Od zamieszania do jasności: Opanuj umiejętność zarządzania oczekiwaniami w pracy
Czy kiedykolwiek byłeś w połowie rozmowy w pracy i pomyślałeś: "Whoa, wcale nie jesteśmy po tej samej stronie"?
Nie dotrzymane terminy. Zespoły w chaosie. Projekty zmieniające się w nieskończoność. U podstaw tego chaosu? Oczekiwania - źle zarządzane i źle rozumiane.
Witamy w świecie wysokich stawek zarządzania oczekiwaniami w pracy.
Niewłaściwe podejście z czasem powoduje niepokój, błędną komunikację i słabe wyniki. Może to prowadzić do skarg, frustracji i kłótni zarówno w życiu zawodowym, jak i osobistym. W biznesie oznacza to sfrustrowanych pracowników, obniżoną wydajność i zwiększoną rotację.
Warto więc ustalić jasne oczekiwania dla wszystkich, aby budować zdrowe relacje w pracy, zwiększać spójność zespołu i pomagać członkom zespołu w osiąganiu ich celów zawodowych.
Odkryj sekrety przekształcania zarządzania oczekiwaniami w swoją supermoc dzięki naszym 11 krokom do wyrównania i wydajności.
Co oznacza zarządzanie oczekiwaniami?
Zarządzanie oczekiwaniami odnosi się do procesu ustalania, komunikowania i utrzymywania realistycznych przekonań na temat tego, co można osiągnąć w określonych ramach czasowych w określonych warunkach lub ograniczeniach.
Zarządzanie oczekiwaniami w pracy jest istotną częścią tworzenia zdrowego środowiska pracy. Zasadniczo oznacza to ustanowienie jasnych, realistycznych celów i granic, aby wszyscy pozostali na tej samej stronie.
Jeśli nie zarządzasz oczekiwaniami w pracy, ludzie stają się niespokojni, przewody się krzyżują, a zespoły nie są pewne swoich obowiązków. Sprawy mogą szybko stać się chaotyczne.
Wyrażenie to jest czasami używane jako eufemizm dla uspokojenia czyjegoś entuzjazmu. Jeśli twoi liderzy oczekują niesamowitych rezultatów od projektu, który twoim zdaniem nie będzie miał większego wpływu, możesz wyeliminować nierealistyczne oczekiwania, studząc ich wzniosłe nadzieje na coś bardziej osiągalnego.
Częściej jednak używa się go do omawiania umów - kto zgodził się co zrobić i w jaki sposób.
Aby to wyjaśnić, możemy mówić o oczekiwaniach ustalonych w perspektywie krótkoterminowej lub długoterminowej.
Krótkoterminowe zarządzanie oczekiwaniami
W perspektywie krótkoterminowej oczekiwania w miejscu pracy będą koncentrować się na bezpośrednich rolach, obowiązkach i wynikach. To właśnie tutaj onboarding odgrywa znaczącą rolę. Nowi pracownicy muszą zrozumieć, czego oczekuje się od nich na ich obecnym stanowisku, jakie będą ich codzienne zadania i jak będą mierzone ich wyniki.
Krótkoterminowe zarządzanie oczekiwaniami często obejmuje:
- Klarowność roli: Jasne określenie zakresu obowiązków, zadań i bezpośrednich celów pracownika.
- Wskaźniki wydajności: Ustalenie KPI(kluczowych wskaźników wydajności) i innych wskaźników, które będą wykorzystywane do oceny wydajności pracownika.
- Pętle informacji zwrotnej: Organizowanie regularnych kontroli wyników lub spotkań jeden na jeden w celu przekazywania konstruktywnych informacji zwrotnych.
- Rozwój umiejętności i kompetencji: Identyfikowanie wszelkich najpilniejszych potrzeb szkoleniowych i niezwłoczne ich zaspokajanie.
- Dynamika zespołu: Upewnienie się, że nowi pracownicy rozumieją strukturę zespołu, komu podlegają i jak pasują do większej organizacji.
