Jak poprawić zarządzanie wydajnością i napędzać kulturę rozwoju w organizacji?
Co sądzisz o corocznym przekazywaniu dyrektorowi generalnemu bezpośredniej informacji zwrot nej? Zwłaszcza, jeśli zobowiąże się on do poważnie!
Jeśli uważasz, że brzmi to zniechęcająco, nie jesteś sam. Ale właśnie to robią firmy takie jak Netflix -co roku wymieniają wielokierunkowe informacje zwrotne na wszystkich poziomach swojej struktury organizacyjnej, od młodszych stażystów po dyrektora generalnego.
Dlaczego? Ponieważ takie podejście do zarządzania wydajnością zapewnia lepsze wyniki dla pracowników i organizacji.
W tym artykule wyjaśnimy, dlaczego warto zakwestionować normy zarządzania wydajnością.
Zamiast skupiać się na corocznych, formalnych, powiązanych z wynagrodzeniem ocenach, wykorzystaj potencjał swoich pracowników, przyjmując bardziej otwarte, koleżeńskie i motywujące podejście.
Pokażemy ci, jak to zrobić.
Znaczenie zarządzania wydajnością
Zarządzanie wydajnością jest jednym z głównych filarów zarządzania talentami.
Dobre zarządzanie wydajnością dostosowuje pracowników, zasoby i systemy do realizacji strategicznych celów organizacji.
Identyfikuje, mierzy, zarządza i rozwija wydajność pracowników, sugeruje Sattar Bawany, wiodący naukowiec i dyrektor generalny Centre for Executive Education.
Transformacja GE pod rządami byłego CEO, Jacka Welcha, jest klasycznym przykładem dobrego zarządzania wydajnością.
Pracownicy GE byli zmotywowani do pracy na miarę swoich możliwości i dążenia do wspólnego celu, co zaowocowało jedną z najbardziej udanych transformacji w historii firmy.
Zarządzanie wydajnością pomaga ludziom i organizacjom w trzech zasadniczych obszarach:
1. Zaangażowanie pracowników
Twoje podejście do zarządzania wynikami wpływa na zaangażowanie pracowników.
Ostatnie badania wykazały, że większość pracowników jest niezadowolona z zarządzania wydajnością w swoich organizacjach. Uważają, że jest to:
- przestarzałe,
- zbyt ogólne,
- rzadkie i
- niekompletne.
Wszystkie te czynniki wpływają negatywnie na poziom zaangażowania pracowników w pracę.
Zaangażowanie pracowników ma fundamentalne znaczenie dla sukcesu organizacji. Zaangażowani pracownicy są bardziej produktywni i skoncentrowani oraz osiągają lepsze wyniki, podkreśla Gallup.
Nie można więc pozwolić sobie na pozostawienie zaangażowania przypadkowi.
2. Zatrzymanie talentów
Dobrze zaprojektowany system zarządzania wydajnością promuje wzrost i rozwój pracowników:
- To ich motywuje.
- Sprawia to, że są oni bardziej zaangażowani w działalność organizacji.
- Sprzyja to lepszej retencji pracowników.
Sugeruje Change Recruitment, wiodący szkocki rekruter.
Zatrzymanie pracowników ma kluczowe znaczenie dla organizacji. Jak pokazują badania, poprawia morale i produktywność pracowników oraz zwiększa kulturę pracy i zadowolenie klientów.
3. Rozwijanie liderów od wewnątrz
Rekrutacja talentów przywódczych jest trudna i kosztowna, dlatego warto skupić się na rozwijaniu przywództwa w organizacji.
Zarządzanie wydajnością odgrywa istotną rolę w tym procesie:
- Czerpanie z wschodzących liderów o sprawdzonym dopasowaniu kulturowym.
- Pomoc w planowanie sukcesji.
- Motywowanie najlepszych talentów i wspieranie ich w skupieniu się na celach organizacji.
