Jak przeprowadzić ocenę potrzeb szkoleniowych (+ darmowy szablon)
Wyobraź sobie, że zespół kadrowy w Twojej firmie przydziela Ci nowy projekt.
Drugiego dnia kierownik prosi o zaplanowanie lunchu zespołowego.
Myśl o soczystym mięsie podczas lunchu przy grillu była apetyczna dla prawie wszystkich członków poprzedniego zespołu. Chwytasz za telefon i szybko dokonujesz rezerwacji w najlepiej ocenianej restauracji BBQ, nie angażując w planowanie innego członka zespołu.
Nadchodzi dzień lunchu. W drodze do restauracji mamroczesz: "Zrobić dobre wrażenie na nowym zespole - ZROBIONE".
Co może pójść nie tak, prawda?
Okazuje się, że większość pracowników w nowym zespole to wegetarianie.
Co za pech!
Zauważasz jakieś podobieństwa między tobą a zespołami ds. uczenia się i rozwoju (L&D) w większości organizacji?
Obaj nie zdają sobie sprawy, że uniwersalne podejście nie sprawdza się wszędzie.
Jako specjalista ds. zasobów ludzkich musisz tworzyć spersonalizowane programy szkoleniowe dla każdego pracownika w oparciu o jego zainteresowania i potrzeby.
Przeprowadzenie oceny potrzeb szkoleniowych (TNA) może ułatwić pracę, zaoszczędzić czas i zasoby firmy. Można jej użyć do oceny bieżącej wydajności pracowników w stosunku do wymaganych standardów i zalecić programy L&D w celu wypełnienia luk w wydajności.
"HR często marnuje czas i wysiłek na nieistotną naukę, która nigdy nie zostanie wykorzystana do rozwoju biznesu lub karierypracownika" - Gartner.
Przyjrzyjmy się temu bliżej.
Czym jest ocena potrzeb szkoleniowych?
Ocena potrzeb szkoleniowych (TNA) to proces wykorzystywany przez organizacje, specjalistów HR lub specjalistów ds. uczenia się i rozwoju (L&D) w celu zidentyfikowania luki między obecną a oczekiwaną wydajnością personelu i zarekomendowania szkolenia w celu wypełnienia tych luk.
Porównuje on wiedzę, umiejętności, zdolności i inne cechy pracownika(KSAO) z wymaganymi standardami dla danej roli lub branży.
Zgodnie z trzypoziomową analizą McGhee i Thayera, ocena potrzeb szkoleniowych ma trzy poziomy: Organizacyjny, Zawodowy i Indywidualny.
Poziom organizacyjny
Na poziomie organizacyjnym firmy wykorzystują ocenę potrzeb szkoleniowych do oceny KSAO całej organizacji na poziomie makro i tego, jak jest ona zgodna z celami biznesowymi.
Daje to kierownictwu obraz aktualnych umiejętności i kompetencji pracowników. Umożliwia również działowi HR tworzenie solidnych programów szkoleniowych w celu wypełnienia krytycznych luk w umiejętnościach.
Na przykład: Jeśli przychody ze sprzedaży w Twojej organizacji nie rosną w takim samym tempie jak u konkurencji, nadszedł czas na zmiany. Musisz dostosować swoje programy szkoleniowe do celów biznesowych i pomyśleć o konsekwentnym dostarczaniu bardziej praktycznych treści swojemu zespołowi sprzedaży.
Poziom operacyjny
Na poziomie operacyjnym (zwanym również poziomem zadania lub stanowiska) pracownicy są oceniani pod kątem ich wiedzy, umiejętności i zdolności do osiągnięcia określonego poziomu biegłości. Ocenia wydajność pracownika w porównaniu z wymaganymi standardami dla różnych ról w zespole lub dziale.
Poniższe źródła mogą dostarczyć danych umożliwiających pomyślne przeprowadzenie oceny potrzeb szkoleniowych na poziomie operacyjnym:
- Opisy stanowisk
- Grupy fokusowe
- Spostrzeżenia ekspertów branżowych i menedżerów na temat wymaganych standardów wydajności dla każdej roli
- Publicznie dostępne standardy branżowe.
