Vad är Preboarding och hur man blir bra på det - den fullständiga guiden
Företag utformar idag genomtänkta och genomarbetade rekryteringsprocesser. Detta inkluderar en rekryteringsprocess i sju steg och detaljerade arbetsbeskrivningar.
De flesta organisationer är överens om att kandidaternas erfarenhet är avgörande.
Det enda problemet är att när en nyanställd väl har skrivit på, lämnas han eller hon ofta helt ensam. Och alla ansträngningar som HR- och rekryteringsansvariga har gjort för att skapa ett bra första intryck är förstörda - redan före dag 1.
Vad de saknar: En anständig preboarding -process.
Det finns en universell sanning i påståendet:
Om du väntar till första dagen med att engagera en nyanställd har du redan hamnat på efterkälken.
Preboarding nya anställda är inte bara begränsad till pappersarbete. En enastående upplevelse för anställda på preboarding måste vara engagerande, lättförståelig och minnesvärd.
Varför? Enligt Gallup är endast 13 % av de anställda i världen engagerade, trots att engagemanget är en av de främsta anledningarna till att anställda stannar kvar i en organisation.
Det börjar långt tidigare. Vår guide preboarding visar hur du kan få ut det mesta av det.
❓ Vad är en anställd preboarding?
Att skriva under erbjudandet är inte alltid en garanti för att den nyanställde kommer att dyka upp första dagen. Faktum är att 1 av 5 nyanställda inte kommer att göra det.
Och bland dessa 80 % slutar 4 % av de anställda efter sin första dag (HBR).
Preboarding är perioden mellan det att en anställd accepterar sitt jobberbjudande och den första dagen.
I den här processen kan du be den nyanställde att fylla i de nödvändiga blanketterna och skicka ett introduktionsmejl till hela företaget. Du kan också ta det ett steg längre genom att skicka ett välkomstpaket eller boka in ett kaffemöte så att din nyanställde kan bygga upp en relation med resten av teamet.
Senare i den här artikeln kommer vi att utforska olika strategier för att skapa en effektiv preboarding -process. Men innan dess ska vi förstå skillnaden mellan preboarding och onboarding.
🆚 Onboarding vs Preboarding: Vad är skillnaden?
Gränsen mellan onboarding och preboarding är ganska suddig. Många företag använder dem synonymt eller fokuserar bara på onboarding aktiviteter.
Men även om du redan har en bra (fjärrstyrd) process för nyanställda onboarding i din organisation, lämnar du troligen mycket på bordet i din preboarding process.
🏆 Preboarding fördelar och varför du bör göra det
In i huvudet på en nyanställd
När en kandidat intervjuas på ditt företag är det naturligt att han eller hon också söker sig till andra företag. Och när allting klickar, är du redo att skicka ditt erbjudande om anställning.
Även om kandidaten känner sig nöjd och nöjd, är det troligt att han eller hon fortfarande är öppen för andra erbjudanden. Och är nyfikna på hur de står sig i jämförelse med ditt erbjudande.
En del människor blir upphetsade under intervjun och accepterar impulsivt jobberbjudandet.
Men när tiden går kan tvivlen komma att infiltrera.
Frågor som
- Tänk om jag fattar fel beslut?
- "Är det här jag ser mig själv arbeta under de kommande åren?
- "Jag kanske inte ska säga upp mig från mitt nuvarande jobb trots allt.
Som arbetsgivare kan du eliminera en hel del av dessa negativa känslor med hjälp av några av de andra aktiviteterna i samband med preboarding.
Istället för att bara skicka några officiella papper till din nyrekryterade medarbetare, försök att få dem att känna sig inkluderade och engagerade under hela preboardingen.
Fördelar i korthet
Rekrytering är redan en omfattande process inom en organisation som innebär många ansvarsområden. Att ha en förankring kan lägga till extra steg till detta, men bidrar till att spara mycket tid och pengar samtidigt som processen effektiviseras.
Piques spänning
- Positiv PR för ditt företag
- Undviker ghosting redan första dagen
- Motiverar dem för deras nya roll
Förbereder arbetstagaren
- 40%av omsättningen sker under den första månaden.
- Rekryterad kan arbeta från dag 1
- Välkomnar dem till din personalfamilj
Dämpar ångest
- Hjälper till att undanröja osäkerheten kring nya jobb
- Minskar rädslan och ger dig ytterligare en fördel gentemot konkurrenterna
Minskar pappersarbetet
- Undviker att distrahera den anställde från att lära sig om din arbetsplats och dina kollegor
- Gör det möjligt för nyanställda att njuta av sin första dag på jobbet
Uppmuntrar till hänvisningar
- Uppmuntrar nyanställda att sprida gott rykte om ert företag
- Och därmed: Ökar dina chanser att rekrytera fler nya talanger
❗ Preboarding aktiviteter: Bästa praxis
Dinorganisations preboarding -process kan omfatta allt som är relevant för den nyanställdes arbetsuppgifter och position. Det kan innebära att du anpassar deras uniform, planerar en rundtur på kontoret eller bjuder in dem till företagsevenemang.
