Den grundläggande guiden för att skapa ett effektivt e-postmeddelande om en kampanj
E-postmeddelanden om befordringar är mer än bara en formalitet. De är ett tillfälle att uppmärksamma en persons prestationer, inspirera teamet och sätta tonen för framtida tillväxt.
För att skapa ett budskap med genomslagskraft krävs eftertanke och en gnutta kreativitet.
Denna artikel kommer att:
- Erbjud enomfattande guide för att skapa ett övertygande e-postmeddelande med kampanjinformation.
- Förklara varför du kommer att främja en kultur av erkännande och ambition genom att bemästra konsten att skicka ett e-postmeddelande om befordran.
- Beskriv de viktigaste komponenterna i ett effektivt e-postmeddelande som firar framgångar och motiverar ditt team.
- Dela med dig av tips för effektiv kommunikation.
- Ge exempel som inspiration till dina meddelanden.
Vårt fokus? Att hjälpa dig att skapa ett tillkännagivande som firar den befordrade personen och uppmuntrar andra att sträva efter liknande tillväxt.
🗣 Vad är ett meddelande om befordran?
Ett befordringsmeddelande är ett meddelande, antingen skriftligt eller muntligt, som förmedlar nyheten om en anställds befordran inom organisationen.
Den innehåller vanligtvis detaljer:
- den anställdes nya roll;
- nya ansvarsområden;
- de prestationer som ledde till befordran.
Tillkännagivandet sker efter att den anställde har mottagit och accepterat erbjudandet om befordran och innan den anställde tillträder den nya befattningen.
Företag kan dela meddelanden om kampanjer på olika sätt, t.ex. via e-post, nyhetsbrev, teammöten eller till och med sociala medier.
Dessa tillkännagivanden firar inte bara individens prestation utan kommunicerar också förändringar i ansvarsområden till resten av organisationen.
De återspeglar företagets engagemang för medarbetarnas utveckling och karriärmöjligheter.
Det är personalavdelningens roll att sprida detta till hela företaget. Chefer kan dock också göra uttalandet.
Kampanjmeddelanden besvarar följande frågor:
- Vem blir befordrad?
- Varför blir de befordrade?
- Vilka är deras nya ansvarsområden?
- Vad innebär denna befordran för teamkollegorna?
Kampanjmeddelanden riktar sig till organisationens allmänna befolkning och inte specifikt till individen. Dessutom kommer de efter att individen har gjorts medveten om kampanjen före någon annan.
💌 Använd ett löneförhöjningsbrev för att informera och gratulera anställda personligen före tillkännagivandet.
⬆️ 5 sätt att tillkännage en befordran
Vilket medium du väljer för att tillkännage medarbetarnas befordran beror på organisationens storlek och struktur. Du kan även kombinera flera metoder för bästa resultat.
Nedan följer några exempel.
E-post
Ett e-postmeddelande om befordran till personalen är den vanligaste och mest effektiva lösningen för stora organisationer.
E-post säkerställer att alla är uppdaterade oavsett var de befinner sig och har ett personligt register över nyheterna.
Du kan också vidarebefordra dem till kunder, sponsorer eller partners som investerat i organisationen om förändringar i dess interna struktur.
Ännu viktigare är att e-post fungerar tillsammans med de flesta verktyg för arbetsplatshantering. Denna funktion gör det möjligt för anställda att följa och växla konversationer mellan olika kanaler.
Möten med hela personalen
Allhandsmöten eller town halls är perfekta tillfällen för tillkännagivanden av befordringar.
Leveransen är mer personlig eftersom medarbetarna kan se dig och känna effekterna av dina ord bättre.
Vanligtvis har små organisationer råd att anordna ett personalmöte. Planeringen är enklare med färre medarbetare ombord.
I ett större företag med många rörliga delar har du kanske inte den lyxen. Dessutom är det svårare att hålla reda på vem som deltog eller inte deltog i mötet.
