Comment organiser une réunion d'étalonnage des performances équitable et productive ?
Votre système d'évaluation des performances est-il équitable et transparent ?
Évaluez-vous les employés en fonction de leurs performances plutôt qu'en fonction de préjugés ou de perceptions personnelles concernant leur travail ?
Votre processus permet-il à chaque employé de progresser dans votre organisation, indépendamment de son rang, de son titre, de ses antécédents ou de son supérieur hiérarchique ?
La meilleure façon de répondre à ces questions est d'organiser des réunions d'étalonnage des performances dans le cadre de vos cycles d'évaluation réguliers.
Cet article :
- Découvrez l'objectif des sessions d'étalonnage des performances.
- Explorer leur rôle dans le processus plus large d'évaluation des performances.
- Fournit des conseils pratiquespour mener des réunions d'étalonnage productives et équitables.
Nous vous permettons, ainsi qu'à vos responsables, d'organiser des entretiens d'évaluation équitables et productifs qui responsabilisent tous les employés de votre organisation et les incitent à se développer.
⚖️ Qu'est-ce qu'une réunion d'étalonnage des performances?
Une réunion d'étalonnage des performances est une session structurée visant à évaluer et à aligner les notes ou les évaluations des performances de vos employés.
Les managers et les évaluateurs des équipes ou des départements respectifs se réunissent pour examiner et discuter des scores de performance individuels des employés et déterminer comment ils se comparent. L'objectif est de parvenir à un consensus et d'établir une compréhension normalisée des niveaux de performance de l'organisation.
Lors de ces réunions, les participants peuvent discuter de facteurs tels que
- la réalisation des objectifs ;
- compétences ;
- compétences ;
- les comportements ;
- la performance globale.
Quel est l'objectif des sessions d'étalonnage des performances ?
L'objectif principal des réunions d'étalonnage est de garantir l'équité, la cohérence et la précision du processus d'évaluation des performances. Cela permettra de minimiser les préjugés, de traiter les divergences et de promouvoir une approche plus cohérente et plus objective de l'évaluation des performances.
Exemple: Alice et Jacob occupent des fonctions similaires et obtiennent d'excellents résultats pour l'équipe.
Alice reçoit ses notes d'évaluation de la part d'un manager strict et difficile à satisfaire, et obtient une note globale de 6 sur 10.
Jacob reçoit son score de 8 sur 10 de la part d'un manager plus généreux qui pense que les scores positifs motivent les membres de l'équipe.
À première vue, Jacob semble être le membre le plus important de l'équipe. Il a plus de chances d'être pris en considération pour des promotions et de recevoir une augmentation de salaire, ce qui est injuste pour Alice.
Les réunions d'étalonnage des performances permettent d'aplanir ces incohérences et de s'assurer qu'Alice reste motivée pour faire du bien à l'entreprise.
🧩 Comment les réunions d'étalonnage s'intègrent-elles dans le processus global d'évaluation des performances ?
Les réunions d'étalonnage doivent avoir lieu à chaque cycle d'évaluation des performances afin de garantir l'équité et la cohérence de l'ensemble. Elles doivent s'inscrire dans le cadre plus large de la stratégie de gestion des performances de votre organisation, qui comprend la fixation d'objectifs, l'évaluation des progrès et la fourniture d'un retour d'information.
Le calibrage de l'évaluation des performances a généralement lieu à la fin de la période d'évaluation, mais avant que les employés ne reçoivent leurs notes d'évaluation ou ne participent à des conversations sur les performances. C'est lors de cette réunion que tous les responsables peuvent se réunir pour examiner leurs évaluations respectives et parvenir à un accord commun.
📚 Consultez notre guide complet sur l'étalonnage des examens de performance.
💡 6 Raisons essentielles pour organiser des réunions d'étalonnage
Pensez-y à deux fois si vous envisagez de sauter les réunions d'étalonnage. Voici six raisons cruciales pour lesquelles ces séances sont indispensables à tout cycle d'évaluation des performances.
- Améliorer l'engagement des employés: Les réunions d'étalonnage favorisent un sentiment d'équité et de confiance dans le système de gestion des performances, ce qui stimule en fin de compte l'engagement des employés.
- Encourager les superviseurs à réfléchir pleinement à leurs notes d'évaluation des performances: L'étalonnage incite les évaluateurs à réfléchir à leurs évaluations, ce qui permet d'obtenir un retour d'information plus significatif.
- Inspirer la discussion entre les superviseurs: Les examinateurs ne sont pas seuls, ils font partie d'une équipe. Les sessions d'étalonnage offrent un forum pour un dialogue ouvert et pour prendre en compte les différents styles de gestion.
- Appliquer des normes similaires à tous les employés: En comparant objectivement les évaluations, vous vous assurez que tous les employés respectent les mêmes normes de performance.
