Przykładowy plan wdrożenia dla nowych pracowników: Stwórz wdrożenie, które pokochają nowi pracownicy
Czy wiesz, że 88% pracowników uważa, że ich firma nie radzi sobie dobrze z procesem wdrażania?
I że pozytywne doświadczenia onboardingowe sprawiają, że pracownicy są o 69% bardziej skłonni do pozostania w firmie przez trzy lata?
Wniosek: potrzebujesz solidnego procesu wdrażania, aby nie stracić pracowników na rzecz konkurencji.
Solidny proces wdrażania jest często pomijanym kamieniem węgielnym na drodze do sukcesu firmy. Oprócz zwiększenia retencji pracowników, pozytywnie wpływa on również na produktywność.
Ten artykuł poprowadzi Cię przez udany proces wdrażania pracowników.
Otrzymasz gotową do użycia listę kontrolną wdrażania pracowników.
Czym jest plan wdrożenia?
Plan wdrożenia określa etapy integracji nowego pracownika. Cały proces może trwać od kilku miesięcy do roku.
Sugerujemy skorzystanie z 90-dniowego planu, aby pomóc nowym pracownikom nabrać pewności siebie i poczuć się gotowym do samodzielnej pracy - i osiągnąć sukces w nowych rolach!
Idealnie byłoby, gdyby plan onboardingu rozpoczynał się przed pierwszym dniem pracownika, aby poczuł się mile widziany i uspokoił nerwy.
Dlaczego potrzebny jest plan wdrożenia?
Gdybyś miał jutro zatrudnić nową osobę, czy wiedziałbyś, jak najlepiej ją wdrożyć?
Przemyślany proces onboardingu jest niezbędny, aby Twoja firma znalazła się w czołówce 12% firm, które świetnie sobie z nim radzą. A składa się on z kilku kroków: sam preboarding obejmuje ponad 75 zadań na Twitterze.
Dzięki szczegółowemu planowi onboardingu nie musisz się o to martwić.
Oszczędzaj czas dzięki automatyzacji!
Nawet jeśli jesteś zajęty terminami i spotkaniami z interesariuszami, wystarczy kilka kliknięć, aby zapewnić swoim nowym pracownikom doskonałe wrażenia z wdrażania - i tak w kółko. Będzie to wyglądać tak, jakbyś spędził godziny przygotowując się na ich przybycie (nie martw się, Twój sekret jest u nas bezpieczny!).
Ponieważ proces ten jest tak złożony i angażuje wielu interesariuszy, niezwykle ważne jest śledzenie każdego kroku.
Oprócz poinformowania nowego pracownika o porządku dnia, musisz upewnić się, że każda uczestnicząca osoba - menedżer, lider zespołu i mentor - dokładnie wie, czego od nich potrzebujesz i kiedy.
Sprawny proces wdrażania pomaga nowym pracownikom:
- Poczuj się mile widziany i włączony od pierwszego dnia.
- Szybsze osiągnięcie prędkości.
- Zrozumienie oczekiwań.
- Śledź ich cele i tempo.
- Dowiedzą się wszystkiego, czego potrzebują i wzmocnią swoje nowe umiejętności.
- Zrozumienie i dostosowanie się do kultury i wartości firmy.
Poza tym pomaga uniknąć typowych pułapek ze strony pracodawcy - takich jak zapomnienie o zamówieniu nowego laptopa lub zażądaniu dostępu do odpowiedniego oprogramowania.
Przykładowy plan wdrożenia i edytowalna lista kontrolna
Oto nasza sugestia dotycząca kompleksowego planu, który należy uwzględnić w programach wdrożeniowych.
Pobierz naszą listę kontrolną dla nowo zatrudnionych i przykładowy plan wdrażania nowych pracowników, aby łatwo stworzyć własny proces wdrażania.
Zasadniczo każde działanie odnosi się do jednego z pięciu C onboardingu.
