45 exempel på effektiv resultatåterkoppling och hur du använder dem
Du har förmodligen erfarenhet av att ge resultatbedömningar, men fungerar de?
Det är mycket lättare sagt än gjort att mäta och ge feedback på prestationer. Men som personalansvarig är detta en av de viktigaste aspekterna av din befattning.
Att ge effektiv prestationsbaserad feedback är inte något som kommer automatiskt eller nödvändigtvis med erfarenhet. Istället är det beroende av väl genomtänkta processer och en stödjande företagskultur.
I den här artikeln diskuterar vi teorin om medarbetarnas prestationer och hur man kan få resultat från utvärderingar.
För att hjälpa dig att förstå har vi inkluderat dussintals exempel från olika kategorier och prestationsnivåer som du kan använda som inspiration för att hitta din egen ton och dina egna tekniker för att ge stöd.
🎯 Vad är feedback på prestationer?
Feedback är en kommunikationsprocess där chefer, arbetsledare eller kollegor ger information till en person om dennes prestationer på arbetet. Det är viktigt för medarbetarnas personliga och professionella utveckling och bidrar till den övergripande förbättringen av en organisations effektivitet.
Det är en viktig del av resultatstyrningen och kan omfatta både positiv förstärkning av önskade beteenden och konstruktiv kritik av områden där förbättringar behövs.
"En del av det bästa informella lärandet sker genom konsekvent och uppriktig feedback på prestationer." Deborah BusserCoach och facilitator inom ledarskap.
När du har mätt en anställds prestationer kan du använda feedback om prestationer för att informera dem om hur väl de uppfyller förväntningarna eller hur de står sig i förhållande till sina kollegor.
Du kan skapa och ge feedback på olika sätt. Det viktigaste är att hitta ett system som fungerar bra för din organisation.
Traditionell feedback till medarbetare sker ofta i form av årliga utvecklingssamtal mellan en chef och en underordnad.
Många företag håller dock på att fasa ut denna gamla metod till förmån för mer dynamisk och stödjande feedback. Cisco är ett av dessa företag.
📡 Upptäck hur du kan ge värdefull feedback till anställda som Cisco med datadrivna processer i vår fallstudie om Ciscos prestationer.
Genom att dela med sig av feedback om prestationer i rätt tid eller efter varje tillfälle får medarbetarna en ständig insikt som uppmuntrar till personlig och professionell utveckling.
Programvara för 360-graders feedback ger fler perspektiv samtidigt som processen automatiseras för mer rättvisa och effektiva resultat utan merarbete.
🎥 Läs om hur Netflix ger feedback på medarbetarnas prestationer och hur du kan använda 360 feedback-programvara för att skapa en liknande process med några få klick.
💬 45 exempel på feedback som du kan inkludera i din utvärdering
Diskussionsämnena varierar beroende på person, roll och organisation, men vissa gemensamma kategorier är universella för många företag.
Här är några effektiva fraser för prestationsbedömning som du kan använda som inspiration när du planerar feedback på ditt företag.
Varje exempel är en del av en femgradig skala som sträcker sig från utmärkt till dålig prestanda.
Att uppnå mål
Överträffar förväntningarna
"Era prestationer under det senaste kvartalet har varit utmärkta. Ni har uppnått alla era målvärden och uppfyllt eller överträffat förväntningarna i nästan alla kategorier. Skulle du vara intresserad av att köra en utbildning?"
"Vi är mycket nöjda med era prestationer hittills. Du har nått alla dina milstolpar och ligger före schemat med din träning. Fortsätt med det goda arbetet!"
Uppfyller de flesta förväntningar
"Du är på rätt spår när det gäller prestationsmålen och dina genomsnittliga poäng är precis där de ska vara. Du låg efter i några tidsfrister men före i andra, så dina prestationer är tillfredsställande överlag. Det finns några områden som jag tror att du skulle kunna förbättra med lite ansträngning."
