção às tendências de aprendizagem recentes e aos métodos de formação modernos, como a microaprendizagem.
A formação no local de trabalho está a evoluir. Aqui estão apenas alguns exemplos de métodos de aprendizagem que se adaptam às necessidades das organizações modernas:
- formação à distância vs. presencial,
- baseado em cenários,
- baseado no inquérito,
- aprendizagem gamificada, e
- microaprendizagem.
A formação moderna apresenta-se sob diversas formas, pelo que, para lhes dar sentido, o Indeed agrupou-as em oito tipos de métodos de formação dos trabalhadores.
1. A aprendizagem baseada na tecnologia é realizada inteiramente em linha (ou seja, e-learning) ou através de uma abordagem híbrida que envolve computadores (ou seja, formação baseada em computador). Este método permite a aprendizagem ao ritmo próprio e o acesso a pedido. No entanto, não é monitorizado, pelo que é difícil saber até que ponto os formandos se envolvem com o material.
2. As simulações são mais úteis para a formação técnica, por exemplo, nos sectores médico ou da aviação. Imitam cenários do mundo real, pelo que os formandos são expostos a situações que podem encontrar no trabalho.
3. A formação prática é uma abordagem prática que se adequa bem a novas contratações na sua organização ou a pessoas em novas funções.
4. O coaching ou mentoring também é útil para as novas contratações, para as pessoas que estão a passar por mudanças de funções ou para as que estão a definhar nas suas funções actuais. Trata-se de um tipo de formação de apoio, mas que pode tirar tempo valioso às pessoas com mais conhecimentos (ou seja, uma vez que estas vão passar tempo como mentores).
5. A formação orientada por formadores é uma abordagem tradicional que permite a interacção em tempo real entre o formador e os formandos, mas é difícil de escalar.
6. A dramatização é muito eficaz para cenários de interacção com clientes ou consumidores. Permite que os formandos pratiquem como lidar com situações reais e possivelmente complicadas.
7. A formação baseada em vídeo é uma forma rápida e eficiente de formar os seus colaboradores e uma alternativa popular aos materiais de leitura. Pode escolher entre vários formatos: animação, acção ao vivo, narração para a câmara ou gravações de ecrã de computador.
8. Os estudos de caso são úteis quando é necessário formar competências analíticas ou de resolução de problemas. Muitas vezes, os estudos de caso funcionam dando aos formandos cenários, reais ou imaginários, e pedindo-lhes que encontrem soluções.
A escolha do método mais adequado ajudará a maximizar o impacto da sua formação nos seus colaboradores e na sua organização.
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8. Avaliar a eficácia do seu programa de formação
A eficácia da formação do seu programa mede o seu impacto em relação às suas metas e objectivos.
"Quantificar a formação torna-se muito mais fácil", sugere Kluczny, uma vez que as necessidades de formação dos seus funcionários "estão alinhadas com o negócio".
Utilize métricas como a quantidade, a qualidade, o tempo, o custo e a eficácia e desenvolva uma estratégia de aferição para avaliar os progressos em relação a essas métricas.
Além disso, utilize relatórios simples e de fácil acesso e organize a sua abordagem de monitorização através de sessões de avaliação regulares e programadas.
9. Medir, reavaliar e melhorar o seu programa de formação
Para manter um programa eficaz de formação dos trabalhadores, monitorize regularmente os seus indicadores de formação e a sua eficácia para compreender o que pode ser melhorado.
A Dra. Lisa Evans, Directora do programa de Tecnologia de Aprendizagem e Design da Universidade de San Diego, sugere que se faça perguntas como:
- O que é que está a funcionar? O que é que não está?
- Os objectivos de aprendizagem foram alterados?
- E quanto aos objectivos da sua empresa? Actualizou recentemente a missão da sua empresa? Deverá ajustar os resultados da aprendizagem?
- É necessário medir as métricas de forma diferente?
Utilizar feedback dos empregados para informar o seu processo, perguntando aos seus colaboradores o que aprenderam com a formação, como esta os ajudou, o que gostaram e o que não gostaram.
Uma matriz de formação tem um valor inestimável - reúne os esforços de formação na sua organização para que possa manter-se actualizado sobre quem está a receber que formação e quando. Ajudá-lo-á a controlar e a programar toda a formação na sua organização.
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4 armadilhas a evitar no plano de formação dos trabalhadores
Executar um programa de treino pode ser um desafio, por isso, tenha em atenção as armadilhas comuns a evitar. Eis quatro a ter em conta:
1. Sobrecarregar os seus colaboradores, esperando que eles encaixem a formação nos seus horários ocupados, sem lhes dar a flexibilidade ou o tempo necessário para as sessões de formação.
2. Um plano que não se adapta à evolução das necessidades ou das circunstâncias: o seu plano de formação é suficientemente flexível para se adaptar a uma nova pandemia, por exemplo?
3. A falta de sincronização entre a formação e o desenvolvimento dos trabalhadores é uma falha importante, uma vez que o desenvolvimento dos trabalhadores está na base dos benefícios da formação para os seus colaboradores e para a sua organização.
Dica: Crie planos de desenvolvimento dos colaboradores para destacar os domínios em que a formação será mais útil para os seus colaboradores.
4. Não seguir as sugestões de boas práticas de avaliação da eficácia do programa e de acompanhamento com os seus empregados, ou fazer estas coisas mas não as pôr em prática.
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A formação é essencial, e é importante ter uma abordagem prática para planear e conceber a sua formação.
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