Jak pokazały nam niektóre z odnoszących największe sukcesy firm na świecie, zarządzanie wydajnością, które kładzie nacisk na regularne uczenie się, zwiększy potencjał przywódczy pracowników.
➡️ Szkol swoich liderów w zakresie przepływu pracy dzięki interaktywnym, cotygodniowym mikro-lekcjom. Sprawdź nasze gotowe do użycia szablony Zavvy.
Co sprawia, że tradycyjne systemy zarządzania wydajnością są nieskuteczne?
Tradycyjne zarządzanie wydajnością koncentruje się wokół corocznych przeglądów wydajności i jest procesem odgórnym, liniowym i statycznym. Określa cele i kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) oraz monitoruje postępy w ich realizacji.
Wyniki tego procesu określają wynagrodzenie pracowników i wszelkie wymagania dotyczące poprawy wyników.
Podczas gdy tradycyjne zarządzanie wydajnością jest stosowane od wielu lat, wiele organizacji uważa je obecnie za przestarzałe i nieskuteczne.
Ostatnie badania przeprowadzone przez Mercer pokazują, że 90% działów HR uważa, że ich systemy zarządzania wydajnością dostarczają niedokładnych informacji, a 95% menedżerów jest z nich niezadowolonych.
Te same badania sugerują, że tradycyjne zarządzanie wydajnością ma następujące wady:
- Brak przejrzystości.
- Niewystarczająca lub rzadka informacja zwrotna.
- Niejasne oczekiwania lub brak zdefiniowanych celów.
- Brak koncentracji na rozwoju kariery.
- Brak spójności z roku na rok.
Coraz więcej dowodów wskazuje na to, że tradycyjne zarządzanie wydajnością jest jedną z najmniej skutecznych i zrozumiałych praktyk HR.
W rozmowach z wiodącymi organizacjami naukowcy z Cornell University's Center for Advanced HR Studies stwierdzili, że:
- Menedżerowie często "grają" procesem zarządzania wydajnością -są mniej skłonni do wystawiania niższych ocen, jeśli te oceny negatywnie wpływają na wynagrodzenie lub potencjał premii.
- Pracownicy są mniej skłonni do przyjmowania informacji zwrotnych, jeśli czują, że mają one negatywny wpływ na ich wynagrodzenie.
- Koncentracja menedżerów na skutecznej informacji zwrotnej i coachingu cierpi z powodu powiązania między zarządzaniem wydajnością a wynagrodzeniem.
- Rozmiar, zakres i złożoność dużych międzynarodowych organizacji utrudniają kalibrację spójnych ratingów na różnych rynkach i w różnych kulturach.
- Skale ocen wydajności są obciążone uprzedzeniami, ponieważ menedżerowie i pracownicy czują się niekomfortowo, korzystając z niższych części rankingów.
Wady tradycyjnego zarządzania wydajnością sprawiły, że wielu ekspertów zgodziło się, że przestało ono działać.
"Zarówno menedżerowie, jak i pracownicy zbyt często postrzegają zarządzanie wydajnością jako czasochłonne, nadmiernie subiektywne, demotywujące i ostatecznie nieprzydatne. [...] w niewielkim stopniu przyczynia się do poprawy wyników pracowników.
Może nawet osłabiać ich wydajność, ponieważ zmagają się z ocenami, martwią się o wynagrodzenie i próbują zrozumieć informacje zwrotne na temat wyników". Bryan Hancook i Asmus Komm, dyrektorzy w McKinsey.
6 podstawowych elementów skutecznego zarządzania wydajnością
Jeśli tradycyjne zarządzanie wydajnością nie działa, jak powinno ono wyglądać?
Według Jacka Zengera, CEO Zenger-Folkman, firmy konsultingowej zajmującej się rozwojem przywództwa, sześć podstawowych cech sprawia, że zarządzanie wydajnością jest skuteczne.
