Comment mesurer le temps de productivité des nouveaux embauchés et encourager de meilleures performances ?
Êtes-vous fatigué de jouer aux devinettes lorsque vous évaluez les performances de vos nouveaux employés ?
- De combien de temps les nouveaux employés ont-ils besoin pour devenir productifs ?
- Les personnes recrutées dans d'autres entreprises rattrapent-elles leur retard plus rapidement que les vôtres ?
La vérité est que cela dépend de votre secteur d'activité, de votre fonction, de votre niveau d'ancienneté et de votre processus d'intégration.
Toutefois, certains facteurs et processus peuvent améliorer le temps de productivité de votre nouvel employé.
Vous devrez mesurer les bons paramètres pour suivre leurs progrès et leur proposer des mesures concrètes afin d'encourager les meilleures performances. Le délai de productivité est l'un de ces paramètres.
Cet article aborde tout ce qu'il faut savoir sur cet indicateur et sur la manière d'améliorer les performances de vos nouveaux employés.
✈️ Quel est le temps de productivité d'un nouvel employé?
Le temps de productivité d'un nouvel employé est un indicateur qui mesure le temps qu'il faut à un nouvel employé pour ajouter de la valeur à votre entreprise à partir de la date d'entrée en fonction.
Vous pouvez le considérer comme une mesure de la performance des nouveaux embauchés et un indicateur utilisé pour mesurer l'efficacité de votre processus d'intégration, puisque le fait d'aider les nouveaux embauchés dès le départ améliore leur temps de productivité.
Mark Pierce, PDG de Cloud Peak Law Grouppeut le comprendre. Il déclare : "Le facteur le plus important qui influe sur le délai de productivité d'un nouvel employé est le soutien qu'il reçoit au cours de son premier mois de travail. Plus un nouvel employé reçoit d'instructions directes de la part de son supérieur, plus il devient rapidement productif."
🔍 Pourquoi suivre le temps de productivité?
Évaluez votre processus d'intégration
Le temps de productivité des nouveaux employés est un excellent moyen d'évaluer si l'intégration des employés se passe bien.
"Si les nouveaux employés mettent plus de temps à devenir productifs, cela peut indiquer que nous devons apporter des changements à notre programme d'intégration. Michelle Hague, responsable des ressources humaines chez Solar Panels Network USA.
L'un de nos clients, Alascoen a fait l'expérience.
Avant d'utiliser le logiciel d'intégration des employés de Zavvy, Alasco suivait un processus d'intégration manuel intensif, présentant aux nouveaux employés les tâches qui leur étaient assignées par le biais d'e-mails, de démonstrations de produits et d'autres documents d'intégration.
Mais à mesure que l'entreprise se développait et adoptait un environnement de travail convivial à distance, il devenait de plus en plus difficile de répondre aux demandes d'intégration et le temps de productivité des nouveaux employés commençait à s'amenuiser.
Ils ont tiré parti du logiciel d'accueil des employés de Zavvy pour :
- Automatiser leur processus d'intégration.
- Créer un parcours d'accueil unifié.
- Présenter les membres de l'équipe.
Leurs résultats ? Réduire de moitié le délai de productivité. Désormais, les nouveaux employés deviennent productifs en moins de deux semaines. Êtes-vous fatigué de jouer aux devinettes lorsque vous évaluez les performances de vos nouveaux employés ?
Évaluer la santé de votre entreprise
Une organisation saine a naturellement un impact sur la productivité et le moral des employés.
Une équipe dirigeante divisée peut affecter la communication et la clarté au sein de l'organisation, ce qui, en fin de compte, affecte les performances d'un nouvel employé et la capacité de l'entreprise à conserver ses talents.
En mesurant le temps de productivité des nouveaux employés, l'organisation peut rapidement identifier les perturbations de la santé de l'organisation et y remédier avant qu'elles n'affectent l'ensemble du personnel.
"Si les nouveaux embauchés ont du mal à devenir productifs, cela peut indiquer que quelque chose ne va pas dans notre façon de travailler", déclare Michelle Hague, responsable des ressources humaines. Michelle Hague, responsable des ressources humaines.