Uppfyller vissa förväntningar
"Även om ni har lyckats bra med vissa projekt den senaste tiden har ni legat efter med några andra. Som ett resultat av detta ligger dina prestationer efter förväntningarna, så låt oss tillsammans hitta ett sätt att komma tillbaka på rätt spår."
Uppfyller inte förväntningarna
"Tyvärr har dina resultatbedömningar varit otillräckliga i ett antal kategorier. Jag tror att du har potential att uppfylla företagets standarder, men det kommer att kräva arbete och några kreativa lösningar. Hur tror du att vi kan vända utvecklingen?"
Lagarbete
Överträffar förväntningarna
"När jag tittar på 360-graders utvärderingarna av dina prestationer ser jag att ditt team verkligen uppskattar dina insatser. Du har varit en stor tillgång i de senaste projekten och en bra mellanhand mellan avdelningarna. Som ett resultat av detta har du hamnat på vår lista för framtida ledarskapsmöjligheter."
"En av dina starkaste kategorier i den här utvärderingen är lagarbete. Du var effektiv vid utbildningar och svarade alltid snabbt på e-postmeddelanden. Kommunikationsförmåga är viktigt, så tack för att du föregår med gott exempel!"
"Under granskningsperioden visade du prov på exemplariskt initiativ och samarbete, särskilt i skapandet av en samling e-postmallar för uppsökande verksamhet. Din framsynthet när det gäller att förutse teamets behov och vidta proaktiva åtgärder för att hantera dem är berömvärd. Det gjorde verkligen skillnad i vår dagliga verksamhet och gjorde våra uppgifter betydligt mer effektiva."
Uppfyller vissa förväntningar
"Lagarbete är ett fokusområde i den här utvärderingen. Dina resultat är inte dåliga, men de var en av dina lägre kategorier. Det är viktigt att svara på kommunikation med teamet, så dubbelkolla att du inte har missat några mejl före slutet av varje dag."
"För att saker och ting ska fungera smidigt är det viktigt att vara en lagspelare. Jag förstår att det ibland uppstår personlighetskonflikter, men det är viktigt att övervinna dem så att de inte påverkar arbetet. Tror du att du kan hantera det på egen hand eller ska vi boka in ett möte med [medarbetarens namn] för att reda ut det här?".
Uppfyller inte förväntningarna
"Tyvärr var det lägsta betyget i den här utvärderingen för dig teamwork. Det verkar som om otillräcklig kommunikation har lett till ett antal problem som skadat effektiviteten på din avdelning och skapat stressiga situationer för andra. Framöver är det viktigt att du svarar på alla e-postmeddelanden inom 24 timmar och ger uppdateringar i projektstatus när de uppstår."
Problemlösning
Överträffar förväntningarna
"Vi vet att det senaste året inte har varit lätt, men vi har alla varit imponerade av att du har tagit allting med ro. Vi är särskilt imponerade av din förmåga att lösa problem, eftersom den har gjort det möjligt för dig att hålla farten uppe trots många kurvor."
"Projekt X var en stor framgång och du förtjänar beröm för din roll i det. Din prestation när det gällde att ta itu med nya frågor var mycket uppskattad, och vi kommer att komma ihåg din problemlösningsförmåga vid framtida projektöverväganden."
Uppfyller vissa förväntningar
"Nya roller innebär många nya utmaningar, och jag var glad att se att du klarar av att ta dig an problemen och att du hittar en lösning. Problemlösning är ett viktigt mått när det gäller prestationer, så det gläder mig att dina resultat var tillfredsställande. Fortsätt så!"
Uppfyller inte förväntningarna
"Vi försöker dokumentera förfarandena så noggrant som möjligt, men ibland uppstår ett oförutsett problem som vi måste kunna åtgärda, eller åtminstone försöka. Jag skulle vilja se dig ta itu med det nästa gång ett oväntat problem uppstår, i stället för att ignorera det eller lämna över det till någon annan."
