7 conseils pour donner un retour d'information efficace aux employés + conseils d'experts
Un retour d'information efficace est essentiel au stade du développement et de la fidélisation de l'expérience des employés.
Pourtant, il est facile de commettre des erreurs en donnant un retour d'information.
Par exemple, le choix d'un mauvais cadre, l'accumulation de critiques et un langage corporel négatif peuvent faire plus de mal que de bien.
C'est là qu'intervient une stratégie efficace de retour d'information sur les employés.
Un retour d'information efficace garantit que votre message passe clairement et que vos travailleurs sont motivés pour améliorer leurs performances.
🔭 Qu'est-ce qu'un retour d'information efficace ?
Un retour d'information efficace consiste à donner des informations précieuses et correctives aux employés afin d'améliorer leurs performances. Un retour d'information efficace peut être positif ou négatif et se concentre généralement sur un comportement ou une situation spécifique.
Pour que votre retour d'information soit efficace, il faut qu'il le soit :
- Proactif: le retour d'information doit avoir lieu peu de temps après un événement afin que les employés puissent remédier immédiatement aux inefficacités.
- Spécifique: se concentrer sur une activité particulière des employés, et non sur l'ensemble de leur expérience au sein de l'organisation.
- Objectif: donner un retour d'information basé sur ce que vous avez étudié et non sur vos sentiments personnels.
- Constructif: il ne doit pas être empreint de jugement ni faire appel à la communication non violente. Elle doit plutôt mettre en évidence les lacunes des employés, l'impact à grande échelle de l'organisation et fournir un plan d'action.
- Cohérence: un retour d'information efficace sur les employés doit être un processus récurrent et systématique. En fonction de votre structure organisationnelle, vous pouvez procéder à un examen hebdomadaire, annuel ou trimestriel des performances.
👀 Comment donner un feedback efficace à vos employés avec des exemples
Commencer par le positif
Vous pourriez être tenté d'accompagner votre déjeuner d'un sandwich au retour d'information. Ce type de sandwich consiste à féliciter votre employé, à lui reprocher ses erreurs, puis à le féliciter à nouveau. Si c'est votre cas, commencez à faire le contraire.
Cette méthode tourne autour du pot et empêche les employés de comprendre votre point principal. Commencez plutôt par un commentaire positif. Il peut s'agir des dernières réalisations de vos employés ou d'un projet sur lequel ils travaillent actuellement.
Dites quelque chose du genre : "Anna, je suis vraiment impressionné par la conception de l'interface utilisateur de notre application de fitness. Tu donnes un excellent exemple à tous les membres de l'équipe". Procédez ensuite à des commentaires constructifs.
Voici comment vous pouvez le faire sans paraître intimidant :
- Faites une pause après avoir donné un feedback positif. Permettez à vos employés d'assimiler ce que vous venez de dire et d'y répondre.
- Expliquez-lui pourquoi vous avez organisé cet entretien privé.
- Évitez d'utiliser des "mais" - en revanche, séparez les commentaires positifs et négatifs. Par exemple : "Tout d'abord, j'aimerais dire... (faire des éloges). Deuxièmement, je suis convaincu qu'il serait préférable que vous... (donnez des commentaires constructifs)".
Soyez précis
Examinons ces deux exemples :
"Anna, j'adore les nouveaux boutons interactifs que vous avez ajoutés à notre application de fitness. J'ai juste l'impression qu'ils sont en conflit avec le thème. Pouvez-vous réduire leur taille ?"
Versus...
"Anna, excellent travail ! Mais tu dois améliorer tes dessins".
La première déclaration est un retour d'information spécifique. Elle indique à l'employé ses points forts et les domaines dans lesquels il doit apporter des modifications à son travail. En revanche, la deuxième déclaration est générique et confuse. Elle n'indique pas au concepteur UX ce qu'il doit modifier dans ses conceptions.
En donnant un retour d'information spécifique à l'employé, comme dans la première déclaration, Michael AlexisPDG de teambuilding.com:
Mon Mon premier conseil pour donner un retour d'information aux employés est d'être plus direct. Demandez aux membres de votre équipe : "Sur une échelle de 1 à 10, dans quelle mesure êtes-vous direct en matière de retour d'information ? De nombreuses personnes répondront "6, 7 ou 8", expliquant que cela permet d'atténuer le message et de protéger les sentiments du destinataire.
