Hur man håller ett rättvist och produktivt möte om prestandakalibrering
Är ditt system för prestationsutvärdering rättvist och transparent?
Utvärderar du medarbetarna efter deras prestationer snarare än efter personliga fördomar eller uppfattningar om deras arbete?
Gör er process det möjligt för varje medarbetare att utvecklas i organisationen oavsett rang, titel, bakgrund eller chef?
Det bästa sättet att svara ja på dessa frågor är att genomföra kalibreringsmöten som en del av era regelbundna granskningscykler.
Denna artikel kommer att:
- Fördjupa dig i syftet med kalibreringssessioner.
- Utforska deras roll i den bredare prestationsutvärderingsprocessen.
- Ger praktiska tipsom hur man genomför produktiva och rättvisa kalibreringsmöten.
Vi hjälper dig och dina ledare att hålla rättvisa och produktiva utvecklingssamtal som stärker alla medarbetare i din organisation och inspirerar till tillväxt.
⚖️ Vad är ett möte för kalibrering av prestanda?
Ett kalibreringsmöte är en strukturerad session för att utvärdera och anpassa dina medarbetares prestationsbedömningar.
Chefer och utvärderare för respektive team eller avdelning samlas för att granska och diskutera enskilda medarbetares prestationsresultat och avgöra hur de ligger till i jämförelse. Syftet är att nå konsensus och skapa en standardiserad förståelse för organisationens prestationsnivåer.
På dessa möten kan deltagarna diskutera faktorer som t.ex:
- måluppfyllelse;
- kompetenser;
- färdigheter;
- beteenden;
- övergripande prestanda.
Vad är syftet med kalibreringssessioner?
Det primära syftet med kalibreringsmöten är att säkerställa rättvisa, konsekvens och noggrannhet i prestationsutvärderingsprocessen. På så sätt minimerar man fördomar, åtgärdar avvikelser och främjar en mer konsekvent och objektiv metod för prestationsbedömning.
Exempel: Alice och Jacob arbetar i liknande roller och producerar enastående resultat för teamet.
Alice får sina utvärderingspoäng från en strikt chef som är svår att tillfredsställa, och får totalt 6 av 10.
Jacob får sina 8 av 10 poäng från en mer generös chef som tror att positiva poäng motiverar teammedlemmarna.
Vid första anblicken verkar Jacob vara den viktigare teammedlemmen. Han har större chans att bli befordrad och få en högre ersättning, vilket är orättvist mot Alice.
Prestationskalibreringsmöten utjämnar dessa inkonsekvenser och säkerställer att Alice förblir motiverad att göra bra ifrån sig för organisationen.
🧩 Hur passar kalibreringsmöten in i den övergripande processen för prestationsutvärdering?
Kalibreringsmöten bör äga rum varje prestationsutvärderingscykel för att säkerställa rättvisa och konsekvens över hela linjen. De bör vara en del av organisationens bredare strategi för prestationshantering, som omfattar att sätta upp mål, bedöma framsteg och ge feedback.
Kalibrering av utvecklingssamtal sker vanligtvis i slutet av bedömningsperioden men innan medarbetarna får sina bedömningsresultat eller deltar i utvecklingssamtal. Mötet är när alla chefer kan samlas för att gå igenom sina respektive prestationsbedömningar och nå en gemensam överenskommelse.
📚 Kolla in vår kompletta guide till kalibrering av medarbetarsamtal.
💡 6 viktiga skäl till att genomföra kalibreringsmöten
Tänk om om du funderar på att hoppa över kalibreringsmötena. Här är sex viktiga skäl till varför dessa möten är ett måste i varje utvecklingssamtal.
- Förbättra medarbetarnas engagemang: Kalibreringsmöten skapar en känsla av rättvisa och förtroende för performance management-systemet, vilket i slutändan ökar medarbetarnas engagemang.
- Uppmuntra cheferna att tänka igenom sina bedömningar i samband med prestationsutvärderingen: Kalibrering uppmanar granskare att överväga sina betyg, vilket leder till mer meningsfull feedback.
- Inspirera till diskussion mellan handledare: Granskare är inte ensamma utan en del av ett team. Kalibreringssessioner är ett forum för öppen dialog och för att ta hänsyn till olika ledarstilar.
- Tillämpa liknande standarder för alla medarbetare: Genom att objektivt jämföra utvärderingar säkerställer du att alla medarbetare har samma prestationsstandard.
- Identifiera hög- och lågpresterande för bättre talanghantering: En standardiserad metod gör det lättare att identifiera potentiella ledarskapskandidater eller erbjuda stöd till dem som behöver det.
