Hur man skriver ett kraftfullt e-postmeddelande om obligatorisk utbildning (+5 exempel och mall)
Lägg till ordet obligatorisk till någonting, och det förlorar plötsligt sin charm. Obligatorisk godisshopping. Obligatorisk kafferunda. Ingen tycker om att känna att de måste göra något. Och termen "obligatoriskt utbildningsprogram"? Tja, det låter inte heller så kul.
Ändå går det inte att komma undan obligatorisk utbildning. Oavsett om det handlar om en session om ny programvara, uppdateringar av företagets policyer eller en viktig kurs i kompetensutveckling är det viktigt att förmedla budskapet på ett effektivt sätt.
E-postmeddelandet som tillkännager denna utbildning kan ange tonen och i hög grad påverka deltagar- och engagemangsnivåerna.
Vi vill ge dig verktygen för att skriva ett meddelande som uppmuntrar till deltagande och banar väg för ett framgångsrikt utbildningstillfälle.
I denna omfattande guide går vi igenom de olika aspekterna av att meddela obligatorisk utbildning via e-post, t.ex:
- Utforma ett slagkraftigt och kortfattat budskap.
- Kommunicera effektivt.
- Exempel och fem mallar så att du kan komma igång med din e-post redan idag.
📤 8 viktiga element för att meddela obligatorisk utbildning i ett e-postmeddelande
Ett bra e-postmeddelande ger medarbetarna en förståelse för utbildningens mål, tidsramar och krav.
Här är några obligatoriska inslag som du bör ha med i ditt e-postmeddelande om utbildning, tillsammans med exempel som gör dem levande.
En självförklarande ämnesrad
Använd en tydlig och uppseendeväckande ämnesrad för att kommunicera vikten av utbildningen och e-postmeddelandets syfte. Det finns ingen anledning att låta smart här; att säga något generiskt som "brådskande" skulle vara slöseri med utrymme.
Exempel: "Öka dina färdigheter: Obligatorisk utbildning i cybersäkerhet den 10 juni"
En kortfattad introduktion
Börja e-postmeddelandet med en kort och engagerande introduktion som förklarar syftet med och nödvändigheten av utbildningen.
Exempel: "I en digital värld är säkerheten för vårt företags information och system av yttersta vikt. För att rusta vårt team att bekämpa hot genomför vi en obligatorisk utbildning i cybersäkerhet."
Detaljer om utbildningen
Beskriv tydligt utbildningens ämne, datum, tid, plats (eller onlineplattform) och längd.
Exempel: "Utbildningen i medvetenhet om cybersäkerhet kommer att äga rum den 10 juni mellan kl. 14.00 och 17.00 i det stora konferensrummet. Utbildningen kommer att pågå i cirka 3 timmar."
Obligatoriskt meddelande
Ange tydligt att utbildningen är obligatorisk för alla anställda (eller en specifik grupp, om tillämpligt).
Exempel: "Alla anställda är skyldiga att delta i utbildningen i medvetenhet om cybersäkerhet. Det är avgörande för det löpande skyddet av vår organisations digitala tillgångar."
Information om registrering
Om det är relevant, berätta för dina anställda hur de anmäler sig till utbildningen. Inkludera tidsfrister och all relevant kontaktinformation.
Exempel: "För att anmäla dig till utbildningen, vänligen fyll i onlineformuläret senast den 30 maj. Om du har några problem med registreringen, vänligen kontakta Jane Smith på jsmith@example.com"
Förväntningar och fördelar
Förklara de förväntade resultaten av utbildningen och hur den kommer att gynna de anställda och företaget.
Exempel: "Genom att delta i denna utbildning kommer du att få färdigheter för att skydda våra digitala tillgångar. Du kommer också att bidra till säkerheten i våra system och hålla dig uppdaterad med de senaste bästa metoderna för cybersäkerhet."
Ytterligare resurser
Inkludera material som förutbildningsresurser eller obligatorisk läsning för att förbereda medarbetarna.
Exempel: "Läs igenom det bifogade dokumentet 'Grundläggande om cybersäkerhet' för att lära dig några av de grundläggande begrepp som vi kommer att behandla."
