Comment rédiger un e-mail d'annonce de formation obligatoire percutant (+5 exemples et modèle)
Si l'on ajoute le mot "obligatoire" à une chose, elle perd soudain tout son charme. Obligation d'acheter des bonbons. Course au café obligatoire. Personne n'aime se sentir obligé de faire quelque chose. Et le terme "programme de formation obligatoire" ? Cela n'a pas l'air très amusant non plus.
Pourtant, il n'y a pas d'échappatoire à la formation obligatoire. Qu'il s'agisse d'une session sur un nouveau logiciel, d'une mise à jour des politiques de l'entreprise ou d'un cours de renforcement des compétences essentielles, il est important de faire passer le message de manière efficace.
L'e-mail annonçant cette formation peut donner le ton et influencer grandement les niveaux de participation et d'engagement.
Nous souhaitons vous fournir les outils nécessaires pour rédiger une annonce qui encourage la participation et ouvre la voie à une session de formation réussie.
Dans ce guide complet, nous aborderons les différents aspects de l'annonce de la formation obligatoire par courrier électronique, tels que
- Rédiger un message percutant et succinct.
- Communiquer efficacement.
- Des exemples et cinq modèles pour que vous puissiez commencer à rédiger votre courrier électronique dès aujourd'hui.
📤 8 Éléments essentiels pour annoncer une formation obligatoire dans un courriel
Un bon courriel permet aux employés de comprendre les objectifs, le calendrier et les exigences de la formation.
Voici quelques éléments indispensables à inclure dans votre e-mail d'annonce de formation, ainsi que des exemples pour les mettre en pratique.
Un objet explicite
Utilisez un objet clair et accrocheur pour communiquer l'importance de la formation et l'objectif du courriel. Il n'est pas nécessaire d'avoir l'air intelligent ici ; dire quelque chose de générique comme "urgent" serait une perte d'espace.
Exemple: "Renforcez vos compétences : Formation obligatoire à la cybersécurité le 10 juin"
Une introduction claire et précise
Commencez l'e-mail par une introduction brève et engageante qui explique l'objectif et la nécessité de la formation.
Exemple: "Dans un monde numérique, la sécurité des informations et des systèmes de notre entreprise est de la plus haute importance. Afin d'équiper notre équipe pour lutter contre les menaces, nous organisons une session de formation obligatoire sur la cybersécurité."
Détails de la formation
Décrire clairement le thème de la formation, la date, l'heure, le lieu (ou la plateforme en ligne) et la durée.
Exemple: "La formation de sensibilisation à la cybersécurité aura lieu le 10 juin de 14h à 17h dans la salle de conférence principale. La session durera environ 3 heures."
Avis obligatoire
Indiquez clairement que la formation est obligatoire pour tous les employés (ou un groupe spécifique, le cas échéant).
Exemple: "La participation à la formation de sensibilisation à la cybersécurité est obligatoire pour tous les employés. Elle est cruciale pour la protection permanente des actifs numériques de notre organisation."
Informations sur l'inscription
Le cas échéant, indiquez à vos employés comment s'inscrire à la formation. Indiquez les dates limites et toute information de contact pertinente.
Exemple: "Pour vous inscrire à la formation, veuillez remplir le formulaire en ligne avant le 30 mai. Si vous avez des problèmes d'inscription, veuillez contacter Jane Smith à l'adresse jsmith@example.com".
Attentes et avantages
Expliquez les résultats attendus de la formation et la manière dont elle profitera aux employés et à l'entreprise.
Exemple: "En participant à cette formation, vous acquerrez les compétences nécessaires pour protéger nos actifs numériques. Vous contribuerez également à la sécurité de nos systèmes et resterez au fait des meilleures pratiques en matière de cybersécurité."
Ressources complémentaires
Inclure des documents tels que des ressources de préformation ou des lectures obligatoires pour préparer les employés.
Exemple: "Veuillez consulter le document ci-joint intitulé "Les bases de la cybersécurité" afin de vous familiariser avec certains concepts fondamentaux que nous allons aborder."
Informations sur les contacts
Offrir aux employés les coordonnées d'une personne à contacter en cas de questions ou d'inquiétudes concernant la formation.
