Jak przeprowadzić spotkanie oceniające wydajność: Kompletny przewodnik
Zaplanowałeś oceny wyników, rozdałeś je i kazałeś wszystkim je wypełnić. Pozostało tylko jedno: przekazanie wyników swoim pracownikom podczas spotkania oceniającego wyniki.
Niezależnie od wcześniejszego doświadczenia, organizacja tego typu spotkań może być zniechęcająca.
Przygotowanie do spotkania oceniającego wydajność pomaga zachować spokój i odpowiednio przekazać informacje zwrotne. Ponieważ nawet w przypadku konstruktywnej krytyki, to w jaki sposób się nią podzielisz robi prawdziwą różnicę .
W tym artykule dowiesz się, jak przeprowadzić spotkanie z pracownikami poświęcone ocenie wyników. W rezultacie będziesz czuł się lepiej przygotowany do radzenia sobie z tym kamieniem węgielnym procesu oceny.
Co to jest spotkanie oceniające wydajność?
Spotkanie oceniające wydajność to formalna dyskusja między pracownikiem a jego przełożonym, mająca na celu ocenę wydajności pracy pracownika w określonym okresie.
Spotkania te są zazwyczaj częścią bardziej rozbudowanego systemu zarządzania wydajnością organizacji i często odbywają się regularnie, na przykład co roku lub co pół roku. Niektóre firmy mogą jednak przeprowadzać je częściej.
Spotkanie oceniające wydajność ma na celu stworzenie przestrzeni do dzielenia się informacjami zwrotnymi na temat mocnych stron pracownika i obszarów wymagających poprawy. Jest to również okazja zarówno dla pracownika, jak i menedżera do omówienia jego osiągnięć, wyzwań i celów. Ponadto mogą oni dokonać przeglądu konkretnych projektów lub zadań, ogólnej wydajności pracy lub umiejętności i kompetencji związanych z danym stanowiskiem.
Wskazówka: Pomyślny wynik wymaga zadawania właściwych pytań na etapie oceny wyników.
➡️ Zapoznaj się z naszym artykułem na temat ocen pracowniczych, aby dowiedzieć się więcej o całym procesie.
✍️ Jak przeprowadzić ocenę wyników: Nie zapomnij o przygotowaniu
Sposób dostarczania wyników ma kluczowe znaczenie. Każdy chce czuć się zauważony i doceniony oraz wiedzieć, że jego praca ma znaczenie. Spotkanie oceniające wyniki jest okazją do pokazania pracownikom, że są ważni - i w jaki sposób.
Niezależnie od konstruktywnej krytyki, możesz nauczyć się prowadzić tego typu spotkania w sposób, który sprawi, że Twoi pracownicy będą czuli się zainspirowani i zmotywowani do dalszego rozwoju!
Na etapie przygotowań menedżerowie mają kilka kluczowych zadań.
Gromadzenie i przeglądanie danych dotyczących wydajności
Jeśli korzystasz z oceny 360, musisz zebrać oceny wydajności wielu uczestników.
Wskazówka: Upewnij się, że wiesz, jakie informacje zwrotne powinieneś przedstawić swojemu pracownikowi i jak interpretować wyniki.
Wyznaczanie celów
Co chcesz wynieść ze spotkania?
Idealnie byłoby, gdyby pracownik odchodził z jasnymi celami i krokami działania oraz bez niejasności co do wyników oceny jego pracy.
Chciałbyś również, aby czuli się zmotywowani i zainspirowani do dalszej pracy i osiągania jeszcze lepszych wyników.
Wskazówka: Najgorszą rzeczą jest wejście na spotkanie bez jasnej agendy i uświadomienie sobie, że przez cały czas trwania spotkania rozmawiało się o niczym, bez jasnych spostrzeżeń i kroków działania.
Tworzenie agendy
Agenda powinna zawierać zarys tego, co zostanie omówione podczas spotkania. Wyślij ją do uczestników z wyprzedzeniem za pośrednictwem poczty elektronicznej - więcej na ten temat w następnej sekcji.
➡️ Zapoznaj się z naszym szablonem agendy kwartalnego spotkania przeglądowego.
Przewodnik krok po kroku i wskazówki dotyczące spotkań oceniających wydajność
Poniżej znajdują się zalecane przez nas kroki w celu przeprowadzenia skutecznych spotkań oceniających wydajność.
