HR:s kompletta guide till interna intervjuer
Som HR-expert är intervjuer viktiga för att välja ut kandidater av hög kvalitet. När de flesta tänker på en anställningsintervju tänker de på att prata med en främling för att avgöra om de passar in i företaget.
Interna intervjuer är en liknande men ändå annorlunda metod, med många av samma färdigheter men med lite olika utmaningar.
Vissa skulle till och med kunna hävda att interna intervjuer är en viktigare och mer raffinerad färdighet för växande företag .
I den här artikeln kommer vi att gå djupare in på vad en intern intervju är, varför den är viktig och hur man genomför den på ett effektivt sätt.
För att genomföra en intern intervju krävs mer än bara en lista med frågor. Detta är en del av en mer omfattande process för att behålla, utbilda och uppmuntra kvalitetsmedarbetare så att de kan växa med företaget.
📝 Vad är en intern intervju?
En intern intervju är ett samtal mellan en nuvarande anställd och en chef eller HR-personal. Den skiljer sig från en extern intervju som fokuserar på en potentiell anställd som ännu inte är knuten till företaget.
Intervjuer för intern befordran äger ofta rum när man överväger att byta jobb eller befordra inom företaget, men det är inte deras enda användningsområde. En medarbetarsamtal är ett annat exempel på en intern intervju, där du diskuterar prestationer, tillfredsställelse och feedback med nuvarande anställda.
Även om en tjänst inte är ledig är interna intervjuer viktiga för att mäta medarbetarnas tillfredsställelse, samla in värdefull feedback om företaget och få medarbetarna att känna sig uppskattade och erkända för sin roll i organisationen.
Tips: Interna intervjuer ska inte vara stressande. Ett formellt möte eller en avslappnad kontroll kan vara lämpligt, beroende på situationen.
Interna intervjuer och karriärvägar
Alltför ofta tappar företagen bort vikten av att återknyta kontakten med sina anställda. Verksamheten är livlig, allt går smidigt och de anställda känner till sina dagliga uppgifter och roller.
Så varför bry sig om att dra bort människor från deras arbete?
Utan personlig interaktion och erkännande kommer vissa anställda att känna sig som kuggar i hjulet: De stämplar in, utför sina dagliga uppgifter, stämplar ut och börjar nästa dag igen.
Denna monotoni kan bli obehaglig för en del, och bedragarsyndromet uppstår. De kanske tror att de borde göra mer eller att de lätt kan ersättas och inte är värdefulla för företaget.
Tips: En enkel kontroll kan lugna de anställda om deras arbete och låta dem veta att det finns en plan som går längre än till nästa dags uppgifter.
Tips: Se till att det finns tillräckligt med möjligheter till fortbildning för dina anställda. Det är en utmärkt strategi för att behålla sina anställda.
Interna intervjuer är ett utmärkt tillfälle att tala om karriärutveckling. Många anställda är hungriga efter att trivas och lyckas på sitt företag, särskilt efter att de har anställts eller blivit befordrade. Genom att lägga upp en plan för deras utveckling får de milstolpar att fokusera på och se fram emot, vilket bryter den dagliga monotonin.
Bibehållen rörlighet i karriären
Karriärrörlighet behöver inte heller handla om vertikala framsteg och ledarpositioner.
Interna anställningsintervjuer är viktiga för att känna igen en anställds önskan att göra ett horisontellt steg eller prova något nytt. Du kan lära dig mer om en anställds styrkor och önskemål, vilket gör att du kan hitta den roll som bäst passar deras förmågor i företaget.
En glad medarbetare är en produktiv medarbetare.
Korrekt stöd och kommunikation från ledningen är avgörande för att skapa lyckliga och framgångsrika medarbetare och för att få ut det mesta av deras kompetens och talang.
Tips: Se till att du har en inskolningsprocess för att stödja de anställdas prestationer i deras nya roller.
❓ Varför intervjua interna kandidater?
När vi tänker på intervjuer och rekryteringsprocessen tänker många omedelbart på externa intervjuer. Även om detta är nödvändigt och värdefullt för alla sunda företag finns det många fördelar med att fokusera på interna kandidater först.
Att befordra internt ger flera omedelbara och uppenbara fördelar när man tillsätter lediga tjänster i ett företag. Här är några fakta om att befordra interna kandidater i stället för att anställa externa kandidater:
- Interna kandidater vet hur företaget fungerar och vad de kan förvänta sig.
- De är redan engagerade och investerade i företagets framgång.
- (Vanligtvis) har de relaterade färdigheter och branschkunskaper.
- (Ofta) känner de till sin föregångare och kan lättare ärva dennes visdom.
- Det är bra för de anställda att se att deras hårda arbete belönas med befordringar.
- Extern rekrytering är dyrare än intern rekrytering.
