Rétroaction descendante : Est-ce la meilleure structure d'évaluation pour votre entreprise ?
Le plus souvent, le retour d'information peut avoir des connotations négatives pour les employés. Qu'ils craignent d'être réprimandés, de ne pas avoir droit à leur prime cette année ou d'être humiliés devant leurs collègues, beaucoup de choses peuvent mal tourner en matière de retour d'information.
Bien entendu, le type de retour d'information dont nous parlons ici est le retour d'information descendant, où les mots, les opinions et les conseils sont transmis d'un supérieur à un subordonné direct. Il s'agit d'une stratégie assez traditionnelle en termes d'évaluation des performances, mais que 90 % des entreprises du classement Fortune 500 ont remplacée par des systèmes de retour d'information à 360 degrés.
Vous voulez augmenter le succès de vos boucles de retour d'information ? Lisez ce qui suit pour savoir comment fonctionne le retour d'information descendant, quelles sont ses limites et comment l'intégrer de manière plus significative dans les évaluations à 360°.
🔍 What is downward feedback?
Le retour d'information descendant est le flux d'informations qui va des managers ou des supérieurs à leurs subordonnés directs.
Dans le cadre de la gestion des performances, les patrons fournissent ce type de retour d'information pour soutenir la croissance et le développement d'un employé. Mais il peut également être lié à des sujets administratifs tels que la rémunération et les qualifications des primes.
Le retour d'information vers le bas est peut-être le seul système d'évaluation proposé par votre organisation. Il s'agit d'une forme de retour d'information relativement unidirectionnelle, en ce sens qu'elle a lieu à intervalles réguliers (généralement une fois par an) et qu'elle est souvent très formelle. Les managers disent aux employés ce qu'ils pensent de leurs performances au cours de l'année écoulée - et ils les écoutent.
Les managers peuvent aborder les sujets suivants dans le cadre d'un processus d'évaluation du retour d'information vers le bas :
- Compétences de base - Vous atteignez ou dépassez les compétences de votre fonction actuelle ?
- Communication - communiquez-vous efficacement avec votre supérieur et vos coéquipiers ?
- Relations interpersonnelles - vous possédez de solides compétences relationnelles et faites preuve d'un excellent esprit d'équipe ?
- Alignement - êtes-vous en mesure de démontrer que vous comprenez les valeurs de l'entreprise ?
- Motivation - semblez-vous engagé dans votre travail et avez-vous une bonne éthique de travail ?
- Efficacité - respectez-vous les délais et dépassez-vous les attentes ?
- Qualité du travail - votre supérieur est-il toujours satisfait de votre travail ?
⬇️ How does downward feedback fit into 360-degree feedback?
Le retour d'information à 360 degrés est une manière plus holistique de collecter et de distribuer le retour d'information. Plutôt que d'émaner d'une seule personne (un manager), il provient de sources multiples, telles que les pairs, les subordonnés directs, les supérieurs, les clients et les partenaires commerciaux.
“When we feedback upward, downward or right and left – our managers, team members, colleagues, and business partners – we have great opportunities to bring up authenticity, build safety, offer chances for real improvement and share something about ourselves the other party doesn’t know yet.
When the main aim of the feedback is to express positive appreciation, we have plenty of room to develop all of these. When the main aim of the feedback is to communicate that something requires improvement, we also have plenty of room for relationship building. Feedbacking creates a meaningful place to meet the other party – and acting on the feedback we receive is an even greater place to build our working relationships.”
- Mila Trezza, Founder of Coaching Lawyers.
Les évaluations à 360 degrés sont un moyen important de compléter les boucles de retour d'information descendantes. Bien que les employés reçoivent toujours des conseils de haut en bas, d'autres parties prenantes offrent un contexte supplémentaire.
Par exemple: si un supérieur hiérarchique suggère que son subordonné direct doit améliorer ses compétences en matière de communication commerciale, le processus de retour d'information à 360 degrés peut permettre de mieux comprendre comment les autres perçoivent sa communication. S'agit-il d'une inadéquation entre l'employé et son patron, ou les autres personnes trouvent-elles également qu'il est difficile de l'approcher ?
Les réponses à ces questions aident les employés à élaborer un plan d'amélioration de leurs compétences en matière de communication. Et lorsqu'ils finiront par mieux communiquer, leur patron pourra constater l'impact positif sur l'équipe.
💰 The benefits of top-down (downward feedback)
Le retour d'information vers le bas présente des avantages indéniables que vous ne devez pas négliger, même lorsque vous adaptez votre culture d'évaluation.
Employer/employee alignment
Lorsque les employés savent ce que leurs supérieurs veulent et attendent d'eux, il est plus facile d'aligner leurs objectifs et leurs prestations, ce qui garantit qu'ils sont sur la même longueur d'onde.