Poziom indywidualny
Ocena potrzeb szkoleniowych na poziomie indywidualnym lub osobistym sprawdza zdolność pracownika do wykonywania przydzielonej pracy lub zadań w porównaniu z oczekiwanymi standardami.
Różnica lub luka między obecnymi a wymaganymi umiejętnościami lub kompetencjami pomaga pracodawcy zidentyfikować potrzeby szkoleniowe. Dział HR rekomenduje dostosowane do potrzeb programy nauki i rozwoju, aby wypełnić te luki.
Matrycę umiejętności można wykorzystać do lepszego zrozumienia umiejętności i zdolności pracownika. Matryca daje również pracownikom przegląd ich obowiązków i może być wykorzystana do zdefiniowania "wybitnych" wyników.
Przejdźmy dalej i przyjrzyjmy się, dlaczego przeprowadzenie oceny potrzeb szkoleniowych ma kluczowe znaczenie dla opracowania odpowiednich i skutecznych programów szkoleniowych.
Znaczenie oceny potrzeb szkoleniowych
Każdy chce być najlepszy w swojej pracy, a pracownicy chcą i potrzebują szkoleń, które przygotują ich do przyszłych ról. Z kolei kierownictwo chce wyszkolonej siły roboczej, która zaspokoi potrzeby klientów i pomoże organizacji osiągnąć jej cele.
Za planowanie szkoleń pracowników odpowiada dział HR.
Podstawowym celem prowadzenia szkoleń jest podnoszenie umiejętności pracowników. Sesje szkoleniowe pomagają zapewnić pracownikom nowe umiejętności i wiedzę, które mogą poprawić ich wydajność w pracy.
Niektóre firmy nie inwestują jednak aktywnie w szkolenia swoich pracowników, co skutkuje pracą poniżej standardów wykonywaną przez niedostatecznie wyszkolonych pracowników.
Shehzad Dhedhi, Team Lead - Group Finance APAC (Singapur), Credit Suisse, mówi,
"Kiedy szkolenie jest tylko czynnością ceremonialną lub wypełnianiem pola wyboru, bez odpowiedniej oceny potrzeb szkoleniowych i skupienia się na wynikach, powoduje to marnowanie zasobów".
Załóżmy, że firma chce uzyskać maksymalne korzyści od swoich pracowników. W takim przypadku powinna regularnie przeprowadzać TNA, aby dowiedzieć się, jakiego rodzaju szkoleń potrzebują jej pracownicy.
Przeprowadzanie oceny potrzeb szkoleniowych wchodzi w zakres badań i rozwoju pracowników i powinno być przeprowadzane w sposób przemyślany. Może to pomóc w przekształceniu firmy w dobrze prosperujący podmiot.
Identyfikuje luki w wiedzy
Przeprowadzenie oceny potrzeb szkoleniowych pomaga działowi HR zidentyfikować poziom umiejętności obecnych pracowników i obszary, w których wymagają oni poprawy. Może to pomóc organizacjom zająć się lukami szkoleniowymi i określić, gdzie powinny skierować zasoby szkoleniowe.
Dostosowanie działań L&D do celów firmy gwarantuje, że pracownicy będą mieli wyznaczony kierunek po ukończeniu wyznaczonego szkolenia.
Efektywna alokacja zasobów
Ocena potrzeb szkoleniowych pomaga określić "kto, co i kiedy" szkolenia pracowników.
Co więcej, pomaga menedżerom podejmować świadome decyzje dotyczące podnoszenia kwalifikacji pracowników, głównie w przypadku ograniczonej liczby pracowników.
Posiadanie zbiorczych danych całej siły roboczej umożliwia przydzielanie projektów w oparciu o talenty, mocne strony i umiejętności. Wydajność pracowników wzrasta, gdy pracują nad projektami, które odpowiadają ich zainteresowaniom i mocnym stronom, co przynosi korzyści zarówno im, jak i pracodawcy.
