20 najlepszych praktyk w zakresie informacji zwrotnej dla pracowników, aby stworzyć kulturę miejsca pracy, która ich angażuje
Udzielanie i otrzymywanie informacji zwrotnej jest istotną częścią doświadczenia pracownika. Jednak udzielanie konstruktywnych informacji zwrotnych nie zawsze jest łatwe.
Jak zadbać o to, by pracownicy dobrze odbierali informację zwrotną, nawet gdy jej treść nie jest w 100% pozytywna?
A jak upewnić się, że faktycznie zastosują informację zwrotną w celu poprawy swojej sytuacji?
Udzielanie informacji zwrotnej jest jednym z najlepszych sposobów na pokazanie pracownikom, że cenisz ich pracę i wkład. Jednak wzywanie ich na coroczną, bezosobową ocenę wyników nie jest dobrym rozwiązaniem.
In this article, we'll discuss how to craft meaningful employee feedback that will actually make a difference and help your employees grow in the right direction.
Poznaj naszą listę najlepszych praktyk w zakresie informacji zwrotnej od pracowników, które pomogą Ci przekazać informację zwrotną z finezją, zwłaszcza gdy nie jest ona w całości pozytywna.
Dlaczego informacje zwrotne od pracowników mają kluczowe znaczenie dla sukcesu firmy?
Today's workforce doesn't just want to work. Instead, employees want to work somewhere with purpose, where they can learn and grow. Your people are even willing to take a pay cut to have a job enabling them.
"Across age and salary groups, workers want meaningful work badly enough that they're willing to pay for it." Harvard Business Review.
Podstawową zasadą informacji zwrotnej dla pracowników jest traktowanie ich jak ludzi. Nie bezimienne trybiki w maszynie do robienia pieniędzy, ale ludzi z ich nadziejami, ambicjami i marzeniami.
"Employees who believe management is concerned about them as a whole person – not just an employee – are more productive, more satisfied, more fulfilled. Satisfied employees mean satisfied customers, which leads to profitability." Anne M. Mulcahy, former CEO of Xerox.
To dlatego gigantyczne firmy, takie jak Google, Cisco, Microsoft czy Salesforce, tak mocno inwestują w zaangażowanie pracowników. Rozumieją, że od tego zależą ich zyski i wzrost - a nawet przetrwanie.
Rozwijanie zaangażowanych pracowników oznacza również tworzenie silnej kultury informacji zwrotnej w Twojej firmie.
Pracownicy muszą mieć poczucie, że mogą przekazywać - i otrzymywać - informacje zwrotne bez reperkusji. Muszą wiedzieć, że dział kadr i ich szefowie troszczą się o nich i słuchają ich głosów .
The benefits of having a feedback system in your company are well-documented. Companies with strong feedback cultures see:
- Mniejsza absencja w pracy;
- Zwiększona wydajność;
- Mniejsze obroty;
- Zdrowsi i szczęśliwsi pracownicy;
- Wyższe zyski;
- Większe zadowolenie klientów;
- Szybszy wzrost;
- Szybsze wprowadzanie innowacji.
To prosta formuła: zaangażowani pracownicy = lepsze wyniki biznesowe.
Informacja zwrotna od pracowników jest jednym z kluczy do uwolnienia tego potencjału.
14 najlepszych praktyk w zakresie przekazywania informacji zwrotnych pracownikom
Udzielanie pracownikom informacji zwrotnej jest sztuką, a nie nauką. Istnieją jednak pewne sprawdzone i prawdziwe najlepsze praktyki, które zespoły HR mogą stosować, aby upewnić się, że informacja zwrotna jest zawsze na miejscu.
1. Poprzedź informację zwrotną jasnym celem
Po pierwsze, zrób krok do tyłu i zastanów się, co próbujesz osiągnąć za pomocą informacji zwrotnej.
Czy chcesz dać pozytywne wzmocnienie? Może musisz zająć się konkretnym problemem? Albo po prostu pomóc pracownikowi rozwijać się w pewnym obszarze?
Wskazówka: Bądź tak konkretny, jak tylko możesz.