Quality of work improvements
Lorsqu'un manager fournit un retour d'information spécifique et exploitable, il peut aider les employés à éviter de commettre les mêmes erreurs à l'avenir. S'il agit en tant que mentor, le stagiaire peut bénéficier de ses années d'expérience.
New hire immersion
Le retour d'information vers le bas va au-delà des rôles spécifiques et peut aider à immerger les nouvelles recrues dans la culture de l'entreprise si elles ont récemment rejoint l'équipe. Le fait de connaître les valeurs de l'organisation et la manière dont elle souhaite que les employés la représentent permet d'orienter le comportement en conséquence.
Confidence boost
Le désir d'être félicité se développe dès l'enfance, lorsque nous recevons des commentaires positifs de la part de nos parents, de nos enseignants ou de nos entraîneurs sportifs. Certains salariés continuent à rechercher ce type de renforcement sur leur lieu de travail, 37 % d'entre eux préférant recevoir des compliments en public. Le retour d'information vers le bas peut être un véritable stimulant pour l'ego des employés qui aiment recevoir des félicitations de la part de leur patron.
Les psychologues expliquent que les éloges et les compliments activent le striatum ventral et le cortex préfrontal médian ventral du cerveau. Ce type de "récompense sociale" est tout aussi excitant pour le cerveau qu'une récompense financière !
💡 7 Tips for delivering better downward feedback
Si le retour d'information descendant semble convenir à votre organisation, suivez ces 7 conseils pour en tirer le meilleur parti.
1. Être accessible
Même s'il s'agit d'un flux à sens unique, les subordonnés directs doivent savoir qu'ils peuvent être contactés s'ils ont besoin d'éclaircir un point.
2. Utiliser une structure de retour d'information
Un modèle de retour d'information approprié aide les managers à fournir un retour d'information clair, concis et exploitable. Personne n'aime entendre des commentaires négatifs ou constructifs. Commencez donc par ce qu'ils font de bien afin de relativiser les critiques qui suivront. Ensuite, donnez des exemples de points à améliorer. Enfin, terminez sur une note positive en indiquant ce qu'ils devraient continuer à faire.
3. Aller au-delà des performances individuelles
Veillez à ce que votre retour d'information ait une vue d'ensemble. Au lieu de se concentrer sur des incidents ou des projets spécifiques, le retour d'information doit contribuer à la croissance et au développement global de l'employé. Référez-vous aux compétences de la carte de rôle et aux valeurs fondamentales de votre entreprise pour vous assurer qu'elles sont alignées.
4. Solliciter un retour d'information sur le retour d'information
Demandez à vos subordonnés directs s'il y a des domaines dans lesquels ils souhaiteraient recevoir davantage de commentaires. Cela vous permettra de vous concentrer sur les domaines les plus importants pour eux. 89 % des responsables des ressources humaines reconnaissent qu'un retour d'information continu de la part des pairs produit des résultats positifs. Pourtant, 41,8 % des entreprises sollicitent le retour d'information de leurs employés une fois par an ou moins fréquemment.
5. Soyez conscient de votre ton
Essayez d'éviter de donner l'impression d'être négatif, condescendant ou de porter un jugement. Utilisez des phrases positives et négatives utiles pour faire passer votre message. Un ton positif et constructif permet de s'assurer que le message est reçu comme prévu.
6. S'en tenir à un calendrier régulier de retour d'information
Un calendrier régulier garantit que le retour d'information se fait en temps voulu et qu'il n'y a pas de surprise. Malheureusement, les entretiens annuels sont généralement trop rares. Des études révèlent que 60 % des salariés préfèrent un retour d'information hebdomadaire, voire quotidien.
7. Le suivi
Fixez un moment pour faire le point et voir comment les employés progressent ; cela montrera que vous vous engagez à les aider à s'améliorer et que vous accordez de l'importance à leur développement.
📝 Downward feedback template you can use
Dans ce modèle, le supérieur hiérarchique examinera les questions posées à gauche avant de donner son avis sur les performances de l'employé dans la colonne de droite. Il aura également la possibilité de faire une synthèse générale et de fixer la date de la prochaine évaluation des performances. N'hésitez pas à télécharger le modèle et à l'adapter à vos besoins :
Pourquoi le retour d'information vers le bas ne suffit-il pas ?
Les dirigeants qui s'appuient uniquement sur le retour d'information descendant ont des limites, car ils passent à côté d'opportunités d'apprentissage vitales, tant pour les employés que pour l'employeur.
