11 exemples des meilleures expériences d'accueil des employés
L'intégration des employés définit le parcours professionnel d'un employé au sein de votre organisation dès le premier jour (et avant).
Curieux de savoir comment d'autres entreprises s'y prennent pour rendre la justice ?
Vous trouverez ci-après des exemples d'entreprises ayant mis en place des processus d'intégration extraordinaires dont vous pourrez vous inspirer.
De Google à Buffer.
❓ Qu'est-ce que l'intégration des employés ?
Le processus d'intégration des employés est la première impression qu'un nouvel employé aura de votre organisation.
Et pour qu'elle soit durable, il est essentiel de lui donner tous les outils et informations nécessaires qui l'impliqueront profondément dans son nouveau rôle et dans votre entreprise.
Mais qu'est-ce qui fait une bonne expérience d'accueil ?
Nous nous sommes penchés sur les entreprises qui proposent les meilleurs programmes d'intégration.
Nous nous en inspirerons pour notre propre processus et nous en tirerons une série d'études de cas.
🏆 Exemples de bonnes expériences d'intégration des employés
Soyons pratiques.
Quelles sont les entreprises qui offrent les meilleures expériences d'intégration des employés?
Nous avons cherché partout pour vous présenter quelques-uns des meilleurs exemples de processus d'intégration des employés.
Voici nos meilleurs choix et les raisons pour lesquelles nous les avons inclus dans cette liste.
1. Zapier
Ce qui est spécial : Des étapes claires dans la réalisation des tâches
Célèbre pour son incroyable produit et son environnement de travail à distance, cette société SaaS est la championne des flux de travail automatisés.
À l'heure où nous écrivons ces lignes, Zapiercompte plus de 350 employés répartis dans 23 pays. Avec une opération à distance d'une telle ampleur, l'onboarding est crucial pour garantir un engagement fort de la part des employés.
Pour atténuer l'anxiété liée au nouvel emploi, les employés deZapier passent leur première semaine à se familiariser avec l'entreprise et leur équipe. Il s'agit notamment d'apprendre les outils et les systèmes nécessaires pour réussir dans leur rôle et les attentes fixées par l'entreprise pour les années à venir.
Dès le début de la deuxième semaine, ils sont prêts à se salir les mains en travaillant sur de petites tâches. Et dès la troisième semaine, ils commencent à collaborer avec d'autres équipes sur des projets transversaux.
Zapier 'onboarding est un succès parce que les nouveaux employés ont la liberté et le temps de s'adapter à l'entreprise et à leur rôle. Et ce, sans être submergés d'informations et de processus redondants.
2. Buffer
Ce qui est spécial : Système de 3 copains, un seul lieu
Cet outil de médias sociaux est devenu l'une des entreprises leaders dans son domaine. Réputée dans le monde entier pour son offre, l'entreprise croit en une transparence à 100 %. Elle publie tous ses chiffres chaque année, y compris les bénéfices, les coûts et les salaires de tous les employés, ce qui attire de nouveaux talents. De plus, l'entreprise opère à distance depuis sa création, ce qui en fait un employeur recherché.
Le processus initial d'intégration des employés comprenait un camp d'entraînement de 45 jours. Cependant, les nouvelles recrues étaient intégrées en tant que sous-traitants pendant 45 jours au lieu d'être acceptées immédiatement dans l'équipe. Cette pratique a été abandonnée pour une seule raison : les nouveaux employés se sentaient peu impliqués dans l'équipe.
Ils ont ensuite amélioré leur expérience d'intégration en envoyant cinq courriels d'introduction aux nouveaux employés. Ils y trouvent toutes les informations nécessaires sur l'entreprise, leur équipe et leur rôle. Voici comment cela se passe :
Aujourd'hui, ils disposent d'un processus d'intégration structuré qui est un peu trop complexe pour être décrit en quelques paragraphes. Ce qui est remarquable, c'est qu'avant qu'un nouvel employé ne rejoigne l'entreprise, il reçoit cinq courriels dont l'objet est informatif, afin de partager et de recueillir toutes les informations nécessaires. Voici comment cela se passe :
- Courriel de bienvenue
- Collecte d'informations de base
- Les présenter aux responsables et aux pairs
- Présenter des outils que les nouveaux embauchés utiliseront
- Définir les attentes pour le premier jour
Fait marquant : Système de 3 compagnons d'accueil
Une chose particulièrement remarquable sur Buffer est leur système de 3 "onboarding buddies".
