Czym jest preboarding i jak być w nim świetnym - kompletny przewodnik
Firmy projektują dziś przemyślane i dopracowane procesy rekrutacyjne. Obejmuje to 7-etapowy proces rekrutacji i szczegółowe opisy stanowisk.
Doświadczenie kandydatów, jak przyznaje większość organizacji, ma kluczowe znaczenie.
Jedyny szkopuł: po podpisaniu umowy z nowym pracownikiem, jest on często pozostawiony sam sobie. A cały wysiłek HR i rekruterów włożony w zrobienie pierwszego wrażenia zostaje zniweczony - nawet przed pierwszym dniem pracy.
Czego im brakuje: Przyzwoity proces wstępny.
W tym stwierdzeniu kryje się uniwersalna prawda:
Jeśli czekasz do pierwszego dnia, aby zaangażować nowego pracownika, już jesteś w tyle.
Wstępne wdrażanie nowych pracowników nie ogranicza się tylko do papierkowej roboty. Wyjątkowe doświadczenie wstępnego wdrożenia pracownika musi być angażujące, łatwe do zrozumienia i zapadające w pamięć.
Dlaczego? Według Gallupa tylko 13% pracowników na całym świecie jest zaangażowanych, chociaż zaangażowanie pracowników jest jednym z głównych powodów, dla których pracownicy pozostają w organizacji.
Zaczyna się dużo wcześniej. A nasz przewodnik preboardingowy pokazuje, jak w pełni wykorzystać ten czas.
Czym jest preboarding pracowników?
Podpisanie listu ofertowego nie zawsze gwarantuje, że nowy pracownik pojawi się w pracy pierwszego dnia. W rzeczywistości 1 na 5 nowych pracowników tego nie zrobi.
Spośród tych 80%, 4% pracowników odchodzi z pracy po pierwszym dniu (HBR).
Preboarding to okres pomiędzy przyjęciem przez pracownika oferty pracy a jego pierwszym dniem.
W ramach tego procesu można poprosić nowo zatrudnioną osobę o wypełnienie niezbędnych formularzy i wysłanie wiadomości e-mail wprowadzającej dla całej firmy. Możesz także pójść o krok dalej, wysyłając pakiet powitalny lub planując spotkanie przy kawie, aby nowy pracownik mógł zbudować relacje z resztą zespołu.
W dalszej części tego artykułu przeanalizujemy różne strategie dostarczania skutecznego procesu preboardingu. Ale zanim to nastąpi, zrozummy różnicę między preboardingiem a onboardingiem.
Onboarding vs Preboarding: Jaka jest różnica?
Granica między onboardingiem a preboardingiem jest dość nieostra. Wiele firm używa ich zamiennie lub koncentruje się tylko na działaniach związanych z onboardingiem.
Ale nawet jeśli masz już świetny (zdalny) proces onboardingu nowych pracowników w swojej organizacji, prawdopodobnie pozostawiasz wiele na stole w procesie preboardingu.
🏆 Korzyści z preboardingu i dlaczego warto to zrobić
Wnętrze umysłu nowego pracownika
Kiedy kandydat przechodzi rozmowę kwalifikacyjną w Twojej firmie, naturalnym jest, że będzie aplikował również do innych firm. A kiedy wszystko się uda, będziesz gotowy do wysłania listu z ofertą pracy.
Choć kandydat czuje się usatysfakcjonowany i spełniony, są szanse, że nadal będzie otwarty na inne oferty. I będą ciekawi, jak wypadają one w porównaniu z Twoją.
Niektórzy ludzie są podekscytowani na etapie rozmowy kwalifikacyjnej i impulsywnie przyjmują ofertę pracy.
Jednak wraz z upływem czasu mogą pojawić się wątpliwości.
Pytania takie jak
- Co jeśli podejmuję złą decyzję?
- "Czy to jest miejsce, w którym widzę siebie pracującego w nadchodzących latach?
- "Może jednak nie powinienem rezygnować z obecnej pracy.
Ty, jako pracodawca, możesz wyeliminować wiele z tych negatywnych odczuć za pomocą innych działań związanych z preboardingiem pracowników.
Zamiast po prostu wysyłać świeżo upieczonym pracownikom oficjalne dokumenty, postaraj się sprawić, by czuli się oni włączeni i zaangażowani w cały proces preboardingu.
Korzyści w skrócie
Rekrutacja jest już rozległym procesem w organizacji, który wiąże się z wieloma obowiązkami. Posiadanie pre-boardingu może dodać do tego dodatkowe kroki, ale pomaga zaoszczędzić dużo czasu i pieniędzy, jednocześnie usprawniając proces.
