Budżety szkoleniowe: Klucz do poprawy wartości życiowej pracowników
Wyobraź sobie podróż do kraju, w którym mówi się w obcym języku, bez szukania informacji, planowania lub korzystania z przewodnika.
- Albo spędzasz czas i pieniądze wybierając przypadkowe ekscytujące wydarzenia turystyczne, albo wydarzenia, których żałujesz.
- Albo jesteś tak nieświadomy, że nie robisz nic.
Podobnie jest z budżetami szkoleniowymi. Firmy wydają 130 miliardów dolarów na szkolenie swoich pracowników, a tylko 25% takich szkoleń jest skutecznych.
Najczęstszym powodem, dla którego szkolenia te są nieproduktywne, są słabe badania, planowanie i wytyczne.
Ten artykuł pokaże ci, jak wygląda dobrze zaplanowany budżet szkoleniowy i jakie są kluczowe kroki do stworzenia własnego budżetu szkoleniowego.
Co to jest budżet szkoleniowy?
Budżet szkoleniowy odnosi się do bezpośrednich i pośrednich kosztów i zasobów wykorzystywanych do szkolenia pracowników w organizacji. Obejmuje on koszty kursów, książek i innych materiałów szkoleniowych. Obejmuje również koszty pośrednie, takie jak wynagrodzenia, rekompensaty i czas poświęcony na przygotowanie szkolenia.
Przeznaczenie budżetu na szkolenia ma zasadnicze znaczenie dla wzmocnienia pozycji pracowników. Pomaga pracownikom uzyskać dostęp do wysokiej jakości wiedzy, której potrzebują, aby skutecznie wykonywać swoją pracę.
W wielu przypadkach pracownicy mogą mniej lub bardziej swobodnie decydować o tym, jak wydać swój budżet szkoleniowy.
Ostateczna wolność, ostateczne wzmocnienie. Prawda? Niekoniecznie.
Jednak odpowiednio wykorzystany budżet szkoleniowy wpływa również na zadowolenie klientów.
Dobrze wyszkolony pracownik wie, jak zwracać się do klientów i unikać sytuacji, podczas gdy słaba obsługa klienta i niskie morale mogą prowadzić do utraty zysków i wpływać na zwrot z inwestycji.
Dlaczego budżety szkoleniowe są ważne?
Zwiększa sukces i doświadczenie klientów
Twoi pracownicy są strażnikami pomiędzy Twoją organizacją a klientami. Muszą więc przejść odpowiednie szkolenie, aby oferować lepsze usługi. Złe doświadczenia klientów mogą negatywnie wpłynąć na reputację organizacji. Wdrożenie dedykowanego systemu LMS do szkolenia klientów może więc zapewnić przedstawicielom wiedzę i umiejętności potrzebne do zapewnienia wyjątkowej obsługi klienta.
86% klientów ponownie nawiąże z Tobą współpracę, jeśli będą mieli pozytywne doświadczenia. Jeśli jednak sytuacja jest odwrotna, 53% zmieni partnera na konkurencję.
Zwiększa wartość życiową pracowników
Bogaty budżet szkoleniowy zapewnia dobre doświadczenia pracowników. Kiedy możesz sobie pozwolić na zapewnienie swoim pracownikom zasobów potrzebnych do podnoszenia kwalifikacji, postrzegają to jako inwestowanie w ich potencjał.
Co ostatecznie buduje ich pewność siebie i prowadzi do zaangażowania pracowników. Zaangażowani pracownicy postrzegają sukces organizacji jako kluczowy dla nich samych.
Z drugiej strony, niezaangażowany pracownik wykonuje pracę tylko dlatego, że mu każesz. W rezultacie ci pierwsi osiągają lepsze wyniki i doskonalą się przez lata. Co więcej, pozostaną dłużej w organizacji, ponieważ wysoko ustawiłeś poprzeczkę dla konkurencji.
Czynniki te pomogą ci poznać najbardziej wartościowych pracowników i podejmować lepsze decyzje dotyczące kapitału ludzkiego, które przyniosą bardziej znaczący zwrot z inwestycji.
