Comment mener une réunion d'évaluation des performances : Votre guide complet
Vous avez planifié les entretiens d'évaluation, vous les avez distribués et chacun les a remplis. Il ne vous reste plus qu'à présenter les résultats à vos employés lors d'une réunion d'évaluation des performances.
Quelle que soit l'expérience acquise, l'organisation de ce type de réunion peut sembler décourageante.
La préparation d'une réunion d'évaluation des performances vous aide à rester calme et à donner un feedback approprié. Car même dans le cas d'une critique constructive, c'est la façon dont vous la partagez qui fait la différence .
Cet article vous apprendra comment mener une réunion d'évaluation des performances avec vos employés. Vous finirez ainsi mieux armé pour gérer cette pierre angulaire du processus d'évaluation.
💁 Qu'est-ce qu'une réunion d'évaluation des performances?
Une réunion d'évaluation des performances est une discussion formelle entre un employé et son supérieur hiérarchique afin d'évaluer les performances professionnelles de l'employé au cours d'une certaine période.
Ces réunions s'inscrivent généralement dans le cadre d'un système de gestion des performances plus étendu et ont souvent lieu régulièrement, par exemple une fois par an ou tous les six mois. Toutefois, certaines entreprises peuvent les organiser plus fréquemment.
Un entretien d'évaluation des performances a pour but de créer un espace de partage d'informations sur les points forts et les points à améliorer d'un employé. C'est également l'occasion pour l'employé et le manager de discuter des réalisations, des défis et des objectifs de l'employé. En outre, ils peuvent passer en revue des projets ou des tâches spécifiques, les performances globales du travail ou les aptitudes et compétences liées au poste.
Conseil : Pour obtenir un résultat positif, il faut poser les bonnes questions sur l'examen des performances au cours de l'étape d'évaluation.
➡️ Consultez notre article sur les évaluations des employés pour en savoir plus sur l'ensemble du processus.
✍️ Comment mener une évaluation des performances : N'oubliez pas la préparation
La manière dont vous fournissez les résultats est essentielle. Chacun veut se sentir considéré et apprécié et savoir que son travail fait la différence. Une réunion d'évaluation des performances est l'occasion de montrer à vos employés qu'ils comptent - et comment.
Indépendamment de toute critique constructive, vous pouvez apprendre à mener ce type de réunion de manière à ce que vos employés repartent inspirés et motivés pour continuer à progresser !
Au cours de la phase de préparation, les gestionnaires ont quelques tâches essentielles à accomplir.
Collecte et examen des données de performance
Si vous utilisez une évaluation à 360°, vous devez recueillir les évaluations des performances de plusieurs participants.
Conseil : assurez-vous de savoir quel retour d'information vous devez présenter à votre employé et comment interpréter les résultats.
Fixer des objectifs
Que voulez-vous retirer de la réunion ?
Idéalement, vous voulez que votre employé parte avec des objectifs clairs et des mesures à prendre, sans aucune ambiguïté quant aux résultats de son évaluation.
Vous souhaitez également qu'ils se sentent motivés et inspirés pour continuer à travailler et à être encore plus performants.
Conseil : la pire chose à faire est d'entrer dans une réunion sans ordre du jour précis et de se rendre compte que l'on s'est contenté de bavarder pendant toute la durée de la réunion sans avoir d'idées claires ni de mesures à prendre.
Création d'un agenda
L'ordre du jour doit indiquer ce que vous allez aborder au cours de la réunion. Envoyez-le à l'avance à vos participants par courrier électronique - plus d'informations à ce sujet dans la section suivante.
➡️ Consultez notre modèle d'ordre du jour pour les réunions d'évaluation trimestrielle.
💡 Votre guide étape par étape et vos conseils pour les réunions d'évaluation des performances
Vous trouverez ci-dessous les étapes recommandées pour des réunions d'évaluation des performances efficaces.
Pour une consultation rapide, vous trouverez les étapes décrites dans la section suivante sous la forme d'une liste de contrôle.