Podekscytowanie
- Pozytywny PR dla firmy
- Pozwala uniknąć ghostingu pierwszego dnia
- Motywuje ich do pełnienia nowej roli
Przygotowuje pracownika
- 40%obrotów ma miejsce w ciągu pierwszego miesiąca.
- Rekrut może pracować od pierwszego dnia
- Wita ich w rodzinie pracowników
Ogranicza niepokój
- Pomaga pozbyć się niepewności związanej z nową pracą
- Łagodzi strach, dając ci jeszcze jedną przewagę nad konkurencją.
Ograniczenie formalności
- Unikanie odwracania uwagi pracownika od poznawania miejsca pracy i współpracowników.
- Pozwala startującemu cieszyć się pierwszym dniem w pracy
Zachęca do polecania
- Zachęca nowych pracowników do rozpowszechniania dobrych opinii o firmie.
- A co za tym idzie: Zwiększa szanse na rekrutację nowych talentów
Działania poprzedzające wejście na pokład: Najlepsze praktyki
Proces wstępnego wdrażania w organizacji może obejmować wszystko, co jest istotne dla roli i stanowiska nowo zatrudnionej osoby. Może to oznaczać dostosowanie uniformu, zaplanowanie wycieczki po biurze lub zaproszenie na wydarzenia firmowe.
Chociaż nie ma żadnych zasad dotyczących projektowania procesu wstępnego wdrażania, zawsze najlepiej jest dostosować go do swoich potrzeb organizacyjnych. W zależności od działu, do którego dołącza nowy pracownik, można również zmodyfikować niektóre kroki.
Jednak niektóre pomysły mają uniwersalne zastosowanie we wszystkich działach; oto kilka z nich na początek:
1. Uzyskaj przewagę nad zadaniami administracyjnymi
Główny cel: Zadbanie o wszystkie zadania administracyjne i powiadomienie wszystkich zainteresowanych stron.
To działanie preboardingowe jest procesem dwustronnym. Z jednej strony obejmuje przygotowanie nowych pracowników do nowej roli w organizacji.
Wiąże się to z wysyłaniem informacji z pierwszej ręki na temat kultury firmy, korzyści i zasad, które pomagają określić oczekiwania związane z danym stanowiskiem.
Z drugiej strony, równie ważne jest przygotowanie menedżerów ds. rekrutacji, osoby odpowiedzialnej za IT lub założycieli do powitania nowego pracownika.
Nie ma nic gorszego niż rozpoczęcie nowej pracy - i ani dział IT, ani kierownictwo biura nie są na to przygotowani.
Zavvy umożliwia wysyłanie zautomatyzowanych wiadomości do zespołów IT lub współpracowników.
W ten sposób wszystkie strony są automatycznie na pokładzie - a wszystkie formularze są automatycznie wysyłane.
2. Wyślij powitalną wiadomość e-mail
Główny cel: pozbycie się niepewności i zaoferowanie pomocy
Zazwyczaj jest to wiadomość powitalna/gratulacyjna wysyłana przez menedżera ds. rekrutacji lub nawet założycieli firmy. Może zawierać informacje o tym, w co się ubrać, kiedy przyjść, co zabrać ze sobą, a także zaproszenia do kalendarza na spotkania wprowadzające, sesje onboardingowe i lunche.
Pomaga to złagodzić niepokój i wątpliwości pierwszego dnia wśród nowych pracowników. Najlepiej jednak nie ogłaszać tego zbyt wcześnie przed przybyciem nowego współpracownika, aby upewnić się, że jest to najważniejsze dla zespołu.
Ton wiadomości e-mail powinien być ciepły i przystępny. Wyjaśnij również, jak zadawać pytania w dowolnym momencie.
3. Odpowiadaj na pytania, zanim będą musieli je zadać
Główny cel: odpowiadanie na najczęściej zadawane pytania w wyznaczonym miejscu
Pierwszy dzień w nowej pracy jest pełen niepokoju - pozytywnego i negatywnego. W tym czasie niewielka ilość informacji może znacznie złagodzić stres. Pozwala to uniknąć nieporozumień, niejasności w pracy i pomyłek pierwszego dnia.
Zdecydowanie zalecamy opracowanie FAQ dla nowo zatrudnionych, które mogą być używane we wszystkich działach. Oto nasze sugestie:
- Jakie są godziny pracy?
- Gdzie mogę zaparkować? Jak znaleźć drzwi wejściowe?
- Czy w biurze jest stołówka?