Évaluer les performances des employés
La période d'essai donne aux employeurs et aux employés suffisamment de temps pour décider si le contrat de travail convient aux deux parties.
Grâce à des mesures de productivité telles que le temps de productivité, vous pouvez analyser les performances d'un nouveau salarié pendant la période d'essai et déterminer s'il est satisfait de son travail et des conditions d'emploi.
"Notre agence propose une offre de rachat au bout de 60 jours afin que les personnes qui ne conviennent pas puissent trouver une meilleure carrière, et nous utilisons des mesures de productivité pour ces deux premiers mois afin de déterminer leur succès jusqu'à présent." - Flynn Zaiger, PDG d'Online Optimism.
Améliorer les recettes
La faible productivité des nouveaux embauchés peut entraîner une perte de 1 à 2,5 % du chiffre d'affaires des entreprises.
Lorsque les employés deviennent plus rapidement productifs, ils peuvent contribuer plus tôt au succès de l'entreprise, ce qui se traduit par une augmentation des revenus.
Un processus d'intégration rationalisé réduit le temps nécessaire pour que les nouveaux employés atteignent leur plein potentiel, ce qui leur permet de générer plus rapidement de la valeur pour l'entreprise.
En outre, une intégration efficace peut conduire à un plus grand engagement des employés et à une réduction du taux de rotation, ce qui contribue à augmenter les revenus en réduisant les coûts d'embauche et de formation.
📏 Comment calculer le temps de productivité?
Le meilleur point de départ consiste à définir ce que signifie la "pleine productivité" pour votre organisation.
Voici quelques facteurs à prendre en considération :
- Atteindre un objectif spécifique.
- Compléter la formation.
- Atteindre certains objectifs de performance.
Conseil n° 1 : si vous utilisez la réalisation d'objectifs spécifiques comme indicateur de productivité, définissez des ICP clairs liés à la fonction .
Par exemple, pour un rédacteur de contenu, l'objectif peut être de publier son premier article.
Pour un chef de produit, on peut considérer qu'il est productif après avoir lancé sa première fonctionnalité.
Pour un comptable, vous pouvez considérer qu'il est pleinement productif lorsqu'il atteint un certain coût par facture ou un certain délai de résolution des erreurs.
Une fois que vous avez défini ce qu'est la "pleine productivité", il est temps de commencer à suivre l'évolution de la situation.
Suivez la date d'entrée en fonction de chaque nouvel employé et la date à laquelle il atteint sa productivité totale.
Pour calculer le temps de productivité :
- Soustrayez la date de début de la date de pleine productivité pour obtenir le nombre de jours qu'il a fallu à chaque nouvel employé pour atteindre la productivité totale.
- Faites la moyenne du nombre de jours pour toutes les nouvelles recrues afin d'obtenir le délai moyen de productivité pour votre organisation.
- Comparez cette moyenne aux normes du secteur et fixez des objectifs d'amélioration si nécessaire.
Andrew Gonzale, président de Business Loansajoute : "Une fois que vous avez défini ce qu'est la réussite, vous pouvez calculer le temps qu'il faut aux nouveaux employés pour l'atteindre. Il suffit d'additionner le nombre de jours écoulés depuis le début de leur mandat jusqu'à ce qu'ils atteignent leurs indicateurs clés de performance. Ensuite, faites une moyenne en totalisant le nombre de jours par employé et en le divisant par le nombre de nouveaux employés.
Conseil n° 2 : comparez les heures facturables aux heures d'apprentissage. Savoir combien de temps un employé passe à apprendre les ficelles du métier et comment il investit ces connaissances dans chaque tâche ou mission vous aide à mesurer son temps en termes de productivité.
Ashley Woodyatt, responsable des ressources humaines chez Woodyatt CurtainsAshley Woodyatt, responsable des ressources humaines chez Woodyatt Curtains, explique que son entreprise calcule le temps de productivité en suivant les heures facturables par rapport aux heures d'apprentissage dès la première semaine d'embauche. "En fonction de leur fonction, nous fixons un seuil à partir duquel les nouveaux employés devraient avoir plus d'heures facturables que d'heures d'apprentissage.