- Identifier les personnes les plus performantes et les moins performantes pour une meilleure gestion des talents: Une approche standardisée permet de repérer plus facilement les candidats potentiels au leadership ou d'offrir un soutien à ceux qui en ont besoin.
- Éliminer les préjugés: Les réunions d'étalonnage des performances offrent une excellente occasion d'examiner et d'affiner le processus d'évaluation des performances, en veillant à ce que tous les employés soient jugés équitablement et en se protégeant contre les injustices, qu'elles soient intentionnelles ou non.
🗣️ Comment mener une réunion d'étalonnage des performances ?
1. Préparation de la réunion
Demandez à tous les superviseurs et responsables d'effectuer des évaluations de performances basées sur les objectifs, les réalisations et le retour d'information des employés. Réalisez cette étape avant la réunion - la session d'étalonnage est l'occasion d'ajuster les résultats des évaluations des performances plutôt que d'être incité à évaluer les employés à partir de zéro.
Si vous avez préalablement défini un ensemble de normes de notation, distribuez-les afin d'aider les gestionnaires dans leur travail de notation.
Exemple: Si vous utilisez un système de notation en 5 points où 1 = Insatisfaisant, 3 = Moyen et 5 = Exceptionnel, vous devez préciser ce que l'employé doit réaliser pour obtenir chaque note.
2. Logistique et planification des réunions
Organisez les réunions de calibrage à l'avance, en tenant compte du calendrier de votre cycle d'évaluation des performances et des exigences de l'organisation. Partagez un calendrier avec les dates clés du processus d'étalonnage, en veillant à ce qu'il ait lieu avant que les managers ne procèdent aux évaluations des performances individuelles ou ne prennent des décisions en matière de rémunération et de promotion.
Partagez un ordre du jour d'étalonnage décrivant les attentes et demandant aux managers de venir préparés avec leurs projets d'évaluation des performances pour faciliter des discussions significatives au cours de la réunion.
3. Comparaison et discussion
Commencez la réunion en clarifiant les buts et objectifs généraux de votre entreprise et en déterminant les niveaux de performance que vous exigez de votre personnel pour répondre aux besoins de l'entreprise.
Profitez de la réunion pour comparer les évaluations individuelles des employés au sein des équipes ou des départements afin d'identifier les divergences, les biais potentiels ou les incohérences dans les évaluations. Engagez une discussion ouverte sur les facteurs de performance que vous avez pris en compte et partagez vos points de vue, vos idées et vos justifications sur les évaluations données par chaque manager.
Si vous remarquez une inflation ou une déflation des notes, discutez de la possibilité d'un biais de notation, y compris de la manière dont il peut se produire et de ce que vous pouvez faire pour l'éliminer.
4. Finaliser les évaluations et les ajuster si nécessaire
Parvenez à un consensus au sein du groupe, en ajustant les évaluations individuelles afin de vous assurer qu'elles correspondent à vos normes de performance et à vos attentes. Documentez tous les changements, y compris les raisons des ajustements de l'évaluation.
Une fois que vous avez finalisé vos évaluations, concluez la réunion, communiquez les résultats à vos employés et prenez des décisions en matière de promotion ou de rémunération en sachant que votre processus est équitable.
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🧑🏻🤝🧑🏻 Qui doit participer à une réunion d'étalonnage des performances ?
Votre réunion de calibrage variera en fonction de la taille et de la composition de votre organisation, mais elle comprendra généralement un mélange de.. :
- les directeurs de département et les vice-présidents ;
- les partenaires humains ;
- les responsables interfonctionnels.
Suivez ces lignes directrices pour déterminer la structure de votre réunion en fonction de la taille de votre entreprise :
- Les entreprises en croissance de 1 à 50 personnes: Dans les petites entreprises, la meilleure pratique consiste à organiser des réunions individuelles avec chaque responsable chargé de l'évaluation des performances.
- Les grandes entreprises de 50 à 150 personnes: Il peut s'avérer trop long d'organiser des entretiens individuels avec chaque responsable ; à la place, créez des équipes de calibrage composées de superviseurs représentatifs qui examineront et compareront les évaluations des performances.
- Entreprises de plus de 150 salariés: Utiliser un comité d'étalonnage composé d'un échantillon de départements, avec la participation active des RH.
N'oubliez pas: Toute réunion d'étalonnage vise à promouvoir la cohérence au sein de votre organisation. Il ne s'agit pas de récompenser une équipe pour avoir les employés les mieux notés.
🏆 Quelles sont les meilleures pratiques pour garantir l'efficacité des réunions d'étalonnage des performances ?
Les réunions d'étalonnage renforcent l'intégrité globale du processus d'évaluation des performances et aident l'organisation à prendre des décisions justes et éclairées. Mais seulement si vous structurez correctement vos réunions !