Unikaj ogólnych komentarzy typu: " Świetnie wykonujesz swoją pracę!" lub "Musimy porozmawiać o twojej postawie".
Zamiast tego spróbuj czegoś takiego jak:
"Zauważyłem, jak poradziłeś sobie z tą skargą klienta na opóźnioną przesyłkę. Świetna robota!" lub
" Niepokoi mnie twój ostatni ciąg nieobecności w ostatnim miesiącu. Czy możemy porozmawiać o tym, co się dzieje?".
2. Konstruktywne formułowanie informacji zwrotnej
Nie możesz kontrolować, jak pracownicy odbiorą Twoją informację zwrotną, ale możesz kontrolować, jak ją dostarczysz .
Wskazówka: Nigdy nie można się pomylić, formułując swoją informację zwrotną w sposób konstruktywny, zwłaszcza gdy chcesz rozwiązać problem.
Oto jak zamienić "negatywny" feedback w konstruktywną informację zwrotną:
- Negatywnie: "Nie możemy liczyć na to, że przyjdziesz na czas".
- Konstruktywne: "Zauważyłem, że ostatnio przychodzisz późno. Czy jest coś, co możemy zrobić, aby pomóc ci być na czas?".
- Negatywnie: "Nie udaje ci się zrealizować kwoty sprzedaży".
- Konstruktywne: "Sprawdziłem liczby i nie jesteś na tym etapie, na którym powinniśmy być. Zróbmy burzę mózgów na temat kilku strategii, jak możesz zamknąć więcej transakcji".
- Negatywnie: "Jesteś leniwy w pracy".
- Konstruktywne: "Zauważyłem, że nie podejmuje pan tak wielu projektów jak kiedyś. Czy dzieje się coś, w czym możemy ci pomóc?".
Wskazówka #1: Zauważ, jak konstruktywna informacja zwrotna przekształca problem w możliwość rozwoju.
Wskazówka nr 2: Udzielanie konstruktywnych informacji zwrotnych pokazuje również, że jesteś bardziej zainteresowany pomaganiem pracownikowi w osiągnięciu sukcesu, a nie tylko obarczaniem go winą.
3. Nie używaj absolutów
Kiedy udzielasz informacji zwrotnej w miejscu pracy, unikaj używania bezwzględnych terminów, takich jak "zawsze", "nigdy" i "za każdym razem".
Po pierwsze, rzadko jest to prawda, a często po prostu przesada. Po drugie, jest to krzywdzące.
Wskazówka #1: Nikt nie chce mieć poczucia, że jest niezdolny do poprawy.
Wskazówka #2: Wróć do konkretnego celu, który wyznaczyłeś dla informacji zwrotnej. Mów o konkretnym zachowaniu, na które chcesz zwrócić uwagę i używaj konkretnych przykładów zamiast uogólnień.
Na przykład, czy chcesz omówić z nimi ich spóźnienia? Przytocz, ile dni spóźnili się w ostatnim miesiącu, zamiast mówić im: "Zawsze się spóźniasz".
Wskazówka #3: Otwórz produktywną rozmowę zamiast ją zamykać.
4. Nie karm pracowników kanapkami z komplementami.
Kanapka z komplementami" to sytuacja, w której wsuwasz negatywny komentarz pomiędzy pozytywne opinie, myśląc, że dzięki temu pigułka będzie łatwiejsza do przełknięcia.
Zwykle przebiega to mniej więcej tak:
"Ogólnie radzisz sobie świetnie, ale musisz popracować nad swoimi umiejętnościami zarządzania czasem. Zauważyłem, że ostatnio często przychodzisz spóźniony. Przy okazji, świetna praca nad tym dużym projektem w zeszłym tygodniu!".
Problem z tym podejściem polega na tym, że pracownicy widzą je na wylot. Wiedzą, że próbujesz tylko osłodzić złe wieści. Sprawia to również, że "komplement" brzmi fałszywie.
Wskazówka nr 1: Po prostu przejdź do rzeczy, zamiast marnować swój oddech (nie wspominając o ich czasie).
