Rebecca Noori är en frilansande content marketer som skriver om HR och karriär för B2B SaaS-företag. Du kan också hitta henne när hon hjälper nybörjarfrilansare att komma igång. Kontakta henne på LinkedIn.
Feedback från anställda: Den ultimata guiden
Zuletzt aktualisiert:
5.1.2024
Lesezeit:
15 minuter
senaste uppdatering
5.1.2024
Tidsåtgång för läsning
15 minuter
Senast uppdaterad:
5 januari 2024
Tid att läsa:
15 minuter
Vår ultimata guide för feedback från anställda visar hur du samlar in feedback på ett effektivt sätt, använder den för att förbättra prestationerna och kontinuerligt engagera dina anställda .
🔄 Vad är feedback till anställda?
Medarbetarfeedback innebär att man delar information och åsikter inom en organisation.
Traditionellt sett har denna feedback gått från arbetsgivare till anställd i samband med en prestationsbedömning. Men nu söker företagen aktivt efter feedback från de lägre leden och ställer viktiga frågor om deras arbetstillfredsställelse, den övergripande företagskulturen och arbetsrelationerna med sina chefer.
Feedback på arbetsplatsen
Resultatbedömningen är den mest traditionella formen av feedback i arbetslivet. Den är ofta kopplad till HR-relaterade områden som löneförhöjningar och bonusar. Vanligtvis sker dessa årligen. Många företag erbjuder dock numera frekventa kontroller för att hålla de anställda engagerade och motiverade.
360 feedback
360-graders feedback ser bortom det linjära förhållandet mellan anställd och arbetsgivare och söker även efter feedback från kollegor. I en 360-graders granskning bedömer kollegor varandra, vilket ger en väl avvägd bild av deras prestationer och bekräftar feedback från andra delar av organisationen.
Kundåterkoppling
Kundåterkoppling liknar 360-återkoppling i det avseendet att det handlar om en individs interaktion med andra. Skillnaden är att det handlar om externa kunder snarare än interna kollegor. Genom att förstå hur de anställda interagerar med kunderna kan du förbättra kundupplevelsen och i sin tur förbättra affärsresultaten.
Exempel: Företag kan be kunderna fylla i en enkät eller ett frågeformulär regelbundet eller efter en kundservicefråga.
💬 Vilka typer av feedback finns det?
Som du kan se är feedback från anställda inte ett koncept som passar alla. I stället anpassar företagen olika typer av feedback till olika situationer och mål.
Modalitet: formell vs. informell återkoppling
Formell feedback ges ofta skriftligen och omfattar element som prestationsbedömningar, mål och KPI:er. Denna typ av feedback planeras i förväg och kan vara sällan förekommande, till exempel kvartalsvis eller årligen.
Informell feedback är däremot spontan och handlar ofta om vardagliga samtal. Arbetsgivarna delar med sig av denna feedback oftare (t.ex. veckovis eller månadsvis). Informell feedback är ett utmärkt sätt att hålla de anställda engagerade och motiverade.
Innehåll: positiv respektive negativ feedback
Positiv återkoppling är också känd som förstärkningsåterkoppling. Den fokuserar på vad de anställda gör bra och uppmuntrar och motiverar dem att fortsätta det goda arbetet.
Negativ återkoppling är å andra sidan en typ av återkoppling som pekar ut områden som kan förbättras. Det är viktigt att ge de anställda konstruktiv kritik, men se till att denna feedback inte demotiverar eller avskräcker de anställda. Allt handlar om att leverera!
Timing: realtid eller fördröjd återkoppling
Återkoppling i realtid sker i ögonblicket, ofta som svar på något som just har hänt.
Om en anställd till exempel gör ett misstag kan chefen ge feedback på plats.
Feedback i realtid hjälper medarbetarna att snabbt korrigera kursen och undvika att göra samma misstag igen.
Som namnet antyder sker fördröjd återkoppling efter att en händelse har ägt rum. Denna form av återkoppling är problematisk om vägledningen är föråldrad eller om återkopplaren har glömt detaljerna.
Riktning: nedåt, uppåt, självbedömningar och kollegiala bedömningar.
