De la confusion à la clarté : Maîtriser la gestion des attentes au travail
Vous est-il déjà arrivé d'être à mi-chemin d'une conversation professionnelle et de vous dire "Whoa, nous ne sommes pas du tout sur la même longueur d'onde" ?
Des délais non respectés. Des équipes en ébullition. Des projets qui pivotent sans cesse. Au cœur de ce chaos ? Les attentes - mal gérées et mal comprises.
Bienvenue dans le monde à forts enjeux de la gestion des attentes au travail.
Le fait de se tromper au fil du temps est source d'anxiété, de mauvaise communication et de performances médiocres. Cela peut entraîner des plaintes, de la frustration et des disputes, tant dans le cadre professionnel que personnel. Dans une entreprise, cela se traduit par des employés frustrés, une baisse des performances et une augmentation du chiffre d'affaires.
Vous devez donc définir des attentes claires pour tout le monde afin d'établir des relations saines au travail, de renforcer la cohésion de l'équipe et d'aider les membres de l'équipe à atteindre leurs objectifs professionnels.
Découvrez les secrets pour faire de la gestion des attentes un super pouvoir grâce à nos 11 étapes pour l'alignement et la performance.
📊 Que signifie gérer les attentes ?
La gestion des attentes fait référence au processus consistant à définir, communiquer et maintenir des convictions réalistes sur ce qui peut être réalisé dans un délai spécifique et dans certaines conditions ou contraintes.
La gestion des attentes au travail est un élément essentiel de la création d'un environnement de travail sain. Il s'agit essentiellement de fixer des objectifs et des limites clairs et réalistes afin que tout le monde reste sur la même longueur d'onde.
Si vous ne gérez pas les attentes au travail, les gens deviennent anxieux, les fils se croisent et les équipes ne sont pas sûres de leurs responsabilités. La situation peut rapidement devenir chaotique.
Cette expression est parfois utilisée comme un euphémisme pour calmer l'enthousiasme de quelqu'un. Si vos dirigeants attendent des résultats incroyables d'un projet dont vous pensez qu'il n'aura pas beaucoup d'impact, vous pourriez vouloir éliminer les attentes irréalistes en refroidissant leurs nobles espoirs pour les ramener à quelque chose de plus réalisable.
Plus communément, il est utilisé pour discuter des accords - qui a accepté de faire quoi et comment.
Pour clarifier, on peut parler d'attentes à court terme ou à long terme.
Gestion des attentes à court terme
À court terme, les attentes sur le lieu de travail se concentrent sur les rôles, les responsabilités et les résultats immédiats. C'est là que l'intégration joue un rôle important. Les nouveaux embauchés doivent comprendre ce que l'on attend d'eux dans leur poste actuel, ce que leurs tâches quotidiennes impliqueront et comment leurs performances seront mesurées.
La gestion des attentes à court terme comprend souvent
- Clarté du rôle: Définir clairement la description du poste, les tâches et les objectifs immédiats de l'employé.
- Mesure de la performance: Établir des ICP(indicateurs clés de performance) et d'autres paramètres qui seront utilisés pour évaluer les performances de l'employé.
- Boucles de retour d'information : Mettre en place des contrôles réguliers des performances ou des réunions individuelles pour fournir un retour d'information constructif.
- Développement des aptitudes et des compétences: Identifier les besoins immédiats de formation et y répondre rapidement.
- Dynamique d'équipe : Veiller à ce que les nouveaux embauchés comprennent la structure de l'équipe, à qui ils rendent compte et comment ils s'intègrent dans l'ensemble de l'organisation.
Gestion des attentes à long terme
La gestion des attentes à plus long terme couvre un horizon temporel plus large. Dans un contexte professionnel, la gestion des attentes à long terme peut être le moment où l'évolution de carrière est la plus pertinente. Il s'agit d'aligner les aspirations professionnelles d'un employé sur les besoins et opportunités futurs de l'organisation.
Il s'agit de
- Cartographie des carrières : Discuter des trajectoires de carrière potentielles au sein de l'entreprise et des étapes nécessaires pour y parvenir.
- Développement des aptitudes et des compétences : Identifier les aptitudes et les compétences à long terme que l'employé devra développer pour progresser dans sa carrière.
- Critères de promotion : Définir clairement ce qui est nécessaire pour que l'employé puisse gravir les échelons de la carrière.
- Rôles futurs : Fournir des informations sur les rôles potentiels futurs et sur l'expérience et les compétences requises pour ces rôles.
