Matryca umiejętności: Czym jest i jak ją stworzyć (+ darmowe szablony Excel)
Czy chcesz zwiększyć produktywność swojego zespołu, zminimalizować luki w umiejętnościach i upewnić się, że każdy członek jest przygotowany na sukces, a jednocześnie mieć łatwą w użyciu wizualną reprezentację kompetencji swojego zespołu?
Jeśli tak, wykorzystanie matrycy umiejętności w organizacji może pomóc w osiągnięciu tych celów.
W tym artykule wyjaśnimy, czym jest matryca umiejętności, jakie jest jej znaczenie i jak można ją utworzyć. Podamy również przykłady i bezpłatne szablony matrycy umiejętności Excel, które można pobrać.
Dowiesz się, jak uniknąć typowych błędów podczas tworzenia matryc umiejętności, a my przedstawimy Ci oprogramowanie Zavvy do tworzenia matryc umiejętności.
Czym jest matryca umiejętności?
Matryca umiejętności, zazwyczaj opracowywana przez zespół ds. talentów lub specjalistów ds. zasobów ludzkich (HR), jest narzędziem wykorzystywanym do oceny umiejętności i zdolności pracownika. Pomaga zidentyfikować kompleksowy zestaw umiejętności, poziom doświadczenia i ogólne kompetencje wymagane na danym stanowisku lub w danym projekcie.
W praktyce może to być tak proste, jak dwuwymiarowa tabela w programie Excel:
- Wymiar 1: Ludzie lub działy (poniżej: wiersze)
- Wymiar 2: Umiejętności (poniżej: kolumny)
Jeśli chcesz przeprowadzić ocenę umiejętności na większą skalę i bardziej efektywnie w swojej firmie, skorzystaj z oprogramowania do tworzenia matryc umiejętności, aby zaoszczędzić czas i powiązać kompetencje bezpośrednio z metodami rozwoju.
Dlaczego Twoja firma potrzebuje matrycy umiejętności?
Skuteczna ocena wydajności pracowników i szkolenie ich za pomocą strategicznych inicjatyw w zakresie uczenia się i rozwoju (L&D ) może zapewnić firmom przewagę konkurencyjną i zwiększyć zyski.
Skupienie się na rozwoju zawodowym pracowników poprawia również ich retencję. Według raportu LinkedIn 2023 Workplace Learning, jednym z głównych powodów, dla których pracownicy odchodzą z pracy, jest brak możliwości uczenia się i rozwijania nowych umiejętności. Innymi słowy, przekwalifikowanie i podnoszenie kwalifikacji pracowników powinno być Twoim głównym priorytetem jako specjalisty ds. zasobów ludzkich, menedżera lub kierownika wyższego szczebla
Jednak według Harvard Business Review, więcej szkoleń nie zawsze jest rozwiązaniem:
"Nie możemy po prostu wysyłać pracowników na warsztaty skupiające się na jakiejkolwiek modnej w danym momencie biegłości i oczekiwać rezultatów. Kluczowe jest budowanie spójnych strategii opartych na umiejętnościach. Musimy poważnie zastanowić się nad tym, jakie konkretne umiejętności mają być ukierunkowane, kto musi się ich nauczyć i jakie połączenie edukacji, doświadczenia i ekspozycji będzie skuteczne w tworzeniu organizacji opartych na umiejętnościach, których potrzebujemy, aby sprostać wyzwaniom przyszłości".
Ale skąd wiesz, na czym stoisz? Matryca umiejętności może ułatwić sprawę.
To pomaga:
- identyfikacja luk w umiejętnościach
- tworzenie ukierunkowanych planów rozwoju
- przydzielanie pracowników do właściwych projektów
- zatrudnianie właściwych osób do wypełniania luk
Krótko mówiąc, pomoże to w podejmowaniu lepszych decyzji dotyczących rozwoju pracowników, planowania sukcesji i projektowania ról.
Porozmawiajmy więcej o znaczeniu matrycy umiejętności.
🏆 Korzyści z używania matrycy umiejętności
Pomaga skutecznie oceniać umiejętności pracowników.
