Como organizar uma reunião de fim de ano que os seus funcionários vão adorar
A última reunião do ano está a aproximar-se! O que é que vai fazer para terminar o ano com uma nota positiva, mas sem deixar escapar nenhum desafio?
Neste guia, ficará a saber tudo o que precisa para organizar uma reunião de fim de ano bem sucedida.
A tónica será colocada nas reuniões individuais - mas terminaremos com inspiração para as reuniões de equipa. Depois de ler este artigo, sentir-se-á mais confiante ao liderar uma reunião individual de fim de ano e terá ideias para um final festivo para a sua reunião de toda a equipa.
💬 O que é uma reunião de fim de ano?
Uma reunião de fim de ano é um encontro, normalmente conduzido por líderes organizacionais ou chefes de departamento, que tem lugar no final do ano comercial. O objetivo desta reunião é analisar as realizações, os desafios e as lições aprendidas durante o ano.
É também uma altura para:
- Reconhecer as contribuições do pessoal.
- Celebrar os êxitos.
- Discutir objectivos, expectativas e estratégias para o ano seguinte.
Uma reunião de fim de ano é uma oportunidade para um gestor e o seu subordinado direto reflectirem sobre o que correu bem e o que pode ser melhorado.
No mundo acelerado de hoje, raramente paramos para avaliar como as coisas estão a correr. No entanto, isso é crucial para um sucesso duradouro!
Embora a crítica construtiva seja vital, é igualmente importante valorizar o que está a correr bem. Quando apreciamos o que está a funcionar, convidamos a que o façam mais.
Além disso, os empregados que se sentem valorizados e reconhecidos pelos seus esforços têm mais probabilidades de permanecer na organização - por isso, mostrar apreço também afecta positivamente as finanças!
Note-se que a reunião de fim de ano é diferente de uma reunião de avaliação do desempenho. Esta reunião tem um tom mais informal e destina-se a ser uma discussão aberta e honesta de carácter mais fluido.
Mais do que uma questão de desempenho, é uma questão de pessoas: visa reforçar a relação entre o trabalhador e o seu superior hierárquico.
Uma dica antes de começarmos: Envie uma ordem de trabalhos antes da reunião com as questões que irá abordar. Isto ajudará a acalmar os nervos e a tirar o máximo partido da reunião: pode esperar que os seus empregados venham preparados.
🕵️♀️ Qual é o objetivo de uma reunião de fim de ano?
Refletir sobre o ano passado
O que é que correu bem?
O que pode ser melhorado?
A reunião de fim de ano é uma oportunidade para o colaborador se exprimir fora da "escala de 1-10" bastante limitativa das avaliações de desempenho. Deixa espaço para o colaborador se exprimir em termos mais subjectivos e partilhar os seus sentimentos sobre o seu desenvolvimento, a equipa e a cultura da empresa.
Pode consultar as nossas perguntas para conversas de desenvolvimento como inspiração para a reunião. Estas podem ser utilizadas em conversas de desenvolvimento, nas quais os trabalhadores podem partilhar as suas aspirações com os seus gestores.
A reunião de fim de ano é uma versão mais ligeira de uma conversa sobre desenvolvimento, que não tem por objetivo cobrir todas as questões.
Discutir os objectivos de crescimento e desenvolvimento
O que é que mais entusiasma o empregado no que diz respeito ao crescimento e desenvolvimento da carreira?
Há algumas competências específicas que gostariam de desenvolver?
Como pode, enquanto chefe de equipa ou gestor, apoiá-los no desenvolvimento dessas competências? (Naturalmente, isto deve ser avaliado em função dos requisitos da sua função atual).
Se houver falta de compatibilidade entre os desejos do trabalhador e o que é necessário para a função, pode ser uma boa ideia considerar posições alternativas.
Também é necessário abordar os objectivos de desenvolvimento de forma mais precisa. Os objectivos de desenvolvimento centram-se normalmente no desenvolvimento de competências específicas. Idealmente, devem motivar os seus empregados a fazer um trabalho melhor.
Note-se que os objectivosde desenvolvimento podem ser mais amplos e menos específicos do que os objectivos de desempenho.