- Apprentissage continu : Encourager une culture de l'apprentissage et de l'amélioration continus afin d'aider l'employé à rester pertinent dans son domaine.
🪜 Gérer les attentes au travail : 11 étapes pour l'alignement et la performance
En l'absence de garde-fous, l'imagination des gens peut s'emballer. Sans connaître les protocoles, les accords et le contexte appropriés pour faire les choses sur le lieu de travail, ils ne peuvent que suivre les instructions floues de leur propre psyché.
Les gens ne savent que ce qu'ils savent. Voici donc les meilleurs moyens de mettre tout le monde d'accord.
1) Éviter la malédiction de la connaissance
Cette première étape consiste à adopter le bon état d'esprit, qui influencera la manière dont vous gérerez chacune des étapes suivantes. La"malédiction du savoir" est un biais cognitif qui a un impact négatif sur votre capacité à communiquer avec les autres. Il s'agit de supposer que les autres ont les mêmes connaissances que vous.
Steven Pinker, psychologue et spécialiste du langage, écrit à ce sujet dans "The Sense of Style", un guide pour écrire de manière à ce que les gens vous comprennent bien :
"Lorsque nous connaissons bien quelque chose, nous ne réalisons pas à quel point nous y pensons de manière abstraite. Et nous oublions que d'autres personnes, qui ont vécu leur propre vie, ne sont pas passées par notre propre histoire idiosyncrasique".
En bref, rappelez-vous que tout le monde n'a pas votre cerveau. Expliquez-leur clairement les choses.
2) Promouvoir la curiosité
En plus d'expliquer clairement les choses, poser les bonnes questions de clarification vous permettra de mieux comprendre le point de vue d'autrui.
Amy Woodall, formatrice à Sandler Business Training, suggère aux individus d' adopter une attitude de curiosité. Au lieu de supposer que les autres ont les mêmes connaissances et la même perspective, soyez curieux de leur point de vue et vous trouverez un terrain d'entente :
"Nous pensons souvent, à tort, que les autres voient le monde exactement comme nous, ce qui, je pense, n'est pas le cas.
Woodall explique que la volonté de poser des questions difficiles et d'approfondir les relations professionnelles et personnelles permet d'y voir plus clair :
Il s'agit simplement d'une curiosité sincère et d'une attitude qui consiste à se dire : "Hé, regardez, ils ont peut-être une vision du monde différente de la mienne. Il se peut qu'ils voient le monde différemment de moi".
3) Clarifier les rôles et les responsabilités
Passons maintenant à une étape plus pratique : définir clairement les rôles et les responsabilités de chaque membre de l'équipe. Non seulement ce qu'ils font, mais aussi ce qu'ils ne font pas.
Nous recommandons d'ajouter des attentes en matière de rôle dans les cadres de progression de carrière, qui définissent les compétences et les responsabilités dont ils auront besoin tout au long de leur parcours professionnel.
Grâce à ces descriptions, l'employé saura ce que l'on attend de lui à chaque niveau et comment ces attentes évolueront au fil du temps. Utilisez des descriptions de poste détaillées pour vous assurer que tous les employés comprennent leurs tâches et objectifs spécifiques.
4) Effectuer des analyses régulières de l'emploi
Les rôles professionnels ne restent pas les mêmes au fil du temps, en particulier dans les organisations qui évoluent rapidement.
Ainsi, des analyses régulières des emplois vous permettent d'évaluer les compétences et aptitudes spécifiques requises pour chaque poste et d'agir en conséquence. Cela vous aide à évaluer les mesures de performance et à vous assurer que les employés disposent des ressources et du soutien nécessaires pour répondre aux attentes.
En procédant à des évaluations approfondies de l 'analyse des emplois, vous serez mieux à même de fixer des attentes réalistes et d'offrir des possibilités de formation et de développement pertinentes.
5) Fixer des attentes claires et réalistes dès le départ
Commencer tôt donne le ton pour la suite des événements. Et si vous ne le faites pas, il peut être déroutant et stressant de changer les plans en cours de route. Commencez donc par clarifier les attentes en matière de rôle au cours du processus de recrutement (même dans vos descriptions de poste) et tout au long de l'intégration.
Vous devrez également assurer un suivi régulier en communiquant clairement vos attentes en matière de projets, de délais et de qualité du travail.
✍️ Vous voulez savoir comment procéder plus en détail ? Consultez notre guide sur la définition des attentes des employés.