- Jaka jest kultura?
- Co muszę wiedzieć?
Udostępnij listę najczęściej zadawanych pytań dotyczących preboardingu i onboardingu swoim nowym pracownikom, zanim będą musieli o nie zapytać. Im wcześniej przed datą dołączenia do firmy, tym skuteczniej.
Nie wszystko pasuje do wiadomości powitalnej. Tak naprawdę chodzi o to, by dać ludziom miejsce, w którym mogą sami odpowiadać na pytania.
4. Wysyłanie firmowych gadżetów
Główny cel: Podekscytowanie nowych pracowników (i zachęcenie ich do dzielenia się tym w mediach społecznościowych).
Gadżety firmowe to jeden z wielu dodatków w miejscu pracy, które przyciągną nowe talenty do Twojej organizacji.
Nie ma reguły w projektowaniu pakietu powitalnego. Ważne jest, aby odzwierciedlał on ton, kulturę i etos firmy we właściwy sposób.
Kilka rzeczy, które należy uwzględnić:
- Podręcznik pracownika
- Przekąski
- Towary firmowe
- Materiały biurowe
- Gadżety(bony/kupony)
Jeśli szukasz inspiracji, jak zaprojektować pakiet powitalny, zebraliśmy dla Ciebie 10 ciekawych pomysłów.
5. Zaproś ich na imprezę firmową
Główny cel: Tworzenie więzi społecznych i przynależności
Organizowanie codziennych happy hours lub niezobowiązujących piątkowych sundowners stało się normą w wielu organizacjach.
Pomaga to zrelaksować się i nawiązać kontakty z pracownikami z innych działów. Jeśli organizacja organizuje takie wydarzenia, zawsze warto zaprosić na nie nowych pracowników - zwłaszcza przed rozpoczęciem pracy.
Pozwoli to na zapoznanie się ze współpracownikami, miejscem pracy i oczekiwaniami związanymi z danym stanowiskiem.
Pójdź o krok dalej i zorganizuj niezobowiązujące spotkanie między kohortami nowych pracowników rozpoczynających pracę tego samego dnia.
Poznanie innych pracowników w podobnej sytuacji daje im coś, na co mogą czekać i zmniejsza niepokój związany z dołączeniem do firmy wypełnionej nieznanymi twarzami.
AirBnb oferuje szeroki wybór wirtualnych i stacjonarnych wydarzeń dla nowo zatrudnionych pracowników i ich zespołów.
6. Niech stworzą spersonalizowany film wprowadzający
Główny cel: przełamanie lodów
Zachęć nowych pracowników do przejęcia kontroli nad ich pierwszym wrażeniem poprzez spersonalizowany film wprowadzający.
Działa to jako świetny początek rozmowy wśród nowych pracowników i obecnych współpracowników. Posiadanie czegoś, o czym można porozmawiać poza pracą, zbliży ludzi, co wyraźnie wpłynie na ich produktywność.
Możesz wcześniej dać swoim nowym pracownikom kilka wskazówek/pomysłów na temat tego, o czym mogą rozmawiać:
- Ich rola
- Ich hobby
- Gdzie wcześniej pracowali?
- Na co czekają z niecierpliwością?
- Co ich ekscytuje
- Osobliwy fakt na swój temat
Oto świetny przykład filmu wprowadzającego dla pracowników od Wistia, firmy zajmującej się oprogramowaniem do marketingu wideo:
Więcej inspiracji do stworzenia idealnego filmu onboardingowego można znaleźć tutaj
7. Od preboardingu do onboardingu
Główny cel: ustrukturyzowany proces mający na celu zapewnienie produktywności i zadomowienia się pracowników.
Wreszcie, warto pomóc nowym pracownikom w płynnym przejściu od wstępnego wdrożenia do ogólnego procesu wdrażania w organizacji.
Dzięki temu nowy pracownik nie będzie już obcy w swojej roli ani w kulturze organizacyjnej. Ponadto ten krok powinien ustalić fakt, że jest on teraz członkiem zespołu i jest przygotowany do nowej roli.
Aby ułatwić to przejście, zawsze łącz je z osobą, która będzie nadzorować proces wdrażania. Przygotowaliśmy szczegółową listę kontrolną dotyczącą zdalnego wdrażania pracowników.
Nie trzeba dodawać, że sposób, w jaki witasz rekruterów, odzwierciedla kulturę organizacji, kreatywność i zaangażowanie w ich zatrzymanie.
Ważną rzeczą jest posiadanie konspektu preboardingu lub protokołu, który jest skalowalny we wszystkich działach.
