6 Práticas recomendadas de automatização de RH para operações de pessoas modernas
Está à procura de formas de simplificar os seus processos de RH e aumentar a eficiência?
Então, veio ao sítio certo.
Os departamentos de recursos humanos estão muitas vezes presos a um equilíbrio complicado entre sistemas antigos familiares, mas desajeitados, e software elegante baseado na nuvem.
Uma coisa é certa. A automatização dos RH veio para ficar e facilitar a sua vida.
Desde a automatização de tarefas entediantes até à utilização da tecnologia para um melhor envolvimento dos funcionários, descubra seis estratégias para ajudar a sua equipa de RH a trabalhar de forma mais inteligente e não mais difícil.
- 💻 1. Investir em tecnologias de baixo código ou sem código
- 🚀 2. Executar bem os projectos de curto prazo para construir uma base sólida para a transformação digital a longo prazo
- 🤖 3. Automatizar as tarefas repetitivas e laboriosas, mas não as ligações humanas
- 🏠 4. Estabelecer sistemas que respondam às necessidades dinâmicas e a longo prazo do trabalho remoto e híbrido
- 📱 5. Dar prioridade a ferramentas acessíveis que promovam o envolvimento dos trabalhadores
- 📚 6. Upskill, upskill, upskill
Saiba como revolucionar as suas operações de RH e manter-se na vanguarda.
⚙️ O que é a automatização dos RH?
A automatização dos RH pré-programa tarefas manuais e processos cruciais utilizando ferramentas como software, painéis de controlo, chatbots e interfaces baseadas na nuvem.
Estas soluções de automatização permitem o auto-serviço dos funcionários, ao mesmo tempo que tornam a colaboração tão simples quanto possível.
A KPMG refere que quase todas as funções de RH beneficiam de alguma forma da automatização.
Alguns exemplos de automatização de processos incluem:
- Seleção e recrutamento de candidatos;
- integração dos trabalhadores;
- cálculo dos salários;
- envolvimento dos trabalhadores;
- tarefas administrativas;
- desempenho dos trabalhadores;
- pedidos de despesas.
🕵️♀️ Porquê automatizar os processos de RH?
A principal vantagem da utilização de software de automatização é o facto de poder poupar recursos (tempo, dinheiro e mão de obra).
Embora o capital inicial para instalar e incorporar tecnologias de automatização possa ser bastante elevado, o retorno do investimento (ROI) a longo prazo pagar-se-á a si próprio.
Um estudo realizado pela VentureBeat concluiu que o ROI pode atingir 400% em sectores específicos.
Outros benefícios importantes da implementação de iniciativas de automatização de RH incluem
- Eliminar o erro humano.
- Aumento da satisfação dos empregados graças a um programa de envolvimento holístico.
- Experiência indolor do candidato, resultando numa boa reputação da empresa (também conhecida como employer branding 😉).
- Gestão do desempenho dos trabalhadores sem descontinuidades e melhorada.
- A automatização dos fluxos de trabalho de RH liberta as equipas para se dedicarem a projectos mais importantes.
6 Melhores práticas para automatizar os processos de RH
💻 1. Investir em tecnologias de baixo código ou sem código
Com o Software-as-a-Service (SaaS) e a Platform-as-a-Service (PaaS) a tornarem-se as ferramentas de automatização de eleição, é agora mais fácil implementar projectos mesmo sem conhecimentos técnicos.
De acordo com a Gartner, as despesas mundiais com software aumentarão cerca de 10% nos próximos anos, atingindo quase 675 mil milhões de dólares.
E não é de admirar - os modernos painéis de controlo e interfaces são muito fáceis de utilizar. Os utilizadores podem aprender a utilizá-los no espaço de uma semana.
Another benefit of low-code platforms is that it's easier to customize the workflow based on the needs of specific departments or teams.
Dependendo das suas funções e tarefas, os gestores podem arrastar e largar e criar novos processos específicos para os colaboradores.