Exemple: "Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la formation, n'hésitez pas à contacter notre coordinateur de formation, M. Untel, à l'adresse jdoe@example.com ou au poste 5678."
💡 Conseil : avant d'envoyer le courriel, relisez attentivement le texte pour vérifier qu'il ne contient pas de fautes d'orthographe ou de grammaire. Assurez-vous également que tous les liens inclus dans le courriel (par exemple, les formulaires d'inscription ou les ressources de préformation) sont fonctionnels et dirigent le destinataire vers la bonne destination.
📖 Lisez notre guide ultime de la formation des employés pour plus de conseils pratiques comme celui-ci.
📧 5 exemples d'e-mails d'annonce de formation obligatoire
Exemple 1 : Formation à la protection des données
Objet : Assurer notre avenir : Formation obligatoire sur la protection des données le 10 septembre
Cher [Prénom de l'employé],
La quantité de données que nous traitons a augmenté. Garantir la conformité avec les réglementations en matière de protection des données est devenu une priorité absolue pour notre organisation. Nous organisons une formation à la protection des données pour aider tous les employés à apprendre les pratiques de protection des données.
Détails de la formation :
Sujet : Meilleures pratiques et conformité en matière de protection des données
Date : 10 septembre
Heure : 9h00 - 12h00
Lieu : Salle de conférence de l'entreprise (ou via notre plateforme en ligne pour les employés à distance)
Durée de la visite : 3 heures
Inscription : Veuillez vous inscrire à la session de formation en remplissant le formulaire en ligne avant le 1er septembre. Si vous rencontrez des difficultés lors de l'inscription, contactez Jane Doe à l'adresse janedoe@example.com.
La formation couvrira les aspects clés de la protection des données, tels que
- Identifier les données sensibles.
- Comprendre les principes de la minimisation des données.
- Mettre en œuvre des pratiques sécurisées de traitement des données.
- Rester en conformité avec les réglementations applicables (par exemple, GDPR, CCPA).
En participant à cette session, vous jouerez un rôle crucial dans le maintien de la confiance de nos clients et partenaires.
Veuillez consulter le document ci-joint : "Introduction à la réglementation sur la protection des données", afin d'étudier les cadres dont nous allons discuter. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à contacter notre coordinateur de formation, John Smith, à l'adresse johnsmith@example.com.
Nous nous réjouissons de votre participation à cette session de formation cruciale !
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,
[Votre nom]
[Votre titre]
Exemple 2 : Formation sur la diversité et l'inclusion
Objet : Cultiver un lieu de travail inclusif : Formation obligatoire sur la diversité et l'inclusion le 5 octobre
Cher [Prénom de l'employé],
Un lieu de travail diversifié et inclusif est essentiel pour favoriser l'innovation, la créativité et le sentiment d'appartenance au sein de notre équipe. Afin de contribuer à la création et au maintien d'un tel environnement au sein de [Nom de l'entreprise], nous organisons une session de formation obligatoire sur la diversité et l'inclusion à l'intention de tous les employés.
Détails de la formation :
Sujet : Comprendre et traiter les préjugés inconscients
Date : 5 octobre
Heure : 13h00 - 16h00
Lieu : Auditorium principal (ou via notre plateforme en ligne pour les employés à distance)
Durée de la visite : 3 heures
Inscription : Tous les employés sont déjà inscrits. Si, pour quelque raison que ce soit, vous ne pouvez pas participer, veuillez contacter notre coordinateur de formation, John Smith, à l'adresse johnsmith@example.com, afin de trouver une solution.
Cette session de formation abordera des sujets tels que
- Reconnaître et affronter les préjugés inconscients.
- Comprendre les microagressions.
- Promouvoir l'allié.
L'objectif de cet atelier est de favoriser un lieu de travail inclusif où les perspectives de chacun sont valorisées.
Veuillez prendre le temps de lire le document ci-joint, "Les préjugés inconscients et leur impact sur le lieu de travail", afin de mieux comprendre les concepts fondamentaux qui seront explorés au cours de la formation. Si vous avez des questions ou des préoccupations, n'hésitez pas à contacter notre coordinateur de formation, John Smith, à l'adresse johnsmith@example.com. Nous nous réjouissons de votre participation active à la création d'un lieu de travail plus inclusif !