Wskazówka nr 2: Bądź bezpośredni, szczery i pełen szacunku, kiedy udzielasz informacji zwrotnej. I tak długo, jak starasz się dawać konstruktywne informacje zwrotne, jesteś na dobrej drodze.
5. Dostosuj ton informacji zwrotnej do relacji w pracy
Twoja opinia powinna uwzględniać Twoje relacje zawodowe z pracownikiem. Na przykład, czy jest to Twój rówieśnik, bezpośredni podwładny, czy przełożony?
Jeśli przekazujesz informację zwrotną swojemu przełożonemu lub kierownikowi, będziesz chciał być bardziej formalny i profesjonalny.
Z drugiej strony, jeśli udzielasz informacji zwrotnej rówieśnikowi, możesz pozwolić sobie na nieco więcej swobody.
A jeśli udzielasz informacji zwrotnej bezpośredniemu podwładnemu, będziesz chciał zachować równowagę pomiędzy tymi dwoma elementami.
Wskazówka: Dostosowanie tonu informacji zwrotnej do relacji w pracy pomoże zapewnić, że zostanie ona dobrze przyjęta.
6. Spraw, by informacja zwrotna była rozmową dwukierunkową
Udzielanie skutecznych informacji zwrotnych w miejscu pracy to tylko połowa sukcesu.
Druga połowa to zapewnienie, że pracownicy rzeczywiście słuchają tego, co mówisz. A nie tylko przytakują.
Wskazówka: Aby mieć pewność, że informacja zwrotna zostanie przyjęta, musisz praktykować aktywne słuchanie. Przekształć sesję informacji zwrotnej z jednokierunkowego wykładu w dwukierunkowy dialog.
Oto kilka dodatkowych wskazówek dotyczących aktywnego słuchania:
- Powtórz to, co powiedział pracownik, aby upewnić się, że dobrze zrozumiałeś.
- Zadawaj pytania w celu uzyskania wyjaśnień.
- Unikaj przerywania.
- Zrób notatki.
Aktywne słuchanie pokazuje pracownikom, że szanujesz ich zdanie i chcesz usłyszeć, co mówią.
7. Nie czekaj na przegląd roczny
Jeśli Twoja polityka kadrowa wymaga od Ciebie udzielenia informacji zwrotnej tylko podczas corocznego przeglądu, robisz to źle.
Jedna sesja informacji zwrotnej w roku oznacza, że masz niewielkie lub żadne pojęcie o tym, jak Twoi pracownicy radzą sobie na co dzień.
Wskazówka nr 1: Przekazuj informacje zwrotne stale, a nie tylko raz w roku. W ten sposób pracownicy będą mogli korygować swoje postępowanie, a Ty unikniesz niespodzianek w czasie oceny.
Wskazówka #2: Wykorzystaj informację zwrotną 360, aby uzyskać pełny i bardziej szczegółowy obraz sytuacji.
To Ty decydujesz, jak wygląda dla Ciebie "regularna informacja zwrotna", ale oto kilka wskazówek, które możesz włączyć do swojego procesu:
- Debriefingi po projekcie: Zaplanuj spotkanie ze swoim zespołem po każdym dużym projekcie, aby omówić, co poszło dobrze, a co można poprawić.
- Jeden na jeden: Organizuj cotygodniowe lub dwutygodniowe spotkania "jeden na jeden" z bezpośrednimi podwładnymi. Wykorzystaj te spotkania, aby sprawdzić, czy stoją przed nimi wyzwania lub czy potrzebują wsparcia.
- Nieformalne wizyty kontrolne: Są to krótkie, improwizowane rozmowy, które możesz przeprowadzić z pracownikami w ciągu dnia. Możesz na przykład zapytać ich, jak przebiega ich dzień lub jak oceniają pewien projekt.
- Spotkania zespołu: Dotknij bazy z każdym zespołem poprzez zaplanowanie regularnych spotkań zespołu. Spotkania te są dobrym momentem na przekazanie informacji zwrotnej na temat ostatnich projektów i burzę mózgów na temat pomysłów na przyszłość.