Cela signifie que 3 personnes sont impliquées dans chaque onboarding :
- Le responsable du recrutement
- Un copain de culture
- Un compagnon de rôle
Mais le mentorat n'est pas une activité que l'on peut simplement commencer à pratiquer. Cela demande du travail, de l'empathie et des contrôles réguliers.
Ainsi, les trois parties prenantes reçoivent des informations détaillées sur la manière de guider et de parler à leurs nouveaux collègues.
Responsable du recrutement
Rôle de copain
Copain de la culture
Toutes les réponses en un seul endroit
Au cas où cela ne suffirait pas, Buffer utilise une autre astuce simple, mais puissante, pour faire de son accueil l'un des meilleurs processus d'intégration :
Tous les nouveaux embauchés ont accès à un document central d'intégration pour trouver les réponses aux questions les plus fréquentes.
Cette intégration fonctionne parce que les nouveaux embauchés reçoivent des informations en plusieurs fois plutôt que d'être submergés par tout le matériel en même temps.
Ils reçoivent juste la bonne quantité de questions pour rester engagés et enthousiastes à propos de leur nouveau rôle.
3. Miro
Ce qui est spécial: Plan clair pour 30, 60, 90 jours
Nous sommes certains que vous avez entendu parler de Miro, unlogiciel de tableau blanc utilisé par des milliers de personnes et d'entreprises dans le monde entier. Outre le succès de son produit, l'entreprise dispose d'une équipe de plus en plus nombreuse, qui compte plus de 1 000 employés.
Contrairement à l'outil qu'elle utilise pour aider les travailleurs à distance, l'entreprise elle-même n'est pas éloignée. Elle possède plusieurs bureaux en Europe, en Asie, en Australie et en Amérique du Nord.
Leur expérience d'intégration s'étend sur plus de 90 jours, au cours desquels les employés doivent être proactifs et travailler de manière autonome sur la plupart des tâches. Les managers ne sont là que pour les guider et définir les attentes.
Miro a établi un plan de 30, 60 et 90 jours qui définit les attentes et les projets initiaux de chacun. Ce plan est basé sur le livre de Michael Watkins "The First 90 Days".
Lorsqu'ils créent leur profil d'entreprise interne, celui-ci est documenté pour que tout le monde puisse le lire. C'est non seulement un moyen de présenter les nouveaux employés à l'équipe, mais aussi de clarifier le travail.
Une partie essentielle du processus d'intégration de Miro consiste à sensibiliser ses employés à la taille et à la complexité de l'entreprise.
Avec plus de 1 000 employés répartis sur différents fuseaux horaires, l'une des tâches cruciales pour un nouvel employé est de définir ses propres horaires dans Slack ou d'autres applications. Cela permet à chaque employé de savoir quand il doit se contacter.
4. Zappos
Ce qu'il y a de spécial : Vidéo culturelle, "l'offre"
Que vous viviez ou non aux États-Unis, vous avez probablement entendu parler de Zappos. Réputée pour vendre des chaussures de qualité supérieure, la marque offre à ses employés une expérience d'intégration tout aussi bonne.
Vidéo d'accueil
Chaque nouvel employé est accueilli par une vidéo d'intégration qui décrit son rôle et l'expérience de travail chez Zappos. Cette vidéo met également en évidence la culture du travail et le rôle de chaque employé chez Zappos.
D'une durée de moins de 6 minutes, il s'agit d'un excellent exemple de temps bien utilisé en matière de contenu vidéo.
