Combien de temps doit durer l'onboarding ? Meilleures pratiques et calendrier idéal
"On n'a jamais une deuxième chance de faire une première impression. - Combinaisons botaniques
En offrant une expérience d'intégration efficace, vous avez la possibilité de faire une bonne première impression à vos nouveaux talents. En fait, 93 % des employés reconnaissent qu'un accueil efficace est essentiel pour la fidélisation du personnel.
Les entreprises dotées d'excellents programmes d'intégration voient leur chiffre d'affaires augmenter de 2,5 % et leur marge bénéficiaire de 1,9 % par rapport aux entreprises dont les processus d'intégration sont médiocres. Si cela ne suffit pas à vous motiver, sachez que les programmes d'accueil conduisent également à des niveaux de productivité plus élevés et à des taux d'acquisition de connaissances plus rapides.
Pourtant, 63 % des entreprises ne prolongent pas leurs programmes d'intégration au-delà du premier mois. Il s'agit là d'une grave erreur, étant donné qu'il faut huit mois aux nouveaux employés pour devenir pleinement productifs.
Combien de temps doit durer l'onboarding ?
Les professionnels des ressources humaines et les responsables du recrutement s'accordent à dire qu'une intégration efficace prend au moins trois mois. Toutefois, ce n'est pas la norme. Ce qui importe, c'est que votre processus d'intégration soit adapté aux besoins de votre entreprise et de vos employés.
Nous vous montrerons comment déterminer la durée d'intégration optimale pour votre entreprise. Au lieu de vous donner le poisson, nous vous enseignerons les tenants et les aboutissants de la pêche, les tics et les meilleures pratiques, afin que vous puissiez préparer votre employé à la réussite.
Les 4 phases de l'onboarding
Comprendre les différentes phases de l'intégration vous aidera à créer une stratégie solide pour impliquer les nouveaux employés, améliorer leur rétention et les aider à s'adapter à la culture et aux procédures de votre entreprise. Examinons les quatre phases d'un onboarding efficace.
Phase 1 : Orientation
La phase d'orientation permet aux nouveaux employés de se familiariser avec l'organisation, la direction et les collègues. Elle brosse un tableau clair de ce que représente votre organisation et définit les attentes de vos nouveaux talents.
L'orientation comprend les éléments suivants :
- Discours de bienvenue des hauts responsables
- Manuel et aperçu de la conformité
- Leçons sur la culture, les politiques, l'histoire et les valeurs de l'entreprise
- Efforts en matière de diversité et d'inclusion
Cette phase d'intégration est également très flexible. Si les présentations en personne sont recommandées, vous pouvez adopter différentes stratégies pour d'autres éléments de l'orientation. Par exemple, en tirant parti de technologies telles que la réalité augmentée et la réalité virtuelle pour impliquer les employés et faire évoluer votre programme d'intégration. Voici 17 idées passionnantes pour rendre votre onboarding amusant et créatif.
N'oubliez pas qu'il s'agit d'un moment crucial pour les candidats. Même une petite erreur de communication ou un malentendu peut les faire douter de leur décision de rejoindre votre entreprise. Mais si vous les accueillez et les gérez bien, ils seront plus enthousiastes à l'idée de contribuer à la croissance de votre entreprise.
Veillez également à ce que tous les employés remplissent les formalités administratives nécessaires avant de passer à la phase suivante.
Phase 2 : Formation aux rôles
Cette étape consiste à enseigner aux nouveaux employés leurs tâches quotidiennes et à les préparer à une réussite à long terme. Il s'agit d'une autre phase importante de l'intégration, car elle est directement liée à la réussite des employés dans d'autres aspects de leur travail. Lorsque les nouveaux employés ont une idée claire de ce que l'on attend d'eux, ils s'acquittent de leurs tâches avec plus de confiance.
La formation au rôle comprend les éléments suivants :
- Fixer des attentes en matière de performance
- Formation technique et de processus
- Observation au poste de travail
- Formation à la sécurité sur le lieu de travail
Les employés sont plus enclins à s'épanouir grâce à une formation formelle, qui améliore leur moral et leurs performances. C'est une véritable façon de montrer que vous vous souciez de leur développement.