1. Jasne, dokładne i uczciwe
Daj swoim pracownikom dobrze zdefiniowane i jasne role, aby zmniejszyć niejednoznaczność, stres i zamieszanie w ich codziennej pracy.
Należy również pamiętać, że kontekst ich ról ma znaczenie. Niektóre role są łatwiejsze niż inne lub mogą na nie wpływać okoliczności pozostające poza kontrolą pracownika.
Jeśli pracownicy nie wierzą, że ich system zarządzania wynikami jest dokładny i sprawiedliwy, trudno jest uzyskać ich poparcie.
Wskazówka: Weź pod uwagę kontekst, aby wesprzeć dokładność i sprawiedliwość programu zarządzania wydajnością.
2. Wydajny
Twórz wydajne systemy, które są łatwiejsze w użyciu i oszczędzają czas, pieniądze i wysiłek.
Systemy, które zajmują zbyt dużo czasu lub są przeciążone biurokracją, przynoszą efekt przeciwny do zamierzonego. Prawdopodobnie udaremniają one sam cel zarządzania wydajnością, tj. wydajność!
3. Podnoszenie wydajności
Skoncentruj się na zwiększaniu wydajności, a nie na spełnianiu minimalnych kryteriów przy każdym przeglądzie.
Dostosuj cele firmy i poszczególnych pracowników oraz stwórz skuteczne programy informacji zwrotnej i uznania dla pracowników, aby to osiągnąć.
4. Oddzielenie oceny wyników od wynagrodzenia
Decyzje dotyczące wynagrodzeń należy podejmować oddzielnie od wyników zarządzania wydajnością.
W praktyce zmiany kosztów utrzymania napędzają większość podwyżek wynagrodzeń, argumentuje Zenger, z kilkoma wyjątkami o niskich i najlepszych wynikach. Dlatego też powiązanie między wynikami a wynagrodzeniem staje się coraz mniej istotne.
5. Korzystanie z wielu źródeł danych
Korzystaj z wielu danych wejściowych w ocenach wydajności, aby uzyskać bardziej obiektywny i kompleksowy obraz tego, jak radzą sobie Twoi pracownicy.
Systemy zarządzania wydajnością, które opierają się wyłącznie na percepcji menedżerów, są podatne na stronniczość. Zamiast tego użyj wielu danych wejściowych, aby promować dokładność i sprawiedliwość systemu w oczach pracowników.
6. Rozwój i coaching
Kładź nacisk na coaching i rozwój w swoim programie zarządzania wydajnością jako katalizatory udanej ścieżki kariery.
Bycie dobrym trenerem nie każdemu przychodzi naturalnie. Jednak menedżerowie skorzystają na tym:
- Wiedza na temat kroków, które należy podjąć i wyjaśnienie wyników rozmów coachingowych.
- Obserwowanie doświadczonych trenerów w akcji.
- Ćwiczenie i próby w celu zdobycia kompetencji i pewności siebie w coachingu.
7 kroków do usprawnienia procesu zarządzania wydajnością
Mając na uwadze te cechy, przyjrzyjmy się siedmiu praktycznym krokom, które można podjąć w celu poprawy zarządzania wydajnością w organizacji.
1. Określenie jasnych ról
Daj swoim pracownikom jasność ról. Określ ich główne zadania i wyjaśnij, w jaki sposób ich role pasują do organizacji. Zmniejszy to ich stres i dezorientację.
Określ konkretne wyniki, procesy, cele i kluczowe wskaźniki efektywności dla każdej roli. Pomóż swoim pracownikom jasno określić ich cele i dowiedzieć się, jak współpracować z innymi osobami w organizacji i zewnętrznymi interesariuszami, aby je osiągnąć.
Około 40% pracowników, co jest zaskakująco wysoką liczbą, nie ma jasności co do swojej roli, podkreśla Gallup. Jasność ról jest jednak niezbędna, ponieważ jest główną przyczyną wypalenia pracowników.
