Kompletny przewodnik HR po wewnętrznych rozmowach kwalifikacyjnych
Dla specjalistów ds. zasobów ludzkich rozmowy kwalifikacyjne mają kluczowe znaczenie przy wyborze wysokiej jakości kandydatów. Kiedy większość ludzi myśli o rozmowie kwalifikacyjnej, myśli o rozmowie z nieznajomym, aby zdecydować, czy dobrze pasują do firmy.
Rozmowy wewnętrzne są podobną, ale odrębną praktyką, dzielącą wiele z tych samych umiejętności, ale z nieco innymi wyzwaniami.
Niektórzy mogą nawet twierdzić, że wewnętrzne rozmowy kwalifikacyjne są bardziej kluczową i wyrafinowaną umiejętnością dla rozwijających się firm .
W tym artykule przyjrzymy się bliżej, czym jest rozmowa wewnętrzna, dlaczego jest ważna i jak ją skutecznie przeprowadzić.
Przeprowadzenie wewnętrznej rozmowy kwalifikacyjnej wymaga czegoś więcej niż tylko listy pytań. Jest to jedna z części szerszego procesu zatrzymywania, szkolenia i zachęcania wysokiej jakości pracowników, aby mogli rozwijać się wraz z firmą.
Czym jest wywiad wewnętrzny?
Rozmowa wewnętrzna to rozmowa między obecnym pracownikiem a kierownikiem lub specjalistą ds. zasobów ludzkich. Różni się ona od rozmowy zewnętrznej, która skupia się na potencjalnym pracowniku niezwiązanym jeszcze z firmą.
Podczas gdy wewnętrzne rozmowy awansowe często mają miejsce, gdy rozważa się zmianę stanowiska lub awans od wewnątrz, nie jest to ich jedyne zastosowanie. Innym przykładem rozmowy wewnętrznej jest przegląd pracowników, podczas którego omawia się wydajność, satysfakcję i informacje zwrotne z obecnymi pracownikami.
Nawet jeśli stanowisko nie jest dostępne, rozmowy wewnętrzne są ważne dla oceny satysfakcji pracowników, gromadzenia cennych informacji zwrotnych na temat firmy oraz sprawiania, że pracownicy czują się docenieni i uznani za swoją rolę w organizacji.
Wskazówka: Rozmowy wewnętrzne nie powinny być stresujące. W zależności od sytuacji odpowiednie może być formalne spotkanie lub zwykła odprawa.
Wewnętrzne rozmowy kwalifikacyjne i ścieżka kariery
Zbyt często firmy tracą z oczu znaczenie ponownego nawiązania kontaktu ze swoimi pracownikami. Biznes jest zajęty, wszystko działa płynnie, a pracownicy znają swoje codzienne zadania i role.
Po co więc odciągać ludzi od ich pracy?
Bez interakcji jeden na jeden i uznania, niektórzy pracownicy poczują się jak trybiki w kole: Wchodzą do pracy, wykonują swoje codzienne zadania, wychodzą i zaczynają kolejny dzień od nowa.
Ta monotonia może stać się dla niektórych nieprzyjemna i pojawia się syndrom oszusta. Mogą myśleć, że powinni robić więcej lub że można ich łatwo zastąpić i nie są wartościowi dla firmy.
Wskazówka: Prosta odprawa może uspokoić pracowników i dać im znać, że istnieje plan wykraczający poza zadania na następny dzień.
Wskazówka: Zapewnij swoim pracownikom wystarczające możliwości podnoszenia kwalifikacji. Jest to doskonała strategia zatrzymywania pracowników.
Rozmowy wewnętrzne są doskonałą okazją do rozmowy na temat rozwoju kariery. Wielu pracowników pragnie rozwijać się i odnosić sukcesy w swojej firmie, zwłaszcza po zatrudnieniu lub awansie. Określenie planu ich rozwoju daje im kamienie milowe, na których mogą się skupić i których mogą oczekiwać, przerywając codzienną monotonię.
Utrzymanie mobilności zawodowej
Mobilność zawodowa nie musi również dotyczyć awansu pionowego i stanowisk kierowniczych.
Wewnętrzne rozmowy kwalifikacyjne są niezbędne do rozpoznania chęci pracownika do zmiany stanowiska lub spróbowania czegoś nowego. Możesz dowiedzieć się więcej o mocnych stronach i pragnieniach pracownika, co pozwoli ci znaleźć rolę, która najlepiej pasuje do jego umiejętności w firmie.
Szczęśliwy pracownik to produktywny pracownik.
Odpowiednie wsparcie i komunikacja ze strony kierownictwa mają kluczowe znaczenie dla rozwoju szczęśliwych i odnoszących sukcesy pracowników oraz maksymalnego wykorzystania ich umiejętności i talentu.
