5 Adımda Etkili Bir Yetkinlik Bazlı Performans Yönetim Sistemi
Performans yönetimi yıllık bir değerlendirmeden daha fazlasıdır. Çalışanların potansiyelini geliştiren ve kurumsal başarıyı artıran devamlı bir süreçtir.
Çalışanların performans değerlendirmelerinden beklentileri değişiyor. Bunu büyümek için bir fırsat olarak görüyorlar.
Suman Rudra20 yılı aşkın deneyime sahip İK uzmanı, herkesin bir kurumda ne kadar ileri gidebileceğini ve geleceğinin ne olabileceğini bilmek istediğini söylüyor. İşte bu noktada yetkinlikler devreye giriyor. Yetkinlikler fütüristiktir. Farklı roller için önceden belirlenen yetkinliklerle, çalışanlar mevcut ve sonraki rollerinde uzun vadeli büyüme için net bir yola sahip olurlar.
Yetkinliklerin performans yönetimi ile nasıl birleştirilebileceğini görelim.
Bu makale:
- Yetkinlik bazlı performans yönetimi kavramını ve geleneksel performans yönetiminden farkını açıklayabilecektir.
- Yetkinlik bazlı bir performans yönetim sisteminin uygulanması için ayrıntılı adımlar sunun.
- Şirketlerin yetkinlik bazlı bir performans yönetim sistemini benimserken karşılaştıkları başlıca zorlukları ve bunlardan nasıl kaçınılacağını tartışınız.
🌟 Yetkinlik bazlı performans yönetim sistemi nedir?
Yetkinlik bazlı performans yönetim sistemi, yetkinlikler olarak bilinen belirli beceri, bilgi ve davranışların geliştirilmesi ve gösterilmesine dayalı olarak çalışan performansının değerlendirilmesi ve artırılmasına yönelik bir yaklaşımdır. Bu yetkinlikler, iş sorumluluklarının başarıyla yerine getirilmesi ve iş hedeflerine ulaşılmasıyla bağlantılıdır.
Bu performans yönetim sistemi, sadece çıktılara veya sonuçlara odaklanmak yerine, çalışanların bu sonuçlara ulaşmak için yürüttükleri süreçleri ve davranışları vurgular. Çalışanların hem "neyi" başardıklarını hem de "nasıl" başardıklarını içeren, çalışan performansının daha bütünsel ve dengeli bir şekilde değerlendirilmesini sağlar.
Performans yönetimine yetkinlik temelli bir yaklaşım:
- Sürekli öğrenmeyi ve gelişmeyi teşvik eder.
- Mesleki gelişimi teşvik eder.
- Bireysel performansı kurumsal hedeflerle uyumlu hale getirir.
🆚 Geleneksel ve yetkinlik bazlı performans yönetimi
🪜 Yetkinlik bazlı bir performans yönetim sistemi uygulamak için 5 Adımlı süreç
1. Yetkinlik haritalaması
İlk adım, her rol için yetkinlikleri haritalamakla başlamaktır. Kuruluştaki tüm iş rollerinin bir listesini oluşturun ve her rol için işlevsel (teknik veya etki alanı düzeyinde) ve temel yet kinlikleri tanımlayın.
➡️ Neden boş bir sayfaya bakasınız ki? Başlamak için ücretsiz bir yetkinlik matrisi şablonu indirin.
🆘 Not: Yetkinlik haritalama sürecini tek seferlik bir alıştırma olarak değerlendirmeyin.
Roller için yetkinlikler zamanla gelişir.
Ayrıca, şirket büyüdükçe yeni roller de eklenir. Bu rollerin de yetkinlik haritasına ve bu haritayla uyumlu bir iş tanımına ihtiyacı vardır.
2. Yetkinlik bazlı kariyer yolları oluşturmak
Yetkinlik bazlı kariyer yolları, mevcut ve gelecekteki roller için gereken yetkinliklerin net bir grafiğidir.
Örneğin, genç bir geliştiricinin temel düzeyde iletişim becerilerine ihtiyacı olacaktır.
Öte yandan, bir ekip lideri olmak için çıktıları iyi planlamak üzere gelişmiş zaman yönetimi yetkinliğine ihtiyaçları vardır.
