Le guide complet pour donner un retour d'information constructif
Le retour d'information est essentiel pour un lieu de travail performant. Il favorise la croissance de l'entreprise, le développement individuel et une culture d'entreprise équitable.
La productivité, l'évolution de carrière et la fidélisation des employés bénéficient toutes d'un retour d'information efficace - le retour d'information est comme le GPS de l'évolution des employés.
Qu'est-ce qui rend le retour d'information efficace ? Tout d'abord, il doit être constructif.
Oxford Languages définit le terme "constructif" comme "servant un but utile ; tendant à construire". Cela semble assez simple. Pourtant, donner un retour d'information constructif n'est pas toujours facile.
Vous pouvez craindre que le destinataire :
- prendront le retour d'information de manière négative ;
- changera leur attitude à votre égard et créera un environnement de travail inconfortable ;
- ne seront pas en mesure de faire face à la demande, ce qui entraînera une baisse du moral et des performances ;
- n'utiliseront pas le retour d'information (surtout s'ils l'ont déjà fait par le passé) ;
- les désengagera et les incitera à chercher un nouvel emploi.
Mais avec un bon état d'esprit et des lignes directrices, le processus de retour d'information ne sera pas une expérience négative !
Apprenez à utiliser efficacement le retour d'information constructif et à promouvoir une culture de la croissance dans votre entreprise.
🔄 Qu'est-ce qu'un retour d'information constructif sur le lieu de travail ?
Les professionnels des ressources humaines doivent savoir quand utiliser le retour d'information des salariés et, plus important encore, comment l'utiliser.
Il est essentiel de trouver un équilibre entre les louanges et les critiques pour encourager l'amélioration sans nuire au moral des troupes.
Le retour d'information constructif sur le lieu de travail s'appuie sur quelques éléments clés. Ces éléments sont les suivants :
- Encourager les aspects positifs.
- Identifier les domaines à améliorer.
- Proposer des solutions pour améliorer ces domaines.
Conseil n° 1 : veillez à ce que vos critiques soient utiles. Ne donnez pas de commentaires pour le plaisir de donner des commentaires. Au contraire, gardez à l'esprit l'objectif final (l'amélioration des performances de l'employé) et travaillez dans ce sens.
Conseil n° 2 : il est essentiel d'équilibrer les commentaires positifs et négatifs afin de maintenir le moral des troupes tout en mettant en évidence les possibilités d'amélioration.
Conseil n° 3 : veillez à proposer des solutions et des conseils. Il ne suffit pas de souligner les problèmes pour formuler un retour d'information constructif.
Conseil n° 4 : n'oubliez pas de rester constructif, même lorsque vous abordez des problèmes ou des comportements graves.
🙅♂️ Retour d'information constructif ou destructif
Le contraire de constructif est destructif.
Vous devez absolument éviter les retours d'information destructeurs : Vous risquez de rendre vos employés moins productifs en leur donnant un retour d'information destructeur.
Malheureusement, lorsqu'il s'agit d'un retour d'information correctif sur le lieu de travail, de nombreuses émotions jouent contre vous : la peur, la tristesse, la confusion et la fierté, pour n'en citer que quelques-unes.
Si vos commentaires ne sont pas constructifs, vous risquez non seulement de perdre votre temps, mais aussi d'obtenir l'effet inverse en affectant le moral de l'employé.
Voici quelques mesures que vous pouvez prendre pour éviter un retour d'information destructeur :
- Concentrez-vous sur l'action, pas sur la personne.
- Offrir un soutien et des solutions.
- Évitez les problèmes peu clairs ou les solutions irréalistes.
- Essayez de ne pas faire de micro-gestion.
Certains employés sont plus sensibles que d'autres au retour d'information, qu'il soit positif ou négatif.
D'autres peuvent rapidement se mettre sur la défensive lorsque quelqu'un met en doute leurs performances.
Mais un retour d'information constructif visera toujours les comportements plutôt qu'une personne en particulier et son caractère.
Éviter les critiques destructrices
Vous devez également veiller à proposer un soutien et des solutions lorsque vous identifiez des problèmes. Se contenter de signaler un problème ou un point faible sans donner de conseils pour l'améliorer n'est pas très constructif.
Il se peut que l'employé ne sache pas comment résoudre le problème, c'est pourquoi il faut essayer de donner un retour d'information exploitable dans la mesure du possible.