Badania Gallupa sugerują, że wypaleni pracownicy to:
- 63% większe prawdopodobieństwo wzięcia zwolnienia lekarskiego,
- 2,6 razy częściej szukają innej pracy, oraz
- mają o 13% niższe zaufanie do swoich wyników.
Uczyń jasność ról integralną częścią swojego programu zarządzania wydajnością, aby zmniejszyć ryzyko wypalenia pracowników.
2. Zwiększenie wydajności
Usprawnij proces zarządzania wydajnością, aby był efektywny.
Korzystaj z narzędzi i technologii, takich jak
- A matryca umiejętności aby zidentyfikować potrzeby edukacyjne w całej organizacji i określić, w jaki sposób różne role oddziałują na siebie nawzajem.
- Intuicyjne systemy informatyczne umożliwiające dostęp, śledzenie, modyfikowanie i kaskadowanie celów w całej organizacji.
- Ustandaryzowane szablony skracające czas ustalania celów i wskaźników KPI dla różnych działów lub nowych pracowników.
3. Dostosowanie celów indywidualnych i celów firmy
Dostosowanie ram zarządzania wydajnością pracowników do wizji i intencji organizacji. Powiązanie celów i wskaźników KPI pracowników z celami firmy.
Zapewni to pracownikom wyraźniejsze poczucie celu w ich rolach. Podkreśli również, w jaki sposób ich sukces jest istotny dla ogólnego sukcesu organizacji.
4. Wykorzystanie informacji zwrotnych i uznania pracowników
Skoncentruj się na wydajności swoich pracowników, wykorzystując skuteczne informacje zwrotne i uznanie.
Informacja zwrotna to skuteczny sposób na zwiększenie wydajności. Jak pokazują statystyki branżowe dotyczące informacji zwrotnych, dzięki odpowiednim informacjom zwrotnym pracownicy:
- Lepsza wydajność,
- są mniej skłonni do porzucenia swoich ról, oraz
- Mniej problemów z wydajnością i przepływem pracy.
Jednak wiele organizacji nie przekazuje swoim pracownikom wystarczającej ilości informacji zwrotnych. Badania wykazały, że ponad jedna trzecia pełnoetatowych pracowników wolałaby otrzymywać więcej informacji zwrotnych.
Wzmocnij kulturę informacji zwrotnej w swojej organizacji, integrując skuteczne systemów informacji zwrotnej dla pracowników do programu zarządzania wydajnością.
Należy pamiętać, że istnieje wiele rodzajów informacji zwrotnych które mogą pomóc pracownikom.
Jednak według ankiety przeprowadzonej przez HBR, ponad 90% pracowników chce konstruktywnych informacji zwrotnych, które pomogą im poprawić wyniki.
Terminowość informacji zwrotnej również ma znaczenie, ponieważ bardziej regularna informacja zwrotna zwiększy zaangażowanie pracowników.
Bez względu na to, jakiego rodzaju informacji zwrotnej udzielasz, włączenie znaczących pomysłów na wyróżnienie do ram informacji zwrotnej sprawi, że proces zarządzania wydajnością będzie jak najbardziej efektywny.
Uznanie jest ważne dla pracowników:
- To ich motywuje .
- Dzięki temu czują się docenieni.
- Zwiększa to ich zaangażowanie.
- Zwiększa to ich poczucie dobrego samopoczucia i przynależności w pracy.
Istnieje wiele kreatywnych sposobów na wyrażenie uznania, w tym:
- Urlopy naukowe dla pracowników z długim stażem, pozwalające im na odstresowanie się, odzyskanie energii i poszerzenie horyzontów osobistych i zawodowych.
- Elastyczne opcje pracy, aby wykazać zaufanie do etyki pracy swoich pracowników i promować ich autonomię.
- Uznawanie osiągnięć poza pracą, aby pokazać, że cenisz rozwój osobisty swoich pracowników wraz z ich ścieżką kariery.
