Comment organiser une réunion de fin d'année qui plaira à vos employés ?
La dernière réunion de l'année approche ! Que comptez-vous faire pour terminer l'année sur une note positive, sans pour autant laisser filer les défis ?
Dans ce guide, vous apprendrez tout ce dont vous avez besoin pour organiser une réunion de fin d'année réussie.
L'accent sera mis sur les réunions individuelles, mais nous terminerons par une inspiration pour les réunions d'équipe. Après avoir lu cet article, vous vous sentirez plus à l'aise pour diriger une réunion individuelle de fin d'année et vous aurez des idées pour clôturer de manière festive votre réunion d'équipe.
💬 Qu'est-ce que une réunion de fin d'année ?
Une réunion de fin d'année est un rassemblement, généralement dirigé par les dirigeants de l'organisation ou les chefs de service, qui a lieu à la fin de l'année commerciale. L'objectif de cette réunion est de passer en revue les réalisations, les défis et les enseignements tirés de l'année écoulée.
C'est aussi l'occasion de :
- Reconnaître les contributions du personnel.
- Célébrez les réussites.
- Discuter des objectifs, des attentes et des stratégies pour l'année à venir.
Une réunion de fin d'année est l'occasion pour un manager et son supérieur direct de réfléchir à ce qui a bien fonctionné et à ce qu'ils peuvent améliorer.
Dans le monde d'aujourd'hui, où tout va très vite, il est rare que nous fassions une pause pour évaluer la situation. Pourtant, c'est essentiel pour une réussite durable !
Même si la critique constructive est essentielle, il est tout aussi important d'apprécier ce qui va bien. Lorsque nous apprécions ce qui fonctionne, nous en invitons d'autres à le faire.
En outre, les employés qui se sentent appréciés et reconnus pour leurs efforts sont plus susceptibles de rester au sein de l'organisation - la reconnaissance a donc également un effet positif sur les finances !
Notez que la réunion de fin d'année diffère de la réunion d'évaluation des performances. réunion d'évaluation des performances. Cette réunion a un ton plus informel et se veut une discussion ouverte et honnête de nature plus libre.
Il ne s'agit pas d'une question de performances, mais de personnes : il vise à renforcer la relation entre l'employé et son supérieur hiérarchique direct.
💡 Un conseil avant d'entrer dans le vif du sujet : Envoyez avant la réunion un ordre du jour avec les questions que vous aborderez. Cela permettra de calmer les nerfs et de tirer le meilleur parti de la réunion : vous pouvez vous attendre à ce que vos employés viennent préparés.
🕵️♀️ Quel est l'objectif d' une réunion de fin d'année ?
Réfléchir à l'année écoulée
Qu'est-ce qui s'est bien passé ?
Qu'est-ce qui peut être amélioré ?
L'entretien de fin d'année est l'occasion pour l'employé de s'exprimer en dehors de l'échelle de 1 à 10 qui est plutôt restrictive dans les évaluations de performance. Il permet à l'employé de s'exprimer en termes plus subjectifs et de partager son sentiment sur son développement, l'équipe et la culture de l'entreprise.
Vous pouvez vous inspirer de nos questions sur les entretiens de développement pour préparer la réunion. Elles peuvent être utilisées dans le cadre d'entretiens de développement, au cours desquels les employés peuvent faire part de leurs aspirations à leurs supérieurs.
La réunion de fin d'année est une version allégée d'une conversation sur le développement, qui n'a pas pour but de couvrir toutes les questions.
Discuter des objectifs de croissance et de développement
Qu'est-ce qui réjouit le plus le salarié en matière d'évolution de carrière et de développement?
Y a-t-il des compétences spécifiques qu'ils souhaitent développer ?
Comment pouvez-vous, en tant que chef d'équipe ou manager, les aider à développer ces compétences ? (Naturellement, cela doit être évalué en fonction des exigences de leur fonction actuelle).
S'il y a un manque de compatibilité entre les souhaits de l'employé et ce qui est nécessaire pour le poste, il peut être judicieux d'envisager d'autres postes.
Vous souhaitez également couvrir les objectifs de développement de manière plus précise. Les objectifs de développement se concentrent généralement sur le développement de compétences spécifiques. Idéalement, ils devraient motiver vos employés à mieux travailler.
💡 Il convient de noter que les objectifs dedéveloppement peuvent être plus larges et moins spécifiques que les objectifs de performance.