Phase 3 : transition des rôles
Les employés entrent dans la phase de transition entre 60 et 120 jours après leur arrivée dans votre entreprise.
Dans ce cas, le nouvel employé passe à son rôle permanent sous la supervision directe de son "compagnon" ou "mentor". Outre le superviseur direct, les cadres de l'entreprise et les responsables de première ligne doivent également prendre l'initiative d'enseigner aux nouveaux embauchés :
- Stratégies de croissance et d'amélioration
- Une communication efficace
- L'authenticité et la sincérité
Les cadres peuvent également fixer des objectifs SMART pour aider les employés à visualiser ce qu'est la réussite, la qualité et la productivité dans votre entreprise. Encore une fois, il est important d'énoncer vos attentes aussi clairement que possible afin d'éviter les malentendus.
Phase 4 : Développement continu
La dernière étape de l'onboarding consiste à créer un plan à long terme. Cela permet de s'assurer que chaque nouvel employé suit un développement professionnel et personnel continu. Il s'agit de fixer des étapes et de permettre aux employés de voir comment ils peuvent contribuer positivement à votre organisation et se développer professionnellement.
De cette manière, le nouvel employé et votre entreprise sont en mesure d'atteindre les objectifs individuels et organisationnels.
Le développement continu comprend les éléments suivants :
- Cartographie des carrières
- Évaluation des compétences
- Fixation d'objectifs personnels et professionnels
- Planification et stratégie de développement individuel
- procéder périodiquement à des évaluations des performances afin de reconnaître les efforts des employés
- Aider les nouveaux employés à améliorer leurs performances si nécessaire.
Quelle est la durée habituelle de l'onboarding ?
Comme nous l'avons mentionné, les responsables du recrutement et les responsables des ressources humaines s'accordent à dire que l'intégration des employés devrait durer au moins trois mois. Une à deux semaines ne suffisent certainement pas pour mettre les employés à l'aise au bureau et attendre d'eux qu'ils donnent le meilleur d'eux-mêmes.
Les nouveaux employés s'épanouissent lorsqu'ils sont familiarisés avec la culture de l'entreprise, qu'ils connaissent et comprennent les politiques, les procédures et la technologie de l'entreprise, et qu'ils se sont habitués à l'expérience d'apprentissage. C'est pourquoi l'intégration doit se faire de manière continue au cours de la première année suivant l'embauche d'un nouveau salarié.
N'oublions pas non plus le sentiment d'aliénation que procure le fait de repartir de zéro.
Non seulement les nouveaux embauchés doivent rencontrer l'équipe et la direction et remplir des documents, mais ils doivent aussi s'habituer à un tout nouvel environnement, comprendre comment les choses fonctionnent et, d'une manière générale, trouver leur place dans l'entreprise.
Si une année vous semble trop longue, d'autres professionnels des ressources humaines s'accordent à dire que les employés peuvent également apprendre beaucoup de choses sur leur nouveau rôle et se sentir "chez eux" au cours des six premiers mois suivant leur arrivée dans l'entreprise. Envisagez de mettre en place un programme de développement et d'intégration axé sur les six premiers mois afin d'aider les salariés à effectuer une transition en douceur, après quoi ils devraient être prêts à se lancer en solo.
L'élaboration d'une stratégie d'intégration efficace prend du temps. Mais comment déterminer ce qui convient le mieux à votre entreprise ? L'intégration doit-elle durer trois mois, six mois ou un an ?
8 facteurs pour déterminer la durée de l'onboarding dans votre entreprise
Si vous êtes à la recherche d'un processus d'intégration à l'identique, nous avons une nouvelle à vous annoncer : il n'y en a pas.
Chaque entreprise et chaque employé sont uniques, c'est pourquoi suivre aveuglément les statistiques n'aboutira pas à un onboarding efficace. Vous devez personnaliser le processus en fonction de facteurs spécifiques.
1. Rôle de l'emploi
L'objectif de l'onboarding est de fournir aux nouveaux employés des informations claires sur leur travail, la manière de l'accomplir, ce que l'on attend d'eux, les personnes à qui ils doivent rendre compte et demander de l'aide, ainsi que les "règles non dites" qui font généralement partie de la culture d'une entreprise.
