Utilisation de l'évaluation des performances des employés : Les experts pèsent le pour et le contre
Seuls 14 % des salariés sont tout à fait d'accord pour dire que leurs entretiens d'évaluation les aident à progresser.
Cela signifie que la plupart des organisations utilisent les évaluations des performances des employés de manière incorrecte. Ou ne les utilisent pas du tout.
Mais comment les organisations peuvent-elles utiliser correctement les évaluations des performances des employés ?
Plus important encore, devez-vous vous en tenir à l'évaluation des performances ou à des formes plus libres de retour d'information qualitatif ?
Nous avons interrogé quelques experts en ressources humaines et en gestion des ressources humaines pour connaître leur point de vue sur les avantages et les inconvénients de l'évaluation des performances des employés et sur les meilleures pratiques pour la mettre en place.
Si l'évaluation des performances n'est pas une option que vous envisagez, nous étudions également d'autres solutions. 😉
🔢 Qu'est-ce que l'évaluation des performances des employés?
L'évaluation des performances des employés est une méthode standardisée d'évaluation des performances professionnelles d'un employé par rapport à un ensemble de critères ou d'attentes prédéterminés.
Ces notations aident les organisations à évaluer dans quelle mesure les employés remplissent leurs fonctions et contribuent aux objectifs de l'entreprise.
Par conséquent, les gestionnaires peuvent quantifier les performances des employés en termes d'efficacité, d'apports et de résultats.
De plus, les responsables peuvent fixer des objectifs de performance clairs et des listes de contrôle en plaçant les performances sur une échelle. Ces objectifs donnent aux employés une orientation concrète pour l'accomplissement des tâches et le développement des compétences.
L'évaluation des performances implique généralement l'utilisation d'une échelle ou d'un système de notation pour mesurer divers aspects des performances d'un employé, tels que la productivité, la qualité du travail, la communication, le travail d'équipe, la résolution de problèmes, l'adaptabilité et l'adhésion aux valeurs de l'entreprise.
Les échelles d'évaluation peuvent varier mais comprennent souvent des notes numériques ou des catégories descriptives telles que "dépasse les attentes", "répond aux attentes", "doit être amélioré" ou "insatisfaisant".
L'évaluation des performances peut également contribuer à la prise de décisions sur les questions suivantes
- promotions ;
- les augmentations de salaire ;
- formation ;
- la planification de la succession;
- les terminaisons.
Échelles d'évaluation courantes à prendre en compte
L'une des échelles d'évaluation des employés les plus populaires que vous devriez envisager d'ajouter à votre "boîte à outils" est l'échelle d'évaluation numérique. L'échelle la plus courante va de un à cinq (1-5), où un représente la plus mauvaise note et cinq la note la plus élevée.
Les managers souhaiteront utiliser une échelle d'évaluation numérique, car elle offre une méthode rapide et standardisée d'évaluation des performances des employés, quel que soit leur poste ou leur service.
L'échelle de Likert pour les performances des employés est un autre choix, avec des évaluations sous forme d'énoncés tels que "Pas du tout d'accord", "Pas d'accord", "D'accord" et "Tout à fait d'accord". Ces échelles sont mieux adaptées pour mesurer clairement les convictions ou les émotions sur un sujet ou une question spécifique.
Qu'est-ce qu'une échelle d'évaluation des compétences ?
Les échelles d'évaluation des compétences sont une méthode d'évaluation des performances des employés qui cible des compétences ou des aptitudes spécifiques. Elles sont parfaites pour évaluer si un candidat ou un employé répond aux exigences de son poste.
Par exemple, ils sont idéaux si vous cherchez à offrir de meilleures possibilités de formation à votre équipe et si vous souhaitez embaucher ou promouvoir quelqu'un.
Chaque échelle est adaptée à la fonction spécifique et mesure les compétences des employés dans des domaines tels que l'adaptabilité, la communication, la résolution de problèmes, etc.
Outre l'évaluation des performances, les échelles d'évaluation peuvent également aider les employés à identifier leurs objectifs de carrière en examinant de près les points sur lesquels ils doivent travailler pour se développer professionnellement.