På plattformar för interna meddelanden
Till skillnad från möten med hela personalen behöver du inte planera intensivt för att skicka ett meddelande. Slack och andra arbetsplatsverktyg gör att du kan skicka ett allmänt meddelande direkt och få snabba svar.
Det är ett utmärkt alternativ för att göra tillkännagivanden och informera anställda om icke-brådskande ärenden när det inte fungerar att träffas ansikte mot ansikte. Dessutom kan de reagera på meddelanden i sin egen takt och hänvisa till dem i framtiden.
Kollegor kan också skicka direktmeddelanden till befordrade personer för att gratulera dem.
Företagets nyhetsbrev
Nyhetsbrev är ett utmärkt sätt att dela med sig av det senaste som hänt inom en organisation. De främjar delaktighet och ersätter massutskick som kan komma bort i medarbetarnas inkorgar.
Om det görs på rätt sätt är nyhetsbrev värdefulla verktyg för att skapa engagerade medarbetare som känner sig delaktiga i företagets uppdrag och resa.
Webbplats eller SoMe
Genom att fira en befordran på företagets webbplats eller i sociala medier får nya och potentiella medarbetare en inblick i arbetskulturen. De kommer att bli motiverade att stanna när de ser hur organisationen prioriterar sina anställda, vilket minskar personalomsättningen.
Samtidigt ökar det kundlojaliteten, eftersom hur du behandlar din personal påverkar hur ditt varumärke uppfattas.
💡 6 måste-ha-element för ditt e-postmeddelande om marknadsföring
Observera: Vi fokuserar på e-post eftersom det är det vanligaste sättet.
Dessutom kan du enkelt anpassa våra tips, exempel och mallar till nyhetsbrev eller appar för interna meddelanden.
Introducera befordrade medarbetare
Introduktionen är ett tillfälle att hjälpa personalen att sätta ett namn på ansiktet om de träffas personligen. Viktiga uppgifter som du bör inkludera i detta avsnitt är bl.a:
- den anställdes fullständiga namn;
- sin tidigare roll;
- den nya positionen.
Till exempel:
"Kära medarbetare,
Jag är mycket glad över att kunna meddela att Jane Baker har befordrats från Marketing Manager till Marketing Director."
- 🟢 Gör: Använd positiva ord som "exalterad", "nöjd" och "hedrad". De ger en formell men ändå hjärtlig ton.
- 🔴 Gör inte det: Använd fraser som "superglad" eller "extremt glad". De överdriver situationen och kan uppfattas som oprofessionella.
Undvik också emojis och slang som kan påverka allvaret i e-postmeddelandet. Om du måste använda emojis eller GIF:ar, tänk på hur ofta du gör det.
Diskutera karriärutvecklingen för befordrade medarbetare
Denna del av ditt e-postmeddelande bör fokusera på den befordrade personens anställningsperiod. Beskriv hur den befordrade har utvecklats i företaget.
Kollegorna får också veta mer om dem och förstår hur mycket tid de bör avsätta för utbildning och självförbättring för att kunna bli befordrade.
Till exempel:
"Jane har arbetat tre år hos [företagets namn]. Hon började sin resa som vår SEO-praktikant och avancerade till SEO Manager under den tiden. Hennes datadrivna tankesätt och kritiska tänkande har lett till hennes befordran från och med den 7 mars 2023."
Här är några tips som kan hjälpa dig att utarbeta detta avsnitt:
- Dubbelkolla fakta: Gå igenom tidslinjen med den projektansvarige för att undvika misstag.
- Håll det kort: Två till fyra meningar räcker för att täcka in detta avsnitt. Det får inte bli en biografi. Annars flyttas fokus från andra delar.
- Bli inte personlig: Födelsedagar och hemadresser är irrelevant information. Fokusera på karriärrelaterade händelser som lett fram till befordran.
Statliga prestationer av befordrade anställda
Nämn de viktigaste prestationerna som kampanjdeltagaren har uppnått sedan starten av sin resa.