Os sistemas de automatização também se podem integrar facilmente com as ferramentas de comunicação e gestão de projectos existentes, como Slack e Notion.
Um programa de automatização bem executado também facilita a inovação e a colaboração.
Uma vez que todos têm acesso ao mesmo ecossistema digital, as equipas podem dar feedback e actualizações em tempo real.
Alguns exemplos de software de RH com pouco ou nenhum código incluem:
- Employee enablement: Zavvy.
- Gestão dos salários: Gusto.
- Admin: Personio.
- Controlo de assiduidade: TimeClock Plus.
No entanto, embora as ferramentas sem código eliminem os custos de formação intensiva e reduzam a necessidade de funções técnicas, os fornecedores de soluções de inteligência artificial (IA) continuam a recomendar que as empresas criem as suas equipas de automatização.
Nem toda a gente tem de saber código ou a nuvem, mas um especialista na matéria dentro da empresa seria uma óptima referência.
Por exemplo, podem explicar aos vendedores os objectivos comerciais específicos que a sua empresa pretende atingir com uma solução de software.
🚀 2. Executar bem os projectos de curto prazo para construir uma base sólida para a transformação digital a longo prazo
Comece com pouco, mas pense em grande.
Para poder dar prioridade à automatização, a equipa de liderança tem de estar totalmente consciente de que esta é a chave para a sobrevivência da empresa. Só então uma empresa pode comprometer-se totalmente com as suas estratégias digitais.
Embora o estilo de gestão de projectos Agile (ou flexível) tenha as suas críticas e limitações, a maioria das empresas está a adoptar este método.
As equipas de People Ops podem implementar ideias de automatização em pequenos projectos ou processos actuais em Agile.
Por exemplo, podem decidir primeiro racionalizar o processo de recrutamento e testá-lo durante alguns meses.
Desta forma, não têm de se comprometer totalmente com uma solução de automatização específica. Em vez disso, podem explorar diferentes combinações de ferramentas ou decidir seleccionar um software centralizado que possa programar várias tarefas. As empresas que não têm medo de experimentar e inovar são normalmente as primeiras a adoptar tecnologias disruptivas. E, na maioria das vezes, isso compensa.
A criação de uma rede diversificada de parceiros tecnológicos também pode ajudá-lo a manter-se a par das diferentes fases da sua estratégia de automatização.
Sugestão: O acesso a diferentes fornecedores de software de IA/ML pode ajudar as operações de pessoal a determinar quais os sistemas que funcionam melhor como soluções imediatas ou melhorias futuras.
A criação de uma base estável mas flexível pode ajudar o departamento de RH a passar da mera eficiência para a resiliência e a capacidade de antecipar e adaptar-se às mudanças.
🤖 3. Automatizar as tarefas repetitivas e laboriosas, mas não as ligações humanas
O principal objectivo da automatização dos RH é eliminar o trabalho de elevado volume e baixo valor que os empregados fazem diariamente. Estas incluem tarefas administrativas e baseadas na produção (por exemplo, declaração de impostos e processamento de salários).
A ideia não é tornar os trabalhadores humanos redundantes ou isolados - muitopelo contrário. Em vez disso, o objectivo é permitir-lhes realizar o seu potencial máximo dentro da empresa.
Os trabalhadores que não têm de lidar com processos mundanos e monótonos podem contribuir para a melhoria dos processos, a colaboração e o brainstorming.
As equipas de RH podem dedicar todos os seus esforços e conhecimentos a melhorar a experiência do trabalhador e a garantir que a sua empresa satisfaz as necessidades dos trabalhadores.
Em contrapartida, os empregados sentem-se valorizados e seguros de que as suas opiniões e feedback são importantes.
O reforço das relações profissionais é o subproduto da automatização dos RH. Em particular, as ferramentas de gestão de projectos e de comunicação facilitam o trabalho em equipa e a interacção.