Les principales limites d'un retour d'information négatif dans la culture de votre entreprise sont les suivantes :
The primacy effect
L'effet de primauté est un biais cognitif qui désigne la tendance des gens à se souvenir des informations présentées au début plutôt que de celles qui suivent. En résumé, la première impression compte ! Les préjugés négatifs peuvent s'immiscer dans l'évaluation des performances des employés qui n'ont pas pris un bon départ. Rien ne sera jamais assez bien pour leur supérieur, même s'ils ont fait des progrès significatifs. Les salariés peuvent se sentir démotivés et dévalorisés si c'est le seul type de retour d'information qu'ils reçoivent.
The halo effect
L'effet de halo apparaît lorsqu'une qualité positive peut influencer l'opinion générale que vous avez de quelqu'un. Par exemple, supposons que votre patron reconnaisse que son employé est un excellent communicateur. Dans ce cas, il est plus enclin à penser qu'il possède également de solides compétences en matière de leadership, même si rien ne le prouve. En revanche, le fait de solliciter l'avis de vos pairs vous permet d'obtenir un retour d'information varié et honnête. Par conséquent, vos rapports reçoivent une vue d'ensemble plus complète.
The recency effect
Si le feedback des employés n'a lieu qu'une fois par an, il y a de fortes chances que le manager ne se souvienne que de comportements, d'incidents ou de tâches récentes. En outre, l'effet de récence signifie que les employés risquent de ne pas avoir une image complète de leurs performances - des réalisations étonnantes datant d'il y a six mois peuvent être oubliées.
Ainsi, si la communication descendante a sa place, il est important de la compléter par d'autres types de retour d'information. Vos meilleures options ?
Peer feedback
Le retour d'information par les pairs est un type de retour d'information multi-sources reçu de la part de personnes qui travaillent régulièrement avec vous. Il peut s'agir d'un retour d'information informel, comme demander à un collègue son avis sur une présentation que vous faites, ou d'un retour d'information plus formel, comme participer à une enquête à 360 degrés. Quoi qu'il en soit, cela augmente la validité de tout retour d'information négatif de la part d'un supérieur hiérarchique. Il apporte également un point de vue précieux de la part des personnes qui travaillent à vos côtés.
Upward feedback
Upward feedback is when employees give feedback to their managers. It's the mirror image of downward feedback, but it's just as important.
Upward communication can help managers understand how their employees feel, what they need from their leaders, and how they can improve their management style.
"Have you ever worked in an environment where feedback only goes one way i.e., downwards from leaders to employees, and not the other way around? Most of us have. It's rare for leaders to actively solicit feedback.
People find it difficult to give feedback upwards to people in authority, and as a result, CEOs don't get to hear about the impact they are having on others. They live in a bubble where strengths get overplayed, and weaknesses get ignored." Mark Farrer-Brown, Coach, Founder and CEO of Fit to Lead.
🔄 Create a 360 feedback culture that drives growth and performance
Downward feedback is integral to a 360-degree review cycle, but it's rarely useful as a standalone appraisal system.
Si vous souhaitez créer une culture du feedback à 360° pour stimuler la croissance et les performances de votre organisation, vous devez vous assurer que vous intégrez tous les types de feedback. Voici comment procéder :
- Faites en sorte que cela aille dans les deux sens : Comme nous l'avons vu, le retour d'information vers le bas n'est qu'une partie de l'équation. Pour créer une culture du feed-back bien équilibrée, vous devez vous assurer que les employés reçoivent également un feed-back de la part de leurs pairs et de leurs supérieurs.
- Faites en sorte qu'il soit exploitable : Le retour d'information n'est utile que s'il conduit à un changement positif. Lorsque les employés reçoivent un retour d'information négatif, assurez-vous qu'ils savent ce qu'ils doivent faire pour s'améliorer. Il peut s'agir simplement de se fixer des objectifs spécifiques ou de suivre des cours de formation.
- Encouragez une communication ouverte : L'un des plus grands défis du feed-back descendant est de faire en sorte que les employés l'écoutent activement. Les salariés qui ont l'impression de ne pas pouvoir parler ouvertement de leurs performances risquent d'ignorer tout retour d'information. Encouragez la communication ouverte en créant un environnement sûr et favorable dans lequel les employés se sentent à l'aise pour partager leurs pensées et leurs sentiments.
The easiest way to take action on all the above points is to leverage the power of Zavvy's 360 feedback software. This will give you a clear feedback system focused on clarity, meaningful growth, and radically reduced bias.
Vous choisirez et combinerez vos programmes de feed-back à 360° préférés, y compris les feed-back ascendants et descendants, le feed-back des pairs et les auto-évaluations, afin de favoriser une culture d'entreprise positive et stimulante.
Ainsi, votre équipe apprendra de ses échecs et fêtera ses succès !
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