Pourquoi la clarté des rôles doit-elle être une priorité dans votre organisation - et comment l'améliorer ?
Vous avez embauché certains des meilleurs talents de votre secteur, investi dans vos processus d'intégration, donné la priorité au bien-être des employés et développé une culture d'entreprise dont vous pouvez être fier. Mais il manque quelque chose !
Vos employés ont-ils l'impression de ne pas savoir ce qu'ils sont censés faire ?
Peut-être constatez-vous des disputes entre collègues, ou bien ces derniers laissent-ils tomber parce que personne n'a réalisé qu'ils étaient responsables d'une tâche essentielle pour l'entreprise.
Il s'agit làde signes évidents d'un manque de clarté des rôles de vos employés.
🔍 Qu'est-ce que la clarté des rôles?
La clarté des rôles élimine le stress et la confusion de l'équation. En donnant à vos employés une certitude absolue quant à leurs tâches principales au travail et en leur offrant un contexte, vous leur montrez comment leurs responsabilités individuelles s'intègrent dans le tableau d'ensemble de votre organisation.
Ces responsabilités spécifiques peuvent inclure
- Tâches
- Produits à livrer
- Processus
- Objectifs
- ICP
Lorsque la clarté des rôles est parfaite, il faut s'attendre à ce qu'un employé connaisse ses propres objectifs, les rôles de ses collègues et la manière dont ils s'articulent pour assurer la réussite de l'entreprise. Comme les rouages d'une roue !
Jordann M. Andrusiak, conseiller et directeur des solutions commerciales chez Synergy Capital Solutions, explique,
"La clarté est un élément crucial de l'organisation, et l'organisation est le fondement de l'entreprise. En mettant l'accent sur la clarté, les employés voient comment leur travail contribue à l'intérêt général de l'entreprise, ce qui les incite à améliorer leurs performances.."
⁉️ Qu'est-ce que l'ambiguïté des rôles ?
En revanche, l'ambiguïté du rôle se produit lorsqu'un employé n'a pas une idée claire de son travail.
Et c'est plus fréquent que vous ne le pensez, puisque seulement 60 % des employés sont tout à fait d'accord pour dire qu'ils ont des attentes claires quant à leur rôle. Lorsque les objectifs de performance et la responsabilité changent constamment, cela laisse beaucoup de place à la confusion.
L'ambiguïté des rôles peut survenir dans les entreprises, qu'elles soient anciennes ou nouvelles, et quelle que soit leur taille. À l'extrémité débutante de l'échelle, les startups dont les flux de travail sont fluides ont souvent une approche "tout le monde sur le pont" des rôles alors qu'elles accélèrent la croissance de leur nouvelle entreprise.
Mais les entreprises existantes n'ont pas non plus la vie facile : la confusion s'installe lorsqu'il y a une pression pour changer d'échelle et innover.
Les inconvénients de la confusion des rôles sont notamment les suivants :
- Chevauchement des tâches - le fait que deux employés ou plus effectuent le même travail constitue un conflit de rôles et un gaspillage de ressources.
- Mauvaise communication - les grandes équipes dispersées souffrent souvent de problèmes de communication et d'orientations floues, que la clarté des rôles peut atténuer.
- Friction entre collègues - le fait de se renvoyer la balle d'une personne à l'autre ou à un autre service est fréquent lorsqu'il y a un manque d'alignement. La transparence des rôles renforcera la confiance entre les collègues.
❗️ Pourquoi la clarté des rôles est-elle importante ?
Dans certaines situations professionnelles, la clarté des rôles peut être une question de vie ou de mort. Naga Siddharth, vice-président des ressources humaines de Supr Daily, explique comment les pilotes doivent être parfaitement au clair sur leur rôle lorsqu'ils sont en vol .
"La vie dépend littéralement de leur travail. Chacun d'eux sait ce qu'il doit faire, comment il doit le faire et quand il doit le faire. Lorsque le pilote aux commandes prend les commandes, il appelle "mon avion" et l'autre pilote répond "votre avion" pour confirmer. Il n'y a pas de cas de "mais je pensais que ....".
