Comment utiliser les plans d'amélioration des performances pour créer une culture de soutien et de haute performance ?
Si vos employés ne savent pas qu'ils ont un problème concernant leurs aptitudes et leurs compétences, comment pourraient-ils s'améliorer ?
Mais si vos employés ne peuvent rien faire pour améliorer leurs performances, cela peut empêcher l'entreprise d'atteindre ses objectifs.
C'est là qu'intervient le plan d'amélioration des performances (PIP).
Les employés ne peuvent pas lire dans vos pensées. Bien sûr, certains d'entre eux peuvent avoir une idée de leur baisse de productivité, mais ils peuvent aussi avoir du mal à trouver le bon plan d'action.
Il est de votre devoir d'aider les employés à améliorer leurs compétences et leurs connaissances. Mais ne considérez pas les PIP comme des mesures correctives semant la panique sur le lieu de travail.
Des PIP efficaces sont l'un des nombreux instruments à votre disposition pour créer une culture d'entreprise positive fondée sur les valeurs de l'apprentissage et de l'amélioration continus, de la collaboration et du soutien.
Vous n'arrivez pas à démarrer ? Nous avons tout ce qu'il vous faut : des conseils, des exemples et un modèle de plan.
🧰 Qu'est-ce qu'un plan d'amélioration des performances (PIP)?
Un plan d'amélioration des performances est un outil de soutien pour les employés dont les performances sont insuffisantes, visant à les aider à surmonter les problèmes de performance .
Les PIP peuvent être considérés comme des feuilles de route qui indiquent aux employés comment parvenir à leur destination, à savoir l'amélioration des performances. Parmi les éléments de cette feuille de route, citons
- formation ;
- l'amélioration ou la requalification des compétences ;
- le coaching et le mentorat, etc.
Les PIP permettent aux employés d'identifier leurs faiblesses et leurs comportements négatifs tout en leur fournissant des lignes directrices pour s'améliorer afin d'atteindre des normes de performance spécifiques.
En outre, cet outil documenté définit les objectifs individuels des employés, les délais nécessaires pour atteindre les objectifs fixés et les conséquences des différents résultats. De plus, il inclut les ressources disponibles que l'organisation mettra à la disposition des employés pour leur permettre de s'améliorer.
Conseil n° 1 : la qualité d'un PIP et sa mise en œuvre sont essentielles à la réussite de la gestion des performances des employés.
Conseil n° 2 : Vous ne voulez pas que les employés que vous dirigez aient l'impression que leur évaluation a été injuste.
⚖️ Devriez-vous mettre en œuvre des PIP ?
"Je pense qu'il est très important d'avoir une boucle de rétroaction, où l'on pense constamment à ce que l'on a fait et à la façon dont on pourrait le faire mieux. Elon Musk.
75 % des salariés apprécient les systèmes de retour d'information. Cependant, 85 % des salariés envisageraient de démissionner s'ils estimaient que leur évaluation des performances était injuste.
La question est donc la suivante : devez-vous mettre en œuvre des PIP ?
L'utilisation de plans d'amélioration des performances présente de nombreux avantages, mais il y a aussi des inconvénients essentiels à prendre en compte.
🟢 Les avantages des PIP
Voici quelques-uns des principaux avantages de la mise en œuvre de plans d'amélioration des performances des employés.
Amélioration de la culture d'entreprise
La culture d'entreprise est la façon dont les organisations font les choses. Elle comprend des comportements et des attitudes informels, ainsi que des systèmes structurés.
Les PIP renforcent la responsabilisation, poussant chacun à travailler et à atteindre les objectifs de l'entreprise. En conséquence, les employés n'auront aucun mal à acquérir de nouvelles compétences pour bien faire leur travail. Ce qui, à son tour, augmentera la productivité.
Amélioration des performances des employés
Soixante-quatorze pour cent des salariés sont prêts à se recycler ou à acquérir de nouvelles compétences pour rester employables.
Étant donné qu'un PIP établit un plan pour répondre aux difficultés d'un employé, il l'aidera à améliorer ses compétences à un niveau personnel.
Un employé bien formé sera plus à même de faire son travail et sera plus performant. Vous n'aurez donc pas à le remplacer.
