Como implementar uma semana de trabalho de 4 dias: Exemplos e estratégias
A COVID-19 mudou completamente a força de trabalho global. Onde antes se via uma semana de trabalho normal de segunda a sexta-feira, vemos agora semanas de trabalho de quatro dias, trabalho totalmente remoto e uma flexibilidade sem precedentes no que diz respeito aos horários de trabalho.
A flexibilidade no local de trabalho veio para ficar.
De facto, muitos empregadores notaram um aumento da produtividade após a introdução de horários flexíveis ou de opções de trabalho remoto/híbrido.
As semanas de trabalho de quatro dias estão a tornar-se ferramentas de flexibilidade populares para melhorar a moral e aumentar a produtividade, de modo a conseguir um melhor equilíbrio entre a vida profissional e pessoal.
Num regime de semana de trabalho de quatro dias, os trabalhadores reduzem as horas de trabalho sem sofrerem uma redução no salário. O horário de trabalho varia normalmente entre 32 e 36 horas por semana, o que significa fins-de-semana de três dias todas as semanas.
Não é uma má configuração se estiver à procura de maior flexibilidade no trabalho.
Mas a semana de trabalho de 4 dias é uma das mudanças mais drásticas que uma empresa pode efectuar no local de trabalho. E a sua implementação é mais complexa do que enviar um memorando a toda a empresa.
Essencialmente, terá de reintegrar toda a empresa.
Alguns exemplos incluem:
Então, como é que se implementa com sucesso o sistema em toda a organização?
Prós e contras de uma semana de trabalho de quatro dias
Benefícios
Equilíbrio entre vida profissional e pessoal
De acordo com a Sloan Management Review, a transição para uma semana de trabalho de quatro dias em vez de cinco dias aumenta a produtividade e a moral dos funcionários. Faz sentido - sem redução de salário, fins-de-semana mais longos, melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal.
Produtividade
De facto, estudos demonstraram que, numa semana de trabalho tradicional de 40 horas, os trabalhadores só são produtivos durante cerca de 15 horas por semana.
Quando os trabalhadores se sentem obrigados a cumprir um horário de trabalho tradicional, a produtividade pode diminuir drasticamente. Mas, curiosamente, como mostra o estudo, dias de trabalho mais longos em vez de menos dias de trabalho aumentam efectivamente a produtividade.
Atração de talentos
As empresas com semanas de trabalho de quatro dias recrutam frequentemente melhores talentos do que os seus concorrentes com semanas de trabalho de cinco dias.
O trabalhador moderno quer ver flexibilidade e uma concentração na experiência do trabalhador. Num mercado global de talentos em plena expansão, os empregadores inteligentes devem procurar proporcionar flexibilidade no local de trabalho.
➖ Cons
Embora existam muitos benefícios óbvios numa semana de trabalho de quatro dias, há desvantagens a considerar antes de fazer a transição.
Aumento da pressão
Depois de uma experiência com uma semana de trabalho de quatro dias na Nova Zelândia, os trabalhadores relataram sentir um aumento do stress e da pressão em torno do desempenho profissional. As horas de trabalho podem ter diminuído, mas a mesma quantidade de trabalho continua a existir.
Grandes volumes de trabalho em menos horas podem facilmente levar a um stress adicional se não forem seguidas as estratégias de implementação correctas. Estes resultados indicam a importância de uma abordagem correcta.
Não funciona para todos os sectores
As semanas de trabalho de quatro dias podem não ser adequadas a todos os modelos. Por exemplo, as empresas de retalho que exigem interacções diárias com os clientes podem não conseguir adoptar uma semana de trabalho de quatro dias, mas isso não significa que a flexibilidade do local de trabalho não seja uma opção.
Exemplos de histórias de sucesso de semanas de trabalho de quatro dias
Grandes empresas e até países inteiros experimentaram semanas de trabalho de quatro dias - e com muito sucesso.
Embora a adopção permanente de semanas de trabalho de quatro dias ainda esteja na fase inicial para muitos empregadores, estes estudos são excelentes exemplos de como uma semana de trabalho de quatro dias pode beneficiar tanto os empregados como a empresa.
