Hur och varför man skapar ett Onboarding Buddy-program (gratis mall + checklista)
Zuletzt aktualisiert:
9.1.2024
Lesezeit:
9 minuter
senaste uppdatering
9.1.2024
Tidsåtgång för läsning
9 minuter
Senast uppdaterad:
9 januari 2024
Tid att läsa:
9 minuter
Att introducera nya medarbetare är en kontinuerlig process i alla välmående organisationer. Denna tid kan vara både spännande och stressande för både den nyanställde och dennes chef.
Även om ett effektivt onboardingprogram skapar struktur och trygghet är det alltid klokt att komplettera det med en "Buddy" som kan ta bort ångesten och fungera som en pålitlig person att relatera till i alla lägen.
Det borgar för en positiv och produktiv upplevelse. Något som är särskilt viktigt när hybrida arbetsmodeller blir normen.
Kompisprogram för nyanställda är en av de enklaste men mest effektiva åtgärderna för att skapa ett bestående första intryck på arbetsplatsen.
❓ Vad är ett onboardingprogram för kompisar?
Ett fadderprogram är precis vad det låter som - en befintlig medarbetare får i uppdrag att välkomna och introducera nyanställda i er organisation.
Buddies hjälper nyanställda att bekanta sig med all viktig information samtidigt som de delar med sig av ostrukturerad kunskap om ämnen som - arbetsplatskultur, företagspolicy, förmåner och förmåner med mera.
📈 14 anledningar till varför du behöver ett kompissystem
Nyanställda är 2x mer benägna att leta efter andra möjligheter om de har en negativ onboarding-upplevelse, enligt Digitate.
Ett kompissystem har inte bara en positiv inverkan på medarbetarskapet utan förbättrar även produktiviteten. Detta kan tyckas självklart, men många företag misslyckas med att koppla samman en medarbetares framgång med ett kompisprogram.
En personlig allierad garanterar psykologisk trygghet bland nyanställda som arbetar på distans. Google definierade detta som en "viktig byggsten i ett framgångsrikt team". Detta efter framgången med "Project Aristotle" som visade att teammedlemmar trivs i sin roll när de känner sig trygga på jobbet.
Gabrielle Schofield, Instructional Designer på Amazon, pekade ytterligare på fördelarna med ett kompisprogram för nyanställda i sin LinkedIn-artikel:
"En kompis hjälper till att bygga vidare på den standardkunskap som kommuniceras i introduktionskurser och även fördjupar sig i ämnen som inte är det."
Så hur kan detta översättas till medarbetare som genomgår virtuell onboarding?
Cindy Xinyi Zhang, Data Scientist på Pinterest, har svaret. Hon gick igenom sin onboardingprocess online och hade stor nytta av dess kompisprogram. Hon berättar:
"Vi höll 1:1-möten varje vecka för att diskutera projektdetaljer och Pinterest-kulturen. Buddy Onboarding-programmet var planerat för 6 veckor, men vi bestämde oss för att fortsätta med det i denna nya, virtuella värld.
Det är en sådan lättnad att veta att en erfaren lagkamrat har min rygg när jag utforskar nytt territorium."
En av de underskattade fördelarna med kompisprogrammet är att det på ett dramatiskt sätt även hjälper arbetskamraterna. Att dela med sig av kunskap till nyanställda fördjupar förståelsen för deras roll, vilket gör det till ett effektivt sätt att utveckla deras ledarskaps- och chefsförmågor.
🆚 Vad är skillnaden mellan en kompis och en mentor?
På Pinterest är gränserna mellan en buddy och en mentor lite suddiga. Men för det mesta delar en kompis och en mentor ett annat sammanhang.
Buddies är vanligtvis kollegor som hjälper nyanställda under en kort och bestämd period. De kommer ofta från en liknande roll - och fokuserar ibland mer på de kulturella aspekterna.
Mentorer är icke-kollegor, erfarna medarbetare som fokuserar på kort- och långsiktiga karriärmål.