Fixer des attentes
Un entretien d'évaluation réussi commence avant l'heure et le jour fixés ; il commence dès l'envoi de l'invitation à l'entretien.
Dans l'invitation, indiquez l'ordre du jour, les préparatifs éventuels et ce à quoi vos employés peuvent s'attendre.
Invitez-les à vous contacter pour toute question avant la réunion.
Conseil : outre le fait que les employés sont bien préparés, le fait de fixer des attentes contribue également à calmer les nerfs, car cela réduit le nombre d'inconnues et de mauvaises surprises potentielles.
Travailler avec des objectifs
Les bonnes performances sont un concept très subjectif si nous n'utilisons pas d'objectifs. Les évaluations se fondent sur les performances de vos employés par rapport à leurs objectifs individuels (et spécifiques à l'équipe). C'est également ce dont vous discuterez lors d'une réunion d'évaluation des performances. La méthode de fixation d'objectifs que nous recommandons est celle des objectifs SMART: il s'agit de fixer des objectifs qui sont
- Spécifique : Il ne doit y avoir aucune ambiguïté quant à la portée de l'objectif. Un exemple d'objectif non spécifique est "augmenter le nombre de nos abonnés dans les médias sociaux". Un objectif spécifique serait : "Augmenter de 5 000 le nombre de nos abonnés dans les médias sociaux en deux mois". Cet exemple reprend également d'autres éléments des objectifs SMART.
- Mesurable : Un objectif mesurable signifie que vous travaillez avec un paramètre clé qui peut être quantifié. Dans l'exemple ci-dessus, "5000 followers" est une cible qui rend l'objectif mesurable.
- Réalisables : Il est essentiel que les objectifs semblent à portée de main (moyennant quelques efforts !) pour maintenir la motivation des employés. Si l'objectif est trop ambitieux, ils risquent de se décourager.
- Pertinent : Il doit y avoir une raison claire pour laquelle vous travaillez à la réalisation de cet objectif particulier. Par exemple, la vérification des paramètres des médias sociaux conviendrait mieux à un responsable du marketing qu'à un représentant du service clientèle.
- Limité dans le temps : Vous avez besoin d'une date limite pour atteindre l'objectif. L'idéal est de travailler avec des objectifs que vous pouvez atteindre avant la prochaine réunion d'évaluation des performances, afin de pouvoir discuter des résultats.
Un objectif SMART doit être facilement compréhensible, même par une personne n'ayant pas d'expertise dans votre créneau. Par exemple, tout le monde peut comprendre le concept de 5000 followers en deux mois, même si l'on n'a qu'une connaissance limitée des médias sociaux.
Les employés peuvent alors travailler à la réalisation de ces objectifs avant leur prochain entretien d'évaluation.
🕵️♀️ Si vous souhaitez aller plus loin, nous avons créé un guide pour en savoir plus sur la différence entre les objectifs de performance et les objectifs de développement.
Discuter des réalisations et des lacunes
Grâce aux objectifs, il sera plus facile de voir où l'employé a atteint ou dépassé les attentes et où il n'a pas été à la hauteur.
Voici nos conseils pour parler de vos réalisations :
- Discuter de leurs performances et donner un feedback constructif est la partie centrale d'une réunion d'évaluation des performances - une réunion que beaucoup de nouveaux managers peuvent redouter. N'oubliez pas que ce qui compte, c'est davantage la manière dont vous donnez le feedback que le contenu de celui-ci.
- Concentrez-vous sur la manière dont les employés peuvent éviter de répéter ce qui n'a pas fonctionné, au lieu de culpabiliser les erreurs passées.
- Trouvez l'équilibre entre l'empathie d'une part et l'autorité d' autre part. Il faudra de l'entraînement pour y parvenir. Mais cela deviendra de plus en plus facile à chaque évaluation des performances.
- Veillez à ce que tout retour d'information soit aussi constructif et objectif que possible. Le cas échéant, utilisez des indicateurs pour renforcer vos arguments avec des chiffres.