"Tyvärr verkar det som om den här rollen inte passar dig. Det kommer att finnas många utmaningar som dyker upp för att hålla projekten igång på ett smidigt sätt, och tyvärr kunde du inte övervinna dem. Vad skulle du tycka om att flytta till en annan avdelning?"
Arbetets kvalitet
Överträffar förväntningarna
"Jag är glad att kunna rapportera att era recensioner kom tillbaka med ett övergripande betyg på 98 % för arbetets kvalitet. Det är en exceptionell prestation och du kommer att få en löneförhöjning från och med den här löneperioden som ett tack för din insats och förmåga."
Uppfyller de flesta förväntningar
"Era resultat för arbetskvalitet var 79 %, vilket ni kan vara stolta över. Det faktum att du kunde leverera kvalitetsarbete och hålla alla dina tidsfrister är ett gott exempel för alla i ditt team."
"I det senaste takläggare webbdesignprojektspelade ditt bidrag en viktig roll för att generera en merförsäljning, vilket återspeglar den höga kvaliteten på ditt arbete. Det fanns dock vissa utmaningar med att hålla deadlines. Framöver vill jag att du balanserar kvaliteten på arbetet med att slutföra det i tid."
Uppfyller vissa förväntningar
"Efter att ha räknat ihop era poäng var slutsiffran 60 procent. Det är något över genomsnittet, men du har potential att göra bättre ifrån dig. Skulle du vara intresserad av att gå en utbildningskurs för att fräscha upp dina kunskaper?"
"Tyvärr fick du bara 45 procent av dina poäng för kvalitet. Detta resultat ligger inte långt under genomsnittet, men vi skulle vilja få upp era poäng lite högre. Har ni några idéer om hur vi kan uppnå detta?
Uppfyller inte förväntningarna
"Jag är ledsen att behöva säga att era kvalitetsresultat bara var 21 procent. Som du vet är detta resultat betydligt lägre än våra måltal för detta skede, så vi måste se en stor förbättring under nästa period. Om det finns något jag kan göra för att hjälpa till, eller om du har några frågor, tveka inte att kontakta mig."
Ledaregenskaper
Överträffar förväntningarna
"Det sista jag ville ta upp i dag var dina ledaregenskaper. Även om detta inte direkt påverkar dina prestationer gynnar det hela teamet. Din förmåga och vilja att vägleda nyanställda den här säsongen har varit anmärkningsvärd och har inte gått obemärkt förbi. Är du intresserad av karriärutveckling, till exempel en ledarroll?"
"Jag vet att du sa att du var nöjd med din position och inte intresserad av att gå vidare, men jag vill att du ska veta att vi uppskattar att du ställer upp och vägleder laget när det behövs. Om du någonsin ändrar dig har du vad som krävs för en ledarroll.
Uppfyller de flesta förväntningar
"Vi anser att det är viktigt att projektledarna är återkommande och att alla kan leda ett team. Din prestation under projekt X var ganska bra. Jag vet att du inte gillar att stå i centrum för uppmärksamheten, men om du arbetar med ditt offentliga talande tror jag att du har ledarpotential.
Uppfyller vissa förväntningar
"Du är ny på den här positionen så jag förstår att det kommer att vara svårt att växa, men jag har märkt att din vilja att leda ditt team inte riktigt har mött ditt intresse för den befordran som fick oss hit. Vad kan vi göra för att överbrygga den klyftan?"
Uppfyller inte förväntningarna
"Jag såg i 360-graders feedbackbedömningarna att flera av dina medarbetare gav dig ganska låga ledarskapsbetyg. Har du någon aning om varför det kan vara så? Har det förekommit konflikter på sistone?"
Produktivitet
Överträffar förväntningarna i hög grad
"Som du vet är vårt mål för nya medarbetare 20 samtal per månad. Ditt genomsnitt under ditt första år var 25. Vi är alla mycket imponerade av din produktivitet och skulle vilja påskynda dig på befordringsvägen som ett resultat av detta. Grattis!"