En outre, l'investissement dans les employés est rentable à long terme. Ils seront disponibles si vous devez pourvoir des postes vacants lorsque certains partent à la retraite ou démissionnent.
Plus efficace que les révisions annuelles
Environ 64% des employés pensent que le retour d'information qu'ils reçoivent doit être amélioré.
En outre, 92 % des salariés souhaitent recevoir un retour d'information plus d'une fois par an.
Les plans d'amélioration des performances constituent donc une excellente alternative.
En règle générale, les PIP durent de 30 à 90 jours. Cela vous permet de fournir un retour d'information aux employés plus fréquemment, ce qui leur permet d'obtenir plus d'informations sur leur évolution et de mettre en œuvre leurs suggestions plus rapidement.
Gain de temps et d'argent
Lorsqu'un employé ne répond pas aux attentes et ne change pas, vous n'avez peut-être pas d'autre choix que de le licencier. Mais licencier des employés signifie embaucher et former d'autres personnes pour occuper ces postes sans savoir si elles seront performantes.
Il n'est pas étonnant que la perte d'un employé puisse coûter à votre entreprise 150 à 200 % de son salaire annuel.
Vous devrez dépenser de l'argent pour publier le poste vacant, sélectionner et interviewer les candidats, et les intégrer. Dans le même temps, la productivité globale de l'équipe souffrira jusqu'à ce que le poste soit pourvu et même au-delà, jusqu'à ce que l'intégration soit terminée.
Par conséquent, l'utilisation d'un PIP pour former et développer les talents existants permettra d'économiser du temps et de l'argent.
En outre, vous pouvez observer l'évolution de la carrière de l'employé et le promouvoir à l'intérieur de l'entreprise puisque le talent est déjà disponible. C'est une situation gagnant-gagnant pour toutes les parties concernées.
🛑 Les inconvénients des PIP
Mais les PIP ne sont pas que soleil et arc-en-ciel. De nombreux salariés peuvent paniquer lorsqu'ils reçoivent un PIP, l'interprétant à tort comme un prélude à leur licenciement.
Baisse du moral des employés
Le salarié moyen peut considérer le suivi d'un PIP comme une attaque personnelle contre ses capacités. Il risque donc de perdre le moral, de se désengager davantage sur le lieu de travail et de causer des problèmes.
Augmentation de la rotation du personnel
Lorsque les employés considèrent un plan d'amélioration des performances comme un avertissement ou une mesure disciplinaire, ils risquent de se désengager et de commencer à chercher un autre emploi.
Conseil : il vous incombe de communiquer clairement et de convaincre les employés que les PIP sont un outil qui les aide. Dans le même temps, cependant, vous devez être clair dans vos attentes en matière de performances.
Dans quelles circonstances les performances sont-elles insuffisantes ?
🕖 Quand faut-ilmettre en œuvre un PIP ?
En raison des réactions mitigées qu'un PIP est susceptible de susciter, il convient de le traiter avec prudence.
Bien entendu, un PIP n'est pas nécessaire pour tous les employés ou toutes les performances négatives. Mais certaines situations nécessitent des PIP.
Voici les cas où les employés peuvent avoir besoin d'un plan d'amélioration personnel.
Quand votre entreprise pivote
Les changements organisationnels importants peuvent vous sembler tout à fait logiques. Mais de nombreux employés y résisteront probablement.
L'introduction de plans d'amélioration des performances peut s'avérer efficace lorsque l'entreprise change de cap, en particulier s'ils impliquent plusieurs personnes.
Conseil : vous pouvez présenter chaque PIP comme une redéfinition des rôles au sein de l'entreprise et vous assurer que chaque employé est prêt à gérer les changements.
Ce faisant, les employés seront moins sur la défensive et plus enclins à participer à la transformation tout en améliorant leurs compétences.
Lorsqu'il y a un changement radical dans les exigences du rôle
L'introduction de nouvelles technologies est problématique parce qu'elle peut changer complètement la façon dont tout le monde travaille.
La bonne nouvelle, c'est que 69 % des responsables qui considèrent que leurs transformations numériques sont réussies ont proposé des formations avant et après la mise en service.
Lorsqu'une entreprise adopte une nouvelle forme de technologie ou fait l'expérience d'une percée technologique, c'est le bon moment pour introduire les PIP.