Poprawia zatrzymywanie talentów
94% pracowników pozostanie ze swoim pracodawcą, jeśli ten zainwestuje w długoterminową naukę. Rozsądny budżet szkoleniowy w połączeniu z planem rozwoju pokazuje zaangażowanie w pomoc pracownikom w podnoszeniu kwalifikacji. Ponadto buduje to zaufanie w miejscu pracy i stawia wysoko poprzeczkę dla konkurencji.
Zabezpieczenie organizacji na przyszłość
W 2022 r, 42% podstawowych umiejętności potrzebnych do wykonywania istniejących zadań ulegnie zmianie z powodu szybkich zmian technologicznych. Ponadto do 2025 r. 75% siły roboczej będzie zdominowane przez millenialsów, którzy cenią sobie ciągłe uczenie się.
Zapewnienie zasobów, których potrzebują do rozwoju, przygotowuje ich do szybko zmieniającego się środowiska pracy. I odwrotnie, brak zapewnienia zasobów sprawia, że ich umiejętności stają się zardzewiałe i zbędne, co negatywnie wpływa na sukces organizacji.
Budżet szkoleniowy zapewnia długowieczność organizacji, umożliwiając pracownikom dostosowanie się do przyszłych zmian i rozwoju poprzez zapewnienie im niezbędnych zasobów do podnoszenia kwalifikacji.
Poprawia wydajność i efektywność pracy
To, czym karmisz swoją organizację, jest tym, co wychodzi z drugiej strony. Lepiej wyszkoleni pracownicy wymagają mniejszego nadzoru, częściej pojawiają się w pracy i mają lepsze relacje z klientami .
Wszystkie te czynniki zwiększą sprzedaż i sukces organizacji. Jednak ograniczanie szkoleń pracowników zamiast inwestowania w nie będzie miało katastrofalne skutki.
Benchmarki: Jak duży budżet szkoleniowy firmy przyznają swoim pracownikom?
Budżet szkoleniowy, jaki firmy przeznaczają na szkolenia swoich pracowników, jest różny. Ogólnie rzecz biorąc, firmy są świadome zwrotu z inwestycji w szkolenia swoich pracowników. Jednak z powodu pandemii COVID 19 nastąpiły znaczące zmiany we wzorcach wydatków organizacji.
Chociaż wiele firm uzupełnia szkolenia fizyczne platformami e-learningowymi, aby obniżyć koszty szkoleń, nadal przeznaczają ogromne fundusze na szkolenia pracowników.
Według raportu branżowego, tylko w 2020 roku amerykańskie organizacje zatrudniające od 100 do 999 pracowników wydały na szkolenia około 1 678 USD na pracownika.
Raport ujawnia również, że duże firmy przeznaczają 22 miliony dolarów na szkolenia, podczas gdy firmy średniej wielkości wydają 808 355 dolarów. Małe firmy wydają 506 819 dolarów.
W przypadku Abby Wilson z LGBTQ flags Australia "budżet szkoleniowy, który ustalamy, jest zwykle zbliżony do kwoty wynagrodzenia, które mamy na osobę. Kiedy możemy, zwiększamy go o około 2-3%".
Penta Academy ustala roczny budżet szkoleniowy w wysokości €1,000. Penta dodatkowo udostępnia bezpłatne programy i kursy dla pracowników za pośrednictwem ich kont LinkedIn.
⚖️ Jak obliczyć koszty szkolenia?
1. Określenie potrzeb szkoleniowych
Max Benz, założyciel Banking Geeks, mówi, że:
"Jeśli chodzi o ustalanie budżetów szkoleniowych dla pracowników, należy wziąć pod uwagę kilka czynników. Po pierwsze, należy ocenić potrzeby swoich pracowników.
- W jakich obszarach potrzebują poprawy?
- Jakie umiejętności muszą nabyć?
Po dobrym zrozumieniu wymagań szkoleniowych można rozpocząć badanie kosztów różnych programów. Należy również uwzględnić czas wymagany
Wreszcie, należy ustalić realistyczny i osiągalny budżet. Biorąc pod uwagę wszystkie te czynniki, można opracować budżet szkoleniowy, który zaspokoi potrzeby pracowników przy jednoczesnym zachowaniu ograniczeń finansowych".
