Como e por que criar um programa de integração de amigos (modelo gratuito + lista de verificação)
Atualizado:
9.1.2024
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última atualização
9.1.2024
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Última atualização:
9 de janeiro de 2024
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A integração de novos funcionários é um processo contínuo em qualquer organização próspera. Este período pode ser excitante e stressante para ambos - o novo contratado e o seu gestor.
Embora um programa de integração eficiente crie uma estrutura e uma garantia, é sempre aconselhável complementá-lo com um "amigo" que possa eliminar a ansiedade e servir como uma pessoa de confiança com quem se pode relacionar em qualquer altura.
Isto garante uma experiência positiva e produtiva. Uma experiência que é especialmente importante com os modelos de trabalho híbridos a tornarem-se a norma.
Os programas de amigos para os recém-contratados estão entre as medidas mais simples e eficazes para criar uma primeira impressão duradoura no local de trabalho.
O que é um programa de amigos de integração?
Um programa de amigos é exatamente o que parece - atribuir a um funcionário existente a tarefa de cumprimentar e orientar as novas contratações na sua organização.
Os Buddies ajudam os novos contratados a familiarizarem-se com todas as informações essenciais enquanto partilham conhecimentos não estruturados sobre tópicos como - cultura do local de trabalho, políticas da empresa, regalias e benefícios, e muito mais.
14 Razões pelas quais precisas de um sistema de amigos
De acordo com a Digitate, é duas vezes mais provável que os novos contratados procurem outras oportunidades se tiverem uma experiência de integração negativa.
A existência de um sistema de amigos não só tem um impacto positivo na retenção, como também melhora a velocidade de produtividade. Embora isto possa parecer óbvio, muitas empresas não conseguem ligar os pontos entre o sucesso de um colaborador e um programa de amigos.
Um aliado pessoal garante a segurança psicológica dos novos contratados que estão a trabalhar remotamente. A Google definiu-o como um "elemento-chave de uma equipa de sucesso". Esta definição surge na sequência do sucesso do "Projeto Aristóteles", que descobriu que os membros da equipa prosperam no seu papel quando se sentem seguros no trabalho.
Gabrielle Schofield, Designer Instrucional da Amazon, salientou ainda as vantagens de um programa de amigos para os novos contratados no seu artigo do LinkedIn:
"Um buddy ajuda a a desenvolver o conhecimento padrão que é transmitido nos cursos de integração e também desenvolve os tópicos que não são."
Como é que isto se traduz para os trabalhadores que passam por uma integração virtual?
Cindy Xinyi Zhang, uma cientista de dados do Pinterest, tem a resposta. Ela passou pelo seu processo de integração online e beneficiou muito com o programa de amigos. Ela conta:
"Realizámos reuniões 1:1 todas as semanas para discutir os detalhes do projeto e a cultura do Pinterest. O Buddy Onboarding Program foi planeado para 6 semanas, mas decidimos continuar neste novo mundo virtual.
É um grande alívio saber que um colega de equipa experiente me apoia quando estou a explorar um novo território".
Uma das vantagens menosprezadas do programa de amigos é o facto de também ajudar drasticamente os colegas de trabalho. A partilha de conhecimentos com as novas contratações aprofunda a compreensão do seu papel, tornando-a uma forma eficaz de desenvolver as suas competências de liderança e gestão.
Qual é a diferença entre um amigo e um mentor?
No Pinterest, as linhas entre um amigo e um mentor parecem ligeiramente difusas. Mas, na maior parte das vezes, um amigo e um mentor partilham um contexto diferente.
Os Buddies são normalmente colegas que ajudam os recém-contratados durante um período curto e definido. Frequentemente, têm uma função semelhante e, por vezes, concentram-se nos aspectos culturais.
Os mentores não são pares, são trabalhadores experientes que se concentram nos objectivos de carreira a curto e longo prazo.
Será então importante introduzir um programa de amigos se já existe um programa de mentores?
