Återkoppling nedåt: Är detta den bästa granskningsstrukturen för ditt företag?
Oftast kan feedback ha en negativ innebörd för de anställda. Oavsett om de är oroliga för att bli utskällda, inte få sin bonus i år eller bli förödmjukade inför sina kollegor kan mycket gå fel med feedback.
Den typ av feedback som vi talar om här är naturligtvis nedåtriktad feedback, där ord, åsikter och vägledning förs vidare från en överordnad till en direkt rapporterad person. Ganska traditionellt när det gäller prestationsbedömningar, men en strategi som 90 % av Fortune 500-företagen har ersatt med 360-graders feedback-system i stället.
Vill du öka framgången för dina feedback-slingor? Läs vidare för att lära dig hur nedåtgående feedback fungerar, vilka begränsningar den har och hur du kan integrera den på ett mer meningsfullt sätt i 360-årsbedömningar.
🔍 Vad är nedåtgående feedback?
Nedåtriktad återkoppling är informationsflödet från chefer eller överordnade till deras direktrapporter.
Vid prestationsstyrning ger cheferna den här typen av feedback för att stödja den anställdes tillväxt och utveckling. Men den kan också kopplas till administrativa ämnen som kompensation och bonuskvalifikationer.
Du kanske känner igen nedåtriktad feedback som det enda bedömningssystem som din organisation erbjuder. Det är en relativt enkelriktad form av återkoppling eftersom den sker med schemalagda intervaller (vanligtvis årligen) och ofta är mycket formell. Cheferna berättar för de anställda vad de tycker om deras prestationer under det gångna året - och de lyssnar.
Cheferna kan ta upp följande ämnen i en process för granskning av nedåtgående feedback:
- Grundläggande kompetenser - Uppfyller eller överträffar du kompetenserna i din nuvarande roll?
- Kommunikation - har du en effektiv kontakt med din chef och dina lagkamrater?
- Interpersonell - har du starka mjuka färdigheter och visar prov på ett bra lagarbete?
- Anpassning - kan du visa att du förstår företagets värderingar?
- Motivation - verkar du engagerad i ditt arbete och har en god arbetsmoral?
- Effektivitet - håller du deadlines och överträffar förväntningarna?
- Arbetets kvalitet - är din chef alltid nöjd med ditt arbete?
⬇️ Hur passar nedåtgående feedback in i 360-graders feedback?
360-graders feedback är ett mer holistiskt sätt att samla in och distribuera feedback. I stället för att komma från en person (en chef) kommer den från flera källor, t.ex. kollegor, direktrapporter, överordnade, kunder och affärspartner.
"När vi ger feedback uppåt, nedåt eller till höger och vänster - till våra chefer, medarbetare, kollegor och affärspartners - har vi stora möjligheter att lyfta fram äkthet, skapa trygghet, erbjuda möjligheter till verklig förbättring och berätta något om oss själva som den andra parten ännu inte känner till.
När huvudsyftet med feedbacken är att uttrycka positiv uppskattning har vi gott om utrymme att utveckla alla dessa saker. När huvudsyftet med feedbacken är att kommunicera att något behöver förbättras, har vi också gott om utrymme för att bygga relationer. Feedback skapar en meningsfull plats för att möta den andra parten - och att agera på den feedback vi får är en ännu större plats för att bygga våra arbetsrelationer."
- Mila TrezzaGrundare av Coaching Lawyers.
360-graders utvärderingar är ett viktigt sätt att komplettera nedåtriktade feedback-slingor. Även om medarbetarna fortfarande får vägledning uppifrån och ner erbjuder andra intressenter ytterligare sammanhang.
Till exempel: Om en chef föreslår att en direktanställd behöver arbeta med sin affärskommunikationsförmåga kan 360-graders feedbackprocessen ge mer insikt i hur andra uppfattar deras kommunikation. Är detta en missmatchning mellan den anställde och chefen, eller tycker andra människor också att de är svåra att närma sig dem?
Svaren på dessa frågor hjälper de anställda att utveckla en plan för att förbättra sin kommunikationsförmåga. Och när de till slut kommunicerar bättre kommer deras chef att kunna se den positiva effekten på teamet.
💰 F ördelarna med feedback uppifrån och ner (nedåt)
Det finns några tydliga fördelar med nedåtriktad feedback, som du inte bör bortse från även när du anpassar din granskningskultur.
Anpassning mellan arbetsgivare och arbetstagare
När medarbetarna vet vad deras chefer vill ha och förväntar sig är det lättare att anpassa deras mål och prestationer och se till att de är på samma sida.
