Plus qu'un portail - Créez des expériences attrayantes qui accompagnent automatiquement les nouveaux employés, les responsables des ressources humaines, les amis et tous les autres. Pour une productivité plus rapide, une meilleure première impression et d'innombrables heures économisées.
Il n'y a pas de deuxième chance pour une première impression.
Sur le lieu de travail, l'intégration est la première impression.
Il n'est donc pas étonnant qu'un processus d'intégration solide soit essentiel pour la satisfaction des employés, leur fidélisation et leur productivité.
Un portail ou un logiciel d'intégration est une étape importante pour garantir un processus sans heurts. Lisez la suite pour comprendre ce qu'est un portail d'intégration, ses avantages, des conseils pour l'intégration des nouveaux employés et comment créer une expérience d'intégration exceptionnelle.
Un portail d'accueil des employés est un site sur lequel les nouveaux employés commencent à travailler lorsqu'ils rejoignent une entreprise. Grâce à ce portail, les recrues peuvent accéder à toute une série d'informations sur votre entreprise, la politique du personnel, le flux de travail, le mécanisme d'organisation et bien d'autres choses encore.
Nous aimons considérer le portail d'intégration comme une"porte" vers les premières expériences des nouveaux employés au sein de votre entreprise. Il constitue un point d'accès unique aux informations pertinentes pour tous les nouveaux employés.
Un portail d'accueil des employés est similaire à un logiciel d'accueil. Cependant, la principale différence est que ce dernier est plus holistique, dynamique et moderne.
Un logiciel d'intégration complet est moins un portail statique - et ajoute une couche de livraison automatisée qui emmène les gens dans un voyage guidé à travers le temps.
Une plateforme d'onboarding est la même chose qu'un logiciel d'onboarding.
D'où l'évolution moderne d'un portail statique.
Tous trois ont pour objectif principal d'offrir aux nouveaux employés une expérience accueillante qui leur permette d'entrer en contact avec leurs collègues et avec l'entreprise.
Un portail d'intégration des employés permet à une organisation d'offrir à ses nouveaux employés un guichet unique pour tout ce qu'ils ont besoin de savoir.
Les autres avantages de l'intégration systématique sont les suivants
L'intégration sans papier renforce votre image de marque et le nom de votre organisation tout en aidant les nouveaux employés à s'installer plus rapidement. Un portail d'intégration permet d'offrir une expérience attrayante et compétitive dans la guerre des talents.
Un processus d'intégration sans faille entraîne une plus grande satisfaction des employés et des taux de rétention plus élevés.
Selon l'étude du Brandon Hall Group, 60 % des organisations ayant un processus d'intégration rationalisé ont une stratégie de recrutement optimisée.
Lors d'embauches fréquentes, la programmation, le suivi et l'envoi de rappels vous coûteront des heures ! Les portails d'intégration servent de guichet unique pour toutes les informations et automatisent une partie du travail.
Ils fournissent des informations détaillées couvrant le contenu visuel et l'accès aux documents. Les nouveaux embauchés et l'équipe des ressources humaines se sentent ainsi à l'aise avant même le premier jour.
Les processus d'intégration ne se déroulent pas tous dans les bureaux des ressources humaines. Pour les travailleurs en personne, les services informatiques doivent installer leurs ordinateurs, faire valider leur stationnement, créer de nouveaux laissez-passer, assigner des responsables hiérarchiques pour préparer les intronisations... la liste est sans fin.
Sans portail d'intégration, il est difficile pour les RH de savoir quels processus sont terminés et qui doit faire l'objet d'un contrôle et d'un suivi rapprochés.
Voici quelques conseils qui vous aideront à passer à la vitesse supérieure en matière d'accueil des nouveaux arrivants.
La première impression est importante ! Un processuspreboarding aide les nouveaux embauchés à comprendre ce qui les attend - et c'est une excellente occasion de les enthousiasmer.
Le processus de pré-intégration peut inclure un"kit de bienvenue" comprenant des éléments tels que
Nous avons tous connu un jour ou l'autre le trac du nouvel employé. La meilleure façon de mettre vos recrues à l'aise est de les réunir dans une atmosphère détendue.
Cela permettra de répondre à d'éventuelles questions, d'établir une relation et de créer un climat propice à l'environnement de travail. Veillez à ce que le ton de la réunion soit amical, chaleureux et léger. Un peu de rire ne fait pas de mal !
Les statistiques d'intégration indiquent que 87 % des entreprises déclarent que les systèmes d'intégration buddy accélèrent les compétences et les capacités des nouveaux employés.
Le systèmebuddy aide les nouveaux employés...
Un processus d'intégration standardisé donne aux recrues un sens de l'orientation. Il permet également de réduire le temps consacré à l'intégration des employés et d'augmenter la productivité.
Vous pouvez le faire en ajoutant une liste de contrôle, en classant les documents requis et même en organisant une formation si possible. Toutes ces choses sont plus faciles à gérer si vous disposez d'un portail d'accueil.
Le meilleur moyen de savoir si vos nouveaux employés s'intègrent bien est de leur fournir un retour d'information constant, ce qui facilite la tâche ;
Cela vous permet également d'avoir un point de vue extérieur sur ce qui doit être amélioré dans le processus d'intégration.