Oszczędność czasu, pieniędzy i lepsza retencja pracowników
Programy L&D oparte na danych pomagają w osiąganiu celów organizacyjnych poprzez wyposażenie pracowników w wiedzę i umiejętności wymagane do pracy na wyższym poziomie. Źle zaplanowany harmonogram będzie kosztował i ostatecznie nie będzie miał rzeczywistej wartości.
Ponadto oszczędza czas na przeprowadzanie pełnego programu L&D dla pracowników, gdy nie ma braków lub luk w umiejętnościach pracowników.
Według badań, 94% pracowników twierdzi, że zostałoby dłużej w firmie, gdyby ta inwestowała w ich naukę i rozwój.
Nieprawidłowo przydzielone szkolenie prowadzi do słabych wyników i prawdopodobnie wysokiego wskaźnika rotacji. Powodem tego jest fakt, że oferowane rozwiązania szkoleniowe nie odpowiadają na konkretne potrzeby pracowników.
Umożliwia kierownictwu podejmowanie strategicznych decyzji
Przeprowadzenie oceny potrzeb szkoleniowych daje plan kluczowych umiejętności, których pracownicy organizacji potrzebują, aby odnieść sukces. Pomaga połączyć "to, co myślisz, że potrzebujesz" z "tym, co jest wymagane dla rozwoju firmy".
Ponadto kompleksowa ocena pomoże ci uchwycić całościowy obraz umiejętności, wiedzy lub zachowań pracowników potrzebnych do odniesienia sukcesu w pracy.
Ocena potrzeb szkoleniowych pomaga odkryć procesy, które działają skutecznie i te, które wymagają poprawy. Po uzyskaniu tych danych można tworzyć strategie i programy szkoleniowe w celu poprawy wydajności pracowników, a tym samym zysków.
⚒️ Jak przeprowadzić ocenę potrzeb szkoleniowych?
Małe lub średnie firmy lub organizacje, które nie mają dedykowanych specjalistów ds. badań i rozwoju, często oczekują, że specjaliści ds. zasobów ludzkich lub kierownicy projektów przeprowadzą analizę potrzeb szkoleniowych. Przeprowadzenie tych ocen może być wyzwaniem ze względu na etapy związane z gromadzeniem i analizowaniem istotnych danych, skutecznym przekazywaniem wyników i przedstawianiem zaleceń pracownikom.
Podczas przeprowadzania oceny należy podjąć kilka działań.
Kroki do przeprowadzenia oceny potrzeb szkoleniowych:
- Zdefiniuj cel przeprowadzania oceny potrzeb szkoleniowych.
- Przeprowadzenie analizy luk
- Ocena opcji szkoleniowych.
- Rekomendowanie planów treningowych w oparciu o indywidualne potrzeby.
Określenie celu przeprowadzania oceny potrzeb szkoleniowych
Pierwszym krokiem do zaplanowania praktycznej oceny potrzeb szkoleniowych (TNA) jest określenie konkretnych potrzeb organizacji w zakresie poprawy wydajności. Zdefiniuj cel, który TNA pomoże Ci osiągnąć.
Istnieje wiele powodów, dla których warto przeprowadzić analizę potrzeb szkoleniowych. Chociaż podstawowe zasady są podobne dla większości powodów, podejście do oceny będzie się nieznacznie różnić w zależności od uzasadnienia oceny.
Przed podjęciem decyzji o przeprowadzeniu oceny potrzeb szkoleniowych należy zadać kierownictwu wyższego szczebla i liderom HR następujące pytania:
- Dlaczego chcesz przeprowadzić szkolenie?
- Czy uważasz, że szkolenie może rozwiązać stojące przed Tobą wyzwanie?
- Co z tego będą mieli uczestnicy i organizacja?
- Kto ma wziąć udział w szkoleniu?