Kontaktuppgifter
Erbjud kontaktuppgifter som anställda kan använda om de har frågor eller funderingar om utbildningen.
Exempel: "Om du har några frågor eller funderingar kring utbildningen, tveka inte att kontakta vår utbildningskoordinator, John Doe, på jdoe@example.com eller anknytning 5678."
💡 Tips: Innan du skickar e-postmeddelandet bör du korrekturläsa texten noggrant för att upptäcka stavfel eller grammatiska fel. Se också till att eventuella länkar i e-postmeddelandet (t.ex. registreringsformulär eller resurser för förutbildning) är funktionella och leder mottagaren till rätt destination.
📖 Läs vår ultimata guide för personalutbildning för fler konkreta råd som detta.
📧 5 Exempel på e-postmeddelanden om obligatorisk utbildning
Exempel 1: Utbildning i dataskydd
Ämnesraden: Säkra vår framtid: Obligatorisk utbildning i dataskydd den 10 september
Kära [Arbetstagarens förnamn],
Mängden data som vi behandlar har ökat. Att säkerställa efterlevnad av dataskyddsbestämmelser har blivit en topprioritet för vår organisation. Vi genomför dataskyddsutbildningar för att hjälpa alla anställda att lära sig dataskyddspraxis.
Detaljer om utbildningen:
Ämne: Bästa praxis för dataskydd och efterlevnad
Datum: 10 september
Tid: 9 AM - 12 PM
Plats: Företagets konferensrum (eller via vår onlineplattform för distansanställda)
Varaktighet: 3 timmar
Anmälan: Anmäl dig till utbildningstillfället genom att fylla i onlineformuläret senast den 1 september. Om du stöter på problem under registreringen, kontakta Jane Doe på janedoe@example.com.
Utbildningen kommer att omfatta viktiga aspekter av dataskydd, t.ex:
- Identifiering av känsliga data.
- Förstå principerna för dataminimering.
- Implementera säkra metoder för datahantering.
- Efterleva tillämpliga bestämmelser (t.ex. GDPR, CCPA).
Genom att delta i detta seminarium kommer du att spela en avgörande roll för att upprätthålla förtroendet hos våra kunder och partners.
Vänligen läs igenom det bifogade dokumentet: "Introduktion till dataskyddsförordningen" för att studera de ramverk vi kommer att diskutera. Om du har några frågor eller funderingar är du välkommen att kontakta vår utbildningskoordinator John Smith på johnsmith@example.com.
Vi ser fram emot att du deltar i detta viktiga utbildningstillfälle!
Med vänlig hälsning,
[Ditt namn]
[Din titel]
Exempel 2: Utbildning i mångfald och inkludering
Ämnesraden: Skapa en inkluderande arbetsplats: Obligatorisk utbildning i mångfald och inkludering den 5 oktober
Kära [Arbetstagarens förnamn],
En arbetsplats med mångfald och inkludering är avgörande för att främja innovation, kreativitet och en känsla av tillhörighet i vårt team. För att hjälpa till att bygga och upprätthålla en sådan miljö på [Företagsnamn] genomför vi en obligatorisk utbildning i mångfald och inkludering för alla anställda.
Detaljer om utbildningen:
Ämne: Förstå och hantera omedvetna fördomar
Datum: 5 oktober
Tid: 1 PM - 4 PM
Plats: Huvudauditoriet (eller via vår onlineplattform för distansanställda)
Varaktighet: 3 timmar
Registrering: Alla anställda är redan registrerade. Om du av någon anledning inte kan delta, vänligen kontakta vår utbildningskoordinator, John Smith, på johnsmith@example.com för att hitta en lösning.
Under utbildningstillfället behandlas ämnen som:
- Känna igen och bemöta omedvetna fördomar.
- Förståelse för mikroaggressioner.
- Främjande av alliansfrihet.
Målet med denna workshop är att skapa en inkluderande arbetsplats där allas perspektiv värdesätts.
Ta gärna en stund och läs igenom det bifogade dokumentet, "Omedvetna fördomar och dess inverkan på arbetsplatsen", för att få en bättre förståelse för de centrala begrepp som kommer att behandlas under utbildningen. Om du har några frågor eller funderingar är du välkommen att kontakta vår utbildningskoordinator, John Smith, på johnsmith@example.com Vi ser fram emot ditt aktiva deltagande i att skapa en mer inkluderande arbetsplats!