Wskazówka: Jeśli edytujesz szablon listy kontrolnej wdrażania, sprawdź, czy zadanie należy do co najmniej jednego z pięciu C: zgodność, wyjaśnienie, kultura, połączenie i sprawdzenie wstecz.
Przygotowanie
Dokumenty
- Wyślij niezbędne dokumenty do podpisania.
- Upewnij się, że dokumenty zostały podpisane.
Dostęp i sprzęt
- Zamów sprzęt (np. laptop, telefon, tablet - i sprzęt biurowy, jeśli dotyczy).
- Przygotowanie kont i praw dostępu.
- Przygotuj inne aktywa.
Przygotowanie zespołu
- Powiadom współpracowników i zarezerwuj spotkania. Najlepiej byłoby zaplanować spotkanie z każdym członkiem zespołu podczas tygodnia wprowadzającego.
- Spotkania wprowadzające są niezbędne dla rozproszonych zespołów, którym brakuje spontanicznych rozmów przy kawie.
- Zablokuj czas w kalendarzu. Warto zorganizować spotkanie powitalne z nowym pracownikiem podczas jego pierwszego dnia i zarezerwować czas na szybkie rozmowy w pierwszym tygodniu pracy.
Upewnij się, że zawartość jest aktualna
- Zaplanuj pierwszy tydzień - nakreśl wszystkie kursy szkoleniowe i zadania dla rekrutera.
- Zbierz materiały dotyczące kultury firmy. Upewnij się, że dołączone są wszystkie filmy instruktażowe.
- Przedstaw kluczowe działy. Przedstaw głównych interesariuszy nowo zatrudnionej osobie: kierownika działu, liderów zespołów, mentora/trenera i (opcjonalnie) CEO/dyrektora.
- Produkt i krajobraz - Skoncentruj się na oferowaniu odpowiedzi na następujące pytania:
✔️ Jakie są Twoje produkty i usługi?
✔️ Jaka jest pozycja konkurencyjna Twojej firmy na rynku?
✔️ Jaka jest misja firmy i jej produktów?
✔️What to Twoja marka rynkowa?
- Polityka wewnętrzna, w tym polityka pracy hybrydowej - w czasach po pandemii wiele firm oferuje elastyczne warunki pracy, w ramach których pracownicy mogą pracować część godzin z domu. Upewnij się, że wyjaśniłeś swoją politykę WFH.
➡️ Sprawdź nasz szablon polityki pracy z domu: Prosta struktura i najlepsze praktyki dla polityki hybrydowej lub pracy z domu.
- Aktualizacja dokumentacji zgodności (w razie potrzeby).
- Gromadzenie treści specyficznych dla danej roli.
- Pamiętaj, aby uwzględnić szkolenie w zakresie prywatności i ochrony danych. Dołącz kontakt: Do kogo nowy pracownik będzie mógł się zwrócić w kwestiach technicznych?
➡️ Zapewnij zgodność z przepisami dzięki gotowemu do użycia szablonowi szkoleniowemu Zavvy z zakresu bezpieczeństwa danych. Obejmuje on takie tematy jak phishing, zarządzanie hasłami, RODO i nie tylko.
Wstępne wejście na pokład
Udany onboarding zaczyna się od preboardingu.
Wyślij pakiet powitalny
- Wysłanie pakietu powitalnego kładzie podwaliny pod zadowolenie pracowników już od pierwszego dnia pracy.
- Oprócz niezbędnych informacji, możesz dołączyć dodatki, takie jak gadżety firmowe, kupony na lunch, a nawet bukiet kwiatów.
Wyślij wiadomość powitalną
- Zapoznaj się z kulturą, zespołem i korzyściami - to pomoże nowemu pracownikowi nabrać ochoty na rozpoczęcie pracy!
- Zapoznaj się z harmonogramem na pierwszy dzień - posiadanie mentalnego obrazu tego, czego mogą się spodziewać podczas pierwszego dnia, pomaga złagodzić stres i niepokój.