Det finns inga regler för hur man utformar en process för preboarding , men det är alltid bäst att göra den unik för ditt företags behov. Beroende på vilken avdelning den nyanställde kommer till kan du också ändra vissa steg.
Vissa idéer är dock universellt tillämpliga på alla avdelningar, och här är några att börja med:
1. Få ett försprång med administrativa uppgifter
Huvudsyfte: Få alla administrativa uppgifter gjorda - och alla intressenter informerade.
Denna verksamhet preboarding är en tvåsidig process. Å ena sidan handlar det om att förbereda de nyanställda för deras nya roll i organisationen.
Det innebär att du skickar förstahandsinformation om din företagskultur, förmåner och policyer som hjälper till att ställa jobbspecifika förväntningar.
Å andra sidan är det lika viktigt att du förbereder dina rekryterande chefer, IT-ansvariga eller grundarna på att välkomna den nyanställde.
Inget är värre än att börja ett nytt jobb - och varken IT eller kontorsledning är förberedda.
Med Zavvy kan du skicka automatiska meddelanden till IT-team eller kollegor.
På så sätt är alla parter automatiskt med på tåget - och alla formulär skickas automatiskt ut.
2. Skicka ett välkomstmeddelande
Huvudsyfte: Ta bort osäkerhet och erbjuda hjälp.
Detta är vanligtvis ett välkomst-/gratulationsmejl som skickas från den rekryterande chefen eller till och med grundarna av ditt företag. Det kan innehålla information om vad du ska ha på dig när du kommer, vad du ska ta med dig samt kalenderinbjudningar till introduktionsmöten, onboarding-sessioner och luncher.
Detta hjälper dig att minska den första dagens oro och tvivel bland dina nyanställda. Det är dock bäst att inte göra tillkännagivandet för långt i förväg för att se till att din nya kollega kommer att vara på topp i teamet.
Tonen i ditt e-postmeddelande ska vara varm och tillgänglig. Gör det också tydligt hur du kan ställa frågor när som helst.
3. Svara på frågor innan de behöver ställa dem.
Huvudsyfte: Svara på vanliga frågor på en bestämd plats.
Den första dagen på ett nytt jobb är full av oro - både positiv och negativ. Under denna tid kan lite information vara till stor hjälp för att minska stressen. Det undviker missförstånd, oklarheter i arbetet och misstag den första dagen.
Vi rekommenderar starkt att du tar fram vanliga frågor om nyanställda som kan användas på alla avdelningar. Här är våra förslag:
- Vilka är arbetstiderna?
- Var ska jag parkera? Hur hittar jag till ytterdörren?
- Finns det en matsal på kontoret?
- Hur ser kulturen ut?
- Vad måste jag veta?
Dela en lista över preboarding och onboarding med dina nyanställda innan de behöver fråga. Ju tidigare det sker innan de börjar jobba, desto effektivare är det.
Allt passar inte in i ditt välkomstmeddelande. Det handlar egentligen om att ge människor en plats där de själva kan svara på frågor.
4. Skicka företagets prylar
Huvudsyfte: Spännande för nyanställda (och uppmuntra dem att dela det på sociala medier).
Företagets souvenirer är en av många förmåner på arbetsplatsen som lockar nya talanger till din organisation.
Det finns ingen regel för att utforma ett välkomstpaket. Det viktiga är att det återspeglar företagets ton, kultur och etos på rätt sätt.
Några saker att ta med:
- Handbok för anställda
- Snacks
- Företagets varor
- Kontorsmaterial
- Goodies(kuponger/kuponger)
Om du letar efter inspiration för att utforma ett välkomstpaket har vi samlat 10 spännande idéer för dig.
5. Bjud in dem till ett företagsevenemang
Huvudsyfte: skapa sociala kontakter och tillhörighet
Att anordna dagliga happy hours eller avslappnade fredags-sundowners har blivit normen på många organisationer.
Detta hjälper dig att koppla av och skapa nätverk med anställda från andra avdelningar. Om din organisation har sådana evenemang är det alltid en bra idé att bjuda in nyanställda att delta i dem - särskilt innan de börjar.
På så sätt får de bekanta sig med sina kollegor, bekanta sig med sin arbetsplats och ställa upp förväntningar som är specifika för jobbet.
Gå ett steg längre och ordna ett informellt möte mellan grupper av nyanställda som börjar samma dag.
Att lära känna andra anställda i en liknande situation ger dem något att se fram emot och minskar oron för att börja arbeta på ett företag med många okända ansikten.