Wskazówka: Upewnij się, że masz proces wdrażania, aby wspierać wydajność pracowników w ich nowych rolach.
Dlaczego warto prowadzić rozmowy z kandydatami wewnętrznymi?
Kiedy myślimy o rozmowach kwalifikacyjnych i procesie rekrutacji, wiele osób od razu myśli o rozmowach zewnętrznych. Chociaż jest to konieczne i cenne dla każdej zdrowej firmy, istnieje wiele korzyści płynących ze skupienia się w pierwszej kolejności na kandydatach wewnętrznych.
Awansowanie od wewnątrz oferuje kilka natychmiastowych i oczywistych korzyści przy obsadzaniu wolnych stanowisk w firmie. Oto kilka faktów na temat promowania kandydatów wewnętrznych zamiast zatrudniania kandydatów zewnętrznych:
- Kandydaci wewnętrzni wiedzą, jak działa firma i czego mogą się spodziewać.
- Są już zaangażowani i zainwestowani w sukces firmy.
- (Zazwyczaj) posiadają powiązane umiejętności i wiedzę branżową.
- (Często) znają swoich poprzedników i mogą łatwiej odziedziczyć ich mądrość.
- Dla pracowników korzystne jest nagradzanie ich ciężkiej pracy awansami.
- Rekrutacja zewnętrzna jest droższa niż rekrutacja wewnętrzna.
Awansowanie od wewnątrz często wymaga zatrudniania osób z zewnątrz w celu zastąpienia poprzedniej roli danego pracownika. Mimo to, zazwyczaj sensowne jest przeniesienie osoby z doświadczeniem w firmie na wyższe stanowisko, podczas gdy nowo zatrudniona osoba zajmuje bardziej podstawowe stanowisko. Taka strategia utrzymuje hierarchię starszeństwa i motywuje pracowników do rozwijania swojego potencjału w firmie.
Jak przygotować się do wewnętrznej rozmowy kwalifikacyjnej i na co zwracać uwagę u kandydatów?
Rozmowy wewnętrzne na papierze mogą wyglądać dość podobnie do rozmów zewnętrznych. Nadal starasz się ustalić, czy kandydat posiada cechy i doświadczenie niezbędne do pełnienia danej roli.
Różnice pojawią się przede wszystkim na początku i na końcu rozmowy.
Wskazówka: Ponieważ prawdopodobnie przeprowadziłeś już wcześniej rozmowę z tą osobą i prawdopodobnie regularnie z nią współpracujesz, oboje podejdziecie do stołu z pewną wiedzą o sobie naw zajem. Dodatkowo, kandydat może mieć już pewną wiedzę na temat dostępnego stanowiska.
Końcowy cel rozmowy kwalifikacyjnej również będzie nieco inny. Promowanie wewnętrznego kandydata może być znacznie innym spotkaniem niż zatrudnienie nowego pracownika, zwłaszcza jeśli chodzi o dalsze działania.
Obszary tematyczne wywiadów wewnętrznych
Jeśli chodzi o faktyczne pytania na rozmowie kwalifikacyjnej, oto kilka tematów, które warto poruszyć, aby ustalić, czy kandydat wewnętrzny będzie dobrze pasował do nowej roli:
- Sukces i satysfakcja na obecnym stanowisku;
- Motywacja do ubiegania się o nowe stanowisko;
- Skup się na samodoskonaleniu i rozwoju;
- Przenośne doświadczenie, które ułatwi szkolenie;
- Umiejętności odpowiadające stanowisku, o które się ubiegają;
- Mocne strony w porównaniu z kandydatami z zewnątrz.
Nadrobienie zaległości na temat obecnej roli pracownika i jego satysfakcji jest doskonałym lodołamaczem, który nadaje ton spotkaniu.
Wskazówka: Wiedza o tym, czy kandydaci wewnętrzni są zadowoleni z pracy w firmie oraz co lubią, a czego nie lubią na obecnym stanowisku, może pomóc w ustaleniu, czy nowa rola jest dla nich dobrym rozwiązaniem. Co więcej, możesz to wykorzystać, aby przejść do tego, jaka jest ich motywacja do ubiegania się o nowe stanowisko.
Zrozumienie ambicji
Lepsze zrozumienie chęci pracownika do zmiany stanowiska w firmie i jego szczególnych zainteresowań może pomóc w wyznaczeniu ścieżki i zaplanowaniu przyszłych ruchów oraz ostatecznego celu w organizacji zgodnie z matrycą poziomów stanowisk w zespołach.