Sem dúvida, sim.
O programa-piloto da Microsoft concluiu que ter um colega de trabalho está fortemente relacionado com a satisfação dos novos funcionários e fornece um contexto que um mentor poderá não ser capaz de fornecer.
🛠 Como criar um programa de integração (modelo + lista de controlo)
Existem três ingredientes para criar um programa de integração bem sucedido:
O amigo certo;
O fluxo de trabalho correto;
O sistema correto.
O companheiro certo: Escolher os companheiros de integração para as novas contratações
O programa piloto da Microsoft determinou que o amigo certo deveria ter:
Conhecimento suficiente da função do novo contratado;
Deve escolher amigos ou pedir aos empregados que se voluntariem para participar no programa de amigos?
Um documento apresentado no Project Management Institute descreveu o buddy certo como um funcionário que tem "vontade e capacidade de orientar os outros".
Portanto, é um pouco de ambos.
Ao testar o programa de amigos, enfatize os benefícios do programa de amigos para incentivar mais funcionários a participar. Em seguida, pode aplicar filtros para encontrar os colegas mais qualificados.
Um amigo de integração deve ser alguém que defenda os valores da sua organização valores e ajuda a incutir um sentimento de orgulho e lealdade nas novas contratações.
Após uma cuidadosa observação dos dados e de falar com pessoas que participaram num programa de amigos, criámos esta lista de verificação gratuita para o ajudar a selecionar o amigo certo:
Envie-os aos novos contratados e aos potenciais empregados.
Crie a correspondência perfeita com base em critérios como função, disponibilidade e muito mais.
O fluxo de trabalho correto: Um exemplo de fluxo de trabalho
Não é necessário um grande investimento ou recursos para implementar um programa de amigos.
Tudo o que precisa é de um conjunto de respostas a algumas perguntas que o ajudarão a conceber um programa que se adapte perfeitamente às necessidades dos novos contratados e da sua organização.
Criámos um exemplo de fluxo de trabalho para si que serve de orientação para um bom programa de amigos.
Para começar, escreva as respostas às seguintes perguntas:
(Encontrará também exemplos de respostas para o ajudar a orientar-se na direção certa)
Pode descarregar o exemplo gratuito de fluxo de trabalho como uma lista de verificação em PDF aqui.
O sistema certo: Encontrar um sistema que funcione para si
O programa de amigos da Microsoft funciona num site interno e utiliza lembretes automáticos para todos os envolvidos para avançar com o processo. Mas se isso não for possível, não se preocupe.
O que importa é que dedique tempo suficiente para garantir que está a cumprir os requisitos dos colegas seleccionados e, especialmente, da nova contratação.
Munido de documentação simples e formal, siga esta lista de verificação para implementar um programa de amigos na sua organização:
Esta lista de verificação funciona bem para as organizações mais simples ou quando se está a testar um programa para estabelecer a sua eficácia. Mas tenha em mente que fazer isso manualmente requer um esforço considerável para organizações maiores e em crescimento, o que dificulta a expansão.
Se está à procura de uma solução de integração de funcionários que se integre em Slack e seja totalmente automatizada, fale com um especialista em integração na Zavvy, e nós ligamo-lo a si.
E sim - pode até automatizar o processo de amizade! Temos um modelo pronto a utilizar para si.
Modelos de programas de amizade para implementação
É um facto que, para que um Programa de Amiguinhos para Novas Contratações seja bem sucedido, é necessário selecionar companheiros com as qualidades e capacidades certas. É vital que estabeleça antecipadamente directrizes para o colega e para o novo contratado.
Uma vez que a pandemia de COVID-19 não tinha precedentes, a maior parte dos programas de amigos não foi criada para apoiar a atual realidade do trabalho híbrido e remoto. Por isso, é fundamental escolher os amigos certos e definir expectativas adequadas. Pode ser a diferença entre um novo contratado sentir-se apoiado ou negligenciado durante a sua integração.