Cela se fait généralement au cours des 30 premiers jours, mais cela peut durer plus longtemps. Vous pouvez également fournir à vos employés des modèles et des manuels de jeu afin de garantir une intégration cohérente et axée sur l'expérience.
La durée de l'onboarding varie également selon qu'il s'agit de transferts internes ou d'embauches externes.
Selon la taille de votre entreprise, la culture d'un département peut être très différente de celle d'un autre. Bien que vous souhaitiez tenir compte de ces changements, vous ne voulez pas qu'un employé transféré se sente comme un nouveau venu dans votre propre organisation.
Pour éviter cela, ils auront besoin de différents systèmes de formation, de retour d'information et de socialisation pour que la transition se fasse en douceur.
2. Complexité de l'entreprise
Vous voulez donner aux nouveaux employés un aperçu de la mission et des valeurs de votre entreprise, de sa gamme de produits, de son public cible et des problèmes que votre produit permet de résoudre. Il est tout aussi important de les familiariser avec la structure organisationnelle globale, les processus, les systèmes, l'infrastructure, les installations, les outils et les interfaces.
Naturellement, plus les informations sont complexes, plus il faudra de temps aux employés pour apprendre les ficelles du métier.
3. Supports d'accueil
Dans le cadre de l'intégration, vous pouvez remettre aux employés des manuels ou leur montrer des vidéos pour leur faire connaître les politiques de l'entreprise.
Si les manuels de l'employé constituent un guide pratique et une référence pour les politiques et procédures de l'entreprise, ils ne sont pas aussi attrayants.
Notre cerveau est câblé pour retenir les contenus visuels. Des recherches ont montré que le spectateur moyen retient 95 % d'un message lorsqu'il le regarde, contre seulement 10 % lorsqu'il le lit. C'est pourquoi l'intégration d'une formation vidéo dans votre programme d'intégration rend l'ensemble du processus plus attrayant et plus rentable.
4. L'intégration relationnelle
L'intégration n'est pas un processus transactionnel. Vous ne pouvez pas demander aux nouveaux embauchés de remplir les documents nécessaires, de lire le manuel de l'employé et d'en finir. Cela ne fonctionne pas de cette manière.
Vous devez tenir compte de l'intégration relationnelle, qui consiste à accueillir les nouveaux employés et à leur apporter le soutien nécessaire. Vous souhaitez également que les nouveaux employés établissent des relations solides avec leurs collègues et les aident à s'adapter rapidement à la culture et aux processus de votre entreprise.
5. Recrutement à distance ou en interne
L'intégration à distance est plus complexe que l'intégration en personne.
Lorsque l'intégration se fait en ligne, l'accès aux nouveaux embauchés est limité. Vous ne pouvez pas vous rendre sur place et demander à la personne "Comment ça se passe ?" ou vous pencher vers la personne du bureau voisin pour lui dire "Laisse-moi te montrer à nouveau comment on fait".
Vous devez être plus attentif et faire plus d'efforts pour vous assurer que les nouveaux employés partent du bon pied lors de l'intégration à distance.
En revanche, l'intégration en personne est plus souple et plus pratique. Vous pouvez lire le langage corporel du nouvel employé pour savoir s'il se sent à l'aise et prendre de ses nouvelles tout au long de la journée pour faciliter la transition.
6. Technologie et infrastructure
Les nouveaux employés doivent disposer de l'équipement et de l'accès aux systèmes adéquats pour que la formation soit efficace, en particulier dans le cas d'une main-d'œuvre éloignée ou hybride.
De nombreuses entreprises choisissent de donner à leurs employés des conseils pas à pas sur la manière d'utiliser un nouveau logiciel. Elles s'assurent ainsi qu'aucun temps précieux n'est perdu dans la formation au système. Mais certains de ces outils ont une courbe d'apprentissage plus prononcée, ce qui influe à nouveau sur la durée de l'intégration.