Så är det viktigt att införa ett kompisprogram om ni redan har ett mentorprogram?
Absolut, ja.
Microsofts pilotprogram visade att en arbetskamrat har ett starkt samband med hur nöjda nyanställda är och ger ett sammanhang som en mentor kanske inte kan ge.
🛠 Hur man skapar ett onboardingprogram (mall + checklista)
Det finns tre ingredienser för att skapa ett framgångsrikt onboarding-program:
Den rätta kompisen;
Rätt arbetsflöde;
Rätt system.
Den rätta kompisen: Välj onboarding-kompisar för nyanställda
Microsofts pilotprogram fastställde vilken rätt kompisen skulle ha:
Ska du välja ut kompisar eller låta anställda frivilligt delta i kompisprogrammet?
I ett dokument som presenterades vid Project Management Institute beskrivs rätt buddy som en medarbetare som har "viljan och förmågan att vara mentor för andra".
Så det är lite av varje.
När du testar kompisprogrammet bör du betona fördelarna med programmet för att uppmuntra fler medarbetare att delta. Du kan sedan använda filter för att hitta de mest kompetenta kompisarna.
En onboarding-kompis bör vara någon som upprätthåller organisationens värderingar värderingar och hjälper till att skapa en känsla av stolthet och lojalitet hos nyanställda.
Efter noggrann observation av data och samtal med personer som har deltagit i ett kompisprogram har vi skapat denna kostnadsfria checklista som hjälper dig att välja rätt kompis:
Skicka dem till nyanställda och potentiella medarbetare.
Skapa den perfekta matchningen baserat på kriterier som roll, tillgänglighet och mycket mer.
Rätt arbetsflöde: Ett exempel på arbetsflöde
Du behöver inga stora investeringar eller resurser för att implementera ett fadderprogram.
Allt du behöver är en uppsättning svar på några frågor som hjälper dig att utforma ett program som passar perfekt för nyanställdas och din organisations behov.
Vi har skapat ett exempel på ett arbetsflöde för dig som fungerar som vägledning för vad som kännetecknar ett bra kompisprogram.
För att komma igång, skriv ner svaren på följande frågor:
(Du hittar också exempel på svar som hjälper dig att komma i rätt riktning)
💡Du kan ladda ner det kostnadsfria exemplet på arbetsflöde som en PDF-checklista här.
Det rätta systemet: Hitta ett system som fungerar för dig
Microsofts kompisprogram fungerar på en intern webbplats och använder automatiska påminnelser till alla inblandade för att påskynda processen. Men om det inte är möjligt ska du inte oroa dig.
Det viktiga är att du tar dig tillräckligt med tid för att säkerställa att du uppfyller kraven för utvalda kompisar, och särskilt för den nyanställde.
Med hjälp av enkel och formell dokumentation kan du följa denna checklista för att införa ett kompisprogram i din organisation:
Denna checklista fungerar bra för slimmade organisationer eller när du testar ett program för att fastställa dess effektivitet. Men kom ihåg att det krävs en hel del arbete för att göra detta manuellt för växande och större organisationer, vilket gör det svårt att skala upp.
Om du letar efter en lösning för lösning för onboarding av anställda som integreras med Slack och är helt automatiserad, prata med en onboarding-expert på Zavvy så hjälper vi dig.
Och ja - du kan till och med automatisera buddy-processen! Vi har en färdig mall för dig.
📝 Exempel på mallar för kompisprogram för implementering
För att ett kompisprogram för nyanställda ska bli framgångsrikt måste du välja kompisar med de rätta egenskaperna och förmågorna. Det är viktigt att du i förväg fastställer riktlinjer för kompisen och den nyanställde.
Eftersom covid-19-pandemin var utan motstycke var de flesta kompisprogram inte utformade för att stödja den nuvarande hybrid- och distansarbetsverkligheten. Därför är det viktigt att välja rätt kompisar och ställa rätt förväntningar. Det kan vara skillnaden mellan att en nyanställd känner sig stöttad eller negligerad under sin introduktion.