AirBnb Här finns ett stort urval av virtuella evenemang och evenemang på plats för den nyanställde och ditt team.
6. Låt dem göra en personlig introvideo
Huvudsyfte: Bryt isen
Uppmuntra dina nyanställda att ta kontroll över sitt första intryck genom en personlig introduktionsvideo.
Detta är en bra samtalsämne för nyanställda och befintliga kollegor. Att ha något att prata om vid sidan av arbetet kommer att föra dina medarbetare närmare varandra, vilket kommer att påverka deras produktivitet.
Du kan ge dina nyanställda några tips/idéer i förväg om vad de kan prata om:
- Deras roll
- Deras hobbyer
- Var arbetade de tidigare?
- Vad ser de fram emot?
- Vad som intresserar dem
- Ett udda faktum om dem själva
Här är ett bra exempel på en introduktionsvideo för anställda från Wistia, ett mjukvaruföretag för videomarknadsföring:
🎥 Hitta mer inspiration till din perfekta video på onboarding här.
7. Från preboarding till onboarding
Huvudsyfte: En strukturerad process för att få människor att bli produktiva och etablera sig.
Slutligen vill du hjälpa dina nyanställda att smidigt övergå från preboarding till organisationens övergripande onboarding -process.
Detta säkerställer att den nyanställde inte längre är främmande för sin roll eller för kulturen på din arbetsplats. Dessutom bör detta steg fastställa att de nu är en lagmedlem och förberedda för sin nya roll.
För att underlätta denna övergång bör du alltid sätta dem i kontakt med den person som kommer att övervaka onboarding . Vi har täckt dig i detta steg med vår detaljerade checklista för fjärrstyrning onboarding .
Det säger sig självt att ditt sätt att ta emot rekryterare återspeglar din organisations kultur, kreativitet och ditt engagemang för att behålla dem.
Det viktiga är att ha en preboarding översikt eller ett protokoll som är skalbart för alla avdelningar.
📝 Preboarding checklistor och mallar
Den här guiden är en utgångspunkt för att hjälpa dig att strukturera din plan för preboarding .
Men om du vill ha djupgående information om hur du ska lyckas med din preboarding -process, så finns här några av våra bästa rekommendationer:
Checklista
Oavsett om du bygger upp din preboarding -plan från grunden eller improviserar en befintlig plan är det alltid bra att ha en checklista till hands. Detta hjälper dig att skapa en översikt, förstå dina rekryters behov och hur du kan genomföra programmet i din organisation.
Vi har redan utarbetat en grov checklista för preboarding nedan för att göra det enkelt för dig.
Rekrytering och undertecknande av kontraktet
- Avtal och blanketter för insamling av uppgifter om anställda
- Välkommen ombord från den anställande chefen (brev/e-post)
- Hej från lagmedlemmar (e-post eller ännu bättre video)
- Översikt: Det här är vad som kommer att hända före och efter din 1:a dag.
- Skicka över Onboarding Playbook (möjlighet att lägga till egna frågor)
- Förberedelse av välkomstpaketet: Fråga efter önskad storlek på laptop/mobil T-shirt, ...
Förberedelser
- Reta upp kontoret och den allmänna arbetsplatsen (alternativ: lägg till "grannar" för samarbete).
- Introduktion till företaget: Organogram, välkomstvideo från vd:n, kultur och värderingar.
- Kontorsadress och instruktioner för första dagen
- Praktiska aspekter: Arbetstider och semester, flexibilitet, klädkod, husregler.
- Fråga om sista minuten-frågor/besvara frågor [3 dagar före start].
- Snabbt meddelande dagen före dag 1: Vi ses i morgon! (e-post/SMS-meddelande) - Lägg till ett detaljerat schema för första dagen
Slutligen kan du bygga upp en upprepningsbar preboarding -process som säkerställer att alla nyanställda delar samma kompetens under de första veckorna. Ta dig tid att skapa en formell onboarding -plan som dina rekryter kan dra nytta av.
1:a dagen
- Träffa den anställande chefen och teamet (till frukost)
- Här är ditt skrivbord, dina verktyg och din anteckningsbok.
- Presentera roll, mål och projekt med den anställande chefen
- Förväntningar och stöd för att lyckas
- Lunch med teamet
- Träffa din buddy
- Rundvandring på kontoret
- Bjud in samarbetande avdelningar till kaffepaus/kaka.
- Nuvarande schema för den första veckan
Om du vill ha den kompletta checklistan för onboarding av medarbetare - från undertecknandet av avtalet till dag 90 - hämta den här!