Med vänlig hälsning,
[Ditt namn]
[Din titel]
Exempel 3: Produktutbildning
Ämnesraden: Behärska vår senaste produkt: Obligatorisk produktutbildning den 8 november
Kära team,
Vi är glada över att kunna tillkännage lanseringen av vår nya [Produktnamn], och för att säkerställa en framgångsrik lansering är det viktigt att alla anställda har en omfattande förståelse för produktens funktioner, fördelar och användningsfall. Därför genomför vi en obligatorisk produktutbildning för alla anställda.
Denna utbildning är ett utmärkt tillfälle för oss alla att stärka vår produktkunskap, förbättra kundinteraktionerna och driva vår affärsframgång.
Detaljer om utbildningen:
Ämne: [Produktnamn] Utbildning
Var och när: Utbildningen kommer att äga rum virtuellt under tre dagar från den 1 juni till den 3 juni, från kl. 10.00 till 13.00 varje dag. Den kommer att ledas av våra produktexperter som kommer att guida oss genom interaktiva moduler, praktiska aktiviteter och engagerande diskussioner.
Utbildningens innehåll: Här är vad vi kommer att gå igenom:
- Djupgående förståelse för produktens egenskaper och fördelar, fördelar jämfört med konkurrenter, målgrupp och viktiga användningsområden.
- Tekniker för att effektivt kommunicera produktvärde till våra kunder.
- Strategier för felsökning av vanliga kundfrågor.
Målsättning: Vårt mål med denna utbildning är inte bara att skapa en omfattande förståelse för våra produkter, utan också att förse dig med de verktyg som krävs för att förmedla deras unika fördelar till våra kunder på ett övertygande och självsäkert sätt.
Vänligen markera dessa datum i din kalender. Vi kommer att dela med oss av mer information, inklusive möteslänkar och dagordning, närmare datumet.
Kom ihåg att denna utbildning är obligatorisk eftersom den spelar en avgörande roll för vårt företags framgång och din personliga utveckling inom organisationen. Vi är dock säkra på att du kommer att tycka att den är värdefull, engagerande och väl värd din tid.
Om du inte kan närvara, vänligen kontakta vår utbildningskoordinator, John Smith, på johnsmith@example.com.
Vi ser fram emot att du deltar i denna spännande produktutbildning!
Med vänlig hälsning,
[Ditt namn]
[Din titel]
Exempel 4: Rollfokuserad utbildning (Förhandlingskurs för försäljningsrepresentanter)
Ämnesraden: Förbättra dina förhandlingsfärdigheter: Obligatorisk säljförhandlingsutbildning på Zavvy Kära [säljteam,
Som säljare är det viktigt att finslipa sin förhandlingsförmåga för att kunna avsluta affärer och öka intäkterna. För att stödja din professionella utveckling och förbättra dina färdigheter har vi organiserat en obligatorisk utbildning i försäljningsförhandling specifikt för vårt säljteam.
Denna kurs är inte bara ett krav - det är en möjlighet att öka din försäljningseffektivitet och navigera förhandlingar med självförtroende och skicklighet.
Detaljer om utbildningen:
Ämne: Avancerad förhandlingsteknik för professionella säljare
Var: Kursen kommer att hållas på vår plattform för medarbetarutveckling, Zavvy, så att du kan lära dig i din egen takt och bekvämlighet.
När: Kursen börjar den 10 juni och avslutas den 30 juni. Under denna tid får du tillgång till insiktsfulla moduler, interaktiva övningar och praktiska exempel som kommer att vässa dina förhandlingsfärdigheter.
Utbildningens innehåll: Detta utbildningstillfälle kommer att fokusera på:
- Förstå och behärska avancerade förhandlingsstrategier, t.ex. att bygga upp en god relation, lyssna aktivt, hantera invändningar och skapa lösningar som alla vinner på.
- Att utveckla en övertygande kommunikationsstil.
- Behärska tekniker för att hantera invändningar och pushbacks.