- Utilisez l'écoute active pour que vos employés se sentent entendus et que le message passe mieux. En bref, cela implique de relayer le sens de leur message avec vos propres mots. Cela implique également d'être présent et de leur accorder toute votre attention.
- Maintenez le contact visuel si la réunion a lieu en personne, et regardez l'écran si vous avez une discussion en ligne. Consulter son téléphone est un grand pas en avant dans la pratique de l'écoute active.
Conseil : N'ayez pas peur du silence ! Les avancées les plus significatives se produisent lorsque nous donnons aux gens l'espace nécessaire pour réfléchir et relier les points entre eux, au lieu de nous précipiter pour combler et éviter un silence potentiellement gênant.
💡 Vous voulez plus de conseils et d'exemples ? Consultez nos exemples de feedbacks constructifs.
Mettre en évidence les domaines d'amélioration
Les domaines dans lesquels votre employé n'a pas atteint ses objectifs devraient idéalement être au centre de la période à venir.
Pourquoi pensent-ils qu'ils n'ont pas atteint l'objectif ?
- Est-ce dû à des performances insuffisantes, à une mauvaise éthique de travail et à un manque de motivation ?
- Auriez-vous pu faire plus pour les soutenir ?
- Auraient-ils eu besoin d'une formation ou de ressources supplémentaires ?
- Le processus d'évaluation des performances présente-t-il des lacunes ?
- Ou les objectifs de performance des employés étaient-ils trop optimistes ?
Quelle qu'en soit la raison, vous devez vous assurer que les managers et les employés sont au clair sur les domaines à améliorer avant d'aller de l'avant.
Lorsque vous discutez des domaines de croissance, accompagnez vos employés en les encourageant à trouver des solutions au lieu de les imposer.
Conseil : Une approche de coaching augmente les chances des personnes de suivre le processus et de faire les ajustements nécessaires. Après tout, c'est à eux qu'ils ont délégué les tâches, pas à vous !
👀 Pour voir une approche de coaching de la performance et de la croissance dans la vie réelle, consultez notre étude de cas détaillée sur le développement des employés chez Spotify. Il s'agit, sans aucun doute, de l'une des meilleures organisations d'apprentissage qui soit.
➡️ Pour en savoir plus sur l'amélioration de la gestion des performances et sur les indicateurs de performance des employés à mesurer, consultez nos guides complets.
Fixer des objectifs pour la prochaine période de révision
Laissez les enseignements tirés de l'établissement des objectifs précédents guider les objectifs de la période à venir. Travailler avec des objectifs basés sur les points forts peut aider à créer un plan d'action pour tirer parti des points forts d'une personne au lieu de corriger ses faiblesses. Cela peut encourager les employés à faire un meilleur travail. En outre, de nombreuses personnes apprécient davantage les tâches qu'elles maîtrisent que celles qui leur posent problème.
Conseil : Il est essentiel de documenter les résultats de la réunion d'évaluation des performances pour pouvoir s'y référer ultérieurement.
Planifier les suivis
Nous vous recommandons de procéder à des vérifications régulières au cours de la prochaine période d'examen.
Au cours de la réunion, veillez à ce que la conversation se déroule dans les deux sens.
Posez des questions ouvertes pour impliquer encore plus l'employé.
L'engagement de vos employés est la clé pour faire passer vos évaluations de performance de la mesure de la performance à la gestion de la performance.
Avec un grand nombre d'employés et de réunions d'évaluation des performances, il devient vite difficile d'assurer le suivi - notre logiciel d'enregistrement est parfait !
📝 Comment structurer un entretien d'évaluation ? Exemple d'ordre du jour
Utilisez cette liste de contrôle, qui résume les points abordés ci-dessus, pour organiser des réunions d'évaluation efficaces.
- Définir les attentes - Indiquez dans l'invitation ce que vos employés peuvent attendre de la réunion et les préparatifs nécessaires.
- Travailler avec des objectifs - Utiliser des objectifs SMART comme base de l'évaluation.
- Discutez des réalisations - N'oubliez pas d'utiliser l'écoute active et de discuter de ce qu'eux et vous auriez pu faire mieux.