- Rensa bort fördomar: Prestationskalibreringsmöten är ett utmärkt tillfälle att granska och förfina processen för prestationsbedömning, se till att alla anställda bedöms rättvist och skydda sig mot orättvisor, oavsett om de är avsiktliga eller inte.
🗣️ Hur genomför man ett kalibreringsmöte?
1. Förberedelser inför mötet
Be alla arbetsledare och chefer att genomföra prestationsbedömningar baserade på medarbetarnas mål, prestationer och feedback. Slutför detta steg före mötet - kalibreringssessionen är en chans att justera resultaten av prestationsbedömningen snarare än att inspireras till att granska medarbetarna från grunden.
Om du tidigare har fastställt en uppsättning bedömningsstandarder, dela ut dessa för att hjälpa cheferna med deras poängsättning.
Exempel: Om du använder ett 5-gradigt poängsystem där 1= Otillfredsställande, 3= Medel och 5 = Enastående, måste du klargöra vad en anställd måste uppnå för att få varje poäng.
2. Möteslogistik och mötesplanering
Planera kalibreringsmötena i förväg, med hänsyn till tidslinjen för er prestationsutvärderingscykel och organisatoriska krav. Dela med er av en tidslinje med viktiga datum för kalibreringsprocessen och se till att den äger rum innan cheferna genomför individuella prestationsbedömningar eller fattar beslut om ersättning och befordran.
Dela ut en kalibreringsagenda som beskriver förväntningarna och begär att cheferna kommer förberedda med sina utkast till prestationsbedömningar för att underlätta meningsfulla diskussioner under mötet.
3. Jämförelse och diskussion
Inled mötet med att klargöra företagets övergripande mål och fastställa vilka prestationsnivåer som krävs av medarbetarna för att uppfylla företagets behov.
Använd mötestiden till att jämföra enskilda medarbetares betyg i olika team eller avdelningar för att identifiera avvikelser, potentiella fördomar eller inkonsekvenser i betygen. Ha en öppen diskussion om de prestationsfaktorer ni har tagit hänsyn till och dela med er av perspektiv, insikter och motiveringar till de betyg som varje chef har gett.
Om du märker av någon inflation eller deflation i betygen, diskutera risken för snedvridna betyg, inklusive hur det kan uppstå och vad du kan göra för att eliminera det.
4. Slutför betyg och justera vid behov
Nå konsensus i gruppen och justera individuella betyg för att säkerställa att de överensstämmer med era prestationsstandarder och förväntningar. Dokumentera alla förändringar, inklusive skälen bakom eventuella justeringar.
När du är klar med dina bedömningar avslutar du mötet, delar med dig av resultaten till dina medarbetare och fattar beslut om befordran eller ersättning med vetskapen om att din process är rättvis.
📝 Ladda ner våra kalibreringsmallar för att kickstarta dina kalibreringssessioner. Du får två resurser: en mötesguide och checklista samt ett kalkylblad för att mata in data och få en klockkurva och statistik per avdelning.
🧑🏻🤝🧑🏻 Vem bör delta i ett kalibreringsmöte?
Ditt kalibreringsmöte kommer att variera beroende på organisationens storlek och sammansättning men kommer vanligtvis att innehålla en blandning av:
- avdelningschefer och vice VD:ar;
- människor partners;
- tvärfunktionella ledare.
Följ dessa riktlinjer för att bestämma din mötesstruktur baserat på företagets storlek:
- Växande företag med 1-50 anställda: I små organisationer är den bästa metoden att hålla 1:1-möten med varje chef som genomför prestationsutvärderingar.
- Större företag med 50-150 anställda: Det kan vara för tidskrävande att hålla 1:1-samtal med varje chef; skapa istället kalibreringsgrupper med representativa arbetsledare som granskar och jämför prestationsbedömningar.
- Företag med 150+ anställda: Använd en kalibreringskommitté från olika avdelningar, med HR aktivt involverad.
Kom ihåg detta: Alla kalibreringsmöten syftar till att främja enhetlighet i hela organisationen. Det handlar inte om att belöna något team för att de har medarbetare med högst poäng.
🏆 Vilka är de bästa metoderna för att säkerställa effektiva kalibreringsmöten?
Kalibreringsmöten stärker den övergripande integriteten i prestationsutvärderingsprocessen och hjälper organisationen att fatta rättvisa och välgrundade beslut. Men bara om du strukturerar dina möten på rätt sätt!