Des attentes floues ou irréalistes peuvent rapidement être à l'origine du stress et de l'épuisement de vos employés.
Par exemple, il est important de définir des attentes claires et des objectifs réalistes pour les employés occupant des postes de direction. En l'absence d'objectifs réalisables et d'une voie claire pour les atteindre, vous laissez vos employés se débattre seuls et douter de leurs capacités.
La combinaison du stress, du doute et d'objectifs flous est la recette d'un moral bas et de sentiments négatifs à l'égard du projet ou de leur travail en général.
En même temps, vous ne voulez pas faire de la microgestion pour des tâches simples ou évidentes en cours de route.
La microgestion peut avoir un impact négatif sur le travail et l'attitude d'un employé. Accompagnez vos commentaires de conseils, mais ne privez pas l'employé de son autonomie, à moins qu'il n'ait besoin d'une aide spécifique.
🏆 Pourquoi faut-il donner une critique constructive ?
Les objectifs finaux de la critique constructive sont d'améliorer les performances et de faciliter la croissance.
Vous essayez de corriger des actions ou d'améliorer un flux de travail sans sacrifier le moral ou instiller le doute.
La création d'une culture du feedback positif sur le lieu de travail encourage l'amélioration et l'apprentissage parmi les collègues.
Lorsqu'il est bien fait, le retour d'information constructif peut donner à un employé le sentiment d'être apprécié et influer positivement sur son moral. En l'absence d'un retour d'information régulier, vos employés se demandent s'ils font du bon travail.
Le retour d'information axé sur les performances est nécessaire au développement professionnel, car il permet de fixer des objectifs et d'encourager l'amélioration des compétences.
En l'absence d'objectifs de développement et de retour d'information, il est facile pour les employés de se sentir coincés dans la même vieille routine. Si certains ne voient pas d'inconvénient à ce manque de variété, d'autres peuvent être amenés à chercher un changement.
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👀 Différents types de retour d'information
Maîtriser les différents types de retour d'information constructif est un art.
Il est important de comprendre la différence entre la critique et le retour d'information constructif pour les opérations du personnel.
La critique, par nature, est un terme négatif.
La clé d'un retour d'information efficace est d'avoir les compétences de leadership nécessaires pour équilibrer la négativité de la critique avec des conseils constructifs.
Conseil n° 1 : accompagnez vos critiques de phrases positives à l'intention des employés.
Examiner des exemples de feedback constructif peut être un excellent exercice. Nous avons compilé une liste de 35 exemples de phrases pour vous inspirer.
Un retour d'information négatif est nécessaire pour identifier les domaines à améliorer. En revanche, un retour d'information positif améliore le moral en mettant en évidence les points forts qui ne nécessitent que peu ou pas d'amélioration.
Conseil n° 2 : l'astuce consiste à garder une attitude positive tout en identifiant les domaines à améliorer.
Conseil n° 3 : Bien qu'il existe différents styles de retour d'information, le concept de base reste le même : des communications constructives qui suggèrent des actions pour réduire les erreurs courantes et fixer des objectifs de développement.
➡️ Vous vous posez encore des questions ? Quel type de retour d'information est le plus utile ? Découvrez quel type de retour d'information est le plus utile dans différentes situations.
💡 10 bonnes pratiques pour donner une critique constructive
Un retour d'information de qualité comporte de nombreux aspects qui permettent de faire passer le message nécessaire tout en minimisant l'impact négatif. Voici dix bonnes pratiques et des conseils supplémentaires pour formuler des critiques constructives :
1. Identifier le domaine spécifique faisant l'objet d'un retour d'information correctif
Cela peut sembler évident, mais vous devez vous assurer d'avoir une raison légitime lorsqu'il s'agit de donner un retour d'information correctif. Il est peu probable que des critiques formulées pour le simple plaisir d'en faire aient un effet positif.
Conseil n° 1 : assurez-vous que vous abordez un problème spécifique que les employés peuvent améliorer.
Les critiques imprécises ou inutiles ne feront qu'engendrer de la frustration chez l'employé.
Conseil n° 2 : Utilisez la critique pour résoudre un problème, et non pour créer un problème afin d'avoir quelque chose à critiquer.
2. Indiquez l'objectif de votre retour d'information
Lorsque vous donnez un retour d'information, veillez à en communiquer la raison et l'objectif final.
