Des indicateurs essentiels pour améliorer l'expérience des employés et votre rentabilité
Une bonne intégration ouvre la voie à une expérience et à un travail remarquables de la part des employés.
Mais comment savoir si votre processus d'intégration est "bon" sans en faire le suivi ?
Prenons l'exemple d'Online Optimism. Si elle n'avait pas suivi son processus d'intégration, elle n'aurait pas remarqué qu'elle conservait plus d'employés ayant été présentés à des personnes extérieures au département que d'employés n'ayant pas été présentés à des personnes extérieures au département.
Alasco, Roadsurfer, et Storyblok pourrait identifier les changements dans le temps de productivité des nouveaux employés, la satisfaction et l'engagement des employés en mesurant les paramètres d'intégration.
Lisez cet article pour apprendre comment mesurer l'onboarding afin d'améliorer votre parcours d'onboarding, le rendement du travail et les taux de rétention des talents. Tout comme Alasco, Online Optimism et Roadsurfer l'ont fait.
📈 Quels sont les paramètres et les indicateurs clés de l'intégration des employés?
Les indicateurs d'intégration mesurent les performances et les progrès de votre processus d'intégration des employés.
Voici quelques exemples d'indicateurs relatifs à l'accueil des nouveaux arrivants :
- le temps de réalisation de l'onboarding ;
- les plus performants ;
- le taux d'achèvement de la formation des nouveaux embauchés ;
- le temps de productivité, etc.
En règle générale, les indicateurs de l'onboarding seront plus opérationnels. Les ICP d'intégration, en revanche, mesurent les performances en fonction des buts et objectifs clés de l'entreprise et des besoins de l'organisation. Vos ICP doivent donc être de nature plus stratégique.
Supposons que votre entreprise souhaite améliorer la fidélisation de ses employés. Les indicateurs clés seraient les suivants :
- le score d'engagement des employés;
- la note de satisfaction de la première semaine, et
- le taux de recommandation net des employés.
Voici quelques exemples supplémentaires d'indicateurs clés de performance pour l'accueil des nouveaux arrivants :
- le taux de rotation des nouveaux embauchés ;
- le taux de satisfaction professionnelle des nouveaux embauchés ;
- l'économie de ressources grâce à l'automatisation de l'accueil des nouveaux arrivants.
Tous les indicateurs ne sont pas des KPI, mais tous les KPI sont des indicateurs. Les indicateurs sont liés aux objectifs et aux besoins de votre entreprise.
Mais les indicateurs d'intégration et les indicateurs clés de performance révèleront le degré de réussite et d'efficacité de votre processus.
Il existe de nombreuses méthodes pour mesurer les progrès et l'impact de votre processus d'intégration.
Par exemple, vous pouvez envoyer une enquête d'intégration après ou pendant l'intégration pour mesurer la satisfaction et l'état de préparation perçu par l'employé.
Une autre méthode consiste à utiliser une solution logicielle pour suivre les progrès de vos employés.
Par exemple, combien d'étapes ont été franchies dans leur parcours d'accueil ?
Conseil : si vous utilisez un logiciel d'accueil, vous pouvez facilement intégrer une enquête eNPS comme dernière étape du parcours d'accueil et agréger les données pour l'ensemble de votre cohorte de nouveaux arrivants.
🏆 3 avantages clés du suivi des indicateurs de l'onboarding
Améliorer l'expérience d'accueil des employés
Le principal avantage du suivi de votre processus d'intégration est de comprendre comment les employés perçoivent le parcours d'intégration de votre entreprise.
Connaître leurs sentiments sur leur parcours et les actions qui ont suscité ces sentiments peut vous aider à améliorer l'expérience d'accueil des employés.
Selon la HBR, de meilleures expériences d'accueil conduisent à un meilleur engagement des nouveaux employés, à une meilleure rétention des talents et à une plus grande confiance dans les nouvelles recrues.
Ainsi, si vous effectuez un suivi adéquat, vous découvrirez :
- Ce qui fait que les nouveaux embauchés sont satisfaits ou insatisfaits de leur expérience.
- Les étapes de l'onboarding qui leur posent problème.
- Délai d'exécution d'une tâche spécifique.