Przeprowadzenie analizy luk
Wielu pracodawców uważa, że przeprowadzenie skutecznego szkolenia oznacza jedynie wysłanie automatycznej wiadomości e-mail i zmuszenie pracowników do udziału w sesjach poprzez oznaczenie ich jako "obowiązkowe".
Przywództwo, które stosuje takie podejście, nie ma jasnego pojęcia o potrzebach swoich pracowników i marnuje czas oraz zasoby.
Analiza luk powinna być szczegółowym, obiektywnym spojrzeniem na to, jak dobrze pracownicy wykonują swoje zadania. Przeprowadzenie kompleksowej analizy luk szkoleniowych pomoże określić obszary, w których pracownicy wymagają podniesienia kwalifikacji w celu uzyskania optymalnej wydajności.
Najpierw należy zdefiniować wiedzę, umiejętności, zdolności i inne cechy (KSAO) wymagane dla każdej roli. Następnie należy ocenić obecne KSAO pracowników w porównaniu z poziomami niezbędnymi do zidentyfikowania luk.
Lukę w wydajności można wypełnić tylko wtedy, gdy wie się o jej istnieniu.
Załóżmy, że Alex, manualny tester oprogramowania w Twojej firmie, aspiruje do pracy jako programista. W przeciwieństwie do testera, umiejętności i kompetencje wymagane do bycia programistą są zupełnie inne. Alex przekazuje swoje ambicje kierownikowi projektu, który jest sceptycznie nastawiony do zmiany roli.
Po miesiącach oczekiwania, decyduje się zwrócić do zespołu Talent.
Co powinieneś zrobić?
Zignorować jego prośbę?
Albo, co gorsza, zmusić Alexa do dalszej pracy jako tester.
Nie - jeśli masz na uwadze dobro swojej organizacji.
"Pracownicy, którzy cieszą się mniejszym zaufaniem przełożonych, wkładają mniej wysiłku, są mniej produktywni i częściej odchodzą z organizacji" - Harvard Business Review
W takich przypadkach z pomocą przychodzi przeprowadzenie analizy potrzeb szkoleniowych. TNA pozwoli ci ocenić umiejętności i kompetencje Alexa oraz zasugerować dalsze kroki, takie jak nauka w miejscu pracy, szkolenie w klasie lub udział w sesji online.
Ocena opcji szkoleniowych
Ocena wszystkich opcji szkoleniowych po przeprowadzeniu analizy luk może stanowić wyzwanie.
Oceń dostępne programy L&D, które pomogą wypełnić luki w wydajności każdego pracownika i umożliwią mu pracę na wymaganym poziomie.
Zanim ocenisz swoje opcje, zdefiniuj je:
- Znaczenie: Zadaj sobie pytanie: Czy szkolenie jest jedynym sposobem na wypełnienie luk w wydajności pracownika?
Na przykład, zapewnienie nowo zatrudnionemu pracownikowi cienia doświadczonych zasobów może przyspieszyć naukę i poprawić wydajność zadań, takich jak debugowanie oprogramowania.
W takich przypadkach marnowanie pieniędzy firmy na drogie programy L&D jest nierozsądne.
- Budżet: Określenie limitu wydatków na programy L&D pomoże odfiltrować wiele opcji.
- Terminy: Do kiedy chcesz ukończyć szkolenie? Mając harmonogramy, możesz przypisać pracownika lub zespoły do projektów, które są zgodne z nowymi umiejętnościami, których nauczyli się w programie L&D.
- Środek szkolenia: Zdecyduj, czy szkolenie pracowników przy użyciu konkretnego medium jest lepsze od innych.
Na przykład niektóre sesje mogą wymagać od trenera osobistej oceny uczestnika.
Niektóre typowe przykłady mediów szkoleniowych to wirtualne lub osobiste sesje prowadzone przez instruktorów, samodzielna nauka online, szkolenia w miejscu pracy (OJT) lub programy uniwersyteckie.