6) Montrez comment les attentes reflètent la culture de votre entreprise
Les valeurs et la culture de votre entreprise jouent un rôle important dans la définition des attentes des salariés. Par conséquent, lorsque vous expliquez comment quelqu'un doit faire quelque chose, il est utile d'étayer vos propos par un raisonnement solide.
La formule "Nous avons toujours fait comme ça" va dans le bon sens, mais elle n'est pas vraiment suffisante. Un document, une politique ou une étude de cas constituent une amélioration. Ou mieux encore, une explication de la raison pour laquelle il est important de faire les choses d'une certaine manière dans cette organisation.
L'alignement des attentes sur la culture de votre entreprise aide les employés à mieux comprendre les valeurs de votre organisation et l'importance de leur travail. Cela donne un sens supplémentaire aux exigences, ce qui les rend plus percutantes et plus faciles à accepter.
7) Définir des objectifs en fonction de ses propres attentes
Le problème des attentes est qu'elles peuvent être subtiles, subjectives et parfois vagues. Alors que les objectifs sont quantifiables, les attentes peuvent être plus générales et il peut être difficile de dire si elles ont été satisfaites ou non.
Vous devez donc vous assurer que les objectifs que vous fixez à vos employés sont réalistes et réalisables, compte tenu de leurs compétences et de leurs ressources. Utilisez les critères SMART (spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps) pour créer des objectifs bien définis.
👀 Vous n'êtes toujours pas sûr de la différence ? Consultez notre guide sur les objectifs et les attentes.
8) Utiliser une série de mécanismes de retour d'information
Les employés ont besoin de savoir où ils en sont et de comprendre comment leurs efforts se situent par rapport à ce que vous attendez d'eux.
Vous pouvez utiliser des mécanismes de retour d'information tels que la réunion classique en tête-à-tête, mais pourquoi ne pas varier un peu ? Un retour d'information constructif, des vérifications régulières et un feedforward permettent une communication ouverte. Ils aident les employés à comprendre ce que leurs chefs et leurs équipes attendent d'eux.
Si vous offrez des conseils et un soutien en temps utile, vous pouvez promouvoir l' amélioration continue et aligner les attentes de plusieurs équipes au sein de l'organisation.
💬 Consultez nos 15+ modèles d'entretiens individuels pour vous aider à structurer vos réunions et notre boîte à outils complète sur le retour d'information.
9) Faire preuve de transparence en ce qui concerne les changements d'attentes
Les choses changent en cours de route, c'est inévitable.
Lorsque les priorités changent, il faut faire preuve de transparence et les communiquer à toutes les personnes concernées. Si vous ne le faites pas, comment peuvent-ils savoir qu'il faut faire les choses différemment ?
Tenir les employés informés permet de réduire le stress et la confusion et de faciliter les transitions. La manière de procéder est laissée à votre appréciation, mais des évaluations régulières des performances sont une occasion que vous pourriez juger appropriée.
10) Répondre de manière proactive aux difficultés rencontrées par les employés et leur offrir un soutien
Si quelqu'un a du mal à s'adapter aux nouvelles attentes de l'équipe, vous devriez vraiment lui tendre la main plutôt que de le voir souffrir.
Comprendre et relever les défis auxquels ils sont confrontés vous aidera à mieux gérer la charge de travail et la santé mentale de chacun. Parfois, le problème n'est pas toujours évident à cerner ou peut prendre un certain temps avant d'être résolu. Dans ce cas, une session de coaching des performances des employés pourrait être une excellente occasion d'approfondir les problèmes, de poser les bonnes questions sur la carrière et de trouver des solutions.
Si vous êtes proactif en offrant du soutien, des ressources et des encouragements en cas de besoin, votre équipe saura que vous accordez de l'importance à son bien-être et à sa réussite globale.
11) Reconnaître les réussites
Comme le sait tout bon manager-entraîneur, la reconnaissance des réalisations des membres de l'équipe est essentielle pour maintenir la motivation.
Faites l'effort de célébrer les réussites et de reconnaître le travail et le dévouement de vos employés. Cela mettra en évidence l'impact positif de la réalisation et du dépassement des attentes.
🕵️♀️ Pourquoi est-il important de gérer les attentes ? 7 raisons clés
En définissant des attentes précises et pertinentes, vous pourrez éviter les malentendus, les déceptions et les frustrations parmi vos collègues et vos supérieurs. La gestion des attentes est un aspect essentiel d'un leadership efficace, de la dynamique d'équipe et de l' amélioration des performances des employés.