Förbättringar av arbetets kvalitet
När en chef ger specifik och användbar feedback kan det hjälpa medarbetarna att undvika att göra samma misstag i framtiden. Om de agerar som mentor kan den som ska bli lärling dra nytta av deras mångåriga erfarenhet.
Introduktion av nyanställda
Feedback nedåt går bortom specifika roller och kan hjälpa nyanställda att fördjupa sig i företagskulturen om de nyligen har anslutit sig till teamet. Genom att veta vilka organisationens värderingar är och hur de vill att de anställda ska representera företaget kan man styra beteendet i enlighet med dem.
Stärkt självförtroende
Önskan om beröm utvecklas redan i barndomen när vi får positiv feedback från föräldrar, lärare eller idrottstränare. Och vissa anställda fortsätter att söka denna typ av förstärkning på arbetsplatsen, där 37 % av de anställda föredrar att få beröm offentligt. Feedback nedåt kan vara en riktig egoboost för anställda som älskar att få beröm från chefen.
Psykologer förklarar att beröm eller komplimanger aktiverar hjärnans ventrala striatum och ventrala mediala prefrontala cortex. Denna typ av "social belöning" är lika spännande för hjärnan som att få en ekonomisk belöning!
💡 7 tips för att ge bättre feedback vid nedgradering
Om feedback uppifrån och ner känns rätt för din organisation kan du följa de här 7 tipsen för att få ut det mesta av den.
1. Var tillgänglig
Även om detta är ett envägsflöde måste de direkta reportrarna veta att de kan kontakta dem om de behöver få mer klarhet i en fråga.
2. Använd en struktur för återkoppling
En korrekt feedbackmodell hjälper cheferna att ge tydlig, kortfattad och användbar feedback. Ingen tycker om att höra negativ eller konstruktiv feedback, så börja med vad de gör bra för att sätta kritiken som följer i perspektiv. Ge sedan exempel på var de kan förbättra sig. Avslut slutligen på ett positivt sätt med vad de bör fortsätta att göra.
3. Se bortom individuella prestationer
Se till att din återkoppling omfattar den större bilden. Istället för att fokusera på specifika händelser eller projekt bör feedbacken bidra till den anställdes övergripande tillväxt och utveckling. Hänvisa till kompetensen i rollkortet och företagets kärnvärden för att se till att de stämmer överens.
4. Begär feedback om feedbacken
Fråga direktrapporter om det finns några områden där de skulle vilja ha mer feedback. Det ger dig en chans att fokusera på de områden som är viktigast för dem. 89 % av HR-cheferna håller med om att kontinuerlig feedback från kollegor ger framgångsrika resultat, men 41,8 % av företagen begär feedback från de anställda en gång om året eller mer sällan.
5. Var medveten om din ton
Försök att undvika att framstå som negativ, nedlåtande eller dömande. Använd använd användbara positiva och negativa feedbackfraser för att få fram dina synpunkter. En positiv och konstruktiv ton bidrar till att budskapet tas emot som det var tänkt.
6. Håll dig till ett regelbundet schema för återkoppling
Ett regelbundet schema säkerställer att återkopplingen kommer i rätt tid och att det inte blir några överraskningar. Tyvärr är årliga utvärderingar oftast alltför sällan förekommande. Undersökningar visar att så många som 60 % av de anställda föredrar feedback varje vecka eller till och med varje dag.
7. Uppföljning
Ordna en tid för att titta in och se hur det går för de anställda; det visar att du är engagerad i att hjälpa dem att förbättra sig och att du värdesätter deras utveckling.
📝 Mall för nedåtgående feedback som du kan använda
I den här mallen kommer chefen att överväga frågorna till vänster innan han/hon ger feedback om medarbetarens prestationer i den högra kolumnen. De har också möjlighet att ge en övergripande sammanfattning och fastställa nästa datum för resultatbedömning. Ladda gärna ner och skräddarsy mallen efter dina behov:
Varför räcker det inte med enbart nedåtgående feedback?
Det finns begränsningar för ledare som enbart förlitar sig på feedback uppifrån och ner, eftersom de går miste om viktiga inlärningsmöjligheter både för de anställda och för arbetsgivaren.
De främsta begränsningarna för nedåtgående feedback i din företagskultur är följande:
Den primära effekten
Primatseffekten är en kognitiv bias som innebär att människor har en tendens att minnas information som presenteras i början snarare än den som följer efter. Slutsatsen är att det första intrycket räknas! Negativa fördomar kan smyga sig in i deras prestationsbedömning för anställda som inte har fått en bra start. Ingenting kommer någonsin att vara tillräckligt bra för deras chef, även om de har gjort betydande förbättringar. Anställda kan känna sig demotiverade och undervärderade när detta är den enda typ av feedback som de får.