Nämn en sak (eller två) som de har gjort som sticker ut.
Det hjälper medarbetarna att se varför de förtjänar befordran, särskilt om det fanns andra kandidater till tjänsten.
VD för SporesMDChris Looney, säger att: "Det är viktigt att använda ett specifikt och mätbart språk för att lyfta fram deras bidrag. I stället för att säga "John gjorde ett bra jobb" kan du till exempel säga "John överträffade sina försäljningsmål med 25 % och var avgörande för att få en stor kund". Denna typ av språk förmedlar konkreta resultat och visar det värde som den anställde tillför organisationen."
Nya positioner och nytt ansvar
När en medarbetare avancerar till en ny befattning påverkar det organisationsstrukturen.
Lagkamraterna måste anpassa sig, särskilt om promotorn hade en chefsposition eller högre nivå. Någon annan kommer att behöva ersätta dem och leda teamet.
För att kommunicera dessa förändringar på ett effektivt sätt behöver du...
- Nämn kampanjdeltagarens nya ansvarsområden.
- Berätta för tidigare lagkamrater vem de rapporterar till (och vem som ersätter dem, om någon).
- Ange startdatum för kampanjen.
Till exempel:
"Med start den 5 juni 2023 kommer Jane att leda marknadsavdelningen och alla dess initiativ framöver. Hon kommer att rapportera till John Doe, Chief Marketing Manager. I hennes ställe kommer Anna Wilson att leda [tidigare team/avdelning]".
Bjud in teammedlemmar för att gratulera nyligen befordrade medarbetare
Ditt befordringsmeddelande bör innehålla en uppmaning till handling som motiverar medarbetarna att gratulera de befordrade.
Det får dock inte låta som att du tvingar dem att göra det eller att det är ett krav.
Till exempel:
- "Var snälla och gratulera Jane till hennes befordran."
- "Jag uppmuntrar alla att fira Jane när hon går över till sin nya roll."
💡Tips#1: Ett strategiskt sätt att gratulera är att planera ett evenemang eller använda ett kommande evenemang för att komplettera tillkännagivandet.
Sebastian Montoya, medgrundare på MNA Communitysäger att:
"Du kan t.ex. skriva i ditt e-postmeddelande att du har förberett ett enkelt program, eller så kan medarbetarna använda den närmaste dagen för att formellt gratulera befordrade medarbetare."
Tips #2: För team som arbetar på distans, anordna en kafferoulett. För interna medarbetare är happy hours eller lunchraster ett bra sätt.
Tänk på att inte alla gillar att stå i rampljuset.
Tips #3: Även om dina avsikter är goda kan du undvika att skämma ut dina medarbetare om du känner till deras personligheter.
Introverta befordrare kanske inte vill le, skaka hand och höra "grattis" upprepade gånger.
I så fall bör du göra det:
- Diskutera tillkännagivandet med de befordrade: Detta hjälper dig att veta om du ska tillkännage dem tyst eller gå ut stort.
- Informera: Om du har planerat ett evenemang ska du inte överraska befordrade medarbetare och andra anställda. Berätta istället för dem i förväg så att de kan förbereda några ord.
- Var flexibel: Uppmuntra medarbetarna att överföra lyckönskningar på alternativa sätt. T.ex. en kanal på Slack , e-post eller en gratulationstavla.
Uppmuntra medarbetarna att ställa frågor
Om någon har några frågor behöver de en kontaktperson som kan svara på dem. Se till att det är tydligt vem den personen är.
Till exempel:
"Om du har några frågor om Janes nya roll och hur den påverkar arbetsflödet, vänligen kontakta Ron Doe, Human Resources."
För att uppmuntra anställda att ställa frågor, vidta följande åtgärder:
- Tänk på tidpunkten: Välj en lämplig tidpunkt för att skicka e-postmeddelandet mellan tillkännagivandet och befordran. På så sätt behöver medarbetarna inte känna sig pressade att ge feedback.
