What’s a Training Matrix and How To Create It (+ Free Template)
Encontrar "o candidato perfeito" para preencher o seu posto de trabalho é como procurar uma agulha num palheiro. Não só é impossível, como também custa tempo e recursos irremediáveis. Todos os talentos, mesmo aqueles com as melhores qualificações, requerem alguma formação para se tornarem uma parte indispensável da sua organização.
É necessário equipá-los com recursos e formação que os ajudem a dar o seu melhor desempenho. E uma matriz de formação é o seu painel de controlo para se manter sempre a par da formação em toda a empresa.
O que é uma matriz de formação?
Uma matriz de formação é uma tabela que reúne todos os programas de formação da empresa e os relaciona com os colaboradores e as equipas.
De certa forma, é o principal painel de controlo de todos os gestores de I&D.
Eis como:
- Regularly, People Ops runs a training needs assessment survey to identify further company-wide training needs, perceived skill gaps, and favorite ways of learning.
- Os gestores e os trabalhadores definem planos de desenvolvimento individual no início de um ciclo de desenvolvimento (por exemplo, 6 meses). Estes planos podem conter uma mistura de iniciativas de toda a empresa e objectivos pessoais a curto/longo prazo.
- Todas estas medidas são reunidas numa matriz de formação. É a visão panorâmica da empresa, onde as Operações de Pessoal planeiam e acompanham o progresso de cada iniciativa - até ao nível individual.
Dá mais ou menos uma visão geral da formação das pessoas e das equipas de uma empresa. Pode ser bidimensional em Excel ou em ferramentas de organização em linha - ou uma mistura de gráficos, bolas de Harvey, barras e outros formatos visuais.
De certa forma, é uma síntese dos planos de desenvolvimento(ver o nosso modelo aqui) para as pessoas/equipas - com programas para toda a empresa.
Porque é que deve ter uma matriz de formação? (e usá-la quase diariamente)
Uma matriz de formação é uma ferramenta fantástica para manter um calendário das necessidades, cursos ou programas de formação dos funcionários e implementá-lo eficazmente para cumprir e acompanhar os requisitos.
Ajuda a simplificar o processo de formação e desenvolvimento.
Se é um leitor ávido do nosso blogue, já não precisamos de lhe explicar o enorme valor de uma estratégia sólida de aprendizagem e desenvolvimento para as pessoas e as organizações.
Por isso, desta vez vamos ser breves. É assim que o planeamento adequado compensa:
- Um inquérito conduzido pela Axonify mostrou que 93% dos empregados sentiram um efeito positivo no seu nível de envolvimento através da implementação de programas de formação de empregados bem planeados.
- E 70% dos empregados deixariam o seu emprego actual para trabalhar numa organização que investe no desenvolvimento e aprendizagem simplificados dos empregados.
- Por último, mas não menos importante, as taxas de retenção das organizações com processos de aprendizagem optimizados e sólidos aumentam para 30-50%.
Matriz de formação vs. matriz de competências: Qual é a diferença e como é que elas se conjugam?
Diferenças
Muitos confundem os dois conceitos, embora sejam, de facto, bastante diferentes.
Uma matriz de competências é uma síntese de todas as aptidões ou competências que existem numa organização. Para cada colaborador ou equipa, ajuda-o a identificar lacunas, pontos fortes e oportunidades.
Na prática, uma matriz de competências dá uma imagem da composição actual das competências na empresa. É uma ferramenta analítica para identificar o estado actual.
Uma matriz de formação é a sua visão geral de todos os programas de formação que as pessoas estão (ou deveriam estar) a fazer em toda a empresa.
Na prática, uma matriz de formação é o seu painel de planeamento. É onde tudo se conjuga, onde pode acompanhar o progresso regular dos cursos obrigatórios e voluntários e onde pode identificar os bons e os maus programas.
Como podem trabalhar em conjunto
Uma breve recapitulação dos planos de desenvolvimento dos trabalhadores:
Um plano de desenvolvimento define as áreas de foco e as acções críticas para o desenvolvimento de um funcionário.
Geralmente contém...
- Os objectivos (área de concentração)
- As acções-chave (ou seja, a formação) necessárias. Estas incluem cursos, mas também tutoria, acompanhamento no local de trabalho, projectos de trabalho, etc.
- Prazo para cada acção
- Orçamento necessário para a formação
A sua matriz de competências é uma ferramenta poderosa para criar planos de desenvolvimento mais eficazes - e outros programas de formação para toda a empresa.
É difícil criar um plano de desenvolvimento decente sem compreender as lacunas entre as competências actuais das pessoas e as competências desejadas.
E sem compreender as lacunas de competências de toda a empresa, impor cegamente cursos de formação a toda a gente é uma má ideia.
E a sua matriz de formação é a síntese de todas as acções. É isso mesmo.
Como é que se cria uma matriz de formação?
Eis um processo passo a passo para criar uma matriz de formação para todos.
>> To take the shortcut, you can also directly jump to our Excel template. <<
Antes de começar: O que deve constar de uma matriz de formação?
A concepção de uma matriz de formação numa folha de Excel não exige muito, apenas um pouco de planeamento e os dados necessários da matriz de competências e desenvolvimento.
Os principais ingredientes da matriz de formação são.
- Nome
- Papel
- ID do empregado
- Gestor de relatórios
- Programas de formação
- Prazos
- Cálculo: Percentagem de conclusão da formação
Se quiser ir mais longe, pode adicionar dimensões como o orçamento aprovado.
