Comment mettre en œuvre la semaine de travail de 4 jours : Exemples et stratégies
Le COVID-19 a complètement transformé la main-d'œuvre mondiale. Alors que la semaine de travail s'étendait autrefois du lundi au vendredi, on assiste aujourd'hui à des semaines de travail de quatre jours, à un travail entièrement à distance et à une flexibilité sans précédent en matière d'horaires de travail.
La flexibilité sur le lieu de travail est là pour durer.
En fait, de nombreux employeurs ont constaté une augmentation de la productivité après avoir introduit des horaires flexibles ou des options de travail à distance/hybride.
La semaine de travail de quatre jours devient un outil de flexibilité très prisé pour améliorer le moral et stimuler la productivité afin de mieux concilier vie professionnelle et vie privée.
Dans le cadre d'une semaine de travail de quatre jours, les salariés réduisent leurs heures de travail sans réduction de salaire. Les horaires varient généralement de 32 à 36 heures par semaine sur l'ensemble de la semaine de travail, ce qui signifie des week-ends de trois jours chaque semaine.
Ce n'est pas une mauvaise configuration si vous cherchez à améliorer la flexibilité de votre travail.
Pourtant, la semaine de quatre jours est l'un des changements les plus radicaux qu'une entreprise puisse connaître sur son lieu de travail. Et sa mise en œuvre ne se limite pas à l'envoi d'une note de service à l'ensemble de l'entreprise.
En fait, vous devrez réintégrer l'ensemble de l'entreprise.
En voici quelques exemples :
- Gestion tactique du changement,
- obtenir l'adhésion du sommet à la base,
- et de réorienter les attentes.
Alors, comment mettre en œuvre avec succès le système dans l'ensemble de l'organisation ?
➗ Avantages et inconvénients d'une semaine de travail de quatre jours
➕ Avantages
Équilibre entre vie professionnelle et vie privée
Selon la Sloan Management Review, le passage d'une semaine de travail de cinq jours à une semaine de quatre jours augmente la productivité et améliore le moral des employés. C'est logique : pas de réduction de salaire, des week-ends plus longs, un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Productivité
Des études ont en effet montré que dans une semaine de travail traditionnelle de 40 heures, les employés ne sont productifs que pendant environ 15 heures.
Lorsque les employés se sentent obligés de s'en tenir à un horaire de travail traditionnel, leur productivité peut considérablement diminuer. Mais il est intéressant de noter que, comme le montre l'étude, l'allongement des journées de travail par rapport à la réduction du nombre de jours de travail stimule en fait la productivité.
Attirer les talents
Les entreprises dont la semaine de travail est de quatre jours recrutent souvent de meilleurs talents que leurs concurrents dont la semaine de travail est de cinq jours.
L'employé moderne veut de la flexibilité et souhaite que l'on mette l'accent sur l'expérience de l'employé. Sur un marché mondial des talents en pleine effervescence, les employeurs avisés devraient s'efforcer d'offrir une certaine flexibilité sur le lieu de travail.
➖ Cons
Si la semaine de travail de quatre jours présente de nombreux avantages évidents, elle présente aussi des inconvénients qu'il convient de prendre en compte avant d'opérer la transition.
Pression accrue
Après l'essai d'une semaine de travail de quatre jours en Nouvelle-Zélande, les employés ont déclaré ressentir une augmentation du stress et de la pression liés aux performances professionnelles. Les heures de travail ont peut-être diminué, mais la quantité de travail reste la même.
Un volume de travail élevé sur un nombre d'heures réduit peut facilement entraîner un stress supplémentaire si les bonnes stratégies de mise en œuvre ne sont pas suivies. Ces résultats montrent à quel point il est important d'adopter la bonne approche.
Ne convient pas à tous les secteurs d'activité
La semaine de travail de quatre jours peut ne pas convenir à tous les modèles. Par exemple, les entreprises de vente au détail qui nécessitent des interactions quotidiennes avec les clients peuvent ne pas être en mesure d'adopter une semaine de travail de quatre jours, mais cela ne signifie pas que la flexibilité du lieu de travail n'est pas une option.
🏢 E xemples de réussite de la semaine de travail de quatre jours
De grandes entreprises et même des pays entiers ont expérimenté la semaine de travail de quatre jours, avec beaucoup de succès.