Matryca umiejętności ułatwia zrozumienie umiejętności pracowników i pomaga zespołom HR zrozumieć luki w umiejętnościach w całej firmie i zespole.
Informacje te można wykorzystać do:
- Lepsze planowanie siły roboczej
- Poprawa współpracy zespołowej i produktywności poprzez posiadanie uzupełniających się umiejętności w zespołach.
- Zmniejszenie ryzyka operacyjnego dzięki wykwalifikowanym pracownikom na kluczowych stanowiskach.
Pomaga w tworzeniu spersonalizowanych i skutecznych planów nauczania.
Wiele zespołów HR nie podchodzi do L&D w sposób strategiczny. Ludzie mogą uzyskać dostęp do biblioteki kursów szkoleniowych lub budżetu na naukę i to wszystko. Ale nie ma w tym precyzji, nie ma ukierunkowania na cele.
Takie podejście jest jednak wysoce nieefektywne.
Właściwy proces rozwoju pracowników obejmuje:
Jak matryce umiejętności wpisują się w ogólny proces rozwoju pracowników?
Dzięki takiemu podejściu pracownicy będą wiedzieć, co następuje:
- czego oczekujesz od nich na określonym poziomie kariery/roli
- Jak wypadają w porównaniu z Twoimi oczekiwaniami?
Powyższe informacje można wykorzystać do strategicznego rozwoju siły roboczej i zmniejszenia luki między oczekiwaniami a umiejętnościami pracowników.
Wynik:
- redukcja kosztów szkoleń
- redukcja czasu traconego na nieistotne szkolenia
- wzrost efektów treningu, a następnie większa wydajność
Dostosowanie szkoleń pracowników do ich luk w umiejętnościach i zainteresowań może przynieść korzyści organizacji, ponieważ szczęśliwi pracownicy są bardziej produktywni i dają z siebie wszystko, gdy lubią swoją pracę. Takie podejście może również pomóc pracownikom uzyskać uznanie za ich umiejętności, zwiększając ich samoocenę i poziom zaangażowania.
Pomaga w rekrutacji
Matryca umiejętności usprawnia rekrutację poprzez jasne mapowanie istniejących kompetencji w zespole, umożliwiając identyfikację luk w umiejętnościach. Takie ukierunkowane podejście zapewnia, że nowi pracownicy wnoszą konkretne potrzebne umiejętności, wspierając zrównoważony i wydajny zespół.
Ponadto pomaga w tworzeniu precyzyjnych opisów stanowisk i kryteriów oceny, prowadząc do bardziej wydajnego i skutecznego procesu rekrutacji.
Studium przypadku matrycy umiejętności: Przykładowo, pewna organizacja zwróciła się do Vahura OnBoard z prośbą o pomoc w znalezieniu pierwszego niezależnego dyrektora. Aby to osiągnąć, Vahura OnBoard wykorzystała model matrycy umiejętności, który obejmował analizę potrzeb firmy i identyfikację dziesięciu podstawowych umiejętności. Spośród tych dziesięciu umiejętności, trzy wymagały znacznej wiedzy specjalistycznej.
Po dokonaniu oceny różnych specjalistów, Vahura OnBoard zarekomendowała na to stanowisko byłego przewodniczącego organu regulacyjnego z rozległą wiedzą.
Pomaga pracownikom zidentyfikować ich mocne i słabe strony.
Ujawnienie wyników oceny umiejętności jest opcjonalne, ale może przynieść kilka korzyści.
Gdy pracownicy obiektywnie porównują swoje umiejętności z wcześniej zdefiniowanymi kryteriami, zyskują świadomość swoich mocnych i słabych stron - co sprzyja samoświadomości, osobistej odpowiedzialności i ukierunkowanemu rozwojowi umiejętności. To z kolei korzystnie wpływa na ich rozwój osobisty i zawodowy w organizacji.