Posez ensuite la question suivante : "Sur la même échelle, dans quelle mesure souhaitez-vous recevoir un retour d'information direct ? Vous entendrez beaucoup de 9 et de 10. L'idée est que les gens veulent un retour d'information direct et sont plus résilients que vous ne le pensez. Lorsque vous donnez aux gens des informations claires et transparentes, vous leur donnez également la possibilité de répondre, d'expliquer, d'améliorer, etc. tout le monde y gagne."
Être objectif
L'objectivité dans le retour d'information implique de se référer à des comportements que l'on a soi-même observés. Ne fondez pas votre feed-back sur des rumeurs et des on-dit qui circulent dans l'espace de travail. Au contraire, transformez vos observations en points de données pour que votre feedback soit solide et ait un impact.
Par exemple, n'utilisez pas de phrases telles que "Tu es toujours en retard au travail et cela commence à affecter tes performances". Cette phrase crée un espace de défensive avec les employés qui risquent de contrer votre opinion au lieu d'ajuster leur comportement.
Optez plutôt pour le modèle Situation-Comportement-Impact.
Par exemple, dites : "Depuis trois jours (la situation), vous êtes absent des réunions (le comportement) et j'ai remarqué que cela affecte l'avancement de notre projet en cours (l'impact)".
En engageant la conversation sur cette voie, vous montrez que vous êtes conscient du problème. Vous avez vu comment il affecte tout le monde et vous prenez maintenant des mesures proactives pour le résoudre, indépendamment de vos sentiments personnels à l'égard de l'employé.
Leanne Renningerfondatrice de LifeLabs Learning, explique qu'une autre raison d'adopter cette approche est qu'elle renforce les comportements positifs :
"Nous voulons pouvoir spécifier exactement ce que nous voulons que l'autre personne augmente ou diminue. Et si nous nous en tenons à des mots flous, il n'aura en fait aucune idée de ce qu'il doit faire pour continuer à répéter ce comportement."
Utilisez ces conseils pour maintenir l'objectivité :
- Éloignez la conversation de vos habitudes personnelles. Concentrez-vous sur la situation et non sur la personne.
- Ne partez pas du principe que vos employés disposent de tous les éléments de contexte. Définissez la nature du problème et montrez-leur pourquoi c'est un problème.
- N'ayez pas peur de donner un retour d'information négatif. Évitez d'adoucir le choc avec un "sandwich de feedback".
- Écoutez leur version de l'histoire. Soyez ouvert à la possibilité de contribuer au problème.
Donner des conseils pratiques
Contrairement au sandwich du retour d'information, un retour d'information efficace commence de manière positive, place la critique constructive au centre et se termine par des mesures concrètes qui donneront aux employés la possibilité de s'améliorer.
Il est essentiel que vous fournissiez ces étapes après avoir communiqué les résultats de votre évaluation. Cela aidera vos employés à se sentir en confiance par la suite, car cela montre que vous vous souciez de leurs progrès et de leur réussite. Leur attention se détourne alors de l'aspect négatif de votre feed-back pour se porter vers l'avenir.
Par exemple, vous pouvez dire : "L'une des habitudes qui m'a aidé à arriver tôt au travail de manière régulière est de terminer la moitié de ma liste de tâches la veille au soir. Cela vous conviendrait-il également ?"
Voici d'autres mesures que vous pouvez prendre :
- Planifier des réunions de suivi
- Partagez des solutions concrètes. Mentionnez comment ces étapes ont fonctionné pour vous ou utilisez d'autres études de cas.
- Leur fournir les ressources nécessaires.
- Citez les actions positives que vous souhaiteriez voir se multiplier.
Faire en sorte que le retour d'information soit fréquent
32% des salariés doivent attendre plus de trois mois pour recevoir un retour d'information de la part de leur chef d'équipe.
La fréquence du retour d'information dépend de votre structure organisationnelle et de votre calendrier, mais dans l'idéal, vous devriez donner un retour d'information peu de temps après qu'une situation s'est produite. Plus vite vous fournirez un retour d'information aux employés, plus vite ils pourront apporter les changements nécessaires.
PDG de SnackNation, Sean Kellydéclare que :
Si vous ne le faites pas, d'autres choses viendront combler le vide. Vous ne verrez pas cette personne ou n'aurez pas de contact personnel avec elle avant quatre ou cinq jours, une semaine ou deux semaines. À ce moment-là, vous aurez perdu votre chance, car cela vous semblera bizarre. Si vous en parlez, on vous dira : "Quoi ? Tu es resté assis et tu te sens comme ça ?" ou "As-tu accumulé du ressentiment ?"