Wstępne listy kontrolne i szablony 📝 Preboarding
Niniejszy przewodnik stanowi punkt wyjścia, który pomoże ci opracować plan preboardingu.
Jeśli jednak chcesz uzyskać szczegółowe informacje na temat procesu preboardingu, oto kilka naszych najlepszych rekomendacji:
Lista kontrolna
Niezależnie od tego, czy budujesz swój plan preboardingu od podstaw, czy improwizujesz istniejący, zawsze dobrze jest mieć pod ręką listę kontrolną. Pomoże ci to stworzyć zarys, zrozumieć potrzeby rekruterów i sposób, w jaki możesz wdrożyć program w swojej organizacji.
Przygotowaliśmy już wstępną listę kontrolną poniżej, aby ułatwić ci to zadanie.
Rekrutacja i podpisanie umowy
- Umowa i formularze do zbierania danych pracowników
- Powitanie na pokładzie przez menedżera ds. rekrutacji (list/email)
- Cześć od członków zespołu (e-mail lub jeszcze lepiej wideo)
- Przegląd: Oto, co wydarzy się przed i po pierwszym dniu
- Send over Onboarding Playbook (możliwość dodania własnych pytań)
- Przygotowanie pakietu powitalnego: Zapytaj o pożądany rozmiar laptopa/koszulki mobilnej, ...
Wstępne wejście na pokład
- Dokuczanie w biurze i miejscu pracy (opcja: dodanie "sąsiadów" do współpracy)
- Wprowadzenie do firmy: Organogram, wideo powitalne od CEO, kultura i wartości
- Adres biura i instrukcje pierwszego dnia
- Kwestie praktyczne: Godziny pracy i urlop, elastyczność, dress code, zasady obowiązujące w domu
- Pytania dotyczące ostatniej chwili/odpowiedzi na pytania [3 dni przed rozpoczęciem]
- Szybka wiadomość na dzień przed dniem 1: Do zobaczenia jutro! (wiadomość e-mail/SMS) - Dodaj szczegółowy harmonogram na 1. dzień
Wreszcie, stworzenie powtarzalnego procesu wstępnego wdrożenia zapewnia wszystkim nowym pracownikom tę samą doskonałość w pierwszych tygodniach pracy. Poświęć trochę czasu na stworzenie formalnego planu onboardingu, z którego będą mogli skorzystać Twoi rekruterzy.
1. dzień
- Spotkanie z menedżerem ds. rekrutacji i zespołem (na śniadanie)
- Oto biurko, narzędzia i notatnik
- Przedstawienie roli, celów i projektów menedżerowi ds. rekrutacji
- Oczekiwania i wsparcie w osiągnięciu sukcesu
- Lunch z zespołem
- Poznaj swojego kumpla
- Zwiedzanie biura
- Zaproszenie współpracujących działów na przerwę kawową / ciasto
- Obecny harmonogram pierwszego tygodnia
Jeśli chcesz otrzymać kompletną listę kontrolną wdrażania pracowników - od podpisania umowy do 90 dnia - pobierz ją tutaj!
Przykładowa struktura
Wcześniejsze szkolenie nowych pracowników pomaga im wyprzedzić konkurencję. Dotyczy to głównie programistów i inżynierów, którzy spędzają dużo czasu na zastanawianiu się, jak działa oprogramowanie. Wcześniejsze praktyczne zapoznanie się z produktem pozwoli im być bardziej wydajnymi i produktywnymi.
Przykład 1
Przykład 2
Ankieta wstępna
Jeśli wdrażasz program preboardingu po raz pierwszy, popełnisz błędy. Ankiety dla nowych pracowników pomogą ci uzyskać bezcenne informacje na temat tego, jak możesz ulepszyć istniejący proces wstępnego wdrażania.
9 wskazówek przed wejściem na pokład dla lepszych doświadczeń
1. Zachowaj prostotę
Nie chceszprzytłaczać rekrutera nadmiarem informacji i papierkowej roboty administracyjnej. Zamiast tego wystarczy mieć zorganizowany harmonogram rozłożony na kilka tygodni, w tym szczegóły dotyczące osoby kontaktowej.
2. Rzut oka na ich pierwszy tydzień
Tużprzed rozpoczęciem pracy przez rekrutowanego pokaż mu, jak będzie wyglądał jego pierwszy tydzień. Przygotuje ich to do nowej roli i określi jasne oczekiwania.