En même temps, elle est accessible au public pour que les candidats puissent se faire une idée du lieu de travail et de la culture de Zappo. C'est comme faire d'une pierre deux coups : la vidéo contribue à améliorer l'expérience du candidat tout en attirant de nouveaux talents à postuler.
D'une durée de moins de 6 minutes, cette vidéo est un excellent exemple de temps bien utilisé en matière de contenu vidéo. En même temps, elle est accessible au public et toute personne qui n'est pas un employé peut également la visionner pour se faire une idée du lieu de travail et de sa culture.
C'est du deux pour un - cela fonctionne à la fois pour l'expérience du candidat et pour attirer de nouveaux talents à postuler.
"L'offre
En outre, Zappo's est devenu célèbre pour"The Offer" (l'offre) :
Après avoir terminé leur période de formation, Zappos offre aux nouveaux employés une indemnité de 4 000 dollars pour quitter l'entreprise.
Cela accroît l'engagement et les filtres pour les personnes dont l'adéquation à la culture est faible.
👠 Découvrez les tenants et les aboutissants de l'onboarding des employés chez Zappos et comment gérer un processus d'onboarding comme Zappos dans notre étude de cas.
5. Pomme
Ce qu'il y a de spécial : Des copains d'accueil à l'effigie de la marque
Ce n'est pas pour rien qu'un grand nombre de diplômés et de professionnels souhaitent travailler chez ce géant de la technologie. Vénéré pour ses produits, Apple accueille les nouveaux embauchés avec un programme d'intégration tout aussi efficace.
Pour mettre les nouveaux employés en contact avec des personnes qui comprennent parfaitement la culture Apple, l'entreprise a mis en place le système iBuddy. Dans ce cadre, les nouveaux employés sont jumelés avec un employé existant en dehors de leur équipe principale, où ils peuvent poser des questions sur les sujets suivants
- leur rôle
- l'entreprise et sa culture,
- ou les habitudes sur le lieu de travail.
Le concept d'ibuddy fonctionne parce qu'il aide le nouvel arrivant à traverser cette période délicate en toute sérénité.
30 ans après le lancement du système, ibuddies est toujours d'actualité et a été adopté par plusieurs autres entreprises comme Microsoft.
6. Hubspot
Ce qu'il y a de spécial : Formation sur les produits
Constamment à la pointe des nouvelles technologies, Hubspot a suivi les traces d'Apple et créé sa propre plateforme d'accueil des nouveaux arrivants :
Fondations.
Il comprend tout ce qu'un nouvel employé doit savoir sur l'entreprise.
Bien qu'elle dispose de nombreux bureaux dans le monde entier, toute l'entreprise est passée au travail à distance à partir de mars 2020 en raison de la pandémie.
Pour mettre au point leur système à distance, ils ont enregistré de nouveaux documents à l'intention des employés et des cadres afin qu'ils s'installent dans leur lieu de travail redéfini.
Bien que leurs produits soient excellents, ils peuvent être complexes à comprendre. Pour faciliter les choses, ils ont donc enregistré de nouvelles vidéos/tutoriels sur la manière de les utiliser efficacement.
C'est utile, en particulier pour les nouveaux employés qui n'ont pas eu d'expérience pratique avec le logiciel de Hubspot.
7. Grubhub
Ce qu'il y a de spécial : Effort vidéo
Grubhub est une application de livraison de nourriture où les clients peuvent commander des plats de leurs restaurants préférés. Les chauffeurs de Grubhub viennent ensuite chercher la commande au restaurant et la livrent directement à leur porte.
Leur processus d'intégration comprend une vidéo d'introduction pour les nouveaux employés et les candidats potentiels.
Il est court, instructif et offre toutes les informations dont les nouveaux embauchés ont besoin pour faire de leur travail une expérience enrichissante.
Bien qu'ils transmettent l'information par le biais de différentes plateformes, leurs formats vidéo permettent de rendre le contenu mémorable.