Tip#1 : Donner un retour d'information positif dans le cadre d'une évaluation programmée est acceptable, mais un retour d'information constructif doit être mérité et digne d'intérêt.
L'objectif final sera presque toujours l'amélioration de l'employé, ce qui aura également un impact sur les résultats de l'entreprise.
Conseil : Faites savoir à vos collaborateurs que vous souhaitez les voir s'améliorer et continuer à progresser dans leurs fonctions, d'où la nécessité d'un retour d'information sur les performances.
3. Donner des conseils pratiques
Souligner un problème sans proposer de solution ou d'orientation peut faire plus de mal que de bien.
En outre, le fait de signaler un problème impossible peut nuire à la confiance d'un employé et le charger inutilement.
Conseil : Encadrez une conversation plus productive qui vous permettra de travailler ensemble sur un plan d'action.
Par exemple, plutôt que de dire "c'est un problème", essayez de demander "comment résoudre ce problème".
4. Pinpoint les domaines à améliorer et proposer des suggestions spécifiques
En tant que responsable des ressources humaines, vous n'avez pas toujours la réponse à tous les problèmes. Les compétences spécialisées de l'employé et ses connaissances dans son service signifient probablement qu'il a plus d'expertise que vous pour résoudre le problème.
Conseil n° 1 : si vous n'êtes pas en mesure de proposer une solution, donnez les conseils que vous pouvez et demandez à l'employé comment il s'y prendrait pour résoudre le problème.
Conseil n° 2 : vous pouvez également leur demander s'ils ont besoin de quelque chose pour surmonter les obstacles qui se dressent sur leur chemin. Après tout, votre objectif n'est pas seulement d'améliorer les performances, mais aussi de favoriser l'épanouissement des employés. Montrez au travailleur que vous êtes de son côté et non contre lui.
5. Adopter un ton appréciatif et adapter le style de retour d'information à l'employé
Connaître un employé est utile pour élaborer un retour d'information à son intention. Certains accepteront volontiers les commentaires sur les performances, tandis que d'autres les percevront comme une expérience négative. Vous n'aurez pas toujours une relation personnelle avec chaque employé (nouveaux embauchés, travailleurs à distance), aussi mettez-vous à profit vos premières interactions pour mieux les connaître.
Dans tous les cas, assurez-vous qu'ils vous aident, vous et l'entreprise, en étant ouverts à un retour d'information qualitatif.
Conseil : Une attitude positive et un langage appréciatif peuvent contribuer à éloigner les émotions négatives.
6. Donner à la personne la possibilité de répondre et être ouvert à ses préoccupations
Essayez d'établir dès le début que la conversation est à double sens.
Supposons que vous émettiez des critiques sans y répondre. Dans ce cas, vous ne bénéficiez pas de l'avis de l'employé, qui pourrait vous éclairer sur la cause des problèmes.
S'il propose une explication au problème, concentrez-vous sur la résolution de ce problème plutôt que de le considérer comme une excuse. Avec un peu de chance, vous pourrez remonter à la source du problème et élaborer un plan pour le résoudre.
7. N'édulcorez pas vos commentaires
Il est essentiel de maintenir le moral des employés lorsqu'on leur demande leur avis. Mais en fin de compte, un retour d'information critique doit être donné.
Conseil : il ne sert à rien d'attirer l'attention sur un problème ou de le minimiser pour le voir ressurgir plus tard.
Il y a de fortes chances que l'employé soit déjà conscient du problème ou de ses faiblesses. En identifiant ses points faibles et en lui proposant des suggestions, vous pourrez peut-être l'aider à les surmonter. Il en résultera un travailleur plus compétent et plus satisfait - une situation gagnant-gagnant selon nous.
8. Éviter les généralisations
Comme nous l'avons déjà mentionné, la critique doit avoir un objectif clair.
Conseil n° 1 : il vaut mieux dire à un employé, lors de l'entretien annuel d'évaluation, que vous n'avez rien à lui proposer, plutôt que d'inventer un problème là où il n'y en a pas.
Chaque fois que vous émettez des critiques inutiles, vous risquez de nuire au moral et aux performances.
Conseil n° 2 : gardez toujours à l'esprit le problème spécifique, la solution et l'objectif final. Dire à quelqu'un qu'il est bon dans son travail ou qu'il pourrait mieux faire une tâche sans le guider ou le raisonner n'apporte aucune valeur ajoutée.