Il existe également des technologies qui réduisent le temps consacré aux procédures transactionnelles d'intégration, telles que l'accomplissement de formalités administratives, l'ouverture de comptes et l'octroi d'autorisations. Il est évident que les entreprises qui utilisent de telles technologies auront un processus d'intégration plus rapide que celles qui ne l'utilisent pas.
7. Orientations requises pour une formation ciblée
Un processus d'intégration réussi permet également un apprentissage de plus haut niveau.
L'intégration intensive des nouveaux employés leur donne plus de temps pour assimiler les informations et plus d'occasions d'acquérir des compétences avancées qui peuvent être utiles à votre organisation. Vous pouvez également former les employés pour qu'ils acquièrent des compétences non techniques et techniques afin d'assurer leur développement personnel.
Un autre élément qui influence la durée de l'intégration est l'existence de possibilités d'apprentissage en collaboration.
L'attribution d'un "compagnon" à vos employés est un excellent exemple d'apprentissage collaboratif. Ce système garantit que les employés n'auront pas à suivre seuls le processus d'intégration, tout en leur donnant la possibilité de nouer des liens avec d'autres collègues, de partager leurs expériences et de comprendre leur rôle au sein de l'entreprise.
8. L'enthousiasme des employés
Le dernier facteur influençant la durée de l'onboarding est aussi le plus délicat : l'enthousiasme de votre nouveau collaborateur.
Si l'onboarding est uniquement un processus transactionnel, il ne créera pas de lien entre les employés et l'entreprise. S'il est plus collaboratif et immersif, vos employés s'engageront pleinement dans l'entreprise. Ils aimeront leur travail, se sentiront engagés envers l'entreprise et s'investiront davantage dans leur travail.
Temps de productivité vs. temps d'embarquement
Voici notre point de vue sur la durée de l'onboarding :
La durée de l'intégration dépend d'un grand nombre de facteurs, mais les études montrent que les employés peuvent tirer davantage profit de processus d'intégration plus longs et structurés.
Cela ne signifie pas que vos employés prendront toujours plus de temps pour être productifs.
Expliquons.
La plupart des professionnels des ressources humaines se concentrent sur le délai d'intégration, alors qu'ils devraient se concentrer sur un autre indicateur des ressources humaines, le délai de productivité.
Le délai de productivité mesure le temps nécessaire pour que les employés deviennent opérationnels et productifs. Il indique le temps qui s'écoule entre le premier jour du salarié et le moment où celui-ci est pleinement productif et contribue activement à l'organisation.
Naturellement, plus le délai de productivité de votre entreprise est court, plus l'intégration est rapide, et vice versa.
Le logiciel d'intégration des employés de Zavvy rationalise et structure l'intégration en fournissant aux nouveaux employés les outils et les modèles dont ils ont besoin pour réussir. Cela permet de réduire le temps de productivité et d'améliorer l'expérience des candidats.
🔍 Lisez notre étude de cas détaillée sur la façon dont nous avons aidé Alasco à réduire de moitié le délai de productivité.
D'après notre expérience, un processus d'intégration efficace dure au moins un mois et s'étend généralement jusqu'à six mois, ce qui correspond également à la fin de la période d'essai et au moment où l'on s'attend à ce que les personnes travaillent à plein régime.
Nous vous recommandons vivement d'organiser davantage de séances individuelles de retour d'information, de vérifications et de réflexions sur les fiches d'évaluation après que les nouveaux employés ont franchi l'étape des trois mois au sein de votre entreprise, afin d'améliorer la fidélisation.
Calendrier idéal : Les étapes les plus importantes du parcours d'un employé
Vous trouverez ci-dessous notre point de vue sur ce à quoi devrait ressembler une expérience d'intégration réussie. Nous avons décomposé l'ensemble du processus en 4 périodes différentes pour une meilleure compréhension.
A. Pré-embarquement
Pour que l'employé soit à l'aise et prêt pour son premier jour de travail, vous devez le familiariser avec l'entreprise et sa culture au cours de la phase d'intégration.
- 1 à 2 semaines avant : Envoyez un dossier de bienvenue et une liste de contrôle des documents à l'employé, en lui présentant l'entreprise et quelques membres de l'équipe.