É essencial orientar os colegas e os novos contratados ao longo do percurso, se quiser que ambos tirem o máximo partido da experiência - sem despenderem demasiado tempo de preparação.
Se estiver a utilizar o Zavvy, os nossos modelos estão repletos de mensagens de amostra que pode personalizar. Mas mesmo que não o faça, pode inspirar-se nos exemplos que se seguem.
Exemplo de mensagem - Dia 1
Exemplo de mensagem - Após 30 dias
📊 Amostra de inquéritos do programa de amigos
Se está a implementar o programa de amigos pela primeira vez na sua organização, saber o que um novo colaborador espera é um desafio. E é natural que cometa alguns erros pelo caminho.
A criação de um programa de amigos de que as novas contratações possam beneficiar é um processo contínuo. Para o ajudar neste percurso, elaborámos um inquérito que pode utilizar para melhorar o seu programa.
Pode guardar estes dois inquéritos e partilhá-los com os seus novos contratados. Isto cria um canal de comunicação eficaz, ajuda a compreender melhor as necessidades dos seus empregados e define expectativas claras.
Mini estudo de caso - Programa de amigos da Microsoft: Principais resultados
A Microsoft tem vindo a aperfeiçoar continuamente o seu processo de integração e chegou a uma conclusão simples:
Os amigos da integração desempenham um papel fundamental em experiências de integração bem sucedidas.
O seu programa-piloto de amigos envolveu 600 funcionários de toda a organização e obteve três resultados principais:
Os amigos de integração fornecem o contexto tão necessário: Os manuais do colaborador estabelecem as bases, mas os amigos de integração dão um passo em frente. Um manual não pode conter regras não ditas ou uma compreensão de como navegar na matriz da organização e nas normas culturais que levam a uma experiência mais tranquila.
As reuniões com os colegas de integração aumentam frequentemente a produtividade: Existe uma forte correlação entre as reuniões 1:1 com os companheiros de integração e a perceção do novo contratado sobre a sua velocidade de produtividade. 56% dos recém-contratados que se reuniram com o seu companheiro de integração pelo menos uma vez nos primeiros 90 dias contribuíram "muito mais" para o sucesso da sua equipa.
Os funcionários com amigos de integração relatam maior satisfação: Quando comparados com os funcionários sem amigos, os novos contratados com amigos estavam 23% mais satisfeitos após a primeira semana de trabalho. Ao fim de 90 dias, os colaboradores com amigos registaram um aumento de 36% na satisfação.
Na sequência do sucesso do programa-piloto, a Microsoft decidiu expandir o seu programa de amigos de integração de novos contratados, criando um site interno para que os gestores de contratação pudessem fazer corresponder os novos contratados com os actuais funcionários para se juntarem.
📱 Mini estudo de caso - Buffer's buddy program: Aprendizagens de um programa remote-first
BufferA empresa Remote First levou um bom tempo para aperfeiçoar o seu programa de integração. Substituíram o campo de treino de 45 dias por um processo de integração que promove a diversidade, oferece segurança psicológica e permite que os novos contratados usufruam dos mesmos benefícios que os outros funcionários a tempo inteiro.
O seu sistema de amigos é incrivelmente único. Buffer utiliza um sistema de três amigos com funções definidas e diferentes frequências de reuniões para ajudar os novos contratados:
Líder-amigo - membro da equipa com muitas experiências, semelhante a um gestor.
Companheiro de função - um empregado que conhece a função do novo contratado e é um colega.
Amigo da cultura - o amigo mais experiente que ajuda os recrutadores a conhecer a visão, a cultura e a estratégia da empresa.
Este sistema tem servido tão bem os novos contratados em Buffer que até a Google adoptou um sistema semelhante.