- Oczekiwany zwrot z inwestycji: Możesz obliczyć zwrot z inwestycji (ROI) za pomocą wzoru podanego poniżej:
ROI = (zysk netto / koszt inwestycji) x 100
Jeśli chodzi o ROI z działań L&D, zysk netto = końcowa wartość inwestycji w szkolenia (FVI) - początkowa wartość inwestycji w szkolenia (IVI).
Upraszczając, IVI może być wydatkiem Twojej organizacji na ocenę potrzeb szkoleniowych.
FVI mogą być pieniędzmi zaoszczędzonymi lub zarobionymi dzięki inwestycji w TNA. Na przykład, załóżmy, że przeszkoliłeś swoich pracowników w zakresie marketingu w mediach społecznościowych w oparciu o znalezione luki, które pomogły Ci we wdrożeniu nowych klientów. W takim przypadku można to uwzględnić w FVI.
- Oceń istniejące programy szkoleniowe: Zadaj sobie pytanie: Czy w Twojej organizacji istnieją programy szkoleniowe wykorzystywane do szkolenia pracowników w zakresie realizacji celów i zadań organizacyjnych?
Nie ma sensu wynajmować zewnętrznej agencji szkoleniowej, gdy posiada się własne doświadczenie w zakresie szkoleń.
Posiadanie ram lub systemu pomoże skutecznie ocenić wszystkie opcje - niezależnie od tego, czy chodzi o tworzenie programów wewnętrznych lub gotowych, outsourcing niektórych funkcji, czy też wykorzystanie technologii do dostarczania szkoleń.
Załóżmy, że wykonałeś świetną robotę, określając, jakie umiejętności i obszary pracownicy firmy muszą rozwijać. W takim przypadku powinno być jasne, które opcje szkoleniowe zaspokoją Twoje potrzeby.
Znalezienie najlepszej osoby lub firmy do przeprowadzenia szkolenia nie zawsze jest łatwe.
Oto kilka wskazówek, które mogą pomóc w wyborze trenera lub zewnętrznej organizacji szkoleniowej:
- Oceń swoje potrzeby i zdecyduj, czego oczekujesz od trenera. Ważne jest, aby określić, jak duże doświadczenie powinien mieć trener.
- Poszukaj kogoś, kto ma duże doświadczenie w dziedzinie szkoleń. Dobrym pomysłem jest również zapytanie ich o to, w jaki sposób planują dostarczać swoje treści, czas trwania i jakiego rodzaju oprogramowania będą używać w swoich klasach.
- Zapytaj ich, czy dostarczają próbki materiałów, abyś mógł zobaczyć, z czym pracują, zanim ich zatrudnisz.
- Na koniec poproś o wszelkie inne informacje, które powinieneś wiedzieć przed podjęciem decyzji, takie jak wszelkie opłaty lub NDA w celu ochrony interesów Twojej firmy.
Rekomendowanie planów treningowych w oparciu o indywidualne potrzeby
Po zapoznaniu się z różnymi dostępnymi opcjami szkoleniowymi, nadszedł czas, aby zastanowić się, którą z nich polecić swoim pracownikom.
Każde działanie edukacyjne powinno sprawiać wrażenie rozwiązania dostosowanego do potrzeb pracowników. Spersonalizowane szkolenia zalecane przez zespół L&D w celu uzupełnienia luk w umiejętnościach umożliwiają uczestnikom poprawę wyników pracy.
Według Lorman, 91% pracowników chce spersonalizowanych, odpowiednich szkoleń.
Rekomendowanie szkoleń spełniających konkretne potrzeby L&D danej osoby jest prostsze niż inne etapy przeprowadzania oceny potrzeb szkoleniowych, takie jak ocena wszystkich opcji szkoleniowych.
Wykorzystanie danych zebranych w poprzednich krokach do zaproponowania programów szkoleniowych. Zdefiniuj kolejność szkoleń w oparciu o ich znaczenie dla firmy.
Ponadto, jeśli Twoja firma korzysta z oprogramowania do śledzenia wydajności pracowników i przeprowadzania przeglądów, skontaktuj się z działem kadr, aby ustalić, czy te informacje są również dostępne do wglądu.