- Unowocześnianie technologii używanej na co dzień, w miejscu pracy lub zdalnie w celu zwiększenia produktywności i ułatwienia rozwój pracowników.
- Poproś swoich najbardziej doświadczonych pracowników, aby podzielili się swoimi umiejętnościami z kolegami, pokazując, że cenisz ich zdolność do zwiększania wydajności innych.
➡️ Odkryj nasze 42 pomysły na uznanie dla pracowników, aby zwiększyć zaangażowanie w swojej organizacji.
5. Koncentracja na rozwoju pracowników
Usuń powiązanie między zarządzaniem wynikami a wynagrodzeniem, dostosowując proces zarządzania wynikami do rozwoju kariery pracowników.
Rozwój kariery dotyczy umiejętności, wiedzy i doświadczenia oraz tego, w jaki sposób pomagają one pracownikom rozwijać karierę w górę, w bok lub poprzez ruchy po przekątnej.
Prawie dwie trzecie amerykańskich pracowników odeszło z pracy z powodu braku możliwości rozwoju kariery możliwości.
Dlatego też oferowanie pracownikom jasnych ścieżek rozwoju ich obecnych ról i ogólnej kariery ma kluczowe znaczenie dla powodzenia programu zarządzania wydajnością.
Jak pokazały nam firmy takie jak Adobe, Dropbox i Palo Alto Networks, rozwój kariery może być wspierany na różne sposoby, w tym:
- Szkolnictwo wyższe finansowane przez firmę;
- Ułatwianie pracy pro-bono i wolontariatu opartego na umiejętnościach;
- Wydarzenia poświęcone nauce i nawiązywaniu kontaktów, z czasem wolnym i wsparciem dla uczestników;
- Wykorzystywanie innowacyjnych pomysłów pracowników i pomaganie im we wdrażaniu praktycznych rozwiązań.
6. Oferowanie wielu perspektyw
W procesie zarządzania wynikami należy pozyskiwać informacje zwrotne z wielu źródeł, aby uzyskać pełny obraz wyników osiąganych przez pracowników. Poprawia to obiektywność programu zarządzania wydajnością i czyni go mniej podatnym na indywidualne, subiektywne poglądy menedżerów.
Skutecznym sposobem na uwzględnienie wielu perspektyw jest wykorzystanie informacji zwrotnej 360 stopni który zachęca do przekazywania informacji zwrotnych ze wszystkich poziomów struktury organizacyjnej.
Uwzględnij dyrektorów generalnych, menedżerów, przełożonych, współpracowników i rówieśników, aby uzyskać informacje zwrotne w różnych kierunkach, tj. w górę, w dół lub na boki.
Informacja zwrotna 360 stopni to kompleksowe podejście do informacji zwrotnej w programie zarządzania wynikami. I jest bardzo skuteczny - duże i innowacyjne organizacje, takie jak Netflix, przyjęły feedback 360 stopni zamiast corocznych ocen.
Zastanawiając się nad wprowadzeniem informacji zwrotnej 360 stopni, Patty McCord, była dyrektor ds. talentów w Netflix, wspomina:
"Nie ma powodu, dla którego zespół HR nie może być również innowacyjny".
Sugeruje McCord, że regularne rozmawianie w prosty i szczery sposób o wynikach przynosi dobre rezultaty.
Wskazówka: Aby w pełni wykorzystać 360-stopniową informację zwrotną, zachęcaj do wzajemną ocenę i samoocenę w ramach zarządzania wydajnością pracowników.
Wzajemne oceny pozwalają uchwycić mocne i słabe strony, możliwości i ulepszenia pracowników, postrzegane przez współpracowników, którzy oceniają się nawzajem.
Wzajemne oceny mogą jednak stanowić wyzwanie, ponieważ pracownicy mogą być wrażliwi na informacje zwrotne od swoich rówieśników, głównie gdy koncentrują się one na słabościach.