Centrando-se no equilíbrio entre a vida profissional e pessoal e na saúde mental, Joel Gascoigne, CEO daBuffer, anunciou uma experiência de um mês em Maio de 2020. E não voltaram atrás desde então.
A experiência inicial foi tão bem sucedida que a semana de trabalho de quatro dias foi alargada até ao final de 2020. Depois de ouvir os funcionários e verificar um aumento da produtividade, a semana de trabalho de quatro dias é agora indefinida desde o final do ano.
Os funcionários da Microsoft no Japão registaram um aumento sem precedentes de 40% na produtividade após a introdução de uma semana de trabalho experimental de quatro dias. Não só a produtividade aumentou drasticamente, como os custos globais de electricidade diminuíram quase 25%.
O teste esteve activo no Verão de 2019 e, embora tenha tido grande sucesso, não houve muitos movimentos adicionais por parte da Microsoft relativamente a novas tentativas ou a uma mudança permanente.
A Islândia (sim, o país) testou uma semana de trabalho de quatro dias com cerca de 3000 trabalhadores entre 2015 e 2019, muito antes da pandemia global de COVID-19.
A investigação revelou que a produtividade se manteve inalterada ou até melhorou para a maioria dos trabalhadores envolvidos no ensaio.
A experiência envolveu a passagem para semanas de trabalho de 35 ou 36 horas em quatro dias. Devido ao êxito da experiência, mais de 80% da mão-de-obra islandesa passou para um sistema de 4 dias sem redução de salário ou fá-lo-á no futuro.
Outros países, como a Espanha e o Reino Unido, realizaram ensaios com êxitos semelhantes.
E a Bélgica introduziu o direito a uma semana de trabalho de 4 dias por lei em Fevereiro de 2022.
Porque é que a gestão da mudança é fundamental para uma implementação bem sucedida
Implementar uma semana de trabalho de quatro dias é mais do que enviar um e-mail para toda a empresa. A gestão da mudança é uma abordagem estruturada e adaptada para disseminar a mudança numa organização.
Utilizando ferramentas, comunicação consistente e construção de relações, a gestão da mudança é uma competência crucial que é frequentemente negligenciada e subvalorizada.
É tentador enviar apenas uma mensagem de correio electrónico a apresentar uma mudança positiva aos seus empregados. O envio de uma mensagem de correio electrónico é divertido, gera entusiasmo e faz passar a sua mensagem rapidamente.
A implementação de uma mudança tão significativa e impactante como uma semana de trabalho de quatro dias requer tempo e uma cuidadosa consideração para ser implementada com sucesso.
Pense numa campanha de comunicação com impacto para a sua equipa, quer se trate de comunicações presenciais, de uma série de e-mails e memorandos, ou de uma viagem de mudança personalizada através de Zavvy.
Estamos a ajudar os nossos clientes a fazer exactamente isso. E nos capítulos seguintes, partilhamos o processo exacto.
Como introduzir uma semana de trabalho de quatro dias na sua empresa
🧠 Mudança de mentalidade: Input vs. resultado
Passar para uma semana de trabalho de quatro dias na sua empresa é realmente uma mudança na definição de sucesso. As equipas que estão estritamente alinhadas com uma semana de trabalho tradicional de 40 horas centram-se frequentemente na contribuição visível da equipa.
Isto significa que a prioridade é garantir que todos registam as suas 40 horas e estão fisicamente presentes para completar as suas tarefas.
Parece-lhe familiar?
O pensamento baseado em resultados é uma mudança radical na forma como o trabalho é visto e proporciona flexibilidade, equilíbrio entre a vida profissional e a vida privada e uma maior satisfação geral dos trabalhadores.
O trabalho baseado em resultados centra-se antes na definição clara de metas e objectivos e na possibilidade de os trabalhadores atingirem essas metas da forma que melhor lhes convier.
Em vez de se concentrar num número mínimo de horas ou de estar fisicamente presente num escritório para completar tarefas e atribuições, o trabalho baseado em resultados devolve a confiança e a propriedade às mãos do seu activo mais valioso - os seus colaboradores. Está a ver a diferença?