- Quelles sont les actions qui augmentent ou diminuent la rétention.
- Raisons pour lesquelles le temps de productivité est faible.
Identifier les incohérences entre les services
Vous pouvez également segmenter vos mesures en cohortes (un groupe de personnes ayant une caractéristique commune) et effectuer des analyses plus approfondies.
Par exemple, vous pouvez mesurer comment les expériences d'accueil diffèrent selon les départements, les responsables et les antécédents des employés. De cette manière, vous pouvez identifier la cause profonde de la bonne ou de la mauvaise expérience d'intégration de chaque employé.
Par exemple, vous pourriez découvrir que les mauvaises expériences d'intégration sont liées à un manager, et non à un processus de l'entreprise.
De plus, si les employés sont satisfaits de leur expérience, ils deviendront des défenseurs de votre entreprise, ce qui attirera des talents de qualité.
Augmenter la rétention
"Le suivi de l'intégration nous a permis de mieux comprendre nos nouveaux employés, la rapidité avec laquelle nous pouvons les intégrer, les processus qui doivent être rationalisés ou modifiés, et ce qui les passionne dans leur travail et dans l'entreprise." Mark Seemann, fondateur de StaffCircle, une plateforme de gestion des ressources humaines.
Online Optimism, une agence de marketing, se concentre également sur la rétention. Flynn Zaiger, PDG d'Online Optimism, souligne :
"Le suivi des paramètres d'intégration a aidé notre entreprise à repérer les possibilités d'accroître la fidélisation. Il nous permet également d'identifier immédiatement les employés les moins performants afin de leur proposer une formation ou de les réembaucher. Vous voulez que les employés se sentent bien, afin qu'ils ne se remettent pas à la recherche d'un emploi."
➡️ Voici quelques modèles d'accueil pour vous aider à mieux structurer l'expérience de vos employés et à la rendre plus gratifiante.
📐 9 KPIs et métriques pour mesurer l'efficacité et le succès de l'onboarding
Indice de satisfaction des employés (ISE)
L'indice de satisfaction des employés mesure la satisfaction d'un employé dans une situation donnée pour savoir s'il est satisfait de son intégration.
Si l'ESI est faible, vous savez que votre processus d'intégration doit être amélioré.
Vous pouvez calculer cette mesure à l'aide de trois questions principales :
- Quel est votre degré de satisfaction à l'égard de votre processus d'intégration ?
- Dans quelle mesure votre "onboarding" a-t-il répondu à vos attentes ?
- Dans quelle mesure votre onboarding actuel est-il (était) proche de votre onboarding idéal ?
Conseil n° 1 : vous pouvez opter pour une échelle de 1 à 10 ou de 1 à 5.
Conseil n° 2 : vous pouvez inclure davantage de questions en fonction des données dont vous avez besoin.
Pour calculer l'ESI :
Supposons que vous envoyiez une enquête à 10 niveaux et 5 questions.
Multipliez le nombre de questions de l'enquête par la note la plus élevée possible : 5 x 10 = 50.
Additionnez ensuite les scores de chaque question (d'un employé), disons 35. Divisez la somme par le noyau multiplié, soit 50 = 0,7. Multipliez ensuite par 70 %. L'ISE des employés sélectionnés est de 70 %.
Pour obtenir l'ESI de tous les salariés, additionnez toutes les ESI individuelles et divisez par le nombre total de salariés.
Taux de recommandation net des employés (eNPS)
Cet indicateur mesure si vos employés sont des défenseurs de la marque et si cela est lié à l'accueil des nouveaux employés. Cet indicateur vous aide à comprendre si l'intégration a une incidence sur la loyauté et la défense des intérêts des employés.
Mesurer l'eNPS:
- Demandez : "Sur la base de votre expérience récente, quelle est la probabilité que vous recommandiez cette entreprise à un ami ou à un collègue ?".
- Puis une question complémentaire : "Quelle est la raison principale de votre score ?".
- Enfin, "Souhaitez-vous que votre responsable vous contacte au sujet de votre expérience ? Si oui, ajoutez vos coordonnées ci-dessous."
Pour calculer l'eNPS :
Tout d'abord, vous devez comprendre trois mots clés : promoteurs, passifs et détracteurs.