3. Yöneticileri ve çalışanları eğitin
Bu adım tüm sistemin çalışması için çok önemlidir. Çalışanları ve yöneticileri şu konularda eğitin:
- Yetkinlik çerçevelerinin temelleri.
- Yetkinliklere dayalı büyüme planlarının nasıl tasarlandığı.
- Yetkinlik temelli kariyer yolları nasıl çalışır?
- Yetkinliklere dayalı değerlendirme nasıl yapılır?
- Konuşmayı değerlendirmeden koçluğa nasıl kaydırabilirsiniz?
İK ekibi bu girişimi sahiplenebilir ve çalışanlarla yöneticileri aynı noktada buluşturmak için oturumlar düzenleyebilir. Ayrıca, yöneticilerin çalışanlara koçluk yapabilmeleri için gerekli becerileri geliştirmek üzere daha fazla eğitim de verebilirsiniz.
4. Yetkinlik gelişimini mümkün kılmak
Çalışanları değerlendirmeden önce, onlara büyüme fırsatı verin.
Çalışanlar yöneticileriyle bire bir toplantılar yapabilir ve yetkinliklere dayalı öğrenme için gelişim planları tanımlayabilir.
Öğrenmenin iki ana yolu vardır:
1. Uygulamalı projeler: Yöneticiler, çalışanların yetkinliği öğrenebilecekleri düzenli çıktılardan veya gölge görevlerden herhangi bir ek görev atayabilir
2. Eğitim: Öğrenme ve gelişim ekibi, yetkinlikler için ek eğitim ve gelişim programları (Çevrimiçi, çevrimdışı) da sağlayabilir.
5. Yetkinlik bazlı performans değerlendirmesinin başlatılması
Lastly, after all the base work you have done, you can initiate a competency-based appraisal.
Konuşmalar artık daha çok büyüme odaklı ve yukarıdan aşağıya iletişim olmak zorunda değil.
Çok yönlü geri bildirim için 360 geri bildirim (akranlardan, astlardan ve yöneticilerden geri bildirim) toplamanızı şiddetle tavsiye ederiz.
➡️ Are you in need of a shortcut for your first competency-based reviews? Check out our competency performance review template to get started.
😟 Yetkinlik bazlı bir sistemi benimserken farkında olunması gereken 7 zorluk ve bunların üstesinden nasıl gelineceği
Eksik yetkinlik haritalaması
Yetkinlikleri tanımlamak kolay bir iş değildir.
Yetkinlik, beceri ve davranış gibi kelimeler genellikle birbirlerinin yerine kullanılmaktadır.
İlk adım, rolle ilişkili her bir yetkinliğin ve bunların işi nasıl etkileyebileceğinin eyleme geçirilebilir bir tanımına sahip olmaktır.
İşte yaygın bir yetkinliğin örnek bir tanımı ve yeterlilik seviyeleri: Zaman yönetimi.
Tanım: Görevleri öncelik sırasına koyma, son teslim tarihlerine uyma ve zamanı etkin bir şekilde kullanma becerisi.
Yeterlilik seviyeleri:
- Temel: Görevleri önceliklendirebilir ve zamanlarını yönetebilir.
- Orta düzey: Görevleri önceliklendirebilir ve daha küçük ekiplerin zamanını yönetebilir.
- Gelişmiş: Görevleri önceliklendirebilir ve daha büyük ekiplerin zamanını yönetebilir.
- Yetkin: Ekibin zamanını optimize edebilir.
- Uzman: Kuruluşun zamanını optimize edebilir.
Kurumların yaptığı bir diğer hata da sadece teknik yetkinlikleri tanımlamak ve iletişim, zaman yönetimi gibi temel yetkinlikleri göz ardı etmektir. Her ikisi de bir bireyin en iyi performansını sergilemesi için önemlidir.
Eksik haritalama, performans yönetimi için zayıf bir temel oluşturur.
💡 Solution: Complete your mapping process using our step-by-step competency mapping guide. You get detailed steps right from making a list of roles and how to define competency for each role.
For a shortcut, grab our competency framework with role-based competencies for 10 different departments.