L'évaluation des compétences peut se faire sur une échelle de cinq ou quatre points, comme celle-ci :
1 - Amélioration nécessaire
2 - Inférieur aux attentes
3 - Répond aux attentes
4 - Dépasse les attentes
5 - Expert (établit une nouvelle norme)
Qu'est-ce qu'une échelle d'évaluation ancrée dans le comportement ?
L'échelle d'évaluation ancrée dans le comportement (également connue sous le nom de BARS) est une méthode moins connue d'évaluation des performances des employés qui vise à vous donner une mesure objective des performances de vos employés. Elle utilise plusieurs critères et une échelle plus détaillée [que les échelles de Likert ou de 1 à 5] qui va d'excellent à insatisfaisant pour évaluer le travail des employés.
Les BARS visent à fournir des évaluations plus précises, objectives et fiables des performances professionnelles d'un employé en se concentrant sur des comportements spécifiques et observables directement liés aux exigences du poste et aux résultats souhaités.
En d'autres termes, il s'agit d'une échelle plus spécifique à l'événement qui touche à des comportements de performance précis.
Par exemple, au lieu d'énoncés généraux tels que "ne répond pas aux attentes", l'énoncé de l'échelle sera détaillé, comme suit : "ne respecte pas les directives lorsqu'il communique avec les clients".
🔍 Faut-il évaluer la performance des employés ?
Mais quel est le meilleur moment pour évaluer les performances de votre employé ? Et pourquoi le faire ?
La gestion des performances est un pilier de toute stratégie de gestion des talents ou des personnes.
Hayley Jayne, fondatrice et coach principale chez Cultsure.co, note que
"L'utilisation d'échelles d'évaluation crée un sentiment de confort, de clarté et d'attente pour les employés.
Cela peut donner de la validité et de la crédibilité à l'ensemble du processus et aux données produites. Offrir aux employés une validation et une solide compréhension du quoi, du pourquoi et du comment peut considérablement améliorer l'adhésion et l'engagement en faveur du changement".
Mais évaluer les performances n'est pas la même chose que les mesurer.
Vanesa CotlarVice-présidente de People & Culture chez PolicyMe, explique que la décision d'évaluer ou non les performances des employés dépend de votre situation particulière :
"Lorsqu'il s'agit d'évaluer les employés, le plus important est la transparence et la clarté. Que signifient les évaluations ? Comment seront-elles utilisées ? Quel est leur objectif et leur valeur ?
Si une organisation y voit un réel besoin et un impact, et si elle les utilise à bon escient, elles peuvent être un outil efficace. Toutefois, en l'absence d'une stratégie et d'une communication claire, ils peuvent s'avérer très inefficaces. Par exemple, les managers peuvent utiliser les évaluations différemment : un employé très performant peut recevoir une note inférieure à la moyenne et être démotivé.
Shimrit Paley Markette, Chief People Officer chez Second Nature, note également que "si l'objectif premier des entretiens d'évaluation est de fournir un retour d'information sur les performances qui soit exploitable (ce qui devrait être le cas), le fait de lier les entretiens d'évaluation et les notations aux décisions en matière de rémunération peut souvent nuire à cet objectif".
Dans le même ordre d'idées, Cynamon Voe Scottexperte en gestion des ressources humaines, déclare qu'elle ne considérerait pas l'évaluation et la mesure des performances comme une seule et même chose :
"Les systèmes de notation peuvent mesurer les performances, mais ce n'est pas la seule forme de mesure disponible. L'évaluation est généralement basée sur les opinions subjectives d'autres personnes. La subjectivité des données fait donc de l'évaluation une forme de mesure ouverte à de nombreuses variables incontrôlées qui découlent des perspectives individuelles.
➡️ Apprenez pourquoi la mesure de la performance n'est qu'une étape de la gestion de la performance.
🏆 Les avantages de l'utilisation d'échelles d'évaluation des performances des employés
L'utilisation d'échelles pour évaluer les performances des employés comporte son lot d'avantages et d'inconvénients. Nous examinerons tout d'abord les cinq principaux avantages des barèmes de performance des employés et la manière dont les experts obtiennent les meilleurs résultats possibles.
Ils facilitent la traduction et l'analyse des données par les gestionnaires.
70 % des employés disent qu'ils n'ont pas la possibilité de maîtriser les compétences dont ils ont besoin pour faire leur travail.