Överträffar förväntningarna
"Jag tror att det mest imponerande resultatet i denna resultatbedömning är din produktivitet. Du lyckades överträffa alla tidsfrister förra kvartalet och slutförde fler uppgifter än någon annan i ditt team. Fortsätt med det goda arbetet!"
Uppfyller alla förväntningar
"Det gläder mig att kunna konstatera att du klarade av de uppgifter som utfördes under den gångna perioden. Det organisatoriska målet var 20 och det var precis vad ni gjorde. Hade du några problem med att uppnå det?"
Uppfyller de flesta förväntningar
"Jag ville tala om din produktivitet. Även om din arbetskvalitet och ditt resultat var tillfredsställande, låg din produktivitet konstant under 50 %. Även om detta inte är ett stort bekymmer eftersom dina resultat var tillräckliga, kan vi hitta ett bättre sätt för dig att hålla dig aktiv under ditt skift.
Uppfyller inte kraven
"Efter att ha gått igenom din 360-graders feedback om din prestation fanns det flera fall där du hamnade efter i projekt. Vi måste hitta ett sätt att öka din produktivitet så att det inte blir ett mönster. Har du tid senare i dag att gå igenom dina processer tillsammans så att vi kan hitta sätt att effektivisera?"
➡️ Låt dig inspireras av 30 exempel på konstruktiv feedback för specifika färdigheter och scenarier.
Hållande av tidsfrister
Överträffar förväntningarna
"Som du vet är våra kunder beroende av att vi håller de planerade tidsfristerna så att de kan slutföra sina uppgifter i tid. Ni har hållit tidtabellen i alla projekt hittills i år, till den grad att vi har kunder som specifikt har begärt er för framtiden. Har du funderat på en roll som projektledare? Du skulle kunna vara en tillgång där."
Uppfyller de flesta förväntningar
"När jag tittar på dina resultat när det gäller att hålla tidsfrister ser det ut som om du bara låg efter med en men var före eller i tid med alla andra. Vad hände med den ena? På det hela taget är vi mycket nöjda med dessa resultat."
"Det ser ut som om du höll dig till tidsfristerna under det här kvartalet. Du missade några få, men inom de acceptabla riktlinjerna. Om du förutser att du kan komma att missa en deadline i framtiden, var vänlig och meddela mig detta så att jag kan meddela kunden."
Uppfyller vissa förväntningar
"Tyvärr har du missat flera tidsfrister under den senaste månaden. Jag vet att det har varit mycket att göra, men detta ledde till några missnöjda kunder. Vi måste vara säkra på att vi håller oss till schemat, eller be om hjälp om du ligger efter."
"Under denna granskningsperiod har du gjort lovvärda framsteg med att utveckla Angular JS-applikationen för visning av docx-filer, visar en solid förståelse för tekniska krav och en bra kvalitet på arbetet. Jag har dock observerat utmaningar med att följa projektets tidslinjer. Att hålla deadlines är avgörande för teamets framgång och kundernas tillfredsställelse. Låt oss framöver arbeta tillsammans för att förbättra tidshanteringen och prioritera uppgifter för att säkerställa leverans i rätt tid utan att kompromissa med kvaliteten."
Uppfyller inte förväntningarna
"Jag måste tyvärr konstatera att du har missat för många tidsfrister under det senaste kvartalet. Kvaliteten på ditt arbete har varit bra, men tidshantering är också viktigt. Låt oss prata om hur vi kan se till att du håller dig till tidtabellen under det kommande kvartalet."
Beslutsfattande
Överträffar förväntningarna
"Även om vi aldrig kommer att klandra någon för att han eller hon ber om förtydligande om en uppgift, var vi särskilt imponerade av din förmåga att ta svåra beslut när det inte fanns något omedelbart klargörande att tillgå. Vi tyckte att du fattade rätt beslut i de flesta fall och uppskattar att du följde upp och berättade vad du gjorde och varför du gjorde det. Bra jobbat."