Suivez ces bonnes pratiques et vous serez sur la bonne voie.
1. Fixer des objectifs clairs pour la réunion
Entamez votre réunion en comprenant clairement pourquoi vous vous réunissez et quels sont les résultats escomptés. Utilisez un modèle tel que le cadre SMART pour fixer des objectifs spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps.
2. Établir un calendrier clair
Accordez la priorité aux entretiens d'évaluation dans votre calendrier afin de maintenir vos cycles d'évaluation sur la bonne voie. Le report de ces sessions peut entraîner un retard dans le retour d'information des employés, avoir un impact négatif sur les plans de croissance des employés et, en fin de compte, empêcher votre entreprise de progresser vers la réalisation de ses objectifs.
Votre calendrier doit comprendre les éléments suivants
- préparation de la réunion
- la réunion proprement dite
- les activités de suivi telles que l'enregistrement et le partage des résultats
3. Envoyer les listes de contrôle aux participants avant la réunion
Avant la réunion, envoyez à chaque participant une liste de contrôle des tâches à accomplir afin que tout le monde soit prêt. Utilisez les suggestions ci-dessous pour créer votre propre liste :
- Familiarisez-vous avec les normes d'évaluation.
- Effectuez des évaluations individuelles de la performance de vos subordonnés directs.
- Auto-évaluez vos évaluations.
- Réfléchissez aux personnes que vous souhaitez nommer pour des promotions ou des augmentations de salaire.
- Préparez des questions et des commentaires à discuter lors de la réunion.
4. Établir un modèle de distribution des performances
Un modèle de distribution des performances, ou modèle de classement forcé ou de distribution forcée, classe les évaluations des performances dans des groupes ou des percentiles prédéfinis. Pourquoi ? Cette méthode vise à représenter les niveaux de performance globaux au sein d'une organisation. Voici quelques exemples :
- Classement par percentile: Classer les employés en fonction de leurs performances par rapport à celles des autres membres de l'organisation. Exemple : Vous pouvez considérer que les 10 % les plus performants sont les plus performants, que les 70 % les plus moyens sont les plus performants et que les 20 % les moins performants sont les moins performants.
- Performance absolue : Contrairement au classement des employés les uns par rapport aux autres, cette approche évalue les performances de chaque employé de manière indépendante sur la base d'un niveau d'excellence spécifique et prédéfini. Exemple: Les employés du service clientèle qui répondent à 100 % des appels en moins de 30 secondes peuvent recevoir la note de performance maximale de 5.
- Classement en trois catégories: Répartissez les employés en trois catégories distinctes, telles que "les plus performants", "les collaborateurs solides" et "ceux qui se développent ou sont moins performants". Déterminez le pourcentage de salariés affectés à chaque catégorie en fonction des besoins de l'organisation.
- Courbe en cloche (distribution normale): Les évaluations sont réparties le long d'une courbe en forme de cloche, la majorité d'entre elles se situant dans la fourchette moyenne, ce qui représente des performances moyennes. Les employés sont moins nombreux à se situer dans les catégories des performances élevées et faibles.
5. Partager les données d'étalonnage précédentes
À moins qu'il ne s'agisse de votre première réunion d'étalonnage, utilisez les données des étalonnages de performances précédents pour éclairer vos décisions futures. La comparaison des données entre les examens permet de savoir si la précision s'améliore ou diminue, ce qui peut vous aider à ajuster votre processus d'étalonnage des performances en conséquence.
6. Former tous les évaluateurs à leur rôle
L'étalonnage des performances est un effort de collaboration et chacun doit comprendre son rôle. Informez vos évaluateurs sur le processus d'évaluation et sur la manière d'aborder les conversations avec les employés, en leur fournissant une formation spécifique pour les aider à comprendre le système et à enregistrer les évaluations avec précision.
7. Promouvoir un dialogue ouvert
L'étalonnage repose sur la discussion de toute valeur aberrante par rapport à la distribution des performances attendues.
Les managers doivent être prêts à fournir des informations sur les performances exceptionnelles d'un employé lorsqu'il obtient un score élevé.
De même, les managers doivent justifier les raisons pour lesquelles ils ont attribué de faibles notes à un employé et souligner le soutien qu'ils ont apporté à ces employés pour les aider à obtenir de meilleures notes.
Cette partie de la réunion n'est possible que si vous créez un environnement dans lequel chacun se sent à l'aise pour exprimer son point de vue. Pendant les séances de calibrage, encouragez les cadres à poser des questions et donnez à votre comité l'occasion de donner son avis sans jugement. N'ayez pas peur d'exprimer votre désaccord : ce dialogue aidera toutes les parties à parvenir à un consensus.
8. Maintenir la confidentialité
Imaginez le chaos si un employé découvrait que son supérieur a dégradé ses notes lors d'une réunion d'étalonnage.