Poprawia wewnętrzną mobilność i retencję
Mobilność wewnętrzna odnosi się do przemieszczania się pracowników wewnątrz organizacji. Posiadanie przeglądu różnorodnych umiejętności posiadanych przez pracowników daje wgląd w niewykorzystany potencjał drzemiący w firmie. Matryca umiejętności umożliwia menedżerom i działom HR identyfikowanie luk w umiejętnościach w zespołach i uzupełnianie ich innymi wewnętrznymi współpracownikami o odpowiednich umiejętnościach.
Gdy umiejętności są zmapowane, pracownikom łatwiej jest również przenosić się między działami lub projektami, które są zgodne z ich celami zawodowymi.
"Mobilność wewnętrzna zwiększa retencję i buduje umiejętności pracowników: Po dwóch latach pracownik, który przeprowadził się wewnętrznie, ma większą szansę na pozostanie w swojej firmie" - raport LinkedIn 2023 Workplace Learning Report
Różne sposoby awansu wewnętrznego w firmie
Pomaga w planowaniu sukcesji
Firmy mogą wykorzystać matrycę umiejętności do identyfikacji pracowników, którzy mają potencjał do przejęcia krytycznych ról w ramach rozwoju kariery. Pomaga to zapewnić płynne przejście, gdy kluczowy personel odchodzi i motywuje pracowników, zapewniając jasny plan rozwoju kariery w organizacji.
Jak stworzyć matrycę umiejętności dla swoich pracowników?
1. Identyfikacja umiejętności oceny
Można to zrobić, analizując umiejętności potrzebne do pełnienia różnych ról w zespole lub dziale. Identyfikując umiejętności do oceny, należy wziąć pod uwagę podstawowe umiejętności kluczowe dla odniesienia sukcesu w danej roli oraz dodatkowe umiejętności, które dobrze byłoby posiadać.
Przykładowo, content marketing manager powinien być biegły w strategii content marketingowej, copywritingu i podstawach SEO. Byłoby jednak miło, gdyby potrafił również wykonywać podstawowe projekty graficzne i edycję wideo
Dobrym punktem wyjścia do określenia, które umiejętności należy ocenić, są ramy kariery Twojej firmy : pisemna definicja kluczowych kompetencji każdej roli - w tym:
- umiejętności miękkie (komunikacja, inteligencja emocjonalna itp.)
- twarde umiejętności lub umiejętności specyficzne dla danej pracy (analityka internetowa, Javascript itp.)
- wartości (tj. w jaki sposób dana osoba uosabia daną wartość)
Niektóre firmy utrzymują swobodę, stosując jeden ogólny model dla wszystkich. Z kolei inne mają szczegółowe ścieżki rozwoju dla każdej roli i poziomu. Przeczytaj nasz szczegółowy przewodnik na temat tworzenia ram rozwoju kariery, jeśli nie masz takich w swojej organizacji.
Szukasz przykładu?
Ogólny model ułatwi późniejsze porównania poszczególnych umiejętności w całej firmie. Wysoce sprecyzowane modele, które są unikalne dla każdej roli, są świetne, ale będą pozbawione podstawowych kompetencji, które możesz chcieć zobaczyć dla wszystkich.
Nasza rada: Mieszanka powyższych elementów. Zachowaj niektóre kompetencje, które są takie same dla wszystkich w organizacji i uwzględnij kilka, które są bardziej techniczne.
2. Ocena umiejętności i zainteresowań pracowników
Metody stosowane przez pracodawców do oceny poziomu umiejętności pracowników różnią się w zależności od organizacji.
Niektóre powszechne sposoby oceniania i kategoryzowania umiejętności pracowników to:
- ⬇️ Menedżerowie lub bezpośredni przełożeni udzielają informacji zwrotnej(informacja zwrotna w dół)
- ️ Poproszenie pracowników o samodzielne określenie swoich umiejętności, zainteresowań i poziomu biegłości w każdym z nich(samoocena).
- ↔️ Współpracownicy oceniają się anonimowo(Peer feedback)
- ⬆️ Bezpośredni podwładni oceniają swoich menedżerów(informacja zwrotna w górę)
- Wszystkie powyższe(informacja zwrotna 360)
- ✏️ Oceny stopniowe.