"Jag vet att vi liksom kastade dig till vargarna på Projekt X, men du gjorde ett bra jobb med att hantera ditt team och fatta beslut under press. Du kommer definitivt att övervägas för att leda framtida projekt i samma anda."
Uppfyller de flesta förväntningar
"Din 360-graders feedback för beslutsfattande gav dig ett B-. Du brukar göra rätt val när det gäller, men kanske söker du godkännande oftare än nödvändigt. Vi uppmuntrar dig att be om förtydligande när det behövs, men i de flesta fall kan du fatta dessa beslut på egen hand.
Uppfyller vissa förväntningar
"Jag ville tala om kategorin beslutsfattande. Du är en bra arbetare med ett bra huvud på dina axlar, så var inte blyg för att fatta beslut som faller inom din roll. Vi kan alltid vidta korrigerande åtgärder, så fördröj inte processen för att du är orolig för att få godkännande från en överordnad."
Uppfyller inte förväntningarna
Vi kan båda vara överens om att ditt beslut att avvika från standardförfarandet under projekt X inte gick bra. Jag förstår varför du trodde att det skulle spara tid, men konsekvenserna slutade med att det kostade mer tid. Var snäll och håll dig till våra protokoll eller kolla med en överordnad innan du avviker från manuskriptet i framtiden."
Ansvarsskyldighet
Överträffar förväntningarna
"Att vara stolt över sitt arbete är en viktig del av vårt uppdrag och en del som ni verkligen har visat att ni lever upp till. Kunderna uppskattar också att få tydliga uppdateringar och svar i stället för att bara höra vad de vill höra. Ärlighet är viktigt för framgång, även om nyheterna är dåliga."
Uppfyller de flesta förväntningar
"Även om projekt X inte gick så smidigt som vi hade velat, uppskattar vi att du höll oss informerade om statusen, även när du insåg att du hade gjort några misstag. Din ärlighet gjorde att vi kunde hitta en alternativ lösning innan kunden insåg det. Återigen beundrar vi din integritet."
"Jag vill bara ta upp frågan om ansvarsutkrävande i 360-graders utvärderingen av prestationer. Dina medarbetare tyckte att du var bra på att ta ansvar för dina prestationer och misstag, vilket är viktigt för att kunna gå vidare. Fortsätt så."
Uppfyller vissa förväntningar
"Vi hade en särskilt problematisk 360-graders feedback om prestationer som var misstänkt. En av dina medarbetare hävdade att du kastade dem under bussen under projekt X för att dölja ett fel som du hade begått. Minns du den incidenten? Kan du berätta din sida av historien?"
"Din tekniska expertis inom lokal SEO för företag inom self-storage företag har varit en värdefull tillgång för projektet och visat en djup förståelse för ämnet, vilket har bidragit stort till vår strategi. Det har dock funnits fall där intressenternas förväntningar inte helt uppfyllts. Det är viktigt att du fokuserar på att öka ansvarsskyldigheten och ser till att kommunikationen med intressenterna är konsekvent och transparent, särskilt när du tar upp deras problem eller när tidslinjer och leveranser ändras.
Framöver bör vi arbeta med att utveckla en mer proaktiv strategi för att hantera relationer med intressenter, vilket inkluderar regelbundna uppdateringar och att ta ansvar för eventuella utmaningar som uppstår."
Uppfyller inte förväntningarna
"Vi förstår att projekt X var svårt, men att skylla på andra för dina brister strider mot våra företagsvärderingar. Vi kan alltid hitta ett sätt att lösa en svår situation, men inte om vi inte vet vad som är fel. Jag försäkrar dig att resultatet blir bättre om du informerar din chef om ett problem när det först dyker upp, i stället för att låta det komma fram i efterhand. Var inte rädd för att kommunicera."