🕖 Combien de temps faut-il à un employé pour être pleinement productif ?
Selon un rapport de Gallup, il faut environ 12 mois à un nouvel employé pour devenir pleinement productif dans son nouveau rôle.
Une illustration graphique de Human Panel montrant le cycle de vie d'un employé indique qu'il faut environ 8 à 10 mois pour qu'un nouvel employé atteigne sa pleine productivité.
Cependant, toutes les industries ne sont pas identiques.
Dans certains secteurs et pour certaines fonctions, les délais de mise en œuvre sont plus longs, tandis que dans d'autres, la période d'adaptation est plus courte.
Henry Miller, cofondateur de StarRegister, déclare :
"D'après mon expérience avec les nouveaux employés, il faut environ 3 à 4 jours pour qu'ils se familiarisent avec le programme et se synchronisent avec le reste de notre personnel.
Il s'agit de leur permettre d'apprendre lentement l'importance de notre travail, de les laisser "se faire les dents" dans leur travail et de leur donner une idée de la manière dont chaque projet interagit avec les autres.
🏆 5 facteurs contribuant à la productivité de votre nouvel employé
Un processus d'intégration structuré
62 % des entreprises dotées de programmes d'intégration efficaces constatent une augmentation de 54 % de l'engagement des employés et un meilleur ratio temps/productivité.
Un programme d'intégration bien structuré comprendra un apprentissage en cours d'emploi et offrira aux nouveaux employés la possibilité d'établir des relations concrètes avec les principales parties prenantes, les responsables et les pairs.
"Si le nouvel employé dispose d'une feuille de route claire pour son intégration, qui l'aide à se préparer pleinement à son travail, il sera plus rapidement productif. Le processus d'intégration doit être conçu de manière à ce que le nouvel employé connaisse les politiques et procédures de l'entreprise et l'aide à acquérir les compétences spécifiques à son poste." Logan Mallory, vice-président de Motivosityune société spécialisée dans l'engagement des employés.
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La complexité du rôle
Si un nouvel employé commence un travail complexe nécessitant une formation intensive, il lui faudra probablement plus de temps pour devenir productif.
Ils doivent également se familiariser avec vos processus et vos outils afin d'apporter une valeur ajoutée plus rapidement.
Conseil : Une recrue qui suit une formation a plus de chances d'être productive qu'une recrue qui n'en suit pas. Vous devez donc veiller à ce que vos programmes de formation pour les nouveaux embauchés soient mis à jour avec un contenu pertinent.
💪 Nous avons rassemblé 15 bonnes pratiques pour former efficacement vos nouveaux employés.
La taille de l'entreprise
Les grandes entreprises ont souvent des rôles et des systèmes plus complexes, ce qui peut prendre plus de temps pour que les nouveaux employés les comprennent et les maîtrisent parfaitement.
À l'inverse, les entreprises plus petites peuvent avoir des rôles et des systèmes plus simples, ce qui permet aux nouveaux employés d'atteindre plus rapidement une productivité totale.
"La taille de l'entreprise peut avoir un impact sur le délai de productivité des nouveaux embauchés. Par exemple, dans une grande entreprise, il peut y avoir plus de bureaucratie et de paperasserie dans lesquelles les nouveaux embauchés doivent se frayer un chemin avant de pouvoir commencer à être productifs." Michelle Hague, responsable des ressources humaines.
Toutefois, les grandes entreprises disposent souvent de plus de ressources pour soutenir les nouveaux employés, telles que des programmes de formation, un mentorat et un accès aux outils et à la technologie. Toutes les ressources disponibles contribueront à accélérer le temps nécessaire pour qu'un nouvel employé atteigne sa pleine productivité.
Inversement, les petites entreprises peuvent disposer de moins de ressources, ce qui peut allonger la période d'adaptation.
La culture de l'organisation
"Si l'entreprise a une culture rapide ou compétitive, les nouveaux embauchés peuvent se sentir obligés d'être performants rapidement. En revanche, si la culture de l'entreprise est plus détendue, les nouveaux embauchés auront peut-être besoin d'un peu plus de temps pour s'intégrer", explique Michelle Hague.