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,
[Votre nom]
[Votre titre]
Exemple 3 : Formation sur les produits
Objet du message : Maîtrisez notre dernier produit : Formation obligatoire sur le produit le 8 novembre
Chère équipe,
Nous sommes ravis d'annoncer le lancement de notre nouveau [Nom du produit] et, pour que ce lancement soit couronné de succès, il est essentiel que tous les employés comprennent parfaitement les caractéristiques, les avantages et les cas d'utilisation du produit. À cette fin, nous organisons une session de formation au produit obligatoire pour tous les employés.
Cette formation est une excellente occasion pour nous tous de renforcer notre connaissance des produits, d'améliorer les interactions avec les clients et de favoriser la réussite de notre entreprise.
Détails de la formation :
Sujet : [Nom du produit] Formation
Où et quand : La formation se déroulera virtuellement sur trois jours, du 1er au 3 juin, de 10 heures à 13 heures chaque jour. Elle sera animée par nos experts en produits qui nous guideront à travers des modules interactifs, des activités pratiques et des discussions intéressantes.
Contenu de la formation : Voici ce que nous allons couvrir :
- Compréhension approfondie des caractéristiques et des avantages du produit, des avantages par rapport à la concurrence, du public cible et des principaux cas d'utilisation.
- Techniques pour communiquer efficacement la valeur du produit à nos clients.
- Stratégies pour résoudre les questions courantes des clients.
Objectifs : L'objectif de cette formation n'est pas seulement de favoriser une compréhension globale de nos produits, mais aussi de vous doter des outils nécessaires pour transmettre leurs avantages uniques à nos clients de manière convaincante et en toute confiance.
Veuillez noter ces dates dans votre calendrier. Nous vous communiquerons plus de détails, y compris les liens et l'ordre du jour de la réunion, à l'approche de la date.
N'oubliez pas que cette formation est obligatoire, car elle joue un rôle crucial dans la réussite de notre entreprise et dans votre développement personnel au sein de l'organisation. Cependant, nous sommes certains que vous la trouverez précieuse, intéressante et qu'elle vaudra la peine que vous y consacriez du temps.
Si vous ne pouvez pas être présent, veuillez contacter notre coordinateur de formation, John Smith, à l'adresse johnsmith@example.com.
Nous nous réjouissons de votre participation à cette session de formation passionnante !
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,
[Votre nom]
[Votre titre]
Exemple 4 : Formation axée sur le rôle (cours de négociation pour les représentants commerciaux)
Objet : Améliorez vos compétences en matière de négociation : Formation obligatoire à la négociation sur Zavvy Chère [équipe de vente,
En tant que représentant commercial, il est essentiel d'améliorer vos compétences en matière de négociation pour conclure des affaires et augmenter votre chiffre d'affaires. Afin de soutenir votre développement professionnel et d'améliorer vos compétences, nous avons organisé une session obligatoire de formation à la négociation spécifiquement pour notre équipe de vente.
Ce cours n'est pas seulement une obligation, c'est une occasion d'accroître votre efficacité commerciale et de mener des négociations avec confiance et compétence.
Détails de la formation :
Sujet : Techniques de négociation avancées pour les professionnels de la vente
Où : Le cours sera hébergé sur notre plateforme d'habilitation des employés, Zavvy, ce qui vous permettra d'apprendre à votre rythme et à votre convenance.
Quand : Le cours commence le 10 juin et se termine le 30 juin. Pendant cette période, vous aurez accès à des modules pertinents, à des exercices interactifs et à des exemples pratiques qui vous permettront d'affiner vos compétences en matière de négociation.
Contenu de la formation : Cette session de formation se concentrera sur :
- Comprendre et maîtriser les stratégies de négociation avancées, telles que l'établissement de rapports, l'écoute active, le traitement des objections et la création de solutions gagnant-gagnant.
- Développer un style de communication persuasif.
- Maîtriser les techniques pour gérer les objections et les refus.
- Apprendre à créer des résultats gagnant-gagnant à la fois pour le client et pour notre organisation.