Ce modèle s'appuie sur un transfert transparent d'un collègue à l'autre pour garantir que la tâche est accomplie sans heurt et sans risque d'échec. Mais lorsque les enjeux ne sont pas aussi élevés qu'un accident d'avion, quels sont les avantages de la clarté des rôles dans une entreprise traditionnelle ?
Performance
La clarté des rôles sur le lieu de travail favorise l'engagement des employés, ce qui permet à votre équipe d'être heureuse dans son travail.
En fait, cette étude de l'International Journal of Service Industry Management démontre la relation entre la clarté des rôles et l' amélioration de la satisfaction au travail, de l'engagement organisationnel et de la qualité du service à la clientèle.
Un véritable rappel que l'investissement dans la clarté des rôles est gagnant-gagnant pour votre organisation.
Éviter l'épuisement professionnel
D'autre part, le manque de clarté des rôles est l'une des cinq principales raisons pour lesquelles les employés souffrent de stress lié au travail ou d'épuisement professionnel. La Mayo Clinic abonde dans le même sens, citant l'épuisement professionnel comme le résultat d'attentes professionnelles peu claires.
"Si vous ne savez pas clairement quel est votre degré d'autorité ou ce que votre supérieur ou d'autres personnes attendent de vous, vous ne vous sentirez probablement pas à l'aise au travail, vous ne vous sentirez probablement pas à l'aise au travail."
Rétention des employés
Pendant la Grande Démission, il est essentiel pour les entreprises de conserver leurs meilleurs talents. Et nous savons que 94 % des employés resteront plus longtemps dans une entreprise si celle-ci investit dans leur développement. Alors, pourquoi ne pas faciliter la fidélité de vos employés à votre organisation en.. :
- la description de leur rôle actuel
- prédire à quoi ressemblera leur rôle à l'avenir
- leur permettant de suivre un parcours de progression de carrière?
👩 Pourquoi la clarté des rôles est-elle importante dans les équipes?
Prenons un exemple classique de clarté des rôles : le travail d'équipe fait partie intégrante du sport.
Dans une équipe de football qui remporte la Coupe du monde, chaque joueur national doit s'habituer à jouer un rôle différent de celui qu'il a au niveau du championnat. Chaque star doit avoir des attentes claires quant à sa position en attaque, en défense ou en soutien au milieu du terrain.
L'objectif principal de l'équipe est de marquer des buts et de gagner le match. Mais au niveau individuel, les joueurs savent qu'ils doivent faire confiance à leurs coéquipiers et décider de garder le ballon ou de le passer à un joueur plus fort et mieux placé.
Il n'est pas surprenant que la clarté des rôles crée l'harmonie précise nécessaire à une main-d'œuvre performante.
Besoin d'un autre exemple ?
En 2014, Steve Yzerman a sélectionné une équipe d'étoiles de la ligue pour l'équipe olympique canadienne de hockey sur glace, mais il a attribué leurs rôles en fonction des "besoins en matière de position, du style de jeu et du travail d'équipe", sans tenir compte de leurs succès individuels.
En donnant à chacune de ces stars la clarté sur leur nouvelle position au sein de l'équipe nationale, le Canada a battu la Suède par 3-0 pour remporter la médaille d'or du tournoi.
📏 C omment mesurez-vous la clarté des rôles ?
La clarification des rôles est un processus qui peut s'intégrer facilement à l'intégration des employés afin d'aider vos nouveaux employés à se familiariser avec leur nouveau travail.
Mais lorsque les membres de votre équipe travaillent avec vous depuis des années, leur idée de ce qu'implique chaque fonction peut être solidement ancrée.
Comment évaluer si le manque de clarté des rôles est un problème pour les employés actuels ?
Voici deux stratégies pour clarifier les rôles :
- Distribuer un questionnaire simple sur la clarté des rôles
- Organiser un exercice de clarté des rôles tel que le Acid Test.
1. Comment créer un questionnaire sur la clarté des rôles
Soumettez une enquête sur la clarté des rôles à l'ensemble de votre équipe ou de votre organisation afin de déterminer si la clarté des rôles est assurée ou si elle doit être améliorée.
Demandez à vos employés de répondre aux affirmations suivantes par : Pas du tout d'accord, pas d'accord, ni d'accord ni d'accord, d'accord ou tout à fait d'accord.