- 5 jours avant : Donnez aux employés un aperçu détaillé de la culture et des processus de l'entreprise - ce qu'elle est et ce qu'elle fait, les règles et règlements du bureau, les heures de travail et les attentes fixées.
- 1 jour avant : Envoyez-leur un plan pour le premier jour et assurez-vous que les employés ont accès à tous les systèmes et documents nécessaires.
B. Étape 1 de l'accueil
Cette étape se concentre sur la première semaine au cours de laquelle l'employé rejoint votre entreprise. Vous souhaitez le présenter à l'équipe et au bureau et le familiariser avec vos partenaires, vos clients et vos concurrents.
- Jour 1 : Souhaitez officiellement la bienvenue à l'employé. Présentez-lui l'équipe, la culture et les valeurs de l'entreprise, ainsi que la gamme de produits. Veillez à ce qu'il remplisse les formalités administratives requises.
- Jour 2 : Définissezles attentes en matière de travail et ce que vous attendez d'eux au cours de la première semaine. Expliquez les ICP et les OKR que vous utiliserez pour mesurer leurs performances.
- Jour 3 : Présentez-lui les autres services et dites-lui à qui il doit s'adresser pour obtenir de l'aide. Assignez un "copain" à l'employé pour l'aider à s'intégrer.
- Jour 4 : Parlez-lui des partenaires, des clients et des concurrents de l'entreprise. Vous pouvez également lui remettre des documents expliquant ces éléments plus en détail.
- Jour 5 et jour 6 : Encouragez-les à participer activement et à s'impliquer dans l'entreprise.
- Jour 7 : Organisez un entretien individuel avec l'employé et faites le point sur sa première semaine de travail. Appréciez ses réalisations et dissipez les doutes qu'il pourrait avoir.
C. Étape 2 de l'intégration
Cette étape couvre le premier mois de l'employé dans votre entreprise. Votre objectif est de l'impliquer davantage et de le rendre plus productif, ainsi que de lui fournir de nombreuses informations en retour afin de faciliter sa transition.
- Jour 9 : Expliquez la culture de l'entreprise en matière de retour d'information, ainsi que les canaux utilisés pour le faire. Mettez l'employé à l'aise avec le processus d'obtention et de transmission du retour d'information.
- Jour 12 : Organiser une pause-café avec le binôme qui leur a été attribué pour un retour d'information.
- Jour 14 : Organisez une brève séance de réflexion sur les événements de la semaine précédente. Vous pouvez également organiser un petit quiz d'apprentissage pour tester leurs connaissances sur l'entreprise.
- Semaine 3 : Invitez-les à la réunion intra-départementale. Rappelez-leur de revoir les documents de l'entreprise.
- Semaine 4 : Faites le point sur le premier mois et donnez-leur les informations nécessaires. Vous pouvez également leur envoyer une enquête pour leur demander comment se déroule leur intégration.
D. Phase d'intégration 3
Cette étape couvre les deuxième à sixième mois de l'employé au sein de l'entreprise. Le processus consiste à organiser régulièrement des entretiens individuels et des séances de feed-back afin d'inciter le salarié à contribuer davantage à la croissance de l'entreprise. Vous souhaitez également connaître leurs projets futurs afin d'aligner leurs intérêts sur les objectifs de l'entreprise.
- Deuxième mois : À ce stade, la formation interne devrait être terminée. Encouragez l'employé à assister à davantage de réunions d'équipe, à partager ses opinions et à suggérer des améliorations. Organisez régulièrement des réunions individuelles et des séances de retour d'information, ainsi qu'une réunion mensuelle.
- Troisième mois : Les employés devraient être en mesure de diagnostiquer les problèmes et de proposer des solutions dès le troisième mois. Confiez-leur des projets et encouragez-les à être autonomes. Envisagez d'élaborer une enquête demandant aux employés quelles sont les compétences qu'ils souhaitent développer. Organisez régulièrement des séances individuelles et des séances de retour d'information, ainsi qu'une réunion mensuelle.
- Quatrième mois : Faites d'eux des "apprenants fictifs" et encouragez-les à réfléchir à des orientations futures. Organisez régulièrement des sessions individuelles et des sessions de retour d'information, ainsi qu'une rencontre mensuelle.
