Guide complet des RH pour les entretiens internes
En tant que professionnel des ressources humaines, l'entretien est essentiel pour sélectionner des candidats de qualité. Lorsque la plupart des gens pensent à un entretien d'embauche, ils pensent à une conversation avec un inconnu pour déterminer s'il convient à l'entreprise.
Les entretiens internes sont une pratique similaire mais distincte, partageant un grand nombre de compétences, mais avec des défis légèrement différents.
Certains pourraient même affirmer que l'entretien interne est une compétence plus cruciale et plus raffinée pour les entreprises en croissance .
Dans cet article, nous allons approfondir ce qu'est un entretien interne, pourquoi il est important et comment le mener efficacement.
La conduite d'un entretien interne ne se résume pas à une simple liste de questions. Il s'agit d'un élément d'un processus plus vaste visant à retenir, former et encourager les employés de qualité afin qu'ils puissent évoluer au sein de l'entreprise.
📝 Qu'est-ce qu'un entretien interne ?
Un entretien interne est une conversation entre un employé actuel et un responsable ou un professionnel des ressources humaines. Il diffère d'un entretien externe qui se concentre sur un candidat à l'embauche qui n'est pas encore affilié à l'entreprise.
Si les entretiens de promotion interne ont souvent lieu lorsqu'on envisage un changement de poste ou une promotion interne, ce n'est pas leur seule utilité. L'évaluation des employés est un autre exemple d'entretien interne, au cours duquel vous discutez des performances, de la satisfaction et du retour d'information avec les employés actuels.
Même si un poste n'est pas disponible, les entretiens internes sont importants pour évaluer la satisfaction des employés, recueillir des informations précieuses sur l'entreprise et faire en sorte que les employés se sentent appréciés et reconnus pour leur rôle dans l'organisation.
Conseil : les entretiens internes ne doivent pas être une source de stress. Une réunion formelle ou une rencontre décontractée peut être appropriée, selon la situation.
Entretiens internes et parcours de carrière
Trop souvent, les entreprises perdent de vue l'importance de renouer le contact avec leurs employés. L'activité est intense, tout fonctionne bien et les employés connaissent leurs tâches et leurs rôles quotidiens.
Alors pourquoi se donner la peine d'éloigner les gens de leur travail?
Sans interaction individuelle et sans reconnaissance, certains employés se sentiront comme des rouages : Ils pointent, accomplissent leurs tâches quotidiennes, pointent et recommencent le lendemain.
Cette monotonie peut devenir désagréable pour certains, et le syndrome de l'imposteur s'installe. Ils peuvent penser qu'ils devraient en faire plus ou qu'ils peuvent être facilement remplacés et qu'ils ne sont pas utiles à l'entreprise.
Conseil: Une simple vérification peut rassurer les employés sur leur travail et leur faire savoir qu'il existe un plan au-delà des tâches du lendemain.
Conseil: veillez à ce que vos employés aient suffisamment de possibilités de perfectionnement. Il s'agit d'une excellente stratégie de fidélisation du personnel.
Les entretiens internes sont une excellente occasion d'aborder la question de la progression de carrière. De nombreux salariés ont envie de s'épanouir et de réussir dans leur entreprise, surtout après avoir été embauchés ou promus. L'élaboration d'un plan d'avancement leur donne des jalons sur lesquels ils peuvent se concentrer et qu'ils attendent avec impatience, rompant ainsi la monotonie du quotidien.
Maintenir la mobilité professionnelle
La mobilité professionnelle ne se limite pas non plus à l'avancement vertical et aux postes de direction.
Les entretiens d'embauche internes sont essentiels pour reconnaître le désir d'un salarié d'évoluer horizontalement ou d'essayer quelque chose de nouveau. Vous pouvez en apprendre davantage sur les points forts et les souhaits d'un employé, ce qui vous permet de trouver le rôle qui correspond le mieux à ses capacités au sein de l'entreprise.
Un employé heureux est un employé productif.