Une culture qui favorise une communication ouverte et encourage les employés à poser des questions et à demander de l'aide peut aider les nouveaux embauchés à surmonter les difficultés et à atteindre plus rapidement une productivité totale.
Google en est un parfait exemple : une étude interne a montré que les nouveaux embauchés qui demandaient un retour d'information étaient plus productifs que ceux qui n'en demandaient pas.
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Le système de soutien de l'entreprise
Mark Pierce, PDG du Cloud Peak Law Group, déclare : "Si les nouveaux employés sont laissés à eux-mêmes pendant leur intégration en recevant simplement une liste de contrôle, un document ou une formation en ligne à suivre, ils mettront longtemps à être productifs, déclare : "Si les nouveaux embauchés sont livrés à eux-mêmes pendant leur intégration en recevant simplement une liste de contrôle, un document ou une formation en ligne à suivre, il leur faudra beaucoup de temps pour être productifs. En revanche, s'ils bénéficient d'une formation pratique et d'un retour d'information, ils seront plus rapidement opérationnels."
Conseil : Recueillez les commentaires des employés tout au long de la période d'intégration afin de déterminer s'ils ont besoin d'une aide supplémentaire pour s'intégrer.
💡 6 Stratégies pour réduire le temps de productivité des nouveaux embauchés dans votre organisation
Mettre l'accent sur la clarté des rôles et les attentes en matière de performances
Vos nouveaux employés ne peuvent pas devenir productifs s'ils ne comprennent pas correctement les tâches, les attentes et les fonctions qu'ils vont assumer.
Conseil n° 1 : détaillez les résultats attendus et définissez des indicateurs de performance clés pour suivre les progrès réalisés.
Conseil n° 2 : Veillez à ce que chaque rôle soit clairement défini et à ce qu'un niveau d'ancienneté lui soit attribué. De cette manière, il n'y aura aucun doute sur les responsabilités de chaque employé et de ses collègues.
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Offrir différents types de formation
La formation des nouveaux employés doit comprendre les éléments suivants
- La formation technique et la formation axée sur le rôle permettent d'acquérir les compétences spécifiques requises pour effectuer le travail de manière efficace.
Par exemple, si vous recrutez un représentant commercial, créez un programme d'intégration spécifique à l'équipe de vente afin d'aider les nouveaux employés à contribuer plus rapidement aux résultats de l'entreprise.
- La formation aux produits permet de s'assurer que tous les nouveaux membres comprennent votre secteur, votre marché et vos produits.
Conseil : Envisagez d'approfondir la connaissance des produits en fonction du rôle du nouvel employé.
- Formation à la sécurité: Vous ne voudriez pas que vos nouveaux employés compromettent la sécurité des données. La sensibilisation à la cybersécurité, la formation au phishing et les meilleures pratiques en matière de mots de passe sont des études incontournables pour la formation des nouveaux employés.
🔐 Il vous manque encore une formation sur la sécurité des données pour vos employés ? Dans ce cas, consultez le cours développé par les scientifiques de l'apprentissage de Zavvy.
Utiliser lemicrolearning pour promouvoir l'apprentissage
Des entreprises comme Google, Walmart et Nextworth utilisent le microapprentissage pour améliorer les performances de leurs employés sans empiéter sur leur emploi du temps chargé.
Le microlearning consiste à envoyer quotidiennement des pépites d'information, des leçons ou des cours de formation qui ne prennent que 10 à 15 minutes. Cette formation en petits morceaux est proposée par le biais de séries d'e-mails, de vidéos, d'infographies ou d'un coup de pouce de l'application pour compléter un jeu ou un quiz. Cette méthode permet au cerveau humain de retenir plus d'informations en y consacrant moins d'heures.
Freeleticsun coach IA basé sur une application, a collaboré avec Zavvy pour accroître l'engagement des employés en matière de formation.
L'équipe de Freeletics était disposée à donner aux employés les moyens d'acquérir de nouveaux concepts de formation.