Pomoże to w ocenie skuteczności każdego rodzaju szkolenia i tego, które aspekty najlepiej sprawdziły się w danej organizacji.
Możesz użyć Zavvy do stworzenia zautomatyzowanego przepływu pracy, który będzie przekazywał spersonalizowane plany nauczania, automatyzował zaangażowanie i śledzenie.
⚙️ Narzędzia i techniki przeprowadzania analizy potrzeb szkoleniowych
Ankiety i kwestionariusze
Najlepszym sposobem na określenie potrzeb szkoleniowych pracowników jest bezpośrednie zadawanie im pytań. Możesz przeprowadzać ankiety za pomocą strony internetowej lub oprogramowania, takiego jak Survey Monkey, i możesz napisać własne pytania lub kupić gotowe ankiety od zewnętrznych dostawców.
📝 Certyfikaty i oceny stopniowe
Aby zidentyfikować brakujące krytyczne kompetencje, można przeprowadzić stopniowane egzaminy w całej organizacji lub działach. Możesz skorzystać z usług zewnętrznego dostawcy lub ocenić pracowników za pomocą wewnętrznie utworzonych testów.
Certyfikaty branżowe są również świetnym sposobem na ocenę umiejętności pracowników w porównaniu z wymaganymi standardami.
Ocena przez zewnętrznego eksperta
Możesz poprosić zewnętrznego eksperta merytorycznego (SME) o ocenę umiejętności i wiedzy Twoich pracowników. Zaangażowanie zewnętrznego interesariusza eliminuje możliwość stronniczości i faworyzowania, powszechne w większości organizacji, podczas oceny konkretnego działu lub pracownika.
👨💼 Informacje od menedżerów i ekspertów branżowych
Kierownicy projektów doskonale rozumieją umiejętności i możliwości swoich podwładnych. Oni lub eksperci merytoryczni (MŚP) mogą pomóc lepiej zdefiniować luki w wydajności, które widzą w codziennych zadaniach członków zespołu.
🧑🧑 Grupy fokusowe
Grupa fokusowa to sposób na uzyskanie opinii od wielu różnych osób jednocześnie. Grupy osób o podobnych potrzebach szkoleniowych, umiejętnościach lub branżach mają wspólne punkty do omówienia i sfinalizowania decyzji.
Możesz przeprowadzić je samodzielnie lub zatrudnić firmę lub konsultanta, który pomoże Ci w tym procesie.
Przegląd wskaźników wydajności z przeszłości
Można również spojrzeć na dane dotyczące wydajności w przeszłości, aby rozpoznać słabe punkty pracowników i wykorzystać je do zalecenia środków naprawczych.
Wiele dużych korporacji zaleca lub wprowadziło obowiązek comiesięcznych odpraw menedżerów z członkami zespołu. Przełożeni zazwyczaj zapisują uwagi z takich spotkań w programie Excel lub na platformie systemu informacji o zasobach ludzkich (HRIS).
Firmy, które korzystają z rozwiązań programowych do śledzenia ocen wydajności, mogą skutecznie wykorzystywać te dane do podejmowania strategicznych decyzji.
Na przykład platforma HRIS może mieć różne atrybuty pracowników, takie jak komunikacja interpersonalna, myślenie analityczne, praca zespołowa i wiele innych.
Menedżer może następnie zostać poproszony o ocenę biegłości pracownika w zakresie każdego atrybutu w skali od 1 do 5 lub użyć określeń takich jak "zdecydowanie się zgadzam" lub "zdecydowanie się nie zgadzam".
Menedżerowie HR i specjaliści ds. badań i rozwoju mogą przeglądać te informacje, aby zidentyfikować luki w różnych działach.
Wywiady jeden na jeden
Każdy ma swoją historię do opowiedzenia, opinię do podzielenia się i pomysł do zrealizowania.