- Les promoteurs sont les employés qui répondent par 9 ou 10 à l'enquête.
- Les personnes passives sont celles qui répondent entre 7 et 8, ce qui indique qu'elles sont neutres.
- Les détracteurs sont les employés qui obtiennent une note inférieure à 6.
% de promoteurs = Addition de tous les 9 et 10 divisés par le nombre d'employés qui les choisissent, puis multiplication par 100.
% de détracteurs = Additionner tous les chiffres inférieurs à six et diviser par le nombre d'employés qui choisissent ainsi.
eNPS = % de promoteurs - % de détracteurs. Le pourcentage ou la somme des passives ne sont pas nécessaires.
Taux de rotation des nouveaux employés
Le taux de rotation des nouveaux embauchés mesure le nombre de nouveaux embauchés qui ont quitté l'entreprise après une période donnée (un mois, un trimestre ou une année).
Le taux de rotation est un indicateur de la santé de l'expérience des employés de votre entreprise, qu'il s'agisse du recrutement, des avantages liés à l'expérience des employés ou de la rémunération.
Le taux de rotation des nouveaux employés peut inclure les employés qui ont quitté volontairement ou involontairement votre entreprise.
Calculer le taux de rotation des nouveaux embauchés :
Nombre total de salariés ayant quitté l'entreprise au cours d'une période donnée divisé par le nombre total de salariés embauchés par l'entreprise au cours de cette période, multiplié par 100.
Vous pouvez décider de calculer uniquement le nombre de salariés (embauchés au cours d'une période donnée) qui sont partis involontairement (ou volontairement), divisé par le nombre total de salariés embauchés au cours de cette période multiplié par cent.
Taux de rétention des nouveaux embauchés
Le taux de rétention des nouvelles recrues mesure le nombre total de nouvelles recrues qu'une entreprise a retenues au cours d'une période donnée.
Tout comme votre taux de rotation, votre taux de fidélisation indique la santé de l'expérience de vos employés et de votre stratégie de fidélisation des employés.
Calculer le taux de maintien dans l'emploi des nouveaux embauchés :
Divisez le nombre total d'employés récents qui sont restés dans votre entreprise par le nombre total d'employés embauchés au cours de cette période.
Taux d'achèvement de la formation
Le taux d'achèvement de la formation mesure le pourcentage de personnes qui ont terminé leur formation d'accueil.
Utilisez cette mesure pour évaluer le degré d'engagement de vos programmes et documents d'intégration et leur relation avec le temps de productivité des nouveaux employés.
Pour calculer le taux d'achèvement de la formation :
Divisez le nombre total de salariés ayant suivi la formation d'intégration par le nombre total de salariés affectés à la formation et multipliez par 100.
Temps de productivité
Le délai de productivité mesure le temps qu'il faut aux personnes recrutées pour commencer à générer de la valeur pour l'entreprise ou le temps qu'il leur faut pour effectuer correctement le travail pour lequel elles ont été recrutées.
Le calcul de cet indicateur n'est pas aussi simple que les autres. Vous devez d'abord déterminer les ICP de chaque rôle ou de chaque tâche.
Pour calculer le temps de productivité :
Après avoir assigné une tâche à un nouvel employé, calculez le nombre de jours qu'il lui faut pour terminer la tâche ou atteindre les indicateurs de performance clés à partir de sa date de début (pas quand vous lui avez assigné la tâche). Incluez également les jours utilisés pour la révision.
Pour calculer la moyenne de toutes les nouvelles embauches d'une période donnée, il faut additionner le nombre total de jours pour toutes les nouvelles embauches d'une période donnée et le diviser par le nombre total de nouvelles embauches.
Vous pouvez également le multiplier par 100 pour obtenir le pourcentage.
Cette mesure permet également de savoir si vous avez inclus le matériel dont les employés ont besoin pour effectuer le travail et si vous l'avez fait dans le format approprié.
Coût de la productivité optimale
Le coût d'obtention d'une productivité optimale mesure l'investissement dans le recrutement et la formation d'un nouvel employé pour qu'il puisse accomplir son travail. Il vous aide à calculer le coût de l'embauche et de l'intégration d'un employé, ainsi que le temps nécessaire pour qu'il devienne productif.