Bien que l'adoption permanente de la semaine de travail de quatre jours en soit encore à ses débuts pour de nombreux employeurs, ces études sont d'excellents exemples de la manière dont la semaine de travail de quatre jours peut profiter à la fois aux employés et à l'entreprise.
En mettant l'accent sur l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée et sur la santé mentale, Joel Gascoigne, PDG deBuffer, a annoncé un essai d'une durée d'un mois en mai 2020. Et depuis, ils n'ont jamais cessé de le faire.
L'essai initial a été si concluant que l'entreprise a prolongé la semaine de travail de quatre jours jusqu'à la fin de l'année 2020. Après avoir entendu les employés et constaté une augmentation de la productivité, la semaine de travail de quatre jours est désormais indéfinie depuis la fin de l'année.
Les employés de Microsoft au Japon ont connu une augmentation sans précédent de 40 % de leur productivité après avoir mis en place un essai de semaine de travail de quatre jours. Non seulement la productivité a augmenté de façon spectaculaire, mais les coûts globaux d'électricité ont baissé de près de 25 %.
L'essai a été actif au cours de l'été 2019 et, bien qu'il ait été couronné de succès, Microsoft n'a pas beaucoup bougé en ce qui concerne d'autres tentatives ou un changement permanent.
L'Islande (oui, le pays) a testé la semaine de travail de quatre jours avec près de 3 000 travailleurs entre 2015 et 2019, bien avant la pandémie mondiale de COVID-19.
La recherche a montré que la productivité est restée la même ou s'est même améliorée pour la plupart des travailleurs participant à l'essai.
L'essai consistait à passer à des semaines de travail de 35 ou 36 heures réparties sur quatre jours. Grâce au succès de l'expérience, plus de 80 % de la main-d'œuvre islandaise est passée à un système de 4 jours sans réduction de salaire ou le fera à l'avenir.
D'autres pays, comme l'Espagne et le Royaume-Uni, ont organisé des essais avec des succès similaires.
La Belgique a introduit le droit à une semaine de travail de quatre jours dans la loi en février 2022.
📈 Pourquoi la gestion du changement est la clé d'une mise en œuvre réussie
La mise en œuvre d'une semaine de travail de quatre jours ne se limite pas à l'envoi d'un courriel à l'ensemble de l'entreprise. La gestion du changement est une approche structurée et adaptée pour diffuser le changement dans l'ensemble d'une organisation.
Tirer parti des outils, d'une communication cohérente et de l'établissement de relations, la gestion du changement est une compétence cruciale qui est souvent négligée et sous-évaluée.
Il est tentant d'envoyer un simple courriel pour présenter un changement positif à vos employés. L'envoi d'un courriel est amusant, génère du buzz et permet de faire passer votre message rapidement.
La mise en œuvre d'un changement aussi important et impactant que la semaine de travail de quatre jours nécessite du temps et une réflexion approfondie pour être couronnée de succès.
Réfléchissez à une campagne de communication percutante pour votre équipe, qu'il s'agisse de communications en personne, d'une série de courriels et de notes de service ou d'un parcours de changement personnalisé sur le site Zavvy.
C'est exactement ce que nous aidons nos clients à faire. Et dans les chapitres suivants, nous partageons le processus exact.
📣 Comment introduire la semaine de quatre jours dans votre entreprise ?
🧠 Changer d'état d'esprit : Intrants vs. résultats
Le passage à une semaine de travail de quatre jours dans votre entreprise est en fait un changement dans la définition du succès. Les équipes qui sont strictement alignées sur une semaine de travail traditionnelle de 40 heures se concentrent souvent sur la contribution visible de l'équipe.
Cela signifie que la priorité est de veiller à ce que chacun enregistre ses 40 heures et soit physiquement présent pour accomplir ses tâches.
Cela vous rappelle quelque chose ?
La pensée axée sur les résultats est un changement radical dans la façon dont le travail est perçu et apporte de la flexibilité, un équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée et une plus grande satisfaction générale de la part des employés.
Le travail axé sur les résultats consiste plutôt à définir clairement les buts et les objectifs et à permettre aux employés d'atteindre ces objectifs de la manière qui leur convient le mieux.
Plutôt que de se concentrer sur un nombre d'heures minimum ou d'être physiquement présent dans un bureau pour accomplir des tâches et des missions, le travail basé sur les résultats remet la confiance et la propriété entre les mains de votre atout le plus précieux : votre personnel. Vous voyez la différence ?