Il sert d'épine dorsale à une multitude de prestations, notamment :
- Améliorer la collaboration et l'efficacité de l'équipe : Des attentes claires fournissent une feuille de route aux membres de l'équipe, ce qui leur permet de travailler ensemble de manière plus cohérente.
- Réduire les malentendus et les conflits : Lorsque les attentes sont bien gérées, il y a moins de place pour l'ambiguïté. Cette clarté minimise les malentendus et les conflits potentiels entre les membres de l'équipe.
- Améliorer la satisfaction générale au travail et le moral des employés : Le fait de savoir ce qui est attendu et comment cela s'aligne sur les objectifs individuels et d'équipe peut considérablement améliorer la satisfaction au travail et le moral des employés. L'expérience de travail au quotidien n'en sera que plus agréable et plus fluide.
- Améliorer les performances : Des attentes clairement définies fournissent un cadre permettant aux employés d'exceller, ce qui signifie qu'ils sont bien équipés pour donner le meilleur d'eux-mêmes.
- Consolider la relation entre les dirigeants et leurs subordonnés : Une communication transparente des attentes favorise la confiance et le respect mutuel entre les dirigeants et les membres de leur équipe. Ils ne seront peut-être pas les meilleurs amis du monde, mais ils pourront au moins parvenir à une meilleure compréhension.
- La responsabilisation : Lorsque les attentes sont claires et communiquées, il est plus facile de tenir les gens responsables de leurs performances. Cela signifie qu'il faut signaler les problèmes et récompenser l'excellent travail.
- Définir le contexte de la fixation des objectifs et de l'alignement : La gestion des attentes prépare le terrain pour une fixation plus efficace des objectifs, en aidant à aligner les objectifs individuels sur les objectifs de l'organisation.
Comme vous pouvez le constater, c'est quelque chose qui vaut la peine d'être bien fait. Lorsque vos équipes savent ce qu'elles font, les choses semblent fonctionner comme elles le devraient.
➡️ Gérer les attentes, motiver et évoluer avec Zavvy
Comme nous l'avons vu, la gestion des attentes est un élément essentiel d'une gestion efficace des ressources humaines. Et il n'est pas toujours facile de faire le suivi des responsabilités dans une organisation qui évolue rapidement. C'est pourquoi, chez Zavvy, nous sommes fiers d'offrir une série d'outils pour rendre cette tâche plus simple et plus agréable.
🧭 Le logiciel d'orientation professionnelle de Zavvy vous permet de créer des parcours professionnels clairs et personnalisables pour vos employés. Cela vous aide à fixer des attentes réalistes quant à leur progression de carrière, leurs rôles et leurs responsabilités.
Zavvy vous permet également d'identifier les lacunes en matière de compétences et les besoins de formation, en alignant les objectifs des employés sur ceux de votre organisation.
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Les attentes en matière de performances sont ainsi clairement communiquées et évaluées.
💬 Si vous avez besoin d'avoir des conversations productives sur les attentes, le logiciel de réunion individuelle de Zavvy fournit une plateforme structurée pour les réunions individuelles entre les managers et leurs subordonnés.
Il offre des fonctionnalités telles que les questions à impulsion, les ordres du jour collaboratifs et les points d'action, qui permettent de définir l'ordre du jour et les attentes pour la réunion. Cela permet d'améliorer la communication et la responsabilisation entre les dirigeants et leurs subordonnés.
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❓ Questions fréquemment posées
Comment les dirigeants peuvent-ils communiquer efficacement leurs attentes ?
Pour communiquer efficacement les attentes, les dirigeants doivent être clairs, concis et cohérents dans leurs messages. Il est essentiel de fournir régulièrement un retour d'information sur les performances des employés, les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs et les domaines à améliorer. Encourager votre équipe à poser des questions et à demander des éclaircissements est également essentiel pour favoriser une communication ouverte. Une pratique utile pour les dirigeants pourrait être d'impliquer les employés dans des conversations de développement et de les faire participer à la définition des attentes.
Quel est un exemple de gestion des attentes ?
Un exemple de gestion des attentes est le cas où, en tant que responsable, vous remarquez qu'un employé s'est vu imposer un délai très court pour un projet. Dans cette situation, vous pourriez aborder de manière proactive la question du délai en discutant de la charge de travail de l'employé, en identifiant les défis potentiels et en explorant des solutions alternatives. Cette approche proactive permet aux deux parties d'établir des attentes réalistes et d'éviter les erreurs de communication, ce qui favorise un environnement de travail positif et encourage la réussite.