Geleneksel sistemlerden geçiş yapmak zor
Geleneksel sistemlerden yetkinlik bazlı sistemlere geçiş zaman alıcıdır.
Tüm sistemi dönüştürmek için süreçlerde, araçlarda ve hepsinden önemlisi zihniyette değişiklikler gerekir.
Ayrıca, mevcut sistemlerden memnun olan ve bu değişikliği büyümek için bir fırsat olarak görmeyen çalışanlardan da tepki görebilirsiniz.
💡 Çözüm: Her şeyin tek bir yinelemede mükemmel olmasını beklemeyin. İlk çeyrekte çalışan bir modelle başlayın ve geri bildirimlere göre daha da geliştirin. Bir süreci mükemmelleştirmek ve çalışanların buna alışması zaman alır.
Poor understanding of the system
Toshi Jain, an HR leader with over 17 years of experience, says the biggest implementation issue she observed was a lack of understanding of competency-based performance management in employees.
Managers and team members might be stuck in their way of doing things and do not understand why they must now chase this new thing, 'competency.'
💡 Çözüm: Yetkinlik yönetimi ve performans değerlendirmeleri konusunda düzenli oturumlar düzenleyin.
Toshi Jain has made it a point to conduct at least one quarterly training session giving an overview of performance management systems in her current organization.
Yetkinliklerin önemini anlamamak
Megan LeasherÖdüllü bir endüstri ve organizasyon psikoloğu olan İK liderleri, birçok kişinin yetkinliğin ne olduğunu ve neden birdenbire önemli olduğunu anlamadığı için kuruluşların çalışanlardan direnç gördüğünü söylüyor.
💡 Çözüm: Performans yönetim sistemi hakkında konuşmadan veya eğitim vermeden önce, temel bilgilerle başlayın. Yetkinliklerin ne kadar önemli olduğu ve bunların iş hedefleri ve bireysel gelişimle nasıl bağlantılı olduğu hakkında konuşun.
No active effort for developing competencies
Matthew BrownSchoox İnsan Kaynakları ve Kültür Müdürü, çalışanların bu yeni ve geliştirilmiş performans yönetim sistemini benimserken karşılaştıkları kopukluğun en önemli nedenini vurguluyor: Yetkinliklerin işe alımlarda/değerlendirmelerde arada bir görülmesi ve ardından buna yönelik öğrenme ve gelişim programlarının olmaması. Çalışanlar, üzerinde çalışmadıkları bir konuda nasıl değerlendirilebilir?
💡 Çözüm: Çalışanlar için yetkinlik bazlı öğrenme planlayın. Çalışanları, rolleriyle veya hedefledikleri rollerle ilişkili yetkinliklerde uzmanlaşmaları için gelişim planları ve eğitimlerle destekleyin.
Konuşmayı derecelendirmeden koçluğa kaydırmak
Yöneticilerin en büyük zorluğu, zihniyetlerini performansı derecelendirmekten çalışanlara koçluk ve gelişmeleri için onlara rehberlik etmek.
Toshi de konuyla ilgili olarak yaptığı konuşmada, gözlemlediği en önemli sorunun performans yönetiminin yıllık değerlendirmelerle sıkı sıkıya bağlı olması olduğunu söyledi.
İlk olarak, çalışanların ücretlerini doğrudan etkilediğini bildiklerinde dürüst bir öz değerlendirme yapmaları daha zordur.
Ayrıca yöneticiler, değerlendirmeleri çalışanlara koçluk yapmak yerine (ki bu yetkinlik bazlı performans yönetimi değerlendirmelerinin işe yaraması için önemlidir) yalnızca değerlendirme merceğinden görmeye itilirler.
Acı gerçek şu ki, birçok parametre değerlendirmeleri etkiler: piyasa, şirket performansı ve daha fazlası.
💡 Çözüm: Yıllık değerlendirmeleri performans değerlendirmelerinden ayırın. Zaten bir yıl, çalışanları geri bildirimsiz bırakmak için oldukça uzun bir süre. Üç ayda bir yetkinlik bazlı performans değerlendirmeleri yapın ve sürekli geri bildirim döngüsünü koruyun.
🅰️ Adobe sürekli geri bildirim sanatında ustalaştı. Adobe'de performans yönetimine ilişkin vaka çalışmamızda daha fazlasını keşfedin.