En participant à cette formation, vous serez en mesure de naviguer avec confiance dans des situations de vente complexes et d'obtenir de meilleurs résultats pour notre entreprise et nos clients.
Pour accéder au cours, il vous suffit de vous connecter à Zavvy le 10 juin. Vous trouverez le cours de négociation sous l'onglet "Apprentissage" de votre tableau de bord d'accueil. Veuillez donner la priorité à ce cours pendant la période de temps allouée. Nous vous enverrons également une notification par courriel lors de l'attribution du cours.
Nous sommes ravis de nous embarquer dans ce voyage avec vous et nous sommes impatients de voir comment vous allez tirer parti de ces compétences en matière de négociation pour atteindre de nouveaux sommets dans votre carrière commerciale.
Bestregards,
[Votre nom]
[Votre titre]
Exemple 5 : Courriel d'annonce d'une formation obligatoire sur le harcèlement
Objet : Rejoignez-nous pour une formation obligatoire sur le harcèlement : Atelier et parcours de formation Zavvy
Chère [équipe],
Chez [Nom de l'entreprise], nous nous engageons à maintenir un environnement de travail respectueux et inclusif, exempt de toute forme de harcèlement. Dans le cadre de nos efforts continus pour respecter cet engagement, nous organisons une session obligatoire de formation à la prévention du harcèlement pour tous les employés. Ce programme complet consiste en un atelier initial, suivi d'un parcours de formation engageant sur notre plateforme d'habilitation des employés, Zavvy.
Détails de la formation :
Sujet : Prévenir et traiter le harcèlement sur le lieu de travail
Date de l'atelier : L'atelier en direct se tiendra virtuellement le 15 juin, de 10 heures à 12 heures. Notre équipe des ressources humaines et un conférencier expert expliqueront en détail ce qu'est le harcèlement, son impact sur les individus et les équipes, et comment le prévenir sur le lieu de travail. Cette session est la première étape pour s'assurer que chacun se sente valorisé, respecté et en sécurité sur son lieu de travail. (Pour ceux qui ne peuvent pas assister à cette session, l'enregistrement sera ajouté au parcours Zavvy).
Voyage sur Zavvy : Après l'atelier, nous poursuivrons notre parcours d'apprentissage sur Zavvy. À partir du 16 juin, vous trouverez un module de formation dédié qui renforcera les principaux concepts de l'atelier. Vous y trouverez un contenu attrayant, des questionnaires d'auto-évaluation et d'autres ressources pour consolider votre compréhension.
Exercice de jeu de rôle : Nous conclurons le parcours de formation par un exercice interactif de jeu de rôle. Chacun d'entre vous sera automatiquement associé à des collègues pour former des petits groupes. Votre tâche consistera à discuter d'une situation hypothétique, à élaborer un plan d'action et à le présenter. Chaque groupe recevra un canal Slack dédié pour faciliter les discussions et réaliser le travail.
Cette formation couvrira des sujets essentiels tels que
- Identifier les différents types de harcèlement.
- Comprendre l'impact du harcèlement sur les individus et le lieu de travail.
- Comprendre les procédures d'établissement de rapports.
- Les étapes pour prévenir et traiter le harcèlement.
En participant à cette session, vous jouerez un rôle essentiel dans la promotion d'un environnement de travail sûr, respectueux et inclusif pour tous les employés.
Nous apprécions votre engagement à promouvoir un lieu de travail exempt de harcèlement et nous nous réjouissons de votre participation à cette importante session de formation.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,
[Votre nom]
[Votre titre]
📝 Modèle d'e-mail d'annonce de formation obligatoire
Pour vous aider à créer une annonce attrayante, nous avons élaboré un modèle complet que vous pouvez personnaliser en fonction des exigences spécifiques de votre matériel de formation.
Utilisez ce modèle comme base pour votre annonce.
Objet : Annonce : Session de formation obligatoire - [Sujet de la formation]
Cher(e) [Prénom de l'employé(e)]/ équipe,
Dans le cadre de notre engagement permanent à promouvoir une culture de croissance et de développement, nous avons le plaisir de vous annoncer une session de formation obligatoire sur le [sujet de la formation]. Cette formation vise à améliorer vos compétences et à vous permettre d'exceller dans votre rôle au sein de [Nom de l'entreprise].