A transição para uma semana de trabalho de quatro dias significa a transição para um modelo de trabalho baseado em resultados.
Para que uma semana de trabalho de quatro dias seja bem sucedida, é necessário que as chefias, de cima para baixo, adoptem o trabalho baseado em resultados.
Confie nos seus empregados para realizarem as suas tarefas da forma que lhes for mais conveniente.
Eis algumas dicas para os seus gestores de pessoal dominarem a mudança
1. Compreender claramente os seus resultados
Definir métricas claras para as suas equipas
Não há lugar para ambiguidade numa cultura de trabalho baseada em resultados; mudar os objectivos ou alterar os requisitos pode prejudicar o objectivo geral desta abordagem, que é facilitar a liberdade e a resolução criativa de problemas dentro de um quadro firme.
Incentive os gestores de pessoal a esforçarem-se por medir os resultados de forma precisa e eficiente e a estabelecerem métricas específicas e claramente definidas para a sua equipa.
⚙️ Como?
- Uma forma de o fazer é estabelecer prazos. Prazos e objectivos de produção sólidos são os principais elementos que fazem com que um modelo centrado nos resultados funcione.
- Assegurar que os resultados estão de acordo com a missão e a visão da empresa e que são atribuídos às funções certas dentro das equipas.
2. Confie na sua equipa e resista ao impulso de microgerir
A confiança traz os melhores resultados
Confie que os membros da sua equipa gostam do seu trabalho e que o fazem.
⚙️ Como?
As actualizações dos progressos podem ser incluídas em reuniões individuais regulares, nas quais os alunos podem informá-lo sobre os seus progressos e partilhar planos consigo.
Evitar a microgestão à moda antiga
Não tem lugar nesta cultura de trabalho baseada em resultados. Não se pode dar independência, responsabilidade e autonomia aos membros da equipa e continuar a pairar sobre os seus ombros.
3. Assegurar que as competências certas estão nas funções certas
Os membros da sua equipa têm as competências adequadas para alcançar os resultados que definiu?
- Para que esta cultura no local de trabalho seja um verdadeiro sucesso, é necessário garantir que foram contratadas as competências certas para as funções certas e que todos os membros da equipa receberam formação suficiente.
- Atribuir formação quando necessário.
⚙️ Como?
Analise as competências mais necessárias e comunique abertamente as suas expectativas. Antes da sua sessão 1:1, tente pensar numa formação para cada competência.
4. Incentivar uma comunicação aberta e empática
Lembre-se de que as pessoas são, antes de mais, seres humanos e, depois, empregados.
A empatia na comunicação permite que os funcionários sejam ouvidos, se sintam apreciados e, em geral, sejam mais produtivos.
⚙️ Como?
Liderar com empatia e tentar compreender realmente quem são os seus colaboradores e o que precisam - ponha-se no lugar do seu colega e compreenda que a vida surge.
Lembre-se Embora esta cultura particular valorize a autonomia, os seus subordinados directos têm de sentir que podem recorrer a si para resolver problemas e questões. Esteja disponível para os membros da sua equipa.
Maximizar o seu tempo (e o de todos os outros)
Com menos dias úteis (e muitas vezes menos horas de trabalho), é essencial maximizar o tempo da sua equipa.
1. Cortar as reuniões
As reuniões devem acrescentar valor, não desperdiçar tempo.
É muito frequente sairmos de uma reunião de uma hora a pensar que o conteúdo poderia ter sido condensado num único e-mail.
Talvez seja melhor implementar uma política normalizada para as reuniões.
Por exemplo, exigir que as reuniões tenham uma duração igual ou inferior a 30 minutos ou designar dias e horas em que não são permitidas reuniões. Ter agendas claras e estruturadas para orientar a conversa e estabelecer objectivos para cada reunião.
⚙️ Como?
Antes de uma reunião, pergunte a si próprio:
- O tipo de informação que pretende comunicar exige uma reunião ou existe uma forma mais simples e menos morosa de transmitir a informação (por exemplo, correio electrónico, slack, Asana, Miroboard, etc.)?