Conseil : vous pouvez redéfinir les rôles et les domaines d'intervention, créer un plan de développement et de croissance, fournir un retour d'information continu et suivre les progrès des employés.
Lorsque les performances de l'employé sont très faibles
Lorsque les performances d'un employé se détériorent à un point tel que l'entreprise ne peut plus l'ignorer, vous devez utiliser un PIP pour offrir à cet employé une dernière chance de redresser la situation et de sauver son emploi.
🪜 Créez votre plan d'amélioration des performances en 7 étapes
À quoi ressemble un bon plan d'amélioration des performances ?
Voici un guide sur l'élaboration d'un plan efficace pour vos employés.
1. Déterminer les performances acceptables
Commencez par définir ce qu'est une performance acceptable pour l'employé et le poste qu'il occupe.
À quoi ressemble la réussite d'une personne occupant un poste particulier ?
Conseil : vous pouvez définir des performances acceptables en termes de productivité, d'engagement, de temps, etc.
Par exemple, si votre employé est un vendeur, vous devez spécifier le chiffre d'affaires moyen attendu par semaine, par mois ou par an.
D'autre part, pour un gestionnaire, certaines des questions qui peuvent se poser peuvent concerner
- s'ils traitent bien leurs juniors,
- la performance globale de l'équipe sous leur responsabilité,
- s'ils donnent l'exemple, etc.
2. Rechercher les causes profondes d'une performance insatisfaisante
Lorsque les performances d'un employé chutent de manière significative, il peut y avoir une bonne raison pour laquelle cette personne n'est plus aussi productive qu'elle devrait l'être ou qu'elle l'était auparavant.
Par exemple, il peut s'agir d'un employé qui vient d'adopter un enfant, qui est en instance de divorce ou qui souffre d'une maladie grave.
Conseil : comprendre la cause première du problème vous permet de déterminer la meilleure action à entreprendre pour améliorer leurs performances.
3. Créer des objectifs mesurables
Vos objectifs doivent être mesurables. Ils doivent également être spécifiques aux rôles et aux situations personnelles des employés.
Conseil : utilisez donc des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps (SMART).
Par exemple, vous pouvez indiquer que l'employé doit réaliser des ventes de machines agricoles d'une valeur de 200 000 dollars dans les trois mois.
Rappelez-vous que si vos objectifs sont irréalistes et non quantifiables, il sera difficile pour quelqu'un de les atteindre. Commencez donc par étudier chaque fonction et par comprendre comment elle contribue aux objectifs de l'entreprise. Tenez également compte des ressources et des systèmes de soutien existants au sein de l'entreprise.
➡️ Découvrez 14 exemples d'objectifs de développement et les moyens de les atteindre.
4. Communiquer clairement avec les employés
Il est essentiel de faire comprendre à l'employé qu'un PIP n'est ni une mesure disciplinaire ni un préambule à un licenciement. Les employés ne doivent pas se sentir menacés lorsque vous les placez sous surveillance.
Conseil : veillez à ce que vos employés considèrent les PIP comme un outil qui les aide à surmonter leurs lacunes et leur permet de donner le meilleur d'eux-mêmes.
5. Mettre l'accent sur la positivité
Vous devez être aussi positif que possible à chaque étape du plan d'amélioration des performances.
Conseil : même lorsque vous discutez d'une action négative, évitez d'attaquer la personne que vous critiquez.
6. Rédiger un plan d'action
Votre stratégie d'amélioration des performances doit comprendre un plan d'action comportant certains éléments essentiels :
- Des objectifs intelligents, comme nous l'avons vu précédemment.
- Des étapes que les employés peuvent franchir et célébrer. Le fait de franchir des étapes permet aux employés de ressentir un sentiment de réussite, ce qui rend l'ensemble du processus plus positif.
- Un calendrier comprenant chaque étape jusqu'à ce que l'employé atteigne 100 % des objectifs fixés. Un plan d'amélioration des performances ne peut pas durer indéfiniment.
- Un calendrier de vérification vous permettant de fournir un retour d'information pertinent et d'affiner les domaines d'intervention.