- Mettez en évidence les domaines d'amélioration - Permettez à votre employé de trouver des solutions à ses problèmes de performance.
- Fixez des objectifs pour la prochaine période de révision - Laissez le passé influencer l'avenir pour fixer des objectifs réalistes, tout en veillant à mettre vos employés au défi.
- Planifiez des suivis - Les suivis peuvent faire le succès ou l'échec d'une réunion d'évaluation des performances. Ils permettent à vos employés de rectifier le tir et de détecter les malentendus avant qu'ils ne se transforment en erreurs.
📝 Téléchargez tous nos modèles de réunion d'accueil ici. Avec des modèles pour 17 scénarios différents, nous pouvons garantir qu'il y a quelque chose pour vous.
🏆 5 Avantages des réunions d'évaluation des performances
Les outils et les solutions logicielles peuvent améliorer considérablement le processus de gestion des performances. Cela dit, ils ne remplacent pas les conversations directes entre les managers et les employés.
Les réunions d'évaluation des performances - en personne ou en ligne - sont d'une valeur inestimable. Voici pourquoi.
Ils garantissent une compréhension mutuelle
Une bonne communication permet d'éviter de nombreuses erreurs. La communication est essentielle à l'évolution et à la réussite professionnelles, et encore plus pour les équipes à distance, car il n'est pas possible de passer à côté d'un collègue pour lui poser une question. Tout doit être expliqué en détail, car chacun a sa propre version du bon sens ou de la manière d'entreprendre des procédures spécifiques.
L'entretien d'évaluation des performances est l'occasion de préciser que vous êtes sur la même longueur d'onde en ce qui concerne les performances, les actions et les objectifs de l'employé.
Les réunions d'évaluation des performances donnent un ton positif et tourné vers l'avenir
Veillez à équilibrer les critiques constructives et les retours d'information positifs. Fixez des normes pour les performances futures et reliez-les aux résultats bénéfiques potentiels, tant pour votre employé que pour l'ensemble de l'équipe. Les gens seront plus motivés pour faire du bon travail s'ils voient comment leurs contributions contribuent aux gains de l'entreprise.
Ils favorisent la croissance
Le retour d'information sur les performances donne des indications claires sur les améliorations à apporter et sur les points sur lesquels chaque employé doit se concentrer pour la période d'évaluation suivante. Il est plus facile de se développer si l'on a quelque chose à se mettre sous la dent (ses objectifs). En outre, les réunions en personne, dans la mesure du possible, ou les réunions individuelles virtuelles avec le manager sont plus efficaces que l'envoi par courrier électronique des résultats des évaluations des performances.
Ils mettent en évidence les réalisations et le potentiel
Ces réunions mettent en évidence les réalisations et le potentiel, ce qui contribue à motiver et à engager les membres de votre équipe. Si vous travaillez avec des objectifs basés sur les forces, ces réunions parfois redoutées peuvent avoir un ton beaucoup plus positif et aider les employés à capitaliser sur leurs forces naturelles au sein de l'organisation.
Ils contribuent à l'amélioration des performances globales
L'amélioration des performances globales est un avantage évident du point de vue de l'individu et de l'entreprise.
Il est facile de supposer que les gens préfèrent un courriel ou un message texte rapide à l'ère du numérique, mais c'est autant de potentiel manqué.
Les entretiens d'évaluation sont beaucoup plus fructueux lorsqu'ils sont organisés sous la forme d'une réunion plutôt que d'une conversation à sens unique.
😟 Comment gérer les sujets sensibles lors des entretiens d'évaluation ?
En tant que manager, vous devez être prêt à aborder des questions délicates (telles que des performances insuffisantes) au cours de l'entretien d'évaluation, qui peut être la partie la plus angoissante de l'entretien.
Voici nos meilleurs conseils pour relever le défi.