Några av de vanligaste återkopplingsflödena i en organisation är:
- Nedåtriktad feedback kommer från en chef eller arbetsgivare till en anställd.
- Uppåtriktad feedback går i motsatt riktning, från de anställda till deras chefer.
- Självåterkoppling är när individer tar sig tid att utvärdera sina personliga prestationer, kanske genom en utvecklingsplan.
- Feedback från kollegor är när anställda ger feedback till sina kollegor.
Initiativtagare: push vs. pull-återkoppling
Vi kan också klassificera feedback beroende på vem som har tagit initiativet till den. Med push feedback ligger fokus på att ge medarbetarna den information de behöver för att förbättra sina prestationer.
Pull feedback är däremot mer proaktiv. Istället för att vänta på en schemalagd prestationsbedömning söker de anställda aktivt efter feedback från sina chefer eller kollegor. Alternativt begär ledarna input från sina direktrapporter och ger dem en chans att komma till tals.
Syfte: utveckling kontra utvärdering
Utvecklingsfeedback syftar till att förbättra de anställdas prestationer. Man tittar på den anställdes styrkor och svagheter och ger förslag till framtida utveckling.
Med utvärderande feedback bedöms en anställds nuvarande prestationer i förhållande till förutbestämda standarder, inklusive kärnkompetenserna i deras roll.
🆚 Vad ska du välja mellan utvecklingsfeedback och utvärderande feedback? Läs vår djupgående analys för att ta reda på vad som är det bästa tillvägagångssättet för din organisation.
❗️ Varför är feedback till anställda viktigt?
För att förstå varför feedback från de anställda är viktigt behöver du bara titta på vad som händer när företag inte tar personalens röster på allvar.
I november 2018 genomförde till exempel över 20 000 Google-anställda en rad strejker vid globala kontor i Tokyo, Singapore, Zürich, Haifa, Berlin, London, Dublin med flera.
Dessa anställda protesterade mot tvångsomhändertagande, systematisk rasism, sexuella trakasserier och ojämlikhet mellan könen, som alla är ett långvarigt problem i Googles arbetskultur.
Alla som deltog i protesten lämnade en lapp på sina skrivbord med följande text:
"Jag sitter inte vid mitt skrivbord eftersom jag går ut i solidaritet med andra Googlers och entreprenörer för att protestera mot sexuella trakasserier, oegentligheter, bristande insyn och en arbetsplatskultur som inte fungerar för alla. Jag kommer tillbaka till mitt skrivbord senare. Jag gick ut för verklig förändring."
Googles anställda tvingade sin vd Sundar Pichai att lyssna på deras budskap och vidta åtgärder för att uppfylla deras förväntningar.
Liknande aktivister inom teknikbranschen har gått ut på Netflix som svar på en tvist om transpersoner, Amazon på grund av klimatpolitiken och Facebook på grund av bristande åtgärder mot Donald Trumps kontroversiella inlägg. Dessa strejker har alla varit den sista utvägen för att få ledningens uppmärksamhet. Alla hade dock kunnat undvikas genom att reagera på de anställdas feedback.
Chris White, tidigare chef för Center for Positive Organizations vid University of Michigan, förklarar,
"Vi måste ständigt uppmana människor att säga ifrån på jobbet. Genom att göra dessa inbjudningar till en rutinmässig del av hur vi engagerar oss på arbetsplatsen lägger vi en viktig grund för de tillfällen då människor måste tala ut och bli hörda i frågor som är svåra för ledningen att höra."
Tips: Medarbetarnas feedback går längre än att förändra företagskulturen och påverkar direkt den individuella utvecklingen och prestationen.
Återkopplingens inverkan på personalens utveckling
Feedback ger medarbetarna tillgång till en rik insikt om deras tillväxtpotential. Detta kraftfulla verktyg hjälper dem att identifiera sina styrkor och svagheter, sätta upp mål och följa sina framsteg över tid.
"Feedback är drottning. Det är det snabbaste sättet att lära sig och nyckeln till att vinna gunst. Men bara om du studerar den, ställer frågor och tillämpar den." - Erica Schneider, chef för innehåll, Grizzle.
Regelbunden återkoppling främjar också en en kultur av kontinuerligt lärande i din organisation, vilket uppmuntrar de anställda att experimentera, ta risker och anta nya utmaningar.