🔁 Hur påverkar feedback på prestationer medarbetarnas framgång?
Återkoppling av prestationer är viktigt för att korrigera oönskade arbetsvanor och förstärka starka arbetsvanor.
Utan frekvent återkoppling kommer vissa anställda att vara omedvetna om huruvida de uppfyller förväntningarna eller om de underpresterar.
Konstruktiv feedback kan effektivt korrigera ett beteende om du utformar den på ett positivt och stödjande sätt.
Tips nr 1: Feedback om prestationer är effektivast när cheferna har en positiv attityd och förstärker gott beteende för att förbättra moralen vid sidan av kritik.
Tips nr 2: Var försiktig med att ge negativ feedback utan att erbjuda en konkret lösning eller hjälp för att åtgärda problemet: En negativ prestationsbedömning kan sänka moralen och arbetstillfredsställelsen, vilket kan försämra framtida prestationer.
"Negativ feedback kan ge en känsla av misslyckande och frustration som kan vara svår att övervinna. [...]
[Men] när anställda tror att de kan förändras och utvecklas är det lättare för dem att göra det. Denna gemensamma uppsättning övertygelser kan främja en större öppenhet för feedback och en djupare känsla av syfte och mening mot organisationens långsiktiga mål." Motro, Comer, Lenaghan, Undersökning av effekterna av negativ feedback om prestationer: Rollerna av sorg, självförtroende för återkoppling och grit.
➡️ Läs mer hur man använder feedback i utvärderings- och utvecklingssyfte.
📈 3 Bästa praxis för att definiera prestation på din arbetsplats
Prestation är ett mått på en arbetstagares förmåga att utföra sitt arbete. Vanliga sätt att mäta prestationer är bland annat produktion, arbetskvalitet och företagets totala värde.
Utgången är ofta ett bra resultatmått för mer mekaniska och rutinmässiga uppgifter.
Arbetstagare vid löpande band utför till exempel vanligtvis samma uppgift flera gånger om dagen. De gör i allmänhet få misstag, så det primära prestationsmåttet är hur många artiklar de bearbetar under en dag.
När det gäller mer specialiserade uppgifter som kräver kreativa färdigheter eller talang är arbetets kvalitet ofta viktigare än resultatet.
Ett exempel är en grafisk designer som skapar logotyper för företag. I dessa fall är målet inte att skapa så många logotyper som möjligt på en dag utan att designa logotyper av hög kvalitet för ett fåtal kunder. (Du kan också definiera ett lärandemål om att lära sig hur man använder ett logotypverktyg för att effektivisera den kreativa processen och generera initiala koncept på ett effektivt sätt).
Ibland kan ett jobb kombinera de två eller vara mer flytande, med ständigt föränderliga uppgifter och utmaningar.
Exempel på detta är butikschefer. Man skulle inte mäta deras prestationer i form av produktion eller en slutlig kvalitetsprodukt (i sig), utan snarare deras förmåga att hålla butiken igång när de ställs inför olika utmaningar.
💡 5 tips för att skriva ett effektivt utvecklingssamtal
Det är viktigt att du har ett bra förfarande för dina resultatbedömningar, liksom att du känner till personens personlighet och vet hur du kan ge kritik till dem på ett effektivt sätt.
Här är några andra saker att tänka på.
Inkludera exempel.
En stor brist i det traditionella systemet med årliga utvärderingar är att försöka komma ihåg konkreta exempel från de föregående tolv månaderna.
Den moderna metoden med regelbundna granskningar garanterar att du kan använda tydliga och aktuella exempel som referens.
Tips: Genom att använda fakta, data och exempel som stöd för återkoppling får du mer objektiva resultat med mindre fördomar eller ofullständiga synpunkter.
Var ärlig
Feedback är bara till hjälp om den är ärlig och korrekt.