- Gör det bekvämt för dem: Erbjud alternativa lösningar till personliga möten. Föreslå till exempel att medarbetarna diskuterar frågor sinsemellan och utser en talesperson som representerar dem.
- Uppföljning: Bevaka reaktionerna fram till befordringsdatumet. Efteråt kan du ordna möten eller intervjuer för att ta reda på varför medarbetarna inte ger feedback.
📢 3 E-postmeddelanden om kampanjer till personalen - exempel som kan inspirera dig
Här är tre exempel på e-postmeddelanden som kan inspirera dig när du skriver ditt eget:
Exempel #1: E-postmeddelande om avslappnad marknadsföring
Ämne: Spännande tillkännagivande: Trevor Wilson flyttar upp!
God dag på er alla,
Säg hej till vår nya försäljningschef, Trevor Wilson. Han började på [företagsnamn] 2019 som vår försäljningsrepresentant och har vuxit betydligt sedan dess.
Under 2020 bidrog Trevor i hög grad till vår framgång. Han var lyhörd för kundernas behov och drev upp kundnöjdheten till 90%. 2022 ökade försäljningen med 40% tack vare hans geniala inbound-strategi.
Nu kommer han att dela med sig av sin magi till försäljningsavdelningen, coacha och övervaka representanter för att maximera deras potential. Från och med måndagen den 4 mars 2023 kommer Trevor att tillträda sin nya tjänst och rapportera till försäljningschefen Ron Doe.
Om du har några frågor om Trevors nya roll och hur den påverkar dig framöver är du välkommen att kontakta mig eller skicka ett meddelande till Slack.
Under tiden vill jag gratulera och välkomna honom till hans nya roll! Du är en värdefull tillgång för företaget, Trevor, och jag önskar dig all lycka.
Skål,
[Ditt namn & befattning]
Exempel 2: Formellt e-postmeddelande om befordran
Ämne: Meddelande om befordran av ny försäljningschef.
Till personalen på [företagets namn],
Jag har äran att meddela att Trevor Wilson har befordrats från Sales Representative till Sales Manager. Trevor har arbetat åtta år på företaget och har under den tiden visat prov på exemplarisk operativ skicklighet.
Hans problemlösning, tidshantering och strategiska försäljningsplaner har gjort honom förtjänt av befordran, som börjar den 1 januari 2023.
Trevor har en Bachelor of Business Administration-examen från Arizona State University. Han är en ivrig läsare som älskar sin tid för sig själv och ägnar sin tid åt sitt arbete.
Framöver kommer Trevor att leda all verksamhet på avdelningen. Hon kommer också att leda våra utbildnings- och mentorprogram för att utveckla säljteamet.
Jag vill också gratulera Trevor till en välförtjänt befordran.
Med vänlig hälsning,
[Ditt namn & befattning]
[Företagets namn]
Exempel #3: E-postmeddelande om befordran av flera anställda
Ämne: Vi tillkännager våra senaste befordringar
Kära medarbetare,
Jag är glad att kunna berätta att fem medarbetare har blivit befordrade inom marknadsavdelningen. Var snälla och gratulera dem tillsammans med mig.
Trevor Wilson, Robert Sulley och Grace Stevens har befordrats från försäljningsrepresentanter till försäljningschefer.
Var och en av dem började arbeta för [företagsnamn] den [respektive anställningsdatum]. Sedan dess har de arbetat sig uppåt genom uthållighet och lojalitet mot vårt företags värderingar. Men ännu mer imponerande är att de befordrade har bidragit enormt till vår framgång genom innovation.
Under det senaste året har Trevor identifierat betydande flaskhalsar i vår försäljningstratt. Han använde skickligt A/B-testning av innehåll för att öka leadgenereringen och konverteringsgraden med 70 %.
Robert är geniet bakom vår programvara för automatiserad marknadsföring och anledningen till att processerna nu är strömlinjeformade.