Feedbackens inverkan på de anställdas prestationer
För att möjliggöra medarbetarnas utveckling måste ledarna ge medarbetarna en baslinje som visar vad de gör bra för tillfället och var de behöver göra positiva justeringar.
Till exempel är metoden Stoppa, starta, fortsätt ett populärt tillägg till resultatbedömningar, där chefer och kollegor identifierar det beteende som de vill att mottagaren ska sluta, börja och fortsätta med.
🛑 Stopp: "Jag har märkt att du har en tendens att avbryta dina medarbetare när de presenterar nya idéer. Det gör det svårt för dem att dela med sig av sina tankar."
🟢 Start: "Jag skulle vilja se att du deltar mer i teamets möten. Du har några värdefulla idéer att dela med dig av, och vi skulle gärna vilja höra dem när vi blir tillfrågade."
📈 Fortsätt: "Det är bra att du alltid är villig att ge dina lagkamrater en hjälpande hand. Dina kollegor har enormt stor nytta av din erfarenhet. Fortsätt med det goda arbetet!"
Denna ledarskapsinvestering är precis den spark som vissa arbetstagare behöver för att prestera bra. Omkring 69 % av de anställda åtar sig att arbeta hårdare när de får erkännande genom feedback. Varför? Du kanske frågar dig. För att de får en motivationshöjning när arbetsgivaren uppmärksammar deras arbete och visar att deras karriärutveckling är en prioritet.
🔍 3 vanliga sätt att samla in feedback från anställda
Företagen kan begära feedback från de anställda vid flera tillfällen under deras resa på jobbet. Här är några av de vanligaste sätten att samla in dessa åsikter.
Pulsundersökningar
Pulsundersökningar är ett enkelt sätt att samla in feedback från de anställda regelbundet. Dessa undersökningar är vanligtvis korta (högst 10 frågor) och fokuserar på ett specifikt ämne, t.ex. arbetstillfredsställelse eller företagskultur. De är snabba och engagerande, så de anställda har tid att svara på dem. Eftersom företagen skickar ut dem regelbundet kan du med hjälp av pulsundersökningar följa förändringar över tid.
Undersökningar av nyanställda
Onboarding är en avgörande punkt i en medarbetares resa - vi vet att nyanställda är 2x så benägna att söka nya jobb i framtiden om deras introduktion till ett företag har varit negativ.
Enkäter till nyanställda samlar in information om bland annat introduktionsprocessen, utbildning och utvecklingsmöjligheter.
HR-chefer använder dessa för att förbättra onboarding-upplevelsen för framtida medarbetare. Om du är ett remote-first- eller distribuerat företag är detta också ett utmärkt tillfälle att ta reda på om dina rekryter trivs bra och knyter an till sina kollegor.
Avslutningsintervju
En avgångsintervju är ett möte mellan en anställd och dennes arbetsgivare när den anställde ska lämna företaget. Det är ett tillfälle för arbetsgivaren att ta reda på varför den anställde slutar och få feedback om företaget.
Avgångsintervjuer identifierar trender eller problem som kan vara orsaken till att medarbetare slutar. De förbättrar också medarbetarupplevelsen och framtida retention.
Forbes rekommenderar att du ställer frågor som:
- Kände du dig uppskattad och uppskattad?
- Vad fick dig att leta efter ett nytt jobb?
- Hur var din relation med chefen?
- Skulle du rekommendera att arbeta här?
- Blev du helt och hållet accepterad för den du är?
🚀 Bygga upp ett system och en kultur för feedback
Genom att investera i er feedbackkultur kan ni förbättra kommunikationsförmågan och samarbetet samt skapa en inlärningsmiljö där medarbetarna känner sig trygga med att experimentera, ta risker och växa.
System för återkoppling
Ett effektivt system för återkoppling till medarbetarna bör fokusera på de metoder och strategier som du använder för att samla in värdefulla insikter om medarbetarnas erfarenheter, engagemang, prestationer med mera. På så sätt kan du identifiera kompetensbrister, problem med att behålla anställda och andra problem tidigt och vidta proaktiva åtgärder för att lösa dem.