Att hitta på problem för att kryssa i en ruta med "områden att förbättra" kommer bara att frustrera ämnet utan att ge något mervärde.
På samma sätt minskar chansen till förbättring om man förskönar kritiken.
Undvik att döma
Undvik att lägga skulden på någon eller göra bedömningar, särskilt när du diskuterar faktorer som ligger utanför den berörda personens kontroll.
Feedback om prestationer syftar till att förbättra prestationer och hitta lösningar på hinder. Fokusera därför på att hitta sätt att stödja ämnet snarare än att peka finger åt problemen.
Håll dig positiv
Ibland går det inte att undvika negativ feedback.
Om en anställd inte presterar bra, måste de få veta det.
Men det kan vara kontraproduktivt att ge medarbetare upprepad kritik utan att erbjuda minst lika mycket uppmuntran och stöd.
"Det kan vara svårt att få negativ feedback eftersom det kan skada ens självkänsla, skapa negativa känslor och försämra framtida prestationer." Motro, Comer, Lenaghan, Examining the effects of negative performance feedback.
Välj dina ord med omsorg och undvik ord som kan verka upprörande eller kränkande.
Slutar hoppfullt
Det är klokt att balansera positiv och negativ feedback och att avsluta med en optimistisk kommentar.
Trots allt annat som sägs i samtalet väger människor slutet av en upplevelse mycket tyngre än resten.
Om du därför kan avsluta på ett bra sätt, med praktiska råd och komplimanger om starka prestationsområden, kommer moralen och helhetsintrycket av mötet att få en rejäl skjuts uppåt.
➡️ Kolla in 20 ytterligare bästa metoder för att ge feedback om medarbetarnas prestationer.
🙅♀️ 3 Misstag att undvika vid feedback på prestationer
Vi vill alla undvika det minfält av misstag som har bestående effekter på anställda och företagskultur. Här är tre saker som du bör undvika när du ger feedback om dina prestationer.
Stängslighet
Prestationsbedömningar är inte en enkelriktad process där slutsatsen är bestämd redan innan samtalet har börjat.
Du kan samla in konkreta exempel och objektiva uppgifter. Men du måste ändå vara öppen och lyssna på vad personen i fråga säger.
Denna attityd främjar inte bara en rättvis och öppen diskussion, utan du kan också lära dig mycket om medarbetarnas perspektiv, inklusive hinder som du kan hjälpa dem att övervinna.
Om en chef till exempel går in i en prestationsbedömning, ger exempel på dåliga prestationer och sedan avslutar utan att låta personen i fråga försvara sig, kommer bedömningarna att vara ett mörkt moln som hänger över allas huvuden.
Undvik att göra uttalanden som:
"Du var sen med tre av fyra projekt från förra månaden, och det är oacceptabelt."
Försök i stället med en mer produktiv metod som:
"Jag har märkt att du har missat några tidsfrister i de senaste projekten. Kan du berätta vad som hände? Hur kan vi förhindra att detta blir ett mönster?"
Den senare ställer en fråga som kan ge värdefull information om utmaningar i samband med förfarandet eller den specifika rollen. Den syftar också till att finna en lösning snarare än att bara identifiera ett problem utan ett sätt att åtgärda det.
Begränsat perspektiv
En stor brist med traditionella årliga utvärderingar är att feedbacken ofta kommer från en enda källa.
En chef kan dock omöjligen ha en fullständig och grundlig förståelse för varje anställds dagliga verksamhet. Genom att få in perspektiv från kollegor och andra som arbetar nära ämnet minskas fördomar och risken för att man förbiser framgångar eller överdriver misslyckanden.
Vissa anställda uppnår till exempel en hög prestationsnivå genom att hålla näsan i vädret och fokusera på sitt arbete. En fokuserad anställd som tillbringar mer tid i sitt bås kan gå under radarn till skillnad från en mer utåtriktad anställd som gillar att prata och skryta om sina framgångar.