Aby pomóc sobie z tym poradzić, przeszkol swoich pracowników, aby podczas wystawiania ocen koleżeńskich byli jasni, obiektywni i pamiętali o uczuciach współpracowników.
Samoocena daje pracownikom głos w ocenie ich wyników, pomagając im przejąć odpowiedzialność za rozwój ich kariery.
Ponadto może to być potężny motywator, ponieważ ponad 80% pracowników uważa, że ich pracodawcy nie słuchają wystarczająco ich opinii.
Kładąc nacisk na samoocenę w 360-stopniowej ocenie zwrotnej, pracownicy poczują się bardziej zaangażowani w cały proces zarządzania wynikami. Menedżerowie zyskają również lepszy wgląd w swoich bezpośrednich podwładnych.
Skorzystają na tym również wysiłki Twojej organizacji w zakresie uczenia się i rozwoju. Samoocena to świetny sposób na monitorowanie, śledzenie i planowanie indywidualnych potrzeb edukacyjnych pracowników.
7. Zapewnienie nauki, rozwoju i coachingu
Nauka i rozwój (L&D) jest sercem zarządzania wydajnością. Ma wspólne cele, takie jak rozwijanie talentów w organizacji. Uzupełnia zarządzanie wydajnością, zapewniając pracownikom lepsze wyniki, głównie w zakresie zarządzają zmianami w środowisku pracy.
L&D przynosi również znaczące korzyści biznesowe.
Ostatnie dane z Australii wykazały na przykład, że wzrost wydatków na badania i rozwój o 1% (na pracownika) wiąże się ze wzrostem przychodów firmy o 0,2%.
Integracja najbardziej odpowiednich rodzajów możliwości uczenia się i rozwoju pracowników nie zawsze jest jednak łatwa.
Jednak pojawiające się podejścia, takie jak uczenie się w toku pracyoferują praktyczne, praktyczne rozwiązania edukacyjne, które są efektywne czasowo, angażujące i koncentrują się na wynikach.
Coaching to kolejny skuteczny sposób na usprawnienie procesu zarządzania wydajnością. Jest to podejście oparte na współpracy, które buduje zaufanie między trenerem a jego stażystami, tworząc bezpieczną przestrzeń do komunikacji i rozwoju.
Coaching może być bardzo skuteczny w zwiększaniu wydajności - pracownicy, którzy otrzymali coaching, zgłaszali:
- zmniejszenie stresu o 90%;
- wzrost odporności o 149%;
- poprawa ostrości o 181%;
- wzrost wydajności pracy o 130%.
Wskazówka: Nie zapominaj, że L&D i coaching są tak samo istotne dla liderów w Twojej organizacji, jak i dla innych.
Przygotuj swoich wschodzących liderów na wyzwania związane z rolami przywódczymi poprzez odpowiednie szkolenie.
Wyposaż swoich liderów w umiejętności, wiedzę i zachowania, które napędzą rozwój ich kariery i zwiększą ich potencjał przywódczy. Przyniesie to korzyści im, ich zespołom i całej organizacji.
➡️ Zapoznaj się z dziewięcioma tematami szkoleń z zakresu przywództwa dla firm myślących przyszłościowo.
➡️ Stwórz kulturę wysokiej wydajności z Zavvy
Doskonale zdajemy sobie sprawę z potencjału ludzi w organizacjach. Ile niewykorzystanego potencjału jest w Twojej?
Zarządzanie wydajnością jest narzędziem umożliwiającym wykorzystanie potencjału pracowników poprzez
W Zavvy mamy narzędzia, które pomogą Ci zbudować strukturę zarządzania wydajnością, która jest płynna, zintegrowana z istniejącymi przepływami pracy i skoncentrowana na zwiększaniu potencjału.
Zarezerwuj bezpłatne 30-minutowe demo aby zobaczyć, jak możesz wydobyć ze swoich pracowników to, co najlepsze dzięki innowacyjne i wydajne zarządzanie wydajnością.