8. Nie krytykuj rzeczy, na które pracownik nie ma wpływu
Nie ma sensu krytykować pracownika za coś, na co nie ma wpływu.
Na przykład, nie skrytykowałbyś go za to, że klient nie zapłacił faktury na czas. Jedyną rzeczą, jaką pracownik może zrobić, aby poprawić swoją sytuację, jest skontaktowanie się z klientem i eskalacja problemu, jeśli to konieczne. (Możesz wprowadzić oprogramowanie do fakturowania do ich przepływu pracy, które wyśle przypomnienie o płatności).
Zamiast tego skup się w swojej informacji zwrotnej na rzeczach, które pracownik może zmienić i poprawić.
Oto kilka przykładów:
- ich postawa;
- ich etykę pracy;
- ich styl komunikacji;
- ich zdolność do przyjmowania kierunków.
To wszystko są rzeczy, nad którymi pracownik może pracować, niezależnie od sytuacji.
9. Wystrzegaj się tendencyjności sprzężenia zwrotnego
Tendencyjność informacji zwrotnej ma miejsce wtedy, gdy zamiast obiektywnych i mierzalnych faktów, opinie kształtują osobiste doświadczenia i nastawienie do ocenianego pracownika.
Uprzedzenia dotyczące wieku, płci lub pochodzenia danej osoby mogą wziąć górę nad konkretnymi faktami podczas kształtowania opinii.
➡️ Zajmij się zjawiskiem uprzedzeń zwrotnych poprzez zrozumienie jego podstawowych przyczyn i zacznij podejmować działania dzięki naszym 5 wskazówkom dotyczącym pokonywania nieświadomych uprzedzeń w miejscu pracy.
10. Ustalenie jasnych kroków do poprawy
A więc dałeś swoim pracownikom informację zwrotną. Co teraz?
Nie wystarczy tylko powiedzieć pracownikowi, nad czym musi popracować - trzeba mu również przedstawić jasny plan działania.
Stworzenie planu działania może oznaczać:
- wyznaczanie małych celów;
- planowanie spotkań uzupełniających;
- przydzielając im konkretne zadanie do wykonania.
Dzięki temu wiedzą, że ich rozwój jest ważny i będą rozliczani z realizacji celów, które wspólnie ustaliliście.
11. Działania następcze po udzieleniu pracownikowi informacji zwrotnej
Traktuj informacje zwrotne od pracowników jako rozwijający się proces, a nie jednorazowe wydarzenie.
Wskazówka: Po udzieleniu informacji zwrotnej, sprawdź w późniejszym terminie, jak pracownik robi postępy. Pokaż, że zależy Ci na tym, aby pomóc mu się poprawić.
Oto jak można skutecznie śledzić:
🔹 Ustal konkretną datę i godzinę spotkania podsumowującego.
🔹 Przyjdź przygotowany z przykładami postępów (lub ich braku) pracownika.
🔹 Bądź otwarty na wysłuchanie perspektywy pracownika.
🔹 Unikajcie sytuacji, w której będziecie postrzegani jako agresywni.
Jeśli odpowiednio podejdziesz do tematu, możesz wykorzystać sesje informacji zwrotnej jako okazję do zbudowania zaufania i wzmocnienia relacji z pracownikami.
12. Włączenie informacji zwrotnej w czasie rzeczywistym
Poza zaplanowanymi sesjami informacji zwrotnej, staraj się również przekazywać pracownikom informacje zwrotne w czasie rzeczywistym.
Na przykład, jeśli widzisz, że pracownik robi coś dobrze, natychmiast daj mu znać. To pokaże im, że zwracasz uwagę i doceniasz ich ciężką pracę.
Podpowiedź: Uznanie postępów pracownika zachęci go również do kontynuowania dobrej pracy w przyszłości.
13. Nie krytykuj publicznie
Musisz przekazać negatywną informację zwrotną pracownikowi? Unikaj robienia tego publicznie. Nie chcesz przecież zawstydzić pracownika i sprawić, że będzie się bronił.
Wskazówka #1: Zapytaj ludzi, czy mogą porozmawiać prywatnie. Następnie umów się na spotkanie lub wyślij im bezpośrednią wiadomość. W ten sposób mogą usłyszeć, co masz do powiedzenia, bez poczucia, że są na miejscu.