À ce sujet, Cynamon Voe Scott conseille d'utiliser les données pour soutenir les décisions du personnel : "Les échelles d'évaluation peuvent soutenir les décisions du personnel, qu'il s'agisse d'une promotion pour des performances positives ou d'un plan d'amélioration des performances pour des performances insuffisantes.
Cynamon souligne également que les données sur les performances sont nécessaires pour garantir que les dirigeants dirigent les performances des employés de manière équitable et se concentrent sur les facteurs de performance des employés, et non sur les facteurs liés au profil humain.
En se concentrant sur des données objectives lors de l'évaluation des performances, on obtient des informations qui permettent d'améliorer les performances.
Ils vous aident à identifier les personnes les plus performantes et les moins performantes
Les échelles d'évaluation permettent de créer des modèles tels que la grille à 9 cases, où les managers peuvent facilement répartir les employés dans des groupes en fonction de leurs capacités et de leur potentiel.
Avec ces groupes, vous pouvez travailler avec vos collaborateurs pour créer des plans de formation personnalisés pour chaque groupe.
Ils soutiennent les décisions en matière de rémunération et de promotion
L'utilisation d'un système d'évaluation cohérent permet aux responsables d'avoir une vision objective des performances et de l'évolution des emplois.
En retour, cela permet de créer une cohérence lors de l'évaluation des qualifications pour les promotions et les augmentations de salaire, ce qui renforce la confiance entre les managers et les employés :
"Les données sur les performances sont également nécessaires pour s'assurer que les dirigeants stimulent les performances des employés de manière équitable et qu'ils se concentrent sur les facteurs de performance des employés, et non sur les facteurs liés au profil humain. En se concentrant sur les données pour l'évaluation des performances, on obtient des informations qui permettent d'améliorer les performances". Cynamon Voe Scott.
👻 La face cachée de l'évaluation des performances des employés
L'évaluation des performances des employés n'est pas toujours synonyme de soleil et de roses.
En effet, les échelles d'évaluation peuvent être difficiles à mettre en place.
Voyons quels sont les défis les plus courants auxquels d'autres experts en ressources humaines ont été confrontés et comment ils les ont relevés.
Ils peuvent créer des préjugés
Shimrit Paley Markette explique que les évaluations de performances ne sont pas à l'abri de la subjectivité et de la partialité du retour d'information:
"En l'absence de compétences claires et de cadres d'évaluation communs, les managers sont souvent amenés à tirer leurs propres conclusions sur la manière d'évaluer les membres de leur équipe.
Panagiota Hatzisfondatrice et directrice générale de Kati Kalo Consulting, recommande de lutter contre les préjugés en publiant une "déclaration de raison" lorsqu'une personne reçoit une promotion au travail :
"Lorsque quelqu'un est sur le point d'être promu, son supérieur direct remplit un formulaire qui valide le "pourquoi" de la promotion. Le superviseur prend note des évaluations, de la manière dont l'employé a respecté les valeurs de l'entreprise et des contributions les plus importantes qu'il a apportées.
Panagiota note également que l'utilisation de ce format permet de se prémunir contre les préjugés, car les supérieurs hiérarchiques directs fournissent des raisons valables pour proposer et soutenir la promotion d'un employé :
"La publication de ce document contribue à promouvoir la transparence, de sorte que chacun sache comment obtenir une promotion. Elle permet également de célébrer véritablement la personne promue. Elle soutient le parcours et pas seulement le résultat, ce qui, selon moi, est un pilier d'une culture saine.
Elles peuvent entraîner des désaccords entre les évaluateurs
Les faits montrent que des désaccords constants sont toujours susceptibles de se produire lors de l'évaluation des employés. Le plus souvent, ces désaccords sont dus à des relations préexistantes entre les évalués et les évaluateurs (par exemple, un collègue qui évalue son coéquipier peut avoir une opinion plus positive de ce dernier).
En outre, Cynamon Voe Scott affirme que la subjectivité peut conduire à des données faussées :
"Les données biaisées sont une limitation possible lorsqu'il y a une interaction humaine avec l'entrée des données. Les données des échelles d'évaluation peuvent être faussées lors de la collecte des données, du codage, du calcul, de l'analyse ou même de la présentation.