- Lär dig hur du skapar vinn-vinn-resultat för både kunden och vår organisation.
Genom att delta i denna utbildning kommer du att kunna navigera i komplexa försäljningssituationer med självförtroende och säkerställa bättre resultat för både vårt företag och våra kunder.
För att få tillgång till kursen loggar du in på Zavvy den 10 juni. Du hittar förhandlingskursen under fliken "Lärande" på din startsida. Vänligen prioritera denna kurs under den tilldelade tidsperioden. Vi kommer också att skicka ett e-postmeddelande till dig när vi tilldelar kursen.
Vi är glada över att få följa med dig på den här resan och ser fram emot att se hur du kommer att använda dessa förhandlingsknep för att nå nya höjder i din säljkarriär.
Med vänlighälsning,
[Ditt namn]
[Din titel]
Exempel 5: E-postmeddelande om obligatorisk utbildning om trakasserier
Ämnesraden: Delta i en obligatorisk utbildning om trakasserier: Workshop & Zavvy utbildningsresa
Kära [team],
På [Företagets namn] arbetar vi för att upprätthålla en respektfull och inkluderande arbetsmiljö som är fri från alla former av trakasserier. Som en del av vårt pågående arbete för att upprätthålla detta åtagande anordnar vi en obligatorisk utbildning i förebyggande av trakasserier för alla anställda. Detta omfattande program består av en inledande workshop, följt av en engagerande utbildningsresa på vår plattform för medarbetaraktivering, Zavvy.
Detaljer om utbildningen:
Ämne: Förebygga och hantera trakasserier på arbetsplatsen
Datum för workshopen: Workshopen kommer att hållas virtuellt den 15 juni, kl. 10.00-12.00. Vårt HR-team och en gästtalare kommer att ge en djupgående förståelse för vad som utgör trakasserier, dess inverkan på individer och team, och hur man kan förhindra det på vår arbetsplats. Denna session är det första steget mot att säkerställa att alla känner sig värderade, respekterade och trygga på jobbet. (För dem som inte kan delta i denna session kommer inspelningen att läggas till på Zavvy-resan).
Resa med Zavvy: Efter workshopen kommer vi att fortsätta vår lärorika resa på Zavvy. Från och med den 16 juni kommer du att hitta en särskild utbildningsmodul som förstärker de viktigaste koncepten från workshopen. Förvänta dig engagerande innehåll, quiz för självutvärdering och andra resurser för att stärka din förståelse.
Rollspelsövning: Vi avslutar utbildningsresan med en interaktiv rollspelsövning. Var och en av er kommer automatiskt att paras ihop med kollegor för att bilda små grupper. Er uppgift blir att diskutera en hypotetisk situation, ta fram en handlingsplan och presentera den. Varje grupp får en egen kanal på Slack för att underlätta era diskussioner och slutföra uppgiften.
Utbildningen omfattar viktiga ämnen som t.ex:
- Identifiera olika typer av trakasserier.
- Förståelse för hur trakasserier påverkar individer och arbetsplatsen.
- Förståelse av rapporteringsförfaranden.
- Åtgärder för att förebygga och hantera trakasserier.
Genom att delta i detta seminarium kommer du att spela en viktig roll för att främja en säker, respektfull och inkluderande arbetsmiljö för alla anställda.
Vi uppskattar ditt engagemang för att främja en arbetsplats fri från trakasserier och ser fram emot att du deltar i detta viktiga utbildningstillfälle.
Med vänlig hälsning,
[Ditt namn]
[Din titel]
📝 Mall för e-postmeddelande om obligatorisk utbildning
För att hjälpa dig att skapa ett engagerande meddelande har vi tagit fram en omfattande mall som du kan anpassa efter de specifika krav som ställs på ditt utbildningsmaterial.
Använd denna mall som grund för ditt meddelande.
Ämnesrad: Tillkännagivande: Obligatoriskt utbildningstillfälle - [Utbildningsämne]
Kära [Arbetstagarens förnamn]/ team,
Som ett led i vår strävan att främja en kultur som präglas av tillväxt och utveckling är vi glada över att kunna presentera ett obligatoriskt utbildningstillfälle om [Utbildningsämne]. Denna utbildning syftar till att förbättra dina färdigheter och ge dig möjlighet att utmärka dig i din roll på [Företagsnamn].