- Uwzględnij datę, godzinę i lokalizację rozpoczęcia pracy - nawet jeśli wspomniałeś o tym wcześniej. Twój nowy pracownik ma wiele do zrobienia. Być może przeniósł się również do innego miejsca, więc ułatw mu życie tak bardzo, jak to tylko możliwe!
- Zaoferuj odpowiedź na wszelkie pytania.
Tworzenie relacji
- Zachęcaj do nawiązywania kontaktów - w zależności od osobowości, nowy pracownik może czuć się mniej lub bardziej zmuszony do nawiązywania kontaktów z innymi.
- Nowi pracownicy mogą mieć syndrom oszusta i czuć, że muszą się wykazać przed nawiązaniem kontaktów. Poinformuj ich, że ich opinia jest ceniona od pierwszego dnia i poszukaj sposobów na włączenie ich do wydarzeń networkingowych.
Dzień 1
Zorganizuj niezapomniane przyjęcie
Masz tylko jedną szansę na zrobienie pierwszego wrażenia - więc zrób to dobrze!
- Świętuj, wysyłając wiadomość wprowadzającą do zespołu.
- Przywitaj się osobiście (lub telefonicznie).
- Zorganizuj (wirtualny) lunch.
- Zachęcaj do udostępniania informacji w mediach społecznościowych - pozwól członkom zespołu dzielić się ekscytującymi wiadomościami o nowym członku zespołu na Twitterze lub LinkedIn.
- Udostępnianie w sieciach wewnętrznych i newsletterze - Jeśli korzystasz z sieci wewnętrznej, powitaj nowego pracownika postem z wyrazami uznania. Możesz zawrzeć w nim szczegóły dotyczące jego roli i doświadczenia, a także wyrazić zadowolenie z jego zatrudnienia.
Wskazówka: Zachęć członków zespołu do zaangażowania się w post i wyrażenia swojego podekscytowania.
Rozdaj dostęp do
- Karta dostępu / identyfikator / klucz;
- Sprzęt;
- Narzędzia.
Skieruj ich na właściwe tory
- Wprowadzenie do celów i projektów firmy - skupienie się na celach kwartalnych i rocznych oraz głównych projektach/produktach.
- Przedstawić kluczowe wskaźniki biznesowe i konkurencyjny krajobraz. Pamiętaj, że możesz delegować te zadania członkom zespołu - nawet tym młodszym. Poczują się oni docenieni i spełnieni, gdy zostaną poproszeni o nauczenie nowego pracownika.
- Wprowadzenie do działów i procesów - nawet jeśli osoba rekrutowana pochodzi z podobnej firmy lub stanowiska, przepływ pracy może być zupełnie inny.
- Upewnij się, że uwzględniono procedury komunikacji - jaka jest hierarchia? Jaki rodzaj medium komunikacyjnego jest odpowiedni dla danego typu wiadomości? Niektóre rodzaje komunikacji mogą być lepsze za pośrednictwem poczty elektronicznej, podczas gdy inne są bardziej płynne za pośrednictwem bezpośrednich czatów, takich jak Slack.
Wdrażający kolega
- Przedstaw ich swojemu partnerowi wdrożeniowemu (i przygotuj ich obu). Rola osoby wdrażającej jest bardziej nieformalna niż rola lidera zespołu. Jest to osoba, która nie jest w stanie ocenić wydajności, ale raczej punkt kontaktowy w przypadku jakichkolwiek pytań. Podczas rozpoczynania pracy rozmowa z kolegą może być mniej onieśmielająca, niż rozmowa z przełożonym.
Wskazówka: Idealnie byłoby, gdyby osoba odpowiedzialna za wdrożenie uosabiała wartości firmy i znała rolę nowego pracownika.
Tydzień 1
Formalności
- Poproś ich o podpisanie polityk zgodności.
Przejrzystość
- Pierwsze rozmowy 1: 1 - Rozpoczęcie nowej pracy może być przytłaczające. Wyjaśnij więc nowemu pracownikowi, że może zwrócić się do Ciebie z wszelkimi pytaniami. Regularne kontrole temperatury są kluczowe podczas procesu wdrażania.