Długoterminowe zarządzanie oczekiwaniami
Długoterminowe zarządzanie oczekiwaniami obejmuje szerszy horyzont czasowy. W kontekście pracy, długoterminowe zarządzanie oczekiwaniami może być tam, gdzie ścieżka kariery jest najbardziej istotna. Chodzi o dostosowanie aspiracji zawodowych pracownika do przyszłych potrzeb i możliwości organizacji.
Obejmuje to:
- Mapowanie kariery: Omówienie potencjalnych ścieżek kariery w firmie i kroków potrzebnych do ich osiągnięcia.
- Rozwój umiejętności i kompetencji: Identyfikacja długoterminowych umiejętności i kompetencji, które pracownik będzie musiał rozwinąć w celu rozwoju kariery.
- Kryteria awansu: Jasne określenie tego, co jest wymagane, aby pracownik mógł awansować.
- Przyszłe role: Zapewnienie wglądu w potencjalne przyszłe role oraz doświadczenie i umiejętności wymagane na tych stanowiskach.
- Ciągłe uczenie się: Zachęcanie do kultury ciągłego uczenia się i doskonalenia, aby pomóc pracownikowi pozostać istotnym w swojej dziedzinie.
🪜 Zarządzanie oczekiwaniami w pracy: 11 kroków do osiągnięcia spójności i wydajności
Wyobraźnia ludzi może szaleć bez odpowiednich zabezpieczeń. Bez znajomości odpowiednich protokołów, umów i kontekstu działania w miejscu pracy, mogą oni podążać jedynie za niewyraźnymi instrukcjami własnej psychiki.
Ludzie wiedzą tylko to, co wiedzą. Oto najlepsze sposoby na to, aby wszyscy byli na tej samej stronie.
1) Unikaj przekleństwa wiedzy
Ten pierwszy krok polega na przyjęciu właściwego sposobu myślenia, który wpłynie na to, jak poradzisz sobie z każdym z kolejnych kroków."Klątwa wiedzy" to uprzedzenie poznawcze, które negatywnie wpływa na zdolność komunikowania się z innymi. Dzieje się tak, gdy zakładasz, że inni ludzie mają taką samą wiedzę jak ty.
Steven Pinker, psycholog i specjalista od języka, pisze o tym w "The Sense of Style", przewodniku po pisaniu tak, aby ludzie dobrze Cię rozumieli:
"Kiedy znamy coś dobrze, nie zdajemy sobie sprawy, jak abstrakcyjnie o tym myślimy. Zapominamy też, że inni ludzie, którzy przeżyli swoje własne życie, nie przeszli przez naszą własną idiosynkratyczną historię".
Krótko mówiąc, przypomnij sobie, że nie każdy ma twój mózg. Wyjaśniaj im rzeczy w jasny sposób.
2) Promowanie ciekawości
Oprócz jasnego wyjaśniania spraw, zadawanie właściwych pytań wyjaśniających przybliży cię do zrozumienia perspektywy innej osoby.
Amy Woodall, trener w Sandler Business Training, sugeruje, że ludzie powinni przyjąć postawę ciekawości. Zamiast zakładać, że inni mają taką samą wiedzę i perspektywę, bądź ciekawy ich poglądów, a znajdziesz wspólną płaszczyznę porozumienia:
"Często fałszywie zakładamy, że wszyscy inni widzą świat dokładnie tak, jak my, co moim zdaniem... nie jest prawdą".
Woodall wyjaśnia, że zaangażowanie w zadawanie trudnych pytań i zagłębianie się w pracę i relacje osobiste przyniesie pełną jasność:
"Po prostu szczera ciekawość i postawa "Hej, spójrz. Oni mogą patrzeć na świat inaczej niż ja"".
3) Wyjaśnienie ról i obowiązków
Teraz przejdźmy do bardziej praktycznego kroku: jasno określ role i obowiązki każdego członka zespołu. Nie tylko to, co robią, ale także to, czego nie robią.
Zalecamy dodanie oczekiwań dotyczących ról w ramach rozwoju kariery, które określają kompetencje i obowiązki, których będą potrzebować w trakcie swojej kariery.