Szczegółowy plan rozwoju pracowników powinien uwzględniać luki w umiejętnościach i potrzeby organizacji. Powinien również uwzględniać aspiracje zawodowe pracowników i znaleźć wspólną płaszczyznę, która pomoże im je osiągnąć.
Musisz współpracować z innymi menedżerami, całym zespołem People Ops i pracownikami, których musisz przeszkolić. Zapewni to 360-stopniowy widok na tworzenie najlepszej strategii szkoleniowej.
Oto jak określić potrzeby szkoleniowe pracowników:
- Zapoznaj się z opisem stanowiska pracownika (lub lepiej: ścieżki kariery).
- Zapytaj pracowników o ich cele zawodowe.
- Dostosuj ich cele do celów i wartości firmy. Na przykład, zaprojektuj tablicę wizji i umieść ją w widocznym miejscu w organizacji. W ten sposób wszyscy widzą cele organizacyjne, jak pasują do szerszej perspektywy i dlaczego ich rola w osiągnięciu celu organizacyjnego jest istotna.
- Przetestuj i oceń ich zestaw umiejętności. Najczęstszym sposobem na to jest ocena 360° oparta na kompetencjach.
Rozważ zadanie następujących pytań:
- Czy szkolenie odbędzie się online czy na miejscu?
- Czy w grę wchodzą koszty podróży, wyżywienia i zakwaterowania?
- Czy muszę zatrudniać osoby spoza mojej organizacji? Czy są członkowie mojej organizacji, którzy mogą być mentorami i szkolić innych pracowników?
- Ile będzie kosztować każde z tych szkoleń?
- Czy będę musiał kupić materiały i pomoce naukowe dla moich pracowników?
Po udzieleniu odpowiedzi na te pytania należy oszacować koszt szkolenia w oparciu o potrzebne zasoby.
2. Oblicz na podstawie wynagrodzenia
Innym sposobem na określenie kosztów szkolenia pracowników jest ten prosty wzór:
Całkowite roczne wynagrodzenie (na pracownika) X 1-3% = budżet szkoleniowy.
Zbierz całkowitą kwotę, jaką wydajesz na każdego pracownika. Następnie pomnóż ją przez jeden do trzech procent ich wynagrodzenia. Otrzymasz w ten sposób budżet szkoleniowy.
Ta technika jest idealna, ponieważ pozwala pokryć zarówno koszty stałe (wynagrodzenia pracowników, materiały biurowe i sprzęt), jak i koszty zmienne (koszty ukryte lub nieplanowane).
3. Zatrudnienie agencji HR do obliczenia budżetu szkoleniowego
Możesz również zatrudnić agencję HR, która pomoże Ci obliczyć budżet szkoleniowy. Przyda się to, gdy samodzielne obliczenie budżetu okaże się wyzwaniem.
Da ci to również perspektywę osoby z zewnątrz i odkryje ukryte koszty, które musiałeś przeoczyć w procesie planowania.
Maciej Kubiak, Head of People w PhotoAiD, dzieli się swoją opinią na temat outsourcingu kalkulacji budżetu szkoleniowego:
"Mieliśmy trudności ze stworzeniem odpowiedniej strategii budżetu szkoleniowego, dlatego skorzystaliśmy ze wsparcia zewnętrznej firmy HR. Z ich pomocą ustaliliśmy roczny budżet na rozwój pracowników.
Pracownicy nie wybierają kursów całkowicie samodzielnie. Ponieważ liderzy najlepiej znają potrzeby całego zespołu i poszczególnych pracowników, omawiają plany rozwoju z członkami zespołu. Cele kariery są ustalane dla całego zespołu, a liderzy przedstawiają je pracodawcom.
W rezultacie, budżet szkoleniowy jest rozłożony na działy, a nie na poszczególnych pracownikówa liderzy to ludzie, którzy łączą potrzeby firmy z oczekiwaniami pracowników".
Ograniczenia: Jakie kwestie niesie ze sobą budżet szkoleniowy?