- Certyfikaty.(Zewnętrzna biblioteka szkoleń)
Jeśli szukasz odpowiedniego sposobu na tworzenie pojedynczych poziomów, nasza bezpłatna matryca kompetencji będzie właśnie tym, czego potrzebujesz:
Zazwyczaj zalecamy pięć poziomów, od podstawowego do eksperckiego.
2.5 Nie zapomnij o kalibracji
Wiadomo, że każdy ma pewne uprzedzenia i tendencje do oceniania ludzi wyżej lub niżej. Te uprzedzenia mogą negatywnie wpływać na zaangażowanie pracowników, retencję i cele biznesowe.
Kalibracja oceny wyników odnosi się do tej kwestii poprzez ustanowienie jasnych standardów oceny, tak aby wszyscy recenzenci mieli jednolity zestaw wytycznych, których należy przestrzegać przy ocenie czyjejś pracy. Wiąże się to z zebraniem wszystkich osób przekazujących informacje zwrotne w celu omówienia i zrozumienia, w jaki sposób zastosować każdą ocenę do ocenianej osoby.
W ten sposób opinie recenzentów mogą stać się bardziej spójne, uczciwe i wiarygodne.
Chcesz dowiedzieć się więcej o kalibracji? Przeczytaj nasz przewodnik po kalibracji oceny wydajności
3. Dodaj dane do tabeli lub macierzy
Jednym z najczęstszych sposobów tworzenia macierzy umiejętności jest program Excel. Wykonaj poniższe kroki, aby utworzyć matrycę umiejętności w dokumencie Excel.
- Utwórz tabelę lub macierz z umiejętnościami wymienionymi w pierwszej kolumnie i nazwij ją "Umiejętności".
- Zapisz imiona członków zespołu poziomo w kolumnie "Imię".
- Utwórz kolumny "Ekspertyza" i "Zainteresowanie" pod nazwą.
- Dodaj zebrane wcześniej dane dotyczące wiedzy specjalistycznej i poziomu zainteresowania.
W ten sposób uzyskasz przegląd zdolności i poziomu umiejętności każdego pracownika. Posortuj umiejętności w kategorie w oparciu o ich wkład w praktyczne ukończenie projektu.
Jak słusznie zauważa Dennis z PMI, matryca umiejętności może być również reprezentowana za pomocą ideogramów do komunikacji wizualnej, na przykład piłek harveya.
4. Mapowanie pracowników z odpowiednimi umiejętnościami
Rozważ umiejętności wymagane dla każdej roli i przyporządkuj je pracownikom posiadającym te umiejętności. Pracownicy z określonymi umiejętnościami mogą również wykorzystać te informacje do zidentyfikowania luk w umiejętnościach i ich uzupełnienia.
Pozwoli to specjalistom ds. zasobów ludzkich uzyskać przegląd umiejętności i biegłości każdego pracownika. Posortuj umiejętności w kategorie w oparciu o ich wkład w praktyczne ukończenie projektu.
5. Korzystanie z matrycy umiejętności w celu identyfikacji potrzeb szkoleniowych i przydzielania zadań
Stwórz programy szkoleniowe i rozwojowe, które pomogą pracownikom poprawić ich umiejętności. Jeśli istnieją umiejętności, których pracownicy obecnie nie posiadają, warto rozważyć zatrudnienie trenera, który przeprowadzi warsztaty.
Pomoże to pracownikom rozwinąć umiejętności, które pozwolą im odnieść sukces w ich rolach i projektach.
Zapoznaj się z naszym studium przypadku dotyczącym szkoleń i rozwoju pracowników w Cisco.
Szablony i przykłady matryc umiejętności
Przykład 1 - Podstawowa matryca umiejętności dla mniejszych zespołów
Oto przykład matrycy umiejętności, która łączy wiedzę specjalistyczną ORAZ zainteresowania, coś, co możesz chcieć zrobić - ale także coś, co może znacznie skomplikować sprawy na dużą skalę.
Liczby te reprezentują:
Przykład 2 - Zaawansowana matryca umiejętności dla organizacji
Jeśli interesujesz się spostrzeżeniami opartymi na danych, spodoba ci się ten szablon.