För att befordra en anställd internt krävs ofta att man anställer en extern person för att ersätta den anställdes tidigare roll. Det är dock oftast vettigt att flytta upp en person med erfarenhet av företaget på stegen och låta den nyanställde ta en mer nybörjarposition. En sådan strategi upprätthåller en hierarki av rangordning och motiverar de anställda att utveckla sin potential inom företaget.
💡 Hur du förbereder dig för en intern intervju och vad du ska leta efter hos kandidaterna
Interna intervjuer kan på pappret se ganska lika ut som externa intervjuer. Du försöker fortfarande avgöra om kandidaten har de egenskaper och den erfarenhet som krävs för att fylla rollen.
Skillnaderna kommer främst att uppstå i början och slutet av intervjun.
Tips: Eftersom du troligen har intervjuat personen tidigare och förmodligen arbetar regelbundet med honom eller henne, kommer ni båda att komma till bordet med en viss förkunskap om varandra. Dessutom kanske kandidaten redan har en viss insiderkunskap om den lediga tjänsten.
Slutmålet med intervjun kommer också att vara lite annorlunda. Att befordra en intern kandidat kan vara en mycket annorlunda upplevelse än att anställa en nyanställd, särskilt när det gäller uppföljningen.
Ämnesområden för interna intervjuer
När det gäller själva intervjufrågorna finns det några ämnen som du bör ta upp för att avgöra om den interna kandidaten kommer att passa bra för den nya rollen:
- Framgång och tillfredsställelse i sin nuvarande tjänst;
- Motivering för att söka den nya rollen;
- Fokusera på självförbättring och tillväxt;
- Överförbar erfarenhet som underlättar utbildningen;
- Kompetens som passar det jobb de söker;
- Styrkor i jämförelse med externa kandidater.
Att ta reda på hur den anställdes nuvarande roll ser ut och hur nöjd han eller hon är är är ett utmärkt sätt att bryta isen och sätta tonen för mötet.
Tips: Att veta om interna sökande trivs på företaget och vad de gillar och ogillar med sin nuvarande tjänst kan ge en bra inblick i om den nya tjänsten är ett bra steg för dem. Dessutom kan du använda detta för att gå över till vad deras motiv är för att söka den nya tjänsten.
Förståelse för ambitioner
Om du förstår mer om en anställds önskan att flytta inom företaget och om hans eller hennes särskilda intressen kan du hjälpa dig att fastställa en väg och planera för framtida förflyttningar och ett eventuellt slutmål inom organisationen i enlighet med teamets matris för nivåindelning av arbetsuppgifter.
Det är också en bra idé att övervaka interna kandidaters kompetens och erfarenhet för att se till att de är:
A) är en stark kandidat för den nya rollen, och
B) fastställa mål för framtida framsteg på sin karriärresa.
Slutligen vill du se över för- och nackdelarna med att befordra intresserade interna kandidater jämfört med att anställa externa kandidater. Om du tar emot både interna och externa ansökningar för tjänsten vill du objektivt jämföra för- och nackdelarna med alla kvalificerade kandidater när du fattar ditt beslut.
Tips: Tänk återigen på hur du avslutar och följer upp den interna intervjun. Att inte välja en intern kandidat kan kräva mer takt och kommunikation eftersom du inte vill påverka den anställdes moral negativt. Ett otaktiskt avslag kan påverka dina interna kandidaters tillfredsställelse och prestationer i sina nuvarande roller.
✍️ Hur man bedömer kandidater under en intern intervju
När du mäter en intern kandidats färdigheter och jämför dem med externa kandidater har du fördelen av företagsdata som du kan använda för att göra en korrekt bedömning.
Du bör redan känna till vilka kvalifikationer och egenskaper som önskas för rollen, så försök att hitta bevis för att en intern kandidat har vad som krävs.
Tips: Använd intervjun som ett tillfälle att fylla i luckor i dina uppgifter genom att fråga om den anställde har några förmågor eller intressen som du kanske inte känner till.
En av de bästa informationskällorna för att bedöma en intern kandidats förmåga är dennes nuvarande chef och team.
Tips: Försök att samla in alla anteckningar eller tidigare utvärderingar som kan vara relevanta för att få reda på deras lämplighet och talang inom relevanta områden.
Du kan också fråga deras nuvarande teamledare om eventuella särskilda styrkor eller svagheter som gör att de skulle passa bra eller dåligt i den nya rollen.
Tips: Tekniska bedömningar är också viktiga för att säkerställa att den interna kandidaten har rätt kompetens för att lyckas. Men alla tidigare utvärderingar, projekt eller poäng kan hjälpa till att mäta den anställdes förmåga och utveckling under tiden på företaget.
Det kan vara klokt att inkludera en teknisk bedömning som en del av den interna intervjuprocessen för att bekräfta deras lämplighet. Detta test kan ske:
- under intervjun,
- som ett andra steg efter intervjun,
- eller till och med som ett förberedande steg före intervjun.