Pracownicy nie wiedzą, jak wydawać swoje budżety szkoleniowe, pozostawiając je nietknięte. Szum wokół przyszłości pracy i umiejętności potrzebnych do przygotowania się do niej sprawia, że gorączkowo szukają kursów.
- Szukają kursów opartych na ogólnych informacjach, zamiast znaleźć te dostosowane do ich ścieżek kariery.
- Inni pracownicy wydają swoje budżety szkoleniowe na udział w konferencjach, które mogą przynieść niewielki lub żaden zwrot z inwestycji dla organizacji i pracownika, tylko po to, aby szybko "załatwić sprawę".
- Niektórzy pracownicy mogą być rozdarci między tonami kursów online i przytłoczeni nadmiarem informacji.
Oto, co możesz zrobić, aby odwrócić uwagę od tych problemów:
- Utwórz formularz ankiety oceny potrzeb szkoleniowych. Ankieta ta jest formularzem online, który zawiera pytania, na które muszą odpowiedzieć pracownicy, aby pomóc im w zapewnieniu najlepszych szkoleń. Pomoże to zidentyfikować priorytety szkoleniowe i skoncentrować budżet na tym, co ważne.
- Ściśle współpracuj z pracownikami przy tworzeniu budżetu szkoleniowego. Rozmawiaj z pracownikami i słuchaj ich opinii na temat tego, co powinno pozostać w budżecie, a co powinno zostać z niego usunięte.
- Zainwestuj w coaching jeden na jeden. Nie każdy problem wymaga intensywnego szkolenia. Na przykład pracownik zmagający się z problemami komunikacyjnymi lub niedotrzymujący terminów. Zamiast tego, należy przeprowadzić coaching bezpośrednio z pracownikiem.
Jak sprawić, by budżet szkoleniowy był bardziej znaczący?
Oto jak można wykorzystać budżet szkoleniowy, aby zapewnić postęp i rozwój w organizacji:
1. Ocena potrzeb szkoleniowych pracowników
Każdy pracownik jest inny.
Tak więc uniwersalne podejście do ich szkolenia przyniesie odwrotny skutek. Z drugiej strony, analiza potrzeb szkoleniowych pomoże ci lepiej poznać swoich pracowników.
2. Kultywowanie kultury uczenia się
Kultura uczenia się odnosi się do nastawienia pracowników na rozwój. Jest tak, gdy pracownicy chcą się uczyć i stosować to, czego się nauczyli, aby pomóc swoim organizacjom odnieść sukces.
Jednym z przykładów zdrowej kultury uczenia się jest mikrolearning Google.
Pracownicy wysyłają krótkie sugestie na temat tego, co ich zdaniem druga osoba może zrobić, aby być lepszym w swojej pracy za pośrednictwem wiadomości e-mail. Dzięki temu wiedzą, co robią dobrze, a co źle, bez przeciążania ich informacjami. Jest to również sposób na przekazywanie informacji zwrotnych.
Kursy Whisper są również używane do wysyłania "szturchnięć" do menedżerów. Nudges to przypomnienia, które pomagają menedżerom wykonywać swoje zadania na czas. Na przykład, otrzymują oni e-maile przypominające im o uczestnictwie w spotkaniach i udzielaniu konstruktywnych informacji zwrotnych.
Kultywowanie kultury uczenia się uzupełnia budżet szkoleniowy. Zapewnia, że szkolenie, które następuje, nie jest jednorazowym wydarzeniem. Zamiast tego pracownicy nadal ćwiczą to, czego nauczyli się po szkoleniu:
- Promowanie ciągłego uczenia się poprzez tworzenie biblioteki zasobów. Zarezerwuj biuro lub sekcję organizacji, aby pomieścić fizyczne materiały edukacyjne. Na przykład książki, materiały audio, wideo i inne. Możesz także skonfigurować system zarządzania nauczaniem (LMS), aby zapewnić pracownikom zdalnym dostęp do cyfrowych kopii tych materiałów.