3. Odzwierciedlają kulturę firmy
Chociażistnieje uniwersalny szablon i lista kontrolna preboardingu, zawsze dobrze jest spersonalizować je pod kątem unikalnej kultury firmy. Na przykład szablony Zavvy pozwalają tworzyć niezapomniane doświadczenia dla nowych pracowników, takie jak spotkanie na powitalny spacer lub filiżankę kawy.
4. Zaplanuj lunch dla nowego pracownika
Wcześniejsze spotkaniez menedżerem zatrudniającym/raportującym (zdalnie lub osobiście) sprawi, że nowy pracownik poczuje się bardziej komfortowo. Ponadto eliminuje to niepewność związaną z nieznajomością podejścia do pracy ich menedżerów.
5. Spraw, by był angażujący
ToTwój etap, na którym możesz być tak kreatywny, jak chcesz. Wybór należy do ciebie, od filmów online po organizowanie jednorazowych zajęć kulinarnych. Ustal budżet i porozmawiaj z rekrutami o ich zainteresowaniach - będziesz wiedział, co robić.
6. Regularne meldowanie się/pozostawanie w kontakcie
Skuteczny program preboardingu nie kończy się na wysłaniu wszystkich dokumentów i formalności do nowych pracowników. Istnieje prawdopodobieństwo, że będą oni mieli pytania lub wątpliwości. Dlatego zawsze należy być gotowym do ich wyjaśnienia.
7. Zrób to, gdy tylko zaakceptują ofertę pracy.
Bądź z nowymi współpracownikami od dnia podpisania umowy - i angażuj ich w miarę upływu czasu, dostarczając im drobnych informacji i emocji.
8. Ograniczenie niepewności i nerwowości
Niezależnie od tego, czychodzi o juniorów, czy menedżerów najwyższego szczebla, trema pierwszego dnia jest prawdziwa. Podczas etapu wstępnego powinni dowiedzieć się, czego się spodziewać, zakończyć wszystkie prace administracyjne i dowiedzieć się więcej o swoich kolegach.
9. Rozważ użycie aplikacji preboardingowej
Korzystaniez aplikacji preboardingowej może skutecznie pomóc w zapoznaniu rekrutowanych osób z nowym miejscem pracy, zwłaszcza jeśli często wiele osób rozpoczyna pracę w tym samym czasie. W ten sposób można zarówno stworzyć bogatsze, spójne doświadczenie, jak i zaoszczędzić czas dzięki inteligentnej automatyzacji.
Jak Zavvy może pomóc w preboardingu?
Przygotowanie podróży preboardingowej wykracza poza obowiązki działu HR. Kluczowe jest zaangażowanie członka zespołu, odpowiedniego menedżera, a nawet założycieli w powitanie nowych talentów podczas ich preboardingu.
Rozumiemy, że dbanie o to wszystko to dużo pracy, zwłaszcza informowanie wszystkich o tym, co należy zrobić w pierwszej kolejności.
Dzięki Zavvy możesz łatwo:
- Stwórz bogate, interaktywne doświadczenie, które zachęci nowych pracowników.
- Powiadomienie innych osób: Takich jak kierownik, koledzy z zespołu i osoba wprowadzająca, o dacie rozpoczęcia pracy.
- Przydziel im zadania związane z przygotowaniem materiałów i sprzętu przed wejściem na pokład.
- Przypomnij im, aby umówili się na spotkania 1 na 1.
- Automatyczne powiadomienia są wysyłane za pośrednictwem wiadomości e-mail, Slack lub Teams.
- Narzędzie do przypominania umożliwia nakłanianie współpracowników do podejmowania odpowiednich działań w krytycznych momentach podróży wstępnej nowego pracownika. Na przykład, powiadom ich, aby pogratulowali nowemu pracownikowi przekroczenia 30-dniowego terminu rozpoczęcia nowej pracy.
➡️ Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się, jak to działa - i jak zachwycić nowych pracowników dzięki oprogramowaniu preboardingowemu Zavvy.
➡️ Przemyślenia końcowe
Ludzie są istotami emocjonalnymi. Nawet w erze cyfrowej oczekują od swoich pracodawców bardziej osobistego, ludzkiego doświadczenia zawodowego - a to dzieje się, gdy ludzie nawiązują kontakt i czują, że do nich należą. Proces preboardingu w Twojej firmie jest pierwszym krokiem do stworzenia znaczących relacji z nowymi talentami.
Dedykowany proces preboardingu sprawi, że nowy pracownik poczuje się wartościowy i będzie podekscytowany rozpoczęciem pracy. Ponadto będziesz w stanie zająć się procesem administracyjnym, upewniając się, że nowy talent jest gotowy do podjęcia obowiązków od pierwszego dnia.