O objectivo é eliminar todos os obstáculos que desencorajam os fóruns abertos e os debates, quer seja a falta de tempo devido ao excesso de trabalho ou a frustrações tecnológicas.
Por exemplo, um fluxo de trabalho automatizado para novos funcionários guia-os através do objectivo e da visão da empresa. Fornece-lhes os recursos de que necessitam para serem bem sucedidos no seu trabalho.
A automatização pode tornar o processo de integração da sua empresa e os primeiros três meses organizados, interactivos e cativantes.
Compare isto com o processo de integração tradicional, em que os novos membros têm de percorrer sites internos antigos e páginas e páginas de papelada. É preciso dizer mais?
🏠 4. Estabelecer sistemas que respondam às necessidades dinâmicas e a longo prazo do trabalho remoto e híbrido
A era do trabalho remoto e híbrido chegou e provavelmente permanecerá nas próximas décadas.
Em Julho de 2022, os Países Baixos tornaram-se um dos primeiros países a aprovar uma lei que legaliza o trabalho remoto.
Os países estão a experimentar uma semana de trabalho de quatro dias (com a mesma remuneração) e outras variações híbridas.
O relatório Reimaging Human Resources da Deloitte explora o futuro da força de trabalho:
- Será cada vez mais à distância.
- Poderá não seguir os percursos profissionais tradicionais.
- Não só os empregados serão independentes da localização, como também trabalharão a tempo parcial como freelancers, contratantes independentes ou consultores.
As operações de pessoal devem preparar-se para um ambiente de trabalho tão diversificado e imprevisível.
A Deloitte também mencionou que, embora as plataformas baseadas na nuvem continuem a ajudar a automatizar as funções de RH, acabarão por deixar de ser suficientes. Para além da utilização da automatização de processos robóticos (RPA, ou algoritmos baseados em regras) e da IA/ML, as empresas irão em breve explorar espaços de trabalho e sistemas de realidade virtual, aumentada e mista (VR/AR/MR).
A Accenture é uma das empresas que incluiu a RV no seu processo de integração.
A ideia é que os RH devem aprender a antecipar a forma como o futuro do trabalho continuará a evoluir e as suas implicações.
Por agora, o passo crucial é seleccionar soluções de automatização que tenham aplicações a curto e a longo prazo.
Dica n.º 1: O software compatível com diferentes plataformas e sistemas e as ferramentas que podem ser facilmente integradas nos ecossistemas digitais existentes são indispensáveis.
A cibersegurança é também um factor importante a considerar na construção de sistemas de automatização.
Estudos recentes mostram que os ciberataques a trabalhadores remotos aumentaram nos últimos dois anos. Estas actividades criminosas incluem e-mails de phishing e roubo de identidade.
Dica n.º 2: Antes de se comprometer com novas ferramentas de RH, verifique se estão suficientemente encriptadas.
📱 5. Dar prioridade a ferramentas acessíveis que promovam o envolvimento dos trabalhadores
Uma área em que as empresas estão a aumentar o envolvimento e a satisfação dos funcionários é através da criação de uma cultura empresarial que seja inclusiva e sustentável. Este aspecto é significativo para os talentos mais progressistas da Geração Z e dos Millennials, que dão prioridade à reputação ética das empresas onde trabalham.
Como resultado, os departamentos de RH estão agora a criar portais de responsabilidade social empresarial de auto-atendimento onde os funcionários podem participar em actividades significativas, como os programas de desenvolvimento community .
Outra forma de as empresas aumentarem o empenhamento é dar aos empregados a transparência e a liberdade de que necessitam para gerir as suas carreiras.
Através da digitalização de toda a sua experiência - do recrutamento à integração e às avaliações de desempenho - os empregados sentem que estão no comando do seu percurso dentro da empresa.
A apropriação de processos-chave afirma o seu valor como pessoas e não como meros trabalhadores.
Os gestores também se sentem capacitados quando lhes são dadas as ferramentas certas para ajudar a orientar as suas equipas.