Utbildningen kommer att omfatta följande
- Huvudpunkt 1
- Huvudpunkt 2
- Huvudpunkt 3
Detaljer om utbildningen:
Ämne: [Utbildningsämne]
Datum: [Datum]
Tid: [Starttid] - [Sluttid]
Plats: [Plats eller virtuell träningsplattform]
Varaktighet: [Varaktighet]
Vänligen markera detta viktiga evenemang i era kalendrar. Ytterligare information, inklusive [länk till virtuellt möte/plats], kommer att meddelas närmare datumet.
Vi förstår att alla har ett hektiskt schema, men den här utbildningen är obligatorisk eftersom den spelar en viktig roll för våra [företagets mål/professionell utveckling/teamets sammanhållning/etc.]. Vi är övertygade om att du kommer att finna utbildningen värdefull, informativ och väl värd din tid.
[Utbildningsämne] är avgörande för vår organisations framgång, eftersom det [förklarar kortfattat ämnets betydelse]. Genom att delta i denna utbildning kommer du dessutom att få värdefulla kunskaper och färdigheter för att [lista några fördelar och förväntade resultat för anställda].
har några frågor eller funderingar är du välkommen att kontakta vår utbildningskoordinator, [Koordinatorns namn], på [Koordinatorns e-postadress].
Med vänlig hälsning,
[Ditt namn]
[Din titel]
[Företagets namn]
💪 För fler utbildningsmallar, bläddra igenom vår samling av mallar för utbildningsplaner.
💡 Tips för att kommunicera obligatorisk utbildning till dina anställda
Lyft fram fördelarna
Betona hur utbildningen kommer att:
- Gynna medarbetarna i deras roller.
- Hjälp dem att utveckla nya färdigheter.
- Bidra till företagets framgång.
Få dem att tycka att det är spännande! En av fördelarna med att arbeta i en organisation med en stark inlärningskultur är att du får möjlighet att vidareutbilda dig på arbetstid.
Exempel: "Genom att delta i utbildningen Customer Service Excellence kommer du att förbättra din:
- Förbättra din kommunikationsförmåga.
- Enkelt att lösa kundproblem.
- Bli bättre positionerad för framtida tillväxt inom företaget.
Använd ett tydligt språk
Skriv på ett klart och koncist sätt och använd ett enkelt språk som är lätt för alla medarbetare att förstå.
Exempel: "Utbildningen kommer att fokusera på praktiska tekniker som du kan tillämpa i dina dagliga kundkontakter"
Var inkluderande
Tilltala alla medarbetare eller den specifika målgruppen på ett respektfullt och inkluderande sätt.
Exempel: "Vi uppskattar de olika perspektiv som varje teammedlem bidrar med. Vi är övertygade om att den här utbildningen kommer att vara värdefull för alla, oavsett din nuvarande kompetensnivå."
Använd en vänlig ton
Även om utbildningen kan vara obligatorisk kan en vänlig ton i ditt e-postmeddelande göra medarbetarna mer mottagliga för informationen. Återigen, yrkesverksamma gillar inte att "behöva göra något" eller, som vi har diskuterat, ordet obligatoriskt.
Exempel: "Vi förstår att alla har ett hektiskt schema, men att investera den här tiden i din utveckling kommer att vara värt besväret. Vi ser fram emot ett produktivt och trevligt utbildningstillfälle!"
Anpassa e-postmeddelandet
Personalisering gör ett bra e-postmeddelande.
Om möjligt, tilltala varje medarbetare med namn istället för en allmän hälsning.
Exempel: "Kära [medarbetarens förnamn], vi är glada att kunna presentera ett obligatoriskt utbildningstillfälle som är utformat för att hjälpa dig att utmärka dig i din roll."
Det är inte alltid möjligt att adressera alla medarbetare med namn. I så fall kan du försöka segmentera din e-postlista efter avdelning.
💡 Tips: Behöver du hjälp med att skapa ett utbildningsprogram med hög ROI? Kolla in vår guide om att skapa medarbetarplaner.