➡️ Här är en mall för hur ett arbetsflöde för ett kompisprogram kan se ut för dig.
💬 Exempel på meddelanden till dina kompisar
Att guida både kompisar och nyanställda längs vägen är viktigt om du vill att båda parter ska få ut mesta möjliga av upplevelsen - utan att själva behöva spendera för mycket förberedelsetid.
Om du använder Zavvy är våra mallar fulla av exempelmeddelanden som du kan anpassa. Men även om du inte gör det kan du få lite inspiration från exemplen nedan.
Exempel på meddelande - Dag 1
Provmeddelande - Efter 30 dagar
📊 Exempel på enkäter om kompisprogram
Om du implementerar ett fadderprogram för första gången i din organisation är det en utmaning att veta vad en nyanställd förväntar sig. Och det är bara naturligt att du kommer att göra några misstag på vägen.
Att skapa ett kompisprogram som nyanställda kan dra nytta av är en kontinuerlig process. För att hjälpa dig på vägen har vi utformat en enkät som du kan använda för att förbättra ditt program.
Du kan spara dessa två enkäter och dela dem med dina nyanställda. Det skapar en effektiv kommunikationskanal, hjälper dig att bättre förstå dina medarbetares behov och sätter tydliga förväntningar.
🏢 Mini fallstudie - Microsofts kompisprogram: Viktiga resultat
Microsoft har kontinuerligt justerat sin onboarding-process och kommit fram till en enkel slutsats:
Onboarding-kompisar spelar en avgörande roll för en lyckad onboarding-upplevelse.
Deras pilotprogram för kompisar omfattade 600 anställda i hela organisationen och hade tre viktiga resultat:
Onboarding-kompisar ger välbehövligt sammanhang: Medarbetarhandböcker lägger grunden, men onboarding-kompisar tar det ett steg längre. En handbok kan omöjligt innehålla outtalade regler eller en förståelse för hur man navigerar i organisationsmatrisen och kulturella normer som leder till en smidigare upplevelse.
Att träffa onboarding-kompisar ofta ökar produktiviteten: Det finns ett starkt samband mellan 1:1-möten med onboarding-kompisar och den nyanställdes uppfattning om sin produktivitet. 56 % av de nyanställda som träffade sin onboardingkompis minst en gång under de första 90 dagarna bidrog "mycket mer" till teamets framgång.
Anställda med onboarding-kompisar rapporterar större tillfredsställelse: Jämfört med medarbetare utan kompisar var nyanställda med kompisar 23 % mer nöjda efter den första veckan på jobbet. Efter 90 dagar rapporterade de med kompisar en 36-procentig ökning av nöjdheten.
Efter pilotprogrammets framgång beslutade Microsoft att utöka sitt fadderprogram för nyanställda genom att skapa en intern webbplats där rekryterande chefer kan matcha nyanställda med befintliga medarbetare som de kan bli kompisar med.
📱 Minifallstudie - Buffer:s kompisprogram: Lärdomar från ett första program på distans
Buffer, ett remote-first-företag, tog god tid på sig att finslipa sitt introduktionsprogram. De ersatte sitt 45 dagar långa bootcamp med en introduktionsprocess som främjar mångfald, erbjuder psykologisk trygghet och gör det möjligt för nyanställda att åtnjuta samma förmåner som andra heltidsanställda.
Deras kompissystem är otroligt unikt. Buffer använder ett system med tre kompisar med definierade roller och olika mötesfrekvenser för att hjälpa nyanställda:
Leader-buddy - teammedlem med mycket erfarenhet som kan liknas vid en chef.
Rollkompis - en medarbetare som känner till den nyanställdes roll och är en jämlike.
Kulturkompis - den mest erfarna kompisen som hjälper rekryter att lära sig om företagets vision, kultur och strategi.
