Découvrez les 11 principales méthodes et techniques de feedback et apprenez à donner un feedback efficace.
Le chemin qui mène à la contre-performance des employés est pavé de bonnes intentions. Vous ne voulez pas être à l'origine du désengagement de vos employés en leur donnant un retour d'information. Vous réprimez donc vos inquiétudes et leur permettez de répéter leurs erreurs.
En détournant le nez du problème, votre personnel ne saura pas s'il travaille bien ou mal. Cela crée un risque de baisse de moral. Les employés ne seront pas motivés pour atteindre leurs objectifs, ce qui aboutira à ce que vous essayez d'éviter.
Ce que l'on peut retenir de ce scénario, c'est que le retour d'information est indispensable à toute organisation qui s'efforce de rester au sommet. Mais surtout, il faut donner ce retour d'information de la bonne manière.
Supposons que vous décidiez de donner un retour d'information et que vous finissiez par être trop personnel ou trop dur. Une telle approche peut avoir des conséquences désastreuses pour vous, pour l'employé et pour l'organisation.
Cet article explique en détail les différents types de retour d'information et les techniques permettant d'éviter de tels désastres.
🔄 L' importance d'un bon retour d'information
Seuls 2 % des employés s'engagent après le retour d'information.
Mais un retour d'information efficace ne se résume pas à une simple session d'évaluation organisée entre les managers et leurs subordonnés directs.
Il s'agit plutôt d'un processus continu caractérisé par l'échange d'informations constructives, la programmation d'un suivi et la fixation d'objectifs SMART.
Tous ces facteurs permettent d'éviter que les mauvaises habitudes ne fassent tache d'huile et ne se transforment en problèmes plus importants demain.
Tous les employés ne sont pas les mêmes et une technique unique n'est donc pas idéale. Les bonnes méthodes de retour d'information tiennent compte de la nature dynamique des employés et vous aident à prendre des décisions éclairées pour résoudre les problèmes.
Certains employés sont extravertis et n'hésitent pas à s'asseoir face à vous pour recevoir un retour d'information constructif.
D'autres peuvent être trop timides pour vous regarder dans les yeux et préfèrent que cela se fasse de manière anonyme par le biais d'un feedback à 360°.
🔍 Types de retour d'information des salariés
Par le fournisseur
L'auto-rétroaction consiste à se donner un retour d'information à soi-même.
Les questions d'auto-évaluation poussent les employés à mieux comprendre leurs performances en identifiant leurs forces, leurs faiblesses et leurs réalisations. Cela vous aide à déterminer les prochaines étapes pour vous améliorer tout en bénéficiant du soutien de vos collègues.
Le retour d'information par les pairs (ou évaluation à 360° par les pairs) fait référence à l'échange d'informations entre les employés.
L'évaluation par les pairs peut se faire de manière anonyme. Les pairs partagent généralement leurs idées à l'aide de formulaires d'enquête créés par les responsables ou les services des ressources humaines.
Le feedback des pairs peut porter sur des aptitudes et des compétences spécifiques à un rôle ou sur des domaines plus généraux tels que la collaboration, la contribution à l'équipe, etc.
Les employés développent un sentiment de solidarité lorsque tous sont confrontés à des tâches similaires et partagent quotidiennement le même espace de travail. Cette étroite relation de travail leur permet de mieux se connaître, parfois même mieux que les managers.
De plus, cela les place dans la meilleure position pour se donner mutuellement un retour d'information perspicace.
Le retour d'information de l'encadrement, également connu sous le nom de retour d'information ascendant, se fait du bas de la hiérarchie vers le haut.
Dans ce cas, ce sont les employés qui donnent un retour d'information à leurs supérieurs et non l'inverse.
Ce type de retour d'information aide les managers :
- découvrir les angles morts ;
- traiter les lacunes en matière de compétences managériales qui pourraient être à l'origine de la sous-performance ou du désengagement des employés, ou y contribuer.
Le retour d'information descendant est un flux de retour d'information du haut vers le bas de la hiérarchie.
Il peut s'agir d'entretiens individuels entre les cadres et leurs subordonnés directs ou d'enquêtes de retour d'information vers le bas.
Une fois le retour d'information recueilli, le manager informe l'employé de ses performances, des domaines dans lesquels il n'est pas performant et de ce qu'il peut faire pour s'améliorer.
Par format
Le retour d'information informel fait référence au retour d'information que vous donnez de manière décontractée plutôt que professionnelle. Il n'est pas nécessaire de fixer une date ou de planifier l'événement, car il peut se produire de manière aléatoire.