Yetkinlik haritasını tüm çalışan yaşam döngüsüne bağlama
Kuruluşlar, işe alım, eğitim ve performans yönetimi gibi tüm çalışan yaşam döngüsünde yetkinlik haritalamasını bağlamakta zorlanmaktadır.
💡Çözüm: Aşağıdaki üç adımı uygulayabilirsiniz:
- İşe alımlarda yetkinlik çerçevesini kullanarak işe başlayın. Yetkinliklere dayalı olarak tüm roller için iş tanımları hazırlayın.
- Öğrenme Yönetim Sisteminize yetkinlikle ilgili eğitimler ekleyin.
- Son olarak, ayak işleri tamamlandığında yetkinlik bazlı bir performans yönetim sistemi uygulayın.
🏆 5 Yetkinlik bazlı performans yönetiminin avantajları
Netlik kazandırır
Yetkinlik bazlı performans yönetimi öncelikle çalışanlara kendilerinden ne beklendiği konusunda açıklık getirir. Yıl sonunda performans değerlendirmelerinde her şeyi yanlış yaptığınızı fark etmekten daha kötü ne olabilir?
It further brings clarity to managers to set realistic expectations.
"Competency-based systems ensure you are not expecting a fish to climb a tree," Madiha Mouchtak, Founder and Managing Director of Answer Inside.
Geleneksel sistemlerde, hedef belirleme konusunda herhangi bir standart yoktur ve bu da hedefleri sübjektif hale getirir.
Ancak yetkinlik bazlı sistemlerde, yöneticiler neyi değerlendireceklerini ve çalışan hedeflerini bilirler.
Net büyüme planları sağlar
Yetkinlik modelleri ile çalışanlar mevcut rollerinde büyümek için ne yapmaları gerektiğini ve bir sonraki seviyeye nasıl geçeceklerini bilirler.
Madiha'dan tekrar alıntı yapmak gerekirse:"Performans değerlendirmesinde yöneticiyle hedefleri tartışmaktan, yıl boyunca bunun üzerinde çalışmaktan ve gelecek yıl geri döndüğünüzde artık yeni bir şey beklediklerini görmekten daha kötü ne olabilir?"
Yetkinlik modelleri, çalışanları spesifik ve eyleme geçirilebilir büyüme planları oluşturmaları için güçlendirir.
Örneğin, pazarlama müdürü olmayı hedefleyen kıdemli bir pazarlamacı, farklı pazarlama kanallarından elde ettiği tüm verilerle başa çıkmak ve stratejik kararlar almayı öğrenmek için analitik beceriler geliştirmesi gerektiğini bilecektir.
Halefiyet planlamasını kolaylaştırır
Her 5 şirketten sadece 1 'i halefiyet planlamasını olması gerektiği gibi yapıyor. Karşılaşılan zorluklar sorulduğunda, en çok vurgulanan zorluklar şunlar olmuştur:
- Lacking a standardized process.
- Lacking knowledge.
- Getting buy-in from employees and leaders.
Bir yetkinlik çerçevesi, kilit roller için daha iyi strateji oluşturarak ve işgücündeki bu roller için önceden yetkinlikler geliştirerek yedekleme planlamasını destekler.
Daha iyi incelemeler sağlar
Yöneticiler bire bir görüşmelerden genellikle çalışanlardan daha fazla korkarlar.
Stuart Hearn, an HR Tech entrepreneur, says a competency map becomes a good tool for conducting one-on-one performance review meetings. It sets a base for discussion, and managers have a cheat sheet to return to and discuss the goals.
Yüksek performanslı bir organizasyon yaratır
İşler için belirlenen beceriler değişiyor. Bunların 2027 yılına kadar %50 oranında değişmesi beklenmektedir.
İşler için düzenli yetkinlik haritalaması ve yetkinliklere dayalı performans ölçümü, değişen taleplere ayak uydurmanıza ve beceri boşluklarını önlemenize yardımcı olmak için çalışan becerilerini geliştirmenizi sağlar.
➡️ Zavvy ile yetkinlik bazlı performans yönetimini etkinleştirin
Zavvy taps into the biggest challenge of performance management: tying competencies into the entire employee lifecycle.