Le passage à une semaine de travail de quatre jours signifie le passage à un modèle de travail basé sur les résultats.
Pour qu'une semaine de travail de quatre jours soit couronnée de succès, il faudra que la direction, du haut en bas de l'échelle, adopte le travail axé sur les résultats.
Faites confiance à vos employés pour accomplir leurs tâches de la manière qui leur convient le mieux.
Voici quelques conseils à l'intention de vos gestionnaires de personnel pour qu'ils maîtrisent le changement
1. Comprendre clairement vos résultats
👉 Définir des indicateurs clairs pour vos équipes
Il n'y a pas de place pour l'ambiguïté dans une culture de travail axée sur les résultats ; déplacer les objectifs ou modifier les exigences peut nuire à l'objectif global de cette approche, qui est de faciliter la liberté et la résolution créative de problèmes dans un cadre ferme.
Encouragez les gestionnaires de personnel à s'efforcer de mesurer les résultats de manière précise et efficace et à fixer des paramètres spécifiques et clairement définis pour votre équipe.
⚙️ Comment ?
- L'un des moyens d'y parvenir est de fixer des échéances. Des échéances et des objectifs solides en matière de résultats sont les principaux éléments qui permettent à un modèle axé sur les résultats de fonctionner.
- Veiller à ce que les résultats soient conformes à la mission et à la vision de l'entreprise et à ce qu'ils soient attribués aux bons rôles au sein des équipes.
2. Faites confiance à votre équipe et résistez à l'envie de faire de la microgestion.
👉 La confiance permet d'obtenir les meilleurs résultats
Faites confiance aux membres de votre équipe pour qu'ils aiment leur travail et le fassent.
⚙️ Comment ?
Les mises à jour des progrès peuvent être intégrées dans des réunions individuelles régulières, au cours desquelles ils peuvent vous informer de leurs progrès et vous faire part de leurs projets.
❌ Éviter la microgestion à l'ancienne
Elle n'a pas sa place dans cette culture du travail axée sur les résultats. Vous ne pouvez pas donner de l'indépendance, des responsabilités et de l'autonomie aux membres de votre équipe tout en continuant à veiller sur eux.
3. Veiller à ce que les bonnes compétences occupent les bons postes
👉 Les membres de votre équipe ont-ils les compétences nécessaires pour atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés ?
- Avant de pouvoir faire de cette culture d'entreprise un véritable succès, vous devez vous assurer que vous avez recruté les bonnes compétences pour les bons postes et que tous les membres de l'équipe ont reçu une formation suffisante.
- Attribuer une formation en cas de besoin.
⚙️ Comment ?
Examinez les compétences les plus nécessaires et communiquez ces attentes ouvertement. Avant votre session 1:1, essayez de penser à une formation pour chaque compétence.
4. Encourager une communication ouverte et empathique
👉 Rappelez-vous que les gens sont d'abord des humains et ensuite des employés.
L'empathie dans la communication permet aux employés d'être entendus, de se sentir appréciés et, globalement, d'être plus productifs.
⚙️ Comment ?
Dirigez avec empathie et essayez de comprendre qui sont vos collaborateurs et ce dont ils ont besoin - mettez-vous à la place de votre collègue et comprenez que la vie vous réserve des surprises.
🚨 Rappelez-vous Bien que cette culture particulière valorise l'autonomie, vos subordonnés directs doivent sentir qu'ils peuvent s'adresser à vous en cas de problème ou de question. Soyez disponible pour les membres de votre équipe.
🕠 Optimisez votre temps (et celui des autres)
Avec moins de jours de travail (et souvent moins d'heures de travail), il est essentiel de maximiser le temps de votre équipe.
1. Réduire les réunions
👉 Les réunions doivent apporter de la valeur ajoutée, et non pas faire perdre du temps.
Il arrive trop souvent que l'on sorte d'une réunion d'une heure en se disant que le contenu aurait pu être condensé dans un seul courriel.
Il peut être préférable de mettre en place une politique standard pour les réunions.
Par exemple, exiger que les réunions ne durent pas plus de 30 minutes ou désigner des jours et des heures où aucune réunion n'est autorisée. Établissez des ordres du jour clairs et structurés pour guider la conversation et fixez des objectifs pour chaque réunion.
⚙️ Comment ?