La formation portera sur les points suivants
- Point clé 1
- Point clé 2
- Point clé 3
Détails de la formation :
Sujet : [Sujet de formation]
Date : [Date]
Heure : [Heure de début] - [Heure de fin]
Lieu : [Lieu ou plateforme de formation virtuelle]
Durée : [Durée]
Veuillez noter cet événement important dans votre agenda. De plus amples informations, y compris le [lien/lieu de la réunion virtuelle], seront communiquées à l'approche de la date.
Nous comprenons que tout le monde a un emploi du temps chargé, mais cette formation est obligatoire car elle joue un rôle important dans [les objectifs de l'entreprise/le développement professionnel/la cohésion de l'équipe/etc.] Nous sommes convaincus que vous trouverez cette session utile et informative et que votre temps en vaudra la peine.
Le [thème de la formation] est crucial pour le succès de notre organisation, car il [explique brièvement l'importance du thème]. En outre, en participant à cette formation, vous acquerrez des connaissances et des compétences précieuses pour [énumérer quelques avantages et résultats escomptés pour les employés].
Si vous avez des questions ou des inquiétudes, n'hésitez pas à contacter notre coordinateur de formation, [Nom du coordinateur], à l'adresse [Courriel du coordinateur].
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,
[Votre nom]
[Votre titre]
[Nom de l'entreprise]
💪 Pour plus de modèles de formation, consultez notre collection de modèles de plans de formation.
💡 Conseils pour communiquer les formations obligatoires à vos employés
Mettre en évidence les avantages
Insistez sur la manière dont la formation permettra :
- Bénéficier aux employés dans leur rôle.
- Aidez-les à développer de nouvelles compétences.
- Contribuer au succès de l'entreprise.
Suscitez leur enthousiasme! L'un des avantages de travailler dans une organisation ayant une forte culture de l'apprentissage est de pouvoir se perfectionner pendant les heures de travail.
Exemple: "En participant à la formation sur l'excellence du service à la clientèle, vous améliorerez votre.. :
- Améliorez vos compétences en matière de communication.
- Résoudre facilement les problèmes des clients.
- Être mieux positionné pour une croissance future au sein de l'entreprise.
Utiliser un langage clair
Rédiger de manière claire et concise, en utilisant un langage simple et facile à comprendre pour tous les employés.
Exemple: "La formation se concentrera sur les techniques pratiques que vous pouvez appliquer dans vos interactions quotidiennes avec les clients.
Être inclusif
S'adresser à tous les employés ou au public cible spécifique de manière respectueuse et inclusive.
Exemple: "Nous apprécions la diversité des points de vue apportés par chaque membre de l'équipe. Nous sommes convaincus que cette formation sera utile à tous, quel que soit votre niveau de compétence actuel."
Adopter un ton amical
Même si la formation est obligatoire, un ton amical dans votre courriel peut rendre les employés plus réceptifs à l'information. Encore une fois, les professionnels n'aiment pas "devoir faire quelque chose" ou, comme nous l'avons vu, le mot "obligatoire".
Exemple: "Nous comprenons que tout le monde a un emploi du temps chargé, mais investir ce temps dans votre développement en vaudra la peine. Nous espérons que la session de formation sera productive et agréable !"
Personnaliser l'e-mail
La personnalisation est la clé d'un bon courriel.
Dans la mesure du possible, adressez-vous à chaque employé par son nom plutôt que par une formule de politesse générique.
Exemple: "Cher [Prénom de l'employé], nous sommes heureux de vous annoncer une session de formation obligatoire conçue pour vous aider à exceller dans votre rôle."
Il n'est pas toujours possible de s'adresser à chaque employé par son nom. Dans ce cas, essayez de segmenter votre liste d'adresses électroniques par département.
💡 Conseil : Vous avez besoin d'aide pour créer un programme de formation à fort retour sur investissement ? Consultez notre guide sur la création de plans pour les employés.