Dla szybkiej orientacji, kroki opisane w następnej sekcji stanowią listę kontrolną.
Określ oczekiwania
Udane spotkanie oceniające wydajność zaczyna się przed ustaloną godziną i dniem; zaczyna się w momencie wysłania zaproszenia na spotkanie.
W zaproszeniu zawrzyj zarys programu, wszelkie przygotowania i to, czego mogą oczekiwać pracownicy.
Poproś ich o kontakt w przypadku jakichkolwiek pytań przed spotkaniem.
Wskazówka: Oprócz posiadania dobrze przygotowanych pracowników, ustalenie oczekiwań pomaga również uspokoić nerwy, ponieważ zmniejsza liczbę niewiadomych i potencjalnych nieprzyjemnych niespodzianek.
Praca z celami
Dobra wydajność jest pojęciem wysoce subiektywnym, jeśli nie używamy celów. Podstawą oceny jest to, jak pracownicy radzą sobie w porównaniu z ich indywidualnymi (i zespołowymi) celami. Jest to również to, co zostanie omówione podczas spotkania oceniającego wyniki. Naszą zalecaną metodą wyznaczania celów są cele SMART: wyznaczanie celów, które są
- Konkretny: Nie powinno być żadnych niejasności co do zakresu celu. Przykładem niesprecyzowanego celu jest "zwiększenie liczby obserwujących w mediach społecznościowych". Konkretnym celem byłoby "zwiększenie liczby obserwujących nas w mediach społecznościowych o 5000 osób w ciągu 2 miesięcy". Ten przykład obejmuje również inne części celów SMART.
- Mierzalny: Mierzalny cel oznacza, że pracujesz z kluczowym wskaźnikiem, który można określić ilościowo. W powyższym przykładzie "5000 obserwujących" jest celem, który sprawia, że cel jest mierzalny.
- Osiągalne: Ważne jest, aby cele wydawały się osiągalne (przy pewnym wysiłku!), aby utrzymać motywację pracowników. Jeśli cel jest zbyt daleko idący, mogą poczuć się zniechęceni.
- Istotny: Powinien istnieć wyraźny powód, dla którego pracujesz nad tym konkretnym celem. Na przykład sprawdzanie wskaźników mediów społecznościowych byłoby bardziej odpowiednie dla menedżera ds. marketingu niż przedstawiciela działu obsługi klienta.
- Określony w czasie: Potrzebny jest termin osiągnięcia celu. Najlepiej jest pracować z celami, które można osiągnąć przed następnym spotkaniem oceniającym wyniki, aby można było omówić wyniki.
Cel SMART powinien być łatwo zrozumiały nawet dla osoby nieposiadającej specjalistycznej wiedzy w danej niszy. Na przykład, każdy może zrozumieć koncepcję 5000 obserwujących w ciągu dwóch miesięcy, nawet przy niewielkim zrozumieniu mediów społecznościowych.
Pracownicy mogą następnie pracować nad realizacją tych celów przed kolejną oceną wyników.
🕵️♀️ Jeśli chcesz zagłębić się w temat, stworzyliśmy przewodnik, aby dowiedzieć się więcej o różnicy między celami wydajnościowymi a celami rozwojowymi.
Omówienie osiągnięć i niedociągnięć
Dzięki celom łatwiej będzie zobaczyć, gdzie pracownik spełnił lub przekroczył oczekiwania, a gdzie nie.
Oto nasze wskazówki dotyczące mówienia o osiągnięciach:
- Omawianie wyników pracy i udzielanie konstruktywnych informacji zwrot nych jest główną częścią spotkania oceniającego wyniki pracy, której wielu nowych menedżerów może się obawiać. Pamiętaj, że ważniejsze jest to, w jaki sposób przekazujesz informację zwrotną niż to, czego ona dotyczy.
- Skup się na tym, w jaki sposób pracownicy mogą uniknąć powtórzenia tego, co poszło źle, zamiast obwiniać błędy z przeszłości.
- Znajdź równowagę między byciem empatycznym z jednej strony, a autorytatywnym z drugiej. Będzie to wymagało praktyki. Ale będzie to łatwiejsze przy każdej ocenie wyników.
- Upewnij się, że wszelkie oferowane przez Ciebie informacje zwrotne są tak konstruktywne i obiektywne, jak to tylko możliwe. W stosownych przypadkach używaj wskaźników, aby wzmocnić swoje argumenty liczbami.