Indywidualne rozmowy kwalifikacyjne mogą stać się nużące, ale na dłuższą metę pomogą każdemu liderowi HR uzyskać solidną wiedzę na temat swoich pracowników. Ponadto aplikacje do wideokonferencji, takie jak Zoom, umożliwiają nagrywanie każdego spotkania w celu wykorzystania go w przyszłości.
Najlepsze praktyki w zakresie oceny potrzeb szkoleniowych
Ocena potrzeb szkoleniowych zapewnia systematyczne podejście do określania potrzeb szkoleniowych poprzez identyfikację luk w wydajności. Jako profesjonalista w dziedzinie HR, pomoże ci to zalecić plany L&D poparte danymi, które mogą wypełnić luki w umiejętnościach.
Prawidłowo przeprowadzona analiza potrzeb szkoleniowych, a następnie spersonalizowane działania L&D zwiększają wydajność pracowników.
Spędzisz cenny czas i wydasz pieniądze na niewłaściwe szkolenia, źle przeszkolisz swoich pracowników lub po prostu przeoczysz kwestię, która może prowadzić do kosztownego błędu, jeśli zepsujesz ocenę potrzeb szkoleniowych.
Postępując zgodnie z tymi najlepszymi praktykami dotyczącymi skutecznej oceny potrzeb szkoleniowych, można uniknąć tych problemów.
Porozmawiaj ze wszystkimi interesariuszami
Pierwszym krokiem do przeprowadzenia oceny potrzeb szkoleniowych jest rozmowa zarówno z pracownikami, jak i kierownictwem. Przed zwróceniem się do kogokolwiek należy określić, jakich informacji się szuka i z jakimi osobami należy się skontaktować, aby je uzyskać.
Chociaż w dużych firmach nie jest możliwe osobiste kontaktowanie się z każdym pracownikiem, opracuj systemy, które pomogą Ci nawiązać kontakt z pracownikami. Na przykład, możesz użyć Zavvy do zaplanowania ankiet.
Zadawanie właściwych pytań pomoże ci uzyskać informacje potrzebne do podjęcia decyzji o kolejnych krokach.
Definiowanie celów treningowych
Zidentyfikuj cele, które chcesz osiągnąć po ukończeniu szkolenia. Jeśli nie wiesz, gdzie chcesz skończyć, ustalenie, w jaki sposób Twoi pracownicy mogą poprawić swoją wydajność, może być trudne.
Na przykład, jako HR w firmie programistycznej, celem może być sprawienie, by 30% pracowników biegle posługiwało się określonym językiem programowania lub umiejętnościami technicznymi, takimi jak testowanie automatyczne lub analiza danych.
Możesz użyć spersonalizowanych metod analizy luk, aby ocenić obecną biegłość pracowników w zakresie określonych umiejętności, gdy masz kierunek.
Dokładna analiza danych
Dobrze zorganizowane dane mogą otworzyć drzwi do potężnych rozmów z każdym członkiem organizacji. Zagłęb się w dokumentację HR i wykorzystaj odpowiednie umiejętności, wiedzę i zainteresowania swoich pracowników, dział po dziale.
Poświęć czas na przejrzenie wszystkich zebranych punktów danych i przeanalizuj je obiektywnie przed sformułowaniem ostatecznych zaleceń. Możesz przedstawić dane wizualnie, aby poprawić ich zrozumienie.
Opracowanie standardowych procesów
Opracuj formalny plan, który definiuje proces, zakres i harmonogram analizy potrzeb szkoleniowych. Sformalizowanie procesu TNA umożliwi wielokrotne wykorzystywanie go w różnych działach lub w odniesieniu do różnych osób.
Skalowanie oceny potrzeb szkoleniowych od mniejszych zespołów do całego działu staje się możliwe, gdy masz wdrożony system.
Przeprowadzenie grup fokusowych z pracownikami o podobnych potrzebach szkoleniowych.