Följ dessa bästa metoder så kommer du att vara på rätt väg.
1. Sätt upp tydliga mål för mötet
Gå in i mötet med en tydlig förståelse för varför ni träffas och vad ni vill uppnå. Använd en modell som SMART för att sätta upp specifika, mätbara, uppnåeliga, relevanta och tidsbundna mål.
2. Upprätta en tydlig tidslinje
Prioritera prestationsmöten i din kalender för att hålla dina utvärderingscykler på rätt spår. Om du skjuter upp dessa möten kan det leda till försenad feedback från medarbetarna, vilket påverkar deras tillväxtplaner negativt och i slutändan hindrar ditt företag från att utvecklas i enlighet med företagets mål.
Din tidslinje bör innehålla:
- förberedelser inför mötet
- det faktiska mötet
- uppföljningsaktiviteter som att registrera och dela resultaten
3. Skicka checklistor till deltagarna före mötet
Skicka en checklista med uppgifter till varje deltagare innan mötet så att alla är förberedda. Använd förslagen nedan för att skapa din egen:
- Bekanta dig med klassificeringsstandarderna.
- Fyll i individuella prestationsbedömningar för dina direktrapporterande medarbetare.
- Självgranska dina betyg.
- Fundera på vem du vill nominera till befordran eller löneförhöjning.
- Förbered frågor och feedback att diskutera på mötet.
4. Upprätta en modell för distribution av prestanda
En prestationsfördelningsmodell, eller tvingad rangordning eller tvingad fördelningsmodell, kategoriserar prestationsbetyg i fördefinierade grupper eller percentiler. Varför används den? Denna metod syftar till att representera de övergripande prestationsnivåerna inom en organisation. Några exempel inkluderar:
- Percentilrankning: Rangordna medarbetarna baserat på deras prestationer i förhållande till andra i organisationen. Exempel: Du kan betrakta de översta 10% som högpresterande, de mellersta 70% som medelpresterande och de nedersta 20% som lågpresterande.
- Absolut prestation: Till skillnad från att rangordna medarbetare mot varandra, utvärderar detta tillvägagångssätt varje medarbetares prestation oberoende av varandra baserat på en specifik, fördefinierad nivå av excellens. Exempel: Kundtjänstmedarbetare som besvarar 100 % av samtalen inom 30 sekunder kan få den högsta prestandapoängen 5.
- Tredelad rankning: Dela in medarbetarna i tre olika kategorier, t.ex. "Topprestationer", "Goda bidrag" och "Utveckling/underprestation". Bestäm hur många procent av medarbetarna som ska tillhöra varje kategori baserat på organisationens krav.
- Klockformad kurva (normalfördelning): Betygen fördelas längs en klockformad kurva, där majoriteten ligger i mitten av intervallet, vilket motsvarar genomsnittlig prestation. Färre medarbetare hamnar i kategorierna hög och låg prestation.
5. Dela tidigare kalibreringsdata
Om detta inte är ditt första kalibreringsmöte ska du använda data från tidigare prestandakalibreringar som underlag för framtida beslut. Genom att jämföra data mellan olika granskningar får du insikt i om noggrannheten förbättras eller minskar, vilket kan hjälpa dig att justera din kalibreringsprocess i enlighet med detta.
6. Utbilda alla granskare i deras roll
Prestationskalibreringar är en gemensam ansträngning och alla bör förstå sin roll. Utbilda dina bedömare om granskningsprocessen och hur de ska gå tillväga i samtal med anställda, och ge dem specifik utbildning för att hjälpa dem att förstå systemet och registrera bedömningar korrekt.
7. Främja en öppen dialog
Kalibrering bygger på att man diskuterar eventuella avvikelser från den förväntade prestandafördelningen.
Chefer bör vara beredda på att berätta om exceptionella prestationer om en medarbetare får höga poäng.
På samma sätt måste cheferna motivera varför de har gett låga poäng till en medarbetare och beskriva det stöd de har gett för att hjälpa dessa medarbetare att få högre poäng.
Denna del av mötet är endast möjlig om du skapar en miljö där alla känner sig bekväma med att uttrycka sina åsikter. Under kalibreringssessionerna ska du uppmuntra cheferna att ställa frågor och ge din kommitté möjlighet att ge feedback utan att döma. Var inte rädd för att inte hålla med - denna dialog kommer att hjälpa alla parter att nå samförstånd.
8. Upprätthålla konfidentialitet
Föreställ dig kaoset om en anställd skulle upptäcka att deras chef nedgraderat deras poäng under ett kalibreringsmöte.