✅ Vanliga typer av intervjufrågor
För att vara mer specifik, här är några intervjufrågor för interna kandidater som du kan använda för att få igång konversationen och ta reda på om en kandidat är ett bra val för den aktuella rollen:
- Vad tycker du om och vad tycker du inte om med din nuvarande roll?
- Vad är intressant med den nya tjänsten?
- Var vill du se dig själv om fem år?
- Hur mycket vet du om den nya rollen?
- Varför skulle du passa bra för den nya rollen?
- Var tror du att du kommer att vara mest värdefull för företaget?
- Ser du några utmaningar i den nya rollen?
- Har du några frågor om den nya rollen?
Beroende på tjänsten har du mer riktade frågor att ställa vid en intern intervju. Men generellt sett kommer du förmodligen att vilja beröra dessa ämnen eller använda dem som utgångspunkt för att gräva djupare i kandidatens tankar och förmågor.
Tips: Var och en av dessa frågor kommer troligen att väcka samtal om specifika erfarenheter och frågor, så låt samtalet flyta naturligt från varje fråga och leta efter möjligheter att samla in mer specifik och relevant information.
➡️ För en mer uttömmande lista över interna intervjufrågor och idéer, se vår lista med 33 interna intervjufrågor.
❗️ Uppföljning av interna intervjuer: hantera den med omsorg
Som tidigare nämnts kräver slutet av en intern intervju och uppföljningen mer uppmärksamhet än en extern intervju. Om en extern intervju går dåligt eller om ni väljer en annan kandidat fortsätter intervjupersonen sin jobbsökning någon annanstans. Det finns en begränsad skadepotential för företaget.
För interna sökande kan ett avslag påverka deras moral negativt på kort eller lång sikt.
Som HR-personal är det ditt jobb att göra vad som är bäst för företaget, vilket vanligtvis sammanfaller med vad som är bäst för de anställda.
Tips 1: Om du inte lyssnar noga på interna kandidater under den interna intervjun kan du bli tvungen att fylla inte bara en utan två tomma tjänster.
Kommunikationen är viktig, särskilt om många interna kandidater söker en och samma tjänst. Endast en kommer att lyckas. Det kan därför vara en bra idé att förklara skälen och kriterierna för att avgöra vem som är en framgångsrik kandidat.
Tips 2: Låt kandidater som inte lyckats få en anställning veta att deras intresse för karriärutveckling uppskattas och noteras.
Tips 3: Försäkra interna kandidater om att ni kommer att tänka på dem när nya roller öppnas i framtiden.
Interna kandidater kan ansöka om avancemang för att de är missnöjda eller otillfredsställda med sin nuvarande position. Att gå miste om denna möjlighet kan vara tillräckligt för att få vissa att söka sig någon annanstans för att hitta andra alternativ. Det ligger alltså i företagets intresse att låta interna kandidater veta att det finns en plan för att de ska kunna avancera.
Tips 4: Det kan vara värt att ha ett separat möte med de kandidater som inte lyckats för att uppdatera utvecklingsplanerna eller diskutera andra möjligheter till intern rörlighet.
Ladda ner mallen för utvecklingsplan för anställda för att hjälpa dig att hålla koll på dina anställda.
Som tidigare nämnts är ett av målen med den interna intervjun att ta reda på vad medarbetarna tycker om och inte tycker om sin nuvarande roll. Se till att notera eventuella problem som de kan ha och ta upp dem i uppföljningen, så att de känner sig hörda och vet att du arbetar på en lösning för att förbättra deras situation.
Tips 5: Att skicka ett tackmejl efter en intern intervju är ett utmärkt första steg.
➡️ Slutsats: Investera i personalutveckling
På det hela taget vill du att alla dina anställda ska vara motiverade, glada och engagerade. Ofta är interna kandidater det logiska valet för att fylla högre befattningar eftersom det är effektivare att befordra internt och hjälpa anställda att växa än att anställa externt.
Några ytterligare fördelar med interna intervjuer och befordran inifrån är:
- Skapa en möjlighet att ta reda på hur nöjda de anställda är och få feedback från företaget.
- Motivera de anställda att växa och trivas med företaget.
- Förbättra kommunikationen mellan ledning och anställda.
- Stärk de interna kandidaternas värde för företaget och erkänn deras hårda arbete.
- Att profilera ditt företag som en arbetsplats som investerar i de anställdas utveckling och arbetsglädje.
Även om du inte har några kampanjer tillgängliga just nu kan interna intervjuer för medarbetarbedömningar eller check-ins hjälpa dig att hålla dig uppdaterad med dina anställda om samma information som ovan. På så sätt har du, när en möjlighet uppstår, en kort lista över vilka som är kvalificerade och motiverade att avancera och växa med företaget.
Stöd personalens interna rörlighet och investera i personalens utveckling med Zavvy.