Ett proffstips: Nyckeln är att vara konsekvent så att de anställda känner att de kan vända sig till dig om de har frågor eller problem.
Feedback-kultur
En sund feedbackkultur bygger på att alla är med på noterna. Innan medarbetarna börjar prata måste de lita på att deras röster kommer att höras och att cheferna tar deras feedback på allvar. Företag bygger upp denna kultur över tid genom öppenhet, kommunikation och uppföljning.
För att komma igång kan du fundera på vilka värderingar du vill uppmuntra i ditt team eller din organisation och hur feedback bidrar till att främja dem.
För att främja kreativitet kan du till exempel be om idéer under brainstorms i teamet. För att prioritera kundtillfredsställelse kan du be om feedback efter varje kundinteraktion.
💡 Bästa praxis för att ge, ta emot och be om feedback
Vår erfarenhet av feedback kan skilja sig åt beroende på om det är vi som ger den eller om det är vi som tar emot den. Oavsett vilken position du befinner dig i, försök att se den andra personens synvinkel.
Hur man ger feedback på rätt sätt
LeeAnn Renninger, kognitiv psykolog och grundare av LifeLabs Learning, förklarar att det sätt som de flesta människor ger feedback inte är hjärnvänligt.
"Människor kan delas in i två läger. Antingen tillhör de det läger som är mycket indirekt och mjukt, och hjärnan känner inte ens igen att feedback ges. Eller så hamnar de i det andra lägret där de är för direkta, och i och med det tippar den andra personen in i landet av defensivitet.
Det finns detta del av hjärnan som kallas amygdalasom hela tiden söker efter om meddelandet är förenat med ett socialt hot. Med det kommer vi att gå framåt till defensivitet, vi kommer att gå bakåt till reträtt, och med det börjar även den som ger feedback att dysreglera. De lägger till fler "ums" och "ahs" och rättfärdiganden, och det hela blir väldigt snabbt snett."
Försök att följa denna formel i fyra delar när du ger feedback till dina anställda:
- Mikroja: I det här skedet skapar du ett ögonblick av acceptans och låter mottagaren delta (eller inte delta) i dina tankar om återkoppling. Du frågar: "Har du några minuter på dig att diskutera hur vårt senaste kundmöte gick?" eller "Är du tillgänglig för en chatt? Jag har några idéer som jag gärna skulle vilja dela med mig av om X." Det fina med mikroja är att det signalerar till mottagarens hjärna att feedback kommer, så det blir mindre chockartat.
- Använd data som kan användas: ge specifika exempel till din feedbackmottagare och eliminera vaga uppgifter som "Du är inte pålitlig" . Använd i stället bevis som "Du lovade att du skulle leverera projektet till X datum, men det är försenat".
- Visa påverkan: förklara hur beviset påverkade dig, till exempel: "Den missade tidsfristen hindrade teamet från att fortsätta med projektet i två veckor ."
- Avsluta alltid med en fråga: kom ihåg att feedback är en dubbelriktad gata. Målet är att göra detta till ett samtal snarare än en monolog. Fråga därför den som får feedback om vad han eller hon tycker om det som han eller hon har hört.
Hur du tar emot feedback på rätt sätt
Det är naturligt att vi känner oss defensiva när vi får feedback. Men om vi tar ett steg tillbaka och ser situationen ur den andra personens perspektiv blir det lättare att bearbeta vad de säger och använda informationen till din fördel.
Försök att följa dessa tre steg när du tar emot feedback:
- Lyssna med avsikt att förstå: Det är lätt att börja förbereda vårt svar när den andra personen pratar, men det hindrar oss bara från att höra vad den andra personen säger. Försök i stället att fokusera på att förstå deras ståndpunkt.
- Ta det inte personligt: Försök att inte se feedback som en återspegling av vår karaktär, men det är viktigt att komma ihåg att det oftast handlar om vårt beteende. Feedback är en möjlighet för oss att lära oss och växa, inte ett angrepp på vem vi är som person.
- Svara med uppskattning: även om det är svårt att höra feedbacken, försök att hitta något du uppskattar i situationen. Till exempel: "Tack för att du uppmärksammade mig på detta. Jag hade inte insett att mitt beteende hade den effekten."