Cependant, les tâches quotidiennes étant trop lourdes, les employés ne pouvaient pas mettre en pratique ce qu'ils avaient appris. La formation était donc reléguée au second plan et se perdait au fil du temps.
Avec Zavvy, ils ont créé des parcours d'accueil et de formation attrayants pour les nouveaux employés.
Le contenu combine des connaissances externes, de la documentation interne et des conseils pratiques - en combinant différents types de médias en une seule expérience diversifiée. De cette façon, chaque gestionnaire de personnel peut progresser individuellement et à son propre rythme dans son expérience d'intégration.
Créer un plan de formation
Un excellent plan de formation des employés définit les résultats de l'apprentissage, le suivi des progrès et les indicateurs d'efficacité pour la formation des nouveaux employés dans l'ensemble de l'organisation.
Examiner les compétences actuelles, identifier les lacunes en matière de connaissances et aligner la formation sur les objectifs de l'entreprise pour obtenir les meilleurs résultats.
Conseil : Tirez parti d'un système de gestion de la formation pour organiser la formation au lieu de vous fier à des feuilles de calcul et à des chaînes de courriels. Avec un système de gestion de la formation, vous pouvez unifier les supports de cours dans un tableau de bord unique et suivre la progression de la formation de chaque employé.
💡 Consultez plus de 10 exemples de plans d'entraînement.
Diviser l'intégration en phases
Il y a trois raisons fondamentales pour lesquelles nous recommandons de diviser l'intégration en phases afin d'accélérer la productivité des nouveaux employés :
- Le fait de diviser l'intégration en plusieurs phases permet de définir clairement ce que le nouvel employé doit savoir et être capable de faire à chaque étape du processus.
- Des phases multiples permettent d'évaluer rapidement les progrès et les performances du nouvel employé. Par exemple, avec un cadre d'intégration 30-60-90, vous pouvez organiser des réunions d'évaluation des performances du nouvel employé à la fin de chaque étape. Vous serez ainsi en mesure d'identifier rapidement les difficultés ou les obstacles et de fournir un soutien et une formation supplémentaires si nécessaire.
- En divisant le processus en phases, les professionnels des RH peuvent fournir une formation et un soutien ciblés dans chaque domaine, ce qui peut aider le nouvel employé à acquérir rapidement les connaissances et les compétences nécessaires pour atteindre sa pleine productivité.
Offrir des possibilités de mentorat
La plupart des petites entreprises n'offrent pas de soutien pratique à leurs recrues.
En conséquence, les nouveaux embauchés peuvent se sentir isolés du reste de l'organisation, ce qui réduit leurs chances de réussir dans leur nouvel environnement de travail.
Les programmes de mentorat constituent une excellente stratégie pour aider vos nouveaux employés et accélérer les performances :
- Les mentors peuvent permettre aux nouveaux employés d'accéder à une expertise et à une expérience précieuses, ce qui peut les aider à surmonter les difficultés.
- Les mentors peuvent permettre aux nouveaux employés de mieux comprendre la culture, les valeurs et les normes de l'organisation, ce qui peut les aider à s'acclimater à leur nouveau rôle et à atteindre plus rapidement leur pleine productivité.
- Les programmes de mentorat permettent aux nouvelles recrues de nouer des relations avec d'autres employés et d'élargir leur réseau au sein de l'organisation, ce qui améliore leurs performances globales et favorise leur croissance.
➡️ Accélérez le temps de productivité de vos nouveaux employés grâce à Zavvy
Freeletics, Alasco, Storyblok, et Roadsurfer ont réduit le temps de productivité de leurs nouveaux employés grâce à Zavvy.
Zavvy est une plateforme d'activation des employés utilisée pour :
- Créez des parcours d'intégration structurés avec des quiz et des vidéos.
- Automatiser les processus répétitifs et les notifications.
- Intégration avec d'autres outils RH tels que BambooHR, Slack, et Personio, pour n'en citer que quelques-uns.
Avec Zavvy, l'expérience de l'employé ne s'arrête pas à l'accueil.
Zavvy vous permet de gérer le développement, la formation, la performance et l'engagement des personnes comme le font les géants de la technologie.
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