Z drugiej strony, chwal publicznie. Otrzymanie pozytywnej informacji zwrotnej przed zespołem lub klientami może zdziałać cuda w zwiększeniu morale i motywacji.
Wskazówka nr 2: Upewnij się, że pracownik dobrze czuje się w świetle reflektorów. Nawet jeśli informacja zwrotna jest pozytywna, jeśli zaskoczy pracownika, dyskomfort może przyćmić uznanie, które otrzymuje. Ponownie, znajomość pracownika jest bardzo ważna przy udzielaniu informacji zwrotnej.
14. Rejestrowanie informacji zwrotnych i postępów pracowników
Dokumentacja ma kluczowe znaczenie dla wszystkich interakcji w obszarze HR, co dotyczy również informacji zwrotnych od pracowników.
Wskazówka nr 1: Zapisz to w aktach pracownika, kiedy udzielasz mu informacji zwrotnej. Posiadanie pisemnego zapisu rozmowy może być pomocne, jeśli pojawią się jakieś problemy.
Oprócz dokumentowania sesji informacji zwrotnej, należy również śledzić postępy pracowników. Na przykład, czy realizują oni cele, które wyznaczyłeś? Czy coś się zmieniło po udzieleniu im informacji zwrotnej?
Wskazówka nr 2: Zapisywanie tych informacji pomoże Ci ocenić skuteczność strategii udzielania informacji zwrotnej i wprowadzić niezbędne poprawki.
Wskazówka #3: Dołączenie informacji zwrotnej do planu rozwoju pracownika będzie jeszcze bardziej znaczące. Informacja zwrotna jest skorelowana z ich aspiracjami rozwojowymi i może dostarczyć konkretnych kroków do osiągnięcia kolejnego poziomu umiejętności lub na drabinie kariery.
➡️ Masz trudności ze znalezieniem odpowiednich słów? Oto ponad 35 pozytywnych pochwał dla pracowników, które Cię zainspirują! Z drugiej strony, skorzystaj z tych 45 przykładów negatywnych opinii pracowników, aby przekazać krytykę z taktem.
6 najlepszych praktyk w zakresie pozyskiwania informacji zwrotnych od pracowników
Twoi pracownicy są najbogatszym źródłem informacji.
Chcesz wiedzieć, co naprawdę dzieje się w Twoim miejscu pracy? Oto jak uzyskać szczere informacje zwrotne od pracowników.
Zachęcanie do anonimowości
Niektórzy pracownicy są po prostu zbyt nieśmiali, aby się odezwać, niezależnie od tego, jak bardzo ich uspokajasz. Inni boją się odwetu.
Ochrona ich anonimowości może zachęcić pracowników do bardziej otwartego wyrażania swoich opinii, sugestii i skarg.
Można to zrobić na kilka sposobów:
- Użyj anonimowego formularza opinii online.
- Załóż anonimową linię informacyjną.
- Rozdaj anonimową ankietę z informacjami zwrotnymi od pracowników.
- Dobra stara skrzynka na sugestie pracowników.
Najlepsze metody nie będą wymagały od nich podawania nazwiska do opinii, logowania się do poczty elektronicznej czy firmowego intranetu.
Ułatwiaj przekazywanie informacji zwrotnych
Nie zmuszaj pracowników do przeskakiwania przez obręcze tylko po to, by mogli podzielić się z Tobą swoimi przemyśleniami.
Wskazówka: Im łatwiej jest przekazać negatywną i pozytywną informację zwrotną, tym większe prawdopodobieństwo, że będą to robić.
Usuń bariery, takie jak długie formularze czy skomplikowane procesy logowania. I upewnij się, że masz dobry mix kanałów dla pracowników do wyboru, w tym:
- Spotkania osobiste;
- Rozmowy jeden na jeden;
- Spotkania grupowe;
- Ankiety online;
- Fora intranetowe lub tablice ogłoszeń.