Un exemple du premier est "développer de solides compétences en communication", tandis que le second peut être "obtenir 100 conversions par mois grâce au marketing par courrier électronique".
Reconnaître les réussites
La reconnaissance est l'un des facteurs les plus importants de la motivation et de la satisfaction des employés.
Félicitez votre employé pour ce qu'il a fait de bien. N'oubliez pas non plus que chacun est motivé par des choses différentes!
Vous avez tout intérêt à connaître suffisamment vos employés pour savoir quel type de reconnaissance les motivera. Certaines personnes s'épanouissent lorsque leurs compétences intellectuelles sont valorisées, d'autres lorsqu'elles sont appréciées pour leurs compétences sociales ou de collaboration.
💡 Conseil : si vous voulez d'autres idées pour la reconnaissance des employés, consultez notre guide !
Discuter des défis
Quels sont les obstacles auxquels l'employé a été confronté au cours de l'année, et pourquoi ?
Que pouvez-vous faire pour éviter que ces problèmes ne se répètent l'année prochaine ?
Planifier l'année à venir
Réfléchissez avec votre employé : dans un an, qu'aimeriez-vous regarder en arrière ?
Quelles sont les réalisations que vous souhaitez voir figurer sur votre liste ?
Quelles sont les compétences que vous souhaitez acquérir ? Souhaitez-vous être promu à une autre fonction ?
💡 Conseil : Partez de l'endroit où votre employé souhaite se trouver dans un an et faites l'ingénierie inverse des étapes nécessaires à la création d'un plan de développement.
Les étapes doivent s'aligner sur les objectifs de développement, mais doivent être liées aux performances et limitées dans le temps.
🏆 Les 4 meilleures pratiques pour les réunions de fin d'année du personnel
Discuter des enseignements tirés tout au long de l'année
Quels sont les enseignements tirés de l'année écoulée ?
Votre employé a-t-il besoin d'aide pour apprendre une nouvelle compétence, une nouvelle technique ou autre chose afin d'éviter de rencontrer les mêmes problèmes ?
Ou devez-vous recruter des ressources supplémentaires ?
Plus vos employés prendront l'habitude de réfléchir aux leçons, plus vite ils les intégreront et éviteront de répéter les mêmes erreurs.
Discuter des objectifs pour l'année à venir
Cela vaut aussi bien pour les employés que pour les équipes.
Qu'est-ce que votre employé est le plus impatient de réaliser au cours de l'année à venir ?
Ont-ils un rôle spécifique à jouer ? Ou peut-être un leadership ou une formation spécialisée ?
Invitez-les également à réfléchir à leur rôle au sein de l'équipe. Explorez les possibilités d'évoluer instantanément dans la direction souhaitée.
Par exemple, s'ils visent un poste de chef d'équipe, peuvent-ils commencer par encadrer un collègue plus jeune ? Ou participer à l'intégration des nouvelles recrues ?
S'aligner sur la stratégie de l'entreprise
Quelle est l'orientation de votre entreprise ?
Les objectifs individuels de votre employé contribuent-ils à la réalisation de ces objectifs ?
S'il n'y a pas d'alignement, cherchez à trouver un compromis.
Prévoir du temps pour une discussion ouverte ou un retour d'information
a réunion doit se dérouler sur un ton positif afin de motiver l'employé pour la nouvelle année. Cela dit, la réunion doit permettre de dissiper tout malentendu ou conflit persistant.
📝 Volez notre modèle d'agenda de fin d'année en tête-à-tête comme raccourci pour votre planification. Vous y trouverez comment commencer une réunion de fin d'année, des points de discussion essentiels sur le développement des employés, et plus encore.
➡️ Pour d'autres modèles d'entretiens individuels, consultez nos guides de réunions complets, tels que les bilans hebdomadaires et les révisions de rémunération. Et si vous avez besoin d'inspiration pour les questions relatives aux réunions individuelles, nous avons également tout ce qu'il vous faut !
👯🏽 Quelles activités puis-je inclure dans une réunion de fin d'année au niveau de l'équipe pour la rendre plus engageante et significative?
Après une année de dur labeur, il est bon de couronner la dernière réunion d'équipe de l'année par des activités ludiques.