- Haverá outra forma de alcançar o resultado pretendido?
- Este problema pode esperar ou preciso mesmo de marcar uma reunião imediatamente?
- Qual é o objectivo e o formato correcto (por exemplo, 1:1, Brainstorming, Standup, Retro, etc.)
2. Preparar bem
Uma agenda clara ajuda a ser mais eficiente e a perceber se a reunião é relevante.
⚙️ Como?
- Definir uma agenda clara
- Convide apenas as pessoas que realmente precisam de estar presentes. Pergunte a si próprio: Como é que eles podem trazer ou ganhar valor se participarem nesta reunião?
- Incluir a finalidade, o objectivo e a ordem de trabalhos da reunião no convite do calendário
- Partilhe quaisquer documentos/ligações que pretenda discutir durante a reunião
- Informar os participantes se têm de preparar alguma coisa antes da reunião.
- Defina um prazo realista e partilhe o tempo que devem planear para o efeito.
3. Nomear um facilitador
Um facilitador é a pessoa que orienta a reunião, ajuda a manter os participantes no caminho certo, interrompe as discussões circulares, certifica-se de que a reunião termina com resultados claros e passos seguintes e controla o tempo.
4. Marcar o tempo para as suas actividades
Evitar que as discussões fiquem fora de controlo
⚙️ Como?
Atribua um determinado tempo para cada actividade da sua agenda e cumpra esse horário.
Esta abordagem obriga-o a si e à equipa a pensar de forma mais eficiente e a eliminar as discussões circulares.
Os intervalos de tempo para cada actividade devem ser sempre um pouco apertados, para que o seu cérebro entre directamente no modo de solução, em vez de ficar parado. Não desperdice a energia da sua equipa
5. Trabalhar sozinho, em conjunto
Evitar o pensamento de grupo, a contaminação de ideias e os preconceitos de grupo
⚙️ Como?
Istosignifica que está a colaborar no mesmo problema em tempo real, mas em vez de discutir ideias abertamente ou fazer um brainstorming, está a anotá-las silenciosamente numa nota adesiva (por exemplo, num Miroboard).
Por isso, em vez de iniciar a procura de soluções com uma discussão aberta, dê à equipa alguns post-its, programe um temporizador e peça-lhes que anotem as suas ideias e que as discutam depois, se necessário. Esta técnica também dá aos introvertidos e aos membros mais jovens da equipa a possibilidade de partilharem livremente as suas ideias.
6. Terminar sempre com uma decisão
👉 Definir resultados claros
⚙️ Como?
Deixeos últimos minutos de cada reunião para discutir os próximos passos. Mesmo que não se chegue a uma conclusão final, devem ser definidos claramente os próximos passos após a reunião.
Algumas estratégias de reunião eficazes para ajudar a garantir que as pessoas saiam da sua reunião com clareza e objetivo:
- Atribuição de acções ou de pontos de acompanhamento a membros específicos da equipa
- Agendamento de um prazo e definição de um calendário claro para todos os pontos de acção
- Se houve discussões paralelas que ficaram paradas, certifique-se de que são retomadas para que a sua equipa possa escolher como, quando e se as quer manter em curso.
7. Criar e partilhar actas de reuniões
Maximizar o atrito com transparência
⚙️ Como?
Asactas das reuniõessão um registo tangível da reunião para os seus participantes e uma fonte de informação para os membros que não puderam estar presentes.
Devem estar acessíveis a todos os membros da equipa (utilize ferramentas como o Google Docs, Asana, Miro, etc.) e captar a essência da reunião, incluindo pormenores como
- decisões tomadas
- próximos passos planeados
- identificação e acompanhamento dos pontos de acção
8. Clarificar as expectativas em relação ao calendário
Estabelecer horários claros e flexibilidade na equipa.
⚙️ Como?
Definir antecipadamente as expectativas correctas sobre os dias e horas de trabalho, os horários individuais e os procedimentos para ajustar os horários irá preparar toda a equipa para o sucesso.
