20 bonnes pratiques pour le retour d'information des employés afin de créer une culture d'entreprise engageante
Donner et recevoir un retour d'information est un élément essentiel de l'expérience des employés. Mais donner un retour d'information significatif et construc tif n'est pas toujours une mince affaire.
Comment vous assurer que vos employés reçoivent bien le retour d'information, même si son contenu n'est pas positif à 100 % ?
Et comment s'assurer qu'ils peuvent réellement appliquer le retour d'information pour s'améliorer ?
Le retour d'information est l'un des meilleurs moyens de montrer à vos employés que vous appréciez leur travail et leurs contributions. Cependant, les convoquer pour un entretien annuel impersonnel ne suffit pas.
In this article, we'll discuss how to craft meaningful employee feedback that will actually make a difference and help your employees grow in the right direction.
Découvrez notre liste de bonnes pratiques en matière de retour d'information sur les employés, qui vous aidera à fournir un retour d'information avec finesse, en particulier lorsqu'il n'est pas entièrement positif.
🔄 Pourquoi le retour d'information des salariés est-il essentiel à la réussite de l'entreprise ?
Today's workforce doesn't just want to work. Instead, employees want to work somewhere with purpose, where they can learn and grow. Your people are even willing to take a pay cut to have a job enabling them.
"Across age and salary groups, workers want meaningful work badly enough that they're willing to pay for it." Harvard Business Review.
Le principe fondamental du feedback des employés est de les traiter comme des êtres humains. Non pas des rouages anonymes d'une machine à faire de l'argent, mais des personnes avec leurs espoirs, leurs ambitions et leurs rêves.
"Employees who believe management is concerned about them as a whole person – not just an employee – are more productive, more satisfied, more fulfilled. Satisfied employees mean satisfied customers, which leads to profitability." Anne M. Mulcahy, former CEO of Xerox.
C'est pourquoi des entreprises géantes comme Google, Cisco, Microsoft et Salesforce investissent si lourdement dans l'engagement de leurs employés. Elles ont compris que leurs bénéfices et leur croissance - voire leur survie - en dépendent.
Le développement d'une main-d'œuvre engagée passe également par la création d'une solide culture du retour d'information au sein de votre entreprise.
Les employés doivent sentir qu'ils peuvent donner - et recevoir - un retour d'information sans répercussions. Ils doivent savoir que les RH et leurs supérieurs se soucient d' eux et les écoutent .
The benefits of having a feedback system in your company are well-documented. Companies with strong feedback cultures see:
- Moins d'absentéisme;
- Amélioration de la productivité;
- Moins de rotation;
- Des employés en meilleure santé et plus heureux;
- Des bénéfices plus élevés ;
- Une plus grande satisfaction des clients;
- Une croissance plus rapide ;
- Une innovation plus rapide.
La formule est simple : employés engagés = meilleurs résultats pour l'entreprise.
Le retour d'information des employés est l'une des clés qui permet de libérer ce potentiel.
💡 14 Meilleures pratiques pour donner un retour d'information aux salariés
Donner un feedback aux employés est un art, pas une science. Néanmoins, il existe quelques bonnes pratiques éprouvées que les équipes RH peuvent suivre pour s'assurer que le retour d'information est toujours pertinent.
1. Faire précéder le retour d'information d'un objectif clair
Tout d'abord, prenez du recul et réfléchissez à ce que vous essayez d'accomplir avec votre retour d'information.
Voulez-vous faire du renforcement positif ? Peut-être avez-vous besoin d'aborder un problème spécifique ? Ou simplement aider un employé à progresser dans un certain domaine ?
Conseil: soyez aussi précis que possible.
Évitez les commentaires généraux tels que "Vous faites un excellent travail" ou "Nous devons parler de votre attitude".
Essayez plutôt quelque chose comme :
"J'ai remarqué la façon dont vous avez traité la plainte du client concernant la livraison tardive. Excellent travail!" ou
"Je suis préoccupé par la série d'absences que vous avez eues le mois dernier. Pouvons-nous parler de ce qui se passe ?"
2. Formuler le retour d'information de manière constructive
Vous ne pouvez pas contrôler la façon dont les employés recevront votre retour d'information, mais vous pouvez contrôler la façon dont vous le transmettez .