- Toutes les ressources disponibles. Par exemple, devront-ils suivre des cours en ligne ou l'entreprise fournira-t-elle des évaluations par les pairs et les clients ? Ou encore, quelqu'un offrira-t-il un mentorat individuel pour guider l'employé dans ses démarches ?
7. Veiller à ce que l'employé comprenne les attentes en matière de performances et les répercussions possibles.
Vous devez expliquer comment l'entreprise aidera les employés à atteindre les objectifs fixés dans le cadre du PIP. Cela signifie qu'il faut communiquer clairement les attentes de l'entreprise et les répercussions possibles lorsque les employés n'atteignent pas les objectifs fixés.
Conseil : N'oubliez pas que plus vous serez clair sur les attentes de l'entreprise, mieux vous vous porterez en cas d'examen juridique ultérieur.
💡 7 Conseils pour des PIP efficaces
Le succès ou l'échec de vos plans d'amélioration des performances dépendra en grande partie de la manière dont vous les structurez et les mettez en œuvre. Voici sept conseils pour des PIP efficaces.
Soyez direct et précis lorsque vous communiquez les résultats de l'analyse des performances.
Vous devez expliquer clairement à chaque employé examiné quels sont ses problèmes.
Vous devez également mettre en lumière tout modèle de comportement spécifique auquel il convient de s'attaquer.
Conseil : incluez les évaluations précédentes et les commentaires des pairs afin qu'ils comprennent ce sur quoi ils doivent travailler.
Élaborer un calendrier préliminaire pour les sessions de vérification et de retour d'information.
Communiquez également la manière dont vous mesurerez les progrès de l'employé. Par exemple, vous pouvez utiliser des évaluations d'équipe et des enquêtes de retour d'information.
Avoir une attitude positive et constructive
Lors de l'amélioration des compétences de l'employé, il convient d'émettre des critiques constructives personnalisées, en félicitant l'employé pour les choses qu'il a faites correctement et en indiquant clairement les domaines dans lesquels il doit encore s'améliorer.
Conseil : N'oubliez pas de critiquer l'action et non la personne. Vous éviterez ainsi de vous démoraliser et de vous mettre sur la défensive.
En outre, vous devez proposer des solutions réalistes et pratiques pour résoudre les problèmes de l'employé. Évitez également de microgérer l'employé, afin qu'il ait la possibilité de travailler sur les défis auxquels il est confronté.
➡️ Pour plus de bonnes pratiques et de conseils sur l'utilisation du retour d'information pour créer une culture d'entreprise engageante, consultez nos 20 meilleures pratiques pour le retour d'information des employés.
Adopter une communication à double sens
La résolution des problèmes des employés nécessite la participation de toutes les parties prenantes, y compris de l'employé dont les performances sont examinées. Par conséquent, écoutez-les et demandez-leur leur version des faits ainsi que des suggestions sur ce qu'il convient de faire.
Conseil : Les gens sont plus enclins à accepter le changement lorsqu'ils peuvent traiter leurs problèmes de manière proactive. Et comme ils disposent d'informations de première main sur leurs problèmes, ils peuvent vous donner des indications que vous pourrez inclure dans le plan d'action.
Expliquer clairement les attentes et les répercussions
Nous ne saurions trop insister sur l'importance de faire part de vos attentes en matière de performances et d'amélioration. Et plus vous serez précis, mieux ce sera.
Conseil n° 1 : faites savoir aux employés ce que vous attendez d'eux après qu'ils ont accédé aux ressources disponibles.
Par exemple, quelles sont les attentes en matière de performances après la formation ?
Conseil n° 2 : Soyez aussi factuel que possible lorsque vous communiquez vos attentes, afin que vos interlocuteurs ne prennent pas les choses personnellement, mais comprennent la gravité de leur situation.
Conseil n° 3 : N'oubliez pas non plus d'énoncer clairement les conséquences en cas de non-respect des objectifs, notamment le licenciement, le transfert dans un autre service et la rétrogradation.
Documenter les conversations au fur et à mesure des réunions de contrôle
Les PIP peuvent revenir vous hanter.
C'est pourquoi vous devez documenter les discussions qui ont lieu lors des réunions de contrôle.
Conseil : Les notes de réunion constituent un excellent point de référence pour vous et pour l'employé que vous supervisez.