- Zapewnij zachęty motywujące pracowników do osiągania lepszych wyników. Następnie nagradzaj ich, gdy się poprawią lub osiągną główne cele. Na przykład, twój pracownik działu sprzedaży zaczął zarabiać dodatkowe 300 dolarów tygodniowo. Zapewnij mu zachęty pieniężne (pieniądze, premie, plany wynagrodzeń) i niepieniężne (pochwały, uznanie i awans).
3. Opracowanie ram kariery
Ramy kariery to wizualna mapa, która ilustruje role zawodowe i rodziny stanowisk oraz pomaga pracownikom zidentyfikować możliwości rozwoju w ramach rodzin stanowisk. Na przykład, księgowość, audyt i planowanie finansowe razem tworzą rodzinę stanowisk.
Oto trzy wskazówki dotyczące tworzenia ram kariery w organizacji:
- Określ cel struktury lub problemy, do rozwiązania których jest ona potrzebna. Na przykład niewłaściwa komunikacja ról i obowiązków w strukturze organizacyjnej.
- Wybierz swoje narzędzie. Na przykład Notion ma funkcje, których można użyć do zbudowania ram kariery. Na przykład szablon tablicy ogłoszeń. Możesz również skorzystać z arkuszy Google. Najwygodniejszym i najbardziej kompletnym rozwiązaniem jest funkcja "ścieżki kariery" Zavvy.
Obawiasz się, że ramy kariery zamienią się w ogromny projekt? Zavvy AI umożliwia tworzenie ścieżek dla każdej roli i poziomu w ciągu kilku minut.
- Aktualizuj swoje ramy kariery. Organizacje charakteryzują się stale zmieniającymi się elementami. Tak więc jej ramy powinny uwzględniać wszystkich, zarówno nowych, jak i starych pracowników. Ćwiczenie to można wykonać w pierwszym kwartale, co pół roku lub co rok.
- Promowanie odpowiedzialności. Powierz odpowiedzialność ekspertowi w organizacji. Jeśli nie możesz nikogo znaleźć, poszukaj zewnętrznego eksperta.
4. Stworzenie procesu rozwoju
Stworzenie procesu rozwoju przekształci budżet szkoleniowy w wymierne doświadczenie wzmacniające. Organizując działania rozwojowe i dostarczając materiały szkoleniowe, zapewniasz im narzędzia potrzebne do rozwoju.
Następnie możesz zaplanować kolejne sesje informacji zwrotnej, podczas których uzyskasz wgląd w to, jak radzą sobie pracownicy. Pracownicy mogą również przejść ocenę za pomocą 360-stopniowej informacji zwrotnej, aby uzyskać pełny obraz swojego personelu.
Wykonaj poniższe kroki, aby stworzyć unikalny proces rozwoju w swojej organizacji:
- Zaprojektuj szablon. Zapoznaj się z naszymi darmowymi szablonami planów rozwoju pracowników w poszukiwaniu inspiracji.
- Przeprowadź otwartą rozmowę ze swoimi pracownikami. Poznaj ich aspiracje zawodowe. Posiadanie ram kariery na tym etapie sprawi, że będą wiedzieli, jak poruszać się w strukturze firmy. Omówiliśmy to w poprzedniej sekcji.
- Prowadzenie programów orientacyjnych dla pracowników w celu informowania ich na bieżąco o postępach organizacji.
- Wykorzystanie ram kariery do zdefiniowania obowiązków i oczekiwań pracowników.
- Przeprowadzić dyskusję jeden na jeden z pracownikami na temat wybranych obszarów szkoleniowych. Aby szkolenie było wartościowe, pracownicy i menedżerowie powinni się w nie zaangażować.
- Przestrzegaj zasady 70-20-10 dla planów rozwoju. Szkolenie powinno obejmować 70% nauki w miejscu pracy, 20% nauki formalnej i 10% nauki poprzez informacje zwrotne.
5. Testowanie i ocena postępów
Utwórz matrycę szkoleniową przed rozpoczęciem szkolenia, aby poznać aktualne kwalifikacje każdego pracownika i status kwalifikacji. To znaczy, czy pracownicy je spełnili, czy nie.