Detta har fungerat så bra för nyanställda på Buffer att även Google har infört ett liknande system.
Företag som vill införa ett liknande program för kompisar på distans måste ta hänsyn till två viktiga aspekter:
Kommunikationssätt: All kommunikation kan inte ske synkront. Hitta sätt att träffas asynkront. Det är viktigt att både kompisar och nyanställda har tillräckligt med tid att träffas. De måste vara medvetna om att detta är ett tidsbundet partnerskap.
Tech stack som ett substitut: Att vara arbetskamrat till en nyanställd ska inte kännas som för mycket extraarbete. Vägled befintliga medarbetare genom processen genom att ge dem råd och struktur precis när de behöver det - och där de är.
👥 Hur (och varför) du skapar ett kompisprogram för nyanställda med Zavvy
Om du planerar att göra det bra kan det vara mycket arbete att driva ett kompissystem. Projektets framgång beror också på om du
Ge alla inblandade parter vägledning för att få ut mesta möjliga av programmet
Engagera och minnas människor vid rätt tidpunkt istället för att överväldiga dem med en stor guide
Samla in feedback för att kontinuerligt förbättra arbetsflödet
Med Zavvy kan du göra onboardingprogram för kompisar till en central del av din onboardingprocess.
Steg 1: 👤 Hitta rätt kompis till din nya medarbetare
Det finns många sätt för dig att bestämma vem som är din nyanställdes kompis. Till exempel:
Välj ut kompisar och tilldela dem individuellt till varje nyanställd,
Skicka en enkät till ditt företag och be om frivilliga som kan slumpas ut, eller
Be den nyanställdes chef att välja en kompis.
🤖 Du kan automatisera detta med Zavvys frågesteg. Skicka bara ett frågesteg till den nyanställdes chef några veckor innan den nyanställdes startdatum och be dem att svara med namnet på en kompis. På så sätt behöver du inte lägga tid på att hitta en kompis till varje nyanställd utan kan bara tilldela den kompis som deras chef föreslår.
Du kan lägga till den nyanställdes buddy när som helst, även efter att Onboarding-resan har startat.
Steg 2: 📅 Skapa steg för kompisar i din Onboarding Journey
Till exempel:
Dag 1: 🚀 Välkomna den nyanställda
Dag 5: 🌯 Gå på lunch
Dag 30: 🎉 Incheckning
Du är fri att skapa det som passar bäst med ditt företags processer. Men för att du ska komma igång har vi skapat ett bibliotek med mallar för meddelanden, uppgifter eller frågor som du kan skicka till dina kompisar.
➡️ Buddy-program är ett enkelt sätt att förbättra er onboarding-process
Enligt HCI rapporterar 87 % av de organisationer som infört ett fadderprogram att de förbättrat kompetensen hos nyanställda, men endast 47 % av organisationerna har ett sådant program.
Med en gedigen plan, experiment och öppenhet för feedback kan din organisations kompisprogram bidra till att uppnå onboardingmålen snabbare och enklare, vilket säkerställer en smidig övergång som gynnar alla inblandade parter.
Du behöver inte ha ett komplicerat eller överdrivet kompisprogram. Det viktiga är att du kan erbjuda rätt typ av stöd till dina nyanställda och hjälpa dem att komma in i sin nya roll. Ett kompisprogram är bara en av de få viktiga delarna i ett onboardingprogram.
Om du vill veta mer om hur du kan välkomna nya medarbetare under dessa distanstider kan du hämta vår GRATIS checklista för introduktion av distansmedarbetare här.
Sneh är ingenjör som blev innehållsmarknadsförare och älskar nystartade teknikföretag som satsar på marknadsföring. Hon är Content Marketing Manager på Animalz, extraknäcker som content marketer och strateg, och är värd för en podcast - Bet On People. När hon inte är online kan man hitta henne när hon läser böcker, klappar sina hundar eller lyssnar på musik.