Deborah Grayson Riegel, instruktör för kvinnor i ledarskap vid Columbia Business School, förklarar:
"Alla yrkesverksamma som vill bli bättre på sitt nuvarande jobb och som vill avancera i sin karriär vet att negativ feedback, när den ges på rätt sätt, är avgörande för tillväxt och förbättring.
Alltför ofta misslyckas vi med att smälta negativ feedback eftersom vi är mer inriktade på att skydda oss själva och vårt ego mot den. Vi vill hellre ha rätt än att ha något att lära oss. Vi vill hellre katastrofera än att sätta det i perspektiv. Vi vill hellre få det att handla om någon eller något än att få det att handla om oss själva."
Hur du ber om feedback
Om du alltid har fått feedback kan det kännas onaturligt att ställa frågor i stället. Vad händer om du inte gillar svaren? Men att aktivt be om feedback är vad vi kallar för "pulling feedback". Detta är ett otroligt kraftfullt drag eftersom det etablerar dig som en kontinuerlig inlärare.
Att be om feedback skapar också förtroende och trovärdighet hos dina kollegor och visar att du värdesätter deras åsikter. Här är våra tre bästa tips för att be om feedback:
- Välj rätt tid och plats: du vill inte överrumpla din kollega med en begäran om feedback. Se därför till att välja en tid då de är lediga och inte blir avbrutna. Ännu bättre är att skicka ut enkäter och ge dem tillgång till verktyg som de använder när de har tid.
- Var specifik: ha några specifika frågor i åtanke som du vill ställa. Detta fokuserar samtalet och säkerställer att du får den information du behöver.
- Förklara värdet av deras feedback: Om någon är tveksam till att ge dig feedback, förklara hur mycket du uppskattar deras tid, deras åsikt och hur du hoppas kunna växa av de insikter de är villiga att dela med sig av.
⬇️ Exempel på återkoppling till anställda
Vi kan nog alla hålla med om att det är viktigt och nyttigt med feedback från anställda. Men hur ger man den? Vad säger du för att få fram din åsikt utan att väcka anstöt och få dina kollegor att springa mot utgången?
Det är en konst att ge positiv och negativ feedback - den ska vara värdefull, användbar och specifik. Följ exemplen nedan för att dela med dig av dina synpunkter på ett effektivt sätt.
Exempel på positiv återkoppling till anställda
Positiv feedback bör motivera gruppmedlemmarna genom att lyfta fram deras styrkor. Genom att peka på vad de gör bra uppmuntrar du dem att fortsätta med denna typ av beteende.
Ett proffstips: Kom ihåg att undvika generaliseringar och tomma komplimanger till förmån för tydliga positiva uttalanden.
Säg inget: "Du gjorde ett bra jobb med det projektet."
Säg det: "Jag uppskattar den kreativitet som du använde i X-projektet förra kvartalet. Det lönade sig och gav X resultat för teamet."
Exempel på negativ feedback från anställda
Negativ feedback hjälper de anställda att förbättra sina prestationer. Cheferna bör inrikta sig på att styra om beteendet och fokusera på framtiden i stället för att älta tidigare misstag.
Ett proffstips: När du ger konstruktiv feedback ska du alltid försöka vara specifik, så att teammedlemmarna vet vad de måste arbeta med i framtiden.
Säg inget: "Du är alltid sen till möten."
Säg det: "Jag märkte att du var sen till vårt morgonmöte. Försök att komma i tid i framtiden så att vi kan börja mötet tillsammans och inte uppehålla våra kollegor."
⚙️ 2 praktiska verktyg för feedback till anställda
Det är bäst att undvika system för feedback från anställda som passar alla - du behöver ett verktyg som rör sig och svänger i takt med din organisation. Ett par praktiska och helt anpassningsbara lösningar är:
Zavvy
Skapa en 360-graders feedbackkultur med Zavvy genom att klicka på en knapp. Du kommer att främja utveckling och prestation genom att skapa meningsfulla 1:1-samtal, månads- och kvartalsgenomgångar samt utvecklingssamtal. Dessa instrument har två saker gemensamt: de är transparenta och rättvisa.
Med Zavvy kan du skapa en feedbackcykel som fungerar för dig - oavsett om det är uppåt, nedåt, peer- eller självfeedback. Dessutom gör vår programvara det enkelt att dela rekommendationer med dina kollegor så att ni kan växa med precision.