Dobrym pomysłem jest również monitorowanie umiejętności i doświadczenia kandydatów wewnętrznych, aby upewnić się, że są one odpowiednie:
A) silnym kandydatem do nowej roli, oraz
B) wyznaczyć cele dla przyszłych etapów rozwoju kariery.
Wreszcie, należy przeanalizować zalety i wady promowania zainteresowanych kandydatów wewnętrznych i zatrudniania kandydatów zewnętrznych. Głównie, jeśli akceptujesz zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne aplikacje na dane stanowisko, będziesz chciał obiektywnie porównać zalety i wady wszystkich wykwalifikowanych kandydatów przy podejmowaniu decyzji.
Wskazówka: Ponownie zastanów się, w jaki sposób zakończysz wewnętrzną rozmowę kwalifikacyjną i podejmiesz dalsze działania. Niewybranie kandydata wewnętrznego może wymagać więcej taktu i komunikacji, ponieważ nie chcesz negatywnie wpływać na morale tego pracownika. Nietaktowne odrzucenie może wpłynąć na zadowolenie i wydajność kandydatów wewnętrznych na ich obecnych stanowiskach.
✍️ Jak oceniać kandydatów podczas wewnętrznej rozmowy kwalifikacyjnej?
Mierząc umiejętności kandydata wewnętrznego i porównując je z kandydatami zewnętrznymi, masz przewagę w postaci danych firmowych, które możesz wykorzystać do dokonania dokładnej oceny.
Powinieneś już znać kwalifikacje i cechy pożądane na danym stanowisku, więc postaraj się znaleźć dowody na to, czy kandydat wewnętrzny ma to, czego potrzeba.
Wskazówka: Wykorzystaj rozmowę kwalifikacyjną jako okazję do uzupełnienia luk w danych, pytając, czy pracownik ma jakieś umiejętności lub zainteresowania, o których możesz nie wiedzieć.
Jednym z najlepszych źródeł informacji do oceny umiejętności kandydata wewnętrznego jest jego obecny przełożony i zespół.
Wskazówka: Postaraj się zebrać wszelkie notatki lub wcześniejsze recenzje, które mogą być istotne dla poznania ich umiejętności i talentu w odpowiednich obszarach.
Możesz także zapytać obecnego menedżera zespołu o jego mocne lub słabe strony, które mogłyby sprawić, że dobrze lub źle pasowałby do nowej roli.
Wskazówka: Oceny techniczne są również kluczowe dla zapewnienia, że kandydat wewnętrzny posiada odpowiednie umiejętności, aby odnieść sukces. Jednak wszelkie wcześniejsze oceny, projekty lub wyniki mogą pomóc zmierzyć umiejętności pracownika i jego rozwój w czasie pracy w firmie.
Włączenie oceny technicznej jako części procesu wewnętrznej rozmowy kwalifikacyjnej może być rozsądne, aby potwierdzić ich umiejętności. Taki test może się odbyć:
- podczas rozmowy,
- jako drugi krok po rozmowie kwalifikacyjnej,
- lub nawet jako wstępny krok przed rozmową kwalifikacyjną.
Najczęściej zadawane pytania podczas rozmowy kwalifikacyjnej
Aby być bardziej konkretnym, oto kilka pytań na rozmowie kwalifikacyjnej dla kandydatów wewnętrznych, których można użyć, aby zachęcić do rozmowy i dowiedzieć się, czy kandydat jest dobrym wyborem na dostępne stanowisko:
- Co lubisz, a czego nie lubisz w swojej obecnej roli?
- Co interesuje Cię w nowym stanowisku?
- Gdzie chciałbyś zobaczyć siebie za pięć lat?
- Jak dużo wiesz o nowej roli?
- Dlaczego nadawałbyś się do nowej roli?
- Jak myślisz, gdzie będziesz najbardziej wartościowy dla firmy?
- Czy przewidujesz jakieś wyzwania w nowej roli?
- Czy masz jakieś pytania dotyczące nowej roli?
W zależności od stanowiska, będziesz mieć bardziej ukierunkowane pytania do zadania podczas wewnętrznej rozmowy kwalifikacyjnej. Ogólnie rzecz biorąc, prawdopodobnie będziesz chciał poruszyć te tematy lub wykorzystać je jako punkty wyjścia do głębszego zapoznania się z przemyśleniami i umiejętnościami kandydata.
Wskazówka: Każde z tych pytań prawdopodobnie wywoła rozmowę na temat konkretnych doświadczeń i pytań, więc pozwól rozmowie naturalnie płynąć z każdego z nich i szukaj okazji do zebrania bardziej szczegółowych i istotnych informacji.
➡️ Aby zapoznać się z bardziej wyczerpującą listą pytań i pomysłów na wewnętrzną rozmowę kwalifikacyjną, sprawdź naszą listę 33 pytań na wewnętrzną rozmowę kwalifikacyjną.