Zavvy ile yapabilirsiniz:
- 🤖 Easily define competencies across levels and roles with Zavvy AI.
- 🗺️ Çalışanların kendilerinden ne beklendiği konusunda tam şeffaflığa sahip olmaları için yetkinlik odaklı kariyer yolları oluşturun.
- 🌱 Her bir yetkinlik için büyüme planları geliştirin.
- 💪 Her bir yetkinlik için kurslar atayın.
- 🔄 Conduct competency-based performance reviews to support employees regularly.
📅 Ücretsiz bir arama yapın. Uzmanlarınızdan biri tüm süreç boyunca size rehberlik edecektir.
❓ SSS
Yetkinlikler performans yönetimiyle nasıl bağlantılıdır?
Competencies are skills and behaviors an individual needs to do their job well. For example, a Quality Assurance engineer needs a solid understanding of software testing, communication, and teamwork competencies. Aiming to improve the company and job-specific competencies positively impacts individual performance and eventually builds high-performance teams.
Performans ve yetkinlik arasındaki fark nedir?
Yetkinlikler, bir bireyin işini iyi yapmak için ihtiyaç duyduğu beceri ve davranışlardır. Öte yandan performans, kişinin işini nasıl yaptığının gözden geçirilmesidir. Basitçe ifade etmek gerekirse, yetkinlik beklenen hedef, performans ise gerçek sonuçtur.
Yetkinlikler ve KPI'lar aynı mı?
Simply put: competencies and KPIs are not the same. Key Performance Indicators(KPIs) are often linked to departments or the company as a whole.
For example, revenue or profit per employee, utilization rate, and average task completion rate are common KPIs. You could set KPIs for improving competencies: e.g., improve negotiation skills, as showcased by the closed rate of your sales reps.
Performans gelişiminde yetkinliğin rolü nedir?
Yetkinlik haritalaması, bir bireyin rolünde başarılı olmak için hangi becerilere veya davranışlara ihtiyaç duyduğunu tanımlar. Yetkinlik haritalaması yapıldıktan sonra, çalışan gelişimi için temel oluşturur. Onları hangi konuda eğitmeli ve neleri gözden geçirmeli.
Yetkinlik haritalama sürecindeki 5 temel adım nedir?
Yetkinlik haritalama sürecinin beş temel adımı şunlardır:
1. Kuruluştaki rollerin bir listesini yapın.
2. Her rol için temel yetkinlikleri bulun.
3. Her rol için işlevsel yetkinlikleri belirleyin.
4. Her rol için beklenen temel ve işlevsel yetkinliklerin bir listesini içeren ideal bir yetkinlik profili oluşturun.
5. Tüm çalışanlara yetkinlikler atayın. Şu anda nerede olduklarını ve neyi hedeflemeleri gerektiğini değerlendirin.
Yönetimin 6 temel yetkinliği nelerdir?
The top core competencies for managers are:
1. Zaman yönetimi: Görevleri öncelik sırasına koyma ve kendilerinin ve ekibin zamanını yönetme becerisi.
2. İletişim: Fikirleri etkili bir şekilde paylaşma ve ekibe bilgi aktarma becerisi.
3. Değişimi kucaklamak: Değişen taleplerle başa çıkma, kaygıyı yönetme ve değişikliklerde ekibe liderlik etme becerisi.
4. Liderlik: Bireylerin gelişimini destekleme ve ekip hedeflerine ulaşma becerisi.
5. Gerçekçi hedef belirleme: Ekip için iş talepleriyle uyumlu, ulaşılabilir hedefler belirleme becerisi.
6. İkna kabiliyeti: Görüşlerini ekip üyelerine etkili bir şekilde sunma ve kararlarını işletmenin yararına olacak şekilde etkileme becerisi.
Yetkinlik bazlı performans yönetimine örnek nedir?
En büyük teknoloji şirketlerinden biri olan IBM, yetkinlik modelini yıllardır kullanmaktadır. Teknoloji devi, farklı roller için yetkinliklerin haritasını çıkarıyor. IBM çalışanları için en önemli performans hedefi bu yetkinliklerde mükemmelleşmektir.