Même si les données ont été collectées virtuellement, il peut toujours y avoir des limitations attribuées aux nombreuses variables qui peuvent avoir un impact sur la sortie des données, telles que des calculs et des formules erronés, des problèmes de programmation et de logiciel dont le destinataire n'est peut-être même pas conscient".
Ils permettent aux entreprises de ne pas former les évaluateurs aux échelles.
Si les évaluateurs ne sont pas correctement formés à l'utilisation et à la mesure des échelles, leur signification est en fin de compte laissée à l'interprétation.
Par conséquent, les désaccords peuvent être plus nombreux dans les grandes équipes où plusieurs évaluateurs sont impliqués dans le processus d'évaluation.
Si vous voulez aller plus loin et vous assurer que tous les évaluateurs sont sur la même longueur d'onde, mettez en place une étape d'étalonnage dans vos évaluations de performances.
Ils peuvent s'appuyer sur des critères d'évaluation faibles
Les critères sont souvent trop vagues et trop faibles pour permettre une évaluation précise des performances des employés.
Par exemple, il peut s'agir de compétences non techniques telles que la communication et la collaboration, qui peuvent être difficiles à mesurer objectivement :
"Les données sont souvent évaluées sans contexte complet, et les évaluations des employés peuvent être utilisées injustement contre les employés qui n'en disposent pas. Sur le lieu de travail, l'absence de données sur la culture ou la diversité protège généralement un groupe spécifique. Cependant, sans ce contexte, les données elles-mêmes ne peuvent raconter qu'une histoire limitée.
Souvent, des hypothèses importantes sont formulées à partir de données limitées représentées dans les mesures de performance des employés sur le lieu de travail". Cynamon Voe Scott.
Vous devez donc fournir à vos évaluateurs des critères d'évaluation clairs lorsque vous utilisez l'évaluation des performances. Vous devez également vous efforcer de recueillir des bribes de données qualitatives afin d'ajouter le contexte sur lequel Cynamon insiste tant.
Vous ne voulez pas démotiver des employés précieux.
Ils peuvent dissuader les employés
Les êtres humains sont radicalement différents et imprévisibles. En exploitant cette caractéristique sur le lieu de travail, nous pouvons optimiser notre pouvoir de pivot et nos prévisions de réussite.
Sur ce thème, Hayley Jayne conseille :
"Parfois, les échelles, les entretiens structurés et les caractéristiques uniques peuvent décourager les employés.
D'après mon expérience, les boîtes (critères et échelles prédéterminés) ne peuvent pas exclure des éléments importants du processus et remettre en cause l'innovation. En outre, les gens n'apprécient pas d'y être enfermés. Il en résulte un engagement moindre dans le processus et les données qui en résultent".
🆚 Les avantages et les inconvénients des échelles d'évaluation des performances des employés en bref
➡️ Vous avez besoin d'autres bonnes pratiques pour vos évaluations de performances ? Nous avons rassemblé des conseils scientifiquement fondés pour mener des évaluations de performance stratégiques.
📈 Comment choisir la meilleure échelle de notation pour l'évaluation des performances?
Si vous décidez que l'évaluation des performances est le bon choix pour votre organisation, il est temps de choisir l'échelle exacte qui fonctionnera dans votre cas !
Quand choisir les échelles de Likert
Choisissez-les lorsque vous souhaitez classer des éléments tels que le niveau de difficulté d'une tâche, les ressources disponibles, la capacité d'un employé à s'adapter au changement, etc.
Ils sont parfaits pour quantifier les performances des employés et l'attitude d'une personne à l'égard d'un sujet ou d'un défi.
➡️ Créez votre formulaire d'évaluation des performances qui permettra des conversations et une croissance significatives.
Quand choisir des échelles d'évaluation de 1 à 5
Vous pouvez utiliser cette échelle pour mesurer avec précision les réalisations d'un employé.
Il est bien adapté aux emplois sous pression ou à rythme rapide nécessitant une prise de décision rapide ou aux nouvelles fonctions dans lesquelles la réussite n'est pas encore évidente.
Par exemple, une petite ou moyenne agence de marketing programmatique dont les équipes collaborent sur divers projets tels que la création de contenu, les campagnes sur les médias sociaux et la publicité numérique peut bénéficier de cette échelle.