Por exemplo, em vez de se fixarem na produção e na verificação das tarefas diárias, os líderes podem concentrar-se em equipar os seus empregados com formação, orientação e apoio geral ao bem-estar.
Por sua vez, isto aumenta a satisfação e a lealdade dos empregados e a probabilidade de se tornarem embaixadores da empresa ao longo da vida.
📚 6. Upskill, upskill, upskill
A automatização é um projecto complexo que exige formação contínua.
As tecnologias de IA/ML estão a desenvolver-se rapidamente, mais depressa do que a maioria das empresas prevê.
Consequentemente, a formação dos funcionários não se destina a torná-los mais eficientes nas suas funções, mas sim a preparar os seus empregos para o futuro.
As equipas de People Ops devem conceber um programa de formação abrangente centrado nas "Competências do Futuro".
Estas competências incluem a programação, a análise de dados e a compreensão das interfaces máquina-homem.
As competências cognitivas devem ser reforçadas, nomeadamente:
- Ser capaz de definir estratégias para a resolução de problemas.
- Aplicar o pensamento crítico.
- Adoptar avanços tecnológicos de ritmo acelerado.
A melhoria das competências da mão-de-obra no domínio da IA deixou de ser uma opção.
Para que os funcionários possam lidar com novos softwares e aplicações, precisam de estar expostos a tecnologias disruptivas, incluindo as infra-estruturas que as suportam (por exemplo, a nuvem e a IA de ponta).
Dica: Os seus colaboradores não têm de ser magos da programação, mas têm de estar dispostos a aprender.
💡6Conselhos para seleccionar as ferramentas certas para a sua organização
Nem todas as soluções de automatização são criadas da mesma forma.
Como em todos os projectos de transformação digital, "as ferramentas certas" dependerão sempre dos seus objectivos comerciais.
Mais uma vez, esta é uma área em que o especialista interno em automação será benéfico.
Seguem-se algumas orientações gerais sobre como seleccionar o sistema de automatização adequado para a sua empresa:
- Faça uma lista dos objectivos de produtividade da organização e das tarefas que necessitam de automatização para atingir esses objectivos.
- Discuta com os potenciais fornecedores as possíveis soluções de automatização para os seus objectivos e os respectivos prós e contras (e custos!).
- Analisar as medidas de cibersegurança em vigor. A segurança dos dados é particularmente importante, uma vez que estes sistemas tratam de informações sensíveis dos trabalhadores.
- Avalie se pode integrar uma nova ferramenta nos sistemas existentes ou se esta duplica as soluções já existentes.
- Testar, ajustar e voltar a testar. Não se esqueça de recolher activamente o feedback das equipas afectadas e das partes interessadas.
- Visualize o futuro e a longevidade destas ferramentas. Algumas questões que deve considerar são: É fácil de aprender e o fornecedor actualiza-a activamente? Como é que pode maximizar o ROI?
➡️ Automatize os seus processos pessoais com Zavvy
Com os fluxos de trabalho automatizados do Zavvy, pode criar percursos envolventes para os colaboradores, independentemente da fase em que se encontrem nas suas carreiras.
Para os novos funcionários, o software de integração de funcionários da Zavvy pode ajudar a criar uma experiência perfeita, incluindo preboarding e a atribuição de um funcionário de integração buddy.
Para os trabalhadores com contratos de longa duração:
- O nosso software de desenvolvimento de colaboradores pode capacitar os gestores para se tornarem mentores influentes, ajudando-os a construir um plano de carreira abrangente para os membros da sua equipa.
- Poderá executar qualquer processo de feedback com transparência personalizada e medir o desempenho sem preconceitos.
O nosso software tem modelos que o podem guiar na criação do fluxo de trabalho mais eficiente para a sua equipa.
Dispomos de gestores dedicados à experiência dos trabalhadores para o aconselharem no desenvolvimento dos melhores processos de pessoal.
Gostaríamos muito de o ajudar. Agende uma demonstração gratuita para saber mais.