Un soutien et une communication appropriés de la part de la direction sont essentiels pour favoriser le bonheur et la réussite des travailleurs et tirer le meilleur parti de leurs compétences et de leur talent.
Conseil: veillez à mettre en place un processus d'intégration pour soutenir les performances des employés dans leurs nouvelles fonctions.
❓ Pourquoi interroger les candidats internes ?
Lorsque l'on évoque les entretiens et le processus de recrutement, nombreux sont ceux qui pensent immédiatement aux entretiens externes. Bien que cela soit nécessaire et utile pour toute entreprise saine, il y a de nombreux avantages à se concentrer d'abord sur les candidats internes.
La promotion interne offre plusieurs avantages immédiats et évidents lorsqu'il s'agit de pourvoir des postes vacants dans une entreprise. Voici quelques faits concernant la promotion des candidats internes par rapport à l'embauche de candidats externes :
- Les candidats internes savent comment fonctionne l'entreprise et à quoi s'attendre.
- Ils sont déjà engagés et investis dans le succès de l'entreprise.
- (Généralement) ils possèdent des compétences connexes et une connaissance du secteur.
- (Souvent) ils connaissent leur prédécesseur et peuvent hériter de sa sagesse plus facilement.
- Il est bénéfique pour les employés de voir leur travail récompensé par des promotions.
- Le recrutement externe est plus coûteux que le recrutement interne.
La promotion interne nécessite souvent l'embauche d'une personne externe pour remplacer l' ancien poste de l'employé. Toutefois, il est généralement judicieux de faire monter en grade une personne ayant de l'expérience dans l'entreprise et de confier à la nouvelle recrue un poste de débutant. Cette stratégie permet de maintenir une hiérarchie et de motiver les employés à développer leur potentiel au sein de l'entreprise.
💡 Comment se préparer à un entretien interne et que rechercher chez les candidats ?
Sur le papier, les entretiens internes ressemblent beaucoup aux entretiens externes. Vous essayez toujours de déterminer si le candidat possède les caractéristiques et l'expérience nécessaires pour remplir le rôle.
Les différences se situent principalement au début et à la fin de l'entretien.
Conseil: étant donné que vous avez probablement déjà interviewé cette personne et que vous travaillez sans doute régulièrement avec elle, vous arriverez tous deux à la table avec une certaine connaissance préexistante l'un de l'autre. En outre, le candidat peut déjà avoir une connaissance approfondie du poste à pourvoir.
L'objectif final de l'entretien sera également un peu différent. La promotion d'un candidat interne peut s'avérer très différente de l'embauche d'un nouveau collaborateur, en particulier en ce qui concerne le suivi.
Thèmes de l'entretien interne
En ce qui concerne les questions de l'entretien proprement dit, voici quelques sujets que vous devrez aborder afin de déterminer si le candidat interne convient à la nouvelle fonction :
- Réussite et satisfaction dans leur poste actuel ;
- Motivation pour postuler à la nouvelle fonction ;
- Se concentrer sur l'amélioration et la croissance de soi;
- Expérience transférable qui facilitera la formation ;
- Les compétences qui correspondent à l'emploi auquel ils postulent ;
- Points forts par rapport aux candidats externes.
Le fait d'évoquer le rôle actuel de l'employé et sa satisfaction est un excellent moyen de briser la glace et de donner le ton de l'entretien.
Conseil: le fait de savoir si les candidats internes sont heureux dans l'entreprise et ce qu'ils aiment et n'aiment pas dans leur poste actuel peut vous aider à déterminer si le nouveau poste est intéressant pour eux. En outre, vous pouvez vous en servir pour savoir ce qui les motive à postuler au nouveau poste.
Comprendre l'ambition
Mieux comprendre le désir d'un employé d'évoluer au sein de l'entreprise et ses intérêts particuliers peut vous aider à définir une voie et un plan pour les évolutions futures et un objectif final au sein de l'organisation, conformément à la matrice de nivellement des emplois de l'équipe.