Les étalonnages de performance doivent être confidentiels pour des raisons de conformité et pour maintenir la confiance au sein de votre organisation. Veillez à ce que toutes les communications, telles que les courriels, les évaluations et les enregistrements, soient stockées en toute sécurité.
😟 Attention aux 3 défis des réunions d'étalonnage des performances
Les réunions d'étalonnage devraient être un élément essentiel de l'évaluation des performances de toute organisation, mais cela ne veut pas dire qu'elles sont toujours faciles.
Soyez conscient de ces trois défis que posent les réunions d'étalonnage.
1. Organiser des réunions d'étalonnage en personne
Dans le cas d'une main-d'œuvre dispersée, la vidéoconférence peut être la seule option disponible pour votre réunion de calibrage. Toutefois, pour obtenir de meilleurs résultats, organisez des réunions en personne et en temps réel où tout le monde peut interagir face à face.
Le laboratoire de dynamique humaine du MIT a analysé des centaines d'heures de données sur les facteurs de performance tels que le langage corporel et le ton de la voix.
Les résultats ont permis de conclure que la communication la plus précieuse se fait en personne, une variation de 35 % des performances de l'équipe étant expliquée par le nombre de fois où les membres de l'équipe se sont réunis en face à face.
2. Surmonter les préjugés
Sarah Harrisresponsable mondiale de la diversité et de l'engagement au sein du groupe Grünenthal, explique comment les préjugés peuvent facilement s'immiscer dans le processus d'évaluation :
"Les préjugés inconscients proviennent d'un mécanisme de survie du subconscient. Nous classons inconsciemment les informations et cela nous affecte tous. La définition des préjugés inconscients est le favoritisme ou les préjugés envers les personnes d'une ethnie, d'un sexe ou d'un groupe social particulier, qui influencent les actions ou les perceptions d'une personne. Alors, comment les préjugés inconscients peuvent-ils affecter l'évaluation des performances ?
1. Biais de proximité: Vous évaluez mieux les collègues avec lesquels vous passez plus de temps. Dans un monde du travail hybride, ce biais est plus important que jamais. Vous êtes susceptible d'attribuer une note plus élevée à vos collègues qui travaillent au bureau qu'à ceux qui travaillent à distance.
2. Préjugé de récence: Vous accordez plus d'importance aux réalisations récentes qu'à celles du début de l'année.
3. Biais de similarité : Vous êtes plus favorable à ceux qui vous ressemblent. Par exemple, vous pourriez être plus favorable aux personnes qui ont des intérêts et des compétences similaires ou qui ont fréquenté la même université.
4. Biais de confirmation: Vous recherchez des informations qui confirment vos croyances préexistantes.
5. Biais de clémence: Vous ne tenez pas compte d'une performance insuffisante."
➡️ Ce ne sont là que quelques-uns des types de préjugés qui peuvent régulièrement s'infiltrer sur le lieu de travail. Consultez notre guide complet sur les préjugés liés au retour d'information pour en découvrir d'autres et savoir ce que nous pouvons faire pour les éradiquer.
3. Naviguer dans la dynamique de groupe
Votre comité d'étalonnage sera composé d'un éventail de personnalités et de styles de gestion. Et choc, horreur, tout le monde ne s'entendra pas.
La clé d'un étalonnage réussi des performances est de comprendre comment fonctionne la dynamique de groupe.
N'oubliez pas que l'étalonnage vise à atteindre un consensus, et que chacun doit donc se sentir écouté et respecté.
Essayez les techniques suivantes :
- Désignez un animateur qui pourra jouer le rôle de médiateur si les conversations s'enveniment.
- Créez des règles de communication claires et fixez des limites, par exemple en évitant les insultes ou le langage offensant pour faire passer vos idées.
- Encouragez les participants à l'étalonnage à faire preuve d'une écoute active .
- Envisager de remplacer les membres du comité d'étalonnage pour les prochains cycles.
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Zavvy propose un logiciel d'évaluation de la performance avec étalonnage intégré pour alléger le processus. Note: L'étalonnage ne peut avoir lieu qu'avant le partage du feedback avec les personnes évaluées.
Voici comment cela fonctionne sur Zavvy :
- Les évaluateurs reçoivent une notification indiquant que l'étalonnage est en cours.
- Les évaluateurs peuvent appliquer des filtres dans Zavvy, tels que le type de feedback, le cycle de feedback, le manager, la date d'embauche, la question, etc.
- Les évaluateurs peuvent ajuster les notes (si nécessaire) sur la base des discussions du comité d'étalonnage.
Une fois que vos managers ont terminé l'étalonnage, les résultats sont prêts pour vos employés. Ils ne verront que les scores étalonnés.
Mieux encore ? Zavvy automatise la collecte et la transmission des commentaires sur la performance en quelques clics seulement !
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