Dans un tel scénario, les employés sont plus susceptibles d'oublier certaines situations ou certains comportements. Il vous sera alors plus difficile de résoudre les problèmes.
En même temps, un retour d'information fréquent peut rapidement devenir écrasant ou donner l'impression d'une microgestion.
Voici comment éviter cela :
- Vérifiez vos motivations avant de donner votre avis. Le faites-vous parce que vous êtes irrité ou parce que vous souhaitez réellement améliorer la situation ?
- Utilisez des outils de retour d'information en complément d'une réunion formelle, par exemple Qualtrics, Impraise et Weekdone.
- Observez l'environnement. Si vos employés sont tendus ou émotifs, ce n'est pas le bon moment - attendez que la chaleur retombe.
Communiquer en face à face
Les rencontres individuelles avec les employés sont essentielles pour établir la confiance. Cela leur permet de lire votre langage corporel et de savoir si vous êtes transparent. Cela stimulera également la productivité, car l'employé prendra la situation plus au sérieux qu'en lisant vos commentaires par courrier électronique.
En outre, le fait de donner un feed-back écrit augmente les risques d'interprétation erronée. Vos employés pourraient facilement prendre votre point d'exclamation pour un signe de colère ou de cri. En réalité, vous essayez de leur dire que la situation est urgente.
Sur cette note, Alexandria Butlerfondatrice de Sista Circle, conseille ce qui suit :
Vous voulez donner un retour d'information efficace à vos employés ? Apprenez à connaître vos collaborateurs.
Chacun communique différemment et chacun a des déclencheurs différents. Il est important de passer du temps avec les membres de votre équipe pour apprendre à les connaître en tant qu'êtres humains.
Demandez-leur de vous parler de leurs relations professionnelles préférées et de leurs pires moments professionnels. Comprendre la personnalité et les bêtes noires d'une personne vous aidera à fournir le meilleur retour d'information possible - de la meilleure façon possible.
Pour ce faire :
- Créez un environnement confortable pour encourager les employés à s'exprimer. Organisez la session de feedback dans une salle de réunion ou un bureau privé.
- Maintenez un bon langage corporel. Établissez un contact visuel pour montrer votre intérêt. N'inclinez pas votre corps vers l'extérieur (impatience de partir) et ne croisez pas les bras (hostilité/défense).
Remarque : pour aider les gens à comprendre la personnalité, les hauts et les bas de chacun, nous avons mis au point un programme spécifique :"Conversations qui comptent".
Il s'agit d'une routine de connexion bihebdomadaire amusante qui rassemble les gens et les encourage à parler de leurs "hauts et bas".
Écouter d'abord
N'oubliez pas que l'objectif du retour d'information est d'améliorer les performances de l'employé, et non de l'intimider ou de le mettre au pied du mur. Le processus vous concerne également. Les séances individuelles de retour d'information avec les employés peuvent mettre en lumière les erreurs inconscientes de gestion que vous commettez.
Maciek Kubiakresponsable du personnel chez PhotoAiD, déclare que :
L'écoute et l'attention sont deux outils essentiels sur lesquels vous pouvez compter pour rendre votre équipe plus productive. Étant donné que les commentaires constructifs sont donnés dans le cadre d'une conversation, lorsque l'autre personne de l'équipe se sent écoutée, elle cultive la confiance entre les employés et l'entreprise.
En outre, les deux parties doivent écouter, les deux parties doivent s'écouter En outre, les deux parties doivent s'écouter mutuellement pour dialoguer et trouver des possibilités d'améliorer les performances de l'équipe de travail. De même, cela permet à un environnement de travail positif de devenir une réalité dans les organisations qui encouragent l'écoute active et le retour d'information constructif de cette manière.
L'écoute permet également d'éviter de se retrouver bloqué en essayant de résoudre un problème insoluble.
Par exemple, la raison pour laquelle votre employé commence soudainement à arriver en retard peut être due à des responsabilités familiales. Il peut avoir des enfants en bas âge ou des personnes à charge dont il faut s'occuper avant de quitter la maison.
En identifiant la source de la situation, vous pouvez proposer des solutions réalistes, comme l'ouverture d'une unité de garde d'enfants pour les parents ou la mise à jour des politiques de congé.