Conseil: vous ne pouvez jamais vous tromper en formulant votre retour d'information de manière constructive, en particulier lorsque vous souhaitez résoudre un problème.
Voici comment transformer un retour d'information "négatif" en un retour d'information constructif :
- Négatif: "Nous ne pouvons pas compter sur vous pour venir à l'heure".
- Constructif: "J'ai remarqué que vous arriviez en retard ces derniers temps. Y a-t-il quelque chose que nous puissions faire pour t'aider à être à l'heure ?"
- Négatif: "Vous n'atteignez pas votre quota de vente".
- Constructif: "J'ai vérifié les chiffres et vous n'êtes pas tout à fait à la hauteur de ce que nous attendons de vous. Réfléchissons à des stratégies qui vous permettront de conclure davantage de contrats."
- Négatif: "Tu es paresseux au travail".
- Constructif : "J'ai remarqué que vous n'acceptiez plus autant de projets qu'auparavant. Y a-t-il quelque chose qui se passe et sur lequel nous pourrions vous aider ?".
Conseil n° 1 : Remarquez comment un retour d'information constructif transforme le problème en une opportunité de croissance.
Conseil n° 2 : donner un retour d'information constructif montre également que vous souhaitez aider l'employé à réussir plutôt que de le blâmer.
3. Ne pas utiliser d'absolus
Lorsque vous donnez un feedback sur le lieu de travail, évitez d'utiliser des termes absolus tels que "toujours", "jamais" et "à chaque fois".
Tout d'abord, c'est rarement vrai et c'est souvent une exagération. Deuxièmement, c'est blessant.
Conseil n° 1: personne ne veut avoir l'impression d'être incapable de s'améliorer.
Conseil n° 2 : revenez à l'objectif spécifique que vous avez fixé pour le retour d'information. Parlez du comportement particulier que vous souhaitez aborder et utilisez des exemples concrets plutôt que des généralisations.
Par exemple, voulez-vous discuter de son retard avec lui ? Citez le nombre de jours où il a été en retard au cours du mois écoulé au lieu de lui dire : "Tu es toujours en retard".
Conseil n° 3 : Ouvrez une conversation productive au lieu de la fermer.
4. Ne nourrissez pas les employés avec un sandwich aux compliments
Un "sandwich de compliments" consiste à glisser un commentaire négatif entre deux commentaires positifs, en pensant que cela rendra la pilule plus facile à avaler.
Cela se passe généralement comme suit :
"Vous vous débrouillez très bien dans l'ensemble, mais vous devez travailler sur vos compétences en matière de gestion du temps. J'ai remarqué que tu arrivais souvent en retard ces derniers temps. Au fait, tu as bien travaillé sur le gros projet de la semaine dernière !"
Le problème de cette approche, c'est que les employés ne s'y trompent pas. Ils savent que vous essayez simplement d'enrober les mauvaises nouvelles. De plus, le "compliment" semble faux.
Conseil n° 1 : Allez droit au but au lieu de perdre votre temps (et le leur).
Conseil n° 2 : soyez direct, honnête et respectueux lorsque vous donnez un retour d'information. Tant que vous essayez de donner un feed-back constructif, vous êtes sur la bonne voie.
5. Adaptez le ton de votre feedback à la relation de travail
Vos commentaires doivent tenir compte de votre relation de travail avec l'employé. Par exemple, s'agit-il d'un collègue, d'un subordonné direct ou d'un supérieur hiérarchique ?
Si vous donnez un retour d'information à votre supérieur hiérarchique, vous devrez être plus formel et plus professionnel.
En revanche, si vous donnez votre avis à un pair, vous pouvez vous permettre d'être un peu plus décontracté.
Et si vous donnez un retour d'information à un collaborateur direct, vous devrez trouver un équilibre entre les deux.
Conseil: adapter le ton de votre feed-back à la relation de travail permet de s'assurer qu'il est bien reçu.
6. Faire du retour d'information une conversation à double sens
Donner un retour d'information efficace sur le lieu de travail ne représente que la moitié de la bataille.
L'autre moitié consiste à s'assurer que les employés écoutent réellement ce que vous dites. Et ne se contentent pas d'acquiescer.
Conseil: pour s'assurer que le retour d'information est bien reçu, il faut pratiquer l'écoute active. Transformez la séance de retour d'information en un dialogue à deux voix plutôt qu'en un exposé à sens unique.