A flexibilidade é importante, mas também é importante ter uma comunicação clara e directa sobre quaisquer alterações aos horários existentes.
Recolha consistente de feedback. E agir em conformidade
1. Ponha em ordem o seu sistema de feedback
Incentivar o feedback ascendente ao longo do processo
⚙️ Como?
Programar inquéritos de feedback em diferentes etapas da implementação do seu projecto
- Logo depois de fazer a mudança
- 30 dias depois
- 60 dias depois
- ...
Os inquéritos de pulso são uma forma de o fazer ao longo do tempo. No entanto, recomendamos que, pelo menos no início, sejam adicionadas 2-3 perguntas específicas.
2. Fazer dos retrospectivos da equipa uma prioridade
Fazer dos retrospectivos da equipa uma prioridade
As retrospectivas são mais eficazes no final da implementação de um novo processo ou procedimento.
⚙️ Como?
As retrospectivas são ferramentas poderosas para recolher feedback, melhorar processos e promover uma comunicação positiva com os colaboradores.
Considere a possibilidade de organizar uma sessão retroactiva imediatamente após a implementação para obter feedback sobre a forma como a transição foi recebida, bem como várias sessões após a implementação para obter feedback sobre a forma como a semana de trabalho de quatro dias está a correr.
Se está à procura de inspiração para mudar um pouco, aqui estão 10 ideias de Miro.
Como é que a Zavvy pode ajudar a fazer as coisas bem
A implementação de uma semana de trabalho de quatro dias implica a reintegração de toda a empresa.
É necessária uma gestão táctica da mudança, um plano de comunicação e orientações práticas para todos, especialmente para os gestores de pessoal.
Eis como Zavvy pode ajudar:
- Conteúdo personalizado para orientar os seus empregados na transição para uma semana de trabalho de quatro dias - personalize totalmente o percurso para satisfazer as necessidades dos seus empregados
- Microaprendizagem permite que os seus colaboradores aprendam ao seu próprio ritmo, ao mesmo tempo que alinham toda a organização com a mudança
- Diversos tipos de conteúdo, permitindo-lhe adaptar-se aos estilos de aprendizagem individuais dos colaboradores
- Recolha automática de feedback recolha quando quiser
Crie uma jornada de microlearning totalmente personalizada com um modelo pré-construído. Facilite a criação de conteúdos e concentre-se na implementação de mudanças positivas na sua empresa com a plataforma de formação intuitiva da Zavvy.
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❓ FAQs
Como funciona uma semana de trabalho de quatro dias?
A semana de trabalho de quatro dias é um conceito de flexibilidade de trabalho bastante simples. Em vez de trabalharem uma semana normal de 40 horas em cinco dias úteis, os trabalhadores trabalham menos horas (normalmente 32 a 36 horas por semana) em quatro dias úteis.
Os trabalhadores têm direito a um fim-de-semana de três dias todas as semanas. Os estudos demonstraram que as semanas de trabalho de quatro dias conduzem a um aumento da produtividade, a uma melhoria da moral dos trabalhadores e a uma experiência de trabalho globalmente melhor, tanto para os trabalhadores como para os empregadores.
Os empregados trabalham menos horas?
Na maioria dos regimes de trabalho de quatro dias por semana, os trabalhadores trabalham efectivamente menos horas sem redução de salário.
Os trabalhadores não são produtivos durante 40 horas por semana, o que significa que existe frequentemente uma oportunidade para reduzir o número de horas de trabalho numa semana sem afectar a produtividade.
No entanto, há algumas empresas e sectores que não podem reduzir o horário de trabalho quando passam para uma semana de trabalho de quatro dias.
Por exemplo, as funções que exigem interacção directa com clientes externos podem não conseguir reduzir o horário de trabalho, mas podem passar para uma semana de trabalho de quatro dias.
Uma semana de trabalho de quatro dias é menos produtiva?
Em muitos ensaios de semanas de trabalho de quatro dias em todo o mundo, as provas são esmagadoras. Não só não há virtualmente nenhum impacto negativo na produtividade, como é comum ver um aumento da produtividade quando se implementa uma semana de trabalho de quatro dias.