Dzięki nim pracownik będzie wiedział, czego oczekuje się od niego na każdym poziomie i jak te oczekiwania będą się rozwijać w czasie. Korzystaj ze szczegółowych opisów stanowisk, aby upewnić się, że wszyscy pracownicy rozumieją swoje konkretne zadania i cele.
4) Przeprowadzanie regularnych analiz pracy
Role zawodowe nie pozostają takie same w czasie, zwłaszcza w szybko zmieniających się organizacjach.
Tak więc regularne analizy stanowisk pozwalają ocenić konkretne umiejętności i zdolności wymagane na każdym stanowisku i podjąć odpowiednie działania. Pomaga to ocenić wskaźniki wydajności i zapewnić pracownikom zasoby i wsparcie, aby spełnić oczekiwania.
Przeprowadzając dokładną analizę stanowisk pracy, będziesz lepiej przygotowany do ustalania realistycznych oczekiwań i zapewniania odpowiednich szkoleń i możliwości rozwoju.
5) Ustal jasne i realistyczne oczekiwania od samego początku.
Wczesne rozpoczęcie nadaje ton dalszym działaniom. W przeciwnym razie zmiana planów może być myląca i stresująca. Zacznij więc od wyjaśnienia oczekiwań dotyczących roli podczas procesu rekrutacji (nawet w opisach stanowisk) i podczas wdrażania.
Będziesz także chciał śledzić regularne aktualizacje, jasno komunikując swoje nadzieje dotyczące projektów, terminów i jakości pracy.
✍️ Chcesz wiedzieć, jak to zrobić bardziej szczegółowo? Zapoznaj się z naszym przewodnikiem dotyczącym ustalania oczekiwań wobec pracowników.
6) Pokazanie, w jaki sposób oczekiwania odzwierciedlają kulturę firmy.
Wartości i kultura Twojej firmy będą odgrywać znaczącą rolę w kształtowaniu oczekiwań pracowników. Tak więc, kiedy wyjaśniasz, jak ktoś powinien coś zrobić, warto poprzeć to solidnym uzasadnieniem.
"Zawsze robiliśmy to w ten sposób" jest słuszne, ale tak naprawdę nie wystarczy. Dokument, polityka lub studium przypadku to lepsze rozwiązanie. Albo jeszcze lepiej, wyjaśnienie, dlaczego robienie rzeczy w określony sposób ma znaczenie w tej organizacji.
Dostosowanie oczekiwań do kultury firmy pomaga pracownikom lepiej zrozumieć wartości organizacji i znaczenie ich pracy. Dodaje to dodatkową warstwę znaczenia do wymagań, czyniąc je bardziej wpływowymi i łatwiejszymi do przyjęcia.
7) Definiowanie celów zgodnych z własnymi oczekiwaniami
Problem z oczekiwaniami polega na tym, że mogą być one subtelne, subiektywne i czasami niejasne. Podczas gdy cele są policzalne, oczekiwania mogą być bardziej ogólne i może być trudno stwierdzić, czy zostały spełnione.
Warto więc upewnić się, że cele wyznaczone pracownikom są realistyczne i osiągalne, biorąc pod uwagę ich umiejętności i zasoby. Użyj kryteriów SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-bound), aby stworzyć dobrze zdefiniowane cele.
👀 Nadal nie jesteś pewien różnicy? Sprawdź nasz przewodnik po celach i oczekiwaniach.
8) Korzystanie z szeregu mechanizmów informacji zwrotnej
Pracownicy muszą wiedzieć, jak sobie radzą i rozumieć, jak ich wysiłki mają się do tego, czego od nich oczekujesz.
Podczas gdy można korzystać z mechanizmów informacji zwrotnej, takich jak klasyczne spotkanie jeden na jeden, dlaczego by tego trochę nie urozmaicić? Konstruktywna informacja zwrotna, regularne odprawy i przekazywanie informacji zwrotnych umożliwiają otwartą komunikację. Pomagają pracownikom zrozumieć, czego oczekują od nich ich liderzy i zespoły.
Oferując na czas wskazówki i wsparcie, można promować ciągłe doskonalenie i dostosowywać oczekiwania w wielu zespołach w organizacji.