Calculer le coût d'une productivité optimale :
Additionner le coût du recrutement et le coût de la formation.
Certains de ces coûts peuvent être les suivants :
- Publicité
- Frais de recrutement
- Tests de dépistage de drogues
- Perte de ventes/opérations alors que des postes n'ont pas été pourvus
- Vérification des antécédents, etc.
Il vous aide à déterminer le retour sur investissement de votre logiciel d'accueil et le temps qu'il vous a fait gagner.
Gain de temps sur les tâches administratives
Le temps gagné est le nombre d'heures économisées grâce à l'utilisation d'un logiciel d'onboarding pour automatiser votre processus d'onboarding. Il vous aide à déterminer le retour sur investissement de votre logiciel d'onboarding et le temps qu'il vous a fait gagner.
Le calcul de cette mesure relève plus du travail mental que des mathématiques.
Essayez de calculer le temps que vous avez passé à intégrer manuellement les employés par rapport au temps que vous avez passé à utiliser un outil d'automatisation de l'intégration.
Temps d'achèvement du parcours d'accueil
Le temps d'achèvement du parcours d'intégration fait référence au temps nécessaire aux nouveaux embauchés pour achever leur parcours d'intégration.
Vous pouvez rapidement obtenir cette mesure à partir de votre logiciel d'accueil.
Conseil n° 1 : demandez aux candidats ce qu'ils attendent de leur processus d'intégration dès la phase d'entretien.
Conseil n° 2 : Créez également des enquêtes de suivi pour identifier les points faibles du processus d'intégration.
Conseil n° 3 : enfin, utilisez les avis de Glassdoor pour connaître les expériences des nouveaux embauchés.
Après avoir suivi leur intégration, Online Optimism a créé un système buddy pour aider les nouveaux employés à rencontrer le personnel non ministériel et améliorer la fidélisation des employés.
📏 4 façons de mesurer l' onboarding pour mieux fidéliser les employés
Il y a deux façons principales de mesurer l'accueil des nouveaux arrivants : les enquêtes et les logiciels d'accueil.
Vous pouvez envoyer plusieurs types d'enquêtes pour recueillir des informations sur votre processus d'intégration, mais nous nous concentrerons sur trois d'entre elles.
Enquête sur l'intégration des nouveaux employés
Vous pouvez envoyer ce type d'enquête pendant ou après l'intégration d'un employé.
Conseil : Pour des réponses honnêtes, il est préférable de les rendre anonymes.
Ce questionnaire vous aide à améliorer et à décider :
- Le degré de satisfaction de l'employé à l'égard du processus d'intégration.
- Leur compréhension de leurs objectifs et de leurs responsabilités
- La façon dont ils s'habituent aux matériaux, aux outils et à l'équipement.
- Ils comprennent la vision, la mission et la culture de l'entreprise.
Les questions de votre enquête d'intégration des nouveaux employés dépendent de ce que vous essayez d'apprendre de votre employé.
Voici dix questions à poser lors d'une enquête d'intégration :
- Avez-vous reçu suffisamment d'informations sur l'entreprise lors du recrutement ?
- Comment pourrions-nous améliorer le processus de recrutement ?
- Quelles sont les trois raisons qui vous poussent à rejoindre cette organisation ?
- Quels sont les trois meilleurs aspects de l'emploi chez [nom de l'entreprise] ?
- Que pourrions-nous changer ou ajouter pour améliorer notre processus d'accueil ?
- Les descriptions de poste et les responsabilités expliquées au début reflètent-elles fidèlement votre expérience professionnelle ?
- Vous voyez-vous rester dans cette entreprise pendant cinq ans ?
- Vous sentez-vous à l'aise dans l'utilisation des logiciels, des outils et des systèmes de l'entreprise ?
- Les personnes qui vous entourent vous aident-elles à réussir dans votre travail ?
- Vos expériences jusqu'à présent ont-elles été à la hauteur de vos attentes ?
Conseil : les enquêtes doivent être courtes (10 questions maximum) et plusieurs enquêtes doivent être réalisées au cours des différentes phases de l'intégration.