➡️ Assurer des expériences d'apprentissage attrayantes avec Zavvy
Appelons un chat un chat. Rares sont ceux qui trouveront la formation à la conformité amusante. Mais la sécurité de votre entreprise dépend d'employés bien formés.
Avec le système de croissance à 360° de Zavvy, vous pouvez mettre en place des programmes de formation obligatoire attrayants :
- Mettre l'accent sur l'apprentissage social et coopératif: Encourager le travail en groupe, la collaboration et les cohortes d'apprentissage dynamiques, en favorisant un sentiment de camaraderie.
- Contenu multimédia : Enrichir les parcours de formation avec des contenus multimédias intégrés.
- Questionnaires personnalisables : Évaluez la rétention des connaissances et les progrès réalisés à l'aide de quiz avec des taux de réussite ajustables et des questions à choix multiples.
- Une communication sans faille : Bénéficiez de notifications et d'intégrations avec Slack et MS Office pour une coordination efficace.
- Retour d'information sur l'apprenant : Recueillir des informations sur la satisfaction des apprenants au moyen d'enquêtes intégrées.
- Apprentissage autonome : Permettre aux employés de prendre le contrôle de leur développement en s'inscrivant à des cours qui répondent à leurs besoins individuels.
Mais Zavvy est plus qu'une solution de formation. Nous comprenons l'importance de combler les lacunes entre la rétroaction sur le rendement, les plans de développement et la formation.
C'est pourquoi nous avons créé une solution complète qui réunit tous ces éléments en une seule plateforme puissante.
De plus, grâce au Coach de Zavvz alimenté par l'IA, vos employés peuvent obtenir de l'aide pour rédiger des commentaires, accéder à des ressources d'apprentissage et recevoir de précieux conseils de coaching, le tout sans jamais quitter la plateforme Slack . Notre Coach en compétences IA est toujours à portée de main, prêt à soutenir votre parcours de développement professionnel et à vous aider à réussir.
Améliorez votre formation obligatoire avec la plateforme d'habilitation des employés de Zavvy - la sauce secrète pour des expériences d'apprentissage engageantes, interactives et carrément géniales.
📅 Réservez une démonstration pour le voir à l'œuvre.
❓ FAQ
🤔 Combien de temps à l'avance dois-je annoncer les formations obligatoires ?
Nous recommandons d'annoncer les formations obligatoires au moins 2 à 4 semaines à l'avance, afin de laisser aux employés le temps de se préparer et de prendre les dispositions nécessaires.
🎯 Comment puis-je encourager les employés à s'impliquer dans le contenu de la formation ?
Utiliser une variété de techniques d'apprentissage engageantes, telles que :
- des activités interactives ;
- des discussions de groupe ;
- des exemples concrets ;
Rendre le contenu plus compréhensible et plus agréable pour les employés. En outre, créer un environnement sûr et ouvert où les employés se sentent à l'aise pour poser des questions et partager leurs idées.
📊 Comment puis-je mesurer l'efficacité de la formation obligatoire ?
Mesurez l'efficacité de votre formation en suivant l'assiduité des employés, en administrant des évaluations avant et après la formation, en recueillant des commentaires par le biais d'enquêtes et en surveillant tout changement dans le comportement ou les performances des employés en rapport avec les thèmes de la formation.
🤝 Comment créer une expérience de formation positive pour les employés ?
Créer une expérience de formation positive en
- Incorporer des éléments de gamification pour rendre l'apprentissage amusant et attrayant.
- Reconnaître et célébrer les réalisations des employés pendant et après la formation.
- Offrir des possibilités de pratique et d'application des compétences.
- Encourager l'apprentissage entre pairs et la collaboration entre les employés.
📚 Comment assurer la formation continue au-delà de la formation obligatoire ?
Encourager l'apprentissage continu en
- Offrir des possibilités permanentes de développement professionnel, telles que des webinaires, des ateliers ou des cours en ligne.
- Offrir l'accès à des ressources d'apprentissage, à des livres ou à des plateformes en ligne pour l'apprentissage à son propre rythme.
- Promouvoir une culture de l'apprentissage au sein de l'organisation en favorisant le partage des connaissances et en encourageant les employés à saisir les opportunités de croissance.