Un retour d'information continu, surtout s'il n'est pas équilibré, peut rapidement conduire à une surcharge d'informations.
9. Réitérer le soutien et la gratitude
Après avoir fait part de vos commentaires positifs et négatifs, assurez-vous de réitérer que vous appréciez qu'ils aient pris le temps de travailler à leur développement professionnel et qu'ils vous aient fait part de leurs propres commentaires.
Conseil : Un employé qui fait preuve d'ambition et d'un désir d'apprendre est un atout précieux pour votre entreprise. Veillez à entretenir ces qualités.
Envisagez d'utiliser des enquêtes de retour d'information pour savoir ce que les employés aiment et n'aiment pas à propos du processus afin d'améliorer vos compétences en matière de retour d'information.
Vous pouvez même créer un modèle de réunion pour votre équipe de direction. De plus, créez et partagez un échantillon d'exemples de feedbacks constructifs pour vous en inspirer - inutile de les laisser dans l'ignorance.
10. Résumer et fixer une date pour le suivi
Une fois que vous avez tout passé en revue et que vous avez trouvé des plans et des solutions, n'hésitez pas à faire le point et à conclure.
Conseil n° 1 : vous pouvez même rédiger un plan d'attaque pour aller de l'avant. Élaborez un plan avec toutes les actions résultant du retour d'information.
Conseil n° 2 : planifiez les prochaines réunions et envisagez de fournir une liste détaillée de ce dont vous avez discuté. Il s'agit d'un plan de développement de l'employé et d'une expérience d'apprentissage, et non de microgestion.
Conseil n° 3 : vous devez inculquer le concept de retour d'information permanent tout en évitant la lassitude.
🧑🏻💻 5 Conseils pour fournir un retour d'information à un personnel éloigné
Si la plupart de ces conseils sont universels, ils peuvent s'avérer plus compliqués en fonction de votre canal de communication et de vos modèles de travail.
Par exemple, dans les lieux de travail éloignés, il peut être difficile de faire part de son appréciation par le biais d'un texte (tel qu'un courriel).
En outre, si l'on considère le retour d'information comme un pilier du développement des employés, son rôle est encore plus précieux pour les travailleurs à distance.
Lorsque l'on travaille à distance, il y a moins d'espace pour apprendre par l'observation et l'écoute active des conversations dans l'espace de travail. Les employés ne peuvent pas déterminer eux-mêmes s'ils sont sur la bonne voie.
Il existe également une possibilité minimale de retour d'information informel qui peut, par exemple, se produire en soumettant certaines idées à leurs collègues.
Conseil n° 1 : le retour d'information devient encore plus vital pour les travailleurs à distance afin qu'ils s'améliorent et qu'ils relèvent les défis ou les erreurs. Veillez à ce que les travailleurs à distance reçoivent un retour d'information en temps utile.
Conseil n° 2 : opter pour un retour d'information par chat vidéo peut réduire le risque d'une interprétation négative. Un chat vidéo positif et amical est un excellent moyen d'équilibrer la négativité potentielle d'une critique constructive par rapport à un courriel sec et impersonnel.
Conseil n° 3 : si vous ne partagez pas le même espace de travail, vous aurez probablement moins d'interactions interpersonnelles avec les employés éloignés.
Conseil n° 4 : en général, les travailleurs à distance ont moins d'occasions d'interagir avec leurs collègues et d'acquérir des compétences professionnelles. Il est donc d'autant plus important de mettre en place un système de retour d'information régulier.
Conseil n° 5 : fixez une heure standard pour les réunions en tête-à-tête. Par exemple, vous pouvez utiliser ces réunions pour discuter des domaines à améliorer et réfléchir à des solutions de rechange pour toute tâche qui ne s'est pas déroulée comme prévu.
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Donner un retour d'information constructif peut s'avérer difficile, mais on dit que rien de ce qui vaut la peine d'être fait n'est facile.
Un retour d'information constructif est nécessaire pour une amélioration significative, car il permet d'identifier les possibilités de croissance et de développement.
Mais si vous vous fiez uniquement aux entretiens annuels d'évaluation pour donner un retour d'information, vous manquez des occasions de promouvoir un état d'esprit de croissance.
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