Socjalizacja
- Upewnij się, że uczestniczą we wszystkich istotnych spotkaniach. Nie chcesz usłyszeć "jakie spotkanie?" i odkryć, że zapomniałeś zaprosić nowego pracownika.
- Zachęcaj do nawiązywania kontaktów. Jak wspomniano wcześniej, zapraszaj swoich rekruterów na wewnętrzne i zewnętrzne wydarzenia networkingowe. Może zbliża się spotkanie branżowe?
Wskazówka: Pójście o krok dalej może zrobić różnicę i sprawić, że Twoi pracownicy staną się zapalonymi promotorami Twojego miejsca pracy. A zadowoleni pracownicy przekładają się na niższą rotację i wyższe przychody.
Proces
- Stwórz lub przekaż plan na 30-60-90 dni.
Wskazówka: Plan powinien trafić w ręce nowego pracownika tak szybko, jak to możliwe.
Wydajność
- Utwórz początkowe zadanie. Najlepsze procesy wdrażania obejmują praktyczne doświadczenie tak wcześnie, jak to możliwe.
- Zaproponuj pomocne codzienne zasoby. Jakie są dodatkowe zasoby ułatwiające procedurę uczenia się?
Oto kilka przykładów: podcast, darmowy kurs online, a nawet gra, w zależności od tego, czego uczy się Twój pracownik.
Uznanie
- Uczcij pierwszy tydzień małą wiadomością. Pierwszy tydzień jest, miejmy nadzieję, ekscytujący i interesujący, ale może być również intensywny. Jest wiele nowych informacji do zapamiętania i twarzy do rozpoznania. Twój pracownik może martwić się o to, czy spełnił Twoje oczekiwania. Mała wiadomość z wyrazami uznania i zachęty może wiele zdziałać!
Pierwsze 30 dni
Informacje zwrotne
- Poproś o opinie. Skorzystaj z ankiety onboardingowej, aby zebrać spostrzeżenia,
- Skoncentruj się na: Jak oceniają dotychczasowy proces? Komunikacja, nauczanie i integracja społeczna?
- Bądź otwarty i wdzięczny za wszelkie opinie - to cenne informacje, które możesz wykorzystać podczas kolejnych spotkań.
Wskazówki
- Regularnie wysyłaj codzienne wskazówki. Mogą to być zarówno przydatne formuły Excela ułatwiające codzienne obliczenia, jak i najsmaczniejsze smaki w ekspresie do kawy.
- Połączenie praktycznych informacji z zabawnymi ciekawostkami bardziej zaangażuje nowych pracowników.
Odkryj 11 najlepszych praktyk , aby zwiększyć zaangażowanie nowych pracowników.
Kumpel
- Sprawdzaj, co dzieje się z osobą wdrażaną i udzielaj jej wskazówek.
- Upewnij się, że wszystko przebiega płynnie i, jeśli to konieczne, udziel wskazówek, jak postępować.
Pierwsze 60 dni
Trening ról
Gdy minie pierwszy miesiąc, Ty i Twój nowy pracownik powinniście mieć już za sobą większość prac porządkowych. Teraz pracownik może zagłębić się w swoje zadania. W tym miejscu szkolenie specyficzne dla roli zajmuje większą część zadań związanych z wdrażaniem.
- Rozszerzenie szkolenia związanego z rolą. Oczywiście pierwszy tydzień to głównie zadania administracyjne oraz nauka nowych systemów i procedur.
- Aby szkolenie było jeszcze bardziej istotne, możesz dodać do niego wstępne zadania zawodowe.
Przegląd celów
- Przejrzyj pierwsze cele i dokonaj iteracji. Onboarding to delikatna procedura. Nie chcesz onieśmielać nowo zatrudnionej osoby - ale nadal chcesz poinformować ją o oczekiwaniach dotyczących wydajności.