Passo 1: Avaliar a formação necessária para os novos e antigos trabalhadores
Neste caso, depende realmente da extensão do seu actual processo de desenvolvimento.
Se está a começar de novo, faça-o com uma avaliação das necessidades de formação e planos de desenvolvimento individuais.
Se estiver um pouco mais longe, adicione matrizes de aptidões e modelos de competências para tomar decisões mais informadas.
Não se esqueça de adicionar os elementos obrigatórios: Pense em compliance, na integração da empresa e nas políticas de trabalho híbrido.
Passo 2: Adicionar todos os empregados
Basta listar todos os empregados como novas linhas. Criar colunas para
- Nome
- Departamento
- Papel
- ID
- Gestor de pessoas
- Qualquer outra coisa que deva estar aqui
Etapa 3: Enumerar a formação necessária
Faça uma lista de todas as formações que estão a decorrer.
Pensar em
- Integração da empresa
- Integração da equipa
- Compliance
- Seminários ou cursos para toda a empresa
- Contribuição dos planos de desenvolvimento. Ou adiciona todas as acções (incluindo coisas como tutoria) - ou limita-as aos cursos. Recomendamos que adicione uma variável de categoria para filtrar mais tarde se optar pelo anterior.
Passo 4: Dividir o programa de formação em diferentes tópicos
Agora que terminou de atribuir programas de formação a pessoas ou empregados da sua empresa. É altura de dividir o programa de formação em subtópicos. Assim, pode acompanhar facilmente o progresso ou o desenvolvimento de cada funcionário. Ou pode anotar o número de tópicos e acompanhar o número de tópicos abordados.
Pode até utilizar carrapatos ou outros recursos visuais para assinalar cada tópico. Ou combinar isto com a matriz de desenvolvimento.
Etapa 5: Acompanhar os progressos e o status quo
É aqui que as coisas se tornam excitantes.
O acompanhamento dos progressos é essencial para 1) avaliar o sucesso a posteriori e 2) identificar os sítios onde o orçamento foi desperdiçado.
Em primeiro lugar, defina uma forma de acompanhar os progressos de todos.
No nosso modelo, optámos por...
Nota: As caixas de verificação "Não iniciado" e "Concluído" são variáveis "FALSO" e "VERDADEIRO" na folha de cálculo. Desta forma, é mais fácil contar as alterações.
Em seguida, adicione estes valores às células da matriz de acordo com a sua síntese.
Dica de bónus: o ideal é obter automaticamente estes dados de outros locais, como os planos de desenvolvimento individual.
Se tudo o resto lhe parecer muito trabalhoso, não hesite em consultar o nosso software de desenvolvimento de colaboradores totalmente automatizado.
Passo6: Adicionar fórmulas para obter o máximo de informações
Para tirar o máximo partido da sua análise, adicione fórmulas para calcular automaticamente...
- Taxa de conclusão por curso (número total de conclusões / número total de cursos iniciados)
- Taxa de insucesso por curso (taxa de 1 conclusão por curso)
- Taxa de conclusão por pessoa (número total de conclusões da pessoa / número total de cursos que a pessoa iniciou)
Se tiver dúvidas sobre estas questões, pode sempre consultar o nosso modelo.
O resultado é o seguinte:
Resumo do curso:
Resumo das pessoas:
Modelo de matriz de formação (folha de cálculo)
O nosso modelo de folha de cálculo para matrizes de formação é o seu atalho para criar a sua primeira matriz de formação em minutos.
Pode obtê-lo gratuitamente aqui. Quando tiveres acesso, clica em"Ficheiro" ->"Fazer uma cópia" e personaliza-a como quiseres.
⚙️ Folhas de cálculo vs. software para o desenvolvimento dos trabalhadores
Folhas de cálculo
É universalmente aceite que as folhas de cálculo são "baratas de utilizar".
De certa forma, não requerem custos de software e de manutenção.
No entanto, muitas vezes negligenciamos o custo da "mão-de-obra" necessária para preencher os dados e monitorizá-los constantemente de forma manual.
Além disso, são propensos a erros humanos e exigem que o utilizador conheça as fórmulas do Excel.
A outra limitação da utilização de folhas de cálculo é a sua escalabilidade. As folhas de cálculo não são uma solução viável para grandes organizações que precisam de atribuir tarefas e acompanhar o progresso de mais de 1000 funcionários em vários departamentos.
Software em nuvem para processos contínuos
A utilização de um software como Zavvy é uma solução eficaz para criar uma estrutura completa e automatizada sem se perder no trabalho.
Os gestores e os departamentos de RH utilizam a nossa ferramenta para atribuir, envolver e acompanhar o progresso dos seus colaboradores em piloto automático.
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Uma matriz de formação combinada com uma matriz de competências e um plano de desenvolvimento ajuda a enumerar as competências e qualificações necessárias para fazer parte de uma equipa, grupo ou unidade e a criar um plano para os preparar e formar para o projecto e o trabalho e gerar o máximo rendimento.
Certifique-se de que tira partido dos outros recursos do nosso blogue; estamos constantemente a atualizar novas publicações sobre integração, noções básicas de RH e desenvolvimento. Se já quiser pôr em prática o seu programa de formação dos trabalhadores.
Com soluções como formação interna e externa, planos de desenvolvimento e feedback, pode facilmente estabelecer um ciclo contínuo de crescimento dos seus colaboradores - sem as complicações das folhas de cálculo.
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