Najlepsze praktyki grup fokusowych do przeprowadzania analizy potrzeb szkoleniowych:
- Niech każdy czuje się wysłuchany i szanowany. Zachęca to do otwartej komunikacji i pozwala każdej osobie wnieść swój wkład bez obawy o osąd ze strony innych.
- Zadawaj pytania pojedynczo i daj każdemu szansę na odpowiedź.
- Używaj pytań otwartych, które zachęcają uczestników do swobodnego dzielenia się swoimi przemyśleniami.
- Pamiętaj, że nie próbujesz tylko dowiedzieć się, jak ludzie czują się w swojej pracy - chcesz wiedzieć, jakie konkretne rzeczy chcieliby zmienić lub jakie problemy napotykają w pracy każdego dnia.
Rekomendowanie szkoleń na podstawie ich ważności
Po przeprowadzeniu analizy luk i ocenieniu wszystkich opcji szkoleniowych, należy zalecić i zaplanować szkolenie na podstawie jego ważności.
Załóżmy, że dane sugerują, że zespół sprzedaży nie może komunikować się pewnie w określonym języku ważnym dla zamykania potencjalnych klientów (na przykład w języku niemieckim). W takim przypadku ważne jest, aby polecić lekcje niemieckiego swojemu zespołowi sprzedaży.
Lub załóżmy, że prawo regionalne wymaga, aby poinformować wszystkich pracowników o kwestiach zgodności. W takim przypadku zespół L&D powinien jak najszybciej zaplanować takie szkolenie.
Szablon oceny potrzeb szkoleniowych
Chcesz wiedzieć, jak stworzyć zaangażowanych pracowników? Niespodzianka: Nie ma magicznej formuły, a zamiast tego chodzi o małe rzeczy - i duży obraz.
Kiedy pracownicy otrzymują wsparcie i możliwości, stają się zaangażowani. Kiedy zaangażowani pracownicy są pytani o pomysły i mają przestrzeń do rozwoju zawodowego, ich pasja przenosi się na ich pracę. Rezultat? Aktywni i zainspirowani pracownicy, którzy mogą pomóc w rozwoju firmy.
Zacznij od zadawania właściwych pytań swoim pracownikom za pomocą tych gotowych do użycia szablonów TNA!
➡️ Rozwijaj swoich pracowników z Zavvy
Przeprowadzenie oceny potrzeb szkoleniowych (TNA) jest niezbędnym krokiem w wielu programach HR, ponieważ solidna i kompleksowa ocena zespołu ujawnia, gdzie pracownicy potrzebują największego wsparcia. Ma to kluczowe znaczenie dla określenia, czy pracownicy firmy są przygotowani do realizacji celów organizacji.
TNA nie jest jednorazowym wydarzeniem; jest to ciągły proces, który mierzy potrzeby szkoleniowe i rozwojowe w czasie. Jego celem jest określenie, którzy pracownicy mogliby skorzystać ze szkoleń, które pomogłyby im stać się bardziej efektywnymi w swojej pracy.
Aby przeprowadzić udane TNA, należy zidentyfikować umiejętności wymagane przez pracowników, zmierzyć ich obecne poziomy umiejętności w celu zidentyfikowania luk, a następnie zalecić konkretne szkolenia w celu wypełnienia tych luk.
Załóżmy, że jesteś specjalistą ds. zasobów ludzkich w małej organizacji. W takim przypadku prawdopodobnie przeprowadzasz szkolenia pracowników na zasadzie ad-hoc.
Jeśli jednak pracujesz w dużej firmie z wieloma działami i rozproszonymi geograficznie lokalizacjami, w takim przypadku sensowne jest korzystanie z bardziej sformalizowanych systemów wspierających naukę. W ten sposób można zachować spójność między działami i lokalizacjami, zapewniając jednocześnie, że szkolenia pomagają organizacji rozwijać się i doskonalić.
Zautomatyzowane przepływy pracy Zavvys mogą ułatwić życie, obniżyć koszty i skutecznie prowadzić programy L&D. Dowiedz się więcej o naszym rozwiązaniu do rozwoju pracowników tutaj.