- Rozważ powiązanie każdego zadania onboardingowego z celem. Przejrzyj cele na wczesnym etapie i zobacz, co wymaga dopracowania.
Pierwsze 90 dni
Ciągły rozwój
W ostatnim miesiącu wdrożenia powinno nastąpić przejście od nowo zatrudnionego do głównego członka zespołu.
Zaletą 90-dniowego procesu wdrażania jest to, że pracownik nie czuje się rzucony na głęboką wodę i nie oczekuje się od niego, że będzie wiedział wszystko.
- Zapewnienie płynnego przejścia do ogólnego procesu rozwoju.
- Zachęć pracownika do stworzenia swojego pierwszego planu rozwoju.
- Regularne odprawy i informacje zwrotne unikalne dla onboardingu zostają zastąpione przez standardowy system informacji zwrotnych i oceny.
Informacje zwrotne
- Ponownie zbierz informacje zwrotne - tym razem dotyczące całego procesu wdrażania.
Kumpel
- Zorganizuj końcową odprawę z partnerem wdrożeniowym, aby zebrać spostrzeżenia na temat przydatności programu buddy.
Szukasz więcej inspiracji? Sprawdź ponad 15 dodatkowych szablonów onboardingowych. Gwarantujemy, że znajdziesz coś dla siebie.
➡️ Porzuć żmudne listy kontrolne na rzecz zautomatyzowanego procesu wdrażania, który Twoi pracownicy zapamiętają na długo.
➡️ Uruchom plan wdrożeniowy, który Twoi nowi pracownicy pokochają na autopilocie
Wdrażanie pracowników to inwestycja w pracowników - a tym samym w firmę.
Świetny plan wdrożenia powinien być kompleksowy, ale nie musi być skomplikowany z perspektywy administratora.
Skorzystaj z narzędzia do automatyzacji, aby stworzyć doświadczenie wdrożeniowe, które wyróżnia się i dostarcza informacji oraz integracji wykraczających poza to, co może przekazać nudny arkusz kalkulacyjny. Opłaci się to bardziej lojalnymi pracownikami - i zaoszczędzi czas na skupienie się na swojej strefie geniuszu. Wygrana-wygrana!
Zavvy pozwala stworzyć zautomatyzowany proces wdrażania, który nadal zapewnia niezapomniane wrażenia z wdrażania z ludzkim akcentem. Wielu naszych klientów docenia łatwość obsługi - nawet dla pracowników, którzy nie są obeznani z technologią:
Czas to pieniądz - z przyjemnością obserwujemy, jak jeden z naszych klientów, Storyblok, zaoszczędził 15 godzin tygodniowo podczas skalowania firmy!
Wyobraź sobie, co mógłbyś stworzyć mając 15 dodatkowych godzin tygodniowo.
Jeśli chcesz doświadczyć szybszego zwiększania produktywności swoich pracowników, oszczędzając przy tym mnóstwo czasu, skontaktuj się z nami, aby otrzymać bezpłatne 30-minutowe demo onboardingu!
Pytania
Jak korzystać z szablonu planu wdrożenia?
Możesz użyć go jako inspiracji - radzimy go edytować i nadać mu własny charakter. Użyj go jako podstawy do planowania zautomatyzowanego przepływu pracy onboardingu.
Jak długo powinien trwać onboarding?
Zwykle 3-6 miesięcy - ale czasami cały rok. Czas trwania procesu wdrażania zależy od czynników takich jak złożoność roli i ilość potrzebnych szkoleń. Znaczenie mają również zasoby, do których masz dostęp. Wiele firm ma zbyt krótkie procesy wdrażania, co skutkuje brakiem pewności siebie i produktywności.
Jakie są etapy wdrażania?
Cztery fazy wdrażania to:
- Wstępne wejście na pokład
- Orientacja dla nowych pracowników
- Szkolenie dostosowane do roli
- Ułatwienie przejścia
Niezależnie od tego, czy jest to okres 3 miesięcy, czy całego roku, nie zapomnij uwzględnić ich w procesie wdrażania.