En handledning för lönesamtal med anställda: Bygg förtroende och motivation
Bra samtal om kompensation lägger grunden för förtroende hos dina medarbetare.
De går långt längre än att bara diskutera löner: de gör det möjligt för dina chefer att förklara ersättningsresultaten så att dina medarbetare känner att de behandlas rättvist och öppet.
Om dina medarbetare inte är nöjda med sina ersättningsresultat kan ett bra samtal förklara varför de har fått sina resultat. Och ännu viktigare är att dina medarbetare förstår hur de ska arbeta för att uppnå bättre resultat i framtiden.
I den här artikeln guidar vi dig genom kompensationssamtal och hur du kan göra dem mer meningsfulla, effektiva och produktiva för dina medarbetare.
🧏 Vad är ett samtal om ersättning till anställda?
Ett samtal om ersättning till anställda är en diskussion mellan chefer och deras medarbetare om ersättningsresultaten och hur de fastställs. Det ger en möjlighet att förstå och förtydliga kompensationsbesluten samtidigt som man tar itu med de anställdas problem.
😮💨 Varför är det obehagligt att tala om ersättning?
"Lönediskussioner kan göra båda sidor av skrivbordet obekväma", säger Bespoke HR, ett HR-konsultföretag.
Detta kan kännas värre för vissa grupper av anställda.
Enligt en nyligen genomförd undersökning från InHerSight anser till exempel kvinnor att den vanligaste orsaken till att de känner sig obekväma med att ta ställning för sig själva på arbetsplatsen är att be om mer pengar eller förmåner.
Vad är det då som gör människor oroliga när det gäller diskussioner om ersättningar?
Här är några skäl:
- Att tala om pengar kan kännas tabubelagt- många av oss har lärt oss att undvika att tala om pengar i sociala sammanhang, vilket även gäller på arbetsplatsen.
- Känslighet - lönenkan ibland vara en personlig och känslig fråga och därför svår att diskutera.
- Bristande kunskap - finansiellafrågor kan vara ett komplicerat område som många människor saknar kunskap eller resurser för att förstå ordentligt.
- Bristande psykologisk säkerhet - anställdasom inte har en förtroendefull relation till sina chefer kan vara ovilliga att diskutera sina löneförväntningar med dem.
- Missanpassade förväntningar - anställdaförstår inte alltid hur löneökningar fördelas och kan ha orealistiska förväntningar på löneökningar.
- Bristande förståelse för prestationsbedömningar - anställdakan till exempel tro att om de når alla sina mål innebär det att de har presterat "exceptionellt bra". Cheferna kan däremot bedöma detta som att de bara har uppnått det som "förväntas" för deras roll.
🕵️♂️ 3 Primära principer som du måste ta hänsyn till när du diskuterar ersättning
Följande ersättningsprinciper är värda att beakta när du diskuterar ersättningar.
Attraktion
Kompensation spelar en roll för att locka till sig talanger - "utan en bra kompensationsstrategi kan man inte rekrytera effektivt", säger AIHR.
"För att locka till sig de talanger som organisationen behöver måste du kunna erbjuda totala belöningspaket som är både konkurrenskraftiga och anpassade till dina interna riktlinjer och din budget", förklarar AIHR.
Ersättningen kan också utformas för att locka till sig den typ av talang som din organisation vill ha.
Idorsia, ett schweiziskt biofarmaceutiskt företag, utformade sitt ersättningssystem för att locka "prestationsorienterade personer med ett entreprenörstänkande och fokus på långsiktigt värdeskapande".
Uppdrag
Medarbetarnas engagemang återspeglar i vilken utsträckning de anställda är engagerade och involverade i sina roller och i företaget.
Du kan tänka dig att de anställda har tre nivåer av engagemang: aktivt engagerade, inte engagerade eller aktivt oengagerade.
Engagerade medarbetare driver produktivitet och tillväxt i organisationer, så det är logiskt att utforma ersättningsramar som främjar högre nivåer av engagemang.
Men attraktiva ersättningar är inte alltid tillräckliga.
TalentMap, en HR-konsultfirma, påpekar att "det är troligen mer troligt att er kompensationspolitik verkar som en bromskloss för engagemanget, även om er kompensationsplan är konkurrenskraftig på marknaden".
Kompensationsdiskussioner är mångfacetterade, så hur de leder till engagemang beror på vilken aspekt av ersättningen som diskuteras.