Zapoznaj się z naszymi ponad 15 szablonami spotkań jeden na jeden, które pomogą Ci ustrukturyzować spotkania, a także z naszym kompleksowym zestawem narzędzi do przekazywania informacji zwrotnych.
9) Przejrzystość w zakresie zmian oczekiwań
Rzeczy zmieniają się po drodze - to nieuniknione.
Gdy dochodzi do zmiany priorytetów, należy zachować przejrzystość i poinformować o tym wszystkich zaangażowanych. Jeśli tego nie zrobisz, skąd mają wiedzieć, że należy postępować inaczej?
Informowanie pracowników pomaga zmniejszyć stres i dezorientację oraz zapewnia płynniejsze i bezproblemowe zmiany. Sposób, w jaki to zrobisz, zależy od Ciebie, ale regularne przeglądy wyników są jedną z możliwości, które możesz uznać za odpowiednie.
10) Proaktywne reagowanie na wyzwania pracowników i oferowanie wsparcia
Jeśli ktoś ma trudności z dostosowaniem się do nowych oczekiwań zespołu, naprawdę powinieneś wyciągnąć rękę, zamiast patrzeć, jak cierpi.
Zrozumienie i sprostanie wyzwaniom, przed którymi stoją, pomoże ci lepiej zarządzać obciążeniem pracą i zdrowiem wszystkich pracowników. Czasami nie zawsze jest oczywiste, na czym polega problem, a jego rozwiązanie może zająć trochę czasu. W takim przypadku sesja coachingu wydajności pracowników może być doskonałą okazją do zgłębienia problemów, zadawania właściwych pytań zawodowych i znalezienia rozwiązań.
Jeśli będziesz proaktywny w oferowaniu wsparcia, zasobów i zachęty w razie potrzeby, twój zespół będzie wiedział, że cenisz ich dobre samopoczucie i ogólny sukces.
11) Rozpoznawanie osiągnięć
Jak wie każdy dobry menedżer-trener, docenianie osiągnięć członków zespołu ma kluczowe znaczenie dla utrzymania motywacji.
Staraj się świętować sukcesy i doceniać ciężką pracę i poświęcenie swoich pracowników. To pokaże pozytywny wpływ spełniania i przekraczania oczekiwań.
🕵️♀️ Dlaczego zarządzanie oczekiwaniami jest ważne? 7 kluczowych powodów
Ustalając konkretne i istotne oczekiwania, będziesz w stanie zapobiec nieporozumieniom, rozczarowaniom i frustracji wśród swoich współpracowników i przełożonych. Zarządzanie oczekiwaniami jest kluczowym aspektem skutecznego przywództwa, dynamiki zespołu i poprawy wydajności pracowników.
Służy jako podstawa dla wielu korzyści, w tym:
- Poprawa współpracy i wydajności zespołu: Jasne oczekiwania stanowią mapę drogową dla członków zespołu, umożliwiając im bardziej spójną współpracę.
- Ograniczenie nieporozumień i konfliktów: Gdy oczekiwania są dobrze zarządzane, jest mniej miejsca na niejasności. Ta jasność minimalizuje nieporozumienia i potencjalne konflikty między członkami zespołu.
- Zwiększenie ogólnej satysfakcji z pracy i morale pracowników: Wiedza o tym, czego się oczekuje i w jaki sposób jest to zgodne z celami indywidualnymi i zespołowymi, może znacznie poprawić satysfakcję z pracy i podnieść morale. To po prostu sprawia, że codzienna praca jest przyjemniejsza i bardziej płynna.
- Poprawa wydajności: Jasno zdefiniowane oczekiwania zapewniają pracownikom ramy do doskonalenia się, co oznacza, że są oni dobrze przygotowani do wykonywania swojej najlepszej pracy.
- Umacnianie relacji między liderami a ich podwładnymi: Przejrzysta komunikacja oczekiwań sprzyja zaufaniu i wzajemnemu szacunkowi między liderami i członkami ich zespołów. Może nie są najlepszymi przyjaciółmi, ale mogą przynajmniej osiągnąć lepsze zrozumienie.