L'intégration d'un employé n'est pas quelque chose qui se termine au bout d'une journée. Il faut du temps pour qu'un nouvel employé s'habitue à la vie quotidienne dans une entreprise, aux processus essentiels, à la culture, etc.
De plus, lorsque l'on travaille virtuellement, les choses ont tendance à prendre un peu plus de temps. Bien sûr : il y a moins de conversations informelles et il faut donc plus de temps pour se familiariser avec les choses.
Envoyer aux nouveaux employés un accès à un portail d'intégration statique, c'est s'assurer que l'information est destinée à être perdue.
Un processus d'intégration comprend 4 phases :
Quelle que soit la solution d'intégration que vous choisissez, elle doit tenir compte de ces phases et guider toutes les parties prenantes tout au long du processus.
Voici un flux de travail exemplaire sur Zavvy pour les trois premiers jours seulement.
Cette méthode est bien plus efficace qu'un portail statique car
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Un portail d'accueil efficace automatise les tâches sèches et les courriels/messages et crée une expérience globale durable.
Voici quelques-uns des éléments à rechercher dans un portail d'accueil :
Le portail d'accueil peut-il s'intégrer aux systèmes et outils existants dans l'entreprise ?
Lorsque vous achetez un logiciel d'accueil des nouveaux arrivants, vous devez vous assurer qu'il est compatible avec vos principaux outils de gestion des ressources humaines, tels que Bamboo HR, Workday, ou Personio.
Tous les portails ou logiciels d'accueil ne sont pas compatibles avec la vidéo et l'audio. Le visuel et l'audio étant des processus d'apprentissage essentiels pour les apprenants, assurez-vous que votre solution est compatible avec tous les systèmes multimédias que vous utilisez au quotidien, qu'il s'agisse de Loom, Vimeo ou YouTube, de votre Google Drive ou de Sharepoint.
L'outil d'intégration prend-il en charge les outils de collaboration tels que Slack, Teams, etc. Malheureusement, tous les nouveaux embauchés ne sont pas suffisamment confiants pour poser des questions en tête-à-tête avec leurs supérieurs.
L'envoi de messages par ces canaux multiplie par trois l'efficacité de la communication par rapport au courrier électronique.
Pouvez-vous intégrer des tâches pour toutes les parties prenantes à l'aide du portail d'accueil ? Par exemple, est-il facile d'informer le service informatique, le responsable ou même de mettre en place un programme buddy à l'aide du portail ?
Par exemple, une mini-étude de cas de Microsoft a révélé que 56 % des nouveaux embauchés qui ont rencontré au moins une fois leur équipe d'accueil ( buddies ) ont fortement contribué à la réussite de l'équipe dans son ensemble. Pourquoi ne pas en tirer parti ?
Le portail d'onboarding peut-il aussi faire du preboarding? Preboarding sert de pont entre le moment où un employé accepte une offre et celui où il entame le processus d'onboarding.
Puisqu'il suscite l'enthousiasme pour l'ensemble du processus de recrutement, il est essentiel de l'intégrer dans votre système d'intégration.
Preboarding aide également les salariés en place :
Un système de gestion de l'apprentissage (LMS) peut être utilisé comme lieu central pour tous les cours de formation au sein d'une entreprise. Dans certains cas, l'"onboarding" est l'un de ces cours.
Les principales caractéristiques d'un système de gestion des cours comprennent la gestion des cours, les fonctions de construction des cours, la gestion des utilisateurs et le suivi.
Alors, avez-vous besoin d'un LMS ? Oui et non.
Comparé à un wiki ou à un portail d'accueil, un LMS peut créer une meilleure expérience. Les wikis permettent à une organisation de partager rapidement des idées en reliant des pages simples.
Cependant, la plupart des systèmes LMS ne sont pas spécialement conçus pour l'onboarding. De nombreux systèmes de gestion de l'apprentissage sont beaucoup trop complexes, manquent d'intégrations puissantes ou sont incapables de fournir l'expérience guidée mentionnée ci-dessus.
Zavvyvous aide à mettre en place une expérience d'intégration unique et structurée qui séduira les nouveaux employés dès le premier jour (ou avant) - et automatise le travail nécessaire pour y parvenir.
Avec Zavvy, vous pouvez mettre en place votre premier processus d'onboarding en quelques minutes.
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Il est judicieux de commencer à utiliser un portail ou un logiciel d'intégration dès que l'on entrevoit la possibilité d'embaucher un grand nombre de personnes.
Mais il ne faut pas attendre.
Le fait est que : Une fois que vous serez occupé à recruter un grand nombre de personnes, il vous sera plus difficile de prendre le temps de mettre de l'ordre dans votre processus.
Mais cela vous permettra d'économiser des heures chaque semaine. Vous pourrez alors libérer des heures pour vous recentrer sur le recrutement, l'amélioration de l'expérience des personnes ou l'apprentissage et le développement.
Curieux de savoir comment les autres procèdent ?
Découvrez comment Alasco a réduit de moitié le délai de productivité tout en obtenant un excellent retour d'information de la part des employés dès le premier jour.
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