❗️ Kontynuacja wywiadu wewnętrznego: postępuj ostrożnie
Jak wspomniano wcześniej, zakończenie rozmowy wewnętrznej i działania następcze wymagają więcej uwagi niż rozmowa zewnętrzna. Jeśli zewnętrzna rozmowa kwalifikacyjna pójdzie słabo lub zdecydujesz się na innego kandydata, rozmówca będzie kontynuował poszukiwania pracy gdzie indziej. Potencjał szkód dla firmy jest ograniczony.
W przypadku kandydatów wewnętrznych odrzucenie może negatywnie wpłynąć na ich morale w perspektywie krótko- lub długoterminowej.
Twoim zadaniem jako specjalisty ds. zasobów ludzkich jest robienie tego, co najlepsze dla firmy, co zwykle pokrywa się z tym, co najlepsze dla pracowników.
Wskazówka 1: Jeśli nie będziesz uważnie słuchać wewnętrznych kandydatów podczas wewnętrznej rozmowy kwalifikacyjnej, być może będziesz musiał obsadzić nie jedno, ale dwa puste stanowiska pracy.
Komunikacja ma kluczowe znaczenie, zwłaszcza jeśli wielu kandydatów wewnętrznych ubiega się o jedno stanowisko. Tylko jeden z nich odniesie sukces. Dobrym pomysłem może być więc wyjaśnienie powodów i kryteriów wyłonienia zwycięskiego kandydata.
Wskazówka 2: Poinformuj odrzuconych kandydatów, że ich zainteresowanie rozwojem kariery jest doceniane i zauważane.
Wskazówka 3: Zapewnij kandydatów wewnętrznych, że będziesz o nich pamiętać, gdy w przyszłości pojawią się nowe stanowiska.
Kandydaci wewnętrzni mogą ubiegać się o awans, ponieważ są niezadowoleni lub niespełnieni na obecnym stanowisku. Utrata takiej możliwości może być wystarczająca, by skłonić niektórych do szukania innych opcji. Dlatego w najlepszym interesie firmy jest poinformowanie kandydatów wewnętrznych, że istnieje dla nich plan awansu.
Wskazówka 4: Warto zorganizować osobne spotkanie z kandydatami, którzy nie zostali wybrani, aby zaktualizować plany rozwoju lub omówić inne możliwości mobilności wewnętrznej.
Pobierz szablon planu rozwoju pracowników, który pomoże Ci nadążyć za pracownikami.
Jak wspomniano wcześniej, jednym z celów rozmowy wewnętrznej jest odkrycie, co pracownicy lubią i czego nie lubią w swojej obecnej roli. Pamiętaj, aby odnotować wszelkie problemy, jakie mogą mieć i odnieść się do nich w dalszych działaniach, aby czuli się wysłuchani i wiedzieli, że pracujesz nad rozwiązaniem, aby poprawić ich sytuację.
Wskazówka 5: Wysłanie wiadomości e-mail z podziękowaniem po rozmowie kwalifikacyjnej jest doskonałym pierwszym krokiem.
➡️ Wnioski: Inwestuj w rozwój pracowników
Ogólnie rzecz biorąc, chcesz, aby wszyscy pracownicy byli zmotywowani, szczęśliwi i zaangażowani. Często kandydaci wewnętrzni są logicznym wyborem do obsadzania wyższych stanowisk, ponieważ bardziej efektywne jest promowanie od wewnątrz i pomaganie pracownikom w rozwoju niż zatrudnianie osób z zewnątrz.
Dodatkowe korzyści płynące z wewnętrznych rozmów kwalifikacyjnych i awansów wewnętrznych są następujące:
- Stworzenie okazji do poznania satysfakcji pracowników i uzyskania informacji zwrotnych od firmy.
- Motywowanie pracowników do wzrostu i rozwoju w firmie.
- Poprawa komunikacji między kierownictwem a pracownikami.
- Wzmacniaj wartość wewnętrznych kandydatów dla firmy i doceniaj ich ciężką pracę.
- Branding firmy jako miejsca pracy, które inwestuje w rozwój pracowników i ich satysfakcję z pracy.
Nawet jeśli obecnie nie ma możliwości awansu, wewnętrzne rozmowy z pracownikami w ramach przeglądów lub odpraw mogą pomóc ci być na bieżąco z pracownikami w zakresie tych samych informacji, o których mowa powyżej. W ten sposób, gdy nadarzy się okazja, masz krótką listę osób, które kwalifikują się i są zmotywowane do awansu i rozwoju w firmie.
Wspieraj wewnętrzną mobilność pracowników i inwestuj w ich rozwój dzięki Zavvy.