- Tworzenie odpowiedzialności: Gdy oczekiwania są jasne i zakomunikowane, łatwiej jest pociągnąć ludzi do odpowiedzialności za ich wyniki. Oznacza to zarówno wskazywanie problemów, jak i nagradzanie doskonałej pracy.
- Ustalenie kontekstu dla wyznaczania i dostosowywania celów: Zarządzanie oczekiwaniami przygotowuje grunt pod bardziej efektywne wyznaczanie celów, pomagając dostosować cele indywidualne do celów organizacyjnych.
Jak widać, jest to zdecydowanie coś, co warto zrobić dobrze. Kiedy zespoły wiedzą, co robią, wszystko wydaje się działać tak, jak powinno.
➡️ Zarządzaj oczekiwaniami, motywuj i rozwijaj się z Zavvy
Jak już wspomnieliśmy, zarządzanie oczekiwaniami jest istotną częścią skutecznego zarządzania ludźmi. A śledzenie obowiązków w szybko zmieniającej się organizacji nie zawsze jest łatwe. Dlatego w Zavvy z dumą oferujemy zestaw narzędzi, które usprawniają i uprzyjemniają to zadanie.
Oprogramowanie do tworzenia ścieżek kariery Zavvy umożliwia tworzenie jasnych i konfigurowalnych ścieżek kariery dla pracowników. Pomaga to w ustaleniu realistycznych oczekiwań dotyczących rozwoju ich kariery, ról i obowiązków.
Zavvy umożliwia również identyfikację luk w umiejętnościach i potrzeb szkoleniowych, dostosowując cele pracowników do celów organizacji.
Czy chcesz przekazać informacje zwrotne na temat tego, jak wszyscy wypadają na tle oczekiwań?
Funkcje oceny wydajności naszej platformy usprawniają proces oceny, czyniąc go przejrzystym i sprawiedliwym. Oferuje informacje zwrotne 360°, kalibrację w celu wyeliminowania stronniczości i konfigurowalne szablony recenzji.
Dzięki temu oczekiwania dotyczące wydajności są jasno komunikowane i oceniane.
Jeśli potrzebujesz produktywnych rozmów na temat oczekiwań, oprogramowanie Zavvy do spotkań jeden na jeden zapewnia ustrukturyzowaną platformę do indywidualnych spotkań między menedżerami i ich podwładnymi.
Oferuje funkcje takie jak pytania impulsowe, wspólne agendy i elementy działań, które pomagają ustalić porządek obrad i oczekiwania dotyczące spotkania. Zapewnia to znacznie lepszą komunikację i odpowiedzialność między liderami a ich raportami.
Ciekawi Cię, jak to działa? Zarezerwuj demo, aby dowiedzieć się więcej.
Najczęściej zadawane pytania
Jak liderzy mogą skutecznie komunikować oczekiwania?
Aby skutecznie komunikować oczekiwania, liderzy powinni jasno, zwięźle i konsekwentnie przekazywać informacje. Niezbędne jest regularne przekazywanie informacji zwrotnych na temat wyników pracowników, postępów w realizacji celów i obszarów wymagających poprawy. Zachęcanie zespołu do zadawania pytań i szukania wyjaśnień ma również kluczowe znaczenie dla wspierania otwartej komunikacji. Jedną z pomocnych praktyk dla liderów może być angażowanie pracowników w rozmowy rozwojowe i angażowanie ich w ustalanie oczekiwań.
Jaki jest przykład zarządzania oczekiwaniami?
Przykładem zarządzania oczekiwaniami jest sytuacja, w której jako lider zauważasz, że pracownik otrzymał bardzo napięty termin realizacji projektu. W takiej sytuacji możesz proaktywnie zająć się kwestią terminu, omawiając obciążenie pracą pracownika, identyfikując potencjalne wyzwania i badając alternatywne rozwiązania. Takie proaktywne podejście pozwala obu stronom ustalić realistyczne oczekiwania i uniknąć nieporozumień, wspierając w ten sposób pozytywne środowisko pracy i promując sukces.