➡️ Skapa engagerande inlärningsupplevelser med Zavvy
Låt oss kalla en spade för en spade. Få kommer att tycka att utbildning i efterlevnad är roligt. Men ditt företags säkerhet är beroende av välutbildade medarbetare.
Med Zavvys 360°-tillväxtsystem kan ni genomföra engagerande obligatoriska utbildningsprogram med:
- Tonvikt på socialt och kooperativt lärande: Uppmuntra grupparbete, samarbete och dynamiska inlärningskohorter, vilket främjar en känsla av kamratskap.
- Multimediainnehåll: Berika utbildningsresorna med inbäddad multimedia.
- Anpassningsbara frågesporter: Bedöm kunskapsbehållning och framsteg med hjälp av frågesporter med justerbara godkännandegrader och flervalsfrågor.
- Sömlös kommunikation: Dra nytta av notifieringar och integrationer med Slack och MS Office för effektiv samordning.
- Feedback från deltagarna: Få insikter om hur nöjda deltagarna är genom integrerade enkäter.
- Självstyrt lärande: Ge medarbetarna möjlighet att ta kontroll över sin egen utveckling genom att anmäla sig till kurser som tillgodoser deras individuella behov.
Men Zavvy är mer än en utbildningslösning. Vi förstår vikten av att överbrygga klyftorna mellan feedback på prestationer, utvecklingsplaner och utbildning.
Därför har vi skapat en heltäckande lösning som kombinerar alla dessa element i en kraftfull plattform.
Med Zavvz AI-drivna Coach kan dina medarbetare dessutom få hjälp med att skriva feedback, få tillgång till läranderesurser och få värdefulla coachningsråd, allt utan att någonsin lämna Slack -plattformen. Vår AI Skills Coach finns alltid till hands, redo att stödja din professionella utveckling och hjälpa dig att lyckas.
Höj nivån på er obligatoriska utbildning med Zavvys plattform för medarbetarutveckling - den hemliga såsen för engagerande, interaktiva och helt fantastiska inlärningsupplevelser.
📅 Boka en demo för att se hur det fungerar.
❓ Vanliga frågor
🤔 Hur lång tid i förväg bör jag meddela om obligatorisk utbildning?
Vi rekommenderar att obligatorisk utbildning meddelas minst 2-4 veckor i förväg, så att medarbetarna har gott om tid att förbereda sig och vidta nödvändiga åtgärder.
🎯 Hur kan jag uppmuntra medarbetarna att engagera sig i utbildningsinnehållet?
Använd en mängd olika engagerande inlärningstekniker, t.ex:
- interaktiva aktiviteter;
- Gruppdiskussioner;
- exempel från verkligheten;
För att göra innehållet mer relaterbart och roligt för medarbetarna. Skapa dessutom en trygg och öppen miljö där medarbetarna känner sig bekväma med att ställa frågor och dela med sig av sina tankar.
📊 Hur kan jag mäta effektiviteten i obligatorisk utbildning?
Mät utbildningens effektivitet genom att spåra medarbetarnas närvaro, genomföra utvärderingar före och efter utbildningen, samla in feedback genom enkäter och övervaka eventuella förändringar i medarbetarnas beteende eller prestationer som är relaterade till utbildningsämnena.
🤝 Hur kan jag skapa en positiv utbildningsupplevelse för medarbetarna?
Skapa en positiv träningsupplevelse genom att:
- Införliva spelifieringselement för att göra inlärningen rolig och engagerande.
- Erkänna och fira medarbetarnas prestationer under och efter utbildningen.
- Tillhandahålla möjligheter till praktisk övning och tillämpning av färdigheter.
- Uppmuntra kollegialt lärande och samarbete mellan anställda.
📚 Hur kan jag säkerställa kontinuerligt lärande utöver den obligatoriska utbildningen?
Uppmuntra kontinuerligt lärande genom att:
- Tillhandahålla fortlöpande möjligheter till kompetensutveckling, t.ex. webbseminarier, workshops eller onlinekurser.
- Erbjuda tillgång till lärresurser, böcker eller onlineplattformar för självstudier.
- Främja en inlärningskultur inom organisationen genom att främja kunskapsdelning och uppmuntra anställda att utnyttja tillväxtmöjligheter.