Um exemplo do primeiro é "desenvolver fortes capacidades de comunicação", enquanto o segundo pode ser "obter 100 conversões por mês através do marketing por correio eletrónico".
Reconhecer as realizações
O reconhecimento é um dos factores mais importantes para a motivação e satisfação dos trabalhadores.
Elogie o seu empregado pelo que ele fez bem. Além disso, lembre-se que cada pessoa é motivada por coisas diferentes!
Pontos de bónus por conhecer os seus empregados o suficiente para perceber que tipo de reconhecimento os motiva. Algumas pessoas prosperam quando as suas competências intelectuais são valorizadas, e outras quando são apreciadas pelas suas competências sociais ou de colaboração.
Dica: Se quiser mais ideias para o reconhecimento dos funcionários, consulte o nosso guia!
Discutir os desafios
Quais os obstáculos que o trabalhador enfrentou durante o ano e porquê?
O que é que pode fazer para evitar que estes problemas se repitam no próximo ano?
Planear o ano seguinte
Reflicta com o seu empregado: daqui a um ano, o que gostaria de recordar?
Que realizações gostaria de ter na sua lista?
Que competências pretende adquirir? Pretende ser promovido para uma função diferente?
💡 Dica: Parta do ponto em que o seu empregado quer estar daqui a um ano e faça uma engenharia inversa dos passos necessários para criar um plano de desenvolvimento.
As etapas devem estar alinhadas com os objectivos de desenvolvimento, mas devem estar relacionadas com o desempenho e ter um prazo determinado.
As 4 melhores práticas para as reuniões de pessoal de fim de ano
Discutir as lições aprendidas ao longo do ano
Quais foram as conclusões do ano passado?
O seu empregado precisa de apoio para aprender uma nova competência, tecnologia ou outra coisa qualquer para evitar ter os mesmos problemas?
Ou precisa de recrutar recursos adicionais?
Quanto mais os seus empregados adquirirem o hábito de refletir sobre as lições aprendidas, mais rapidamente as integrarão e evitarão repetir os mesmos erros.
Discutir os objectivos para o próximo ano
Isto aplica-se tanto ao nível dos trabalhadores como das equipas.
O que é que o seu empregado está mais entusiasmado em alcançar no próximo ano?
Têm em mente uma função específica? Ou talvez liderança ou formação especializada?
Convide-os também a refletir sobre o seu papel na equipa. Explore as possibilidades de avançar imediatamente na direção que desejam.
Por exemplo, se o seu objetivo é ocupar um lugar de chefe de equipa, pode começar por orientar um colega mais jovem? Ou participar na integração de novas contratações?
Alinhar-se com a estratégia da empresa
Para onde se dirige a sua empresa?
Os objectivos individuais dos seus empregados contribuem para atingir esse objetivo?
Se houver uma falta de alinhamento, explore a forma de encontrar um compromisso.
Atribuir tempo para um debate aberto ou para dar feedback
reunião deve ter um tom positivo para motivar o empregado para o novo ano. Dito isto, a reunião deve esclarecer quaisquer mal-entendidos ou conflitos persistentes.
Roube o nosso modelo de agenda de fim de ano individual como um atalho para o seu planeamento. Encontrará como iniciar uma reunião de fim de ano, pontos de discussão essenciais para o desenvolvimento dos funcionários e muito mais.
➡️ Para mais modelos de reuniões individuais, consulte os nossos extensos guias de reuniões, tais como reuniões semanais e revisões de remuneração. E se precisar de inspiração para perguntas sobre reuniões individuais, também temos tudo o que precisa!
👯🏽 Que actividades posso incluir numa reunião de fim de ano a nível da equipa para a tornar mais cativante e significativa?
Depois de um ano de trabalho árduo, coroar a última reunião de equipa do ano com algumas actividades leves será uma boa sensação.