Devenez plus à l'écoute de vos employés en suivant les étapes suivantes :
- Minimisez les distractions dans l'environnement. Éteignez vos appareils et accordez toute votre attention.
- Apprenez les techniques de communication douce pour développer votre intelligence émotionnelle.
- Demandez des suggestions d'amélioration pour affiner vos compétences en matière de leadership.
💡 Consultez : 30 exemples de feedback construc tif pour des scénarios de compétences et de comportements spécifiques et 36 exemples de feedback constructif pour les personnes très performantes.
👂 Comment recevoir un retour d'information sur le lieu de travail ?
Un retour d'information efficace fonctionne dans les deux sens : il permet aux responsables des ressources humaines de s'améliorer dans leur travail et aux employés d'affiner leurs comportements et leurs performances.
Si vous recevez des commentaires sur votre lieu de travail, la première chose à faire est d'écouter. Écoutez les commentaires et n'interrompez pas vos employés pendant qu'ils donnent leur avis -attendez qu'ils aient fini de parler.
Mais il ne s'agit pas seulement d'être patient en écoutant. Soyez ouvert aux suggestions et aux idées de l'orateur. Lorsque vous avez tout entendu, faites attention à vos réponses. Les actes sont plus éloquents que les mots, de sorte que le moindre haussement de ton ou changement dans votre langage corporel peut envoyer un message négatif.
Posez des questions et demandez des exemples d'erreurs que vous avez commises pour obtenir des éclaircissements. Réfléchissez à ce que vous venez d'entendre et ne vous empressez pas de trouver des excuses. Pensez plutôt à la validité du retour d'information. L'orateur ne représente qu'une fraction de l'effectif total de l'organisation, vous n'êtes donc pas toujours obligé d'agir en conséquence.
Avant de prendre une décision, vérifiez auprès d'autres employés l'exactitude du retour d'information. Voici quelques mesures supplémentaires à prendre pour recevoir un retour d'information professionnel sur le lieu de travail :
- Pratiquer la gestion de la colère ou du stress. Effectuer des exercices de respiration pour renforcer la tolérance aux situations inconfortables.
- Apprécier le retour d'information pour encourager l'ouverture.
- Assumez vos erreurs et présentez vos excuses si nécessaire.
🤝 Comment instaurer une culture du retour d'information ?
La culture du retour d'information désigne l'habitude de partager le retour d'information entre pairs au sein d'une organisation. Une bonne culture du retour d'information est une culture où les employés sentent qu'ils peuvent partager leurs idées, quel que soit le rôle du destinataire. Les employés sont plus enclins à s'aligner sur le retour d'information s'ils voient que leurs dirigeants mettent en pratique ce qu'ils prêchent et que personne n'est au-dessus du système.
Les meilleures pratiques suivantes vous aideront à mettre en place une culture saine du retour d'information dans votre organisation :
Formation sur le retour d'information
Chaque membre du personnel de l'organisation doit apprendre à recevoir et à donner un retour d'information, du plus bas au plus haut niveau de la hiérarchie. Il est utile d'élaborer une ligne directrice ou un cours de formation pour rationaliser le processus de retour d'information. Vos lignes directrices en matière de retour d'information doivent définir
- Qui donne le retour d'information ?
- Qui le reçoit ?
- La fréquence et la procédure
- L'objectif et les attentes
Organiser des cours de formation pour enseigner une communication efficace. Partagez du matériel ou des ressources pour favoriser un apprentissage rapide. Par exemple, le modèle de la fenêtre de Johari, un outil populaire pour illustrer et améliorer la connaissance de soi et la compréhension mutuelle des coéquipiers.
Conseil : partagez le matériel sous forme de guides pratiques et de vidéos numériques.
Exploiter plusieurs canaux de communication
De nombreuses organisations éprouvent des difficultés à instaurer une bonne culture du retour d'information en raison de l'étendue de leur contrôle. Les managers ont trop de personnel sous leurs ailes, ce qui rend impossible les entretiens individuels avec les employés. Ils dépendent donc d'un retour d'information collectif.
Le principal inconvénient des évaluations de groupe est qu'elles ne permettent pas de se concentrer sur un seul employé. Les employés ne sauront pas précisément ce qu'ils font de bien ou ce qui ne va pas dans leur routine. La meilleure stratégie consiste à combiner plusieurs canaux de retour d'information.