Avant une réunion, posez-vous la question :
- Le type d'information que vous souhaitez communiquer nécessite-t-il une réunion - ou existe-t-il un moyen plus simple et plus rapide de transmettre l'information (par exemple, courrier électronique, slack, Asana, Miroboard, etc.)
- Existe-t-il un autre moyen d'atteindre le résultat souhaité ?
- Cette question peut-elle attendre ou dois-je vraiment organiser une réunion immédiatement ?
- Quel est l'objectif et le format approprié (par exemple, 1:1, Brainstorming, Standup, Retro etc.) ?
2. Bien préparer
👉 Un ordre du jour clair permet d'être plus efficace et de comprendre si la réunion est pertinente.
⚙️ Comment ?
- Établir un ordre du jour clair
- N'invitez que les personnes qui ont vraiment besoin d'être présentes. Posez-vous la question : Comment peuvent-ils apporter ou gagner de la valeur en participant à cette réunion ?
- Inclure l'objet, le but et l'ordre du jour de la réunion dans l'invitation au calendrier.
- Partagez les documents/liens dont vous souhaitez discuter pendant la réunion.
- Informez les participants s'ils doivent préparer quoi que ce soit avant la réunion.
- Fixez un calendrier réaliste et indiquez-leur combien de temps ils doivent prévoir pour cela.
3. Nommer un facilitateur
Le facilitateur est la personne qui guide la réunion, aide les participants à rester sur la bonne voie, arrête les discussions circulaires, s'assure que la réunion se termine avec des résultats clairs et les prochaines étapes, et garde un œil sur le temps.
4. Fixez un calendrier pour vos activités
👉 Éviter que les discussions ne deviennent incontrôlables
⚙️ Comment ?
Allouez un certain temps à chaque activité de votre agenda et respectez ce calendrier.
Cette approche vous oblige, ainsi que l'équipe, à réfléchir de manière plus efficace et à mettre fin aux discussions circulaires.
Les créneaux horaires de chaque activité doivent toujours être un peu trop serrés pour que votre cerveau passe directement en mode solution, au lieu de tourner en rond. Ne gaspillez pas l'énergie de votre équipe
5. Travailler seul, ensemble
👉 Éviter la pensée de groupe, la contamination des idées et les préjugés de groupe
⚙️ Comment ?
Celasignifie que vous collaborez sur le même problème en temps réel, mais qu'au lieu de discuter ouvertement des idées ou de faire un brainstorming, vous les notez silencieusement sur une note adhésive (par exemple sur un Miroboard).
Ainsi, au lieu de lancer la recherche de solutions par une discussion ouverte, donnez à l'équipe des notes autocollantes, réglez une minuterie et demandez-leur de noter leurs idées et d'en discuter par la suite si nécessaire. Cette technique permet également aux introvertis et aux membres plus jeunes de l'équipe de partager librement leurs idées.
6. Toujours terminer par une décision
👉 Définir des résultats clairs
⚙️ Comment ?
Laissezles dernières minutes de chaque réunion pour discuter des prochaines étapes. Même si vous ne parvenez pas à une conclusion finale, les prochaines étapes doivent être clairement définies à l'issue de la réunion.
💡 Quelques stratégies de réunion efficaces pour s'assurer que les participants quittent la réunion avec clarté et détermination :
- Assigner des actions ou des éléments de suivi à des membres spécifiques de l'équipe
- Fixer une date limite et définir un calendrier précis pour toutes les actions à entreprendre
- Si des discussions parallèles ont été mises en veilleuse, assurez-vous qu'elles refont surface afin que votre équipe puisse choisir comment, quand et si elle souhaite les poursuivre.
7. Créer et partager des comptes rendus de réunions
👉 Maximiser les frictions grâce à la transparence
⚙️ Comment ?
Lecompte rendu de réunionest un document tangible de la réunion pour les participants et une source d'information pour les membres qui n'ont pas pu y assister.
Ils doivent être accessibles à tous les membres de l'équipe (utilisez des outils tels que google docs, Asana, Miro, etc.) et capturer l'essence de la réunion, y compris des détails tels que :
- décisions prises
- prochaines étapes prévues
- l'identification et le suivi des actions à entreprendre
8. Clarifier les attentes en matière de calendrier
👉 Établir des calendriers clairs et faire preuve de flexibilité au sein de l'équipe.
⚙️ Comment ?
En définissant dès le départ les bonnes attentes en matière de jours et d'heures de travail, d'horaires individuels et de procédures d'ajustement des horaires, l'ensemble de l'équipe sera sur la voie de la réussite.