Soumettez le questionnaire à l'ensemble de votre organisation pour avoir une idée de la clarté des rôles. Si vous souhaitez obtenir un retour d'information général et honnête, demandez à vos employés de remplir le questionnaire de manière anonyme.
Mais si vous avez besoin d'informations précises sur les domaines spécifiques de votre entreprise où les rôles ne sont pas clairs, recueillez également les noms et les titres des postes.
2. Comment créer un exercice de clarté des rôles : l'Acid Test
Mike Clark, formateur et coach en entreprise, explique que le test d'acidité permettra de "vérifier que tout le monde sait à qui il est censé rendre compte, qui lui rend comptemais surtout, qu'ils savent clairement ce que les gens sont censés faire dans leur rôle : pourquoi ces personnes sont-elles employées ?
Le test consiste à demander à chaque employé d'écrire les trois à cinq tâches clés qu'il est chargé d'accomplir dans le cadre de sa fonction. Vous vérifierez ces responsabilités pour voir comment elles se comparent à vos trois à cinq caractéristiques de rôle.
révèle Clark,
"Ce que je constate souvent, c'est que la première chose, la raison principale pour laquelle ils sont employés, est normalement assez claire. Bux environs de la troisième, nous commençons à être un peu gris, et les chances de voir les raisons s'aligner totalement ne sont souvent pas tout à fait les mêmes. Si vous voulez tirer parti de la force de votre équipe, définissez clairement son rôle.
📈 Comment améliorer la clarté des rôles
ZavvyLes solutions d'évolution des salariés de l'entreprise aident les organisations à créer des cadres de compétences pertinents et à clarifier les rôles. Chaque rôle est clairement défini et assorti d'un niveau d'ancienneté, de sorte qu'il n'y a aucun doute sur les responsabilités de chaque employé et de ses collègues.
"Comme tout autre processus au sein de l'organisation, la clarification des rôles doit être bien pensée. Il ne peut s'agir d'un simple briefing verbal expliquant les rôles des employés.
Il doit s'appuyer sur des documents écrits détaillés. Il faut donc toujours fournir des descriptions de poste générales avec des détails sur le poste.
Vous pouvez également inclure les tâches des autres membres de l'équipe, afin de montrer où se situent les limites. Veillez à ce que ces informations soient toujours disponibles pour vos employés." Nina PączkaCommunity Responsable de Mon CV parfait
Conseil : utilisez les résultats de votre questionnaire sur la clarté des rôles et de votre test décisif pour vous aider à définir les rôles au sein de votre entreprise.
1. Créer des descriptions de rôles basées sur les compétences
Clarifiez les rôles en définissant les compétences des employés et en les inscrivant sur les fiches de rôle afin d'éviter toute confusion.
Une fiche de rôle bien conçue détaillera précisément les compétences et les capacités requises et la manière dont le travail doit être effectué.
La meilleure pratique consiste pour les RH à impliquer des experts du secteur dans ces tâches afin de créer des cadres de compétences pertinents.
Par exemple, pour un poste de scientifique de données, vous ne vous attendez pas à ce que les RH comprennent les détails complexes de ce rôle technique - ils devraient plutôt s'adresser à des professionnels qui les comprennent.
2. Définir les domaines d'intervention des employés
Dans le cadre du cycle de croissance des employés, les membres de l'équipe sont encouragés à participer à la définition de leurs propres domaines d'action. Comment peuvent-ils y parvenir ?
Pourquoi ne pas s'inspirer de Dave Girouard, PDG d'Upstart, qui considère #WWYRD, ou que ferait votre remplaçant ? Il explique :
"Un autre exercice mental dans lequel je me suis investi consiste à réfléchir à ce qui se passerait si demain mon conseil d'administration se réunissait et me licenciait. Et s'ils me disaient : "Dave, merci d'avoir joué. Vous avez terminé. Et qu'ils allaient chercher le meilleur PDG du monde, celui qui me ferait passer pour un imbécile ? Que ferait-elle différemment de ce que je fais ? J'y pense pendant un moment, puis je me dis : "Pourquoi diable ne fais-tu pas ces choses-là ?"
3. Utiliser les modèles du cadre de progression de carrière
Avec les compétences, les modèles de cartes de rôle et les domaines d'intervention en place, cela constitue la base de vos modèles de cadre de progression de carrière. Les responsables peuvent suivre et soutenir le plan de développement d'un employé, qui affichera les progrès et le taux d'achèvement de l'individu.