Prestandakalibreringar måste vara konfidentiella för efterlevnad och för att upprätthålla förtroendet inom organisationen. Se till att all kommunikation, t.ex. e-post, betyg och register, lagras på ett säkert sätt.
😟 Se upp för 3 utmaningar med möten för prestandakalibrering
Kalibreringsmöten bör vara ett stående inslag i alla organisationers utvecklingssamtal, men det betyder inte att de alltid är enkla.
Var medveten om dessa tre utmaningar vid kalibreringsmöten.
1. Ordna personliga kalibreringsmöten
Om arbetsstyrkan är utspridd kan videokonferenser vara det enda alternativet för kalibreringsmöten. För bättre resultat bör ni dock ordna personliga möten i realtid där alla kan interagera ansikte mot ansikte.
MIT:s Human Dynamics Lab analyserade hundratals timmar av data om prestationsfaktorer som kroppsspråk och tonläge.
Resultaten visade att den mest värdefulla kommunikationen sker ansikte mot ansikte, med en 35-procentig variation i teamets resultat som förklaras av antalet gånger som teammedlemmarna träffas ansikte mot ansikte.
2. Att övervinna fördomar
Sarah Harris, Global Lead, Diversity & Engagement på Grünenthal Group, förklarar hur lätt det är att fördomar smyger sig in i granskningsprocessen:
"Omedvetna fördomar kommer från en överlevnadsmekanism i det undermedvetna. Vi kategoriserar information omedvetet, och det påverkar oss alla. Definitionen av omedveten partiskhet är favorisering av eller fördomar mot personer med en viss etnicitet, kön eller social grupp som påverkar ens handlingar eller uppfattningar. Så hur kan omedveten partiskhet påverka prestationsbedömningar?
1. Närhetsfördomar: Du sätter högre betyg på de kollegor som du tillbringar mer tid med. I en hybridarbetsvärld är detta mer framträdande än någonsin tidigare. Du kommer sannolikt att värdera kollegor på kontoret högre än kollegor på distans.
2. Recency bias: Du värderar de senaste prestationerna högre än de som gjordes i början av året.
3. Likhetsbias: Du är mer positiv till personer som liknar dig själv. Du kan t.ex. vara mer positiv till personer med liknande intressen och färdigheter eller som har gått på samma universitet.
4. Bekräftelsebias: Du söker information som bekräftar dina redan existerande övertygelser.
5. Fördomsfullhet: Du bortser från underprestationer."
➡️ Detta är bara en handfull av de typer av fördomar som regelbundet kan infiltrera arbetsplatsen. Kolla in vår omfattande guide om feedbackbias för att lära dig mer om många andra och vad vi kan göra för att utrota dem.
3. Att navigera i gruppdynamiken
Din kalibreringskommitté kommer att bestå av en rad olika personligheter och ledarstilar. Och chock, skräck, alla kommer inte att komma överens.
Nyckeln till framgångsrika prestandakalibreringar är att förstå hur gruppdynamiken fungerar.
Kom ihåg att kalibrering syftar till att nå konsensus, så alla måste känna sig hörda och respekterade.
Prova följande tekniker:
- Utse en facilitator som kan fungera som medlare om samtalen blir hetsiga.
- Skapa tydliga kommunikationsregler och sätt gränser, t.ex. genom att undvika förolämpningar eller stötande språkbruk för att få fram det du vill säga.
- Uppmuntra deltagarna i kalibreringen att lyssna aktivt .
- Överväg att ersätta medlemmar i kalibreringskommittén för framtida cykler.
➡️ Driv prestanda och tillväxt med Zavvys 360°-tillväxtsystem
Zavvy erbjuder programvara för utvecklingssamtal med inbyggd kalibrering för att underlätta processen. Observera: Kalibrering kan endast ske innan du delar feedback med de som granskas.
Så här fungerar det på Zavvy:
- Granskare får ett meddelande om att kalibrering pågår.
- Granskare kan använda filter i Zavvy, t.ex. feedbacktyp, feedbackcykel, chef, anställningsdatum, fråga och mer.
- Granskarna kan justera poängen (vid behov) baserat på kalibreringskommitténs diskussioner.
När dina chefer är klara med kalibreringen är resultaten redo för dina medarbetare. De kommer bara att se de kalibrerade poängen.
Och det bästa av allt? Zavvy automatiserar insamling och leverans av feedback med bara några få klick!
📅 Är du redo att utforma och upprätthålla en rättvis process för utvecklingssamtal i din organisation? Boka en demo av Zavvy idag.