Par exemple, les pairs peuvent échanger des informations informelles tout en prenant un café dans la salle de repos.
Le retour d'information formel doit être programmé et est continu. Les évaluations formelles sont également obligatoires, ce qui signifie que tous les employés doivent y participer. Il peut s'agir, par exemple, des entretiens annuels d'évaluation ou du retour d'information du supérieur hiérarchique et de ses pairs.
Le feedback formatif fonctionne comme un test pilote. Il a lieu avant ou pendant l'intégration ou la formation des employés. Il a pour but d'aider les responsables à obtenir des réponses de la part des employés sur les lacunes de la formation et sur la manière de l'adapter à leurs besoins.
Par exemple, le retour d'information formatif répond à des questions telles que : "Les thèmes de la formation sont-ils enseignés de manière à ce que vous les compreniez ?", "Y a-t-il des indications que les objectifs de la formation seront atteints ?"
Le retour d'information sommatif intervient à la fin d'un programme de formation. C'est la réponse des employés que les responsables utilisent pour mesurer l'efficacité de la formation.
Par exemple, les responsables testeront les employés sur la base des thèmes de formation afin d'évaluer les améliorations significatives des compétences et des aptitudes des employés. Les résultats influenceront ensuite les décisions des responsables quant à la meilleure voie à suivre pour aller de l'avant.
Par qualité
Un retour d'information constructif combine des faits et des observations plutôt que des rumeurs ou des hypothèses. L'objectif est d'aider le destinataire à comprendre ce qu'il fait de bien ou de mal et l'impact sur l'organisation. Il lui fait également savoir qu'il a la possibilité de corriger ses erreurs en l'aidant à se fixer des objectifs.
De son côté, le donneur de feedback reste objectif et met de côté ses sentiments personnels à l'égard du destinataire, ce qui accroît son efficacité.
Par exemple : "Sarah, j'admire la façon dont vous vous exprimez pendant les réunions : "Sarah, j'admire la façon dont vous vous exprimez pendant les réunions. Je pense qu'il serait préférable de ne pas interrompre vos collègues jusqu'à ce qu'ils aient fini de parler. Vous pouvez essayer de faire signe au président la prochaine fois pour éviter les perturbations. Qu'en pensez-vous ?"
💡Vous avez besoin d'autres exemples ? Nous avons rassemblé 30 exemples supplémentaires de feedback constructif pour des scénarios de compétences et de comportements spécifiques. De plus, nous avons également inclus quelques conseils pratiques pour les managers.
Les commentaires destructeurs sont ceux qui s'attaquent directement à la personnalité des employés ou qui exploitent leurs faiblesses. Il ne dit pas au destinataire quel est le problème, comment et pourquoi c'est un problème, et ce qu'il peut faire pour le résoudre.
Par exemple : "Sarah, tu parles trop" : "Sarah, tu parles trop".
Le feedback d'appréciation est un type de feedback axé sur l'appréciation des employés. L'objectif est de reconnaître leur travail et leur contribution au lieu de travail.
Par exemple : "Merci d'avoir pris de mes nouvelles et de m'avoir aidé à rester au courant des projets : "Merci de prendre de mes nouvelles et de m'aider à me tenir au courant des projets. Vous êtes un excellent coordinateur d'équipe."
👩🏫 5 Techniques pour donner un retour d'information
Le sandwich du retour d'information
Les sandwichs Feedback sont garnis de :
- un compliment au sommet ;
- une déclaration négative au milieu ;
- une autre déclaration positive au bas de la page.
Voici à quoi cela ressemble :
Le chignon du haut : Thomas, j'ai adoré ta présentation sur l'intégration plus efficace des nouveaux employés.
La viande : Cependant, j'ai trouvé qu'elle devait être plus engageante. Essayez de le raccourcir et de le rendre plus vivant.
Le chignon de base : Mais dans l'ensemble, c'est du bon travail ! Continuez comme ça !
Cette technique d'évaluation et d'évitement remonte aux philosophes grecs de l'Antiquité, Démocrite et Aristippe. Ils ont développé une théorie sur la nature humaine qui consiste à maximiser le plaisir et à éviter la douleur à tous les stades de notre existence.
Aujourd'hui, de nombreux employeurs utilisent cette technique pour atténuer les critiques qu'ils formulent à l'encontre de leurs employés.
Mais le sandwich du retour d'information n'est pas le plus savoureux à avaler.