Il est également judicieux de contrôler les compétences et l'expérience des candidats internes afin de s'assurer qu'elles sont conformes aux exigences de l'UE :
A) un candidat solide pour le nouveau rôle, et
B) fixer des objectifs pour les futures étapes de leur parcours professionnel.
Enfin, vous devez examiner les avantages et les inconvénients de la promotion des candidats internes intéressés par rapport à l'embauche de candidats externes. Si vous acceptez des candidatures internes et externes pour le poste, vous devrez comparer objectivement les avantages et les inconvénients de tous les candidats qualifiés avant de prendre votre décision.
Conseil : Une fois encore, réfléchissez à la manière dont vous terminerez l'entretien interne et à la manière dont vous en assurerez le suivi. Ne pas sélectionner un candidat interne peut nécessiter plus de tact et de communication, car vous ne voulez pas affecter négativement le moral de cet employé. Un refus sans tact peut avoir un impact sur la satisfaction et les performances de vos candidats internes dans leurs fonctions actuelles.
✍️ Comment évaluer les candidats lors d'un entretien interne ?
Lorsque vous mesurez les compétences d'un candidat interne et que vous les comparez à celles d'un candidat externe, vous avez l'avantage de disposer des données de l'entreprise que vous pouvez utiliser pour procéder à une évaluation précise.
Vous devriez déjà connaître les qualifications et les caractéristiques souhaitées pour le poste, alors essayez de trouver des preuves pour déterminer si un candidat interne a ce qu'il faut.
Conseil: profitez de l'entretien pour combler les lacunes de vos données en demandant à l'employé s'il a des aptitudes ou des centres d'intérêt que vous ignorez.
L'une des meilleures sources d'information pour évaluer les compétences d'un candidat interne est son responsable actuel et son équipe.
Conseil: essayez de rassembler toutes les notes ou les évaluations antérieures qui peuvent être utiles pour connaître leurs aptitudes et leurs talents dans les domaines concernés.
Vous pouvez également demander à son chef d'équipe actuel s'il a des forces ou des faiblesses particulières qui feraient de lui un bon ou un mauvais candidat pour le nouveau poste.
Conseil: les évaluations techniques sont également essentielles pour s'assurer que le candidat interne possède les compétences nécessaires pour réussir. Cependant, toute évaluation, tout projet ou toute note antérieure peut aider à mesurer les capacités et l'évolution de l'employé au cours de son parcours au sein de l'entreprise.
Il peut être prudent d'inclure une évaluation technique dans le processus d'entretien interne afin de confirmer leurs aptitudes. Ce test peut avoir lieu :
- au cours de l'entretien,
- comme deuxième étape après l'entretien,
- ou même comme étape préliminaire à l'entretien.
✅ Types de questions d'entretien courantes
Pour être plus précis, voici quelques questions d'entretien pour les candidats internes que vous pouvez utiliser pour engager la conversation et déterminer si un candidat est un bon choix pour le poste à pourvoir :
- Qu'est-ce qui vous plaît ou vous déplaît dans votre fonction actuelle ?
- Qu'est-ce qui vous intéresse dans ce nouveau poste ?
- Où aimeriez-vous vous voir dans cinq ans ?
- Que savez-vous de cette nouvelle fonction ?
- Pourquoi seriez-vous un bon candidat pour ce nouveau poste ?
- Où pensez-vous être le plus utile à l'entreprise ?
- Prévoyez-vous des défis à relever dans le cadre de vos nouvelles fonctions ?
- Avez-vous des questions sur ce nouveau rôle ?
En fonction du poste, vous aurez des questions plus ciblées à poser lors d'un entretien interne. Mais en général, vous voudrez probablement aborder ces sujets ou les utiliser comme points de départ pour approfond ir les idées et les capacités du candidat.
Conseil: Chacune de ces questions suscitera probablement des conversations sur des expériences et des questions spécifiques. Laissez donc la conversation se dérouler naturellement à partir de chacune d'entre elles et cherchez des occasions de recueillir des informations plus spécifiques et plus pertinentes.