Prowadzenie regularnych badań pulsu pracowników
Badanie pulsu pracowników to krótka ankieta, która na bieżąco mierzy zadowolenie pracowników.
Badania impulsowe mogą pomóc Ci być na bieżąco z nastrojami pracowników i wcześnie identyfikować problemy. Działa to również w przypadku każdego tematu związanego z miejscem pracy, takiego jak:
- Komunikacja;
- Work-life balance;
- Uznanie i docenienie;
- Możliwości rozwoju zawodowego;
- Zaangażowanie w wartości firmy.
Możesz nawet wysłać ankietę na temat procesu udzielania informacji zwrotnej, aby poznać opinie pracowników na temat tego, jak przebiega.
Organizowanie rozmów na poziomie "skip-level"
Rozmowa "skip-level" to spotkanie pomiędzy pracownikiem a szefem jego szefa. Nazywa się je "skip-level", ponieważ pozwala pracownikom ominąć łańcuch dowodzenia i porozmawiać bezpośrednio z liderem wyższego szczebla.
Może to być bezcenne doświadczenie dla obu stron.
Po pierwsze, daje pracownikowi szansę na wypowiedzenie swojego zdania bez obaw o represje.
Pozwala również liderom uzyskać niefiltrowane negatywne i pozytywne opinie o firmie.
Rozmowy na poziomie pomijania mogą być prowadzone jeden na jeden lub w małych grupach.
Wskazówka: Jeśli wybierzesz drogę grupową, utrzymuj rozmowę w centrum uwagi i unikaj odchodzenia na boczny tor przez niepowiązane tematy.
Pozwól pracownikom tworzyć własne ankiety
Nikt nie rozumie doświadczeń pracowników lepiej niż sami pracownicy.
Dlaczego więc nie wykorzystać tej wiedzy?
Oddaj władzę w ich ręce, pozwalając im na burzę mózgów i pisanie własnych ankiet, które będą zatwierdzane przez dział kadr. Zaufaj im, aby wymyślili pytania, które trafią w sedno problemów, z którymi się borykają.
Poza większym zaangażowaniem, pracownicy będą mieli również poczucie własności w procesie przekazywania informacji zwrotnej - co może tylko zachęcić ich do większego udziału.
Wskazówka: Upewnij się, że pracownicy chcą brać udział. Zmuszanie ich może przynieść efekt odwrotny do zamierzonego.
Działaj na podstawie informacji zwrotnych otrzymywanych od pracowników
Najszybszym sposobem, aby już nigdy nie otrzymać informacji zwrotnej jest ignorowanie informacji zwrotnej, którą otrzymujesz.
Jeśli pracownicy widzą, że ich sugestie pozostają bez echa, szybko stracą wiarę w proces.
Pokaż, że poważnie traktujesz informacje zwrotne od pracowników, działając na ich podstawie, na przykład poprzez:
- Rozwiązanie problemu, który poruszyli;
- Prośba o wyjaśnienie czegoś, co powiedzieli;
- Dziękując im za ich wkład;
- Postępowanie zgodnie z ich sugestiami;
- Dzielenie się z nimi wynikami informacji zwrotnej.
W przypadku anonimowych opinii, nie zawsze możesz podjąć działania bezpośrednio z pracownikiem. Możesz jednak pokazać mu, że jego wkład jest ceniony, dzieląc się nim z innymi działami lub wykorzystując go do wprowadzenia zmian w całej firmie.
➡️ Stwórz angażującą kulturę pracy dzięki rozwiązaniu Zavvy do przekazywania informacji zwrotnych
Informacje zwrotne od pracowników są cenne nie tylko dla oceny wyników, ale dla pozytywnej i skoncentrowanej na ludziach kultury pracy.
Nasze oprogramowanie 360 feedback może pomóc w łatwym gromadzeniu, analizowaniu i podejmowaniu działań na podstawie opinii pracowników.
Zacznij czerpać korzyści z informacji zwrotnej od pracowników już teraz.
Aby zobaczyć, w jaki sposób Zavvy może pomóc w budowaniu kultury feedbacku w Twojej organizacji, umów się na bezpłatną 30-minutową prezentację już dziś.