Doskonale nadaje się dla większych organizacji, które chcą zrozumieć, w jakich umiejętnościach ich pracownicy są dobrzy i jakie umiejętności powinni priorytetowo szkolić.
Aby uniknąć nadmiernej złożoności, ten drugi przykład nie zawiera obecnie "zainteresowań" - ale z pewnością można je dodać do tabeli.
Szczególnie pomocne jest to, że automatycznie tworzy listę "3 najważniejszych" umiejętności - tych, na których powinieneś się skupić:
Oba szablony matrycy umiejętności można pobrać i zmodyfikować tutaj.
Matryca kompetencji
Aby pomóc ci w tworzeniu ram kariery, stworzyliśmy również matrycę kompetencji, która uzupełnia matrycę umiejętności.
Nasz szablon zawiera:
- 36 kompetencji indywidualnych: 5 poziomów biegłości - podstawowy, średniozaawansowany, zaawansowany, biegły, ekspert.
- Ponad 200 wskaźników behawioralnych i metryk wydajności: Daj członkom swojego zespołu jasne zrozumienie tego, co jest potrzebne do rozwoju ich kariery.
- Ponad 100 sugerowanych działań rozwojowych: Dzięki temu możesz rozwijać kompetencje swoich ludzi za pomocą jasnych, możliwych do wykonania kroków zarówno dla menedżerów, jak i pracowników.
Chcesz przyspieszyć swoje procesy HR? ️ Sprawdź nasze szablony dotyczące rozwoju pracowników, szkoleń, informacji zwrotnych i wydajności oraz wiele więcej tutaj.
Najlepsze praktyki, których należy przestrzegać podczas tworzenia matrycy umiejętności
Prawidłowe stworzenie matrycy umiejętności może sprawić, że proces rekrutacji będzie łatwiejszy i bardziej efektywny.
Oto kilka najlepszych praktyk w zakresie matryc umiejętności, których możesz przestrzegać, aby jak najlepiej je wykorzystać:
- Nie twórz matrycy umiejętności bez wcześniejszej oceny umiejętności wymaganych do udanego projektu lub roli, co zapewni, że twoje podejście będzie kompletne - biorąc pod uwagę zarówno perspektywę pracownika, jak i firmy.
- Upewnij się, że uwzględniasz wszystkie kluczowe umiejętności wymagane na każdym stanowisku.
- Pamiętaj o znaczeniu kalibracji; staraj się uzyskać prawidłowe dane, zamiast polegać na arbitralnych szacunkach.
- Dopasuj umiejętności do członków zespołu i ról, aby zachować precyzję matrycy.
- Nie zatrzymuj się po stworzeniu. Twoja matryca to dopiero początek. Teraz nadszedł czas, aby wprowadzić nowe spostrzeżenia w życie i na zawsze ulepszyć L&D.
W jaki sposób oprogramowanie matrycy umiejętności pomaga
Nasz szablon i powyższe instrukcje są niewątpliwie pomocne, ale ich wdrożenie może zająć dużo czasu i wysiłku:
- Uzyskanie wkładu od wszystkich interesariuszy i zespołów
- Upewnij się, że wspomniane dane są prawidłowe i rzetelne
- Ciągłe obawy o przypadkowe zepsucie czegokolwiek w programie Excel
- Aktualizuj matrycę na bieżąco
W tym miejscu pojawia się nasz Zavvy, który sprawia, że życie staje się łatwiejsze niż kiedykolwiek wcześniej.
Przykład z oprogramowania matrycy umiejętności Zavvy (mapa cieplna wyników informacji zwrotnych)
Oprogramowanie Zavvy do automatyzacji HR i matrycy umiejętności pomaga w:
- Uzyskaj wiarygodne, bezstronne dane dzięki opiniom 360
- Automatycznie angażuj wszystkich interesariuszy - nie musisz nikomu przypominać
- Kalibracja danych
- Wyświetl go jako mapę cieplną, aby uzyskać widok matrycy umiejętności
- Automatycznie aktualizuj go wraz z regularnymi cyklami informacji zwrotnych(ocena wyników itp.).