As empresas que pretendem implementar um programa semelhante de amigos à distância devem ter em conta dois aspectos importantes:
Modo de comunicação: Nem toda a comunicação pode ser efectuada de forma síncrona. Adotar formas de reunião assíncrona. É vital que tanto os colegas como os novos contratados tenham tempo suficiente para se relacionarem. Têm de estar conscientes de que se trata de uma parceria com um limite de tempo.
Pilha tecnológica como substituto: Ser um colega de trabalho para um novo contratado não deve parecer demasiado trabalho adicional. Oriente os empregados existentes ao longo do processo, dando-lhes conselhos e estrutura exatamente quando precisam deles - e onde estão.
👥 Como (e porquê) configurar o seu novo programa de amigos de contratação com a Zavvy
Se o planear bem, gerir um sistema de amigos pode dar muito trabalho. O sucesso do seu projeto dependerá também do facto de
Dar orientação a todas as partes envolvidas para tirar o máximo partido do programa
Envolver e recordar as pessoas no momento certo em vez de as sobrecarregar com um guia enorme
Recolher feedback para melhorar continuamente o fluxo de trabalho
Com a Zavvy, pode fazer dos programas de buddy onboarding uma parte central do seu processo de onboarding.
Passo 1: 👤 Encontrar o amigo certo para o novo contratado
Há muitas maneiras de decidir quem é o amigo do seu novo contratado. Por exemplo:
Escolha os amigos e atribua-os a cada novo contratado individualmente,
Enviar um inquérito na sua empresa e pedir voluntários para serem distribuídos aleatoriamente, ou
Pedir ao diretor de um novo contratado para escolher um amigo.
Pode automatizar este processo com a etapa de perguntas do Zavvy. Basta incluir uma etapa de pergunta ao gerente do novo contratado algumas semanas antes da data de início do novo contratado e pedir-lhe que responda com o nome de um amigo. Desta forma, não precisa de perder tempo a encontrar um colega para cada novo colaborador e pode simplesmente atribuir o colega que o gestor lhe propuser.
Pode adicionar o contacto da nova contratação em qualquer altura, mesmo depois de o processo de integração ter começado.
Etapa 2: 📅 Criar etapas para os amigos no seu percurso de integração
Por exemplo:
Dia 1: 🚀 Dar as boas-vindas ao novo contratado
Dia 5: 🌯 Ir almoçar
Dia 30: 🎉 Check-in
É livre de criar o que melhor se adequar aos processos da sua empresa. No entanto, para começar, criámos uma biblioteca de modelos para mensagens, tarefas ou perguntas a enviar aos seus amigos.
Passo 3: ⚙️ Ponha tudo em piloto automático e relaxe
➡️ Os programas Buddy são uma forma fácil de melhorar o seu processo de integração
De acordo com a HCI, 87% das organizações que implementam um programa de amigos relatam uma melhoria na proficiência dos novos contratados, mas apenas 47% das organizações têm um.
Com um plano sólido, experimentação e abertura ao feedback, o programa de amigos da sua organização pode ajudar a atingir os objectivos de integração de forma mais rápida e fácil, garantindo uma transição suave que beneficie todas as partes envolvidas.
Não precisa de um programa de amigos complicado ou exagerado. O que importa é que seja capaz de oferecer o tipo certo de apoio aos seus novos contratados e ajudá-los a adaptarem-se à sua nova função. Um programa de amigos é apenas um dos poucos elementos essenciais de um programa de integração.
Para saber mais sobre como dar as boas-vindas aos novos funcionários durante estes tempos remotos, obtenha a nossa lista de verificação GRATUITA de integração de funcionários remotos aqui.
Sneh é uma engenheira que se tornou profissional de marketing de conteúdo e adora startups de tecnologia que fazem marketing. Ela é gerente de marketing de conteúdo da Animalz, trabalha como estrategista e profissional de marketing de conteúdo e apresenta um podcast - Bet On People. Quando não está online, pode ser encontrada a ler livros, a fazer festas aos cães ou a ouvir música.