TalentMap föreslår följande för att främja engagemang genom kompensation:
- Se till att grunderna är rätt - som ett minimum bör du se till att ersättningen är konkurrenskraftig.
- Var öppen - förklara din ersättningsram och se till att dina medarbetare förstår din process för prestationsbedömning och att den uppfattas som rättvis.
- Förstå dina medarbetares olikheter - olika anställda, dvs. med olika typer av jobb och färdigheter, uppfattar kompensation på olika sätt, så bedöm deras funktionella, sociala och emotionella behov för att veta hur du ska diskutera kompensation på ett sätt som de kan relatera till.
- Ge värde utöver ersättning - belöna dina medarbetare på icke-monetära sätt och motivera dem med ökad självständighet, ledarskap och möjligheter till lärande.
Bibehållande
Att behålla anställda går hand i hand med att skaffa talanger och engagera dem.
"Med rätt strategi kan du se till att dina anställda är nöjda och motiverade nog för att bli mer produktiva och mindre benägna att lämna organisationen", säger AIHR.
Att behålla anställda är i allmänhet kopplat till högre löner.
En nyligen genomförd studie från Harvard University visade att varje extra dollar i lön (per timme) ökade arbetstagarnas anställningsfrekvens med i genomsnitt 2,8 %.
Det omvända gäller också - omsättningen ökade med 28 procent för varje dollar i lägre timlön.
Men förutom högre lön kan kompensation öka personalbindningen på andra sätt, t.ex. genom en sund balans mellan arbete och fritid, hybridarbetsformer, flexibla arbetstider, mer betald ledighet och familjeledighet, enligt forskning från Randstad, en global rekryteringsbyrå.
"Kort sagt, om ditt företag inte investerar i att utveckla ett konkurrenskraftigt kompensationspaket", varnar Randstad, "kommer det troligen att förlora några av sina främsta talanger."
➡️ Ta din strategi för att behålla anställda till nästa nivå med dessa praktiska tips och expertråd.
🗣️ 7 Allmänna samtalsämnen för chefer som håller lönesamtal
Ta del av några av de mest relevanta samtalsämnena för ett kompensationssamtal.
Uppdatering av ditt företags ersättningsfilosofi
Din organisations ersättningsfilosofi är ett formellt uttalande som dokumenterar dess ståndpunkt om ersättning till anställda, förklarar Society for Human Resource Management(SHRM).
Kommunicera organisationens ersättningsfilosofi och ta upp områden som:
- de principer och värderingar som ligger till grund för ersättningsramen;
- sina mål, t.ex. att attrahera och motivera de bästa talangerna;
- hur du införlivar marknadsjämförelser;
- Löneskalor för olika typer av arbeten eller olika tjänstgöringsnivåer;
- Lönestrukturer, t.ex. grundlön, förmåner, bonusar, extra belöningar och förmåner.
Diskutera marknadsräntor
Bedöm marknadspriset för den roll som diskuteras för att få ett sammanhang för ditt samtal om kompensation.
Salary.com, ett företag som forskar om kompensation, föreslår följande tillvägagångssätt:
- Benchmark jobbeskrivningen - sebortom jobbtitlar och identifiera en lämplig jobbtyp med tillräcklig överlappning (till exempel 70 % eller mer) av ansvarsområden, nödvändiga färdigheter och resultat med rollen.
- Positionera din organisation på marknaden - identifieradin organisations jämförelsegrupp för att möjliggöra jämförelser med företag av liknande storlek (eftersom större företag tenderar att betala mer medan mindre företag tenderar att erbjuda andra förmåner, som bättre tillgång till ledande befattningshavare).
- Utvärdera prestationsegenskaper - bedömden anställdes färdigheter, erfarenhet och kompetens i förhållande till rollens krav, inklusive personlighetsegenskaper som attityd, arbetsmoral och lagarbete.
Diskutera lönefria förmåner
Icke-lönelösa förmåner blir allt viktigare i kompensationspaketet eftersom de anställda lägger större vikt vid livsstil än vid monetära belöningar, så framhäv dessa.
De icke-lönemässiga förmånerna omfattar:
- flexibla arbetsformer, distansarbete eller hybridarbete;
- program för välbefinnande och hälsa (
- betald föräldraledighet, tjänstledighet under lång tid och ökad semesterersättning;
- Mobiltelefoner (bekostas av företaget).