A co najlepsze?
Na macierzy się nie kończy. Dalsze analizy, takie jak siatki 9-pudełkowe, są również dostępne za jednym kliknięciem!
Ocena umiejętności to tylko pierwszy krok. Nasze narzędzie pomaga również pracownikom rozwijać odpowiednie umiejętności i znajdować najlepsze dostępne programy szkoleniowe. Dzięki jasnym ramom kariery i sprawiedliwemu postępowi, nasze oprogramowanie do tworzenia ścieżek kariery zapewnia jasne ścieżki dla każdego.
Ciekawy? Poproś o demo już dziś.
Najczęściej zadawane pytania
Jaki jest cel matrycy umiejętności?
Podstawowym celem matrycy umiejętności jest zapewnienie wizualnej reprezentacji umiejętności i kompetencji dostępnych w zespole lub organizacji. Pomaga w identyfikacji luk w umiejętnościach, ułatwia ukierunkowany rozwój pracowników i zapewnia właściwą alokację zasobów w celu uzyskania optymalnej wydajności i strategicznego wzrostu. W ten sposób zwiększa ogólną wydajność i skuteczność planowania zatrudnienia i zarządzania talentami.
Jaka jest różnica między matrycą umiejętności a matrycą kompetencji?
Matryca umiejętności i matryca kompetencji są podobne, ponieważ oba mają na celu zapewnienie uporządkowanego przeglądu umiejętności i kompetencji organizacji.
Różnica polega jednak tak naprawdę na perspektywie: matryca umiejętności koncentruje się na konkretnych umiejętnościach lub zadaniach, które posiada pracownik, podczas gdy matryca kompetencji koncentruje się na kompetencjach lub umiejętnościach wymaganych do pełnienia danej roli.
W pewnym sensie pierwszy z nich dotyczy obecnego stanu pracownika - podczas gdy drugi definiuje idealny zestaw umiejętności osoby na danym stanowisku.
Jak matryce umiejętności i modele kompetencji łączą się ze sobą?
Matryce umiejętności i modele kompetencji wzajemnie się uzupełniają. Podczas gdy matryca umiejętności zapewnia szczegółowy podział konkretnych umiejętności wymaganych dla danej roli, model kompetencji zapewnia bardziej holistyczny obraz szerszych kompetencji i umiejętności potrzebnych do odniesienia sukcesu w tej roli. Korzystając z obu, można uzyskać bardziej kompleksowe zrozumienie tego, co jest potrzebne do osiągnięcia doskonałości na danym stanowisku.
Czym jest matryca umiejętności na potrzeby rekrutacji?
Matryca umiejętności do zatrudniania to narzędzie, które można wykorzystać do oceny umiejętności i kwalifikacji kandydatów do pracy. Tworząc matrycę, która określa konkretne umiejętności i zadania wymagane na danym stanowisku, można porównać doświadczenie i umiejętności każdego kandydata, aby określić, kto najlepiej pasuje do danego stanowiska.
Jaki jest następny krok po stworzeniu matrycy umiejętności?
Następnym krokiem jest wykorzystanie jej do podejmowania decyzji. Może to oznaczać wykorzystanie matrycy do zidentyfikowania luk w zestawie umiejętności zespołu i stworzenia planów rozwoju w celu wyeliminowania tych luk. Alternatywnie, można użyć matrycy do oceny kandydatów do pracy lub określenia, którzy członkowie zespołu najlepiej nadają się do pracy nad konkretnym projektem.
Jak pomaga oprogramowanie do tworzenia matryc umiejętności?
Oprogramowanie do tworzenia matryc umiejętności może pomóc usprawnić tworzenie i utrzymywanie matrycy umiejętności. Korzystając z oprogramowania do automatyzacji procesu, można zaoszczędzić czas i zmniejszyć ryzyko błędów. Ponadto wiele rozwiązań w zakresie matryc umiejętności oferuje zaawansowane funkcje raportowania i analizy, które mogą pomóc w uzyskaniu wglądu w umiejętności zespołu i zidentyfikowaniu obszarów wymagających poprawy.