➡️ Pour une liste plus exhaustive de questions et d'idées d'entretien interne, consultez notre liste de 33 questions d'entretien interne.
❗️ Suivi de l'entretien interne : à manier avec précaution
Comme indiqué précédemment, la fin d'un entretien interne et son suivi requièrent plus d'attention qu'un entretien externe. Si un entretien externe se déroule mal ou si vous décidez d'opter pour un autre candidat, la personne interrogée poursuit sa recherche d'emploi ailleurs. Les dommages potentiels pour l'entreprise sont limités.
Pour les candidats internes, un refus peut avoir un effet négatif sur leur moral à court ou à long terme.
En tant que professionnel des ressources humaines, il vous incombe de faire ce qui est le mieux pour l'entreprise, ce qui coïncide généralement avec ce qui est le mieux pour les employés.
Conseil n° 1: si vous n'écoutez pas attentivement les candidats internes lors de l'entretien interne, vous risquez de devoir pourvoir non pas un, mais deux postes vacants.
La communication est essentielle, surtout si de nombreux candidats internes postulent pour un même poste. Un seul d'entre eux sera retenu. Il peut donc être judicieux d'expliquer les raisons et les critères permettant de déterminer le candidat retenu.
Conseil n° 2: faites savoir aux candidats non retenus que leur intérêt pour l'évolution de leur carrière est apprécié et noté.
Conseil n° 3: rassurez les candidats internes en leur disant que vous ne les oublierez pas lorsque de nouveaux postes s'ouvriront à l'avenir.
Les candidats internes peuvent demander une promotion parce qu'ils sont malheureux ou insatisfaits de leur poste actuel. Le fait de manquer cette opportunité peut suffire à pousser certains à chercher d'autres options ailleurs. Il est donc dans l'intérêt de l'entreprise de faire savoir aux candidats internes qu'il existe un plan d'avancement pour eux.
Conseil n° 4: une réunion séparée avec les candidats non retenus peut s'avérer utile pour mettre à jour les plans de développement ou discuter d'autres possibilités de mobilité interne.
Téléchargez le modèle de plan de développement des employés pour vous aider à suivre vos employés.
Comme indiqué précédemment, l'un des objectifs de l'entretien interne est de découvrir ce que les employés aiment et n'aiment pas dans leur fonction actuelle. Veillez à noter les problèmes qu'ils pourraient rencontrer et à les aborder dans le cadre du suivi, afin qu'ils se sentent entendus et qu'ils sachent que vous cherchez une solution pour améliorer leur situation.
Conseil n° 5: l'envoi d'un courriel de remerciement après un entretien interne est une excellente première étape.
➡️ Conclusion : Investir dans le développement des employés
Globalement, vous souhaitez que tous vos employés soient motivés, heureux et engagés. Souvent, les candidats internes sont le choix logique pour pourvoir les postes supérieurs, car il est plus efficace de promouvoir les employés à l'intérieur de l'entreprise et de les aider à progresser que d'embaucher des personnes de l'extérieur.
Les entretiens internes et la promotion interne présentent d'autres avantages :
- Créer l'opportunité d'en savoir plus sur la satisfaction des employés et d'obtenir un retour d'information de la part de l'entreprise.
- Motiver les employés pour qu'ils se développent et s'épanouissent au sein de l'entreprise.
- Améliorer la communication entre la direction et les employés.
- Renforcez la valeur des candidats internes pour l'entreprise et reconnaissez leur travail.
- Faire connaître votre entreprise comme un lieu de travail qui investit dans l'épanouissement et la satisfaction de ses employés.
Même si vous n'avez pas de promotions disponibles pour l'instant, les entretiens internes d'évaluation ou de contrôle des employés peuvent vous aider à vous tenir au courant des mêmes informations que celles mentionnées ci-dessus. Ainsi, lorsqu'une opportunité se présente, vous disposez d'une liste restreinte de personnes éligibles et motivées pour progresser et s'épanouir au sein de l'entreprise.
Soutenir la mobilité interne des employés et investir dans leur développement avec Zavvy.