Votre cadre de progression de carrière décrira :
- Les rôles au sein de votre organisation
- Les rôles auxquels chaque membre de l'équipe peut accéder
- Ce qu'ils doivent réaliser pour avancer dans leur parcours de progression
➡️ Consultez ces exemples de modèles de progression de carrière pour vous inspirer.
Quand faut-il clarifier les rôles ?
"De nombreux chefs d'équipe se sont surpris à dire "on verra bien" lorsqu'il s'agit d'embaucher les personnes qu'ils souhaitent voir rejoindre leur équipe, mais embaucher sans avoir une idée claire de ce qu'implique un rôle est une grave erreur . Définissez clairement ce dont vous avez besoin, créez la description du poste, puis embauchez.." Tom FerryCoach en immobilier
Il peut être complexe de savoir quand définir la clarté des rôles dans votre organisation. Visitez et revisitez régulièrement ce domaine au fur et à mesure de l'évolution de votre structure et de vos processus.
Quel est donc le bon moment pour clarifier les rôles ?
- Pendant le recrutement - à ce stade très précoce, attirez les bons candidats en définissant clairement les rôles. Diffusez-les dans vos offres d'emploi ou faites-en la promotion tout au long du processus de candidature.
- Pendant l'intégration - aidez votre nouvel employé à comprendre son rôle et comment il s'intègre dans la structure globale de votre organisation.
- Lors des entretiens d'évaluation, la clarté du rôle doit être revue dans le cadre du plan de développement de votre employé. Vérifiez que les attentes de votre employé correspondent toujours à celles de l'entreprise et mettez en évidence tout changement de rôle.
- Restructuration - qu'il s'agisse de licenciements ou d'acquisitions, assurez-vous que chaque employé comprend ses responsabilités exactes en cas de changement structurel dans votre entreprise.
- Planification de la succession - Si vous avez identifié un candidat promis à un bel avenir dans votre entreprise, précisez le cadre de progression qu'il suivra d'ici à sa succession éventuelle. Il peut s'agir de promotions ou de mutations latérales.
Comment clarifier les rôles dans les équipes hybrides
Abordons donc l'éléphant dans la pièce : le travail à distance. Même si vous avez eu un niveau raisonnable de clarté dans votre entreprise basée au bureau, les lignes peuvent s'estomper lorsque vous passez à un environnement de travail à distance ou hybride. Le modèle hybride est relativement nouveau pour de nombreuses organisations, et il reste encore un peu de travail à faire sur le lieu de travail virtuel.
"La clarté est l'un des indicateurs de succès les plus puissants dans les organisations d'aujourd'hui, en particulier lorsqu'elles sont de plus en plus distribuées." Erica Keswin, auteur de "Apportez votre humanité au travail."
L'ambiguïté des rôles peut également se manifester au niveau de la communication - lorsque la moitié de l'équipe se trouve dans un espace de travail et que l'autre moitié est répartie dans le monde entier, à qui incombe-t-il de maintenir les projets sur la bonne voie ?
Favorisez la clarté des rôles dans un cadre hybride en créant un répertoire de fiches de rôle, comprenant une structure de communication claire. Ce répertoire devrait mettre clairement en évidence
- qui est chaque membre de l'équipe
- à qui ils rendent compte
- les tâches dont ils sont responsables.
Cette transparence permet également d'éliminer les préjugés à l'égard des employés de bureau qui se rencontrent face à face.
➡️ Un raccourci pour clarifier les rôles dans votre organisation
Vous n'êtes toujours pas sûr que les rôles sont clairs dans votre entreprise ?
La réponse se trouve dans les mains de vos employés. Utilisez des stratégies telles que des exercices de clarification des rôles et des entretiens pour évaluer la compréhension qu'ont les employés de leurs tâches et de leurs responsabilités. Réagissez ensuite de manière appropriée en créant des fiches de rôle, en définissant les compétences et en élaborant un cadre de progression de carrière qui enthousiasmera les membres de votre équipe.
Vous avez hâte de commencer ? Utilisez ce logiciel de développement des personnes pour améliorer la clarté des rôles de toute votre équipe.