💡 Tips: Om det är relevant, gå kort igenom de viktigaste slutsatserna från den senaste resultatbedömningen.
Den senaste prestationsbedömningen kan ge insikter om hur man ska utvärdera ersättningen för rollen utifrån:
- Arbetsprestationer - hurden anställde bidrar till målen, om de har hållit tidsfrister och leveranser.
- Medarbetarnas styrkor - kompetenseroch områden där de är bäst.
- Förbättringsområden - målsom inte uppnåtts och framtida fokusområden.
- Karriärutsikter - personligaoch yrkesmässiga mål och ambitioner inom företaget.
Erkänna den anställdes bidrag.
När du erkänner dina medarbetare på jobbet kommer de att känna sig mer uppskattade, uppskattade och nöjda.
Som en del av ditt samtal om kompensation kan du använda dessa riktlinjer för erkännande som erbjuds av Harvard Universitys personalavdelning:
- Var genuin - gedin fulla uppmärksamhet och uppriktighet.
- Var specifik - beskrivde aktiviteter eller prestationer som du vill uppmärksamma och det värde de tillförde.
- Erbjud ett erkännande som står i proportion till det beteende eller den aktivitet som erkänns.
- Var personlig - ta hänsyn tillden anställdes preferenser, t.ex. föredrar vissa personer belöningar (t.ex. biobiljetter eller en restaurangmåltid). Andra föredrar däremot en offentlig bekräftelse (t.ex. en "utlysning" vid ett framtida arbetsforum).
🙌 Letar du efter meningsfulla sätt att uppmärksamma dina medarbetare? Här är 42 idéer om erkännande som ökar engagemanget.
Meddela ersättningsbeslutet.
Det kan vara en utmaning att kommunicera kompensationsbeslut - anställda kan vara missnöjda med sina resultat eller ha missanpassade löneförväntningar.
Pearl Meyer, som är kompensationskonsult, föreslår följande råd:
- Gör - använd ett språk som den anställde kan förstå, håll en neutral hållning (dvs. förklara resonemang snarare än åsikter), upprepa hur kompensationsbeslut fattas och placera kompensationsbeslutet i samband med målintervallet för rollen.
- Använd inte komplicerad terminologi, uttryck ditt missnöje med beslutet, ge HR skulden eller avslöja andra anställdas ersättningsarrangemang.
Var tydlig och konsekvent när du kommunicerar beslutet, säger Meyer, använd rätt ton och förmedla budskapet med empati. Var också förberedd på de frågor som de anställda sannolikt kommer att ha och ge gott om tid för diskussion.
➡️ Hjälp dina chefer att hålla effektiva lönesamtal genom omfattande ersättningsutbildning. Fler tips och råd finns i vår artikel.
Diskutera framtida möjligheter.
Kompensationsdiskussioner är en möjlighet att utveckla dina medarbetare tillsammans med organisationens program för utveckling av medarbetarna.
Använd de här förslagen från medlemmarna i Forbes Business Council:
- Förstå dina medarbetares ambitioner - bedöm hur du bäst anpassar och utvecklar deras färdigheter för att passa organisationens prioriteringar, säger Terence Tan på The Pain Relief Clinic.
- Uppmuntra kompetensutveckling - ge möjlighet att förbättra nuvarande kompetens och utbilda sig inom områden som de anställda brinner för, säger Jean Paul Paulynice från Empowering Confident Youth.
- Erbjud möjligheter till karriärutveckling - uppmuntra till professionell utveckling inom företaget och utanför det, vilket visar att din organisation är engagerad i att utveckla sina medarbetare, föreslår Jill Strickman på Genuine: The Real People Company.
- Hjälp till att definiera en utvecklingsväg - följ utvecklingen mot målen och ge dina medarbetare mer kontroll över sin karriär, förklarar Fadi George på Kalungi Inc.
- Hjälp till att identifiera styrkor och passioner hjälper till att bygga upp personliga förmågor och öka självkännedomen som en nyckel till tillväxt, föreslår Andrew Vanacker på Sparkx5.
➡️ Skapa och bibehåll en högpresterande ledning i din organisation med dessa 11 bästa metoder.
Be om feedback
Medarbetarnas feedback är en viktig del av diskussionen om kompensation.