- Aktywne słuchanie sprawi, że pracownicy poczują się wysłuchani, a wiadomość dotrze do nich lepiej. Krótko mówiąc, oznacza to przekazanie znaczenia ich wiadomości własnymi słowami. Obejmuje to również bycie obecnym i poświęcanie im pełnej uwagi.
- Utrzymuj kontakt wzrokowy, jeśli spotkanie odbywa się osobiście, i patrz na ekran, jeśli prowadzisz dyskusję online. Sprawdzanie telefonu jest wielkim zakazem podczas ćwiczenia aktywnego słuchania.
Wskazówka: Nie bój się ciszy! Najbardziej znaczące przełomy następują, gdy dajemy ludziom przestrzeń do refleksji i łączenia kropek, zamiast spieszyć się, aby wypełnić i uniknąć potencjalnie niezręcznej ciszy.
Chcesz więcej wskazówek i przykładów? Sprawdź nasze przykłady konstruktywnej informacji zwrotnej.
Podkreślenie obszarów wymagających poprawy
Obszary, w których pracownik nie osiągnął swoich celów, powinny być przedmiotem zainteresowania w nadchodzącym okresie.
Dlaczego uważają, że nie osiągnęli celu?
- Czy było to spowodowane słabymi wynikami, etyką pracy i brakiem motywacji?
- Czy mogłeś zrobić więcej, aby ich wesprzeć?
- Czy potrzebowaliby dodatkowych szkoleń lub zasobów?
- Czy są jakieś luki w procesie oceny wyników?
- A może cele dotyczące wydajności pracowników były zbyt optymistyczne?
Niezależnie od przyczyny, przed podjęciem dalszych działań należy upewnić się, że menedżerowie i pracownicy mają jasność co do obszarów wymagających poprawy.
Podczas omawiania obszarów rozwoju, coachuj swoich pracowników, zachęcając ich do wymyślania rozwiązań, zamiast je narzucać.
Wskazówka: Podejście coachingowe zwiększa szanse ludzi na dotrzymanie kroku i wprowadzenie niezbędnych zmian. W końcu to oni delegowali sobie zadania, a nie ty!
Aby zobaczyć coachingowe podejście do wydajności i rozwoju w prawdziwym życiu, zapoznaj się z naszym szczegółowym studium przypadku rozwoju pracowników w Spotify. Jest to bez wątpienia jedna z najlepszych organizacji edukacyjnych.
➡️ Dowiedz się więcej o poprawie zarządzania wydajnością i o tym, jakie wskaźniki wydajności pracowników należy mierzyć w naszych kompletnych przewodnikach.
Wyznaczenie celów na kolejny okres przeglądu
Niech wnioski z poprzedniego wyznaczania celów wpłyną na cele na nadchodzący okres. Praca z celami opartymi na mocnych stronach może pomóc w stworzeniu planu działania w celu wykorzystania mocnych stron danej osoby zamiast naprawiania jej słabości. Może to pomóc zachęcić pracowników do lepszej pracy. Ponadto wiele osób lubi robić rzeczy, w których są dobrzy, bardziej niż te, które stanowią dla nich wyzwanie.
Wskazówka: Kluczowe znaczenie ma dokumentowanie wyników spotkania oceniającego wydajność w celu wykorzystania ich w przyszłości.
Zaplanuj działania następcze
Zalecamy regularne wizyty kontrolne w nadchodzącym okresie przeglądu.
Podczas spotkania upewnij się, że jest to rozmowa dwustronna.
Zadawaj otwarte pytania, aby jeszcze bardziej zaangażować pracownika.
Zaangażowanie pracowników jest kluczem do przejścia od oceny wyników do zarządzania nimi.
Przy wielu pracownikach i spotkaniach oceniających wydajność, szybko staje się dużo do śledzenia - nasze oprogramowanie do odprawy jest idealne!
Jak zorganizować spotkanie oceniające wydajność? Przykładowy program spotkania
Skorzystaj z tej listy kontrolnej, podsumowującej to, co omówiliśmy powyżej, aby zapewnić efektywne spotkania przeglądowe.
- Określ oczekiwania - poinformuj w zaproszeniu, czego pracownicy mogą oczekiwać od spotkania i jakie przygotowania są wymagane.
- Praca z celami - Użyj celów SMART jako podstawy do oceny.