Typeform
Om du vill skapa undersökningar om medarbetarnas engagemang kan du Typeform är ett enkelt sätt att skapa ett vackert, anpassat formulär. Att mäta medarbetarnas tillfredsställelse och engagemang är utmärkta indikatorer på om dina medarbetare är nöjda eller om de kanske söker en roll någon annanstans.
Välj en mall som utgångspunkt, definiera dina frågor och ha en analysplan klar för de data du samlar in. Om du genomför undersökningen anonymt ska du informera deltagarna om detta.
📝 Formulär för feedback till anställda och enkätfrågor
En medarbetarundersökning är ett verktyg för att lyssna som spårar mätvärden som:
- arbetstagarnas välbefinnande och känsla av samhörighet
- anpassning till företagskulturen
- engagemang och tillfredsställelse på arbetsplatsen
- personlig utveckling
- Uppfattningen om förhållandet till cheferna.
Frågorna är korta och ofta i flervalsformat för att uppmuntra de anställda att delta regelbundet. Med hjälp av dessa uppgifter kan du identifiera och åtgärda problem i ett tidigt skede.
När det gäller feedbackformuläret och enkätfrågorna finns här några som kan hjälpa dig att komma igång:
- Känner du att du har möjlighet att förbättra dina kunskaper?
- På en skala från 1 till 5, hur skulle du bedöma hur nöjd du är med din nuvarande roll?
- Känner du att din chef värdesätter dina idéer på jobbet?
- Har du möjlighet att bidra till beslut som påverkar ditt hårda arbete?
- Vad bör mitt företag börja göra/hålla sig till/ sluta göra?
➡️ Ladda ner en fullständig mall för medarbetarundersökning här.
➡️ Stärk din feedbackkultur redan idag
Att ge feedback är en viktig del av ledarskapet, men det är inte alltid lätt. Om du börjar från början bör du se till att du är beväpnad med effektiva fraser för positiv och negativ feedback från anställda som gör att du kan leverera ditt budskap på ett tydligt, kortfattat och konstruktivt sätt.
Det finns ingen lösning som passar alla - det som fungerar för ett team kanske inte fungerar för ett annat. Det bästa sättet att ta reda på det är att experimentera och implementera ett flexibelt feedbacksystem som kan anpassas till organisationens specifika behov.
Men viktigast av allt är att lyssna på vad din personal säger. De har värdefulla åsikter att dela med sig av!
Boka en demo för att börja bygga upp din feedbackkultur idag.
❓Frågor och svar om feedback till anställda
Bör feedback från anställda vara anonym?
Anonym feedback från anställda kan få människor att vara mer ärliga, men det finns också nackdelar. Om du väljer den anonyma vägen bör du vara medveten om att du kanske inte kan följa upp specifika kommentarer och att du går miste om möjligheten att bygga förtroende och relationer med ditt team.
Var ska man börja med feedback från anställda?
1. Det första steget är att bestämma vilken typ av feedback du vill samla in.
2. Välj sedan ett verktyg för att samla in och spåra dem.
- En pulsenkät är till exempel ett utmärkt sätt att regelbundet ta tempen på ditt team och följa upp medarbetarnas tillfredsställelse över tid.
- Alternativt kan en enkät för nyanställda samla in viktig feedback från de anställda under deras första veckor på jobbet.
3. När du har valt ett verktyg börjar du med att skapa en lista med frågor som du vill ställa.
När ska jag ge feedback till mina anställda?
Den bästa tidpunkten för att ge feedback är så snart som möjligt efter händelsen, så att mottagaren kan bearbeta informationen och vid behov vidta åtgärder.
Hur ofta ska jag ge feedback till mina anställda?
Genom frekvent återkoppling kan de anställda få vägledning i rätt tid för att förbättra sina prestationer. Gallupdata visar att när anställda instämmer helt i att de har fått "meningsfull" feedback under den senaste veckan är det fyra gånger mer sannolikt att de är engagerade än sina kollegor som inte har fått det.
Läs vidare
Som Nächstes läsa
Inga objekt hittades.
Inga objekt hittades.