D'une durée de moins de deux minutes et d'une utilité avérée, nous sommes convaincus que cette vidéo restera une constante dans leur processus d'intégration pour les années à venir.
8. Vodafone
Ce qu'il y a de spécial : une application d'accueil à l'image de la marque
Un géant des télécommunications qui emploie des personnes dans le monde entier comprend certainement l'importance d'une bonne expérience d'accueil.
Alors que d'autres entreprises disposent de cadres et de documents complexes, Vodafone a créé sa propre application d'intégration des employés. application d'intégration des employés.
Lorsqu'un nouvel employé rejoint l'entreprise, il a accès à l'application de Vodafone, qui le guide tout au long du processus d'intégration.
L'application est conçue pour faciliter le processus d'intégration dans lequel les nouveaux employés peuvent remplir leurs conditions.
Son rôle est double : il permet à l'employé d'obtenir des informations cruciales sur l'entreprise et à Vodafone de faciliter le processus d'intégration.
9. Google
Ce qu'il y a de spécial : Tâches exploitables livrées au moment où elles sont nécessaires, chapeaux Noogler
Google est l'une des entreprises les plus connues au monde et l'un des employeurs les plus recherchés. Réputée pour ses activités amusantes au bureau et pour ses avantages sociaux exceptionnels, l'intégration de ses employés est une source d'inspiration pour de nombreux employeurs.
Contrairement aux exemples précédents, le processus d'intégration de Google se concentre sur l'autre partie du processus d'embauche, à savoir les managers.
24 heures avant l'entrée en fonction d'un nouvel employé, ses responsables reçoivent une notification automatisée, accompagnée de 5 tâches précises :
- 👥 Leur assigner un pair ou un copain
- ⚙️ Discuter de leur rôle et de leurs responsabilités
- 🧑🤝🧑 Aider à rencontrer les collègues de travail
- 📅 Mettre en place des visites de contrôle pour les employés au cours des six premiers mois
- 💬 Les encourager à parler ouvertement des problèmes potentiels
L'objectif est de faire en sorte qu'il s'écoule peu de temps entre l'envoi de l'e-mail et la date d'entrée en fonction du nouvel employé, afin que les tâches soient toujours présentes à l'esprit de ce dernier.
Étant donné que le poids de l'intégration repose sur le manager, le nouvel employé apprend davantage d'informations pratiques sur son rôle et ses responsabilités.
Il s'agit là d'un excellent exemple de processus d'intégration qui tient compte du comportement humain et de l'expérience.
👲 Notre étude de cas sur l'onboarding chez Google traite du processus d'onboarding chez Google et de la manière dont vous pouvez le reproduire. Apprenez de l'une des entreprises les plus influentes au monde.
10. Verisys
Ce qu'il y a de spécial : Disponibilité à distance
Verisys, l'un des principaux fournisseurs de données sur les soins de santé, est l'une des nombreuses entreprises qui ont adopté le travail à distance en mars 2020. Ce changement s'est accompagné d'un certain nombre de défis.
La première est que les nouveaux employés à distance ne savaient pas comment configurer leur ordinateur à la maison. Ils ont donc donné la priorité à la création de vidéos tutorielles sur la mise en place d'un bureau à domicile productif.
Cette formation est dispensée à tous les employés, nouveaux et anciens.
Les nouveaux équipements sont livrés en toute sécurité directement à leur domicile, accompagnés d'un lot de cadeaux et de décorations pour tous les nouveaux employés.
Les nouveaux employés sont chaleureusement accueillis dès qu'ils rejoignent Slack dans leurs canaux d'équipe respectifs.
🚀 Ce qui est spécial : Tous les conseils ci-dessus, combinés en une seule expérience riche et automatisée.
Roadsurfer est le plus grand expert européen en matière de camping-cars. Et sa croissance est rapide.
En fait, leur effectif est passé de 20 employés de bureau à 225 en l'espace de deux ans. Cela représente une croissance de 1 025 % !