- Omówienie osiągnięć - pamiętaj o aktywnym słuchaniu i omówieniu tego, co oni i ty mogliście zrobić lepiej.
- Podkreśl obszary wymagające poprawy - pozwól pracownikowi opracować rozwiązania problemów związanych z wydajnością.
- Wyznacz cele na kolejny okres przeglądu - Niech przeszłość wpłynie na przyszłość, aby wyznaczyć realistyczne cele, ale upewnij się, że stawiasz wyzwania swoim pracownikom.
- Zaplanuj działania następcze - Działania następcze mogą sprawić, że spotkanie oceniające wyniki będzie udane lub nie. Pomagają one pracownikom skorygować kurs i wychwycić wszelkie nieporozumienia, zanim staną się błędami.
Tutaj znajdziesz wszystkie nasze szablony spotkań odprawowych. Dzięki szablonom dla 17 różnych scenariuszy możemy zagwarantować, że znajdziesz coś dla siebie.
🏆 5 korzyści z przeprowadzania spotkań oceniających wyniki
Narzędzia i oprogramowanie mogą znacznie usprawnić proces zarządzania wydajnością. Nie zastąpią one jednak bezpośrednich rozmów między menedżerami i pracownikami.
Spotkania oceniające wydajność - osobiste lub online - są nieocenione. Oto dlaczego.
Zapewniają wzajemne zrozumienie
Właściwa komunikacja pozwala uniknąć wielu błędów. Komunikacja jest kluczem do rozwoju zawodowego i sukcesu - tym bardziej w przypadku zespołów zdalnych, ponieważ nie można po prostu przejść obok kolegi i zadać mu pytania. Wszystko musi być szczegółowo opisane, ponieważ każdy ma inną wersję zdrowego rozsądku lub sposobu wykonywania określonych procedur.
Rozmowa dotycząca oceny wyników jest okazją do wyjaśnienia, że jesteś na tej samej stronie, jeśli chodzi o wyniki pracowników, działania i cele pracowników.
Spotkania poświęcone ocenie wyników mają pozytywny i przyszłościowy charakter.
Pamiętaj, aby zrównoważyć konstruktywną krytykę z pozytywną informacją zwrotną. Ustal standardy przyszłych wyników i powiąż je z potencjalnymi korzyściami zarówno dla pracownika, jak i całego zespołu. Ludzie będą bardziej zmotywowani do wykonywania dobrej pracy, jeśli zobaczą, w jaki sposób ich wkład przyczynia się do zwycięstw firmy.
Zachęcają do wzrostu
Informacje zwrotne na temat wyników dają jasne wskazówki, gdzie potrzebne są ulepszenia i na czym każdy pracownik powinien się skupić w nadchodzącym okresie oceny. Łatwiej jest się rozwijać, jeśli ma się z czym konkurować (swoje cele). Ponadto, osobiste spotkania, gdy tylko jest to możliwe, lub wirtualne spotkania jeden na jeden z menedżerem są bardziej skuteczne niż zwykłe otrzymywanie wyników oceny wydajności wysyłanych pocztą elektroniczną.
Podkreślają osiągnięcia i potencjał
Spotkania te podkreślają osiągnięcia i potencjał, co pomaga motywować i angażować członków zespołu. Jeśli pracujesz z celami opartymi na mocnych stronach, te czasami przerażające spotkania mogą mieć znacznie bardziej pozytywny ton i pomóc pracownikom wykorzystać ich naturalne mocne strony w organizacji.
Przyczyniają się one do wyższej ogólnej wydajności
Wyższa ogólna wydajność to wyraźna korzyść z perspektywy indywidualnej i firmowej.
W erze cyfrowej łatwo jest założyć, że ludzie wolą szybko wysłać e-mail lub wiadomość tekstową, ale to wiele straconego potencjału.
Oceny wyników są znacznie bardziej owocne, gdy są zorganizowane jako spotkanie, a nie jednokierunkowa rozmowa.
Jak radzić sobie z drażliwymi tematami podczas spotkań oceniających wyniki pracy?
Jako menedżer musisz być gotowy na poruszanie delikatnych kwestii (takich jak słabe wyniki) podczas spotkania oceniającego wyniki, które może być najbardziej nerwową częścią spotkania.
Oto nasze najlepsze wskazówki, jak sprostać temu wyzwaniu.