Det kan leda till att den före detta arbetstagaren inte får något erkännande för sitt hårda arbete. Samtidigt verkar den senare mer tillgänglig och lättare att berömma.
Genom att mäta faktiska prestationer med data och KPI:er kan man minska denna oavsiktliga feedbackbias genom att fokusera på mätbar arbetskvalitet och statistik.
360-graders feedback minskar också risken för begränsade perspektiv genom att man drar nytta av flera källor som tillsammans lägger märke till mer än vad en enskild person skulle kunna göra ensam.
Tips: En metod med flera bedömare ökar chansen att de som underlättar andras arbete får beröm för sitt bidrag.
➡️ Läs mer hur man genomför 360-prestandabedömningar i 9 enkla steg.
Överdriven negativitet
Det är sällan nödvändigt eller effektivt att återkopplingen är övervägande negativ.
Det är oundvikligt att det finns anställda som inte kan uppfylla förväntningarna. Därför måste du omfördela dem till nya roller eller avskeda dem. Men när det gäller de anställda som du vill behålla och som har potential bör du undvika överdriven negativitet när du ger feedback.
Anta till exempel att en i övrigt hygglig anställd tog på sig ett stort projekt men misslyckades med det. I så fall vill du inte att din kommande prestationsbedömning ska låta så här:
"Som du vet hade vi stora problem med projekt X. Kunden var missnöjd med förseningarna och den allmänna kvaliteten på arbetet var undermålig."
Även om dessa saker är sanna är det för mycket negativ feedback för att dumpa ämnet.
Det är troligt att den anställde är väl medveten om att projektet inte gick bra.
🚨 Att lägga till skada med negativ feedback kommer bara att skada deras moral ytterligare och göra dem ovilliga att ta sig an stora projekt i framtiden.
Försök istället att närma dig frågan på det här sättet:
"Som du vet gick projekt X inte särskilt smidigt, men ditt tidigare arbete har varit ganska bra. Jag vill höra din sida om vad som gick fel den här gången så att du är bättre förberedd inför framtida möjligheter. Du skulle kunna skugga Bob i hans kommande projekt för att få mer praktisk träning.
Även om du fortfarande klargör att de inte uppfyllde förväntningarna, är tonen i feedbacken annorlunda.
Istället för att ge en anställd en flodvåg av negativitet och hänga ut honom eller henne, försök att lära dig mer om vad som gick fel och ta fram en handlingsplan för att förhindra att det händer igen.
Kunde personen inte hantera projektet på grund av dåliga prestationer, bristande utbildning eller på grund av krafter utanför deras kontroll?
Borde de ha fått projektet från början?
Det är viktigare att hitta svaren på dessa frågor än att kritisera det som redan gjorts.
➡️ Skapa en högpresterande kultur med Zavvy
Ett av de bästa sätten att mäta prestationer och ge feedback är att använda programvara för prestationsbedömning. Och om du kombinerar det med en 360-metod har du fått jackpotten.
I stället för att förlita dig på att en enda chef ska observera varje anställd i ett team och träffa dem individuellt för att ge korrekta och opartiska resultatbedömningar, kan du automatisera den här processen och använda crowdsourcing från hela företaget för att ge flera olika synpunkter på varje anställds prestationer.
Dina chefer och administratörer kan tilldela vem som utför granskningar för vem och om uppgifterna ska vara anonyma eller visa granskarnas namn.
Flera medarbetare granskar varje ämne för att begränsa fördomar och ge fler perspektiv på prestationen. Eftersom alla anställda gör flera bedömningar av sina medarbetare är systemet mer rättvist och inte bara en bedömning uppifrån och ner.
Vårt verktyg sammanställer resultaten automatiskt för att ge rapporter och data i rätt tid för att spåra prestationer och framsteg och dela med sig av dem vid medarbetarsamtal.
Läs mer om vår automatiserade 360-graders programvara för prestationsbedömning och boka en demo idag!