"Nous tenons beaucoup à notre atmosphère chaleureuse et ouverte. Au départ, l'intégration rapide et ouverte de nouveaux collègues n'a pas posé de problème. Mais plus nous grandissions, plus il devenait difficile de transmettre les informations nécessaires aux bonnes personnes, d'introduire des structures et des processus complexes, tant au niveau de l'entreprise que de l'équipe."
- Barbara Imm, responsable des ressources humaines à roadsurfer
Avec ce défi à l'esprit, roadsurfer a créé un processus d'intégration structuré pour l'ensemble de l'entreprise et pour des équipes spécifiques, telles que la réussite des clients.
Pourquoi c'est génial
- 🎓Il contient des leçons interactives pour répéter les connaissances de manière ludique
- 📩 Les messages sont transmis par Microsoft Teams, ce qui les rend plus amusants et engageants.
- 🏢Il existe à la fois une structure propre à l'entreprise et une structure pour les équipes individuelles
- 🛠 C'est beaucoup moins de travail manuel pour les équipes RH - mais les nouveaux embauchés l'adorent.
Tous les nouveaux embauchés vivent la même expérience guidée. Personne n'est oublié. Et chacun apprend les valeurs, l'entreprise et les équipes à son propre rythme.
Le résultat ?
4,8/5 étoiles attribuées par les nouveaux employés malgré 30 recrutements par mois.
Étude de cas complète : Comment Roadsurfer intègre les nouveaux employés sur 36 sites
❌ Exemples de mauvaises expériences d'intégration des employés
Il y a de nombreuses façons de se tromper dans le processus d'intégration. L'une des principales raisons est que vous ne comprenez pas les besoins de vos employés pour atteindre vos objectifs organisationnels.
Lorsque vous créez un programme d'intégration avec des outils non adaptés aux rôles de vos employés, ces derniers éprouveront des difficultés à gérer leur flux de travail et finiront par démissionner. Voici d'autres pratiques qui pourraient conduire à une expérience de travail amère dans votre entreprise.
Assigner du travail aux nouveaux employés dès le premier jour
Nous ne saurions trop insister sur ce problème. Déléguer des responsabilités professionnelles aux nouveaux employés dès leur premier jour ou même leur première semaine n'est jamais un bon début.
Il est impératif de leur donner suffisamment de temps pour découvrir les membres de leur équipe, leur rôle et la culture de travail de votre entreprise. Ne pas en tenir compte ne fera qu'exacerber leur anxiété du premier jour et la pression qu'ils subissent pour être performants.
En outre, ne les surchargez pas au cours de la première semaine. Commencez plutôt par leur confier de petites tâches et, avec le temps, vous pourrez leur donner confiance pour qu'ils prennent en charge des projets plus importants.
S'appuyer sur le contenu plutôt que sur les personnes
Ce n'est un secret pour personne qu'un programme d'intégration efficace prend du temps pour les managers et les nouveaux employés. Pour faciliter les choses, vous pouvez avoir recours à des manuels, des vidéos ou des webinaires pour présenter l'entreprise aux nouveaux employés.
Bien qu'il n'y ait rien de mal à cela, vos employés ne sauront pas comment communiquer au sein de votre organisation.
Par exemple : Comment rendent-ils compte de leurs activités et quelles sont les informations à inclure ?
À qui doivent-ils rendre compte des développements essentiels ? La meilleure façon de les aider est d'organiser un appel vidéo ou une réunion en personne.
Rien ne vaut l'interaction personnelle.
Ne pas se soucier de la première impression
Une nouvelle fonction est comme un premier rendez-vous. Alors que vous embauchez un employé pour ses compétences, il jugera votre entreprise en fonction de votre processus d'intégration.
Si vous ne répondez pas à leurs attentes, il est fort probable qu'ils démissionneront au cours des premiers mois. Toutefois, il est toujours utile de comprendre et d'apprécier leur valeur pour votre entreprise.
Sinon, ils accepteront la prochaine offre qui leur sera faite.