Aqui estão algumas ideias divertidas e interessantes para incorporar na sua reunião de fim de ano:
- Mural de agradecimento - Cada colaborador pode partilhar uma coisa que aprecia! Opcional: Escreva e deixe que cada empregado receba comentários positivos dos seus colegas. Isto pode ser feito com antecedência e os cartões de agradecimento são entregues durante a reunião de fim de ano. Se achar que a sua equipa se sente confortável, peça a todos que partilhem os seus comentários positivos durante a reunião. Também pode utilizar um software como o Kudo e criar um quadro de Kudo para cada funcionário guardar!
- Sessão de brainstorming para o próximo ano - Deixe a criatividade fluir! O ideal é dividir os membros da sua equipa em grupos mais pequenos, que se podem reunir e partilhar as suas conclusões. Embora o brainstorming possa estar associado à ausência de limites, pode ser uma boa ideia mencionar quaisquer limitações, por exemplo, o orçamento e o alinhamento com os valores e regulamentos da empresa. Desta forma, aproveita-se ao máximo a energia criativa.
- Uma celebração divertida e informal para encerrar o ano - Se tiver uma equipa remota, pode organizar uma happy hour virtual. Envie a todos um cartão de oferta de comida (e bebida) para levar, se o seu orçamento o permitir. Desta forma, todos podem selecionar alimentos e bebidas que se adequem às suas preferências alimentares e podem partilhar um jantar de férias virtual.
- Retiro da empresa - Se tiver um orçamento para gastar e puder transportar funcionários remotos, terminar o ano com um retiro pode ser uma experiência inesquecível. Ajudará os seus empregados a estabelecer contactos e a reforçar o espírito de equipa, o que pode ser extremamente valioso se os membros da sua equipa nunca se tiverem conhecido pessoalmente. Requer muito mais planeamento e logística (e finanças) do que as outras opções, mas as recompensas serão equivalentes!
- Um questionário divertido para conhecer melhor os seus colegas - As regras são simples: cada um partilha, à vez, duas verdades e uma mentira sobre si próprio e deixa que os outros adivinhem qual é a mentira.
- As caças ao tesouro virtuais podem provocar entusiasmo e risos e desencadear conversas interessantes. Estabeleça um prazo e peça a cada pessoa que recolha coisas estranhas. Considere a possibilidade de dar um toque sazonal, incluindo uma decoração de Natal feia ou um produto alimentar natalício. Dê prémios a quem recolher o maior número de coisas dentro do prazo e dê prémios de bónus pela criatividade.
- Sala de fuga virtual - Esta é uma forma divertida de pôr as pessoas a pensar, a resolver problemas e a colaborar! Divida os seus empregados em equipas e deixe-os passar por salas de fuga virtuais. Muitos softwares e aplicações têm salas pré-fabricadas com diferentes temas e níveis de dificuldade.
👥 Como terminar uma reunião com uma nota positiva?
A última impressão é muitas vezes a que fica. Isto significa que, mesmo que partilhe nove coisas positivas com o seu empregado, mas termine com algo negativo, ele sairá da reunião com um ligeiro mau gosto.
Felizmente, isto pode ser evitado quando se sabe como encerrar a reunião de forma positiva!
Eis alguns exemplos para a sua reunião de equipa de fim de ano:
- Reveja os pontos de ação para cada pessoa e deixe espaço para perguntas. Ninguém gosta de sair de uma reunião sentindo-se mais confuso do que antes da reunião. No entanto, há uma sensação de conclusão e satisfação quando se sai da reunião com clareza sobre como avançar como equipa e todos sabem o que fazer a seguir.
- Façam uma pergunta divertida e respondam à vez. Para a reunião de fim de ano, uma determinada pergunta é: o que vai fazer nas férias? Também pode escolher algo mais pequeno, como "qual foi o momento inesperado que o fez rir na semana passada?".
- Faça um pequeno exercício de respiração. Se estiver num período intensivo, por exemplo, um lançamento ou uma campanha de vendas, alguns minutos para libertar o stress e acalmar os nervos podem fazer uma grande diferença no seu humor e bem-estar geral.
- Realce os resultados positivos. Recorde aos seus empregados o caminho percorrido desde há algumas semanas ou meses atrás. Agradeça a todos o trabalho árduo e as contribuições ao longo do ano e encoraje-os a descansar e a ficar offline durante as suas férias. Eles merecem-no!
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