"Den person vars åsikt är viktigast i hela granskningsprocessen är den anställde, eftersom de ofta påverkas mest av resultatet", säger Ranee Zhang på Airgram, "så lyssna på deras feedback om den uppdaterade ersättningen och organisationens ersättningsfilosofi."
Zhang föreslår att du ställer frågor som:
- Vad tycker du om resultatet?
- Tycker du att det är rättvist eller tillräckligt?
- Har du några tankar om organisationens ersättningsfilosofi?
- Finns det något du skulle vilja ändra?
Ta reda på vad dina medarbetare bryr sig mest om förutom lönen, föreslår Zhang.
Och kom ihåg att chefer får bäst feedback när de är öppna och transparenta.
"När du som chef uppriktigt ber om feedback på dina egna åtgärder och beslut gör du det lättare för andra att dela med sig av sina egna ambitioner och förbättringsområden", förklarar Pankaj Srivastava, vd för PracticalSpeak.
➡️ Undrar du vilken typ av feedback som är mest användbar? Upptäck vad som fungerar bäst i olika situationer.
💪 4 scenarier som varje chef bör kunna hantera (med samtalsämnen)
Kompensationsdiskussioner kan vara utmanande - förbered dina chefer med samtalsämnen för troliga scenarier.
Börja alltid med att erkänna medarbetarens bidrag och visa uppskattning för deras insatser, och framhäv eventuella anmärkningsvärda prestationer.
1. När en anställds prestationer inte uppfyller de krav som motiverar en löneförhöjning.
- Förklara organisationens ersättningsramar och var den anställde passar in i dem.
- Förklara tydligt varför den anställdes prestationer inte förtjänar en höjning av ersättningen.
- Sätt upp specifika mål som den anställde ska arbeta mot och fastställ milstolpar för framsteg.
2. När arbetstagarens lön redan är tillräckligt hög.
- Beskriv det marknadsvärde som är kopplat till deras roll, kapacitet och erfarenhet.
- Förklara att den anställdes lön är god i förhållande till marknaden och organisationens lönesystem och varför en höjning inte är motiverad.
3. När en anställd är missnöjd med resultatet av ersättningen.
- Beskriv det marknadsvärde som är kopplat till deras roll, kapacitet och erfarenhet.
- Förklara organisationens ersättningsram, hur den tar hänsyn till marknadslöner och var den anställde passar in.
- Om den anställde tar upp andra kollegors ersättningsarrangemang, förklara att du inte kan diskutera andra lönepaket och för tillbaka samtalet till den anställdes situation.
- Förklara hur medarbetarens prestationer är direkt kopplade till hans eller hennes kompensationspaket.
- Be om återkoppling och diskutera deras problem, och notera alla områden som har ett värde utöver den monetära ersättningen, t.ex. ökad flexibilitet eller möjligheter till karriärutveckling.
4. När det inte är möjligt att höja ersättningen på grund av ekonomiska förhållanden eller budgetrestriktioner.
- Beskriv ersättningsramen i din organisation och hur den är kopplad till företagets övergripande resultat, som i sin tur beror på ekonomiska faktorer och marknadsförhållanden.
- Meddela orsakerna till att du inte kan höja bonusar eller löner, dvs. de ekonomiska villkoren eller budgetrestriktioner som din organisation har.
- Var öppen med den process som ligger till grund för ersättningsbeslutet.
- Ge gott om utrymme för frågor och feedback.
❓ Förbered dina chefer med de fem vanligaste frågorna som anställda kan ha om löner.
Hjälp dina chefer att hantera vanliga frågor som kan uppstå. Här är de fem vanligaste.
1. Hur beräknas min lön?
- Om din organisation inte redan har en transparent ersättningsmodell bör du överväga att göra den mer transparent - detta kommer att bli allt viktigare när kraven på öppenhet på arbetsplatsen ökar.
- Förklara de faktorer som bidrar till arbetstagarnas löner, t.ex. ansvarsområden, marknadsjämförelser, erfarenhet och (ibland) plats.
- Betona hur den anställdes lön baseras på hur den passar ihop med de bidragande faktorerna.
2. Är min lön rättvis?
- Låt dig inte frestas att säga "ja" utan att vara säker på att det är sant.
- Försök att förstå de specifika områden där den anställde anser att han eller hon är underbetald.