Enquêtes par sondage
Les enquêtes sur le pouls des employés sont des enquêtes courtes et rapides menées à une fréquence déterminée (hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle). Elles abordent des sujets tels que la satisfaction des employés, les relations de travail et l'environnement de travail.
Vous pouvez utiliser des enquêtes de pouls pour déterminer
- Satisfaction au travail ;
- Sentiment d'appartenance;
- Le taux d'adhésion des employés (eNPS) ;
- Le bien-être;
- Croissance et développement;
- Alignement sur la culture de l'entreprise, etc.
Voici quelques questions à poser dans le cadre d'une enquête sur le pouls :
- "Quelle est la probabilité que vous recommandiez ce lieu de travail à un ami ou à un collègue ?
- "Qu'est-ce que mon entreprise devrait commencer à faire, continuer à faire ou arrêter de faire ?
- "Je suis satisfait de la fréquence à laquelle mon manager et moi communiquons.
- "Je me sens à l'aise pour donner mon avis et mon retour d'expérience à mon supérieur hiérarchique.
- "Le stress au travail est gérable.
- "J'ai le sentiment que mes objectifs individuels sont en parfaite adéquation avec les objectifs de l'équipe.
Enquêtes sur l'engagement des salariés
Les enquêtes d'engagement sont parfaites pour mesurer l'enthousiasme et le dévouement d'un employé à l'égard de son travail.
Vous pouvez réaliser une enquête d'engagement tous les trimestres ou tous les ans :
- Donner la parole aux employés,
- Déterminer le degré de satisfaction ou d'insatisfaction des travailleurs à l'égard de leur emploi,
- Augmenter l'engagement.
Voici quelques questions à poser dans votre enquête sur l'engagement des salariés :
- Dans quelle mesure êtes-vous satisfait de votre capacité à mettre en œuvre vos compétences dans ce poste ?
- Êtes-vous fier de votre rôle dans cette équipe ?
- Dans quelle mesure êtes-vous satisfait de la relation avec votre supérieur hiérarchique ?
- Êtes-vous motivé par le travail que vous effectuez pour l'entreprise ?
- Votre formation initiale vous a-t-elle suffisamment préparé à votre rôle ?
Logiciel d'accueil
Le logiciel d'intégration est un outil que vous pouvez utiliser pour automatiser et rationaliser le processus d'intégration de votre entreprise.
Les solutions logicielles permettent d'améliorer les expériences d'accueil des employés et de réduire les tâches administratives, ainsi que de fournir des informations de meilleure qualité aux responsables des ressources humaines.
Roadsurfer et Storyblok ont utilisé le logiciel d'accueil de Zavvy pour suivre des paramètres tels que
- le temps de réalisation de l'onboarding ;
- l'évaluation de l'accueil des employés ;
- le temps de la productivité ;
- les taux d'engagement.
En utilisant un bon logiciel d'accueil, vous pouvez mesurer des paramètres tels que
- Temps d'achèvement : Combien de temps faut-il aux employés pour parcourir le contenu ?
- Taux d'achèvement : Combien d'étapes ont été franchies ?
- Les plus performants : qui est le plus engagé et qui l'est le moins ?
- Taux d'achèvement pour les managers : Quels sont les managers qui prennent plus ou moins de temps pour leurs nouveaux employés ?
- Temps passé sur le parcours d'intégration : Combien de temps les nouveaux employés passent-ils à utiliser le logiciel ?
- Engagement : Reviennent-ils sur le contenu d'accueil après un certain temps ?
💡 6 Meilleures pratiques pour tirer le meilleur parti de vos indicateurs d'onboarding
Définir une mesure appropriée et exploitable
Déterminez les indicateurs à suivre en fonction des buts, des besoins et des objectifs de votre entreprise.
Définir vos objectifs :
- Expliquez pourquoi vous souhaitez suivre votre processus d'intégration. Par exemple, améliorer le taux de rétention, le processus d'intégration et l'expérience des employés, ou réduire le temps de productivité des nouveaux employés.
- Déterminez les activités d'intégration qui ont une incidence sur vos objectifs.