Dans cette situation, une échelle d'évaluation de 1 à 5 peut aider à évaluer les performances des employés dans des domaines clés tels que
- Créativité : Capacité à générer des idées et des concepts novateurs pour les campagnes ou les projets des clients.
- Collaboration : Travailler efficacement avec les membres de l'équipe, partager les idées et les ressources pour atteindre des objectifs communs.
- Gestion du temps : Hiérarchisation des tâches, respect des délais et gestion simultanée de plusieurs projets.
- Compétences techniques : Utilisation d'outils et de logiciels appropriés pour créer du matériel de marketing de haute qualité et analyser les performances de la campagne.
- Communication avec les clients : Communiquer efficacement avec les clients, comprendre leurs besoins et fournir des solutions appropriées. Utilisez un portail client, un chat en direct et d'autres moyens pour aider les clients chaque fois qu'ils rencontrent des problèmes.
Quand choisir les échelles d'évaluation des compétences ?
Vous devriez recourir aux échelles d'évaluation des compétences chaque fois que vous avez besoin de comparer objectivement les performances des employés (par exemple, lors des entretiens annuels ou des promotions). Elles incitent les employés à revoir leur rôle, à comprendre leurs normes de performance et à s'efforcer activement de développer leurs compétences.
Quand choisir des échelles d'évaluation ancrées dans le comportement
Utilisez BARS si vous avez besoin d'une analyse complète de la manière dont les employés contribuent au succès global de leur équipe et s'ils sont sur la bonne voie pour atteindre les objectifs qu'ils se sont fixés.
Par exemple, vous pouvez utiliser BARS pour évaluer votre équipe d'assistance à la clientèle sur différents aspects, tels que les compétences en matière de communication, les capacités de résolution de problèmes, l'empathie et le respect des politiques de l'entreprise.
Cette méthode d'évaluation permettra de s'assurer que les employés fournissent un excellent service à la clientèle et respectent les normes de l'organisation.
Vous pouvez également utiliser les BARS pour évaluer les chefs de projet. Vous pouvez vous concentrer sur la planification du projet, la gestion des risques, la communication avec les parties prenantes et l'exécution du projet.
Les BARS peuvent aider l'organisation à identifier les domaines à améliorer et à fournir un soutien ciblé aux chefs de projet afin qu'ils améliorent leurs compétences.
Quand choisir les questions ouvertes ?
Les échelles ne sont pas indispensables. Vous pouvez également obtenir des résultats positifs similaires avec des questions ouvertes.
Ils offrent à vos employés une plus grande liberté pour jouer avec leurs réponses sans être limités par les options que vous proposez.
Ces questions ne sont pas quantifiables, mais elles vous donnent un aperçu plus détaillé des performances et du retour d'information des employés.
Voici un exemple de question visant à obtenir un aperçu clair des compétences que chaque employé a acquises dans le cadre de son travail au cours d'une période donnée :
Citez trois points forts uniques que vous avez développés dans votre poste actuel au cours des trois derniers mois.
➡️ Quelle que soit l'échelle d'évaluation que vous choisissez, nous la soutenons ! Et nous pourrions même vous fournir des modèles pour vous aider.
😕 Si ce n'est pas l'évaluation des performances, alors quoi ?
L'évaluation des performances des employés peut s'avérer difficile à utiliser dans des situations spécifiques telles que
- Rôles professionnels complexes: Lorsque le rôle d'un employé implique de multiples responsabilités, aptitudes ou compétences qui sont difficiles à quantifier ou à évaluer, il peut être difficile d'attribuer une note juste et précise.
- Critères de performance subjectifs: Si les critères de performance sont subjectifs ou sujets à interprétation, cela peut entraîner des incohérences dans les évaluations et des biais potentiels.
- Petites équipes ou structures organisationnelles horizontales: Les employés peuvent avoir des rôles et des responsabilités moins bien définis dans les petites équipes ou les organisations à structure horizontale, ce qui rend difficile la création d'évaluations normalisées des performances.
- Postes à court terme ou temporaires : Il peut s'avérer difficile de recueillir suffisamment de données ou d'observations pour évaluer de manière significative les performances des employés occupant des postes à court terme ou temporaires.
- Travail à distance ou virtuel: Lorsque les employés travaillent à distance ou virtuellement, il peut être difficile pour les managers d'observer directement leurs performances, ce qui peut affecter la précision des évaluations.