La flexibilité est importante, mais il est également important de communiquer clairement et d'emblée sur toute modification des horaires existants.
🔄 Recueillir systématiquement des informations en retour. Et agir en conséquence
1. Mettez de l'ordre dans votre système de retour d'information
👉 Encourager un retour d'information ascendant tout au long du processus
⚙️ Comment ?
Planifiez des enquêtes de retour d'information à différentes étapes de la mise en œuvre de votre projet.
- Juste après le changement
- 30 jours après
- 60 jours après
- ...
Les enquêtes par sondage sont un moyen d' y parvenir au fil du temps. Toutefois, nous recommandons au moins au début d'ajouter 2 ou 3 questions spécifiques.
2. Faire des rétrospectives d'équipe une priorité
👉 F aire des rétros d'équipe une priorité
Les rétros sont plus efficaces à la fin de la mise en œuvre d'un nouveau processus ou d'une nouvelle procédure.
⚙️ Comment ?
Les rétros sont des outils puissants pour recueillir des informations en retour, améliorer les processus et favoriser une communication positive avec les employés.
Envisagez d'organiser une séance de rétroaction immédiatement après la mise en œuvre afin d'obtenir un retour d'information sur la façon dont la transition a été accueillie, ainsi que plusieurs séances après la mise en œuvre afin d'obtenir un retour d'information sur la façon dont la semaine de travail de quatre jours se déroule.
Si vous cherchez l'inspiration pour changer un peu, voici 10 idées de Miro.
🚀 Comment Zavvy peut aider à faire les choses correctement
La mise en place d'une semaine de travail de quatre jours implique de réintégrer l'ensemble de l'entreprise.
Vous avez besoin d'une gestion tactique du changement, d'un plan de communication et de conseils pratiques pour tout le monde, en particulier pour les responsables des ressources humaines.
Voici comment Zavvy peut vous aider :
- Un contenu sur mesure pour guider vos employés dans la transition vers une semaine de travail de quatre jours - personnalisez entièrement le parcours pour répondre aux besoins de vos employés.
- Le microapprentissage permet à vos employés d'apprendre à leur propre rythme tout en alignant l'ensemble de l'organisation sur le changement.
- Divers types de contenu, vous permettant de vous adapter aux styles d'apprentissage individuels des employés
- Retour d'information automatique collecte à tout moment
Créez un parcours de microlearning entièrement personnalisé à l'aide d'un modèle préétabli. Faites de la création de contenu un jeu d'enfant et concentrez-vous sur la mise en œuvre de changements positifs dans votre entreprise grâce à la plateforme de formation intuitive de Zavvy.
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❓ FAQ
Comment fonctionne la semaine de quatre jours ?
La semaine de quatre jours est un concept de flexibilité du travail assez simple. Au lieu de travailler 40 heures par semaine sur cinq jours ouvrables, les salariés travaillent moins d'heures (généralement 32 à 36 heures par semaine) sur quatre jours ouvrables.
Les salariés bénéficient d'un week-end de trois jours par semaine. Des études ont montré que les semaines de travail de quatre jours entraînent une augmentation de la productivité, une amélioration du moral des employés et une meilleure expérience de travail en général, tant pour les employés que pour les employeurs.
Les employés travaillent-ils moins d'heures ?
Dans la plupart des accords de semaine de travail de quatre jours, les employés travaillent moins d'heures sans réduction de salaire.
Les employés ne sont pas productifs pendant 40 heures par semaine, ce qui signifie qu'il est souvent possible de réduire le nombre d'heures de travail par semaine sans nuire à la productivité.
Toutefois, certaines entreprises et certains secteurs ne sont pas en mesure de réduire les heures de travail lors du passage à la semaine de quatre jours.
Par exemple, les fonctions qui requièrent une interaction directe avec les clients externes peuvent ne pas être en mesure de réduire les heures de travail, mais peuvent passer à une semaine de travail de quatre jours.
La semaine de quatre jours est-elle moins productive ?
Les nombreux essais de la semaine de travail de quatre jours menés dans le monde entier ont permis de recueillir des preuves irréfutables. Non seulement il n'y a pratiquement pas d'impact négatif sur la productivité, mais il est même courant de constater une augmentation de la productivité lors de la mise en œuvre d'une semaine de travail de quatre jours.