- Accompagnez vos commentaires de données chaque fois que possible afin de les rendre aussi objectifs que possible. Par exemple, au lieu de dire "Votre performance n'a pas été à la hauteur", dites "Votre objectif de vente pour la dernière période d'évaluation était de 1 million de dollars, et vous avez atteint 100 000 dollars". La sous-performance est un fait et non une opinion personnelle. Le défi est encore plus grand lorsqu'il s'agit d'évaluer des qualités plus "douces", telles que les compétences en matière de communication.
- Au lieu de critiquer d'emblée, invitez votre employé à faire part de ses réflexions sur le domaine dans lequel il n'a pas été à la hauteur. Par exemple, "Qu'avez-vous à dire sur vos résultats de vente au cours de la dernière période d'évaluation ? S'il est conscient de ses propres capacités, il saura que ses résultats ont été inférieurs aux attentes et en expliquera les raisons. C'est plus difficile avec les employés qui manquent de conscience de soi et de responsabilité.
- Les personnes qui se mettent sur la défensive et cherchent à blâmer les autres le font souvent en raison de différentes peurs qu'elles entretiennent. Dans la mesure du possible, recherchez la cause première de la peur. Peut-être craint-elle de perdre son emploi si elle admet qu'elle a commis une erreur ou qu'elle n'a pas obtenu les résultats escomptés. Il se peut également qu'il éprouve de la culpabilité et de la honte face à ses erreurs et qu'il s'en défende comme d'une stratégie d'adaptation.
- Faites preuve de compassion et d'empathie. Essayez de vous mettre à la place de votre employé et de comprendre pourquoi il n'a pas atteint ses objectifs ou pourquoi rien ne s'est passé comme prévu. Essayez de déterminer s'il y a une raison sous-jacente. Il se peut qu'il soit confronté à une situation dans sa vie privée dont il ne se sent pas à l'aise de parler.
- Planifiez ce que vous allez dire, mais ne rédigez pas de script. Vos paroles doivent couler de source pour ne pas donner l'impression d'être forcées. Préparez-vous mentalement en réfléchissant aux résultats potentiels et à la manière dont vous allez gérer chacun d'entre eux. Si vous êtes prêt à tirer des enseignements de chaque entretien d'évaluation, vous serez surpris par la rapidité avec laquelle vous vous améliorerez et vous vous sentirez à l'aise dans la conduite de ces entretiens !
- Soyez ouvert à un changement d'état d'esprit. Les entretiens d'évaluation ne sont pas des interrogatoires. Vous n'êtes pas là pour essayer de dévoiler les erreurs passées de quelqu'un ou pour le faire se sentir coupable de ce qui n'a pas fonctionné. Vous êtes là pour l'aider à atteindre son plein potentiel à l'avenir. Cultivez un état d'esprit de croissance en vous concentrant sur les leçons apprises et les possibilités d'amélioration.
💡 On n'est jamais trop préparé à aborder des sujets délicats. Si vous avez besoin de plus d'entraînement, consultez notre formation sur la manière de donner et de recevoir un retour d'information.
➡️ Zavvy permet d' organiser des réunions d'évaluation des performances plus pertinentes.
Les réunions d'évaluation des performances sont essentielles au processus d'évaluation et ne doivent pas être négligées par votre organisation.
L'issue d'une réunion peut faire ou défaire la motivation et les résultats de votre employé et, par conséquent, les performances de votre entreprise.
Sachant que l'utilisation la plus stratégique de votre temps consiste à préparer la manière de fournir le retour d'information. L'administration d'une réunion d'évaluation des performances est moins optimale et prend moins de temps.
C'est pourquoi Zavvy intervient pour vous faciliter la vie !
Notre logiciel d'évaluation des performances facilite la collecte des données et constitue une référence pour tout ce qui concerne les performances et le développement des employés.
De plus, notre logiciel de réunion individuelle rend les réunions d'évaluation des performances à distance plus faciles à gérer. Il permet d'organiser des conversations structurées et significatives.
📅 Réservez une démonstration pour découvrir comment Zavvy peut faciliter le processus d'évaluation de la performance de votre organisation et la croissance à 360° de vos employés.