Par exemple, le temps de productivité comprendrait le temps d'achèvement, l'achèvement de la première tâche, le retour d'information sur la première tâche, etc.
Il s'agit là de mesures concrètes et adaptées aux besoins de l'entreprise.
"Mon conseil à tous ceux qui cherchent à suivre les expériences d'intégration est d'adapter vos mesures à la façon dont votre entreprise fonctionne. Tirez les leçons des expériences passées et modifiez-les en conséquence.
Je pense que l'erreur la plus fréquente des managers lors de l'intégration est de ne pas avoir d'objectifs ou d'attentes clairs par rapport au processus". Mark Seemann, fondateur de StaffCircle.
Consulter les parties prenantes
Flynn Zaiger, PDG d'Optimism, a tout dit :
"Discutez avec les dirigeants de leurs besoins en matière de reporting avant de décider des indicateurs d'intégration à suivre. Certains dirigeants peuvent identifier des indicateurs clés qu'ils souhaitent voir mesurés, ce qui est beaucoup plus difficile à mettre en œuvre a posteriori."
Mettre en place des systèmes de mesure centrés sur les personnes
Créez des objectifs et des indicateurs clés de performance pour l'intégration dans l'entreprise en vous basant sur les besoins des employés pour qu'ils aient une bonne expérience plutôt que sur ce que les parties prenantes veulent mesurer.
Interrogez les employés lors du recrutement et demandez-leur : "À quoi ressemble pour vous un bon accueil ?" et "De quoi avez-vous besoin pour vous sentir bien accueilli et prêt pour votre première mission ?".
Documenter les mesures de manière claire et transparente
Le fait de documenter vos indicateurs vous permet de disposer d'un historique précis de l'évolution de l'intégration au fil du temps. Elle vous permet également de vérifier si vos nouvelles pratiques d'intégration portent leurs fruits.
Flynn Zaiger suggère :
"Trouver une plateforme qui facilite l'établissement de rapports et vous permet d'exporter vos données. Vos parties prenantes peuvent changer au fil du temps et exiger des mesures différentes. L'exportation de vos données dans un tableur ou un autre système permettra une meilleure interopérabilité au fil du temps."
Éviter les indicateurs de vanité
Toutes les mesures ne valent pas la peine d'être suivies.
Définir des indicateurs appropriés et exploitables sur la base de vos objectifs commerciaux.
"Les managers aiment souvent mesurer des choses qu'ils savent être parfaites, comme la rapidité de l'intégration. Bien que cela soit bon pour la confiance du manager, cela ne vous aide pas à déterminer l'impact de l'intégration sur votre personnel". Flynn Zaiger.
Aligner l'intégration sur le retour d'information et les performances
L'onboarding est efficace lorsque vous intégrez votre processus au retour d'information et à la performance.
Vous pouvez relier les mesures d'intégration et le feedback constructif à 360° pour aider les employés à découvrir la formation supplémentaire dont ils ont besoin.
Vous pouvez utiliser les résultats du feed-back à 360° et les étapes que vous avez identifiées (par exemple, une formation complémentaire sur les produits) et créer un plan de développement.
➡️ Assurer des expériences d'accueil plus gratifiantes grâce à Zavvy
Les indicateurs d'intégration sont une forme de retour d'information. Utilisez donc ce retour d'information pour améliorer l'expérience des employés et les objectifs de l'entreprise.
Vous vous souvenez de l'optimisme en ligne ?
Après avoir suivi leur intégration, Online Optimism a créé un système buddy pour aider les nouveaux employés à se rapprocher du personnel non départemental. Cette nouvelle approche a permis d'améliorer la fidélisation des employés.
N'oubliez pas que chaque employé est différent et qu'il a besoin d'un niveau de soutien différent ; recueillez donc directement auprès de lui des informations sur son parcours et sur la manière d'améliorer son expérience.
ZavvyLe logiciel d'accueil des nouveaux arrivants vous aidera :
- Réduire le temps consacré à l'intégration des employés.
- Automatiser la collecte des données.
- Connectez les parcours d'intégration de vos nouveaux employés à leur logiciel de rétroaction à 360° afin d'obtenir une vue d'ensemble de la croissance et de l'expérience de vos employés.
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