Exempel på struktur
Att utbilda nya medarbetare i förväg hjälper dem att ligga steget före. Detta gäller främst utvecklare och ingenjörer som ägnar mycket tid åt att ta reda på hur programvaran fungerar. Genom att få en praktisk genomgång av produkten i förväg kan de bli mer effektiva och produktiva.
Exempel 1
Exempel 2
Undersökning före anställning
Det kommer att begås misstag om det är första gången du inför ett program för förankring. Undersökningar av nyanställda hjälper dig att få ovärderliga insikter om hur du kan förbättra din befintliga preboarding -process.
💡 9 Preboarding tips för bättre upplevelser
1. Håll det enkelt
Duvill inte överväldiga din rekryterare med för mycket information och administrativt pappersarbete. Istället kan du helt enkelt ha ett organiserat schema som sträcker sig över flera veckor, inklusive uppgifter om kontaktperson.
2. En glimt av deras första vecka
Vidden första veckan innan din rekryt börjar jobba ska du visa dem vad den första veckan innebär. Det förbereder dem för sin nya roll och skapar tydliga förväntningar.
3. Spegla din företagskultur
Detfinns en universell mall och checklista för preboarding , men det är alltid bra att anpassa den till ditt företags unika kultur. Med hjälp av mallarna på Zavvykan du till exempel skapa minnesvärda upplevelser för dina nyanställda, som att träffas för en välkomstpromenad eller en kopp kaffe.
4. Planera en lunch för den nyanställde
Mötaden anställande/rapporterande chefen i förväg (på distans eller personligen) för att få den nyanställde att känna sig mer bekväm. Dessutom tar det bort osäkerheten i att inte känna till arbetsattityden hos sina chefer.
5. Gör det engagerande
Dettaär din scen för att vara så kreativ som du vill. Du kan välja mellan allt från att ha videor på nätet till att anordna kulinariska lektioner som är unika. Sätt upp din budget och prata med dina rekryter om deras intressen - så vet du vad du ska göra.
6. Gör regelbundna incheckningar och håll dig i kontakt
Etteffektivt preboarding -program slutar inte med att skicka alla dokument och papper till nyanställda. Det är troligt att de kommer att ha frågor eller tvivel som cirkulerar i deras huvud. Så var alltid där för att klargöra dem så snart som möjligt.
7. Gör det så snart de accepterar jobberbjudandet.
Vardär med dina nya kollegor från den dag de skriver på - och engagera dem med små bitar av information och spänning.
8. Minska osäkerhet och nervositet
Oavsettom det gäller juniorer eller chefer på högsta nivå är det vanligt att man är nervös första dagen. Under preboarding bör de lära sig vad de kan förvänta sig, avsluta allt administrativt arbete och lära sig mer om sina kollegor.
9. Överväg att använda en app på preboarding
En app påpreboarding kan effektivt hjälpa rekryterna att bekanta sig med sin nya arbetsplats, särskilt om flera personer börjar samtidigt. På så sätt kan du både skapa en rikare, konsekvent upplevelse och spara tid genom smarta automatiseringar.
💪 Hur Zavvy kan hjälpa till med preboarding
Att skapa en resa på preboarding går utöver HR:s ansvarsområde. Det är viktigt att involvera en teammedlem, motsvarande chef eller till och med grundarna för att välkomna de nya talangerna under deras preboarding.
Vi förstår att det är mycket arbete att ta hand om allt detta, särskilt att låta alla veta vad de ska göra från början.
Med Zavvy kan du enkelt:
- Skapa en innehållsrik, interaktiv upplevelse som lockar nyanställda.
- Meddela människor: Till exempel chefen, lagkamrater och onboarding buddy , om startdatumet.
- Ge dem uppgifter för att förbereda preboarding material och utrustning.
- Påminn dem om att boka in enskilda möten.
- Automatiska meddelanden skickas via e-post, Slack eller Teams.
- Påminnelseverktyget är så bra att du kan uppmana dina medarbetare att vidta rätt åtgärder i kritiska ögonblick under den nyanställdes preboarding resa. Meddela dem till exempel att de ska gratulera den nya medarbetaren när han eller hon har passerat 30-dagarsgränsen på det nya jobbet.
➡️ Klicka här för att ta reda på hur det fungerar - och hur du kan imponera på nya medarbetare med Zavvy:s programvara preboarding .
➡️ Avslutande tankar
Människor är känslomässiga varelser. Även i den digitala eran vill de ha en mer personlig, mänsklig arbetsupplevelse från sina arbetsgivare - och det sker när människor får kontakt och känner att de hör hemma. Företagets preboarding -process är det första steget för att skapa meningsfulla kontakter med dina nya talanger.
Genom att ha en särskild process på preboarding kan du få den nyanställde att känna sig värdefull och skapa spänning inför att börja jobba. Dessutom kan du ta hand om den administrativa processen och se till att din nya talang är redo att ta ansvar från dag ett.