Lorsqu'un nouvel employé arrive, accueillez-le par son nom, réservez-lui un espace réservé dans votre bureau, équipez-le du matériel et des logiciels nécessaires à son travail et présentez-le au reste de l'équipe.
Même si vous travaillez à distance, un grand nombre de ces éléments devraient figurer sur votre liste de contrôle de l'expérience d'accueil.
Se précipiter à travers elle
Des entreprises comme Toptal ont un programme d'intégration qui dure six mois. Les nouveaux employés sont censés apprendre quelque chose de nouveau pour chaque étape importante franchie au cours de cette période.
Il peut s'agir de n'importe quoi - de la maîtrise d'une nouvelle compétence à l'amélioration de l'efficacité dans un domaine de travail spécifique.
La raison d'une longue période d'intégration est que les nouveaux employés peuvent avoir besoin de plusieurs mois pour devenir pleinement productifs dans leur rôle.
Si vous précipitez ce processus d'intégration, vos employés n'auront pas assez de temps pour se préparer.
Ils finiront par être moins performants, resteront démotivés et déconnectés de leur rôle.
Ne pas avoir de plan
Se dire "je vais improviser" est l'une des stratégies les moins efficaces.
Le processus d'intégration moyen comporte au moins 54 petites activités que les nouveaux employés (et vous-même) doivent effectuer.
Partir du principe que l'on se débrouillera au fur et à mesure n'est pas seulement irresponsable, c'est aussi le moyen le plus rapide de perdre un collaborateur de haut niveau.
Pour tirer le meilleur parti de votre processus d'intégration, veillez à ce qu'il soit bien documenté.
Vous devez déterminer la durée du processus, ce qu'il implique et ce que vous devez faire pour que tout se passe bien.
Tous ces objectifs seront très difficiles à atteindre, même en utilisant des modèles d'onboarding.
➡️ Consultez notre article détaillé sur le guide ultime pour intégrer efficacement les nouveaux employés.
Ne pas s'enregistrer
Un employé laissé seul peut signifier deux choses : soit vous êtes ravi de ses performances, soit vous l'avez complètement oublié depuis son arrivée.
Dans le premier cas : reconnaissez-le.
Dans le second scénario, votre employé pourrait se sentir isolé dans votre entreprise et finir par démissionner.
Donc, malgré un emploi du temps chargé, prenez l'habitude de garder un œil sur les progrès de vos nouveaux employés. Il se peut qu'ils ne veuillent pas poser de questions parce qu'ils ont peur ou sont trop timides. Il est toujours utile de les mettre à l'aise et de les écouter en les relançant régulièrement.
📈 C omment offrir des expériences d'onboarding qui combinent les meilleures pratiques de Google & co.
Toute entreprise, y compris la vôtre, peut offrir une expérience d'accueil efficace en apportant quelques modifications à l'expérience existante.
Les entreprises qui offrent un excellent service d'accueil ont des points communs :
- Ils individualisent l' approche pour chaque employé
- Ils permettent à l'employé de poser des questions
- Ils donnent au nouvel embauché des informations sur culture d'entreprise
- Ils communiquent régulièrement et insistent sur des réunions individuelles
Vous pouvez faire beaucoup de ces choses par vous-même sans augmenter vos coûts - comme envoyer un courrier électronique ou une messagerie sur Slack.
Mais ce qui compte vraiment, c'est de rationaliser le processus et de le rendre plus facile pour toutes les parties concernées.
➡️ C'est là que nos outils d'intégration des employés entrent en jeu - ils sont conçus pour donner à votre entreprise un cadre permettant d'offrir une excellente expérience d'intégration.
Toutes les meilleures pratiques que vous avez vues ci-dessus, vous serez en mesure de les mettre en œuvre de façon automatique avec Zavvy.
Vous pouvez être assuré que vous serez en mesure d'offrir une expérience d'intégration agréable à vos nouveaux employés, à vos gestionnaires et à toutes les personnes impliquées dans le processus d'embauche avec nous.
📅 C ontactez-nous pour commencer dès aujourd'hui !