Halo-effekten
Haloeffekten uppstår när en positiv egenskap kan påverka din allmänna uppfattning om någon. Anta till exempel att din chef erkänner att hans medarbetare är en bra kommunikatör. I så fall är det troligare att han eller hon tror att han eller hon också har starka ledaregenskaper, även om det inte finns några bevis för detta. Om du däremot bjuder in kollegor till att lämna synpunkter säkerställer du att du får varierad och ärlig feedback. Som ett resultat av detta får dina rapporter en mer väl avrundad översikt.
Recency-effekten
Om återkoppling från medarbetarna endast sker en gång om året är det troligt att chefen endast kommer ihåg nyligen inträffade beteenden, incidenter eller uppgifter som han eller hon har arbetat med. Dessutom innebär effekten av att de anställda inte får en fullständig bild av sina prestationer - fantastiska prestationer för sex månader sedan kan glömmas bort.
Även om kommunikation nedåt har sin plats är det viktigt att komplettera den med andra typer av feedback. Dina bästa alternativ?
Feedback från kollegor
Feedback från kollegor är en typ av feedback från flera källor som kommer från personer som arbetar regelbundet med dig. Det kan vara informell feedback, som att be en kollega om deras åsikt om en presentation du håller på att ge, eller mer formell feedback, som att delta i en 360-gradersundersökning. Oavsett vilket ökar det giltigheten av all nedåtgående feedback som du får från en chef. Det tillför också ett värdefullt perspektiv från personer som arbetar tillsammans med dig.
Feedback uppåt
Feedback uppåt är när medarbetare ger feedback till sina chefer. Det är spegelbilden av nedåtgående feedback, men den är lika viktig.
Kommunikation uppåt kan hjälpa chefer att förstå hur deras medarbetare känner, vad de behöver från sina ledare och hur de kan förbättra sin ledarstil.
"Har du någonsin arbetat i en miljö där feedback bara går åt ena hållet, dvs. nedåt från ledare till medarbetare, och inte åt andra hållet? De flesta av oss har det. Det är sällsynt att ledare aktivt ber om feedback.
Människor tycker att det är svårt att ge feedback uppåt till personer med makt, och därför får VD:ar inte höra talas om hur de påverkar andra. De lever i en bubbla där styrkor överdrivs och svagheter ignoreras." Mark Farrer-Brown, coach, grundare och VD för Fit to Lead.
🔄 Skapa en 360 feedback-kultur som driver tillväxt och prestation
Feedback nedåt är en integrerad del av en 360-graders utvärderingscykel, men det är sällan användbart som ett fristående utvärderingssystem.
Om du vill skapa en kultur med 360 feedback för att driva tillväxt och prestationer i din organisation måste du se till att du tar med alla typer av feedback. Så här gör du:
- Gör det till en dubbelriktad gata: Som vi har sett är feedback nedåt bara en del av ekvationen. För att skapa en väl avrundad feedbackkultur måste du se till att de anställda också får feedback från sina kollegor och chefer.
- Gör den användbar: Feedback är bara bra om den leder till positiva förändringar. När de anställda får negativ feedback ska du se till att de vet vad de måste göra för att förbättra sig. Det kan vara så enkelt som att sätta upp specifika mål eller delta i utbildningskurser.
- Uppmuntra öppen kommunikation: En av de största utmaningarna när det gäller nedåtriktad feedback är att få medarbetarna att lyssna aktivt på den. Anställda som känner att de inte kan tala öppet om sina prestationer kommer sannolikt att stänga av all feedback de får. Uppmuntra öppen kommunikation genom att skapa en trygg och stödjande miljö där de anställda känner sig bekväma med att dela med sig av sina tankar och känslor.
The easiest way to take action on all the above points is to leverage the power of Zavvy's 360 feedback software. This will give you a clear feedback system focused on clarity, meaningful growth, and radically reduced bias.
Du kommer att välja ut och kombinera de program för 360 feedback som du föredrar, inklusive uppåtriktad, nedåtriktad, kollegial feedback och självutvärderingsbedömningar, allt för att främja en positiv och utvecklande organisationskultur.
Som ett resultat kommer ditt team att lära sig av sina misslyckanden och fira sina framgångar!
Sätt hjulen i rörelse idag genom att ordna en live-demo av Zavvy s 360-graders feedbackprogramvara.