S'il s'agit d'une béquille sur laquelle les managers peuvent s'appuyer, le message central du retour d'information se perd en cours de route. Vos collaborateurs peuvent commencer à se demander : "Ai-je bien travaillé ou mal travaillé ? Je ne sais plus où j'en suis".
La prochaine fois que vous leur donnerez un retour d'information, ils risquent de s'attendre à de mauvaises nouvelles après les positives, ce qui diminuera la confiance.
Pour y remédier :
- Commencez par les points positifs ;
- apporter une contribution constructive ;
- terminez le feedback par des solutions concrètes que les employés peuvent utiliser pour rectifier la situation au lieu de mélanger votre point principal avec d'autres compliments.
Dialogues d'amélioration
Les dialogues d'amélioration sont des méthodes de feedback amusantes qui permettent de faire parler les employés sans les presser avec des questions pour qu'ils donnent leur feedback. Le jeu est simple. Vous et un employé vous asseyez ensemble pour piocher dans une pile de cartes ou choisir dans une liste sur laquelle sont inscrits des dialogues à moitié terminés.
Chaque déclaration représente un sujet différent.
Par exemple : "Je suis plus performant lorsque..." (facteurs de performance), "Je veux en savoir plus sur..." (besoins de formation).
Lorsque les employés choisissent une déclaration, ils doivent la compléter par tout ce qui leur vient à l'esprit.
Par exemple : "Je suis plus performant dans un environnement de collaboration : "Je suis plus performant dans un environnement collaboratif".
Ensuite, c'est à vous de répondre avec votre propre déclaration.
Cette contribution permet de faire avancer les choses et vous aide à construire la conversation grâce à votre contribution. Vous pourrez ainsi recueillir suffisamment d'informations sur le sujet.
Une fois que vous y êtes parvenu, le jeu se poursuit et votre employé choisit une autre carte ou une autre déclaration.
Le script DESC
Un retour d'information inefficace est vague et non ciblé, deux problèmes importants que le script DESC tente de résoudre.
L'acronyme DESC signifie Décrire, Exprimer, Préciser et Conséquences. Il a pour but de donner une image parfaite du problème au destinataire du retour d'information et de l'aider à comprendre le résultat souhaité.
La partie descriptive du retour d'information se concentre sur le comportement que le donneur a personnellement observé, et non sur les observations collectives de ses collègues.
En recevant des informations individuelles, le destinataire n'a pas l'impression que ses pairs se liguent contre lui.
La phase d'expression de la technique DESC consiste à dire au destinataire comment la situation vous a fait sentir ou a eu un impact négatif. Vous précisez ensuite ce que vous aimeriez qu'il fasse pour aller de l'avant et vous lui indiquez les résultats de ce que vous suggérez (à la fois positifs et négatifs).
Par exemple : "Ethan, je suis resté au bureau hier pour terminer notre projet : "Ethan, je suis resté au bureau hier pour terminer notre projet. De ce fait, je suis rentré tard à la maison. Je me suis sentie stressée par la responsabilité de gérer nos deux tâches. Je préférerais que nous travaillions en étroite collaboration à l'avenir. De cette façon, nous pourrons terminer nos projets plus tôt et prendre de l'avance sur le suivant".
Quoi et pourquoi ?
La technique du "Quoi et pourquoi" est simple.
Chaque fois que vous souhaitez donner un retour d'information positif ou une critique constructive, concentrez-vous sur ce que l'employé a fait (le "quoi") et dites-lui ensuite pourquoi il a été efficace ou inefficace (le "pourquoi").
Cette technique efface les doutes et les craintes de tout employé, car il sait qu'il ne s'agit pas de sa personnalité. Il s'agit plutôt de quelque chose qu'il a fait, et il verra les répercussions de cette action.
À l'avenir, il devrait leur être plus facile d'adopter davantage ces attitudes positives ou d'éviter de répéter les mêmes erreurs.
Par exemple : "Nadia, j'ai le sentiment que votre attitude attentive envers nos clients les a mis à l'aise. J'ai pu constater qu'ils se sentaient valorisés et qu'ils étaient plus enclins à discuter de leurs affaires."
Prévisionnel
Le feedforward se préoccupe davantage de l'avenir que le feedback, qui se concentre sur les comportements passés ou actuels.
L'objectif de cette technique est de détourner l'attention des actions que nous ne pouvons pas changer.
Les erreurs et les actions déjà commises sont gravées dans le marbre. Comme il est impossible de revenir en arrière pour les modifier, la meilleure solution consiste à élargir les possibilités de l'avenir. Le feedforward vise à éviter qu'une nouvelle erreur ne soit commise.