- W miarę możliwości poprzyj swoją opinię danymi, aby była jak najbardziej obiektywna. Na przykład: zamiast mówić: "Twoje wyniki nie były zgodne ze standardami", powiedz: "Twój cel sprzedażowy na ostatni okres oceny wynosił 1 milion dolarów, a osiągnąłeś 100 tysięcy dolarów". Słabe wyniki są po prostu faktem, a nie osobistą opinią. Staje się to trudniejsze w przypadku oceny "miękkich" cech, takich jak umiejętności komunikacyjne.
- Zamiast krytykować z góry, poproś pracownika, aby podzieli ł się swoimi przemyśleniami na temat obszaru, w którym osiągnął słabsze wyniki. Na przykład: "Co masz do powiedzenia na temat swoich wyników sprzedaży w ostatnim okresie oceny?". Jeśli mają samoświadomość, będą wiedzieć, że ich wyniki były poniżej oczekiwań i zmotywują dlaczego. Trudniej jest z pracownikami, którym brakuje samoświadomości i odpowiedzialności.
- Ludzie, którzy stają się defensywni i próbują obwiniać innych, często robią to z powodu różnych lęków, których się trzymają. W miarę możliwości poszukaj pierwotnej przyczyny strachu. Być może obawiają się utraty pracy, jeśli przyznają, że popełnili błąd lub nie wykonali zadania zgodnie z oczekiwaniami. Mogą również odczuwać winę i wstyd w związku z błędami i odrzucać je jako strategię radzenia sobie.
- Bądź współczujący i empatyczny. Postaraj się postawić w sytuacji pracownika i zrozumieć, dlaczego nie udało mu się osiągnąć swoich celów lub cokolwiek nie poszło zgodnie z planem. Spróbuj dowiedzieć się, czy istnieje ku temu jakiś powód. Być może zmaga się z sytuacją w życiu prywatnym, o której czuje się niekomfortowo.
- Zaplanuj, co chcesz powiedzieć, ale nie twórz scenariusza. Twoje słowa muszą płynąć naturalnie, aby nie wydawały się wymuszone. Przygotuj się psychicznie, myśląc o potencjalnych wynikach i o tym, jak sobie z nimi poradzisz. Jeśli jesteś otwarty na uczenie się z każdego spotkania oceniającego wydajność, będziesz zaskoczony, jak szybko się poprawisz i poczujesz się komfortowo podczas ich prowadzenia!
- Bądź otwarty na zmianę sposobu myślenia. Spotkania oceniające wydajność nie są przesłuchaniami. Nie jesteś tam po to, aby ujawnić czyjeś błędy z przeszłości lub sprawić, że poczuje się winny za rzeczy, które poszły nie tak. Jesteś tam, aby pomóc im osiągnąć pełny potencjał w przyszłości. Kultywuj nastawienie na rozwój, koncentrując się na wyciągniętych wnioskach i możliwościach poprawy.
Nie możemy być zbyt przygotowani do radzenia sobie z drażliwymi tematami. Jeśli potrzebujesz więcej praktyki, sprawdź nasze szkolenie na temat udzielania i otrzymywania informacji zwrotnych.
➡️ Zavvy umożliwia bardziej znaczące spotkania oceniające wydajność
Spotkania poświęcone ocenie wyników mają zasadnicze znaczenie dla procesu oceny i są czymś, czego organizacja nie powinna pomijać.
Wynik spotkania może wpłynąć na motywację i wyniki pracownika, a tym samym na wyniki firmy.
Świadomość, że najbardziej strategicznym wykorzystaniem czasu jest przygotowanie się do przekazania informacji zwrotnej. Mniej optymalną i czasochłonną rzeczą jest administracja spotkania oceniającego wyniki.
I właśnie dlatego Zavvy przychodzi, aby ułatwić Ci życie!
Nasze oprogramowanie do oceny wydajności umożliwia łatwiejsze gromadzenie danych i jest miejscem, w którym można znaleźć wszystko, co dotyczy wydajności i rozwoju pracowników.
Ponadto, nasze oprogramowanie do spotkań jeden na jeden sprawia, że zdalne spotkania oceniające wydajność są łatwiejsze w zarządzaniu. Pomaga organizować ustrukturyzowane i znaczące rozmowy.
Zarezerwuj demo, aby dowiedzieć się, w jaki sposób Zavvy może ułatwić proces oceny wyników Twojej organizacji i rozwój pracowników 360°.