Vi får inte glömma Graces omfattande forskningsanda och hur den bidrog till att minska vår försäljningscykel.
Jag är stolt och övertygad om att de kommer att utmärka sig i sina nya positioner. Från och med den 3 juni 2023 kommer de att rapportera till Ron Doe, Chief Sales Director.
Jag uppmanar alla att gratulera dem till deras befordringar. Om ni har några frågor om deras nya roller eller ansvarsområden, tveka inte att höra av er till mig eller Ron.
Med vänlig hälsning,
[Ditt namn & befattning]
[Företagets namn]
📝 Mall för e-postmeddelande om marknadsföring
Nedan finns en färdig mall för att tillkännage kampanjer. Du kan redigera den efter hur formell din organisation är:
Ämne: Ett varmt grattis till [medarbetarens namn] på deras befordran.
Hej alla,
Jag är glad att kunna meddela befordran av [medarbetarens fullständiga namn] från [gammal position] till [ny position]. [Medarbetarens förnamn] har arbetat med [företagsnamn] under [anställningsperiod]. Hen började hos oss [anställningsdatum] som [titel på sin första tjänst] och har sedan dess tillfört företaget exceptionellt värde.
Innan [medarbetarens förnamn] började hos oss tog hen [examen/certifikat] från [namn på universitet eller organisation] och började sin karriär i [tidigare bransch/företag] [startdatum].
Hen [nämn en till tre färdigheter eller prestationer] har [hur det påverkade det nuvarande företaget], vilket ledde till att hen blev befordrad [startdatum för befordran]. Som [ny befattning] kommer [medarbetarens förnamn] att ansvara för [nya ansvarsområden] och samtidigt fortsätta med [gamla ansvarsområden, om relevant].
Om du har några frågor om [medarbetarens förnamn] kan du kontakta mig eller [en annan medarbetare]. Under tiden vill jag uppmuntra dig att tillsammans med mig gratulera [medarbetarens förnamn] till befordran! Vi är glada över att ha [dig/dem] i teamet.
Bästa hälsningar / Skål / Med uppriktig uppskattning,
[Ditt fullständiga namn]
[Din befattning och avdelning]
🏆 Varför skicka ett e-postmeddelande om en kampanj?
E-postmeddelanden om befordringar är mer än bara ett verktyg för att berätta att någon har klättrat uppåt på företagsstegen. Dina meddelanden om befordringar kan:
- Främja en kultur av erkännande.
- Motivera dina medarbetare.
- Främja transparens i hela organisationen.
Främja en kultur av erkännande
JobVites undersökningar visar att företagskulturen påverkar arbetssökandes ansökningar med 23%. (21 % beror på personalomsättning).
Men de flesta arbetsgivare erbjuder hellre höga löner och gymkort för att skapa nöjda medarbetare.
E-postmeddelanden om befordringar är en del av det som formar en sund företagskultur. De visar medarbetarna att de inte bara är schackpjäser på ett bräde.
De kan också se den stora bilden (företagets mål och kärnvärden) och hur de framgångsrikt har passat in i den. På grund av detta utvecklar medarbetarna en känsla av trygghet och tillhörighet även när organisationen genomgår dramatiska förändringar.
🧐 Om ditt företags kultur fortfarande inte är där du vill att den ska vara kan du använda dessa sju företagsexempel för att inspirera till vad som krävs för att bygga en bra företagskultur.
Motivera personalen om potentiella tillväxtvägar
Befordringsmeddelanden drar en tydlig linje från där medarbetarna började till deras senaste prestationer.
Att se att deras kollegor befordras baserat på deras prestationer kan inspirera andra medarbetare att sträva efter liknande framgångar.
Detta kan motivera andra anställda att arbeta hårdare och utveckla sina färdigheter för att uppnå liknande erkännande.