Feedforward ne dit pas : "Mike, cela fait trois jours que tu arrives en retard au travail". Elle dit plutôt : "Pour les prochaines semaines, je te suggère de faire du covoiturage avec Thomas. Il arrive toujours en avance au bureau".
💡 4 Conseils pour un retour d'information plus efficace
1. Être précis
Il est facile de jouer le jeu des reproches et d'évoquer les erreurs commises par vos employés au cours des dernières semaines.
Mais le retour d'information devient obsolète et inefficace lorsqu'il tourne autour du pot.
Au lieu de cela, concentrez-vous sur un comportement que vos employés ont récemment manifesté et expliquez pourquoi ce comportement pose problème.
Ne partez pas du principe qu'ils connaissent tous les contextes. Il se peut qu'ils ne sachent même pas qu'il s'agit d'un problème important jusqu'à ce que vous le souligniez.
Par exemple, ne dites pas : "Anna, tu m'interromps toujours quand je parle".
L'employé se retrouve alors sur la défensive, se demandant quand cela s'est produit.
Ils sont alors obligés de vous prouver que vous avez tort.
Voici une meilleure façon d'aborder le problème.
"Anna, ce matin, pendant la réunion de l'équipe, tu as interrompu mon discours...."
Cette approche précise le moment où la situation s'est produite et l'endroit où elle s'est produite. Il est donc plus facile pour les employés de se souvenir de leurs erreurs et de les corriger.
2. Écouter
34% des salariés déclarent que leurs supérieurs n'écoutent pas lorsqu'ils expriment leurs opinions.
Souvent, les managers s'empressent de dire à leurs collaborateurs ce qu'ils font de bien ou de mal. Mais il est également essentiel de s'arrêter un instant et d'écouter. Vous pourriez être à l'origine du problème.
En écoutant le point de vue de vos employés, vous pourriez découvrir des erreurs que vous n'avez même pas conscience de commettre.
Il vous aidera également à trouver des solutions réalistes aux problèmes rencontrés sur le lieu de travail.
3. Donner des conseils pratiques
Terminez toujours le retour d'information en suggérant des solutions afin d'aider les employés à savoir quelle est la prochaine étape.
Ils ne peuvent pas toujours lire dans vos pensées.
Vous pouvez donc dire : "J'ai besoin que vous amélioriez vos conceptions de l'I.U.", et ils ne comprendront pas ce que vous voulez dire.
Mettez-vous à leur place et donnez votre avis sur la manière dont vous aborderiez la situation.
Le plus important est que ces solutions soient réalisables et personnalisées.
Il serait regrettable de leur conseiller de s'inscrire à des formations coûteuses que leur budget et leur emploi du temps ne leur permettent pas de suivre.
4. Être cohérent
Instaurez une culture du retour d'information dans laquelle chacun s'attend à recevoir un retour d'information et s'y prépare à l'avance. Encouragez l'état d'esprit de croissance dans votre organisation en proposant des programmes de formation au retour d'information. De cette manière, chacun apprend à donner et à recevoir un retour d'information correct, du sommet de la structure organisationnelle jusqu'à la base.
Mais dans l'ensemble, ne vous limitez pas à un seul canal de retour d'information. Au contraire, utilisez plusieurs méthodes et techniques de retour d'information pour vous assurer que chaque employé se sente à l'aise.
Conseil : utilisez un logiciel de rétroaction à 360° et activez des paramètres d'anonymat stricts pour les plus timides. De plus, privilégiez les interactions individuelles pour discuter des résultats.
➡️ Créer une culture du retour d'information pour stimuler les performances et la croissance
Aussi redoutable que puisse paraître l'idée de donner un retour d'information, c'est le moyen le plus efficace d'instaurer la confiance entre vous et vos employés.
Les employés vous feront davantage confiance si vous créez un espace sûr où ils peuvent faire part de leurs commentaires et si vous utilisez ces commentaires pour changer les choses au sein de l'organisation. En conséquence, ils s'engageront et se consacreront à leur rôle et à la production de résultats.
Mais une culture du retour d'information florissante ne se résume pas à des organigrammes ou à des réunions programmées. Tout le monde doit être sur le pont et les processus impliqués doivent être adaptés aux besoins de chacun, car tous les types de retour d'information ne sont pas égaux.
Notre solution de feedback vous permet de créer une culture du feedback qui s'aligne sur l'ADN de votre organisation.
Partager le retour d'information de manière continue et fréquente avec les employés, et pas seulement lors des entretiens individuels et des cycles d'évaluation des performances.
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