Voici quelques idées amusantes et engageantes à incorporer dans votre réunion de fin d'année :
- Mur de la gratitude - Laissez chacun partager une chose qu'il apprécie avec chaque employé ! Facultatif : Notez-le et laissez chaque employé recevoir des commentaires positifs de la part de ses collègues. Vous pouvez le faire à l'avance et distribuer les cartes de remerciement lors de la réunion de fin d'année. Si vous pensez que votre équipe se sentira à l'aise, demandez à chacun de partager ses commentaires positifs pendant la réunion. Vous pouvez également utiliser un logiciel comme Kudo et créer un tableau Kudo que chaque employé conservera !
- Séance de brainstorming pour l'année à venir - Laissez libre cours à votre créativité ! Idéalement, vous répartissez les membres de votre équipe en petits groupes qui peuvent ensuite se réunir et partager leurs résultats. Bien que le brainstorming puisse être associé à l'absence de limites, il peut être judicieux de mentionner les limites éventuelles, par exemple le budget et l'alignement sur les valeurs et les règles de l'entreprise. De cette façon, vous utilisez au mieux l'énergie créative.
- Une célébration amusante et informelle pour clôturer l'année - Si vous avez une équipe à distance, vous pouvez organiser un happy hour virtuel. Si votre budget le permet, envoyez à chacun une carte-cadeau pour un plat à emporter (et une boisson). Ainsi, chacun pourra choisir les plats et les boissons qui correspondent à ses préférences alimentaires, et vous pourrez partager un dîner de fête virtuel.
- Retraite d'entreprise - Si vous disposez d'un budget suffisant et que vous avez la possibilité de faire venir des employés éloignés, terminer l'année par une retraite peut être une expérience inoubliable. Elle permettra à vos employés de nouer des liens et de renforcer l'esprit d'équipe, ce qui peut être particulièrement utile si les membres de votre équipe ne se sont jamais rencontrés en personne. Cela demande beaucoup plus de planification et de logistique (et de moyens financiers) que les autres options, mais les récompenses seront à la hauteur !
- Un quiz amusant pour mieux connaître vos collègues - Les règles sont simples : chacun partage à tour de rôle deux vérités et un mensonge à son sujet, et laisse les autres deviner lequel est le mensonge.
- Les chasses au trésor virtuelles peuvent être source d'excitation et de rire et susciter des conversations intéressantes. Fixez une date limite et invitez chaque personne à collecter des objets bizarres. Pensez à ajouter une touche saisonnière en incluant une vilaine décoration de Noël ou un aliment de fête. Attribuez des prix à ceux qui ont rassemblé le plus grand nombre d'objets dans le délai imparti, ainsi que des prix bonus pour la créativité.
- Salle d'évasion virtuelle - C'est un moyen amusant d'amener les gens à réfléchir, à résoudre des problèmes et à collaborer ! Répartissez vos employés en équipes et laissez-les évoluer dans des salles d'évasion virtuelles. De nombreux logiciels et applications proposent des salles préétablies sur différents thèmes et niveaux de difficulté.
👥 Comment terminer une réunion sur une note positive ?
La dernière impression est souvent celle qui reste. En d'autres termes, même si vous partagez neuf points positifs avec votre employé, mais que vous terminez par un point négatif, il quittera la réunion avec un léger mauvais goût.
Heureusement, cela peut être évité si vous savez comment clôturer la réunion de manière positive !
Voici quelques exemples pour votre réunion d'équipe de fin d'année :
- Passez en revue les mesures à prendre pour chaque personne et laissez de la place pour les questions. Personne n'aime quitter une réunion en se sentant plus confus qu'avant. En revanche, on éprouve un sentiment d'accomplissement et de satisfaction lorsque l'on quitte la réunion en sachant clairement comment faire avancer l'équipe et que tout le monde sait ce qu'il faut faire ensuite.
- Posez une question amusante et répondez à tour de rôle. Pour la réunion de fin d'année, une question type est : que ferez-vous pendant les vacances ? Vous pouvez aussi choisir quelque chose de plus petit, comme "quel est le moment inattendu qui vous a fait rire la semaine dernière ?
- Faites un petit exercice de respiration. Si vous traversez une période intense, par exemple un lancement ou une campagne de vente, quelques minutes pour évacuer le stress et calmer vos nerfs peuvent faire une grande différence dans votre humeur et votre bien-être général.
- Mettez en avant les réalisations positives. Rappelez à vos employés le chemin parcouru depuis quelques semaines ou quelques mois. Remerciez chacun pour son travail et ses contributions tout au long de l'année, et encouragez-les à se reposer et à se déconnecter pendant leurs congés. Ils le méritent bien !
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