- Cinquième mois : Demandez à l'employé d'élaborer un plan de développement et de suivre ses activités. Organisez régulièrement des séances individuelles et des séances de retour d'information, ainsi qu'une rencontre mensuelle.
- Six mois : Demandez-leur d'élaborer un plan pour l'année suivante et demandez-leur leur avis. Donnez-leur leur évaluation de performance semestrielle.
Au bout de six mois, votre employé devrait avoir été intégré avec succès. Bien entendu, le processus peut être plus ou moins long en fonction des facteurs expliqués ci-dessus. Le calendrier ci-dessus représente simplement ce que nous pensons être les étapes les plus importantes d'un parcours d'intégration réussi.
Étude de cas : La chronologie de l'intégration chez Mailchimp
96% des employés de Mailchimp affirment que l'entreprise est un lieu de travail agréable, contre 59% des employés d'une entreprise américaine typique. Cela s'explique principalement par le fait que l'entreprise a apporté des modifications efficaces à son processus d'intégration au fil des ans.
Mailchimp intègre plus de 200 nouveaux employés chaque année et a créé un programme d'"Associés d'intégration des employés" pour faciliter l'intégration. Ces associés sont chargés de fournir aux nouveaux employés toutes les ressources dont ils ont besoin pour travailler et de faire en sorte qu'ils se sentent bien accueillis.
Voici quelques-uns des points forts de ce programme :
- Sacs à surprises
- Déjeuners gratuits
- Visite du bureau
- Chat avec deux des cofondateurs
Avant son premier jour, chaque employé doit remplir un formulaire dans lequel il indique ses collations préférées, ses couleurs, ses passe-temps et bien d'autres choses encore, qui sont ensuite utilisées pour aménager son espace de travail. Les responsables leur envoient également des cartes postales pour leur souhaiter la bienvenue, ce qui apporte une touche personnelle.
Le premier jour, les nouveaux employés font une visite du bureau principal, après quoi ils remplissent les formalités administratives. Ils reçoivent également leur programme d'intégration pour la semaine, qui comprend des déjeuners gratuits, des présentations de services et des discussions expliquant le public ciblé par Mailchimp.
Chaque nouvel employé est également informé de ce que l'on attend de lui d'ici la fin de la semaine. Il peut s'agir d'acquérir une compréhension générale de l'entreprise et de son fonctionnement, d'installer son ordinateur ou de rencontrer l'équipe.
En outre, les nouveaux embauchés déjeunent avec leurs nouveaux collègues au cours de la première semaine et participent à des réunions informelles. Cela permet de briser la glace et de s'intégrer plus rapidement et plus facilement dans l'organisation.
L'expérience d'intégration culturelle de Mailchimp se déroule en personne pendant la première semaine, mais en réalité l'intégration dure trois mois. Cela permet aux employés de mieux comprendre ce que fait l'équipe et quel est leur rôle, ainsi que la manière dont ils peuvent accomplir leur travail efficacement.
Une autre raison pour laquelle l'onboarding de Mailchimp est si efficace est que la direction est toujours ouverte au feedback et à l'itération afin de créer une expérience plus impactante pour les nouveaux employés.
Planifiez votre calendrier idéal en un clic. Avec Zavvy
Un bon processus d'intégration n'est ni long ni court - il est efficace et a un impact. Par conséquent, au lieu de se concentrer sur la finalisation de l'intégration dans un nombre déterminé de mois simplement parce qu'une étude le dit, déterminez ce qui fonctionne pour vos employés et votre entreprise.
Des entreprises de premier plan font confiance à notre logiciel d'onboarding pour automatiser leurs processus internes d'onboarding. Avec Zavvy, vous pouvez créer des expériences riches et diversifiées qui vont au-delà des courriels. Notre logiciel fournit aux nouveaux employés un aperçu systématique de toute l'information dont ils ont besoin et leur donne des éléments par étapes pour suivre leurs progrès.
Le résultat final est un personnel heureux, des frais généraux réduits et une intégration plus rapide et plus efficace.