Évaluer la progression du plan
Sans retour d'information, les plans d'amélioration des performances ne fonctionneront pas.
Les évaluations à 360 degrés permettent donc de répartir la charge de la critique sur l'ensemble du personnel et de haut en bas de l'échelle. Par conséquent, les responsables, les collègues et même les clients donneront leur avis.
Vous pouvez procéder à des évaluations à 360 degrés par le biais de réunions de contrôle individuelles au cours desquelles vous aurez des discussions personnelles avec l'employé. Vous pouvez également inclure des enquêtes, des évaluations par les pairs et des évaluations des performances.
Conseil : chaque partie doit fournir un retour d'information indépendant afin d'éviter les préjugés.
Vous pouvez ensuite travailler avec l'employé pour affiner les domaines d'intervention sur la base du retour d'information. Une fois qu'il a terminé une étape du plan d'amélioration en améliorant son comportement, sa productivité et ses compétences, il peut passer à l'étape suivante.
Récompenser les succès à la fin du plan
Des programmes de reconnaissance et de récompense efficaces augmentent les performances de l'employé moyen de 11,1 %. Vous ne pouvez donc pas faire l'impasse sur la récompense de la réussite à la fin du plan.
Bien entendu, l'une des récompenses les plus importantes à la fin de la période PIP est la liberté dont jouit l'employé par rapport à l'examen de son supérieur.
Mais vous pouvez leur offrir davantage en termes de récompenses.
Conseil : Envisagez d'accorder une reconnaissance publique et privée à l'excellent travail effectué, un déjeuner gratuit, des voyages payés avec leurs pairs, des cartes-cadeaux, des notes de remerciement écrites à la main, etc.
🏢 E xemples de plans d'amélioration des performances
Voici quelques exemples de plans d'amélioration des performances qui méritent d'être imités.
Améliorer le service à la clientèle
Si vous souhaitez qu'un employé améliore son service à la clientèle, mettez en place des mécanismes permettant aux clients de vous faire part de leurs commentaires. Ces mécanismes peuvent prendre la forme d'enquêtes, d'avis en ligne et de témoignages.
En outre, formez les employés et donnez-leur les moyens de faire preuve d'empathie et de trouver de manière proactive des solutions aux problèmes des clients.
Et il n'est jamais inutile d'introduire des outils technologiques qui aident tout le monde à travailler plus efficacement.
Par exemple, un centre de données peut créer un PIP pour un représentant du service clientèle qui a fait l'objet de nombreuses plaintes de la part de clients. Les clients n'étaient pas satisfaits des solutions apportées à leurs problèmes de produits et de leur comportement impoli, et vous devez donc vous attaquer à ces problèmes.
Le PIP comprendra
- Un cours de remise à niveau sur les détails des produits et la gestion des clients.
- L'objectif est d'obtenir au moins quatre témoignages positifs de clients dans un délai de 60 jours.
Améliorer la productivité
Lorsque les employés ne produisent pas autant de travail qu'ils le devraient un jour ou une semaine donnés, il peut être utile de leur faire suivre un plan d'amélioration des performances.
Par exemple, supposons que vous dirigiez une agence de marketing de contenu et de référencement SaaS B2B. L'un de vos meilleurs rédacteurs commence à prendre du retard. Au lieu de rédiger les 15 000 mots hebdomadaires habituels, il n'en soumet plus que 5 000. Pourtant, vous exigez davantage de productivité. Vous demandez à l'employé ce qui ne va pas et il vous répond qu'il vient d'adopter un bébé et qu'il a du mal à faire face à la situation.
Pour tenir compte des responsabilités supplémentaires du rédacteur en tant que nouveau parent, vous pouvez fixer une limite de 10 000 mots par semaine, lui demander de soumettre un travail de 2 000 mots au rédacteur en chef avant la fin de chaque journée et prévoir une rencontre bihebdomadaire pendant au moins trois mois.
Si le rédacteur réussit, il conserve son emploi. En revanche, s'il échoue, vous devrez peut-être le licencier ou le rétrograder à un poste moins bien rémunéré.
Améliorer les compétences spécifiques à un rôle
L'exemple ci-dessous est celui d'un rédacteur de contenu marketing dont la productivité est faible et dont les compétences en matière de référencement et de grammaire sont médiocres.