En kommunikationsassistent som vill ha samma chefsposition som den som befordras kommer till exempel att arbeta hårdare för att bygga upp erfarenhet och stärka specifika färdigheter.
Säkerställa öppenhet
När en organisation offentligt tillkännager en befordran klargörs för andra medarbetare vilka kriterier som gäller för att få en befordran. Tydlighet och transparens kan öka medarbetarnas förtroende för befordringsprocessen, eftersom de kan se att befordringar baseras på specifika kvalifikationer och prestationer.
➡️ Skapa en högpresterande arbetsplats med Zavvy
Är du redo att ge dina anställda den tillväxt och det erkännande de förtjänar? Ta bort gissningarna kring befordringar och utvecklingssamtal med Zavvys banbrytande programvarulösningar:
- Utvecklingssamtal & 360 feedback: Automatisera processen för medarbetarsamtal och fyll den med innehållsrik feedback. Ta reda på vem som skapar vågor och vem som är redo för nästa stora steg i karriären.
- Ramverk för karriärutveckling: Inga fler oklarheter kring befordringar eller jobbnivåer. Våra tydliga, tillgängliga ramverk visualiserar vägen till framgång och ger ditt team en tydlig bild av deras karriärutveckling inom företaget.
- Verktyg för personalutveckling: Från kompetenshöjning till personlig utveckling - våra robusta verktyg ger dina anställda resurser att växa och utmärka sig. Främja en kultur av kontinuerligt lärande och se ditt team blomstra.
Tillsammans är dessa verktyg din biljett till en mer dynamisk och tillväxtdriven arbetsplats.
📅 Är du redo att stärka ditt team och skapa förutsättningar för deras framgång? Boka en demo för att se Zavvy i aktion.
❓ Vanliga frågor
Hur tillkännager ni befordringar av anställda?
Du kan tillkännage en befordran via e-post, meddelandeplattformar, nyhetsbrev eller möten med alla anställda.
Vilken kanal du väljer beror på organisationens storlek och struktur.
Meddelandeplattformar är bäst för avslappnad och snabb kommunikation.
För en mer personlig touch bör du använda personliga möten. Denna metod fungerar bäst för mindre organisationer med en 360-gradersvy av medarbetarna.
Ett nyhetsbrev fungerar också för detta ändamål; du kan dela det som en fysisk kopia eller via e-post.
Ett e-postmeddelande är perfekt om du vill dela meddelandet internt och externt.
Hur meddelar man en befordran i ett e-postmeddelande?
Ditt e-postmeddelande om marknadsföring bör innehålla följande element för att bli framgångsrikt:
- Gratulationer till den sökande.
- Marknadsförarens introduktion och karriärberättelse.
- Senaste eller största prestationer inom organisationen.
- Deras nya position och ansvarsområden.
- Startdatum för kampanjen.
- Uppmuntran till personalen att välkomna eller gratulera dem.
Vad säger du när din befordran tillkännages för teamet?
Ett formellt "tack"-tal efter en befordran är inte obligatoriskt. Det är dock en artig sak att göra.
För att skapa det perfekta talet bör du fundera över hur du kom dit och vilka personer som hjälpte dig.
Använd sedan följande mall för att komma igång:
- Ge ett tack: Jag vill tacka alla för deras stöd och bidrag till denna befordran. Framför allt vill jag tacka min chef, [deras namn], för att ha befordrat mig till den här nya rollen.
- Uttryck tacksamhet: Jag är tacksam för din handledning och feedback, särskilt under [nämn ett projekt eller en tid då de stöttade dig] när du [nämn hur de stöttade dig]. Om andra personer hjälpte dig är det dags att nämna dem nu.
Se framåt: Jag ser fram emot att / Jag ser fram emot att [nämna dina nya ansvarsområden]. Än en gång, tack för dina bidrag till min senaste prestation. Jag lovar att göra mitt bästa / Jag kommer att sträva efter att [arbeta hårt / ge det bästa av min prestation] för vår framgång.