- När du väl har fastställt det kan du förklara varför den anställde får en rättvis lön utifrån sin kompetens och erfarenhet och hur den förhåller sig till marknaden.
3. Varför får jag mindre betalt än andra i samma arbete?
- Återigen fokusera på den anställde själv och inte på andra.
- Om det är nödvändigt, ordna ett separat möte för att bedöma deras specifika omständigheter.
- Visa varför jämförelser mellan anställda inte alltid är relevanta på grund av skillnader i bakgrund, erfarenhet eller kompetens.
4. Kan jag få en löneförhöjning?
- Förklara kriterierna i din organisation för löneökningar, t.ex. tid i rollen, förbättrade prestationer och förändrade ansvarsområden.
- Ta hänsyn till organisationens ekonomiska hälsa och tillväxtutsikter samt konkurrensen för liknande roller på marknaden - starka medarbetare kan vara berättigade till en löneförhöjning.
- Om medarbetarens prestationer inte motiverar en löneförhöjning, lyft fram områden som de kan arbeta med för framtida löneförhöjningar.
5. Hur får jag en befordran?
- Befordringar beror på vilka möjligheter som finns i förhållande till medarbetarnas färdigheter och kompetens - deär inte alltid tillgängliga.
- Om den anställde inte presterar på en nivå som motiverar en befordran kan du se över utvecklingsplanen för att stärka de områden som de behöver mest.
📝 Exempel på dagordning för kompensationssamtal
Behöver du mer hjälp med att förbereda dig för en lönesamtal?
Här är ett exempel på en dagordning som kan hjälpa dig genom hela processen.
Inledning och syfte
- Välkomna den anställde och förklara syftet med samtalet, som är att diskutera lönen och eventuella uppdateringar eller ändringar som kan göras.
- Ge sedan en kort översikt över dagordningen.
Slutsatser från den senaste utvärderingen av prestanda
- Gå igenom den anställdes arbetsuppgifter och utvärdering av prestationer under det senaste året.
- Lyft fram deras prestationer, styrkor och förbättringsområden.
💡 Observera: Vi rekommenderar att du genomför separata samtal om lön och prestationsbedömning. Så dessa punkter kommer att vara en uppfräschning av den mer omfattande diskussionen om prestationsbedömning som redan har ägt rum.
Översyn av ersättningen (inklusive icke-lönemässiga förmåner).
Diskutera eventuella ändringar eller uppdateringar av den anställdes kompensationspaket och var öppen med företagets budgetbegränsningar.
Tips: Var beredd att förhandla och diskutera alternativ.
- Diskutera eventuella ändringar eller uppdateringar av den anställdes kompensationspaket.
- Klargör när ändringarna kommer att träda i kraft.
- (Frivilligt) Förklara hur den anställdes nuvarande ersättning förhåller sig till marknadspriset.
- Diskutera andra förmåner än löner, som sjukförsäkring, pensionsplaner och semester.
- Förklara hur dessa förmåner bidrar till den anställdes totala ersättningspaket.
Feedback och frågor
- Uppmuntra den anställde att ge feedback om samtalet och sitt kompensationspaket.
- Ta upp eventuella problem eller frågor som de kan ha. Var öppen för deras feedback och förslag.
Framtida möjligheter
Diskutera möjligheterna för den anställde att växa och utvecklas inom företaget.
💡 Obs: Vi rekommenderar att du har en separat och mer omfattande utvecklingssamtal.
- Förklara hur karriärutveckling kan påverka ersättningen.
- Uppmuntra den anställde att berätta om sina karriärmål och ge vägledning för att uppnå dem.
Slutsats och uppföljning
- Sammanfatta diskussionen och bekräfta detaljerna i den anställdes nya kompensationspaket.
- Kom i förekommande fall överens om att kommunicera resultatet av samtalet till andra berörda parter.
- Kom i förekommande fall överens om när och hur du ska följa upp den anställde i framtiden.
➡️ Driv lärande och prestationer med Zavvy
På Zavvy vet vi att lönesamtalen är viktiga för dina medarbetare.
Vi vet att när de är välgjorda hjälper de till att bygga upp förtroende och motivera dina medarbetare att göra sitt bästa.
Zavvy hjälper dina medarbetare att få effektivare resultatbedömningar och lönesamtal.
Boka en kostnadsfri 30-minuters demo för att se hur du kan maximera dina medarbetares potential med Zavvy.