Voici quelques conseils supplémentaires pour une écoute active:
- Répétez ce que l'employé a dit pour vous assurer que vous avez bien compris.
- Posez des questions pour obtenir des éclaircissements.
- Éviter d'interrompre.
- Prenez des notes.
L'écoute active montre aux employés que vous respectez leur opinion et que vous voulez entendre ce qu'ils ont à dire.
7. N'attendez pas l'évaluation annuelle
Si vos politiques de ressources humaines ne vous obligent à donner un retour d'information que lors de l'évaluation annuelle, vous faites fausse route.
Une seule session de feedback par an signifie que vous n'avez que peu ou pas d'idée de la façon dont vos employés travaillent au quotidien.
Conseil n° 1 : donnez un retour d'information en continu, et pas seulement une fois par an. De cette façon, les employés peuvent corriger le tir au fur et à mesure et vous pouvez éviter toute surprise au moment de l'évaluation.
Conseil n°2: Utilisez le feedback à 360° pour obtenir une image complète et plus nuancée.
C'est à vous de décider à quoi ressemble pour vous un "retour d'information régulier", mais voici quelques conseils que vous pouvez intégrer dans votre processus :
- Débriefing post-projet: Planifiez une réunion avec votre équipe après chaque grand projet pour discuter de ce qui s'est bien passé et de ce qui pourrait être amélioré.
- Les entretiens individuels: Organisez des entretiens hebdomadaires ou bihebdomadaires avec vos subordonnés directs. Profitez de ces réunions pour faire le point et voir s'ils sont confrontés à des difficultés ou s'ils ont besoin de soutien.
- Contrôles informels: Il s'agit de conversations brèves et impromptues que vous pouvez avoir avec vos employés tout au long de la journée. Par exemple, vous pouvez leur demander comment se passe leur journée ou ce qu'ils pensent d'un certain projet.
- Réunions d'équipe: Prenez contact avec chaque équipe en programmant des réunions d'équipe régulières. Ces réunions sont l'occasion de donner un retour d'information sur les projets récents et de lancer des idées pour l'avenir.
8. Ne pas critiquer ce qui échappe au contrôle de l'employé
Il ne sert à rien de critiquer un employé pour quelque chose qui n'est pas de son ressort.
Par exemple, vous ne le critiqueriez pas parce qu'un client n'a pas payé sa facture à temps. La seule chose qu'un employé puisse faire pour s'améliorer dans cette situation est de relancer le client et d'escalader le problème si nécessaire. (Vous pouvez introduire un logiciel de facturation dans leur flux de travail, qui enverra un rappel de paiement).
Au lieu de cela, concentrez vos commentaires sur les choses que l'employé peut changer et améliorer.
Voici quelques exemples :
- leur attitude ;
- leur éthique de travail ;
- leur style de communication ;
- leur capacité à prendre des directives.
Ce sont des choses sur lesquelles un employé peut travailler, quelle que soit la situation.
9. Attention au biais de rétroaction
Le retour d'information est biaisé lorsque les expériences personnelles et les attitudes à l'égard de l'employé que vous évaluez influencent le retour d'information au lieu de faits objectifs et mesurables.
Les idées préconçues sur l'âge, le sexe ou l'origine d'une personne peuvent prendre le pas sur les faits concrets lorsqu'il s'agit de formuler votre avis.
➡️ Abordez les préjugés liés au feedback en comprenant leurs causes profondes et commencez à agir grâce à nos 5 conseils pour surmonter les préjugés inconscients sur le lieu de travail.
10. Établir des étapes claires pour l'amélioration
Vous avez donné un retour d'information à vos employés. Qu'en est-il maintenant ?
Il ne suffit pas de dire à un employé ce sur quoi il doit travailler, il faut aussi lui fournir un plan d'action clair.
L'élaboration d'un plan d'action peut signifier
- fixer de petits objectifs;
- la programmation de réunions de suivi;
- en leur assignant une tâche spécifique.
De cette façon, ils savent que leur développement est important et vous les tiendrez responsables de la réalisation des objectifs que vous avez fixés ensemble.
11. Assurer un suivi après avoir donné un retour d'information à l'employé
Traiter le retour d'information des employés comme un processus évolutif, et non comme un événement ponctuel.
Conseil: Après avoir donné votre avis, faites un suivi à une date ultérieure pour voir comment l'employé progresse. Montrez que vous êtes déterminé à l'aider à s'améliorer.