Udostępniaj model macierzy wszystkim w organizacji, aby byli na bieżąco. Po szkoleniu, użyj próbnych testów, aby ocenić, ile nauczyli się z tego doświadczenia.
Ustal zasady budżetowe, aby określić, co się stanie, gdy pracownicy nie wykorzystają swoich budżetów. Na przykład, jeśli pracownik pójdzie na przerwę, musi przeszkolić kolejnego pracownika, który go zastąpi.
Jeśli pracujesz z niewielkim budżetem, skorzystaj z tańszych metod szkoleniowych, takich jak mentoring koleżeński, w którym kolega szkoli mniej doświadczony personel, jak zobaczymy w następnej sekcji.
Jak szkolić ludzi przy niewielkim budżecie?
Czasami zdarza się, że masz napięty budżet. Niestety oznacza to, że nie możesz zapewnić pracownikom odpowiednich środków na rozpoczęcie szkolenia. Ale jest to również sygnał do wykazania się kreatywnością.
Nie musisz rozbijać banku, aby zapewnić pracownikom praktyczne szkolenie. Zamiast tego zacznij od kompromisu i zastąpienia drogich kosztów szkolenia tańszymi alternatywami.
- Zainwestujw szkolenia wirtualne. Pracownicy nie zawsze muszą być fizycznie obecni. Mogą oni prowadzić wideorozmowy z menedżerami i trenerami z wygodnej kanapy, eliminując koszty podróży i zakwaterowania.
Na przykład Amazon oferuje wirtualne szkolenia dla pracowników zdalnych. Firma zapewnia laptopa ze wszystkimi zasobami IT potrzebnymi do tego procesu. Możesz użyć popularnych narzędzi, takich jak Zoom i Microsoft Teams, aby rozpocząć wirtualne szkolenia w swojej organizacji. - Szukaj platform, które oferują darmowe kursy. EdApp to przykład wielokrotnie nagradzanej platformy szkoleniowej dla pracowników. Istnieją również inne, takie jak Coursera, GoSkills i OpenLearn.
- Uzyskaj dotacje na szkolenia pracowników. Na przykład Canada Job Grant (CJG) i dotacje na szkolenia umiejętności Departamentu Pracy USA. Możesz także współpracować z innymi organizacjami lub firmami, które oferują szkolenia i programy rozwojowe. AT&T stworzyło własny tytuł magistra online. Oferuje również inne powiązane programy dla pracowników.
- Zachęcaj do szkoleń przekrojowych. Naucz jednego pracownika, aby nauczył pozostałych. Na przykład, pracownicy mogą organizować comiesięczne spotkania typu "lunch i nauka". W tym czasie mogą wymieniać się umiejętnościami i wiedzą.
- Zdecyduj się na zakup zasobów wielokrotnego użytku. Na przykład filmy, pliki audio, slajdy PowerPoint i inne. itp.
➡️ Zwiększ wartość pracowników dzięki Zavvy
Aby uzyskać lepszy zwrot z inwestycji, myślące przyszłościowo organizacje planują rozwój swoich pracowników już na etapie rekrutacji. Powinieneś obliczyć najlepsze sposoby na podniesienie umiejętności i zatrzymanie nowych talentów oraz ile będzie Cię to kosztować od samego początku.
Nieustannie dążąc do udoskonalania swoich budżetów szkoleniowych, korzystaj z systemów zarządzania nauczaniem (LMS), aby śledzić i rejestrować każdy etap podróży.
Nasze kompleksowe oprogramowanie do nauki i rozwoju pomoże Ci stworzyć plan rozwoju, który nie pozostawi nikogo w tyle. Możesz:
- Użyj Zavvy AI do tworzenia mikrokursów.
- 🗺️ Stwórz ścieżki kariery dla pracowników, aby mieć pełną przejrzystość tego, czego się od nich oczekuje.
- Opracowanie planów rozwoju, w tym konkretnych działań szkoleniowych.
- Przypisywanie kursów do każdej kompetencji.
- Przeprowadzanie kwartalnych przeglądów wyników opartych na kompetencjach 360 w celu regularnego wspierania pracowników.