Par exemple, évaluez la situation afin de déterminer la structure de retour d'information qui conviendrait le mieux. Le retour d'information en groupe est idéal lorsque vous devez aligner plusieurs employés sur un objectif ou un résultat particulier. Mais si vous avez besoin d'établir un lien plus profond avec les employés, les discussions individuelles sont la solution.
D'autres canaux de retour d'information peuvent être utilisés :
- 360-feedbackLe 360-feedback est un système de retour d'information complet dans lequel tout le monde donne son avis. Par exemple, les cadres, les superviseurs et même les clients.
- Retour d'information virtuel: élimine les réunions physiques, efficace pour les travailleurs à distance.
- Feedback anonymeLe retour d'information anonyme : cache l'identité des participants au retour d'information. Les employés sont plus enclins à s'exprimer lorsqu'ils sont assurés de ne pas subir de conséquences.
En faire une routine
Tenez vos employés responsables de leurs actions après avoir reçu un retour d'information.
Conseil n° 1 : créez un système qui mesure les progrès des employés, par exemple en fixant des indicateurs clés de performance (ICP) ou des objectifs de performance SMART.
Conseil n° 2 : Encouragez vos employés et leurs chefs d'équipe à mettre en place des routines de vérification pour partager leur retour d'information. De cette manière, vous combinez des données quantifiables avec des interactions en face à face et vous concevez des solutions tangibles. Les réunions 1:1 sont un format idéal pour cela.
🌈 Les avantages du retour d'information sur le lieu de travail
Augmente la motivation
Les organisations qui investissent dans un retour d'information efficace constatent une augmentation de 2,5 fois de l'engagement des employés.
Lorsque vous donnez un retour d'information, les employés prennent conscience d'eux-mêmes.
Ils prennent conscience de l'ampleur réelle de leur impact sur l'organisation et de la qualité de leur travail. S'ils sont à la traîne, ils seront motivés pour améliorer leurs performances.
Apprentissage continu
75 % des salariés sont accaparés par des tâches monotones et des horaires prolongés sur leur lieu de travail. Cela peut peser sur leur bien-être et leurs performances, et provoquer un épuisement professionnel.
Cependant, un retour d'information régulier et efficace peut les inciter à apprendre quelque chose de nouveau et à se perfectionner.
Améliore les relations
Le fait d'imposer vos opinions et de mettre l'accent sur les aspects négatifs lors du retour d'information peut amener les employés à développer des sentiments de ressentiment à votre égard. Au contraire, lorsque vous donnez un retour d'information efficace, vous établissez un système de confiance dans lequel les travailleurs peuvent tout vous dire.
Il améliore également les relations au niveau de l'expérience du candidat.
52% des candidats ont déclaré qu'ils postuleraient à nouveau auprès d'une organisation s'ils recevaient des conseils en matière de recrutement ou un retour d'information sur leurs performances après un refus. Cette relation positive peut stimuler vos références. Ces candidats sont plus susceptibles de laisser de bonnes critiques sur votre organisation.
Bon pour le développement personnel
Des études montrent qu'il existe un lien entre le retour d'information positif et l'efficacité personnelle. Le retour d'information peut renforcer l'estime de soi de l'employé lorsqu'il est donné de manière efficace. Il leur fera penser : "Je suis un travailleur productif. Je n'ai pas été à la hauteur aujourd'hui. Cependant, je peux faire mieux si je suis ce processus".
D'un autre côté, un feedback totalement négatif leur dit "tu n'es pas assez bon", ce qui peut nuire à leur santé mentale.
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Donner un retour d'information peut s'avérer difficile. Personne n'aime être le méchant de la conversation, mais vous n'avez pas à l'être. Cela devient plus facile lorsque vous ne laissez pas vos employés se débrouiller seuls avec leurs erreurs.
Lorsque vous donnez un feedback efficace, ne vous contentez pas de dire à vos collaborateurs qu'ils font quelque chose de mal, mais proposez-leur des solutions.
Travaillez ensemble à l'élaboration de solutions au lieu d'aboyer des ordres. Menez la conversation en dressant des listes à puces de ce qu'ils peuvent faire pour s'améliorer et ajoutez-les à un plan de développement de l'employé.
Lorsqu'ils s'améliorent, reconnaissez leurs réussites.
La mise en place d'un système de retour d'information efficace ne se fait pas en un jour. Toutefois, en appliquant régulièrement les pratiques décrites ci-dessus et en misant sur le renforcement positif, vous obtiendrez de meilleurs résultats au sein de votre organisation au fil du temps.
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