Voici comment assurer un suivi efficace:
🔹 Fixer une date et une heure précises pour la réunion de suivi.
🔹 Préparez des exemples de progrès (ou d'absence de progrès) de l'employé.
🔹 Soyez ouvert au point de vue de l'employé.
🔹 Éviter de paraître agressif.
Si vous assurez un suivi adéquat, vous pouvez utiliser les séances de feed-back comme une occasion d' instaurer la confiance et de renforcer vos relations avec les employés.
12. Inclure un retour d'information en temps réel
En plus des sessions de feedback programmées, faites l'effort de donner aux employés un feedback en temps réel.
Par exemple, si vous voyez un employé faire quelque chose de bien, faites-le lui savoir immédiatement. Vous lui montrerez ainsi que vous êtes attentif et que vous appréciez son travail.
Conseil: Reconnaître les progrès des employés les encouragera à poursuivre leur travail à l'avenir.
13. Ne pas critiquer en public
Vous devez donner un avis négatif à un employé ? Évitez de le faire en public. Vous ne voulez pas mettre l'employé dans l'embarras et le mettre sur la défensive.
Conseil n° 1: demandez à vos interlocuteurs s'ils sont libres de parler en privé. Fixez ensuite un rendez-vous ou envoyez-leur un message direct. De cette façon, ils peuvent entendre ce que vous avez à dire sans avoir l'impression d'être sur la sellette.
D'autre part, faites des éloges en public. Obtenir un retour d'information positif devant l'équipe ou les clients peut faire des merveilles pour stimuler le moral et la motivation.
Conseil n° 2: veillez à ce que l'employé soit à l'aise sous les feux de la rampe. Même si le retour d'information est positif, s'il prend l'employé au dépourvu, son malaise risque d'éclipser la reconnaissance qu'il reçoit. Une fois de plus, le fait de connaître votre employé joue un rôle important dans la formulation des commentaires.
14. Enregistrer le retour d'information et les progrès des employés
La documentation est essentielle pour toutes les interactions en matière de ressources humaines, y compris le retour d'information des employés.
Conseil n° 1 : lorsque vous donnez un feed-back, consignez-le dans le dossier de l'employé. Le fait de disposer d'une trace écrite de la conversation peut s'avérer utile en cas de problème.
En plus de documenter la session de retour d'information, suivez également les progrès de l'employé. Par exemple, atteignent-ils les objectifs que vous avez fixés ? Y a-t-il eu des changements après le retour d'information ?
Conseil n° 2 : l'enregistrement de ces informations vous aidera à évaluer l'efficacité de votre stratégie de retour d'information et à y apporter les ajustements nécessaires.
Conseil n° 3 : lier le retour d'information au plan de développement de l'employé sera encore plus significatif. Le retour d'information est en corrélation avec les aspirations de l'employé en matière de développement et peut fournir des étapes concrètes pour atteindre le niveau suivant de ses compétences ou de sa carrière.
➡️ Vous avez du mal à trouver les bons mots ? Voici plus de 35 exemples de commentaires positifs de salariés pour vous inspirer ! D'un autre côté, utilisez ces 45 exemples de feedbacks négatifs pour critiquer avec tact.
📝 6 Meilleures pratiques pour obtenir un retour d'information de la part des employés
Vos employés sont votre source d'information la plus riche.
Vous voulez savoir ce qui se passe vraiment sur votre lieu de travail ? Voici comment obtenir un retour d'information honnête de la part des employés.
Encourager l'anonymat
Certains employés sont tout simplement trop timides pour s'exprimer, même si vous les rassurez. D'autres ont peur des représailles.
La protection de leur anonymat peut encourager les employés à exprimer plus ouvertement leurs opinions, leurs suggestions et leurs plaintes.
Il y a plusieurs façons de procéder :
- Utiliser un formulaire de retour d'information anonyme en ligne.
- Mettre en place une ligne d'information anonyme.
- Faites circuler une enquête anonyme sur les réactions des employés.
- Une bonne vieille boîte à idées pour les employés.
Les meilleures méthodes n'exigent pas qu'ils mettent leur nom sur leurs commentaires ou qu'ils se connectent à leur courrier électronique ou à l'intranet de l'entreprise.