Domaines d'amélioration :
- Faible rendement d'écriture
- Erreurs grammaticales excessives
- Mauvaises compétences en matière de référencement
Principaux objectifs du plan d'amélioration des performances:
- Augmenter la production d'écrits.
- Acquérir des compétences en matière de référencement.
- Intégrer de nouveaux outils pour améliorer la qualité de l'écriture.
Les étapes de l'amélioration :
- Augmenter le nombre de mots écrits de 5 000 à 10 000 par semaine.
- Chaque article doit obtenir au moins 90 % sur Grammarly.
- Apprenez à utiliser Clearscope pour incorporer des mots-clés pertinents dans le contenu et la méta-description.
Soutien supplémentaire requis :
- session de coaching sur les meilleures pratiques pour un contenu réussi.
- Comptes premium Grammarly et Clearscope.
Plan d'action et échéances :
- Soumettre 2 000 mots à la fin de chaque jour de la semaine jusqu'au 19 novembre 2022.
- Créez des articles contenant un minimum d'erreurs en les passant au crible de Grammarly Premium. Vérifiez également qu'il n'y a pas de plagiat.
- Regarder la vidéo de formation Clearscope fournie par courriel par l'éditeur. Compléter la formation Clearscope avant le 29 septembre 2022.
- Créer le premier article sur la plateforme Clearscope et s'assurer qu'il obtienne au moins un B+ d'ici le 5 octobre 2022.
- Incorporer Clearscope dans le flux de travail quotidien d'ici le 19/11/2022.
Calendrier de suivi :
Vérification hebdomadaire 1:1 - tous les vendredis à 20h00 par vidéoconférence.
📝 Modèles de plans d'amélioration des performances
Nous avons créé un modèle de plan d'amélioration des performances pour vous aider. Vous pouvez facilement le personnaliser pour chaque employé.
Vous trouverez ci-dessous le modèle de plan d'amélioration des performances en format pdf modifiable.
Nous avons également créé une version Word de notre modèle.
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Avec les bons outils, vous pouvez mettre les employés aux commandes de leur croissance et de leur développement.
Notre logiciel de développement des employés permet des cycles de croissance et de développement transparents. Tous vos employés peuvent bénéficier d'un cadre de compétences:
- comprendre leur rôle, et
- ce qu'ils doivent faire pour s'acquitter de leurs responsabilités avec succès.
Et pour chaque employé dont les performances doivent être améliorées, il y a toujours notre logiciel de feedback 360. Vous pouvez l'utiliser pour obtenir un retour d'information de la part de toutes les parties concernées à tous les niveaux de l'organisation, afin d'améliorer l'engagement, les performances et la croissance.
Recueillez un retour d'information significatif et exploitable et reliez-le aux objectifs de développement de l'employé. C'est une formule gagnante pour une équipe engagée et performante.
Prenez contact avec nous pour une démonstration gratuite de 30 minutes afin de voir nos solutions en action.
❓ FAQ sur le plan d'amélioration des performances
Un plan d'amélioration des performances est-il une mesure disciplinaire ?
Les PIP ne sont pas destinés à sanctionner les employés, mais peuvent servir de soutien formel aux employés dont les performances sont insuffisantes.
Un plan d'amélioration des performances est-il nécessaire ?
Les PIP ne sont pas toujours nécessaires, sauf si les mauvaises performances d'un employé sont significatives et affectent les objectifs et les résultats de l'entreprise.
Les plans d'amélioration des performances sont-ils efficaces ?
Les PIP bien structurés qui définissent des objectifs spécifiques et fournissent des ressources complètes sont efficaces.
Pour être efficace, vous devez donc clarifier : les objectifs de l'employé, les délais, le matériel de soutien, le calendrier de contrôle, etc.
Quand faut-il utiliser un plan d'amélioration des performances ?
Vous devez utiliser les PIP lorsque les mauvaises performances d'un employé ont un impact significatif sur le moral de l'équipe, la productivité de l'entreprise et les résultats.
Quelle est la durée du plan d'amélioration des performances ?
La plupart des PIP durent de 30 à 90 jours, en fonction de la gravité du problème.