Découvrons quelques-unes des meilleures alternatives !
Offrir un retour d'information continu aux employés
Le feedback continu des employés permet aux managers d'obtenir des informations utiles de la part de chaque membre de l'équipe, ce qui fournit des données et des informations factuelles inestimables qui facilitent le processus de prise de décision.
En outre, les responsables qui comprennent les besoins et les souhaits de leurs employés peuvent activement mettre en place des programmes visant à accroître l'engagement et à éliminer tout sentiment de déconnexion susceptible de conduire à l'insatisfaction ou à l'épuisement professionnel.
La méthode en pratique : Cisco décompose son système de retour d'information continu sur les employés en quelques activités de base régulières, telles que des réunions de contrôle quotidiennes, des discussions de carrière en milieu d'année, leur propre session mensuelle d'évaluation des performances, et bien d'autres encore.
➡️ Découvrez si les évaluations des performances ou les processus de retour d'information continu sont mieux adaptés à votre organisation.
Utilisation d'un retour d'information multi-évaluateurs
Également connue sous le nom de " feedback à 360 degrés", cette alternative vous permet de passer d'un processus contrôlé par le manager à une multitude d'informations que vous pouvez obtenir de vos pairs, de vos clients et même des personnes évaluées elles-mêmes.
Ces données vous donnent une vue d'ensemble des forces et des faiblesses des employés, ce qui vous permet de suivre leurs progrès au fil du temps.
En obtenant un retour d'information de plusieurs sources, vous favoriserez l'engagement des employés :
- Il encourage la participation d'autres personnes que leur superviseur direct.
- Il permet aux employés de mieux comprendre comment les autres les perçoivent (et perçoivent leur travail).
Fait amusant : Netflix a complètement abandonné ses évaluations annuelles des performances au profit d'évaluations à 360°. Ils ont ainsi mis en place un système holistique de gestion des performances qui s'appuie sur les informations fournies par les pairs, les subordonnés directs et les responsables de l'employé.
Choisir des évaluations basées sur les compétences
Les évaluations des performances basées sur les compétences aident les managers à évaluer équitablement les compétences et les connaissances de leurs employés.
Plutôt que d'examiner des tâches individuelles, les évaluations basées sur les compétences se concentrent sur des domaines plus larges tels que la maîtrise des compétences techniques, les capacités de leadership, la communication interpersonnelle et la résolution de problèmes.
Grâce à ce type de système d'évaluation, les employés reçoivent un retour d'information plus objectif, basé sur un ensemble de critères prédéterminés, plutôt que des opinions subjectives.
Gestion par objectifs
La première étape du cadre de gestion des performances d'Adobe consiste à fixer les bons objectifs et les bonnes attentes.
Les dirigeants et les employés définissent, suivent et révisent régulièrement des objectifs clairs. Ils se réunissent ensuite fréquemment pour :
- Clarifier les rôles.
- Définir les critères de réussite.
- Documenter les attentes et les résultats attendus.
Le résultat de ce plan basé sur des objectifs ?
Tout le monde reste sur la même longueur d'onde et peut accéder à des informations en temps réel.
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❓ FAQ
Quelle est la meilleure échelle d'évaluation des performances ?
L'une des meilleures options qui s'offrent aux managers est l'échelle à cinq points, qui prend en compte toute la gamme des performances professionnelles, d'excellentes à insatisfaisantes. Elle fournit également suffisamment de détails pour permettre aux responsables de mieux comprendre le travail de leurs employés que d'autres échelles d'évaluation telles que l'échelle à dix points. Le système à cinq points est idéal pour les managers qui souhaitent voir et évaluer facilement les contributions, ce qui leur permet de prendre des décisions éclairées sur les futurs plans de développement ou de promotion des employés.
Quelle est l'échelle d'évaluation la plus utilisée ?
L'échelle de notation en cinq points est la solution la plus efficace et la plus répandue pour évaluer les performances des employés.
Cette échelle est devenue le système de référence pour les managers qui souhaitent comprendre les différents ensembles de compétences des membres de leur équipe et identifier les domaines d'amélioration.
En outre, les responsables des ressources humaines les utilisent pour identifier les bons résultats et promouvoir la croissance, ce qui permet de prendre de meilleures décisions organisationnelles.