Faciliter le retour d'information
N'obligez pas vos employés à faire des pieds et des mains pour vous faire part de leurs réflexions.
Conseil: plus il est facile de donner un retour d'information positif ou négatif, plus il y a de chances qu'ils le fassent.
Supprimez les obstacles tels que les longs formulaires ou les processus de connexion compliqués. Veillez également à ce que les employés disposent d'un bon éventail de canaux de communication :
- Réunions en personne ;
- Conversations individuelles ;
- Réunions de groupe ;
- Enquêtes en ligne ;
- Forums ou tableaux d'affichage sur l'intranet.
Mener régulièrement des enquêtes sur l'état d'esprit des employés
Une enquête d'opinion auprès des employés est une enquête courte qui mesure la satisfaction des employés sur une base continue.
Les enquêtes par sondage peuvent vous aider à connaître le sentiment des employés et à identifier rapidement les problèmes. Elles peuvent également s'appliquer à n'importe quel sujet lié au lieu de travail, comme par exemple :
- Communication ;
- Équilibre entre vie professionnelle et vie privée ;
- Reconnaissance et appréciation ;
- Possibilités de développement professionnel ;
- Engagement envers les valeurs de l'entreprise.
Vous pouvez même envoyer une enquête sur le processus de retour d'information afin de recueillir l'avis des employés sur son déroulement.
Organiser des conversations de niveau supérieur
Une conversation "à un niveau supérieur" est une réunion entre un employé et le patron de son patron. On l'appelle ainsi parce qu'elle permet aux employés de contourner la chaîne de commandement et de s'adresser directement à un responsable de haut niveau.
Cela peut être une expérience inestimable pour les deux parties.
D'une part, elle permet à l'employé de s'exprimer sans crainte de représailles.
Il permet également aux dirigeants d'obtenir des commentaires négatifs et positifs non filtrés sur l'entreprise.
Les conversations au niveau du saut peuvent être menées individuellement ou en petits groupes.
Conseil: si vous optez pour la formule du groupe, concentrez la conversation et évitez de vous laisser distraire par des sujets sans rapport avec le sujet.
Laisser les employés créer leurs propres enquêtes
Personne ne comprend mieux l'expérience des employés que les employés eux-mêmes.
Alors pourquoi ne pas exploiter ces connaissances ?
Donnez-leur le pouvoir en les laissant réfléchir et rédiger leurs propres enquêtes, qui devront être approuvées par les RH. Faites-leur confiance pour trouver les questions qui iront au cœur des problèmes auxquels ils sont confrontés.
En plus d'être plus engagés, les employés se sentiront également concernés par le processus de retour d'information, ce qui ne peut que les encourager à participer davantage.
Conseil: assurez-vous que les employés souhaitent participer. Les forcer pourrait être contre-productif.
Agir en fonction du retour d'information des salariés
Le moyen le plus rapide de ne plus jamais recevoir de commentaires est d'ignorer ceux que l'on reçoit.
Si les employés voient leurs suggestions tomber dans l'oreille d'un sourd, ils perdront rapidement confiance dans le processus.
Montrez que vous prenez au sérieux le retour d'information des salariés en y donnant suite, par exemple :
- Résoudre le problème qu'ils ont soulevé ;
- Demander des éclaircissements sur quelque chose qu'ils ont dit ;
- Les remercier pour leur contribution ;
- Donner suite à leurs suggestions ;
- Partager avec eux les résultats de leur retour d'information.
Dans le cas d'un retour d'information anonyme, il n'est pas toujours possible d'agir directement auprès de l'employé. Mais vous pouvez toujours lui montrer que son avis est apprécié en le partageant avec d'autres services ou en l'utilisant pour informer les changements à l'échelle de l'entreprise.
➡️ Créer une culture d'entreprise engageante avec la solution de feedback de Zavvy
Le retour d'information des employés est précieux, non seulement pour l'évaluation des performances, mais aussi pour une culture d'entreprise positive et centrée sur les personnes.
Notre logiciel de feedback 360 peut vous aider à collecter, analyser et agir facilement sur le feedback des employés.
Commencez dès maintenant à récolter les fruits du retour d'information des employés.
Pour savoir comment Zavvy peut vous aider à instaurer une culture de la rétroaction au sein de votre organisation, prenez rendez-vous dès aujourd'hui pour une démonstration gratuite de 30 minutes.